Порядок заполнения трудовых книжек. Заполнение трудовой книжки. Как заполнить эту страницу

1. Утвердить:

Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению N 1;

форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2;

форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.

2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:

от 2 августа 1985 г. N 252 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162";

Постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 г. N 201 "О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях";

пункт 2 Постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 г. N 332 "О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства";

Постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 г. N 412 "О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 (в редакции Постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252)".

Министр труда
и социального развития
Российской Федерации
А.П.ПОЧИНОК

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

1. Общие положения

1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

1.2. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

2. Заполнение сведений о работнике

2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. (в ред. Приказа Минтруда РФ от 31.10.2016 N 588н)

2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати). (в ред. Приказа Минтруда РФ от 31.10.2016 N 588н)

2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

3. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи; в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж". В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

4. Заполнение сведений о награждении

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

5. Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

5.1. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 г. определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

5.2. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен по собственному желанию, пункт 3

5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

5.4. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".

5.5. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации".

В связи с утратой силы Федерального закона от 31.07.95 N 119-ФЗ , следует руководствоваться принятым взамен Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ .

5.6. При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

6. Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

6.1. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п. 3.1 настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

6.2. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

7. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

7.1. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 - 6 настоящей Инструкции.

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Аргументированная полемика вокруг вопроса о необходимости отмены трудовых книжек ведется уже давно. Тем не менее воз и ныне там: книжка — по-прежнему основной документ о производственной деятельности и стаже работника. В статье — инструкция по заполнению трудовых книжек 2020 с примерами.

Обязанности работодателя

Все работодатели (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), в соответствии со статьей 66 ТК РФ , обязаны вести на каждого сотрудника, проработавшего у них более пяти дней, если эта деятельность является для сотрудника основной.

Где купить бланк

У работника нет необходимости в самостоятельной покупке бланка. Работодатель, в соответствии с пунктом 44 , обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков и . При выдаче соответствующего бланка работодатель взимает с сотрудника соответствующую плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение этих бланков, что установлено пунктом 47 .

Инструкция по ведению трудовых книжек (2020): законодательная база

Разъясняют и регламентируют администрирование Правила, утвержденные . В них прописаны общие вопросы порядка ведения, хранения, внесения изменений, исправлений, выдачи в том числе книжек.

Правила состоят из восьми разделов:

1. Общие положения.
2. Ведение трудовых книжек.
3. Внесение изменений и исправлений. Дубликат трудовой книжки.
4. Выдача трудовой книжки при увольнении.
5. Вкладыш.
6. Учет и хранение.
7. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек.
8. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей.

Каждый из разделов инструкции по заполнению трудовой книжки 2020 содержит соответствующие предписания по каждому из направлений. Порядок внесения записей в трудовые книжки установлен , которое содержит семь разделов.

Общие положения

Записи должны быть аккуратными, чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без каких-либо сокращений. Например, фамилию, имя и отчество необходимо писать полностью, написание фамилии с инициалами не допускается. Используются арабские цифры. Графы заполняются прописными буквами. Есть только одно исключение: при проставлении работником подписи на титульном листе можно написать полную фамилию печатными буквами, чтобы избежать путаницы и возможных вопросов.

Заполнение сведений о сотруднике

При заполнении трудовой книжки в первый раз на титульном листе должны быть указаны следующие данные:

• фамилия, имя, отчество работника;
• полная дата рождения;
• данные о полученном образовании;
• диплом специалиста (если имеется).

Раздел содержит информацию, на основании каких документов и в каком порядке вносятся сведения о владельце, в том числе при внесении изменений в персональных данных.

Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

При переходе сотрудника с одной занимаемой должности на другую соответствующая отметка должна быть проставлена в трудовой книжке. Важно отметить, что перевод считается законным, только если есть согласие самого сотрудника.

Существуют два типа переводов с одной должности на другую:

• внутренний, при этом работодатель остается прежним;
• внешний, контракт с текущим работодателем расторгается и заключается новый трудовой договор.

