Управление на графика. Разработване на график на проекта Какво включва управлението на график на проекта?

Планирайте изравняване на ресурси

Мрежовият график с крайни срокове ще стане истински график само когато е гарантиран от наличието на ресурси. Ръководителят на проекта трябва да съгласува графици и ресурси, така че всички дейности по проекта да бъдат осигурени с достатъчно ресурси навреме. Но когато изравнявате ресурсите на графика, обикновено има едно от двете ограничения: или проектът е ограничен във времето (продължителността на дейностите не може да бъде удължена), или проектът е ограничен от ресурси.

Изкуството на ръководителя на проекта е да приоритизира проекта, да минимизира риска от забавяне на цялостния проект и да не надвишава ограниченията на ресурсите. В този случай е възможно да се проучат много опции с помощта на компютърни програми.

В програмите за планиране всяка операция може да следва един от двата принципа за изравняване на ресурсите:

Фиксирана продължителност, когато продължителността на работата остава постоянна, но предоставянето на това количество работа с присвоени ресурси ще се промени;

Фиксирано количество ресурси, където ресурсите се присвояват въз основа на тяхната наличност, т.е. Продължителността на работата ще варира в зависимост от наличието на определени ресурси.

По този начин, чрез намаляване на предлагането на ресурси за работа, нейната продължителност се увеличава, а чрез увеличаване на броя на ресурсите, нейната продължителност намалява.

Софтуерът за планиране ви позволява да присвоявате ресурси на дейности (работи) - в часове, дни или процент на заетост на ден. Обикновено изчислението се основава на 8-часов работен ден и 40-часов работна седмица. Компютърни програмипредоставят възможност за идентифициране на проблеми с ресурсите при създаване на график. Задължително условиее наличието на описание на необходимостта и наличието на ресурси на входа на разглеждания процес. В нашия проект, ако наема един човек със 100% дневна заетост, тогава хистограмата на натоварването на ресурсите ще изглежда както е показано на предишната фигура. Както можете да видите, в първата половина на графика има претоварване с ресурси. Тя може да бъде изравнена или чрез а) добавяне на ресурси, или б) увеличаване на периода на операциите, или в) намаляване на разходите за труд на операциите. В нашия случай е разумно да използвате последната опция за изравняване на ресурсите. Например претоварването на ресурсите може да бъде елиминирано чрез намаляване на разходите за труд на операциите, т.е. следната натовареност на един човек за операции: операция №1 - 100%, №2 - 50%, №3 - 50%, №4 - 50%, №6 - 100%, №7 - 100% %. 7.9

Времето е едно от трите ограничения на проекта. Поддържането на график на проекта - основния график - изисква усилия и определени действияна контрола.

Процес управление на графикае:

При регулиране на фактори, влияещи върху графика;

При анализ на отклонения, идентифициране на промени и действителни промени в графика, както документирани, така и чрез коригиращи въздействия върху участниците в проекта.

На входа на процеса на управление на графика имаме:

График на проекта;

Доклади за изпълнение;

Искания за промяна;

План за управление на графика.

На изхода:

Уточняване на графика, корекция на Плана на проекта;

Коригиращи действия.

Имайте предвид, че графикът е чувствителен към рискове, или по-точно към допълнителна работа, която причинява рискове. Следователно окончателният график се изготвя след подробно планиране на риска.

План за управление на графикаДокумент, който установява критериите и операциите за разработване и управление на график на проекта. Планът за управление на графика може да бъде официален или неформален, много подробен или обобщен, в зависимост от нуждите на проекта.

Какво представлява управлението на графика на проекта? По същество графикът на проекта се отразява в графика на проекта. Едно от първите действия при планиране на проект е изготвянето на йерархична работна структура (WBS или Work Breakdown Structure), от която впоследствие се получава работен график чрез задаване на продължителността на работата, връзката им, тяхното начало и край, както и като ангажираните ресурси.

