Активизация в управленческом процессе предполагает. Управленческие процессы: функции и цели, система и анализ. Понятие стратегического управления и его отличительные особенности
Тема 8
Процесс управления
В этой теме для изучающих менеджмент будут освещены следующие вопросы:
Понятие процесса управления;
Свойства процесса управления;
Этапы процесса управления;
Стадии процесса управления;
Роль управляющего воздействия в процессе управления;
Постоянные воздействия;
Периодические воздействия;
Понятия: «действие», «воздействие», «взаимодействие»;
Направления и типы воздействия;
Источники воздействия в процессе управления.
В предыдущей теме мы показали, что каждая из систем предприятия (как системы управления) – управляемая и управляющая – имеетсвою организационную структуру, которая служит формой существования процесса. Следовательно, каждая из названных систем имеет и свой процесс.Ранее уже шла речь о процессе управляемой (производственной) системы, называемом производственным, независимо от того, материальное это или духовное (нематериальное) производство, где он протекает.
Процесс управления, протекающий в управляющей системе, имеет сходство с производственным процессом и свои особенности, объясняемые природой управленческого труда. Производственный процесс направлен на производство благ и услуг, а итогом процесса управления является подготовка управляющего воздействия и решений. В этом основное различие этих процессов.
8.1. Понятие процесса управления
Процесс (от лат. processus – продвижение) означает:
Последовательную смену явлений, состояний в развитии чего-нибудь;
Совокупность последовательных действий для достижения какого-либо результата (производство продукции, подготовка решений).
Процесс управления – это совокупность целенаправленных действий руководителя и аппарата управления по согласованию совместной деятельности людей для достижения целей организации.
Таблица 8.1.1.
Параметры |
Процессы |
|
Процесс управления |
Производственный процесс |
|
Предмет труда |
Информация |
Материал, заготовки, деталь и др. |
Средства труда |
Инструмент, оргтехника, вычислительная техника и др. |
Оборудование, оснастка, устройства и др. |
Продукт труда |
Информация в преобразованном виде (решение, план, отчет) |
Деталь, узел, агрегат, изделие |
Исполнитель трудового процесса |
Руководитель, специалист, технический исполнитель |
Производственный рабочий |
Стадии процесса |
Целеполагание, информационная работа, аналитическая работа, выбор варианта действий (выработка решения), организационно-практическая работа |
Заготовительная, обработочная, сборочная, испытательная |
Составляющие процесса |
Операции, процедуры |
Операции |
Рабочее место исполнителя трудового процесса |
С широкими границами |
С узкими границами |
Параметры процесса управления. Все протекающие на предприятии процессы (в сфере производства и управления) прежде всего являютсяпроцессами труда, поскольку и производство и управление – это совместный труд людей, совершающих целенаправленные действия по определённой программе. К параметрам (характеристикам) процесса управления можно отнести:
Предмет труда;
Средства труда;
Продукт труда;
Исполнитель трудового процесса (рис. 8.1.1.).
Рис. 8.1.1.
Общие функции выполняются во всех без исключения организациях с вещественным и духовным производством. Формирование конкретных функций зависит, как известно, от специфики производственной системы, сфер деятельности предприятия. Поэтому перечень конкретных функций может быть как угодно малым и как угодно большим в зависимости от размера организации и масштаба её производства.
На каждом конкретном предприятии в процессе управления задействованы всеобщие и конкретные функции для подготовки управляющего воздействия, подготовки, принятия и реализации решений.
8.2. Общая характеристика процесса управления
Процесс управления – это деятельность субъекта управления посогласованию совместного труда работающих для достижения целей организации.
Как научное понятие процесс управления выступает в единстве трёх своих сторон:
2) организации;
3) процедуросуществления (технологии управления).
1. С содержательной стороны процесс управления может быть охарактеризован как целенаправленное воздействие на состояние элементов, образующих систему управления. Процесс этот выражает единство различных частичных процессов (технических, экономических, социальных и др.), выполняемых аппаратом управления в определённых пространственных и временных границах применительно к конкретным объектам и уровням управления.
