Жалко е да изпратим копие. Полезни фрази за бизнес кореспонденция. Добавяне на адрес на получател
В Microsoft Outlook можете да укажете, че за всички съобщения, които изпращате, автоматично Bcc (Bcc) ще бъде изпратено до други списъци за разпространение или потребители.
Един сценарий, при който това правило е полезно, е когато отговаряте на всички членове на групата, за да отговорите на входящи съобщения електронна поща, като център за техническа поддръжка. Когато един член на групата отговори на съобщение, другите членове на групата автоматично получават копие от отговора, поддържайки всички изходящи съобщения актуални.
клиентски правила
Създайте правило
Сега, всеки път, когато изпратите съобщение, било то ново съобщение, препращане на съобщение или отговор, хората или групите, които са посочени в правилото, ще бъдат автоматично добавени като получатели на копие. Имената на хора или групи не се показват в реда Cc на новото съобщение, но тези имена ще се показват на всички получатели на съобщението.
Деактивиране на правило
В изгледа Mail, в раздела У домащракнете върху бутона правила > Управление на правила и сигнали.
В раздела в раздела правило
Щракнете върху бутона Добре.
Правила и сигнали.
съвет:За повече информация как бързо да деактивирате това правило за отделни съобщения, вижте следващия раздел ("").
Използвайте категория, за да деактивирате автоматичната CC за отделни съобщения
Ако искате гъвкавостта да изключите автоматичните нови правила за копиране въз основа на едно съобщение, без да се налага да навигирате в диалоговия прозорец правила и сигнали, можете да използвате функцията за категории в Outlook, заедно с правило.
съвет:
Първо, трябва да създадете правило за автоматично изпращане на скрито копие (CC) за всички имейл съобщения, които изпращате.
Това специфично правило се нарича клиентски правила. Клиентските правила се изпълняват само на компютъра, на който са създадени, и се изпълняват само ако Outlook работи. Ако изпратите имейл, като използвате имейл акаунт на друг компютър, правилото няма да се изпълни от този компютър, така че да бъде генерирано на този компютър. Същото правило трябва да бъде създадено на всеки компютър, който планира да го използва.
Създайте правило
Сега всеки път, когато изпратите съобщение, било то ново съобщение, препращане на съобщение или отговор, хората или списъците за разпространение, посочени в правилото, ще бъдат автоматично добавени като получатели на копие. Имената на хората или списъците за разпространение не се появяват в реда Cc на новото съобщение, но тези имена ще се показват на всеки, който получи съобщението.
Деактивиране на правило
За да предотвратите автоматично изпращане на копие, първо трябва да деактивирате правилото.
В Поща в менюто Обслужванещракнете върху бутона Правила и сигнали.
В раздела Правила за имейлВ глава правилопремахнете отметката от квадратчето, съответстващо на създаденото от вас правило.
Щракнете върху бутона Добре.
Вече можете да изпратите съобщение, без автоматично да изпращате копие до други хора или пощенски списъци. Правилото ще бъде неактивно, докато не бъде активирано отново в диалоговия прозорец Правила и сигнали.
съвет:
Използвайте категория, за да деактивирате автоматичната CC за отделни съобщения
Ако искате да деактивирате новото правило за автоматично изпращане на CC за отделни съобщения, без да извиквате диалоговия прозорец Правила и сигнали, можете да зададете правилото на категория, която е налична в Office Outlook 2007.
Променете правилото, което сте създали по-рано, така че когато добавите указаната категория към съобщение, правилото да не изпраща автоматично копие.
Всеки път, когато искате да деактивирате правилото за автоматично копие за съобщение, приложете категория към него.
съвет:Можете да използвате клавишна комбинация, ако сте я посочили при създаването на категорията.
Когато изпращате съобщение, правилото за автоматично копиране няма да се прилага.
Писмото с въпрос е един от най-често срещаните видове официална кореспонденция по имейл. Въпреки своята простота, въпросните писма създават много трудности както за подателя, така и за получателя.
Грешки при писане на писма с въпроси
1. Въпрос, увиснал във въздуха.
Проблемът с този въпрос е, че се задава на неизвестен човек, с каква цел и във връзка с какво.
Например: „Ще приемете ли тричленно семейство?“ Това беше първото писмо. Дори адресатът на това писмо не можа да отговори адекватно на това писмо с въпрос. Факт е, че преди известно време адресатът публикува реклама на няколко ресурса, че работодателят е готов да осигури работа по специалността си с предоставяне на жилище. Имаше различни условия за различните свободни места. Когато месец по-късно пристигне писмо с такъв въпрос без преамбюл, вие дори не искате да отговорите. Защо такъв служител? Дори и да е гений в своята област, в писмото си той се показа в най-лошия си вид.
2. Въпрос, натоварен с ненужни подробности.
Ако задавате въпрос в контекста на предишна кореспонденция, тогава в тялото на писмото е достатъчно да се обърнете към предишното писмо, а не да го натоварвате с ненужни подробности.
