Firma electrónica cualificada mejorada de personas jurídicas. La diferencia entre un EDS calificado y uno no calificado. Para la declaración de impuestos
En los centros multifuncionales, a partir de 2017, es posible obtener una clave de firma electrónica (digital), es fácil emitir un EDS a una persona en el MFC, el proceso no requiere grandes costos de tiempo y dinero.
Desde el 6 de abril de 2011, está en vigor en toda Rusia la Ley Federal N° 63 FZ, que regula la creación y el uso de tales firmas.
Llegó a reemplazar al inválido No. 1-FZ. Muchas personas están interesadas en por qué se necesita una firma electrónica, qué ventajas ofrece.
En esta revisión, hablaremos sobre todos los matices legales y cotidianos asociados con la obtención, el uso y la recuperación de firmas.
En la era del desarrollo de la criptografía (cifrado), los expertos han creado programas cuyos algoritmos generan combinaciones complejas de varios caracteres. Para usar el sistema, se usa un grupo de dos claves: pública y privada.
El primer usuario reenvía a aquellos con quienes planea intercambiar datos confidenciales. El segundo es utilizado por el propio propietario. Le permite enviar certificados a otras personas y certificar la autenticidad de los documentos oficiales.
Ambas opciones son productos de software que tienen fecha de caducidad. Al finalizar, debe ser reemplazado. Esto es similar a las licencias de software antivirus que requieren renovación. Esta restricción garantiza la seguridad de los usuarios.
Hackear y falsificar un archivo es tan difícil y costoso que, en la gran mayoría de los casos, los atacantes simplemente no tienen tales recursos.
El principal ámbito de aplicación es la confirmación de la autenticidad de los documentos para diversos fines, cumplimentados por personas físicas (ciudadanos particulares) o personas jurídicas (empresas y organizaciones). Estamos hablando de un análogo completo de una pintura personal, que tiene la misma fuerza legal en cualquier caso.
Tipos de EDS y sus diferencias
Pasemos a una consideración más detallada del punto sobre qué son las firmas electrónicas y en qué se diferencian. La primera opción es un simple correo electrónico. firma.
Se puede utilizar para trabajar en los sitios web de los servicios gubernamentales o para los asuntos internos de la empresa relacionados con la firma de órdenes, resoluciones, correspondencia.
El único propósito es confirmar la autoría real. Esta opción no tiene fuerza legal a nivel estatal.
Una versión más avanzada, que cuenta con una protección que garantiza la autenticidad y la autoría, se denomina firma electrónica no calificada.
Se puede utilizar para el flujo de trabajo interno y externo (de mutuo acuerdo). En la fabricación de dicho producto de software, se utilizan sistemas criptográficos de nueva generación.
La más eficaz y legalmente reconocida es la firma cualificada, abreviada KES. Con su ayuda, puede presentar declaraciones de impuestos, trabajar con el sitio web del Fondo de Pensiones, participar en subastas.
El nivel de protección en este caso es máximo, porque. Los sistemas criptográficos utilizados para las claves son probados por expertos del FSB y certificados por las autoridades de seguridad.
Al usar un ES calificado, restringe el acceso a documentos confidenciales, obtiene protección contra el robo de información importante, incl. espionaje industrial.
Lista de documentos para la obtención de una firma digital electrónica
Algunos usuarios no saben qué documentos se necesitan para obtener un EDS. El hecho es que la gente común, los empresarios y los ejecutivos de empresas tendrán una lista diferente de documentos requeridos.
En el primer caso, basta con escribir una solicitud, adjuntando un recibo y una fotocopia del pasaporte, certificada por un notario. La segunda es más difícil:
- Orden sobre el nombramiento del jefe de la empresa (copia certificada);
- Pasaporte de la persona que presenta la solicitud (original);
- Si un tercero presenta la solicitud, se requiere un poder a su nombre;
- Carta de la empresa (copia certificada);
- Declaración de pago.
El proceso de registro es rápido. En promedio, la producción no toma más de tres días a partir de la fecha de solicitud. Las solicitudes siempre se consideran en orden de prioridad, y esto sucede sin problemas.
Recepción a través de centros multifuncionales
A menudo, la gente simplemente no sabe dónde se encuentra el servicio de emisión de EDS acreditado y está interesada en saber si es posible obtener una firma electrónica a través del MFC en el lugar de residencia.
Los expertos responden que tal posibilidad realmente existe. Contactando con el centro de servicios municipales, cualquier ciudadano o representante de una persona jurídica podrá recibir las llaves en el plazo de diez días hábiles desde la fecha de solicitud. Estos servicios se prestan desde 2017.
Para la inscripción es necesario concertar cita previa llamando al teléfono de atención 88005505030 o acudir al departamento a recoger un cupón de cola electrónico.
