Решения за контрол на разходите и управление на офис печат. Как се внедрява сигурна система за печат на устройството, което е най-близо до потребителя (печат след мен) Системи за наблюдение и управление на печат

Днес хиляди печатащи устройства са инсталирани в различни организации и често мениджърите на тези организации не представят точния им брой, нито обема на печат, нито разходите за поддръжка на печатната инфраструктура.

Липсата на цялостна система за управление на печата води до:

• неефективно използване на печатащо оборудване и в резултат на това чести повреди;
• неконтролируеми и непредвидими разходи за Консумативи;
• злоупотреба от страна на служители при отпечатване на неосновни документи;
• нарушаване на правилата за сигурност при отпечатване на поверителна информация.

За решаване на проблемите с контрола, управлението и сигурността на офисния печат, фирма I-Teco предлага използването на автоматизирана система за управление на печата (APMS).

Ползи, получени от клиента от внедряването на автоматизирани системи за управление:

• Намалете разходите за печат и увеличете тяхната прозрачност.
  Икономиите се постигат чрез елиминиране на повторното отпечатване на документи, намаляване на количеството неосновен печат, както и използването на автоматични корпоративни политики за печат. Намаляването на разходите от внедряването на автоматизирани системи за управление е средно 15-30%, но може да достигне до 50% от общите разходи за печат.
• Проактивен мониторинг на състоянието на парка от печатно оборудване.
  Наблюдението на състоянието на печатащите устройства ще ви позволи да разберете за проблем с принтер или многофункционално устройство, дори преди потребителят да го срещне. В допълнение, потребителят може да използва работещо устройство наблизо, за да печата без никакви допълнителни манипулации. Всичко това ще помогне да се балансира натоварването на услугата за поддръжка и да се намали отрицателният ефект от престоя на оборудването.
• Подобрява цялостната сигурност, особено при отпечатване на чувствителни документи.
  Автоматичната автоматизирана система за управление гарантира сигурността на операциите по печат, копиране и сканиране чрез оторизиране на потребители по определен начин на принтери и мултифункционални устройства. Възможно е да се контролира съдържанието на отпечатаните документи и правата за достъп на потребителите до поверителна информация с възможност за уведомяване на службите за сигурност.
• Повишава се удобството и ефективността на потребителите, работещи с офис оборудване.
  Контролът за сканиране, вграден в автоматизираната система за управление, позволява на потребителя да получи резултати от сканирането с едно кликване. Чрез роуминг задания за печат потребителите могат да получават задания за печат, изпратени в рамките на организацията на всеки принтер или многофункционално устройство, към което са оторизирани. Можете също така да дадете на служителите възможност да печатат от своите смартфони и други мобилни устройства.

Основна функционалност на автоматизираната система за управление:

• Събиране на статистика и генериране на подробни отчети за операциите за печат/копиране от потребители и печатащи устройства;
• Централизация на управлението и оптимизиране на процесите на печат/копиране/сканиране;
• Повишаване на достъпността на услугата печат;
• Гарантиране на сигурността на процесите на печат/копиране/сканиране;
• Мониторинг на печатащи устройства;
• Формиране на архив от изображения на документи, изпратени за печат;
• Интеграция с външни системи за автоматизиран печат (SAP, ABS и др.);
• Водене на записи на разходите за печат/копиране/сканиране по проекти и бизнес единици;
• Печат от мобилни устройства;
• Многофакторна автентификация;
• Безопасен печат, разпределение на натоварването между печатащите устройства;
• Оптимизиране на консумацията на тонер.

Работим с доказани решения на водещи световни производители:

• YSoft SafeQ
• Pharos BluePrint
• Чирато
• Рингдейл Следвайте ме
• HP Access Control

Цели на създаването

• Минимизирайте рисковете от изтичане и загуба на данни при отпечатване и копиране на поверителни документи.
• Оптимизиране на разходите за печат и доставка ефективно използванеоборудване.
• Управление на печатните процеси и оптимизиране на документооборота.

Проблеми, които системата решава

• Сигурно извеждане на документи и контрол на копирането.
• Сигурно съхранение и обработка на всички документи, изпратени за печат.
• Централизирано администриране на системата и управление на политиката за печат.
• Наблюдение на информационните потоци и получаване на подробна статистика за потребителите и устройствата.