2. Организационная характеристика процесса управления выражает пространственную и временную последовательность его протекания, определяемуюциклом управления. Последний включает 1) определение целей и 2) осуществление функций управления. Важная роль в этом аспекте принадлежит делению процесса управления по принадлежности к компонентам системы управления и её уровням.
На уровне предприятия различают следующие типовые компоненты системы управления как объекты приложения процесса управления:
1) подсистему линейного руководства;
2) целевые подсистемы;
3) функциональные подсистемы;
4) подсистему обеспечения управления.
Подсистема линейного руководства включает всех линейных руководителей – от мастера до директора предприятия. Целевые подсистемы охватывают:
Управление выполнением плана производства и поставок продукции;
Управление качеством продукции;
Управление ресурсами;
Управление развитием производства;
Управление социальным развитием трудового коллектива;
Управление охраной окружающей среды.
Функциональные подсистемы характеризуютсяспециализацией управленческой деятельности по выполнению соответствующих 1) конкретных и 2) специальных функций управления.
Подсистема обеспечения управления охватывает:
1) правовое обеспечение;
2) информационное обеспечение;
3) организацию и внедрение нормативного хозяйства;
4) делопроизводство;
5) оснащение предприятия техническими средствами управленческого труда.
3. С процедурой (технологической) стороны процесс управления представляет собой связь определённых его стадий и фаз, получающих своё выражение и закрепление в их дальнейшем членении на виды работ, операции и действия, а также процедур, алгоритмов и т. д.
Понятие процесса управления тесно связано с категориейпотенциала управления, под которым понимается совокупность располагаемых системой управления возможностей и ресурсов управления информационных, материальных, трудовых, финансовых, опыта и квалификации кадров, традиций управления.
Процесс управления с содержательной стороны может выглядеть так (рис. 8.3.1.):
Рис. 8.3.1.
Методологическое содержание,
Функциональное содержание,
Экономическое содержание,
Организационное содержание,
Социальное содержание
Методологическое содержание процесса управления предполагает выделение определенных этапов, отражающих как общие черты трудовой деятельности человека, так и специфические черты управленческой деятельности Этапы характеризуют последовательность качественного изменения работ в процессе управления, являясь ступенями внутреннего развития воздействия в каждом акте его осуществления
Этап – это совокупность операций (действий), характеризующихся качественной определенностью и однородностью и отражающих необходимую последовательность их существования.
Процесс управления можно представить как последовательность следующих этапов:
Постановки цели (целеполагание),
Оценки ситуации,
Определения проблемы,
Выработки управленческого решения.
Раскроем поэтапную последовательность процесса управления наглядно (рис. 8.3.2).
Рис. 8.3.2.
Цель –это представление руководителя о том, какой должна быть управляемая им система. В научном определении её можно сформулировать как идеальный образ желаемого, возможного и необходимого состояния системы. Процесс управления начинается с постановки цели воздействия. Если он является сознательно осуществляемым процессом, целенаправленным и целесообразным, он может начинаться только с уяснения, определения и постановки цели воздействия.
Ситуация – это состояние управляемой системы, оцениваемой относительно цели. Под ситуацией было бы неправильно понимать лишь отклонение от программы либо конфликтные случаи работы. Управление осуществляется независимо от того, есть отклонение или нет, конфликтна или неконфликтна обстановка. Состояние системы никогда не может быть тождественно цели, следовательно, всегда существует ситуация.
Отличие ситуации от цели, как правило, включает множество противоречий. Акт воздействия необходим для разрешения этих противоречий,для приближения состояния системы к цели. Но это возможно лишь в том случае, если мы найдём ведущее противоречие, разрешение которого поведёт за собой разрешение всех остальных.
Проблема – это ведущее противоречие ситуации и цели, на разрешение которого должно быть направлено воздействие. Без определения проблемы невозможно управленческое решение.
Управленческое решение – это нахождение путей разрешения проблемы и организационная работа по реализации решения в управляемой системе. Является заключительным этапом процесса управления, его соединением с процессом производства, импульсом воздействия управляющей системы на управляемую.
Функциональное содержание процесса управления. Оно проявляется в масштабной последовательности и предпочтительности реализации основных функций управления. Здесь можно выделить следующие этапы.
КАК ИСПОЛНЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ) СЛУЖБЫ
Управленческий процесс - это юридическая, процессуальная сторона управленческой деятельности.
