Как называются приглашения на массовые мероприятия. Как составить официальное приглашение на мероприятие? Когда нужно отправлять письменное приглашение делового характера
Уважаемая (ФИО)! (Название организации) приглашает Вас принять непосредственное участие в работе конференции , которая состоится (дата) в (место проведения).
В рамках Конференции будут функционировать порядка 20 секций, а также ряд выставок и круглых столов. Съезд и регистрация участников состоится (дата, время и место регистрации участников).
Глубокоуважаемый (ФИО)!
С огромным удовольствием сообщаем Вам, что Оргкомитет Международной конференции по (тема конференции) наконец-то определился с местом и временем ее проведения. Как и предполагалось ранее, она состоится в Москве (дата проведения). Официальное название – (название конференции), что в полной мере соответствует сфере Ваших профессиональных интересов.
С учетом Ваших выдающихся заслуг в указанной области, мне поручено согласовать с Вами вероятность Вашего выступления в первый день на пленарном заседании с основным докладом. Кроме того, мы предлагаем Вам, в качестве основного докладчика также выступить и на заключительном заседании, со своей стороны оценив проделанную на Конференции работу.
Безусловно, Оргкомитет включит в программу все коллективные и индивидуальные сообщения и доклады, которые Вы посчитаете нужными на Конференции.
В ближайшее время я сообщу Вам более подробную информацию об организации проведения конференции.
В случае возникновения каких-либо вопросов, звоните мне по известному Вам телефону.
Я очень надеюсь в самом ближайшем будущем получить от Вас утвердительный ответ.
С дружеским приветом и наилучшими пожеланиями, (должность и ФИО).
(Название организации) приглашает прогрессивных производственных, политических и общественных деятелей принять участие в (название и дата проведения конференции), в дискуссиях и обсуждениях на круглых столах, оценить инновации, представленные на мастер-классах.
(Перечисляются темы конференции, мастер-классов и круглых столов).
Заявки на участие принимаются (дата, до которой принимаются заявки).
(Указывается место и время проведения конференции).
Приглашаем вас прийти к нам на конференцию!
Просим тему изложить, выявить тенденции
!
Будут здесь специалисты, будет много споров
И доклады обсуждаться в частных разговорах!
Вы заявки на участье присылайте нам.
Приглашенье принимайте, будем рады вам!
Приглашаем вас прийти на международную
Конференцию, что здесь – в городе пройдет!
В ней участие, коллеги – дело благородное!
Каждый тему по душе для себя найдет!
Присылайте нам заявку, оплатите взнос,
Регистрацию пройдите и решен вопрос!
Коллеги, приглашаем вас
На встречу-конференцию,
Что состоится здесь у нас,
Составит конкуренцию
Мероприятиям другим!
Давайте с вами поспешим
Участье в ней принять!
Вопросов множество решим,
Поможем вам понять
Всю ситуацию, что здесь
По области сложилась.
Приди, послушай, мненья взвесь,
Чтоб встреча получилась!
Уважаемые дамы, господа!
Приглашаем вас принять участие
В конференции и дать ответ сюда: (адрес, e-mail)
.
Ваш приход сочтем мы здесь за счастье!
На конференцию вас приглашаем!
Вы познакомитесь с опытом фирм!
Мы компетенцию здесь повышаем
И об успехе большом говорим!
Если вас всё это интересует,
То информация ниже дана.
И если что-то конкретно волнует,
По телефону звоните всегда!
Если что-то еще интересно
Позвоните, спросите у нас.
Мы расскажем все прямо и честно!
Будем рады увидеть мы вас!
Вас на конференцию приглашаем мы!
Будут здесь присутствовать лучшие умы!
К коим мы и вас также причисляем!
Приходите, друг! Мы вас приглашаем!
Конференция пройдет, состоится встреча!
Приглашаем мы и вас побывать на ней!
Уделите нам вниманье днем или под вечер,
А заявку на участье шлите за пять дней!
Письмо-приглашение – это вид делового послания-извещения. Зачем нужно письмо-приглашение, понятно из названия. Если вы проводите выставку, об этом надо как-то оповестить партнёров и прочих причастных, да ещё и замотивировать их посетить мероприятие. Давайте разберёмся, как сделать это правильно и корректно.
