Этапы внедрения kpi в компании. Как практически точно оценить эффективность деятельности компании, подразделений, сотрудников используя KPI, принципы их разработки и внедрения, практические примеры и полезные советы. Как разработать KPI для сотрудников фи

KPI – это ключевые показатели эффективности работы компании или отдельного подразделения. В статье рассмотрим примеры KPI для различных специалистов и разберем, как разрабатывать и внедрять систему.

Что такое KPI

Ки пи ай расшифровывается как Key Performance Indicators – ключевые показатели эффективности.

Система KPI – это система вознаграждений, построенная на основе ключевых показателей.

Работа по такой системе позволяет сотрудникам лучше понимать, что им нужно делать, чтобы быть эффективными. Причем под эффективностью подразумевается не только объем выполненной ими работы, но и польза, полученная компанией.

Как разработать систему KPI

Чтобы создать в компании систему ки пи ай, необходимо:

Выбрать модель ключевых показателей эффективности.
Определить KPI и распределить ответственность.
Создать отчетность.

Как выбрать модель ключевых показателей эффективности

Есть много методов определения и группировки показателей. В России наиболее часто применяют классический подход, а также систему сбалансированных показателей (Balanced Scoreсard, BSC).

Классический подход основан на использовании преимущественно финансовых показателей, таких как ; см. рисунок.).

Рисунок . Дерево ключевых показателей на основе EVA

Отметим, что для реализации разработанной стратегии может быть недостаточно только финансовых показателей. Не менее важны для бизнеса развитие отношений с клиентами, управление персоналом, качество продукции, то есть те аспекты деятельности, которым сложно дать стоимостную оценку.

В рамках системы сбалансированных показателей выделяют четыре основных аспекта работы компании, которые дают ответы на следующие вопросы:

как компанию оценивают акционеры («Финансы»);
как ее оценивают клиенты («Клиенты»);
каким образом можно добиться улучшения качества деятельности («Персонал»);
какие процессы могут обеспечить компании исключительное положение на рынке («Бизнес-процессы»).

Что выбрать

Какой подход выбрать, зависит от уровня бизнеса. Небольшим компаниям больше подойдет классический подход, так как он не потребует существенных затрат на привлечение консультантов и внедрение информационной системы. В дальнейшем можно будет доработать созданную классическую систему, включив в нее нефинансовые критерии.

Крупным компаниям стоит использовать систему сбалансированных показателей, так как она дает более полное представление о деятельности компании.

Как разработать KPI для сотрудников финансовой службы

Редакция «Системы Финансовый директор» подготовила схемы мотивации, и отчеты об исполнении KPI для сотрудников финансовой службы. Скачайте и используйте у себя в компании примеры ки пи ай для главбуха и других сотрудников бухгалтерии, работников , отдела бюджетирования и других подразделений.

Как выбрать ключевые показатели

Чтобы определить, какие KPI следует использовать, необходимо:

Выделить группы показателей и распределить ответственность менеджеров разных уровней управления за каждую из групп.
Составить максимально детальный список KPI, используемых менеджментом.
Выбрать критерии, которые в наибольшей степени характеризуют достижение стратегических целей.
Формализовать алгоритмы расчета каждого из ки пи ай.

Выделение групп показателей

Если компания использует классический подход к разработке системы KPI, то нужно выделить такие группы:

;

Ответственность за каждую из групп будет распределена между руководителями всех уровней управления. Например, за в целом несет ответственность генеральный директор, в то время как управление должно быть передано руководителям подразделений.

При использовании модели, в которую входят как финансовые, так и нефинансовые KPI, можно выделить следующие группы ключевых показателей деятельности:

финансово-экономические – для бизнеса в целом;
удовлетворенность клиентов;
основные и вспомогательные бизнес-процессы (см., как их описать);
эффективность персонала.

После выделения основных групп необходимо определить, кто будет отвечать за их выполнение. Пример распределения ответственности смотрите в таблице 1.

Таблица 1 . Группы показателей и распределение ответственности

Детализация

Список ки пи ай для каждой из выделенных групп должен быть максимально детальным. Попросите менеджеров, которые будут нести ответственность за ту или иную группу, составить такой список. Например, генеральный директор должен указать, какие критерии он использует для оценки «удовлетворенности акционеров (собственников)».

В результате в общий список KPI могут попасть несколько сотен критериев. Очевидно, что построение подобной системы неоправданно, поскольку приведет к значительному увеличению нагрузки на персонал, связанной со сбором и обработкой данных, необходимых для расчета. Поэтому из общего списка нужно выбрать те данные, которые действительно необходимы менеджменту для управления и позволят оценить степень достижения поставленных целей, а не просто будут контролироваться «для сведения».

Выбор KPI

Чтобы выбрать KPI, сформируйте экспертную группу. Как правило, в нее входят директора подразделений и руководители отделов. Их задача – охарактеризовать каждый из показателей по следующим критериям:

отражает ли он степень достижения стратегических целей компании;
понятен ли он, в первую очередь тем менеджерам, которым на его основе придется принимать решение;
полезен ли он для принятия решений.

Помимо перечисленных могут применяться и другие критерии, например, возможность использовать показатели деятельности при планировании или анализе.

Формализовать процедуру оценки можно на основе применения балльной системы оценки. К примеру, 1 балл – критерий не выполняется, 2 балла – частично соответствует заданному критерию, 3 балла – удовлетворяет заданному критерию. Показатели, получившие наибольшее количество баллов в ходе экспертной оценки, будут включены в систему ки пи ай.

В результате появится «короткий» список ключевых показателей деятельности компании (см. таблицу 2).