Графикът на проекта предоставя „пътна карта“, карта, по която ръководителят на проекта трябва да навигира в своя проект. Тези. Графикът на проекта показва в кой момент от време, какви ресурси ще бъдат включени, върху каква работа и какви резултати ще бъдат предоставени. Управлението на графика на проекта включва всички действия за планиране, контрол и дори коригиране на графика. Графикът на проекта ви позволява да използвате ресурсите по най-ефективния начин, да ги привличате на датите, когато са необходими, и да ги освобождавате, когато нуждата от ресурси вече не е необходима. От финансова гледна точка компанията ще може да планира плащанията си чрез графика на проекта, което избягва такива негативни неща като парични разлики. В допълнение, графикът на проекта е включен в източниците за оценка по аналогия и е отличен източник за анализ на проекта. Когато създавате график на проекта, големите проекти използват различни стандарти. Например стандартът PMBoK. Институтът за управление на проекти PMI дори пусна „Практически стандарт за управление на график“. Създаването и управлението на график на проекта според стандарт е дълъг и труден процес, който може да включва такива действия като избор на методология за управление на графика, избор на инструменти и др. При малки проекти, разбира се, процесът на създаване и управление на график се различава в посока на опростяване, но все пак, като правило, не може да се нарече прост.В допълнение към ръководителя на проекта, екипа на проекта, клиента и спонсорът на проекта също трябва да участва в процеса на създаване и управление на графика. Ако фирмата има проектен офис(офис за управление на проекти) той може да ви помогне. Необходимо е внимателно да се прецени продължителността на определени операции. Координирайте със собствениците на ресурси тяхната наличност, с различни финансови отдели на компанията, извършвайки плащания на определени дати.

Графикът на проекта трябва да бъде реалистичен. Нереалистичният график на проекта е грешка, която често правят новите ръководители на проекти. Някои се опитват да определят минимални срокове, докато други, напротив, лежат в твърде големи резерви от време и ресурси. И двете са лоши. Ако първоначално зададете срокове, които не можете да спазите, това или ще доведе до факта, че още в началото на проекта ще бъдете принудени да коригирате графика (и възникват допълнителни рискове), или веднага ще изпитате изоставане от плана , и следователно, извънкласна работа , стрес и т.н. Ако сте включили твърде много резерв в графика си, най-вероятно няма да можете да го обясните на ръководството по разумен начин и помислете за екипа, какво ще правят в свободното си време? Е, ефективността на вашия проект в сравнение с подобни, уви, ще бъде ниска. И така, за да обобщим: 1. Когато създавате и по-нататъшно управлявате график на проекта, е необходимо да разберете целите, за които се създава графикът на проекта. 2. Преди да започнете да създавате график, опитайте се да определите как точно ще го създадете (дали ще използвате определена техника, какъв инструмент ще използвате и т.н.). 3. Включете екипа на проекта, клиента, спонсора на проекта и други заинтересовани страни, за да създадете графика на проекта. 4. Графикът на проекта трябва да бъде реалистичен!

Тема 4. Управление на времето на проекта (Управление на времето) 4.1. Етапи на управление на времето на проекта 4.2. План за управление на графика на проекта 4.3. Разработване на график на проекта (план на график) с помощта на метода на критичния път © Kokodey T. A.,

Подсистеми/области на знания за управление на проекта Управление на обхвата на проекта Управление на времето на проекта Управление на разходите на проекта Управление на персонала на проекта Управление на изпълнението на проекта Управление на риска на проекта Управление на комуникацията на проекта Управление на качеството на проекта Управление на заинтересованите страни Управление на интеграцията на проекта Етапи (фази) на управление на проекта 1. Процес Иницииране на проекта 2. Процеси на планиране на проекта 3. Процес на организация на изпълнението на проекта 4. Процес на контрол на изпълнението на проекта 5. Процес на завършване на проекта Управление на времето на проекта - Процеси за определяне и контролиране кога работата по проекта, включена в структурата на разбивката на работата (WBS), ще бъде завършена за навременно завършване на проекта

Пълна таблица от PMBoK, пето издание 2013 г. mooc/lesson01/story_content/external_files/PMB OK5_Tab_3-1.jpg

Превод: Процеси (етапи): Започване Планиране Изпълнение Мониторинг и контрол Приключване - - Изготвяне на план за управление на графика - Определяне на състава на работата на най-ниското ниво на WBS йерархията (WBS) - Определяне на последователността на работата (зависимостите между тях) - Оценка на видовете и количествата работни ресурси - Оценка на продължителността на работа - Разработване на график на проекта - - Контрол на графика (анализ на отклонения по срокове и корекции): определяне на текущото състояние на графика, идентифициране на факти за промени в графика, управление промени, когато настъпят - Управление на сроковете на проекта Планиране на срокове

Процесът на разработване на график в съответствие с руския GOST R Целта на процеса: определяне на началната и крайната дата на проекта, ключови събития, етапи и проекта като цяло. Резултати от процеса: - определят се връзките между проектните дейности; - оценена е продължителността на проекта; - определен и одобрен е график за привличане на ресурси, необходими за изпълнение на проекта в срок; - графикът на проекта е определен и документиран; - основно одобрено календарен планпроект.