A su llegada, deberá escribir una solicitud de acuerdo con el modelo que se le entregará en el acto. También es necesario tener con usted, un pasaporte y. El servicio es gratuito para el público.
El procedimiento es extremadamente simple. Primero, se registra en el sitio web del centro de certificación, elige el servicio de registro, prepara los documentos anteriores, paga el servicio de manera conveniente (banco, terminal, Visa o MasterCard).
Hay varias formas de obtener una firma electrónica para individuos, y difieren en su propósito.
Cómo hacer una firma electrónica para servicios públicos
Si necesita utilizar las capacidades del sitio web gosuslugi.ru, trabajar con los portales del servicio de impuestos y Rosreestr, necesitará una firma calificada. Con su ayuda, un ciudadano puede realizar las siguientes operaciones:
- Obtener o reemplazar un TIN civil o;
- Solicitar información sobre ingresos, deudas, multas en el impuesto y;
- Recibir en forma electrónica;
- Verifique la cuenta en el Fondo de Pensiones de la Federación Rusa;
- Darse de alta o baja en la ciudad, realizar operaciones similares con un coche;
- Aplicar a una universidad en otra ciudad;
- Concluir contratos para trabajo remoto;
- Participar en el sistema de comercio electrónico en todo el país;
- Registrarse ;
- Obtener una licencia, una patente.
Puede obtener una EDS de este tipo en los centros de certificación. Costo - 950 rublos. Para hacer esto, deberá realizar el siguiente conjunto de acciones:
- Visite el sitio web oficial de la NCA RF y realice un rápido procedimiento de registro;
- En su cuenta personal, indique dónde vive y dónde desea recibir un EDS;
- Especificar para qué tareas se planea usar;
- Solicita una factura y págala de forma cómoda;
- Llegue al lugar de recepción a la hora especificada con un paquete de documentos necesarios.
Así, uno puede fácilmente hacer de un individuo una firma electrónica para servicios públicos y otras tareas relacionadas con el flujo de documentos oficiales y varios diseños. Como puede ver, no hay nada complicado en este proceso, y tomará un poco de tiempo.
EDS y distribución de competencias
A menudo, la firma pertenece a una entidad legal, más precisamente, al director de la empresa o al propietario del negocio. Pero al mismo tiempo, todas las tareas principales "actuales" las realiza su adjunto, el jefe del departamento legal u otro funcionario de la empresa.
En este caso, surge una pregunta natural: ¿cómo emitir un poder notarial para el uso de una firma electrónica por parte de otra persona? ¿Es tal procedimiento posible en principio?
Sí, esta posibilidad está prevista y fijada por la ley. De acuerdo con el Reglamento sobre el uso de EDS de fecha 27 de diciembre de 2012, las personas jurídicas tienen derecho a designar representantes autorizados, quienes, a su vez, utilizarán EDS especiales.
Se envía una solicitud con un poder notarial al centro de certificación (puede descargar una muestra aquí). Después de eso, se emitirán certificados al representante.
Pérdida de firma digital y trámites relacionados con la restauración
Le robaron su computadora portátil o su disco duro se dañó sin posibilidad de reparación. Que hacer en este caso A¿Cómo restaurar una firma electrónica de la manera prescrita? Si la clave se pierde, entonces no se puede restaurar. Tendrás que solicitar uno nuevo.
La esencia es la misma que para el tratamiento inicial. Tampoco hay diferencia en el tiempo. Simplemente repites el procedimiento anterior. Por favor notifique a todos de estos cambios. Utilice herramientas de almacenamiento de copias de seguridad, como unidades flash portátiles, para evitar molestias innecesarias.
Si es necesario, puede utilizar la ayuda de especialistas que lo ayudarán a recopilar de manera rápida y competente todos los documentos necesarios y emitir o restaurar una firma digital electrónica en el menor tiempo posible.
Una firma electrónica (ES) es una secuencia única de caracteres. ES se utiliza para firmar la información enviada electrónicamente.
Hay dos tipos de EP: simple y mejorado. A su vez, las PE reforzadas se dividen en calificadas y no calificadas. Los bancos fueron los primeros en utilizarlos en sistemas de servicios bancarios remotos banco-cliente. Cuando enviamos una orden al banco para debitar fondos (orden de pago) a través de Internet, usamos ES.
Actualmente, el alcance de EP se ha ampliado significativamente, se utilizan:
- participar en la negociación en plataformas de negociación electrónica;
- para la presentación de informes de empresarios individuales y personas jurídicas al Servicio de Impuestos Federales, FCS, FSS, etc.;
- en los servicios de información de Rosreestr, GIS vivienda y servicios comunales, la Agencia Federal de Gestión de la Propiedad, etc.;
- en los portales estatales del Servicio Estatal, Rospatent, FAS, etc.;
- colocar reportajes públicos en agencias de noticias acreditadas;
- para el flujo de trabajo digital entre empresas y dentro de ellas.