Также перевод может быть постоянным или временным, например при замещении временно отсутствующего сотрудника. В таком случае в третьей графе:

• при внешнем переводе указывают дату и номер приказа об увольнении из одной организации (полное название), дату и номер приказа о зачислении в другую организацию (полное название). Указание должностей необходимо в обоих случаях;
• при внутреннем переводе прописывают так: «переведен на должность» с указанием оной, названием отдела, если необходимо.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

Фактически положения данного раздела делятся на два подпункта: заполнение дубликата у прежнего работодателя и заполнение дубликата, если сотрудник до поступления в организацию трудился у другого работодателя.

Инструкция заполнения трудовых книжек 2020 также содержит форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и бланк Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Кто вносит сведения в трудовые

Образец записи в трудовой при переводе

Образец записи в трудовой при увольнении

Пример записи о приеме на работу с трудовой функцией «озеленение», указанной как конкретный вид работы

Вариант записи о приеме на работу с трудовой функцией «озеленение» без указания структурного подразделения

Пример записи при приеме на работу в отдел кадров на должность специалиста по кадровому делопроизводству в филиал организации

Вариант 1, когда филиал указывается в описании должности.

Вариант 2, название филиала указывается в названии организации.

Пример записи о назначении (избрании) генеральным директором

Образец 1. В качестве документа, на основании которого происходит прием на работу, указывается только протокол заседания.

Образец 2. В качестве документа, на основании которого происходит прием на работу, указываются протокол заседания и приказ.

Вносятся ли сведения о дисциплинарных взысканиях

Если работник потерял трудовую

Если книжка потерялась, ее можно восстановить, обратившись с заявлением к работодателю по последнему месту работы, который, по пункту 31 , обязан выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления.

Если банк просит копию трудовой

Как быть с совместителями

Инструкция по заполнению трудовой книжки гласит, что для всех совместителей соответствующие записи в книжку вносятся по их желанию. Для внешних совместителей на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (заверенная копия приказа о приеме на работу).

Если совместитель принес свою книжку

Если внешний совместитель не уволен с основного места своей работы и просит вас внести запись о работе по совместительству, ему следует вежливо отказать, сославшись на , по требованиям которой все записи вносятся по основному месту работы.

А если совместитель уволен с основного места работы

С точки зрения законодательства, внесение любой записи производится по основному месту деятельности, данное положение никак не обойти.

Внешнее совместительство, по и 282 ТК РФ , — это выполнение другой регулярно оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. не обязывает работодателя проверять, есть ли у внешнего совместителя основное место работы, равно как и не обязывает менять условия контракта при увольнении внешнего совместителя с основного места деятельности. Согласно статье 72 ТК РФ , изменение определенных сторонами условий договора допускается только по соглашению сторон.

Таким образом, если работодатель не хочет принимать внешнего совместителя на основную работу, запись будет сделана только после того, как внешний совместитель устроится на другое постоянное место.

Если работодатель решил изменить условия договора внешнего совместителя и оформил контракт с ним по основному месту работы, запись вносится как обычно.

Оформление вкладыша

Если все чистые страницы трудовой заполнены, последующая информация вносится на бланк вкладыша. Как правило, его вшивают в конец документа. А на титульном листе основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его номера и серии. Стоимость вкладыша оплачивается работником. Правила заполнения такие же, как и для основной трудовой:

1. Вкладыш заполняется работодателем.
2. Проставляется дата на титульнике.
3. Добавляются актуальные сведения, касающиеся трудящегося.
4. Запись заверяется личной подписью заполнившего ее лица и печатью.

Если произошло переименование организации-работодателя

Изменение названия организации не влечет за собой изменение условий труда работника. Но в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции, эта информация должна быть внесена в трудовую книжку. Порядок заполнения таков:

• графа 1 и графа 2 не заполняются;
• графа 3 — вносится информация об изменении названия организации, указывается прежнее и настоящее названия в полном и сокращенном видах;
• графа 4 — указываются дата и реквизиты документа-основания.