1. Подробна йерархична структура на работата WBS (с маркирани работи, които ще бъдат използвани при съставянето на графика. Вижте примера на слайд 7) 2. Таблица на продължителността и работните зависимости 3. Изчислена мрежова диаграма (диаграма на приоритет) с намерения критичен път 4. График на проекта (основен график): Диаграма на Гант 5. График на ресурсите (ресурсите трябва да бъдат присвоени на всички дейности в графика) 6. План за контрол на графика (как ще се контролира графикът на проекта и как ще се правят промени)

Проектът като цяло Създаване на резултат 1 Работен пакет 1.1 Работа 1.1.1 Работен пакет 1.2 Създаване на резултат 2 Работен пакет 2.1 Работен пакет 2.2 Работа 2.2.1Работа Работи на най-ниското ниво на йерархията на WBS (WBS) Подробна йерархична структура на работата (WBS )

Графикът на проекта (календарният план) е планираните дати за завършване на работата и основните етапи на проекта. Етап 1. Определяне на последователността на дейностите на най-ниското ниво на йерархията от работната йерархична структура (WBS) и оценка на тяхната продължителност. Пример: Организаторите на поп концерт ви предложиха да организирате изграждането на сцена за представления на централния площад на града. Нека определим състава, продължителността и последователността на работа по този проект:

Етап 2. Нека изградим мрежова диаграма на проекта (Network Diagram), която отразява последователността на работата, извършваме нейното изчисление и определяме критичния път. Нека използваме вида на мрежовата диаграма - „Метод на диаграмиране на приоритет“ (PDM), в който правоъгълниците показват работата на проекта, а стрелките показват връзките между работите. Нека въведем обозначението: Критичният път на мрежовия график - най-дългият от началото до края на графика - определя минималното време, необходимо за изпълнение на проекта. Задачите с критичен път нямат застой (R=0) - те не могат да бъдат отложени или „забавени“, в противен случай продължителността на целия проект ще се увеличи.

Нека да отразим на мрежовата диаграма последователността на проектните дейности (като вземем предвид техните предшественици) и да посочим техния брой и продължителност Задачи 1 и 2 нямат предшественици, те могат да започнат едновременно, последвани от задача 3, която е предшественик на задачи 4 , 5 и 6, които се изпълняват паралелно. Те от своя страна са предшественици на последната задача 7. Нека изградим мрежова графика:

За всяка работа изчисляваме параметрите ES (ранен старт) и EF (ранен край), като се движим по графика от началото до края на проекта. ES за паралелни задачи 1 и 2 е 1, защото проектът започва на ден 1. ES + „Продължителност“ -1 = EF За работа 1 изчисляваме EF: =20 Тоест, започвайки сутринта на 1-вия ден, работа 1 продължава 20 дни и завършва в края на 20-ия ден. Най-ранната работа 3, която може да започне (ES) е в началото на 21-ия ден, т.к има два предшественика (1 и 2), последният от които завършва най-рано в края на 20-ия ден. За работа 3 изчисляваме EF: =40. По подобен начин продължаваме да изчисляваме ES и EF за всяко задание до края на мрежовата диаграма. Нека изчислим мрежовата диаграма:

За всяка работа изчисляваме параметрите LS (късен старт) и LF (късен край), като се движим по графика от края към началото на проекта. За последната работа 7: EF=LF=52 (има само една крайна дата за проекта - в края на 52-ия ден). LF- „Продължителност“+1 = LS За работа 7 изчисляваме LS: =51 Дефинираме LF за задачи 4, 5 и 6: те трябва да завършат най-късно в края на 50-ия ден, така че техният приемник (работа 7) може да започне (най-късно по-късно) в началото на 51-ия ден. Нека изчислим LS за работа 4: =46. По същия начин за задачи 5 и 6. За да получите LF за работа 3, изберете най-малката от стойностите на LS на нейните наследници (работи 4, 5 и 6) и извадете „1“. Тоест 41-1=40 Продължаваме подобни изчисления до началото на проекта.