У системы государственно-административного управления как любой другой есть два состояния - статичность и динамика. Собственно, и понятие «власть» - политическая или административная - отражает всего лишь абстракцию, которая материализуется только в процессе, во властеосуществлении.
В данном разделе рассматриваются закономерности процесса административного управления, процессуального исполнения гражданской службы, последовательно анализируются системообразующие процедуры управленческой деятельности - нормотворческой и нормоприменительной, принятия управленческих решений и контроля за их обеспечением.
Тема 15. Административный процесс: новые подходы к пониманию
Концептуальные основы
Административный процесс как исполнение государственной службы. Виды административного процесса
Роль управленческих процедур в механизме административного управления
Административное производство: его место в административно-управленческом процессе и структура
Проблемы упорядочения административно-управленческого процесса
Концептуальные"основы
Процесс (с лат. Ргocessus - продвижение, прохождение) - термин, который употребляется в узком, юридическом смысле и широком, общепонятном.
В юридическом значении процесс - это порядок рассмотрения дел в административных органах (административный процесс, административное дело) или в суде (судебный процесс, судебное дело, судопроизводство).
Как общеупотребимое слово, процесс - продвижение, последовательная смена состояний, тесная связь закономерно следуемых друг за другом стадий развития, представляющих непрерывное единое движение.
Как понимать это слово в сочетании с государственным управлением, т.е. процесс государственного управления? Очевидно, только в широком, общеупотребимом смысле - как непрерывное государственно-управляющее воздействие, проявляющее динамику взаимосвязей, взаимодействий, воздействий всех (статичных) компонентов системы госуправления (органов, кадров, актов, решений, принципов, методов и т. д.) в совокупности видимых (положительных и отрицательных) результатов их влияния на общественную систему. Можно сказать, что процесс государственного управления - это форма жизни системы госуправления, ее функционирование.
Процесс государственного управления проявляется через отношения и деятельность государственных органов (должностных лиц), которые базируются на нормах публичного права, всех его отраслей, но при этом существуют отношения и деятельность в управлении, не урегулированные нормами права, которые реализуются в порядке усмотрения как субъективное право. Таким образом, процесс госуправления имеет два основания: профессионально-квалификационное управляющее воздействие и правовое воздействие (юридический процесс) - это вся палитра, динамика управления. С процессом государственного управления нельзя отождествлять управленческий процесс.
Управленческий процесс - это та часть процесса госуправления, которая регламентируется нормами права и результатом имеет юридические последствия; это отношения и действия конкретных государственно-административных органов (и их должностных лиц), динамика которых зиждется на нормах права: материальных и процессуальных; это юридическая, процессуальная сторона управленческой деятельности. Таким образом, понятия «управленческий процесс» и «управленческая деятельность» близкие, но не совпадающие. Разберемся в этом более основательно.
Управленческий процесс, отражая динамическую, действенную, практическую сущность управления, представляет собой совокупность последовательных действий, процедур, регулирующих поведение объекта управления. В результате осуществления этих действий формируются управленческие отношения, достигаются цели, реализуются функции, принципы и методы управления, определяется (достигается) его эффективность.
При осуществлении любой властной управленческой деятельности органы государства обязаны руководствоваться правовыми установлениями, практически использовать предписания нормы права для разрешения конкретных вопросов управления. Причем одновременно необходимо обращаться как к материальным установлениям, так и к процессуальным, чтобы разрешить вопрос законно и оптимально, достичь необходимых социальных результатов.
В то же время управление в своей динамике (т. е. процесс управления - не отождествлять с управленческим процессом!) нельзя рассматривать только через совокупность процедур, только как технологию, которые имеют немаловажное значение для качества управления, НО не исчерпывают его содержания. Более правильной является характеристика процесса управления в контексте его социальной сущности: в какой степени в нем отражены потребности и возможности общества предупреждать и разрешать возникающие противоречия, осуществлять права и свободы, интересы граждан. Без учета этого даже самая передовая технология не может исключить опасности бюрократизации управленческого процесса, превращения системы управления в «вещь для себя». Процесс управления, таким образом, это целостная управленческая деятельность субъектов управления (органов исполнительной власти и должностных лиц), осуществляемая как действия, урегулированные нормами права (управленческий процесс), так и действия, не регламентированные правом. Процесс управления как управленческая деятельность необходимо сочетает администрирование с политикой, предполагает способность управленцев разрабатывать управленческие решения, организовывать работу исходя из общенародных, общегосударственных интересов.