Таблица 2 . Пример ки пи ай торговой компании (фрагмент)

Группа KPI	Ключевые показатели деятельности	Ответственность
Показатели удовлетворенности
Акционеры	Рентабельность совокупных активов, рентабельность собственного капитала, рентабельность реализации или норма прибыли, рентабельность денежного потока	Генеральный директор
	Доля сбытового рынка, количество дефектов в продукции, количество претензий клиентов-покупателей, текучесть активных клиентов-покупателей, продолжительность функционального цикла исполнения заказов, доступность товарных запасов для покупателей
Персонал	В зависимости от специфики, а также от информационных потребностей менеджеров управленческая отчетность может формироваться в самой разной аналитике (по брендам, товарным группам, категориям персонала, видам активов, каналам сбыта и т. д.). Заключение В процессе создания системы KPI придется столкнуться с различными проблемами: сопротивлением сотрудников, необходимостью корректировать учетную политику для целей бухгалтерского и управленческого учета; обеспечить сбор необходимых данных для расчета выделенных ключевых показателей деятельности; и т. д. Однако организации, внедрившие у себя KPI, как правило, добиваются хороших результатов, поскольку в компании создается понятная менеджменту система индикаторов эффективности работы, а ответственность за управление делегируется широкому кругу менеджеров. После внедрения системы KPI важно постоянно анализировать ее актуальность, так как в компании могут измениться бизнес-процессы, стратегические цели, внешнее окружение, поэтому одни показатели могут потерять свою актуальность, другие – привести к незапланированным результатам.

Предварительная постановка задачи: проходит как вводное совещание с руководством компании или инициаторов проекта для формирования по его итогам уточненного технического задания. В документе будут отражены:

цели и задачи проекта;
ограничения по решению данных задач;
форма представления результата;
методика и состав работ;
состав запрашиваемой консультантом информации;
формы получения данной информации (интервью, внутренние регламентирующие документы, анкеты и т.д.);
график выполнения работ с отражением сроков достижения промежуточных и основных результатов.

Создание рабочей группы: в рабочую группу включаются сотрудники со стороны консультантов и необходимые специалисты с Вашей стороны. Сотрудники рабочей группы с Вашей стороны необходимы для предоставления информации о компании, участии в обсуждении предоставленных документов и для осуществления предварительной приемки результатов работы консультантов.

На данном этапе осуществляется сбор первичной информации о компании посредством изучения внутренних документов компании и проведения интервью с сотрудниками:

консультанты производят описание основных компетенций компании и включенных в проект подразделений, а также текущей ситуации в этих подразделениях;
консультанты формируют запросы на предоставление внутренних регламентирующих документов, в том числе описание организационно-штатной структуры, основных бизнес-процессов, описания функционала сотрудников, должностных инструкций (в том виде, в котором эти документы существуют) и т.д.;
консультанты определяют и согласовывают перечень специалистов, от которых необходимо получить дополнительную информацию, после чего проводят анкетирование или интервьюирование сотрудников компании (методика определяется заранее и согласовывается с Вами),; анкетирование проводится по специально разработанной для этих целей анкете, интервьюирование - по заранее разработанному и согласованному гайду (сценарию интервью), возможны индивидуальные и групповые интервью (триады, диады, фокус-группы).

На данном этапе консультанты обрабатывают собранные документы и материалы, анализируют результаты анкетирования и/или интервьюирования, систематизируют, обобщают и транслируют полученную информацию на формальный язык.

Таким образом, в рамках данного этапа предполагается выполнение следующих работ:

Описание бизнес-процессов в графическом и/или текстовом формате на уровне подразделений и должностей;
Описание основных функциональных обязанностей сотрудников на уровне подразделений и должностей.

В рамках данного этапа осуществляется:

выявление узких мест в организации бизнес-процессов,;
поиск и согласование решений по оптимизации бизнес-процессов;
разработка схем и карт оптимизированных бизнес-процессов.

Данный этап не всегда имеет место — в зависимости от Ваших пожеланий. В общем случае разработке KPI должен предшествовать этап оптимизации бизнес-процессов, однако иногда это не требуется, и все процессы считаются корректно выстроенными и отлаженными.

После согласования результатов анализа консультанты приступают непосредственно к разработке системы мотивации на основе KPI. В рамках данного этапа необходимо:

выработать общую схему системы оплаты труда и мотивации (структура оплаты труда, рычаги и механизмы мотивации, акценты и т.п.);
определить и согласовать цели и задачи на уровне компании в целом, основных подразделений и отдельных сотрудников, выявить способы и методы достижения целей;
разработать формулы оценки показателей эффективности на уровне подразделений и рассматриваемых должностей (возможно, два-три варианта для обсуждения);
определить периодичность расчета этих показателей и разработать мотивационную политику на основе «привязки» показателей эффективности сотрудников к переменной части оплаты труда.

После разработки и согласования разработанной системы мотивации консультанты компании формируют соответствующие регламентирующие документы, где подробно описывают принципы построения системы мотивации, схемы расчета оплаты труда, периодичность выплат, нематериальные методы стимулирования и т.д. Формат и содержание документов заранее согласовываются с Заказчиком.

Перед внедрением системы KPI необходимо провести ее тестирование на предмет выявления узких мест и неучтенных моментов. Для этого составляется план внедрения и тестирования, проводится обучение сотрудников, а также на регулярной основе производится мониторинг получаемого эффекта. Как таковой процесс внедрения начинается еще с момента разработки системы KPI путем информирования сотрудников о целях внедрения системы. Необходимо понимание сотрудниками того, что цель внедрения системы – не в снижении их заработной платы, а в получении инструмента для справедливой оценки их деятельности.