Что писать?
Письмо-приглашение на выставку должно приглашать на выставку. Всё, никаким другим целям оно не служит. Не нужно намекать на то, что вы хотите изменить условия сотрудничества с приглашённым, не стоит упоминать о каких-то других мероприятиях и вообще затрагивать любые вопросы, не относящиеся к делу.
Текст послания должен быть лаконичным. Не повествуйте о выставке слишком уж подробно – достаточно упомянуть самые важные моменты. Для чего организуется выставка, что там будет? Когда, где? Можно кратко упомянуть о том, что мероприятие посетит директор какой-нибудь авторитетной фирмы. Допустимо сказать пару слов насчёт открывающихся перед участниками выставки возможностях. Всё это легко умещается в 10–20 предложениях (а сам текст обычно занимает не больше половины Word-овской странички).
Укажите программу мероприятия, если она предусмотрена. В этом возникает необходимость при проведении, например, выставки-презентации. Но если на презентации будут рассказывать о десятке новых моделей, не перечисляйте их все – лучше ограничьтесь фразой вроде «будут представлены несколько новых линеек продукции».
Как писать?
Письмо-приглашение – это вполне официальное послание, и составляется оно по принципам написания деловых писем. Используйте стандартные обращения и выражения:
- приглашаем Вас (имеем честь пригласить Вас);
- разрешите (позвольте) пригласить Вас;
- мы будем (были бы) благодарны (признательны, обязаны), если Вы сможете (смогли бы) посетить выставку;
- просим Вас не отказать нам в любезности.
Приглашение можно разослать всем нужным адресатам разом, а можно заморочиться и написать персонифицированные письма. Это займёт больше времени, зато и отклик будет более тёплым. Если отправляете письмо конкретному человеку, используйте формулировку личного обращения: «Уважаемый(-ая, -ые)…,».
И не забывайте правила написания местоимения «Вы». При обращении к конкретной персоне пишите его с большой буквы, при массовой рассылке или обращении к нескольким лицам в одном письме – с маленькой.
Оформление и реквизиты
Можно написать приглашение на фирменном бланке, но это вовсе не обязательно. Вы вправе выбрать любой «носитель» – обычный лист для печати, картонную карточку, цветной бланк нестандартного формата… Смело используйте художественное оформление с декоративными элементами, если захотите. Узоры, рисунки, орнаменты – всё это допустимо. За счёт таких мелочей можно здорово увеличить привлекательность письма.
Список обязательных реквизитов стандартен:
- название вашей организации;
- основные сведения и справочные данные о ней (адрес, код и т.п.);
- ОГРН/ИНН;
- дата составления и регистрационный номер;
- наименование адресата (название фирмы или ФИО конкретного человека, либо то и другое сразу);
- подпись руководителя;
- отметка об исполнителе.
Образец письма-приглашения на выставку можно скачать здесь.
Как и другие послания-извещения, приглашение составляется по типовому шаблону:
- название и адрес вашей фирмы, другие необходимые реквизиты;
- контактные данные (телефон, электронная почта);
- обращение («Уважаемые господа!», «Уважаемый Владимир Петрович!»);
- само приглашение («Приглашаем вас принять участие в выставке «…», которая будет проходить по адресу…»);
- список организаторов («Организатором этого мероприятия выступает наша компания»);
- список ведущих («Свою продукцию представят фирмы «…» и «…»»);
- основная информация (чему посвящена выставка, какие вопросы будут обсуждаться, каких целей планируется достичь);
- дополнительная информация («Вы сможете извлечь существенную пользу из этого мероприятия, поскольку…»);
- ссылка на сайт, где можно зарегистрироваться, просмотреть более подробную информацию о мероприятии и т. д. (либо номер телефона, по которому можно обратиться за любыми разъяснениями);
- должность, ФИО и подпись руководителя;
- дата.
Не бойтесь при необходимости корректировать этот шаблон. Не случится ничего страшного, если вы употребите другие выражения (конечно, столь же корректные) или напишете письмо лёгким «неофициальным» языком. Организаторов и ведущих тоже можно не указывать. Кстати, некоторые оригиналы даже отправляют приглашения в стихотворной форме, но такой формат уже далеко не все воспримут как должное.