За всяка работа изчисляваме пълното време на застой (R), като използваме формулата: R=LS-ES=LF-EF След това определяме критичния път от работите с нулева застой (R=0): Дължината на критичния път или срокът за изпълнение на проекта е = 52 дни. По време на изпълнението на проекта е необходимо да се следи завършването на тези работи точно навреме, тъй като тяхното забавяне или „забавяне“ на изпълнението ще доведе до увеличаване на продължителността на целия проект. В същото време, например, работа 2, която не е на критичния път, може да бъде забавена с 10 дни или да бъде изпълнена по-дълго с 10 дни. Ако трябва да съкратите периода на изпълнение на проекта, е необходимо да намалите продължителността на работата по критичния път, например чрез привличане на допълнителни трудови ресурсида ги изпълняват. Нека дефинираме критичния път:

Този метод взема предвид вероятностна оценка на продължителността на работа. За всяка работа експертите дават оценки на продължителността: 1. Те ​​разграничават оптимистична, песимистична и очаквана продължителност. 2. Продължителността се въвежда в диаграмата на мрежата, която взема предвид всички оценки и се изчислява по формулата (коефициентите могат да се променят): Продължителност = (Оптимистично + Очаквано * 4 + Песимистично) / 6 Като алтернатива можете да използвате PERT метод (Техника за оценка и преглед на програмата): Методи мрежово планиранеработи Метод на критичния път (можете точно да определите продължителността на работата или да използвате PERT оценки) PERT (несигурност на продължителността на работа, използват се експертни оценки)

Етап 3. Изграждането на диаграма на Гант е „надстройка“ над мрежовата диаграма, която позволява визуално представяне на календарния план (график) на проекта. 1-ви ден 21-ви 41-ви 51-ви резерв 10 дни В диаграмата на Гант дейностите са обозначени с ленти, ориентирани по времевата ос (червените са дейности по критичния път), а връзките между тях са обозначени със стрелки. Дължината на лентата показва продължителността на съответната работа. Вертикалната ос на диаграмата е списъкът на произведенията. Освен това на диаграмата в скоби могат да бъдат маркирани пакети и блокове работа (обобщени задачи), етикети на ключови събития от графика (крайни етапи), ресурси, присвоени за работа и т. н. В допълнение към диаграмата на Гант можете да представите графика под формата на календарна мрежова диаграма, в която сроковете за завършване на работата са фиксирани в календарни дати

Етап 4. Определяне на потребностите от ресурси Необходимо е да се присвоят необходимите ресурси (човешки и материални) за всяко работно място, т.е. съставяне на план за ресурсите на проекта. Тези. определят кой ще изпълнява определени работи или етапи от работа, както и какво се изисква Консумативи, суровини, машини, оборудване, транспорт и др. Етап 5. Изчисляване на разходите и труда за проекта Определяне на цената на включените ресурси Етап 6. Полученият работен график се анализира и изчисляването на графика се повтаря с промени в характеристиките на работата, назначаване на нови ресурси и т.н. Календар мрежов график

Какво представлява управлението на графика на проекта? По същество графикът на проекта се отразява в графика на проекта. Едно от първите действия при планиране на проект е изготвянето на йерархична работна структура (WBS или Work Breakdown Structure), от която впоследствие се получава работен график чрез задаване на продължителността на работата, тяхната връзка, тяхното начало и край, както и като ангажираните ресурси.

Графикът на проекта предоставя „пътна карта“, карта, по която ръководителят на проекта трябва да навигира в своя проект. Тези. Графикът на проекта показва в кой момент от време, какви ресурси ще бъдат включени, върху каква работа и какви резултати ще бъдат предоставени. Управлението на графика на проекта включва всички дейности по планиране, контрол и дори коригиране на графика. Графикът на проекта е този, който позволява да се използват най-много ресурси ефективен начин, привличайте ги на датите, когато са необходими и ги освобождавайте, когато нуждата от ресурси изчезне. От финансова гледна точка компанията ще може да планира плащанията си чрез графика на проекта, което избягва такива негативни неща като парични разлики. В допълнение, графикът на проекта е включен в източниците за оценка по аналогия и е отличен източник за анализ на проекта.

Когато създавате график на проекта, големите проекти използват различни стандарти. Например стандартът PMBoK. Институтът за управление на проекти PMI дори пусна „Практически стандарт за управление на график“. Създаването и управлението на график на проекта според стандарт е дълъг и труден процес, който може да включва такива действия като избор на методология за управление на графика, избор на инструменти и др. При малки проекти, разбира се, процесът на създаване и управление на график се различава в посока на опростяване, но все пак, като правило, не може да се нарече прост.