Нарастващият брой различни печатащи устройства значително усложнява процесите по осигуряване на информационна сигурност в една организация. Обикновено разделения информационни технологиии сигурността имат малък контрол върху критичната информация по време и след приключване на печата. Грешки при маршрутизиране или загуба на документи по време на печат могат да повлияят негативно на сигурността на поверителните данни, дори ако мерките за сигурност на информацията се прилагат на различни нива на корпоративната мрежа. Много е важно служителят, изпратил заданието за печат, да получи разпечатка на документа, а не някой друг.

Печатните копия на документи са най-простият и удобен начин за получаване на лични данни (ЛД) за нарушителя. По данни на аналитичния център InfoWatch за 2013 г. основният канал за изтичане на лични данни вече дълги години е хартиената документация.

Фирма ЕЛВИС-ПЛЮС предлага ефективно решение на проблема с контрола и управлението на печата. Предложената система е създадена на базата на продукти от производители - лидери в сегмента на инструменти за контрол и управление на печат - Ysoft, РингдейлИ ЧЛ.

Предложените решения въз основа на изпълняваните функции могат да бъдат разделени на 3 групи:

• система за контрол на копирането CopySafe(АРТИ);
• система за контрол и управление на печата Print Control Pro(АРТИ);
• системи за контрол и управление на печат и копиране SafeQ(YSoft) и Отпечатване FollowMe(Рингдейл).

CopySafe система за контрол на копирането (ARTI)

Системата CopySafe е предназначена да контролира достъпа и да получава информация за сесиите за копиране на документи. CopySafe ви позволява да получите изображение на копирания документ и статистическа информация за сесията на работа с копирното устройство.

Системата представлява хардуерен и софтуерен комплекс. Хардуерът включва устройство за улавяне на информация, вградено в копирна машина или многофункционално устройство, и система за идентификация на потребителя, използваща безконтактна магнитна карта. За неоторизирани потребители функцията за копиране става недостъпна. При копиране на документ успоредно с четене на оригинала, цифровият му отпечатък се изпраща в архива (базата данни) и/или на специалист по сигурността, в зависимост от политиките, приети в организацията.

Основни характеристики на CopySafe:

• Контролиране на достъпа до функцията за копиране на документи;
• Формиране на архив от изображения на копирани документи;
• Възможност за търсене на документи в архива за провеждане официални разследванияи актуализиране на списъка с поверителна информация.

Система за контрол и управление на печата Print-Control Pro (ARTI)

Софтуерното решение Print Control Pro съдържа набор от инструменти за управление, наблюдение и гарантиране на сигурността на печатния документооборот. Решението е предназначено да минимизира рисковете от изтичане на информация по време на процеса на печат и да оптимизира разходите за поддръжка на офис оборудване.

Основни функции:

• Събиране на статистика от локални и мрежови устройства за печат.
• Формиране на архив от изображения на документи, изпратени за печат.
• Възможност за търсене на документи в архива за провеждане на служебни разследвания.
• Контекстуален анализ на съдържанието на отпечатан документ за наличие на поверителна информация.
• Уведомяване на службата за сигурност за отпечатването на документ, съдържащ поверителна информация, от лице, което няма права да отпечатва такава информация.

Системи за контрол и управление на печат и копиране SafeQ (YSoft) и FollowMe Printing (Ringdale).

FollowMe Printing и SafeQ са цялостни софтуерни и хардуерни решения за управление на отпечатването на документи. Решенията работят с печатащи устройства от всеки производител, а също така имат опции под формата на терминали - многофункционални устройства с вграден софтуер и инструменти за удостоверяване.

Основни функции:

• Сигурност при печат и копиране. Потребителят получава задачи само след оторизация на печатащото устройство.
• Само оторизирани потребители също имат достъп до копирна машина, факс и скенер.
• Счетоводство и квоти. Системата ви позволява да получавате подробни отчети за отпечатани и копирани задания.
• Маршрутизиране на задания и печат според правилата. Потребителят може да получава своите задания на всеки принтер, свързан към системата, което намалява времето за престой в случай на повреда на оборудването.