В рамках данного этапа предполагается:

провести тестовые расчеты заработной платы в соответствии с разработанной моделью: проводится открытый расчет заработной платы по старой и по новой системе;
провести анкетирование (опрос) сотрудников и/или обсуждения в формате фокусированных групповых дискуссий;
при необходимости внести корректировки в разработанную систему (состав инструментов, расчетные коэффициенты и т.п.) и подготовить соответствующие изменения в регламентирующие документы;
провести обучающую сессию по использованию новой системы мотивации;
произвести адаптацию работы персонала в соответствии с новым порядком работы;
подготовить и настроить коммуникационную платформу для своевременного информирования сотрудников и получения обратной связи.

KPI-система – это система управления эффективностью сотрудников на предприятии. Сегодня руководители компаний всё больше осознают тот факт, что правильная мотивация работников компании способна дать весьма много. Чем дальше мировоззрение каждого отдельного сотрудника будет отстоять от советского принципа «Мне платят за то, что я сижу на рабочем месте до 18 часов», тем больше выгод получит предприятие. Прежде, чем перейти к внедрению KPI стоит разобраться с базовыми понятиями, определить цель и стратегию системы KPI и выбрать программное решение для автоматизации данной системы. Давайте остановимся подробнее на каждом из перечисленных выше этапов внедрения системы KPI в компании.

Что такое KPI?

KPI (Key Performance Indicator) – это количественно измеримый показатель эффективности достижения определенных целей или результатов. Для наглядности приведём виды KPI, широко используемых в управлении бизнес-процессами (BPM):

KPI производительности - характеризует соотношение полученных результатов к затраченному времени (например, количество продаж в месяц);
KPI эффективности - характеризует соотношение полученного результата к затратам ресурсов (например, ROI, целевая стоимость одной продажи).
KPI функционирования - позволяет оценить соответствие исполняемого бизнес-процесса требуемому алгоритму работ по его выполнению (например, полнота выполнения заявленных требований).

Поскольку показатели KPI дают представление о результатах и затратах, то они используются как элементы планирования, контроля деятельности по выполнению планов и мотивации сотрудников. При внедрении системы KPI фиксируются плановые и фактические значения выбранных показателей, руководителю становится ясно за что и как мотивировать сотрудников. А тем, в свою очередь, ясно, при каких условиях и какие вознаграждения можно ожидать.

Этапы внедрения системы KPI в компании

Цели и разработка стратегии

Система KPI подразумевает интеграцию глобальных целей компании и личных целей конкретных сотрудников. Её внедрение помогает достичь нескольких целей:

Увеличить мотивацию сотрудников и рост основных показателей работы предприятия.
Выстроить чёткую систему ближних и дальних целей компании, чтобы последовательно их достигать.

Начать желательно с того, чтобы чётко выстроить цели компании в иерархическом порядке, а затем поделить их на ближние и дальние. Самое большое внимание следует уделить этому пункту, иначе всё дальнейшее не имеет смысла. Затрачивать большие деньги и направлять усилия сотрудников на достижение неприоритетных целей – это очень провальная стратегия, которая принесёт только негативные результаты.

Выстраивание иерархии целей – работа не для одного человека и не на один день. Чем больше будет собрано и проработано информации, чем больше сотрудников и руководителей подразделений смогут высказаться по такому вопросу, тем больше вероятность, что список целей будет соответствовать внутренним возможностям и потребностям компании.

Подготовка сотрудников

Никак нельзя сказать, что система KPI может быть внедрена в деятельность компании легко и незаметно для персонала. Нет, обычно желание руководства её внедрить сталкивается если не с протестом работников, то по крайней мере с большим количеством вопросов.

Самые частые ошибки руководства на этом этапе:

Отсутствие должного разъяснения сотрудникам, зачем нужна такая система. Если она вводится «по указке сверху», а мнение сотрудников не учитывается, то это худший пример мотивации при попытке внедрить как раз систему мотивации.
Фактическое урезание зарплат.

Система мотивации предполагает, что не менее 25% дохода сотрудник получает за эффективность. При внедрении KPI показатели эффективности должны вырасти. Грамотное использование KPI предполагает дополнительные расходы компании на мотивационные надбавки.

Если же руководитель идёт по пути экономии, то сотрудник, который получал, условно говоря, ставку 10 000, после перехода на KPI будет получать ставку 7 500, а чтобы получить свои привычные 10 000, ему нужно показать чудеса эффективности.

Так лучше не делать, это сильнейший удар по мотивации, который даже может подтолкнуть сотрудника к поиску нового места работы.

Прежде чем внедрять KPI, очень рекомендуется подготовить к этому сотрудников, лучше всего постепенно. Если сотрудники пока не готовы, не помешает перенести внедрение данной системы, потому что хороший результат она принесёт только на почве благосклонности персонала к вносимым изменениям и понимания, зачем они нужны.

Выбор подходящих KPI

С тактической стороны система KPI сводится к контролю и учёту показателей работы каждого сотрудника, отдельных команд и компании в целом, после чего на основании этих данных рассчитываются вознаграждения сотрудников, оценивается необходимость реструктуризации и/или обновления планов компании.
Очень важно здесь составить грамотные формулы, в идеале предварительно добившись согласия каждого сотрудника получать вознаграждение с учётом этих формул. Показатели не должны быть размыты и не должно быть так, что на вознаграждение специалиста влияют показатели, на которые сам он влияет очень слабо. Выбор подходящих KPI, просто измеряемых и сбалансированных – один из ключевых факторов успеха внедрения системы KPI. В выборе личных KPI для сотрудников могут помочь доступные в интернете шаблоны матриц KPI, выбор групповых и общекорпоративных KPI стоит доверить ответственной группе сотрудников или обратиться к стороннему консультанту.