Пригласительное письмо можно продублировать в электронном виде, но велик шанс, что оно просто затеряется в почтовом ящике адресата среди спама и деловой переписки. Лучше использовать старый добрый «печатный» вариант.
Письмо-приглашение на выставку продукции
Уважаемые партнёры!
20 декабря 2015 года в г. Москва будет проходить крупнейшая выставка строительного оборудования.
Вот уже в течение пяти лет на этом мероприятии ежегодно собираются потребители, дистрибьюторы и производители беспилотных строительных дроидов.
Выставка «Робострой» – это замечательная возможность наладить деловые контакты, привлечь новых клиентов, найти надёжных партнёров. Как и прежде, на выставке будут открыты стенды участников из Германии, США, Японии и Нидерландов, предлагающих наиболее современные технические решения.
Для посещения выставки «Робострой» вам необходимо зарегистрироваться на сайте робострой.рф. Процедура оформления электронного приглашения проста и не отнимет у вас более двух минут.
Место проведения: г. Москва, ул. Пушкина, д. Колотушкина. Начало 20 декабря в 13:00. Будем рады видеть вас!
Письмо-приглашение на выставку-ярмарку
Уважаемый Александр Владимирович!
С 20 по 21 сентября 2015 года в г. Санкт-Петербург в культурно-выставочном центре «Евразия» пройдет выставка-ярмарка «Достижения народного хозяйства Ингерманландии».
Участниками выставки станут более 100 предприятий России и Эстонии, которые представляют машиностроительную, химическую, перерабатывающую, металло- и деревообрабатывающую, легкую, полиграфическую, пищевую отрасли промышленности, а также сельское хозяйство и сферу услуг. Гостей мероприятия ожидает ярмарка продуктов питания от местных производителей.
Выставка будет проходить 20 и 21 сентября с 10:00 до 20:00. Вход свободный. Мы будем признательны Вам за посещение этого мероприятия!
Письмо-приглашение на выставку-продажу
Дорогие друзья!
Приглашаем вас посетить выставку-продажу детских игрушек, которая пройдет с 14 по 16 октября 2015 года в г. Екатеринбург в ТЦ «Оранжевый» на Большой Садовой улице.
На выставке будут представлены предположительно от 15 до 20 российских, белорусских и европейских производителей детских игрушек. Участники продемонстрируют новые образцы своей продукции – от мягких игрушек до сложнейших моделей геликоптеров. Полагаем, что упоминать о выгодах участия в подобном мероприятии излишне.
Ваши приглашения уже отправлены по почте.
Часы работы выставки:
Дополнительную информацию вы можете узнать на официальном сайте выставки. Ждём вас!
Как видим, всё элементарно – просто используйте приведённые выше примеры писем-приглашений на выставку. И не забывайте отправлять письмо заранее, чтобы получатель сумел соотнести свои планы с мероприятием, на которое его приглашают. Если выставка будет проходить в течение одного дня, уведомить об этом партнёров можно за одну-две недели до начала. Если же мероприятие будет помпезным, масштабным и продолжительным (2–3 дня и больше), отправлять послание следует хотя бы за месяц.
Между компаниями или разными офисами одной компании часто фигурирует деловая переписка. В письме всегда можно сообщить информацию по заказу, уточнить детали, пригласить на встречу. В этом материале мы с вами разберемся в том, как правильно оформлять письмо-приглашение , образец которого вы сможете скачать внизу материала в формате word.
Письмо-приглашение – официальное письмо, которое отправляют адресату по случаю проведения какого-либо мероприятия, конференции, встречи. Письмо-приглашение можно оформить, с целью пригласить человека на собеседование, совещание. Многие компании используют устную форму передачи текстовой информации, а письмо-приглашение фигурирует, как дополнительное средство проявить внимание к адресату.
Как официальный документ письмо-приглашение имеет целый ряд преимуществ, рассмотрим их все по порядку.
- Благодаря такому письму можно проявить уважение к адресату.
- Наличие такого письма свидетельствуют о том, что он его получатель действительно приглашен на мероприятие и должен прибыть в установленный срок.
- Такое письмо можно отправить адресату в том случае, если нет возможности с ним связаться любым другим способом.