Архитектурата на системата, използваща решението за печат FollowMe като пример, е показана на фигурата:

Процесът на печат не се променя за потребителя, когато системата бъде внедрена; заданията за печат се изпращат от всички налични приложения. Заданието се изпраща до Q-Server виртуалния сървър за печат и се съхранява там, докато потребителят влезе в някое от устройствата с лична карта. Едва след упълномощаване заданията на потребителя се отпечатват на принтера.

• Потребителско име/парола в домейна MS Windows AD.
• ПИН кодове.
• Безконтактни карти (HID (I, II), EM-Marine, Mifare, iClass, Hitag, Cotag, Legic, Indala, ISO, Deister).
• Магнитни карти.
• Баркодове (QR).
• Скенер за пръстови отпечатъци.

Ползи от внедряването на системи:

• Увеличете сигурността на данните при отпечатване и копиране на чувствителни документи.
• Намаляване на разходите за печат и копиране на организацията и повишаване на ефективността на използване на оборудването.
• Повишаване на ефективността на отдела за информационна сигурност на компанията.

Нашата система позволява: За обикновените потребители системата работи по следния начин:

След като изпрати документи за печат, служителят отива до всеки безплатен принтер, прикрепя карта с име към близкия терминал и получава списък с изпратени документи на екрана. Тогава той може да реши какво да отпечата сега, какво да отложи за по-късно и какво вече не трябва да се отпечатва.

Предлагаме терминали и сървърен софтуер. Картите също. Ако офисът вече използва някои карти или ключодържатели за идентификация, можете да ги използвате и тук. Не е необходим специален софтуер за инсталиране на компютрите на потребителите. За да стартирате системата е необходимо само вашите принтери да имат мрежов интерфейс и Wi-Fi за работа в офиса.

Всъщност в много отношения ABIUS Print е усъвършенстван, много по-евтин за внедряване и по-лесен за поддръжка руски аналог на чуждите Follow Me, MyQ, UNIflow и SafeQ. Ако се интересувате от подробности за това как работи нашата система, разгледайте

Здравей Giktimes!Решаването на проблемите, свързани със създаването и поддържането на корпоративни инфраструктури за печат, започва с тяхното наблюдение. Силно препоръчително е да се следи състоянието на печатащите устройства, дори ако компанията е малка и всички нейни нужди се покриват от един единствен мрежов MFP със споделен достъп. Дори в тази ситуация един ден може изобщо да останете без принтер, търсейки начини да го поправите „след факта“. Ако една организация разполага с пълноценна инфраструктура от няколко (било то 10 или 100) принтера и мултифункционални устройства, тогава одитирането на такъв парк не е лесна задача. И тук не можете без специални софтуерни решения и услуги, които ще бъдат разгледани по-долу.

Според анализатори от Gartner или Nuance, в руските офиси средно 60% от служителите печатат от 11 до 50 страници на ден. В същото време, разбира се, повечето от тях изобщо не се притесняват от размера на разходите, които работодателят харчи за печат. А те [разходите], между другото, могат да достигнат няколкостотин долара годишно в компании с големи обеми на печат, изчислени на всеки служител.

Тези разходи могат да бъдат намалени и разпределени разумно. На първо място, необходимо е да се отървете от злоупотреба с печатащи устройства („формуляр за паспорт“), забравени разпечатки в тавите на принтера, неподходящ цветен печат, възможни кражби (зареждане или съвместима касета вместо оригинала), възможни измами и завишени сметки от аутсорсинг компании, ако използвате техните услуги.

Бяхме разубедени да споменаваме темата за нечистотата на служителите, за да не предизвикваме негативизъм от читателите на Geektimes, но това е наистина често срещан случай и без него днешната публикация би била като борш без заквасена сметана. как става това Служителят, отговарящ за работата на печатащата техника в офиса, констатира изчерпани консумативи. Компанията закупува оригинални касети на базата на това приложение. След като получи касетите, служителят се свързва със специална фирма, която купува оригинални (да се чете: откраднати) касети. Според нашите данни средната цена на оригинална тонер касета Hewlett-Packard например е била 10 500 рубли през 2016 г. Служителят продава оригиналната касета със значителна отстъпка и след това купува съвместими за много по-малко пари или поръчва повторно пълнене.

Но има и задачи като напр технически контролустройства и състояние на консумативи, организация на използване на принтера и др. Тук просто е невъзможно да се направи без специални инструменти.