Firma electrónica calificada y no calificada, diferencia
La firma electrónica no calificada mejorada (NES) no tiene restricciones en los medios de su creación, se puede utilizar un algoritmo criptográfico de cualquier país. Hay menos requisitos para la estructura del certificado NEP, no hay restricciones sobre los medios para crear dicha firma. Para reconocer la NEP como firma manuscrita, se requieren acuerdos entre los participantes en la circulación del documento electrónico o un acto reglamentario especial que reconozca tal equivalencia.
ES calificado mejorado proporciona una protección de información más confiable. Al crearlo, solo se utilizan algoritmos criptográficos rusos y las herramientas de creación deben estar certificadas por el FSB. Hay requisitos más estrictos para la estructura del certificado. CEP se reconoce incondicionalmente como la firma manuscrita del propietario.
Ambos tipos de ES mejorados se crean utilizando la transformación criptográfica de la información para identificar a la persona que firmó el documento e identificar los cambios realizados en el documento después de su firma.
Firma electrónica cualificada mejorada, qué es
El ES calificado mejorado se utiliza en los casos en que el documento no solo debe estar firmado, sino también certificado por el sello de la organización. Este tipo de firma se reconoce como manuscrita y tiene el estatus legal más alto. Este ES contiene adicionalmente un certificado cualificado de la clave de verificación de firma electrónica y es totalmente fiable.
Los documentos firmados por la CEP son reconocidos por todos los organismos oficiales, incluidos los órganos de control y los tribunales.
Cómo obtener una firma electrónica cualificada mejorada
Puede obtener dicho ES solo en centros certificados por el estado, cuya acreditación es válida el día en que se emite el certificado. La lista de centros de certificación acreditados (CA) se puede obtener en el sitio web oficial del Ministerio de Comunicaciones de Rusia. De la lista de CA, debe seleccionar un centro que preste servicios en forma comercial, ya que hay CA estatales y municipales que no brindan servicios pagos.
El titular del CEP recibirá un certificado y una clave registrada en un medio digital certificado. La estructura del certificado incluirá SNILS para personas físicas, OGRN para personas jurídicas.
Antes de ordenar la fabricación de CEP, es necesario conocer su aplicación. La legislación está cambiando, y con ella los requisitos de los sistemas de información, por lo que existe una gran cantidad de certificados con diferentes campos de aplicación. Los requisitos para los certificados ES se especifican en los sitios de sistemas de información y en los documentos reglamentarios para estos sitios.
Firma electrónica cualificada para personas jurídicas
El área más común en la que las personas jurídicas utilizan el CEP es la presentación de informes a través de Internet al Servicio de Impuestos Federales, el FSS, el PFR y el Comité Estatal de Estadística.
Para obtener un SE, una entidad legal deberá recopilar el siguiente paquete de documentos:
- una copia del certificado de registro en el servicio de impuestos;
- una solicitud de EP;
- una copia de la orden sobre el nombramiento del solicitante (para el jefe);
- la cédula de identidad del solicitante y su copia;
- cuenta SNILS del titular de la firma electrónica;
- a veces un extracto del Registro Estatal Unificado de Personas Jurídicas.
Si el certificado ES no se emite para el jefe de la empresa, se requerirá una orden para nombrar al propietario del certificado para un puesto en esta organización.
Cómo obtener una firma electrónica cualificada para IP
El procedimiento para obtener un SE por parte de un empresario individual difiere de la obtención de uno por parte de una persona jurídica solo en la lista de documentos necesarios. Del mismo modo, el SP debe determinar con qué propósito se utilizará el EDS. Luego, debe comunicarse con el centro de certificación más cercano para obtenerlo.
Documentos para obtener un SE para reportar a través de canales de telecomunicaciones:
- números SNILS, TIN, OGRNIP.
Documentos para obtener un ES para licitar:
- solicitud al centro de certificación en forma de CA;
- pasaporte original o su copia certificada;
- TIN o su copia certificada;
- extracto del USRIP en formato electrónico o en papel.
Si la ES no es recibida por el propio propietario, sino por su representante autorizado, se requerirá un poder notariado para este representante.
Existen varios tipos de firma digital. En el artículo, le diremos qué firmas se necesitan para individuos, cuáles, para empresarios individuales. Aprenderás a realizar una firma electrónica para servicios públicos, impuestos y correo.
Lo que aprenderás sobre:
Principio de la firma electrónica
63-FZ divide las firmas electrónicas en categorías:
- una firma simple (su esencia es protegerla con una contraseña, un código de SMS, etc.);
- firma electrónica no calificada mejorada (requerida para la aprobación de documentos en línea dentro de la empresa);
- una firma electrónica calificada (requerida para la interacción de un empresario individual con una oficina de impuestos a través de Internet).
firma sencilla creado de forma gratuita y, literalmente, en un par de minutos. Usualmente con la participación de representantes del servicio, donde se requiera.