При правильном внедрении системы KPI ключевые показатели сотрудников растут, потому что каждый видит чёткую связь между ними и своим доходом.

Автоматизация системы KPI

Когда все вопросы перечисленные выше решены, самое время заняться автоматизацией продуманной системы KPI с использованием программного решения, которое способно:

Упростить процесс планирования деятельности и выбора KPI для достижения ключевых целей компании.
Собирать данные о фактических показателях эффективности из используемой CRM-системы.
Сводить данные о плановых и фактических показателях в общую базу для дальнейшей обработки.
Рассчитывать вознаграждения сотрудников.
Формировать отчёты по эффективности отдельных сотрудников и подразделений.

Как выбрать программное решение для внедрения KPI

Многие компании были бы не против использовать автоматизированную систему KPI, но есть факторы, которые этому препятствуют:

Не хватает времени на сбор статистики и подсчёт KPI.
Не хочется затрачивать очень много денег на покупку и обслуживание программы автоматизации системы KPI.
Сотрудники не горят желанием тратить время на изучение новых программ.
Нет желания создавать IT-отдел или расширять существующий.

Всё это действительно тормозит внедрение KPI-систем. Из сложившейся ситуации, однако, можно найти выход, если использовать современные системы, построенные на принципах Low-code. Отличительной особенностью таких систем являются возможность быстрого старта и дальнейшей адаптации системы к требованиям бизнеса преимущественно силами людей бизнеса, без навыков программирования.

В чём достоинства Low-code систем?

Быстрая адаптация под изменяющиеся нужды бизнеса без привлечения ИТ-специалистов
Затраты на обслуживание минимальные
Не требуют специального обучения
Понятны и просты для сотрудников
Доступны с мобильных устройств

– один из пионеров и лидеров российского рынка Low-code платформ для автоматизации KPI-систем и разработки бизнес-приложений для любых других задач бизнеса.

В качестве примера автоматизированных KPI-систем на базе Comindware Business Application Platform, которые уже используются на отечественных предприятиях для увеличения своих показателей и повышения мотивации сотрудников, можно ознакомиться с

Согласно мнению руководства сети ресторанов «Чайхона №1», использование платформы от Comindware для автоматизации KPI-системы сети ресторанов удалось достичь заметных результатов за непродолжительное время, что доказывает эффективность как самой стратегии KPI, так и ИТ-решения на базе Comindware Business Application Platform.

Вы можете оценить преимущества ИТ-решений для управления эффективностью сотрудников на базе Comindware Business Application Platform, заказав демо.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе , специалист по партнёрским отношениям.

KPI и мотивация персонала. Полный сборник практических инструментов Клочков Алексей Константинович

3.1. Этапы разработки системы KPI

Систему KPI в организации можно внедрить как самостоятельно, так и с привлечением консультантов. При использовании описанной в данной главе методики, когда цели и показатели KPI разрабатывают непосредственно руководители подразделений в соответствии с системой целевого управления в бизнесе, максимально сокращается срок внедрения и повышается эффективность.

Очень важно отметить, что если данная система внедряется самостоятельно, силами своих сотрудников, необходимо освободить данных сотрудников от занимаемых должностей хотя бы на время проекта. Объективность подхода при разработке является одним из самых важных факторов успеха проекта. За долгие годы анализа опыта самостоятельного внедрения мы можем констатировать тот факт, что, как правило, в 90% компаний это внедрение сопровождалось внутренними конфликтами группы разработки и руководителей функциональных направлений. Внедрение силами внутренних специалистов, как правило, не давало заметных результатов и носило формальный характер, хотя среди компаний есть 5 – 10%, в которых инициация подобных проектов происходила со стороны руководства и сопровождалась участием в разработке каждой «Матрицы KPI». При принятии решения о внедрении данной системы рекомендуем оценить затраты на разработку внешними или внутренними силами и последствия для компании. В целом применение современных и эффективных методов управления персоналом помогает сформировать и укрепить имидж предприятия как привлекательного работодателя, что способствует привлечению высококвалифицированных кандидатов и удержанию в компании ценных специалистов.

Рассмотрим алгоритм внедрения системы KPI с участием привлеченного тренера-консультанта, функции которого показаны на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Функции тренера-консультанта, привлеченного для внедрения системы KPI

Цели проекта

Создать сплоченную команду профессионалов и эффективных менеджеров. Сформировать знания и навыки в рамках обучения технологиям разработки KPI руководителей подразделений компании. Каждый из участников обучения под руководством тренера-консультанта и менеджеров проекта должен получить не только знания технологии и методики разработки, но и разработать цели и показатели для своих подразделений.

Повысить эффективность, прибыльность бизнеса и снизить затраты. Разработать цели и KPI для всех должностей подразделений.

Повысить результативность и эффективность сотрудников. Разработать и внедрить мотивацию персонала на результат – KPI.

Создать «информационную базу» для принятия правильных управленческих решений. Обеспечить быстрый сбор и контроль данных по исполнению KPI. Автоматизация системы KPI.

Краткое описание проекта

1. Подготовительный этап.

Интервьюирование и консультации с представителями компании.

Изучение организационной структуры компании.

Изучение стратегии, определенной акционерами. Изучение стратегии (ключевых компетенций и факторов успеха) компании на год. Проведение PEST (анализ внешней макросреды компании: Political (политической), Economic (экономической), Social (социальной), Technological (технологической)), SWOT-анализа (анализ сильных (S trengths) и слабых (W eaknesses) сторон, возможностей (O pportunities) и угроз (T hreats)), матрица BCG (разработанная Boston Consulting Group ) для формирования стратегических факторов успеха на 3 года.