- Письмо-приглашение будет у получателя всегда перед глазами, и он не забудет о предстоящей встрече, например, если его пригласили участвовать в качестве докладчика на официальное мероприятие.
Отправить такое письмо-приглашение можно воспользовавшись услугами почты России или электронной почтой.
Предлагаем вам также скачать образцы запроса-напоминания, подтверждения, просьбы.
Как правильно написать письмо-приглашение на собеседование, встречу или совещание?
Любое официальное мероприятие предполагает активных и пассивных участников, которых необходимо пригласить заранее, отправив им письмо-приглашение. Имея на руках такое письмо, участники конференции, семинаров, встреч или совещаний смогут подготовиться и рационально спланировать свое время.
оформляется такой документ на фирменном бланке предприятия с контактными данными и реквизитами. В верхнем углу письма указываются личные данные адресата, при необходимости – название предприятия или компании.
Обращение к адресату пишется по центру, далее в свободном стиле излагается суть письма. Обязательно необходимо упомянуть мероприятие, на которое вы приглашаете адресата. Это может быть совещание или собеседование, собрание или встреча, конференция или дегустация и т.д. Обязательно необходимо указать название мероприятия и приложить программу, если они имеются.
Далее указывается дата проведения мероприятия и точное время. Место проведения мероприятий указывается в деталях. Кроме адреса необходимо указать точный номер дома, офиса, этаж и даже схему проезда, способы, которыми можно добраться до места встречи. В особенно сложных случаях необходим план здания, в котором расположен офис компании.
Завершить письмо-приглашение можно благодарностью адресату за проявленную внимательность к письму и его содержимому, уделенное время на изучение вложенных материалов. Автор подписывает письмо, при необходимости ставится печать.
Имея такое приглашение, адресат может ответить на него, подтвердить свое участие в мероприятии или отказаться, предъявив обоснованные доводы.
Скачать письмо-приглашение. Образец заполнения
Письмо #1:
Уважаемые коллеги!
Приглашаем Вас стать участниками научной конференции [название].
Тема [название] издавна привлекает внимание специалистов. На конференции мы хотели бы поговорить о [...]. И, конечно же, речь пойдет о [...].
Работу конференции планируется сопроводить выставкой предметов, иллюстрирующих рассматриваемые темы. Предполагается издание текстов докладов и каталога выставки.
Конференция состоится 12.08.2013 г. в деловом центре "Делопись.ру" ().
Заявки присылать до 10.08.2013 г .
С уважением,
Петр Петров
Письмо #2:
Уважаемый Иван Иванович
,
Приглашаем на международную конференцию [название].
Основные задачи конференции:
задача 1
задача 2
задача 3
В программе конференции:
мероприятие 1
мероприятие 2
мероприятие 3
Организационный взнос за участие в конференции составляет 37000 рублей, в т.ч. НДС 18 % (трансфер, обеды, кофе-брейки, канцелярские принадлежности).
Регламент работы конференции:
Регистрация с 8.00 до 9.00 часов.
Начало работы конференции в 9.00.
Место проведения конференции:
[Адрес]
Заявки на участие в конференции принимаются до 15.08.2013 года по форме на электронные адреса: или [адрес почты] или по факсу: [номер].
По организационным вопросам обращаться: [фамилия, имя контактного лица], тел.: [номер], электронный адрес: [адрес почты].
С уважением,
Петр Петров
Письмо #3:
Уважаемый Иван Иванович
,
ООО "Делопись.ру" и ООО "Новые технологии" проводят инновационную научно-практическую конференцию [название].
В ходе конференции планируется проанализировать ситуацию на рынке строительства индивидуального жилья, рассмотреть возникающие на нем тенденции, обсудить инновационные решения, предлагаемые для реализации в сфере индивидуального жилищного строительства, показать перспективы использования местных ресурсов для развития дешевого индивидуального жилищного строительства.
В работе конференции примут участие представители региональной исполнительной власти и муниципальных образований, сельскохозяйственных, строительных и проектных организаций, авторы инновационных разработок.
Участие в конференции бесплатно.
Конференция состоится 12.08.2013 года в г. Москве по адресу: ул. Льва Толстого, 15
Оргкомитет конференции: [телефон].