Una firma digital simple es creada por individuos:
- cuando se aplica a instituciones financieras;
- al utilizar los servicios públicos.
¿Tal firma digital tiene fuerza legal? Sí, si su uso está prescrito en un contrato-acuerdo especial, que contiene información sobre las reglas. En particular, se debe advertir al firmante que en ningún caso es posible conocer la contraseña de inicio de sesión.
Los usuarios reciben una firma simple generalmente durante una visita al operador. Por ejemplo, será posible hacer una firma electrónica para servicios públicos solo cuando visite el MFC o la administración del pueblo.
Firma electrónica no cualificada hecho con una clave criptográfica. Será obligatorio a la hora de organizar la gestión de documentos electrónicos dentro de la empresa. Puede hacer esa firma usted mismo o utilizar los servicios de cualquier centro de certificación.
Asimismo, se requerirá el NEP para que las personas físicas envíen notificaciones al servicio de impuestos.
Firma electrónica cualificada difiere del no calificado solo en que:
- realizado únicamente por un centro acreditado;
- se emite un certificado en papel con él.
Una firma calificada es un requisito previo para presentar informes y enviar documentos al Servicio de Impuestos Federales en línea. Se solicitará si desea iniciar un EDI con empresas externas. Por ejemplo, dicha firma será necesaria para trabajar en el sistema de etiquetado de tabaco o EGAIS.
Puede colocar los bienes en el balance en EGAIS en el programa para el pago en línea de Business.Ru. Con él, puede vender tanto bebidas alcohólicas fuertes como de barril, administrar las compras y analizar los ingresos.
El costo de producir una firma calificada es de 1,5 mil rublos.
Más sobre obtener una firma electrónica para la venta de alcohol
A continuación, descubriremos qué tipo de firma electrónica se necesita para trabajar en los servicios públicos y los servicios de impuestos, así como para recibir paquetes y cartas certificadas del Correo Ruso.
Cómo hacer una firma electrónica para servicios públicos
Tanto los particulares como las empresas necesitarán una firma digital para trabajar con los servicios públicos. El tipo de firma que se requiere depende de qué es exactamente lo que va a hacer y qué servicios recibirá utilizando el portal de Servicios del Estado.
Puede realizar una firma electrónica antes y después de registrarse en el sitio. Sin embargo, le recomendamos que se registre primero para estudiar el sitio con anticipación y comprender si es posible, en principio, recibir el servicio requerido allí.
Firma electrónica simple para servicios públicos
Debe presentar una solicitud con un pasaporte y SNILS al MFC, la sucursal más cercana del Correo Ruso o la administración del distrito (si estamos hablando de un pueblo). Habrá especialistas que confirmarán su identidad y cuenta en el portal. Si aún no hay "contabilidad", los empleados de MFC o los especialistas en administración lo administrarán por usted.
Tal confirmación se denomina firma electrónica simple. A partir de ahora, puede solicitar servicios en el portal.
Puede crear una firma calificada para servicios públicos solo en un centro de certificación. Una lista de dichos centros está disponible en el sitio web gosuslugi.ru:
Como puede ver en la captura de pantalla, debe seleccionar la ciudad donde se encuentra, así como el estado de acreditación.
¿Cómo puede un individuo hacer una firma electrónica para impuestos?
Las personas comunes que no son empresarios individuales pueden enviar 3-NFDL y otros documentos a través de la Cuenta personal en el sitio web del departamento.
Una condición: se requiere una firma electrónica no calificada (NES), que se puede hacer de forma gratuita a través de la misma Cuenta Personal. La clave se puede almacenar tanto con la ayuda del Servicio de Impuestos Federales como en la computadora del usuario. La segunda opción es más conveniente.
Durante el proceso de creación de una firma electrónica, se le pedirá que instale el software ViPNet Local Signature Service en su PC. Tenga en cuenta que este programa no funciona con OS Linux.
Al generar una firma digital en el sitio web de impuestos, necesitará:
- confirmar todos los datos de su cuenta personal;
- crear una contraseña para iniciar sesión.
El NEP a efectos fiscales tiene una validez de 1 año. Después de eso, debe volver a realizar el mismo procedimiento en su cuenta personal.
Cómo hacer una firma electrónica para impuestos
Cómo un empresario individual puede hacer una firma electrónica para impuestos y licitaciones
Puede realizar análisis y contabilidad de almacén completa en el programa de caja registradora en línea de Business.Ru. Configure derechos de cajero, programe descuentos y publique fácilmente información para los clientes en los recibos.