В управленческой деятельности нельзя не замечать политическую составляющую. В современной западной и российской политологии активно разрабатывается подход к определению административной политики как одному из видов (разновидностей) управленческой деятельности, связанной с выражением и защитой значимых интересов государства, социальных групп и слоев общества, индивидов, интеграцией различных слоев населения, гармонизацией их интересов и рационализацией возникших противоречий и т.д. - т.е. по управлению социально-политическими процессами. Можно дать определение административной политике как спланированной на основе конституционно-законодательных норм программы, обозначающей цель, ценности и практические шаги. Любая диспропорция в развитии общества, любая трудность в решении конкретных проблем становится политической управленческой проблемой, ибо ее решение затрагивает интересы многих людей и зависит от власти и тем более, если для ее решения необходимо ломать, изменять существующие управленческие структуры, нормы и технологии (процедуры).
Управление как деятельность реализуется в совокупности управленческих процессов, т. е. целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджера-ми в определенной последовательности и комбинации. Любая управленческая деятельность состоит из следующих этапов: 1) получение и анализ информации; 2) выработка и принятие решений; 3) организация их выполнения; 4) контроль, оценка полученных результатов, внесение коррективов в ход дальнейшей работы; 5) вознаграждение или наказание исполнителей. Эти процессы развиваются и совершенствуются вместе с организацией. Они бывают первичными и производными; одноступенчатыми и многоступенчатыми; скоротечными и продолжительными; полными и неполными; регулярными и не-регулярными; своевременными и запаздывающими и т. п. Управленческие процес-сы содержат как жесткие (формальные) элементы, например, правила, процедуры, официальные полномочия, так и мягкие, такие, как стиль руководства, организационные ценности и проч. Особенности управленческих процессов определяются как объективными (характер и сфера деятельности организации или подразделения, их структура и проч.), так и субъективными (интересы руководства и персонала, неформальные связи и т. п.) факторами. В совокупности такие процессы образуют цикл, состоящий из взаимосвязанных фаз: принятие решения (определение цели и программы действий); исполнение (воздействие на элементы организации); сбор, обработка, анализ и контроль информации, необходимая корректировка (обратная связь). Целью конкретного управленческого процесса является изменение или, наоборот; сохранение управленческой ситуации, т. е. такой совокупности обстоятельств, которые оказывают (могут оказать в будущем) положительное или отрицательное влияние на организацию. Ситуация характеризуется количественными и качественными показателями (длительностью, остротой, местом и причинами возникновения, содержанием, кругом участников, важностью, сложностью, перспективами развития и т п.). К элементам процесса управления относятся управленческий труд, который реализуется в определенном результате (решении), его предмет и средства. Предметом и продуктом труда в управлении является информация о существующей проблеме и способах ее преодоления. Исходная информация является «сырой», а поэтому не может использоваться на практике. Но в результате обработки она превращается в управленческое решение, служащее основой осуществления конкретных действий. Решения, получающие самостоятельное существование, могут накапливаться. Это приводит к росту масштабов и ус-ложнению процесса управления. В то же время решения формируют так называемый организационный порядок, обеспечивающий автоматическое срабатывание многих управленческих механиз-мов и выполнение необходимых действий без специальных распоряжений. Это полезно, так как ускоряет и упрощает работу менеджеров.
Типология процесса управления
Основные этапы процесса управления
Процесс управления
Управление организацией предстает в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения своих определенных целей. Имеется различные точки зрения в определении процесса управления.
Представим некоторые из них:
1. Управление как деятельность реализуется в совокупности управленческих процессов, то есть целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации.
Данные управленческие процессы совершенствуются вместе с развитием самой организации. Управленческие процессы содержат как жесткие, формальные элементы (правила, процедуры, официальные полномочия), и достаточно мягкие, (стиль руководства, организационные ценности). Целью конкретного управленческого процесса, является изменение или сохранение существующей управленческой ситуации, которые оказывают, или могут оказать влияние на развитие организации.