В допълнение към ръководителя на проекта, процесът на създаване и управление на график трябва да включва екипа на проекта, клиента и спонсора на проекта. Ако компанията има проектен офис (офис за управление на проекти), тя може да ви помогне. Необходимо е внимателно да се прецени продължителността на определени операции. Координирайте със собствениците на ресурси тяхната наличност, с различни финансови отдели на компанията, извършвайки плащания на определени дати.

Графикът на проекта трябва да бъде реалистичен. Нереалистичният график на проекта е грешка, която често правят новите ръководители на проекти. Някои се опитват да определят минимални срокове, докато други, напротив, лежат в твърде големи резерви от време и ресурси. И двете са лоши. Ако първоначално зададете срокове, които не можете да спазите, това или ще доведе до факта, че още в началото на проекта ще бъдете принудени да коригирате графика (и възникват допълнителни рискове), или веднага ще изпитате изоставане от плана , и следователно, извънкласна работа , стрес и т.н. Ако сте включили твърде много резерв в графика си, най-вероятно няма да можете да го обясните на ръководството по разумен начин и помислете за екипа, какво ще правят в свободното си време? Е, ефективността на вашия проект в сравнение с подобни, уви, ще бъде ниска.

И така, да обобщим:
1. Когато създавате и по-нататъшно управлявате график на проекта, е необходимо да разберете целите, за които се създава графикът на проекта.
2. Преди да започнете да създавате график, опитайте се да определите как точно ще го създадете (дали ще използвате определена техника, какъв инструмент ще използвате и т.н.).
3. Включете екипа на проекта, клиента, спонсора на проекта и други заинтересовани страни, за да създадете графика на проекта.
4. Графикът на проекта трябва да бъде реалистичен!

В бъдещи статии ще се опитам да опиша подробно някои от процедурите за създаване на график, както и да подчертая други процеси за управление на графика на проекта.

Успешни проекти за вас!

Управлението на графика е свързано с определяне на текущото състояние на графика на проекта, влияние върху факторите, които създават промени в графика, идентифициране на фактите за промени в графика на проекта и управление на промените. Управлението на графика се счита за част от процеса общо управлениепромени.

Входящи данни в процеса на управление на графика

План за управление на графикасъдържа план за управление на графика, който определя как графикът на проекта ще бъде контролиран и управляван.

Основен план-графикБазовата линия на графика е компонент на плана за управление на проекта и основата за измерване и отчитане на изпълнението на графика в рамките на базовата линия на изпълнение.

Доклади за изпълнение на задачитепредоставя информация за изпълнението на графика

Одобрени заявки за промянаизползва актуализации на базовата линия на графика и други компоненти на плана

Инструменти и техники за управление на графика

Отчитане на напредъка на проектавключва действителните дати за начало и завършване и оставащата продължителност на незавършените планирани дейности. Когато се използва методологията на спечелената стойност, отчитането може да включва процента на изпълнение на текущите планирани дейности. За да се опрости изготвянето на периодични отчети за напредъка на проекта, е удобно да се използват стандартни формуляри - шаблони. Пример за шаблон на формуляр за отчет е показан на Фигура 5.12.

Фиг.5.12.Шаблон на формуляр за отчет за напредъка на проекта

Система за управление на промените в графикаСистемата за контрол на промените в графика определя как се променя графикът на проекта и включва управление на документи, системи за проследяване и нива на оторизация, необходими за разрешаване на промени като част от цялостния процес на контрол на промените.

Измерване на резултатитеМетодите за измерване на производителността произвеждат отклонение в графика и индекс на изпълнение на графика, които се използват за оценка на големината на всякакви отклонения от графика, които възникват.

Анализ на отклонениетоКлючова функция на управлението на графика е извършването на анализ на отклоненията в графика. Сравняването на целевите дати за начало и завършване с действителните/прогнозирани дати предоставя информация за предприемане на коригиращи действия в случай на закъснения.

Сравнителни графики.За да се опрости анализа на изпълнението на графика, е удобно да се използва сравнителна лентова диаграма, която има две ленти за всяка планирана операция - текущото състояние и състоянието на одобрения базов график. Диаграмата ясно показва къде графикът изпреварва плана и къде изостава.

У дома » Инвестиции » Управление на графика. Разработване на график на проекта Какво включва управлението на график на проекта?