Es posible hacer una firma electrónica para empresarios individuales solo en centros de certificación especiales, como se indica en 63-FZ. La lista de puntos de venta en toda Rusia está disponible en el sitio web del Ministerio de Comunicaciones de la Federación Rusa (www.minsvyaz.ru).
El centro seleccionado debe ser visitado en persona, o se debe enviar un representante oficial por poder.
Debe tener al menos los siguientes documentos con usted:
- fotocopia de todas las páginas del pasaporte;
- declaración y consentimiento para el procesamiento de datos personales (generalmente descargados en el sitio web del centro de certificación);
- unidad flash en la que se escribirá la clave;
- SNILES.
Es posible que se necesiten otros documentos; se debe aclarar una lista de ellos en el centro con el que va a cooperar.
Para obtener más información sobre cómo obtener una firma digital para una caja registradora en línea,
Cómo hacer una firma electrónica para el correo ruso
Para trabajar con el Correo Ruso sin pasaporte, para acelerar la recepción de paquetes y cartas certificadas, recomendamos hacer una firma electrónica. Además, se requiere la firma de la forma más sencilla.
El cuestionario se puede completar si el usuario está registrado en el sitio web de Russian Post. Si te resulta difícil hacerlo, puedes acercarte a cualquier Oficina de Correos y rellenar el formulario personalmente.
Como hacer tu firma y sello electronicamente en una computadora gratis
La opción más fácil y obvia es crear una firma electrónica gratis usando Word u otro programa de MS Office.
Para hacer esto, seleccione la pestaña "Insertar" y haga clic en el botón "Línea de firma de MS Office".
Después de eso, aparecerá la firma. Así será posible firmar documentos creados en Word.
Otra forma de crear una firma en Word es ir a la pestaña "Archivo", luego hacer clic en "Proteger documento" y seleccionar la línea "Agregar firma digital".
La firma en Word no es popular, ya que solo es adecuada para documentos realizados en este editor.
Más comunes son las firmas electrónicas creadas de forma independiente en el programa Karma. Este es un software de Rusia que genera firmas para:
- flujo de documentos dentro de la empresa;
- mensajes de correo electrónico;
- otros archivos.
Las ventajas del programa Karma son la capacidad de mostrar una versión gráfica de una firma o sello en documentos impresos. En este caso, la versión en papel se verá orgánica y los demás no harán preguntas: "dónde está la firma".
El programa Karma utiliza un asistente para crear una firma digital electrónica, con la que debe seleccionar un certificado de firma (de la lista de los propuestos), un tipo de firma, escribir un comentario (si lo desea), proponer un nombre para el archivo y seleccione una ubicación de almacenamiento.
Otra función del programa es la verificación de firma. Con la ayuda de un servicio especial, puede verificar la información y el certificado.
Tenga en cuenta que la firma digital creada por Karma solo se puede utilizar dentro de una empresa. No se acepta en el impuesto o correo ruso.
Cómo firmar un documento con firma electrónica cualificada
Al recibir una firma electrónica en un centro especial, especifique el procedimiento para firmar un documento. Es posible que le den un disco con un software especial. Si el centro le dejó a usted la elección del programa, instale el programa más popular: "Crypto Pro".
Para firmar un documento regular con una firma electrónica calificada, debe:
- inserte una unidad flash con información sobre la firma en la PC;
- abra el software criptográfico, descargue el archivo a firmar y siga las instrucciones del programa (generalmente hay una función separada para firmar un documento).
Los pagos a través de Internet se han vuelto comunes desde hace mucho tiempo, pero el intercambio de documentos, especialmente entre individuos, todavía se realiza en papel. Una firma electrónica calificada está diseñada para resolver este problema y facilitar el intercambio de documentos. Las personas jurídicas llevan mucho tiempo trabajando con EDS, los empresarios individuales la utilizan para transferir algunos datos (por ejemplo, el IVA en el alquiler de locales públicos), mientras que las personas físicas pueden utilizar la firma para acceder al sitio web de los Servicios del Estado. ¿Cómo obtener una firma electrónica cualificada mejorada y qué ventajas ofrece?
¿Lo que es?
Una firma electrónica cualificada son los requisitos que acreditan la autenticidad de un documento electrónico, la ausencia de distorsiones en el mismo desde el momento en que se instauró efectivamente la firma. También le permite establecer la propiedad del documento. Dichos detalles solo se pueden obtener como resultado de la transformación criptográfica del código, información.
Un certificado de firma electrónica es un documento que confirma el derecho a poseer una clave pública de una firma electrónica. Un certificado solo se puede obtener en una CA (autoridad certificadora) o en la oficina de sus representantes autorizados.
El titular del certificado es una persona física que ha recibido un certificado de firma electrónica a su nombre. Cada propietario de certificado recibe dos claves para usar: pública y privada. La verificación de la firma electrónica se realiza mediante la clave pública. Este, a su vez, está asociado a una clave privada, a través de la cual se genera una firma electrónica y se firma el documento. 