Например: „Казахте, че можете да направите превод от разстояние. Можете да изпратите и електронно копие. И те ми казаха, че... Колко струва нотариално заверен превод на акт за раждане или брак от украински на руски?“ В този случай беше възможно да се мине с едно изречение или фраза: „Вие казахте, че е възможно да се направи превод от разстояние. Колко струва нотариално заверен превод на акт за раждане или брак от украински на руски?“
3.Въпрос, изваден от контекста на предишна кореспонденция.
Много често работният процес изисква различни пояснения, уточнения и решения на възникнали по пътя проблеми. В такива случаи се използват уточняващи въпроси. Но се случва някои хора да задават такива въпроси всеки път в ново писмо, без да запазват историята на кореспонденцията. Това значително усложнява процеса на отговор и живота на получателя. Всеки път е принуден да рови из пощенската си кутия и да търси предишни писма и отговорите си на тях. Пазете предишна кореспонденция по всеки проект или проблем.
Как да напиша правилно писмо с въпрос?
1. Обърнете се към получателя по име.Ако писмото е адресирано до екип, свържете се с отговорното лице.
Уважаеми Сергей Анатолиевич!
2. Задайте контекста. Каква беше причината за писането и защо се обръщате точно към адресата?
По време на личната ни среща обсъдихме възможните теми за изданието за Деня на победата и се спряхме житейски историиветерани.
3. Посочете проблема.Накратко формулирайте същността на проблема.
Въпреки това, по време на лична комуникация успях да събера интересен материал от спомените на децата от войната.
4. Задайте въпрос.Формулирайте го възможно най-кратко и ясно. Колкото по-добре е формулиран въпросът, толкова по-точен ще бъде отговорът.
Може ли в броя да включим статия за децата на войната?
5. Благодаря ви за помощта.
Ще съм ви благодарен за бърз отговор.
| - | ||
 |
- | Изпращане на стотици търговски предложения, молби и други бизнес писма всеки ден, но не постигате желания резултат с вашето съобщение? Не знаете как ненатрапчиво и учтиво да напомните на получателя за неговите задължения? Тогава онлайн обучението със сигурност ще ви помогне „Умения бизнес писмо» ! Можете да го вземете по всяко удобно време от |
Изненадващо, много хора, когато трябва да изпратят имейл до няколко души наведнъж, просто изброяват адресите в полето „До“, това е нормално, когато този имейл е адресиран до вашите колеги или приятели, но когато изпращате писма до група на клиенти, по този начин вие показвате на всички адресите на други получатели, като по същество разкривате вашата адресна база.
Всичко, което вашите клиенти трябва да направят, е да препратят това писмо на вашия конкурент и вашите контакти веднага ще изтекат.
Странно е, но много далеч не глупави хора са изненадани да научат, че ако трябва да изпратите писмо до много получатели, така че да не знаят един за друг, тогава има поле „Bcc“ за това.
Например за mail.ru ще изглежда така:
И така още веднъж накратко:посочи адресите в „до“ - всеки може да види на кого сте изпратили писмата, посочени в „сляпо копие“ - всеки смята, че писмото е само за него.
И всеки получател ще получи писмо, където в полето „до“ ще има само адреса му . За други програми, ако не можете да намерите къде да BCC, помолете някой да ви покаже. Друг малък момент, трябва да посочите един адрес в полето „до“; повечето програми или пощенски сървъри няма да ви позволят да изпратите писмо без този параметър.
И така кога ние говорим заза изпращане на оферти, новини до група ваши клиенти - тук практиката за използване на сляпо копие е недвусмислена, трябва да скриете вашата адресна база. Интересен момент относно изпращането на писмо до вашите колеги, тук се препоръчва да действате според ситуацията, например изпращане на писмо с искане за изпращане на предложения (например за подобряване на обслужването на клиентите) и ако всеки колега вижда това друго хората са получили едно и също писмо, тогава най-вероятно няма да отговорят - ще разчитат на други, което означава, че трябва да използвате скрито копие. Ако тази заповед бъде изпълнена, тогава, например, посочването на шефа на вашия колега просто ще направи чудеса и вашата поръчка ще бъде изпълнена.
Отделен е въпросът с доставчиците. От една страна, посочването на всички получатели в копието трябва да покаже на доставчика, че имате избор и той трябва да ви предложи добри цени. От друга страна, мениджърът, който е получил вашето писмо, виждайки, че е изпратено не само до него, най-вероятно ще се отнесе към вашата молба „хладно“. Лично според мен смятам, че в случая с доставчиците е необходимо да се използва скрито копие, най-малкото за защита на търговските тайни, но по-вероятно да добри отношенияс мениджър доставчик.
Можете да прочетете скорошен случай на грешка на специалист, когато всички получатели са видели други получатели: На всички в този чат е приятно, там имаше наистина уважавани хора - директори, но въпреки това много получиха спам в отговор.
Е, както винаги, дискусията в коментарите е добре дошла.