В нашата практика ние предлагаме на клиентите различни инструменти в зависимост от задачите, които решават и състава на тяхната печатна инфраструктура. Водещите доставчици, като правило, имат свои собствени разработки в своите портфолиа. Но те са подходящи само за онези редки компании, които използват оборудване само от един производител. Има само няколко от тях. Паркът от принтери и мултифункционални устройства се формира през годините и в по-голямата част от случаите съдържа устройства от различни производители и различна степен на „свежест“. Следователно е съвсем логично да се обсъждат универсални решения.

FollowMe (компания Ringdale)

Един от тях, FollowMe, предоставя решение за няколко задачи наведнъж, като отчитане на печат и контрол на достъпа до устройството, както и маршрутизиране на задания в съответствие с настройките. Отчитане на използването на всички принтери и многофункционални устройства в едно предприятие, проследяване на активността на отделни потребители или работни групи и интерактивен печат - FollowMe е най-подходящ за такива задачи.

MegaTrack (компания за шрифтове)

Това приложение следи устройствата за печат и събира статистика за последващо отчитане и анализ. Предимството на това решение е възможността да работи не само с мрежови, но и с локални принтери. В настройките за всеки принтер можете да въведете цената на един печат, като системата ще предостави и икономически изчисления за всяко устройство. Решението поддържа клъстерна конфигурация на Windows Cluster Server 2000/2003, многоезично е и има уеб интерфейс за отдалечен достъп.

Pcounter (компания A.N.D. Technologies)

Специална характеристика на Pcounter е неговата много проста интеграция в съществуващата инфраструктура и последващо мащабиране. Системата отчита всички задания за печат, изпратени до устройството, събира статистика за използването му и като допълнителна функция има възможност за пренасочване на задания. Освен печат, Pcounter може да организира и сканиране. Допълнително приложение за изтегляне събира статистически данни за копиране, сканиране и изпращане на факс с помощта на корпоративни мултифункционални устройства.

JetAdvice 2.0 (компания EuroForm A/S)

Друг лесен продукт за събиране на информация за корпоративни печатащи устройства и консумативи. JetAdvice 2.0 следи състоянието на консумативите в устройствата, свързани към корпоративната мрежа, и когато нивото на тонера падне до критично ниво, изпраща имейл известие до служителите, отговорни за поддръжката или контакта с външен сервиз. поддържа широк обхватмарките ще бъдат особено ценни за компании, които имат „зоопарк“ от принтери и мултифункционални устройства от различни доставчици, включително нестандартизирани устройства.

Equitrac (компания на Nuance)

Ценността на това решение е възможността да се използва за провеждане на кампании за насърчаване на отговорно отношение към печата сред служителите на компанията. Equitrac създава виртуална опашка за печат, където документът следва потребителя и може да бъде отпечатан на всеки принтер, свързан към корпоративната мрежа. Това е заи за съзнателния избор на потребителя на най-подходящото устройство за конкретна задача. Equitrac не изисква отделен сървър и може лесно да се инсталира на всеки мрежов принтер или MFP.

Всичко това са прости решения, които предлагат различен набор от възможности. Но сред инструментите за управление на печата има и такива, които ви позволяват да решавате широк спектър от задачи - от наблюдение на цялата инфраструктура до осигуряване на достъп до принтери и мултифункционални устройства в съответствие с корпоративните политики и права.

PrintStat (компания Nicotech)

PrintStat софтуерно решениеза наблюдение на принтери и МФУ от всички известни производители на пазара. Това решение е наистина универсално - моделната база съдържа повече от 1000 артикула и, тъй като производителите актуализират своите линии, тя се попълва. Това ви позволява да използвате PrintStat дори в компания, която управлява цяла флотилия от устройства, от много стари до най-нови.

Принципът на работа на PrintStat е прост - данните се събират от вградените сензори на печатащите устройства, консолидират се от системата и се визуализират с помощта на персонализиран интерфейс. Системата може да бъде достъпна от всеки компютър в мрежата чрез уеб интерфейса и можете да конфигурирате периодично изпращане на известия чрез електронна поща.