Clasificación
Una firma electrónica simple, como su nombre lo indica, es la versión más simple de un EDS. También utiliza contraseñas, códigos u otros medios para verificar que una firma ha sido generada por el propietario.
Una firma electrónica no calificada mejorada solo se puede obtener mediante la transformación de información criptográfica. Aquí no se puede prescindir de la clave privada de la firma. A través de una firma electrónica de este tipo, es posible no solo identificar a la persona que firmó el documento, sino también detectar cambios realizados después de la firma.
Una firma electrónica cualificada mejorada tiene todas las características de una no cualificada. La única diferencia es que para su verificación y creación se utilizan herramientas de criptoprotección más serias, deben estar certificadas por el FSB de Rusia. Además, existe una diferencia: un certificado de firma electrónica cualificada sólo puede ser emitido por un centro de certificación acreditado. Se puede ver una lista de CA acreditadas en el sitio web de Servicios Estatales.
equivalencia
La Ley Federal N° 63 reconoce un documento firmado con cualquier firma electrónica, tanto simple como mejorada, como igual a un documento en papel firmado manualmente. Sin embargo, hay una peculiaridad: se debe firmar un acuerdo entre las personas que realizan el intercambio de documentos electrónicos.
Una firma calificada también es análoga a una firma manuscrita, pero también puede reemplazar el sello de una organización. La fuerza legal de los documentos firmados con un EDS calificado es reconocida por las autoridades reguladoras. Pueden ser utilizados en la corte.
Área de aplicación
En primer lugar, es, por supuesto, la gestión de documentos electrónicos. Las firmas electrónicas ayudarán a establecer el intercambio externo e interno de documentos en todos los casos en que se requiera una firma manuscrita.
El flujo de trabajo interno utiliza firmas electrónicas calificadas y no calificadas para el endoso y aprobación de contratos y otros documentos que regulan los procesos internos de la organización. Por ejemplo, si un director firma un contrato mediante una firma electrónica y se presenta para su ejecución.
el factor principal
Con la gestión externa de documentos, la presencia de una firma electrónica cualificada es una condición muy importante, ya que es la que garantiza la fuerza legal. En otros casos, el documento electrónico no es reconocido por las autoridades reguladoras como original, lo que significa que no tiene fuerza legal y no puede ser utilizado en procedimientos judiciales. Además, un documento firmado con una firma digital calificada mejorada puede almacenarse en un archivo digital, mientras se conserva su legitimidad.
EDS se puede utilizar para informar a las autoridades reguladoras. Muchos ya han apreciado la rapidez y comodidad con la que se realizan los informes electrónicos. Además, cada organización puede elegir la forma más conveniente para sí misma, ya sean productos 1C, software separado o sitios web de la Caja de Seguro Social y el Servicio de Impuestos Federales. La base para tales actuaciones es un certificado de clave de firma electrónica cualificada, que debe ser emitido por un centro de certificación autorizado o acreditado. Pero el método de envío no es decisivo.
Obtener servicios públicos
Todos los ciudadanos de la Federación Rusa pueden obtener una firma electrónica para usarla para recibir servicios públicos, sin embargo, en este caso no se requiere un certificado de verificación de firma electrónica calificado: el EDS más simple y no calificado será suficiente, es bastante adecuado para las necesidades de un individuo. Con su ayuda, cualquier ciudadano puede firmar una solicitud electrónica, que puede enviarse a la autoridad ejecutiva si tal flujo de documentos es posible.
¿Cómo conseguir una firma electrónica cualificada para una persona física? La forma más fácil es obtener una tarjeta electrónica universal, que se emite a partir del 1 de enero de 2013 y tiene una firma electrónica calificada mejorada incorporada. Dicha tarjeta es una herramienta de identificación única de un ciudadano, con la que es posible pagar, pedir y recibir diversos servicios públicos a través de Internet. Según su concepto, la tarjeta está diseñada para reemplazar muchos documentos, como un certificado de pensión y una póliza médica, para combinarlos con una billetera electrónica, un boleto de viaje y una firma electrónica.
uso de PE
La firma electrónica cualificada mejorada es adecuada tanto para el flujo de trabajo interno como entre empresas. Se puede obtener del Centro de Certificación acreditado por el Ministerio de Comunicaciones de la Federación Rusa. Protege el documento de cambios, confirma su integridad y autoría.
Los ES calificados reforzados pueden ayudar a resolver una amplia gama de problemas. Por ejemplo, se utiliza para informar a las autoridades fiscales y para intercambiar documentos electrónicos. Esta versión del certificado tiene la mayor cantidad de funciones posibles, pero esto no significa que sea más conveniente para todas las organizaciones utilizarlo. En primer lugar, el precio de un certificado depende directamente del número de funciones. En segundo lugar, al elegir un certificado menos funcional, debe asegurarse de que las capacidades disponibles satisfagan completamente las necesidades de la organización.