Изучение ключевых функций (бизнес-процессов) всех должностей, участвующих в проекте.

2. Разработка системы KPI и системы мотивации на базе KPI.

Разработка осуществляется с привлечением руководителей и ключевых сотрудников компании. Материалами для разработки являются цели и KPI, которые будут разработаны руководителями в процессе обучения, а также методика, разработанная консультантом. Методика, разработанная компанией FTG, описанная в данной книге, использует ключевые стратегические приоритеты (факторы успеха) и понимание функций сотрудника. Она позволяет разработать цели, KPI и задачи для их достижения в кратчайшие сроки.

Разработка «Плана работ» под каждый KPI (самостоятельно подразделениями).

Подготовка документов к согласованию с руководством.

Согласование с руководством компании итоговых документов.

3. Автоматизация системы KPI в программе «KPI.BZ».

Внесение всех данных в систему.

Настройка и опытная эксплуатация.

Результаты проекта

Итоговый отчет, содержащий иерархический перечень целей и KPI по всей компании.

Знания и навыки управления эффективностью у всех руководителей компании.

Ключевые показатели эффективности – «Матрицы KPI» для всех должностей на год.

? «Планы работ» на год для всех должностей.

Автоматизированная система KPI и система мотивации на базе KPI в единой информационной среде, например с использованием программы «KPI.BZ».

Данный текст является ознакомительным фрагментом. Из книги Логистика: конспект лекций автора Мишина Лариса Александровна

9. Основные этапы создания системы складирования Система складирования обеспечивает оптимальное распределение товара на складе и управление им.Необходимо учитывать все взаимосвязи и взаимозависимости между входящими на склад и исходящими из него товарными потоками,

Из книги KPI и мотивация персонала. Полный сборник практических инструментов автора Клочков Алексей Константинович

2.10. Что такое грейдинг. Этапы построения системы грейдинга Грейдинг (от англ. grade – степень, класс) представляет собой систему должностных разрядов. Система грейдов объединяет все должности организации так, что в один разряд могут входить должности одного уровня из самых

Из книги Теория управления: Шпаргалка автора Автор неизвестен

26. УТОЧНЕНИЕ РЕШЕНИЯ НА СОЗДАНИЕ ПРОЦЕССА РАЗРАБОТКИ РЕШЕНИЯ, ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ, СОЗДАНИЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ПРОЦЕССОМ И КАЧЕСТВОМ РАЗРАБОТКИ РЕШЕНИЯ (2-И И 3-И ЭТАПЫ) Входом 2-го этапа является выход 1-го: 1) цели и задачи предстоящей деятельности в результате которой

Из книги Управленческие решения автора Лапыгин Юрий Николаевич

15.2. Этапы разработки УР в стратегическом планировании Этапы разработки УР в региональном стратегическом планировании непосредственно связаны с этапами разработки стратегии (табл. 15.2).Таблица 15.2Взаимосвязь этапов разработки управленческого решения и стратегического

Из книги Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление автора Репин Владимир Владимирович

3.2. Цели разработки системы процессов организации Практика показывает, что задача создания адекватной системы процессов актуальна для организаций различного масштаба: от крупных холдингов до небольших частных компаний. Приведу несколько примеров. Пример. Один

Из книги Построение бизнеса услуг: с «нуля» до доминирования на рынке автора

5.1. Технология разработки сдельной системы оплаты труда В фундаменте эффективной системы управления бизнесом лежит массовое использование сдельной оплаты труда, завязанной на достижение сотрудниками и подразделениями Компании ключевых результатов. Верно

Из книги Бизнес-тренинг: как это делается автора Григорьев Дмитрий А.

4.2.7. Основные этапы разработки ролевой игры Можно выделить пять основных этапов разработки ролевой игры:1. Определение задач, которые должны быть решены с помощью этого метода обучения.2. Обеспечение условий для проведения ролевой игры.3. Разработка ролей и

Из книги Как загубить собственный бизнес. Вредные советы предпринимателям автора Бакшт Константин Александрович

4.4.2. Основные этапы разработки кейсов и ситуационных задач Этап 1. Постановка образовательной задачи, на решение которой направлен метод кейсов. А именно – определение того, как должны измениться действия участников тренинга в их практической деятельности и какие

Из книги Повышение эффективности отдела продаж за 50 дней автора Рязанцев Алексей

Этапы построения системы продаж План-схема построения системы корпоративных продаж Ниже я расскажу, как выглядит генеральный план, в соответствии с которым эксперты Компании «Капитал-Консалтинг» строят отделы продаж «под ключ» нашим Заказчикам. Профессиональный

Из книги Построение отдела продаж. Ultimate Edition автора Бакшт Константин Александрович

Пошаговый план разработки системы найма Прежде чем пройтись по шести основным шагам найма, я хочу отметить несколько важных моментов.? Первоочередная задача – взять больше сотрудников, чем нужно. Например, если вам нужны два менеджера по продажам, берите на

Из книги Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов автора Джестон Джон

Пример разработки системы оплаты труда менеджеров по продажам Прежде всего необходимо четко обозначить специфику продаж.На чем Компания зарабатывает прибыль? Как формируется эта прибыль?Основная единица продаваемых услуг в данной Компании – рейс. Каждый

Из книги Управление отделом продаж автора Петров Константин Николаевич

Технология разработки системы сдельной оплаты труда ЦЕЛЬ: разработать систему сдельной оплаты труда для заданного подразделения Компании/заданной категории сотрудников Компании (далее – Подразделение/Сотрудники). При разработке системы оплаты для Подразделения

Из книги автора

Этапы построения системы продаж Ниже я расскажу, как выглядит генеральный план, в соответствии с которым эксперты Компании «Капитал-Консалтинг» строят отделы продаж «под ключ» нашим Заказчикам. Профессиональный отдел продаж может быть построен нами как с нуля, так и на

KPI ключевые показатели эффективности: что это такое, примеры таких систем, как один из инструментов повышения прибыльности бизнеса, становятся всё более востребованными в информационной сфере, посвященной предпринимательству.