2. Управление организацией предстает в виде процесса осуществления определенного набора специфических взаимосвязанных действий. Особенность процесса управления, состоит в том, что он в своей содержательной трактовке не эквивалентен всей деятельности организации по достижению определенных взаимосвязанных целей, а включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности.
Содержание и набор действий и функций , осуществляемых в процессе управления, напрямую зависят как от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская), от размеров организации, а также от сферы ее деятельности (производство товаров или оказание услуг), от уровня управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления), от функции внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще от многих факторов.
Для процесса управления внутри организации характерно наличие однородных видов деятельности.
Ученые считают, что можно сгруппировать все виды управленческой деятельности в общие функции управления:
К этому надо добавить, что целеполагание, т.е. выбор целей и формулировка задач, также относится к управлению.
Процесс управления складывается из чередования определенных этапов и проявляется как непрерывная последовательность целенаправленных действий аппарата управления и руководителя для достижения определенных результатов.
Процесс разделения на этапы является определенным аналитическим инструментом, который позволяет выявить закономерности процесса управления, и выделить те пути, которые будут способны его определенным образом усовершенствовать.
Этап процесса управления можно определить как совокупность управленческих операций, действий, который характеризуется качественной определенностью и однородностью, отражает необходимость их существования.
Традиционно управленческий процесс представлен в виде последовательно сменяющих друг друга этапов, таких как целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы, выработка управленческого решения. Схематично данный процесс представлен на рис.1
Рис. 2 Содержание этапов в процессе управления
По мнению ряда ученых, логическая схема процесса управления имеет следующий вид.
1 . Первый шаг началом развития процесса управления здесь происходит появление новых целей и структурирование новых задач. Поэтому целеполагание можно рассматривать в качестве первого шага к логической схеме развития управления как процесса.
2 . Вторым шагом в этой схеме является выработка в системе управления реакции на новые задачи -которые должны привести к развитию процесса управления. Возможно появление трех типов реакции.
Первый тип - попытка ничего не менять в управлении либо провести небольшие, частичные изменения, основное внимание сконцентрировать на выявлении причин, требующих изменения..
Второй тип - стереотипный подход к решению возникающих задач. Это попытка решать управленческие задачи практически независимо от их содержания, природы и динамики с помощью ранее оправдавших себя подходов к преобразованию системы управления. Наиболее широко распространенным подходом к решению любых новых задач является проведение организационных перестроек в управлении, создание новых управленческих органов.
Третий тип - комплексная перестройка системы управления в соответствии с содержанием и сущностью новых задач, возникающих перед управлением, и возможностью преобразования управления.
3 . Третьим шагом логической схемы развития управления является перестройка основополагающих начал, на которых строится система управления. Это предполагает проведение принципов, положенных в основу системы управления, в соответствие с сущностью и содержанием задач, которые стоят перед управлением.
После того, как в системе управления происходит формирование новой подсистемы принципов, наступает следующий шаг
4 Четвертый шаг перестройки структуры и элементов системы управления. Часто данный шаг рассматривается в качестве эквивалента собственно процесса управления, потому, что именно перестройка структуры, методов управления, кадров управления и рассматривается как процесс управления.
Перестройкой структуры и элементов в системе управления логическая схема развития управления не завершается. Остается завершающий шаг - закрепление в процессе управления новых качеств и свойств, привитых ему в процессе изменения. Это предполагает, во - первых , соответствующее развитие информационно - поведенческой подсистемы. Во- вторых , на данном шаге проводится регулярное изучение хода развития и анализ результатов мероприятий, проводимых в рамках перестройки.
В - третьих , на данном шаге осуществляется целенаправленная корректировка как всего процесса управления, так и его отдельных составляющих. Корректировка осуществляется с целью отказа от неоправдавших или невозможных для полноценной реализации направлений развития управления, а также проведения новых, ранее не предусмотренных преобразований управления, целесообразность и необходимость которых возникла в процессе его развития.
Выделение тех или иных этапов процесса управления связано с учетом определенных аспектов процесса.