Трудовая книжка – документ, содержащий записи о месте трудоустройства лица, занимаемой должности и рабочем периоде.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Запись об увольнении производится в последний рабочий день. Текст заверяется подписью должностного лица – работника кадровой службы или руководителя и скрепляется печатью предприятия.

Нормативная база

Назначение записей трудовой книжки – подтверждение стажа для дальнейшего трудоустройства и предъявления личных данных территориальному органу ПФР при назначении пенсии.

При заполнении трудовой книжки ответственное лицо руководствуется нормативными документами:

• ТК РФ, ссылки на статьи которого вносятся в текст при увольнении.
• Инструкцией (Приказ Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003).
• Правилами ведения (Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003), (далее – Правила).

Ознакомиться с документами можно тут:

Трудовые книжки хранятся у работодателя с даты поступления на работу и до дня увольнения.

Запись, составленная неверно при , может лишить уволенного сотрудника возможности трудоустроиться.

Пострадавшее лицо имеет право в трехмесячный срок оспорить запись с требованием о компенсации простоя и морального вреда.

В случае отсутствия трудовой книжки у вновь принятого работника документ предоставляется работодателем за плату, равную сумме, затраченной на ее приобретение.

Предприятие первого места трудоустройства ответственно за заполнение титульного листа документа.

Заполнение трудовой книжки при увольнении (2015-2016)

Запись об увольнении лица осуществляется на основании приказа формы Т-8, изданного на предприятии и подписанного руководителем.

Право на внесение записи имеет ответственное лицо, уполномоченное на основании должностной инструкции или приказа.

Существует стандартная схема заполнения документа при расторжении договора:

• Графа 1 – хронологический номер.
• Графа 2 – число, месяц и год внесения записи (может отличаться от даты приказа).
• Графа 3 – текстовая часть с ссылкой на статью ТК РФ.
• Графа 4 – основание для увольнения – приказ предприятия с указанием даты и номера.

Кадровые работники используют образец 2020 заполнения трудовой книжки при увольнении, составленный согласно Правил.

Порядок и правила

При заполнении трудовой книжки соблюдаются общие правила:

• Запись вносится на свободной строке книжки.
• При заполнении используются темные чернила.
• Каждая новая запись сопровождается порядковым номером. Исключение составляют случаи внесения восстановительных записей.
• При указании дат документа используются арабские цифры. Для дней и месяцев предусмотрен двузначный формат, года – четырехзначный.

Ошибочная запись подлежит исправлению в форме внесения нового текста.

Образец записи и формулировки

При увольнении работника требуется точное указание статьи ТК РФ, на основании которой производится расторжение договора.

Текст формулировки зависит от причины или основания увольнения.

Образец наиболее распространенного текста: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой ст. 77 ТК РФ».

Пример:

Правильное указание статьи ТК РФ при внесении записи в трудовую книжку об увольнении имеет большое значение для сопутствующего документооборота.

Подписи

При заполнении книжки подписи ставятся только после окончательной записи работодателя, свидетельствующей об увольнении.

Перечень лиц, заверяющих подписями, указан в п. 35 Правил.

Под текстом, без пропуска строк, ставятся подписи:

• Кадрового работника , заполняющего книжку и ответственного за ее ведение или руководителя – представителя работодателя.
• Работника, с которым расторгается договор. Подписи должностных лиц расшифровываются с указанием фамилии и инициалов, например, – «Индивидуальный предприниматель Никитин А.А.»

Как ставится печать?

При внесении данных в книжку о трудоустройстве работника, его перемещениях записи не заверяются подписями и печатями.

Только запись, внесенная работодателем при увольнении работника, заверяется печатью работодателя. Оттиск ставится на свободное место, частично перекрывая текстовую часть записи в месте указания должностей ответственных лиц. Текст под оттиском должен легко читаться.

Данные печати должны с точностью соответствовать работодателю.

Если в компании произведена реорганизация, потребуется предварительно до увольнения произвести запись о внесенных корректировках данных компании.

Примерная формулировка текста: «ООО «Ромашка» переименована в ООО «Цветочник» с 15 октября 2020 года».