KPI решает проблему перевода оценки эффективности работы компании из сферы субъективных оценок в мир реальности и объективности, позволяет выявить слабые и узкие места бизнеса, оптимизировать деятельность, направленную на получение максимально высокой прибыльности.

KPI применяется как часть стратегической системы сбалансированных показателей, которая выполняет задачу становления причинно-следственных связей между показателями и целями, выявляет факторы взаимного влияния и закономерности бизнеса через зависимость одних результатов деятельности от других (система BSC)

Что значит KPI

Эта аббревиатура пришла в русский язык из английского (Key Performance Indicators), наиболее часто имеет перевод как «ключевые показатели эффективности» «Эффективность» в определении немного не соответствует полному значению слова «Performance» в английской управленческой науке, откуда пришло к нам это понятие. Полное значение описывается в стандарте ISO 9000:2008. Принимается 2 значения:

результативность, согласно стандарту это соответствует степени достижения запланированных результатов;
эффективность, это понятие определяет соотносимость затраченных ресурсов и результатов, которые были достигнуты благодаря их использованию.

Таким образом, термин KPI лучше понимать более широко - как «ключевой (основной) показатель результата деятельности».

Понимание термина KPI в такой трактовке делает понятным тот факт, что его можно использовать для оценки деятельности компании только в связке с содержанием поставленной цели, её содержания. Поэтому именно KPI лег в основу современной концепции менеджмента «Управление по целям». А сам KPI применять для контроля деловой активности работников, подразделений фирмы, успешности её деятельности в целом.

Преимущества системы KPI

Система KPI со времен Питера Друкера претерпела множество изменений и в стремлении соответствовать постоянно меняющим реалиям делового мира вобрала в себя множество управленческих концепций, творчески развивающих основную - «Управление по целям».

Преимущество системы KPI по сравнению с иными, направленными на решение таких же проблем, прежде всего состоит в том, что KPI обеспечивает неразрывную связь между такими составляющими бизнес, как план, исполнение, результат, мотивация. Сегодня KPI позволяет с использованием вырабатываемых ею данных не только ценить эффективность сотрудников, подразделений и компании в целом, но и построить совершенный мотивационный механизм стимулирования сотрудников.

Не всякий показатель можно считать ключевым. Сюда относят только те показатели, которые связаны с целью бизнеса и по которым устанавливаются плановые показатели и нормы для сотрудников. Например, в показатели KPI неграмотно относить вовремя сданные отчеты бухгалтерии, поскольку непосредственно к специфике деятельности подразделения он отношения не имеет.

Виды KPI

KPI подразделяют на несколько разновидностей:

KPI результата — каких результатов достигли и их количественное выражение;
KPI затрат — сколько необходимых ресурсов было использовано;
KPI функционирования — определяет выполнение текущих бизнес-процессов, оценивает их соответствие нужному алгоритму выполнения;
KPI производительности — это производные показатели, которые характеризуют соотношение времени, которое затрачивается на достижение запланированного результата, в ценности самого результата;
KPI эффективности — производные показатели, которые служат для оценки соотношения затрат ресурсов к достигнутым с их помощью результатам.

В свою очередь KPI эффективности подразделяют на:

Запаздывающие, то есть такие, которые будут отражать результаты работ поле прохождения какого-то времени;
Опережающие (другое название - оперативные) - это такие, которые позволяют менеджменту управлять работой на протяжении выбранного отчетного периода, отведенного для получения заданных результатов после его окончания.

Запаздывающие - это прежде всего финансовые показатели. Они направлены на демонстрацию связи желания руководства и способности фирмы генерировать денежные потоки. Их недостаток - в силу запаздывания проявления эффективности нет возможности описать эффективность фирмы в целом и её подразделений в текущий момент времени.

Опережающие показатели задействуют с случае необходимости проанализировать работу предприятия в текущее время, дать объективную оценку качеству текущей деятельности, степени удовлетворения потребностей заказчиков, насколько они довольны сотрудничеством, выявить возможность увеличения денежных потоков на будущее, оценить качество продукции.

Чему следует придерживаться, разрабатывая KPI

Когда разрабатываются показатели, то следует соблюдать правила:

стремиться к минимизации набора показателей, которые нужны для управления процессом ведения бизнеса;
каждый показатель должен быть таким, чтобы его можно было выразить измеримым числовым показателем;
стоимость средств, которые нужно затратить для того, чтобы измерить показатель, не должна превышать денежного выражения прибыли в результате его использования.

Алгоритм разработки KPI

Эту работу проводят в несколько этапов.

Предпроектные работы. Этот этап состоит из:

получения одобрения вышестоящего руководителя и выяснения способов взаимодействия с ним;
инициирование проекта и его планирование;
создание проектной группы;
работы по проведению предпроектного исследования.

Разрабатывание методологии KPI. На этом этапе выполняют:

оптимизацию организационной структуры;
разрабатывают методическую модель;
разрабатывают процесс управления фирмой при помощи использования KPI;
разрабатывают регламентацию (систему нормативно-методических документов).

Этап разрабатывания информационной системы KPI. Он включает:

разработку технического задания для настраивания информационной системы и её настройку;
обучение пользователей;
выполнение опытной эксплуатации.