También hay situaciones en las que el tipo de certificado utilizado lo determina la parte que recibe el documento. Por ejemplo, hay operadores de flujo de documentos que aceptan certificados solo de su autoridad de certificación, por lo que al elegir un certificado, también debe asegurarse de que no haya restricciones en su uso en el sistema de información deseado.
Ventajas del intercambio de documentos electrónicos
Dado que ahora todas las organizaciones y empresas tienen la oportunidad de organizar el intercambio de documentos electrónicos legalmente vinculantes, vale la pena discutir los beneficios de este proceso.
En primer lugar, es la velocidad de entrega de documentos. Independientemente de la dirección de la contraparte, el tiempo de entrega de los documentos será diez veces menor que los habituales en papel. El uso de documentos electrónicos también reduce los costos asociados con la preparación y transmisión de copias en papel.
También hay beneficios económicos más serios, porque la gestión de documentos electrónicos implica una importante aceleración de los procesos de negocio. El ejemplo más simple de esto es la rápida conclusión y activación de transacciones, por lo que se logra una mayor rotación de fondos. Es decir, al establecer la gestión de documentos electrónicos, la empresa podrá aumentar las ganancias por unidad de tiempo.
Automatización
Asimismo, el uso de una clave de firma electrónica cualificada permite reducir el tiempo de tramitación, envío de documentos y prácticamente automatizar este proceso. En el intercambio interempresarial, conforme a la legislación, podrán participar cartas que requieran fuerza de ley, contratos, cartas de porte, facturas, actos de obra realizados, actos de prestación de servicios, facturas, actos de conciliación de liquidaciones mutuas, cartas de porte.
Debido a la velocidad y confiabilidad del intercambio de documentos electrónicos, las empresas no tienen que preocuparse por la presentación de informes simples y oportunos a las autoridades fiscales. También ahorra algo de dinero.
Factores importantes
La gestión de documentos interempresariales en formato electrónico solo tiene sentido si cada documento tiene fuerza legal y puede utilizarse en los tribunales u otras instancias. Para dar trascendencia jurídica a un documento electrónico, es necesario resolver algunos problemas. En primer lugar, el proceso de firma y envío de un documento electrónico a las contrapartes y, en segundo lugar, la aceptación y verificación de una firma electrónica cualificada en los documentos recibidos de las contrapartes. En tercer lugar, es necesario organizar el almacenamiento y procesamiento de documentos ya firmados, el almacenamiento de archivos y la navegación a través de ellos. En cuarto lugar, es importante garantizar que se preserve la legitimidad de los documentos archivados.
Una solución sencilla
Para solucionar los dos primeros problemas se pueden utilizar los servicios de intercambio interempresarial, que son gestionados por operadores de gestión documental electrónica. Al elegir un servicio de este tipo, debe tener en cuenta algunos factores, como si el operador tiene las licencias adecuadas, la capacidad de integrar el servicio de intercambio en el sistema de información corporativo y la facturación por la transferencia de documentos.
Otras dos tareas se pueden resolver utilizando un sistema de gestión de documentos electrónicos, que ya tiene toda la funcionalidad necesaria. Si la formación inicial de documentos ocurre en el sistema contable, se puede integrar un sistema de gestión de documentos electrónicos.
En ausencia de dicho sistema, estas tareas pueden asignarse parcialmente al operador del servicio de intercambio.
De acuerdo con la ley federal que rige el uso de una firma electrónica, se pueden usar tres tipos para identificar a una persona u organización.
Uno de estos tipos es la firma electrónica cualificada mejorada, que desde el punto de vista legal es la versión más segura de las firmas de este tipo.
Dicha firma se crea utilizando herramientas criptográficas certificadas por el FSB.
Además, esta firma debe tener un documento especial -. Este último es emitido por una institución certificadora que ha superado el procedimiento de acreditación.
Es este documento el que puede garantizar que el . Una firma de tipo calificado es auténtica hasta que el tribunal decida lo contrario.
La necesidad y las áreas de uso de un EDS calificado se determinan al nivel de la legislación vigente. Por lo tanto, este tipo de herramienta se utiliza:
en el curso de la cooperación con organismos creados por ella misma. En primer lugar, estamos hablando del servicio de impuestos, el organismo que realiza el control financiero y otras instituciones estatales equivalentes.
Básicamente, se puede requerir una firma electrónica al enviar varios informes a las autoridades mencionadas;
- utilizar las capacidades de los portales de Internet que brindan servicios públicos.
- operando en Internet (estatal o comercial).
- En una relación laboral de carácter a distancia. El empleador y su empleado deben utilizar una firma electrónica cuando intercambien documentación por Internet.