Пример такой записи:

Как отметить, что работник ознакомлен?

Порядок ознакомления лица следующий:

• Предъявление приказа предприятия о приеме на работу, перемещении, увольнении.
• Подтверждение ознакомления подписью, внесенной в приказ и личную карточку.
• Внесение подписи в трудовую книжку в последний рабочий день.

Для ознакомления под данными ответственного лица производится запись: «Работник Петров К.М.: (подпись)».

Дополнять подпись формулировкой «ознакомлен» не требуется, но внесение вспомогательного текста не является нарушением порядка ведения документа.

Внесение исправлений

Ошибочные записи, выявленные после их внесения, подлежат исправлению.

На действительность трудовой книжки наличие исправлений не влияет.

Если работодатель вносит исправительную правильную запись при увольнении, печать вносится повторно.

В каких случаях требуется изменение записи?

При заполнении трудовой книжки могут возникнуть необходимость внесения исправлений в случаях указания:

• Ошибочного текста титульного листа. Запись перечеркивается, рядом вносится правильный текст и основание изменений, указанное на обложке книжки.
• Неверного наименования предприятия. «Наименование предприятия указано неверно. Верное название: ООО «Измеритель».
• Неправильной формулировки текста – ошибки кадрового работника.
• Несоответствующей статьи при ее изменении в порядке оспаривания.

Как исправить?

Корректировке подлежит только текст неверного содержания.

Ошибочно внесенная неправильная запись не перечеркивается и остается в первоначальном виде. Ниже ответственное лицо указывает: «Запись за № 15 считать недействительной».

Примеры записей-исправлений:

При внесении неверной записи текста исправление производится с указанием порядкового номера.

Можно ли сделать после увольнения?

Своевременное исправление неверной записи – необходимость, позволяющая привести в соответствие документы, касающиеся трудоустройства.

Право на внесение изменений после увольнения имеют:

• Работодатель предыдущего места трудоустройства.
• Новое предприятие на основании документа, представленного с предыдущего предприятия.

Организация предоставляет выписку из приказа, на основании которого производится правильная запись.

Особенности аннулирования записи

Необходимость аннулирования записи возникает в связи с изменением рабочих обстоятельств — например, при отзыве работником в установленный срок, сделанного позже оформления трудовой книжки.

Отмена записи может быть при изменении даты увольнения.

При аннулировании записи кадровый работник указывает: «Запись за № 16 аннулирована на основании приказа № 25 от 12.01.2016г.».

Часто задаваемые вопросы

При заполнении трудовых книжек могут возникать ситуации с оформлением, не соответствующим установленным Правилам.

Работник может не иметь возможности проверить правильное заполнение и наличие записей при увольнении, если книжка была получена по почте.

Что делать, если выдали трудовую книжку без соответствующей записи?

При выявлении отсутствующих записей работник должен обратиться в бывшее место трудоустройства.

Если лицо не трудоустроено, текст в трудовую книжку вносит кадровый орган предприятия.

Промежуточный текст может внести кадровик нового места трудоустройства на основании выписки.

Кто может отменить или изменить запись, если организация ликвидирована?

При реорганизации предприятия, сделавшего неверную запись в трудовой книжке, исправление осуществляется организацией-правопреемником или новым работодателем.

Неверная запись ликвидированного ИП исправляется следующим работодателем.

Поздно заметил, что запись об увольнении пропущена. Что теперь делать?

При увольнении сотрудника текст в трудовой скрепляется подписями и приказом.

Если запись пропущена, необходимо обратиться в бывшее место трудоустройства для внесения полного блока с указанием названия предприятия, данных о приеме на работу и увольнения.

Запись об увольнении, внесенная в трудовую книжку, свидетельствует об основании расторжения договора.

Заключительная запись работодателя подтверждается подписью ответственного лица или руководителя и печатью предприятия.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Трудовая книжка — это отражение пути каждого работающего человека. Этот документ содержит всю его трудовую биографию: уровень полученного образования, квалификацию, профессиональный рост, отношение к трудовым обязанностям. Чтобы эти документы выполняли отведенную им роль, существуют строгие правила заполнения трудовых книжек 2016-2017.