Разрабатывая методологию KPI внимание должно быть акцентировано на:

разработке KPI как целостной стратегии развития;
доступности разъяснения преимуществ KPI для перонала;
определение и четкое фиксирование корпоративных ключевых факторов успеха;
созданию общепонятной отчетности для всех уровней;
способов уточнения KPI для сохранения их актуальности при изменении существующих условий ведения бизнеса;
разработке координирования и применения решающих KPI.

Этап завершения проекта. Ввод в практическую эксплуатацию методологии системы KPI.

Характеристики эффективных KPI

Ключевые показатели эффективности будут действенными, если будут отвечать следующим характеристикам:

Адресная принадлежность. Это означает, что каждый KPI должен быть связан с непосредственным исполнителем (это может быть как отдельный сотрудник, так и структурное подразделение), которые являются ответственными за результаты деятельности, находящейся в сфере их ответственности;
Правильная ориентация - KPI должны отвечать ключевым проектам развития, стратегическим целям компании, ключевым бизнес процессам;
Достижимость - выполнение KPI должно соблюдать баланс между необходимыми усилиями для их достижения и вероятностью их выполнения, она должна находиться в границах от 70% до 80%;
Открытость к действиям - KPI должны устанавливаться так, чтобы присутствовала возможность вмешательства в процессы для их совершенствования;
Обеспечение прогнозирования - должна быть обеспечена возможность оценки факторов, которые непосредственно определяют запланированные результаты и оказывающие непосредственное влияние на стоимость самого бизнеса;
Ограниченность - KPI должны быть сориентированы таким образом, чтобы исполнители фокусировались на выполнении приоритетных заданий и не распыляли усилия на выполнение малозначимых;
Легкость восприятия - KPI должны быть доступными для их понимания исполнителями;
Сбалансированность и взаимосвязанность - ключевые показатели эффективности не должны входить в зону взаимоконфликтности, они должны дополнять друг друга;
Инициирование изменений - измерения KPI должны вызывать в компании положительные изменения по типу цепной реакции, то есть выполнение одних обуславливает естественный процесс улучшения других;
Простота измерения - KPI должны оставляться таким образом, чтобы пользователи могли самостоятельно количественно оценивать прогресс;
Подкреплённость - KPI должны мотивировать сотрудников, то есть быть подкрепленными индивидуальной материальной стимуляцией;
Релевантность - поскольку по истечении времени влияние и эффективность даже профессионально созданных KPI может значительно ослабевать их нужно периодически обновлять;
Сопоставимость - KPI должны обеспечивать возможность сравнения в подобных ситуациях, например, неправильно будет применение отношение средней выручки за день для одноформатных торговых точек, но имеющих такое разное местоположение, как областной центр и маленький районный городок;
Разумность - каждый показатель должен обеспечивать возможность проведения на его основе анализа и нести смысловую нагрузку. Как негативный пример отсутствия смысла можно привести такой ключевой показатель эффективности, который рассчитан как все расходы на содержание админаппарата к массе прибыли (общей). Такой показатель будет отвечать вышеперечисленным характеристикам, но реально будет бессмысленным.

Общие принципы и правила внедрения KPI

Для успешного выполнения задач, на решение которых направлена система следует придерживаться определённых правил.

Правило «10/80/10» это правило устанавливает количество ключевых показателей в системе. Оно гласит, что компания должна иметь десять ключевых показателей эффективности, не более чем восемьдесят ключевых показателей производственных, десять ключевых показателей результативности. Такое соотношение позволяет избежать перегруженности менеджеров, а также значительно сократить время, которое руководство затрачивает на обсуждение выполнения программы.
Правило соблюдения принципа контролируемости и управляемости. Он гласит, что каждое подразделение, которое отвечает за определённый показатель, должно быть снабжено необходимыми ресурсами для выполнения и управления, a результат обязательно должен быть проконтролирован.
Правило принципа партнерства. При разработке, a таже внедрении должен быть учтен момент обязательности применения налаживания эффективного партнерства между всеми элементами системы, работниками, четкого уяснения необходимости перемен.
Приницп акцентирования усилий на основном направлении. Этот принцип устанавливает необходимость проанализировать деятельность сотрудников c целью выявления возможности расширения их полномочий, выявления тех, кто требует повышения квалификации, определение в каких тренингах нуждаются сотрудники, возложения на них ответственности за разрабатывание собственных KPI, установление эффективно работающих коммуникативных связей (и по вертикали, и по горизонтали).
Приницп интеграции процессов повышения производительности, оценки отчетности и оценки показателей. Важно продумать и внедрить такие системы отчетности и оценивания показателей, которая была бы направлена на стимулирование конкретных действий и понимания своей ответственности. Также следует установить строгий график отчетных совещаний.
Приницп согласованности общей стратегии и производственных показателей. Этот принцип требует привязки ключевых показателей производственной деятельности к имеющим в настоящее время место критическим факторам успеха и включенности в общую сбалансированную систему показателей и стратегии компании.

Вариабельность возможностей выбора KPI

KPI - это показатели, которые формируют направленность действий сотрудников, являются главными показателями, на основании которых можно оценить эффективность их работы

Например, вы хотите, чтобы менеджер по продажам приносил фирме какую-то прибыль. Как он это может сделать?

Совершить очень крупную сделку в одним очень состоятельным клиентом. Но таких клиентов немного, и за них ведется активная борьба.
Поэтому он должен проработать большой массив более мелких клиентов. Чтобы получить этот пул потенциальных клиентов менеджер должен будет совершить большой количество телефонных звонков, отправить коммерческих предложений совершить большую работу для создания коммуникативных связей с потенциальными клиентами.

Для руководителя при построение системы показателей KPI - это правильный выбор показателей, которые наиболее действенно будут влиять на достижение поставленной цели, например, прибыли компании.