Funciones de una autoridad de certificación a la hora de crear una firma digital cualificada
es producido por especialistas de la empresa certificadora, que también crean certificados de clave ES especiales y emiten estos documentos a los clientes.
Además, es una autoridad de certificación acreditada específica la que determina durante cuánto tiempo será válido el certificado emitido por ella.
Cuando el solicitante presenta la solicitud, los especialistas crean claves ES para él, incluidas las claves para verificar estas firmas. El organismo certificador está obligado a comunicar al cliente por escrito las normas específicas para el uso de los SE cualificados, así como los riesgos que puedan surgir al utilizarlos.
Los especialistas del centro también deberán informar al cliente sobre las medidas necesarias para garantizar la seguridad de dichas firmas.
Entre las funciones del centro de certificación también se incluye garantizar la máxima confidencialidad de las claves ES. Los especialistas de esta organización verifican ES calificados y aseguran la interacción de los clientes entre sí, así como las personas de confianza con el propio centro de gestión.
La celebración de un contrato de prestación de servicios por parte de una sociedad gestora acreditada es un contrato de carácter público.
Centros de emisión de certificado cualificado de firma electrónica
Únicamente aquellos centros que hayan superado el procedimiento de acreditación tienen derecho a emitir un certificado de firma electrónica cualificada.
Cabe señalar que este procedimiento se realiza exclusivamente de forma voluntaria. certificado de acreditación es de cinco años.
Este procedimiento se realiza solo si la organización tiene activos netos por un monto de al menos un millón de rublos.
Además, el centro deberá disponer de medios para la creación de firmas electrónicas, que hayan recibido la oportuna confirmación por parte del servicio de seguridad.
Finalmente, la empresa debe emplear al menos dos empleados que estén directamente involucrados en la creación y emisión de certificados de clave electrónica para los clientes.
¿Qué es un Certificado Cualificado de Firma de Tipo Electrónico?
Tal certificado es una especie de garantía de la autenticidad de un tipo calificado de ES. Este documento se crea utilizando las herramientas de la organización certificadora.
El certificado contiene información sobre su número (este número es único), el período de validez, el apellido, el nombre y el patronímico de la persona: el propietario del certificado (si el propietario es una organización, se indica su ubicación).
Además, el documento debe contener la clave para verificar el SE, los nombres exactos de las herramientas del SE, la ubicación del centro de certificación acreditado, así como las posibles restricciones en el uso del certificado, si las hubiere.
¿Qué se requiere para utilizar una firma digital electrónica cualificada?
Si el propietario desea firmar este o aquel papel oficial con una firma electrónica, debe tener lo siguiente:
- tecla EP,
- clave para verificar esta firma,
- certificado de firma electrónica cualificada,
- CIPF (es decir, un medio de protección de información criptográfica).
Cómo hacer una firma electrónica cualificada
¿Cómo hacer calificado? Para ello, deberá presentarse personalmente en la empresa certificadora. Para recibir servicios, el cliente debe llenar una solicitud especial.
Además, el solicitante de una firma debe presentar su pasaporte. Si la firma la recibe una persona jurídica, los documentos constitutivos se presentan en su nombre.
Si una persona recibe una firma, para participar en el comercio en línea, debe tener un extracto (en el original o una copia certificada por un notario) del organismo involucrado en el registro de personas jurídicas y empresarios individuales.
Además, este documento debe ser emitido al menos seis meses antes de la recepción de la firma.
Además, al solicitar una firma, debe presentar SNILS, así como un poder notarial para recibirlo si la clave individual es recopilada por un fideicomisario, y no por el propietario mismo.
Por regla general, en la mayoría de las empresas certificadoras, las firmas cualificadas se producen en un plazo no superior a dos días. Pasado este plazo, al titular del CEP se le proporciona una clave que incluye una secuencia única de determinados caracteres. Además, recibe una clave para verificar esta información.
Cómo utilizar una firma digital electrónica cualificada
Para garantizar la seguridad, el titular debe utilizar la firma únicamente en aquellas áreas que están directamente prescritas en el certificado adjunto.
Además, el propietario debe garantizar la confidencialidad de la clave. Puede conocer las reglas de confidencialidad de los empleados de la organización certificadora.
Si se ha violado la confidencialidad de la clave, el cliente deberá comunicarlo inmediatamente a los empleados de la empresa certificadora, así como a los demás participantes en la gestión del documento electrónico.
No debe utilizar una firma si el certificado para la misma ha sido revocado o su validez ha sido suspendida por cualquier motivo. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con el centro de emisión de certificados.
Así, una firma electrónica en su versión cualificada es una firma cuyo significado jurídico es igual a la fuerza jurídica de una firma manuscrita plasmada en papel.
Dichos accesorios se utilizan actualmente con éxito en la gestión de documentos electrónicos en muchas áreas de la actividad económica.