Для чего существует трудовая книжка?

• Для фиксирования всех изменений в трудовой деятельности человека;
• для отражения данных о причинах увольнений и награждениях;
• для подтверждения трудового (при начислении пенсии) и страхового стажа (при начислении пособий по социальному страхованию).

И поэтому трудовая книжка требует ответственного отношения к себе как со стороны ее владельца, так и со стороны должностных лиц, обязанностью которых является оформление, ведение и хранение документа в соответствие с законодательством.

Летопись российского персонального трудового документа в видео :

Законодательство о трудовых книжках

Нормы оформления трудовых книжек регламентированы законодательными актами:

Как правильно составляется характеристика на работника, и кто на предприятии за это отвечает? Образцы готовых документов можно найти здесь: .

Каким работникам можно устанавливать ненормированный рабочий день, и как это правильно оформить, читайте в .

При подготовке к отчетности, передаче на проверку или для хранения требует сшить документацию организации. Как это сделать правильно, описано .

Правила оформления

Основные требования к заполнению трудовых книжек представлены в таблице:

Ответственные за ведение ТК

Работодатель ответственен за надлежащее ведение персональных трудовых книжек.

Руководитель организации внутренним приказом назначает уполномоченное лицо и делегирует ему обязанности, связанные с учетом, оформлением, ведением, хранением, выдачей персональных трудовых документов.

В случае ненадлежащего ведения ТК уполномоченное лицо, назначенное руководителем, привлекается к ответственности.

При проведении проверок приказы на назначение уполномоченного лица проверяются Гострудинспекцией.

Как должны храниться?

Для хранения трудовых документов сотрудников в организации отводится определенное место без доступа посторонних лиц. Чаще всего для этих целей используется железный шкаф, который закрывается на замок, или сейф, где размещаются в специальных лотках или ящиках ТК сотрудников.

Сведения о принятых, выданных трудовых книжках работников вносятся в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним . Это журнал оформляется, заполняется и ведется специалистом отдела кадров.

Оформление титульного листа

Как правильно оформить титульный лист, смотрите в видео:

Запись при приёме на работу

• Сначала во второй графе записывается наименование предприятия в полном и сокращенном варианте или проставляется штамп организации.
• В первой графе ставится порядковый номер записи.
• Во второй графе фиксируется дата приёма сотрудника.
• В третьей графе записывается, что сотрудник «Принят/принята в «название отдела» на «наименование должности/профессии».
• В четвертую графу следует записать номер, дату приказа.

Перевод

Если работник переводится из внешней организации , то сведения о переводе вносятся в ТК так:

1. Сначала записываются сведения об увольнении с места, где сотрудник ранее трудился.
2. Затем делается запись о приёме на новое место.

При внутреннем переводе сотрудника достаточно просто сделать запись о переводе на новое место работы следующим образом:

• поставьте номер записи в первой графе;
• во второй графе укажите дату перевода;
• в 3-й графе сделайте отметку о переводе;
• в четвертой графе укажите номер и точную дату приказа о переводе данного работника.

Увольнение

Запись об увольнении:

Последовательность операций при внесении отметок об устройстве на работу, переводе и увольнении по правилам заполнения трудовых книжек 2016-2017:

Если уволенный сотрудник не забрал по каким-либо причинам свою трудовую книжку, то работодатель уведомляет его о необходимости явиться для вручения ему трудового документа или дать согласие на пересылку документа по почте.

Совместительство

Оформление записей при работе по совместительству не является обязательным, но при желании сотрудника такая запись должна быть внесена. Для этого работнику следует подготовить копию трудового соглашения, заверенную директором компании, и заполнить заявление в свободной форме.

В документации предприятия не допустимы ошибки. Готовя приказ о назначении временно исполняющего обязанности, узнайте, .

Индивидуальный предприниматель (ИП) - это юридическое лицо или физическое? Разъясняем .