С уважением,
Петр Петров
Письмо #4:
Уважаемый Иван Иванович
,
Компания "Делопись.ру" приглашает Вас принять участие в конференции [название]. Конференция ориентирована на участие руководителей предприятий, главных инженеров, главных конструкторов и технологов, главных инженеров проектов, начальников отделов автоматизации проектирования и информационных технологий.
Место проведения: г. Москва, ул. Льва Толстого, 15 . Для участия необходимо зарегистрироваться на корпоративном сайте http://www.сайт/ .
С уважением,
Петр Петров
Письмо #5:
Уважаемые коллеги!
"Делопись.ру" рада пригласить Вас на конференцию [название], которая состоится 12.08.2013 г. в [место проведения].
На конференции будут рассмотрены общие концепции обеспечения информационной безопасности предприятия. Докладчики ознакомят участников с решениями в области систем безопасности с применением специализированного программного обеспечения, также будут представлены решения на базе специализированного оборудования.
Участие в конференции бесплатное, при обязательной предварительной регистрации. Зарегистрироваться Вы можете, заполнив заявку (во вложении) и выслав ее по адресу: .
Будем рады увидеть Вас на конференции!
С уважением,
Петр Петров
Письмо #6:
Уважаемый Иван Иванович
,
Уважаемые господа!
Приглашаем Вас посетить консультационно-практическую конференцию [название], которая пройдет с 12.08.2013 г. по 22.08.2013 г. в городе Москве на территории [место проведения].
Конференция ориентирована на руководителей предприятий, ТОП-менеджеров, IT-директоров средних и крупных торговых и производственных предприятий, на всех, кто интересуется методами совершенствования управления предприятием с помощью современных информационных технологий.
Цель конференции - показать, как информационные технологии могут помочь усовершенствовать управление предприятием, повысить прибыльность бизнеса, снизить издержки, увеличить оборачиваемость капитала и т.д. Все эти задачи непосредственно связаны с эффективной работой предприятия в условиях рыночной конкуренции.
На конференции Вы сможете познакомиться с опытом таких компаний как:
Компания 1
Компания 2
Компания 3
Для большей эффективности обмена информацией каждая учебная сессия предусматривает как лекционную, так и дискуссионную часть. Благодаря участию консультантов из разных компаний, Вы сможете получить несколько точек зрения на разрешение проблем управления предприятием, оценить их и сделать выводы о целесообразности применения тех или иных методик.
Обращаем Ваше внимание на то, что тематика конференции сконцентрирована на вопросах развития предприятия, поэтому наибольший эффект Вы сможете получить направив на нее специалистов, которые сегодня играют определяющую роль в преобразованиях Вашего предприятия.
Условия участия: [адрес страницы сайта]
Программа конференции: [адрес страницы сайта]
Краткие тезисы докладов: [адрес страницы сайта]
Более подробную информацию Вы можете узнать по тел.: [телефоны], или прислав запрос на .
С уважением,
Петр Петров
Письмо #7:
Уважаемый Иван Иванович
,
ООО "Делопись.ру" приглашает Вас посетить международную конференцию [название], которая пройдет с 12 по 18 августа текущего года.
В рамках конференции состоится обсуждение актуальных проблем, связанных с рынком недвижимости больших городов, а также будет рассмотрен ряд вопросов, касающихся внедрения новых технологий, которые позволят повысить эффективность и прибыльность работы всех участников рынка недвижимости.
Программа конференции рассчитана на два дня пленарных заседаний и тематических секций. Кроме того, один дополнительный день будет посвящен проведению бизнес-туров.
На конференции будут рассмотрены следующие вопросы:
- развитие градостроительства больших городов;
- особенности и технологии работы риэлтеров на рынке недвижимости;
- финансирование недвижимости и строительства;
- землепользование и утверждение строительной документации;
- законодательное регулирование рынка недвижимого имущества;
- привлечение иностранных инвестиций.
Участие в нашей конференции позволит Вам узнать о новейших тенденциях на рынке недвижимости, получить максимум полезной и актуальной информации. Кроме того, конференция предоставит Вам возможность продвигать собственные планы и идеи, а также расширить круг деловых контактов.
Более подробную информацию о конференции Вы можете узнать на официальном сайте http://www.сайт/ .
С уважением,
Петр Петров