Как строится система KPI

Выписываем те показатели, которые, по вашему мнению, приведут к требуемым результатам. Например:

объём продаж;
процент обслуживания клиентской базы;
количество проданного товара х и у;
наценка.

Ошибки при создании KPI

Как пример можно разобрать создание системы KPI для компании, которая сама производит и реализует продукцию.

Структурно такую компанию можно представить как состоящую из:

подразделение, осуществляющее закупку необходимых материалов;
подразделение занимающеюся производством;
подразделение, обеспечивающее продажу;
финансовое подразделение.

Отдел закупок ориентирован на снижение затрат при приобретении материалов. Естественно, чтобы выполнить свой запланированный показатель KPI необходимо создание системы получения устойчивых скидок, бонусов и так далее.

Для производственного подразделения основным KPI выступает загрузка оборудования (она должна быть выше 80%). Например, если выпускает продукция двух видов, нужно иметь действенную схему перенаправления работы оборудования так, чтобы она не простаивало.

Теперь разберем ошибки, которые неизбежно будут иметь место, если внедрять KPI механически, без учёта стратегической деятельности фирмы.

Выполнение цели для отдела закупок в виде снижения затрат на приобретаемые материалы включает возможности уменьшения их стоимости путем:

закупок большими партиями, а это, в случае избыточности материалов для производственного подразделения, повлечет за собой дополнительные расходы на хранение и замораживанию денег в запасах;
закупок менее качественных материалов - это может послужить причиной поломки оборудования;
закупок по предоплате - это влечет за собой замораживание средств.

Вторая ошибка - внедрение KPI без учета мотивации сотрудников. Для эффективной работы нужно обеспечить связь KPI с системой премий и штрафов, то есть к системе материальной мотивации.

Третья ошибка - подмена показателей KPI показателями результата, например выручка, прибыль, маржинальная прибыль. Показатели же KPI соотносятся с деятельностью работника для достижения такого результата, что нужно конкретно выполнять сегодня, завтра, послезавтра, то есть описанные выше опережающие показатели. Если рассматривать менеджера по продажам это будет:

количество клиентов, с которыми необходимо встретиться;
какое количество договоров заключить;
сколько сделать звонков;
сколько найти потенциальных клиентов.

Четвертая ошибка - отсутствие системы планирования и учета KPI. Эти показатели можно брать из системы оперативного учета, системы контроля управленческого персонала. Планирование же означает установление целевых значений на какой-то период.

Использовать систему KPI c мотивационной целью как показатель влияющий на увеличение базовой оплаты труда следует очень осторожно и юридически грамотно. Если эта переменная часть введена в трудовой контракт, то суд будет рассматривать те выплаты, которые были совершены до момента рассмотрения дела в суде, как заработную плату. В случае возникновения трудового спора сотрудник, даже плохо выполнявший свою работу сможет получить с компании дополнительные деньги. Поэтому лучше оформлять к основному трудовому договору дополнительный производственный контракт или контракт эффективности. в котором отображены переменная часть заработной оплаты.

Для того, чтобы KPI стала не просто модным нововведением, своеобразным маркером руководства компании как пытающегося идти в ногу с временем, а действительно эффективным инструментов увеличения прибыльности компании, нужно соблюсти три момента:

введение нормы - этот тот KPI который достижим сотрудником при обычной работе, это не динамически изменяющийся показатель, а статичный, например, для того, чтобы получить обычную оплату труда менеджер должен заключить минимально 10 и максимально пятнадцать контрактов. Норма исключает фактор случайности, a также фактор везения;
введение понятия цели - это те деньги, которые сотрудник может получить, если достигнет выдающихся результатов, например, если отталкиваться от описанного выше, сотрудник заключит от 15 до двадцати контрактов;
введение понятия «Вызов» - это те деньги, которые можно получить при достижении результатов, существенно более высоких, чем в среднем по компании, например не тринадцать заключенных в месяц контрактов, a сорок.

Как оценить деятельность сотрудника

Первый показатель - результат, то есть что-то измеримое (квадратные метры уложенной плитки, количество заключенных контрактов и так далее).

Второй фактор, по которому возможно оценивать деятельность работников - фактор времени, то есть как быстро выполняется бизнес процесс. Например, время исправления ошибки в колл-центре IT-службами. Это время вне зависимости от вида бизнеса можно занормировать и ввести в KPI.

Третий фактор - фактор качества, то есть отсутствие возвратов, рекламаций, жалоб и так далее. Также при введении такого показателя эффективности требуется принимать во внимание, что если сотрудник достиг удовлетворительного запланированного результата за промежуток запланированного времени, качество можно считать удовлетворительным.

Можно также измерять эффективность оценивая количество ресурсов, которое должно быть затрачено на выполнение бизнес-процесса.

Как разработать KPI для конкретного подразделения, примеры

Хотя грамотная разработка коэффициентов эффективности - индивидуальный процесс, выполняемый с учетом всех специфических особенностей компании или производства, все ж можно привести примеры типовых разработок. Особенно это применимо для служб с типовым функционалом, например, бухгалтерии. Приведем ниже несколько примеров. При этом следует учесть, что правильно созданные системы KPI учитывают также коэффициент загруженности, если он более 100% - сотрудник и премируются, если он падает ниже 70% - штрафуется руководитель, поскольку не смог обеспечить сотрудников работой.

Более подробно о KPI, его разработке, внедрении и использовании можно узнать, просмотрев запись вебинара.

Главная » Как заработать » Этапы внедрения kpi в компании. Как практически точно оценить эффективность деятельности компании, подразделений, сотрудников используя KPI, принципы их разработки и внедрения, практические примеры и полезные советы. Как разработать KPI для сотрудников фи