Аутсорсинг – это использование организацией или предпринимателем чужой рабочей силы или техники в целях получения прибыли. Когда и как выгодно использовать аутсорсинг: .

Ведение трудовой книжки ИП

Кадровый учет осуществляется индивидуальными предпринимателями на общих основаниях. Кроме того, индивидуальный предприниматель может воспользоваться и более упрощенной схемой внесения записей.

Запись о приёме на работу к индивидуальному предпринимателю:

1. Укажите полное наименование работодателя в третьей графе.
2. В первой графе поставьте номер записи.
3. Зафиксируйте дату приёма сотрудника в штат во второй графе.
4. В третью графу запишите данные о приёме сотрудника, укажите его должность.
5. Укажите номер, дату соответствующего приказа в четвертую графу.

Физические лица не имеют прав оформлять новые трудовые книжки или вносить какие-либо записи в уже существующие.

Ошибки

Если допущена ошибка, как ее можно исправить? Тут есть свои особенности. В зависимости от того, где сделана ошибка, исправления вносятся разными способами. Рассмотрим два случая.

• 
  1. Как внести исправления в сведениях о работе
• 
  2. Как внести исправления на титульном листе
  ТК

Нельзя делать исправления в разделах при помощи зачеркивания. Сначала нужно признать, что запись является недействительной, сделав соответствующую отметку. Далее вносятся корректные данные. Подробнее:

1. Запишите номер записи в 1-й графе.
2. Запишите дату, на которую запись была признана некорректной, во 2-й графе.
3. Сделайте отметку «Запись под №А недействительна» в 3-й графе.
4. Снова поставьте дату для указания новой корректной записи во 2-й графе.
5. Внесите новую запись в 3-ю графу.
6. Укажите номер, дату документа, на основании которого данные были скорректированы, в четвертой графе.

Исправить ошибку, допущенную при заполнении титульного листа, несложно. Неверные сведения зачеркните одной чертой и запишите корректные сведения. Далее сделайте отметку о документе, подтверждающем, что новые данные верны.

О правилах внесения изменений в трудовую книжку рассказывает видео:

Копия трудовой книжки

Правильно заверенная копия трудовой книжки считается документом, подтверждающим трудовую занятость человека.

Как заверить копию?

Дубликат

Дубликат - это повторно оформленный экземпляр трудовой книжки, который имеет равную юридическую силу с оригиналом. Дубликат оформляется и ведется в 2016-2017 году в соответствии с правилами и нормами заполнения, установленными для трудовых книжек.

Как получить дубликат

Если работник потерял ТК, то ему следует обратиться на последнее место работы и уведомить об этом работодателя, написав заявление о потере в свободной форме.

Специалист отдела кадров подготовит и выдаст дубликат документа в пятнадцатидневный срок.

Сведения, содержащиеся в дубликате ТК

1. Общий стаж работы до приёма в данную организацию. Стаж указывается суммарно.
2. Сведения о деятельности работника в этой организации.
3. Сведения о награждениях, поощрениях, полученных на последнем месте работы.

Дубликат может также быть выдан, если основной документ не пригоден к использованию, или, если есть судебное решение об его недействительности.

Вкладыш

Вкладыш в ТК заводится, когда в документе не остается места для внесения очередных записей.

Вкладыш считается законным продолжением документа и оформляется аналогично, однако вкладыш недействителен без ТК. Отметка о прикреплении вкладыша должна быть обязательно внесена в трудовую.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку, и образец оформления вкладыша смотрите в видео:

Если работодатель ценит своих сотрудников, то учет и ведение их персональных трудовых документов организовано на соответствующем уровне. Уважение к своим сотрудникам - это основа процветания и успеха бизнеса.

Каждый человек, выходящий на заслуженную пенсию, сталкивается с необходимостью подтверждения своего стажа. На территории Российской Федерации документом, подтверждающим периоды работы, является трудовая книжка. Однако само по себе ее наличие не гарантирует отсутствие претензий к записям, содержащимся в ней, со стороны Пенсионного фонда или иных организаций. Для минимизации подобных рисков рекомендуем воспользоваться образцом заполнения трудовой книжки в 2016 году.