Какви данни предоставя PrintStat? Съставът им почти напълно покрива нуждите от мониторинг на печата във фирмата. Първият набор от данни е следене на състоянието на консумативите. Системата оценява ресурса на инсталираните касети, прогнозира тяхното потребление в съответствие с натоварването на принтера или MFP и дори може да изпрати заявка до доставчика на консумативи. Прословутите складове в офисните коридори, направени от кашони с патрони, стават неактуални. Освен оптимизиране на разходите при липса на наличност от консумативи и тяхното съхранение, се освобождава човешки ресурс.

Естествено, PrinStat не се ограничава само до наблюдение на консумативи. Решението постоянно следи данните, идващи от броячи на отпечатани страници и части от ресурси. Благодарение на това се следи както текущото натоварване на устройството, така и неговият ресурс. Тази информация е от решаващо значение за оптимизирането на офисния печат. Чрез сравняване на натоварването на две мултифункционални устройства, които са идентични или подобни по своите възможности, можете например да оптимизирате местоположението им в стаята, така че служителите да използват и двете устройства равномерно.

Има много примери, когато един от мрежовите принтери е бил неактивен, докато друг е бил използван прекомерно и причината за това неравномерно натоварване е необходимостта да се направят няколко допълнителни стъпки към едно от устройствата.

Планирането на рутинна поддръжка е също толкова важна задача при управлението на офисния печат, а мониторингът на печата ви позволява значително да предвидите повредата на ресурсните части и да планирате тяхната подмяна. Този подход към поддръжкаправи възможно бюджетирането на разходите за повреди предварително, а не „след факта“. Резултатът също е очевиден - систематичните и планирани разходи за всяка компания винаги са по-прости и удобни от спешните разходи.

Ясно предимство на PrintStat е възможността за възлагане на процеса на събиране и анализ на информация на аутсорсинг компании, които обслужват оборудване. За да предвидят услугата, ще им бъде достатъчно да наблюдават известията по имейл, без да получават достъп до корпоративната инфраструктура на клиента.
Друго предимство на PrintStat е автоматичното мащабиране при разширяване или актуализиране на парка от устройства на компанията. Системата автоматично разпознава новоинсталирания принтер и започва да следи използването му.

Print Manager Plus (компания Print Manager)

Вторият от най-популярните и многофункционални продукти, предназначени за наблюдение на корпоративна печатна инфраструктура. Print Manager Plus (PMP) има повече възможности от PrintStat. Може да се използва, наред с други неща, от големи компании с голям и разнообразен парк от принтери и мултифункционални устройства. Поддържат се устройства от всички основни производители, което гарантира, че няма затруднения при разширяване или актуализиране на вашия парк. PMP може не само да събира статистически данни и да контролира консумативите, но също така помага за организирането на достъпа до принтери и мултифункционални устройства чрез проследяване на използването на оборудване от потребителите и политики за достъп.

Например PMP ви позволява да проследите кой какво е отпечатал и на какъв принтер и да изчислите разходите за печат за конкретен потребител или отдел. И дори разпределете задачите между устройствата в зависимост от зададените условия. Например, за да отпечатате големи документи, е по-добре да използвате по-мощни устройства, а PMP ви позволява да конфигурирате автоматичното им изпращане до мощни принтери, а разпределението по тип файл ще направи възможно спазването на изискванията за поверителност в офиса.

Ясно предимство е собственият модул за статистика, който ви позволява да анализирате състоянието на инфраструктурата за печат директно в PMP. В същото време има и генератор на отчети, базиран на Crystal Reports, и повече от сто опции за визуализация. Въпреки цялата си сложност, PMP е лесен за използване и съвместим с почти всеки платформен софтуер - от UNIX до Windows сървърни системи (между другото, системата има сертификат за съвместимост от Microsoft). Инсталира се на сървъра за минута, конфигурира го за още пет.

По принцип последните две решения са в състояние да отговорят на всички нужди, свързани с наблюдението на печата и едновременно с това да решат допълнителни задачи, като например осигуряване на права за достъп до принтери и мултифункционални устройства. Единият от тях е по-подходящ за големи компании, другият е по-подходящ за нуждите на малкия и среден бизнес сегмент. Но преди да разположите някой от тях, струва си да проведете предварителна процедура за одит на инфраструктурата - напълно възможно е друг да бъде най-добрият

У дома » Как да печелите » Решения за контрол на разходите и управление на офис печат. Как се внедрява сигурна система за печат на устройството, което е най-близо до потребителя (печат след мен) Системи за наблюдение и управление на печат