Оформление трудовых отношений

Отношения, связанные с исполнением должностных обязанностей, возникают с момента заключения работодателем и физическим лицом трудового договора. Данный императив прямо следует из содержания статьи 16 ТК России .

При подписании указанного соглашения трудоустраивающийся гражданин должен представить предприятию следующие документы:

• общегражданский паспорт. Он может быть заменен иным документом, подтверждающим личность работника;
• трудовая книжка. Этот формуляр не представляется при первоначальном поступлении на работу, в этом случае его оформляет предприятие;
• свидетельство СНИЛС;
• диплом, сертификаты, иные бланки об образовании, навыках и квалификации работника;
• документы воинского учета.

Следует учитывать, что только правильное оформление трудовой книжки как при зачислении в штат, так и в случае переводов и увольнений, гарантирует отсутствие у ее владельца проблем при расчете пенсии или в случае подтверждения стажа работы.

Перевод работника

После совершения записи о трудоустройстве гражданина такой сотрудник может быть переведен.

В этом случае ниже информации о приеме на работу следует внести запись о переводе лица на новую должность. Заполнение соответствующих граф формуляра необходимо осуществлять с использованием того же алгоритма, что и в случае оформления трудовой книжки при приеме на работу. Нумерация всех сведений осуществляется в хронологическом порядке.

Отражение повышения разрядов, классов, квалификации владельца трудовой книжки совершается аналогичным способом.

Если сотрудник исполняет свои должностные обязанности на условиях внешнего совместительства, то он имеет право указать такую работу в своем документе, подтверждающем стаж.

Для реализации названного права такой гражданин должен обратиться к основному работодателю. Обязательным условием для отражения перечисленных сведений является наличие приказа. Правила заполнения и хранения трудовых книжек предоставляют возможность внесения таких записей в формуляры только текущим работодателям. Физические лица, не зарегистрированные в качестве предпринимателей, не обладают правом на внесение в формуляры каких-либо записей.

Из изложенного следует, что вносить сведения об увольнении совместителя должен текущий работодатель, а не предприятие, совершавшие запись о факте труда на условиях совмещения.

Вся указанная выше информация также вносится в хронологическом порядке.

Запись об увольнении

Описывая общий алгоритм совершения записей в трудовых книжках, следует особенное внимание уделить порядку отражения сведений об увольнении гражданина.

В отличие от оформления на работу при расторжении договора такая запись вносится в день увольнения. Согласно Правилам заполнения трудовых книжек в 2016 году внесение таких сведений ранее момента прекращения соответствующих отношений, а также после наступления указанных событий противоречит закону.

Вне зависимости от причин расторжения договора основания для увольнения следует указывать согласно формулировкам, содержащимся в Трудовом кодексе Российской Федерации. Иное повлечет признание соответствующей записи недействительной.

Раздел 5 Инструкции , введенной в действие Минтрудом Российской Федерации в Постановлении от 10.10.2003 N 69, содержит примеры внесения записей об увольнении по отдельным основаниям. По нашему мнению, по аналогии с образцами, содержащимися в правилах оформления трудовой книжки, следует совершать записи об увольнении по иным основаниям.

Нумерация указанных выше сведений осуществляется в хронологическом порядке.

Важной особенностью, характерной только для случаев прекращения исполнения сотрудниками своих должностных обязанностей, является необходимость удостоверения правильности сведений личной подписью работника. Данное предписание содержится в пункте 35 Правил , утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

В заключение необходимо отметить, что для ответа на вопрос, кто заполняет трудовую книжку, если нет кадровика, следует обратиться к формулировкам пункта 35 Правил. Указанным сотрудником является сам работодатель, то есть руководитель либо лицо, уполномоченное на совершение таких действий приказом или должностной инструкцией.

Работник, не наделенный надлежащими правами, не может вносить записи в трудовую книжку.

Главная » Полезное » Порядок заполнения трудовых книжек. Заполнение трудовой книжки. Как заполнить эту страницу