Как да направите видими напомняния в Windows. Най-добрата програма за напомняне за настолен компютър. Пиша, за да ви напомня това

В жанрово и стилово отношение напомнителните писма са информационни съобщения. Основната цел на тези съобщения е да напомнят на получателя за задълженията, които трябва да изпълни. Съвети как правилно да съставите напомнящо писмо, образци на готови писма и типични клишета за тях можете да намерите в материалите на тази статия.

От статията ще научите:

Въпреки широкото разпространение на електронните бизнес комуникации, наред с него продължава да съществува хартиената форма на взаимодействие между организации, партньори и клиенти.

Фактури, обяви, покани, честито, рекламни брошури - изпратената кореспонденция на хартиен носител може да има много различно съдържание. Това включва и напомнящи писма.

В жанрово и стилово отношение напомнителните писма са информационни съобщения. Основната цел на тези съобщения е да напомнят на получателя за задълженията, които трябва да изпълни. Може да има няколко причини за писането на тези съобщения:

Една от страните не спазва условията на предишни споразумения и нарушава закона. Телефонната комуникация или комуникацията лице в лице се игнорира. В тази връзка е невъзможно да се обсъди настоящата ситуация и да се намери разумен компромис.

Наближава крайният срок за плащане или доставка на стоки. Напомняне се изпраща, ако една от страните има опасения, че другата страна може да пропусне срокове или изобщо да не изпълни условията на договора.

Напомнянето може да бъде под формата на предупреждение и да информира за мерки, които ще доведат до неизпълнение на задълженията на една от страните;

Има ситуации, когато комуникацията между партньорите се основава единствено на писмено взаимодействие без телефонни или лични контакти. В такива ситуации напомнящите писма са неразделна част от писмената комуникация.

Характеристики на напомнящото писмо

Напомнящите писма често съдържат допълнителна информация, която преди това не е била съобщена на получателя. Например връзка към документ, който съдържа информация за правата и задълженията на страните.

Моля, имайте предвид, че дори ако напомнянето съдържа предупреждение, то не трябва да изглежда като заплаха. Приемливо е да се спомене възможността за прилагане на санкции, но нищо повече.

Като цяло, стилът на представяне на този тип съобщения трябва да бъде неутрален и да не съдържа емоционално натоварен език, обиди или заплахи. Придържайте се към него официален бизнес стил, същото както при съставяне на други букви.

Съобщенията от този жанр са форматирани по стандартен начин - отпечатани на А4 или бланкафирми. Освен самия текст, писмоТрябва да бъдат посочени датата, регистрационният номер и данните на двете страни.

Прочетете също:

Традиционно напомнящото писмо се състои от две части:

Първата част излага причините, поради които едната страна е принудена да се обърне към другата. Често срещаните клишета, които можете да използвате, са изброени по-долу:

• Считаме за необходимо да Ви уведомим;
• Поради несъответствието на вашите действия с предварително приети споразумения;
• Моля, обърнете внимание;
• Поради забавяне на плащането;
• Това писмо има за цел;
• Принудени сме да ви предупредим;
• Напомняме ви за сроковете.

Той също така предоставя информация за размера на дълга, напомня крайния срок за плащане или доставка на стоки, изпълнение на услуги, задължения и др.

Втората част съдържа изложение на изискванията на автора на съобщението и напомняне за задълженията на получателя. Тук можете да информирате за възможността за прилагане на санкции. Стандартните клишета, които можете да използвате във втората част, са дадени по-долу:

• Ние настояваме да получим;
• Изискваме незабавно да се предприемат действия до (посочена дата);
• Призоваваме ви да изпълнявате задълженията си;
• В заключение изразяваме надеждата си за...
• В заключение бихме искали да ви напомним...

Повторете напомнящо писмо

Стандартният ход на събитията е, че отговорът на напомнящо съобщение трябва да бъде официален отговор.

Понякога обаче се случва изпращачът да не получи никакъв отговор на заявката си и да няма действия за разрешаване на конфликтната ситуация от страна на ответника. В такава ситуация се налага повторно изпращане на съобщението. Това съобщение трябва да съдържа връзка към документа, изпратен по-рано, както и връзка към оригиналното споразумение между страните. Тук отново си струва да включите желания или изисквания към партията, както и да споменете възможните санкции.

Ако този път няма отговор от страна на ответника, ще трябва да се състави трето съобщение. То вече ще има жанра на предупреждение за намерението на автора на съобщението да инициира въвеждането на гореспоменатите санкции.

Пример за напомнящо писмо

Първо трябва да се посочи подателят: официалното име на организацията, съдебен адрес, телефон. Получателят се въвежда по-долу: тук, в допълнение към официалното име на организацията, е необходимо да посочите конкретното лице, към което се отправя жалбата, неговата длъжност, инициали и фамилия.

Името на документа се определя от неговото семантично съдържание.

например, „За изпълнение на условията на договора“.

Описателна част. Нека накратко да припомним казаното по-рано: първо се посочва причината за написването на съобщението. Следва посочване на договора, неговата дата, номер и клаузата, която е нарушена. Размерът на средствата е посочен с цифри и с думи. По-долу са посочени изискванията, напомняне за задълженията на ответника и, ако е необходимо, се споменава възможността за прилагане на санкции.

Подпис, препис от подписа, посочване на длъжността на лицето, подписало документа.

Напомнящо писмо: образец

Образец № 1. Напомнящо писмо за изпълнение на условията на договора

Образец № 2. Напомнящо писмо за условията на промоцията

Напомнящо писмо- един от сортовете бизнес кореспонденция. Тази форма на кореспонденция може да се използва в напълно различни ситуации, по-специално когато трябва да напомните на другата страна

• за изпълнение на поетите задължения,
• относно спазването на закона,
• за подхода на нещо важно събитиеили дати и т.н.

Обикновено писмото се предшества от устно напомняне, но ако няма желания ефект, подателят прибягва до писмено уведомление. Така това писмо служи не само като напомняне, но и като доказателство за предприетите действия.

В някои случаи се използват напомнящи писма, когато друга форма на предаване на съобщения от една страна на друга е невъзможна по някаква причина (например в съответствие с условията на договора).

ФАЙЛОВЕ

Кой пише писмото?

Обикновено писането на такива писма е задължение на мениджъра. структурна единица, чиито интереси са засегнати, адвокат или секретар на организацията. Но независимо от това кой участва пряко в подготовката му, препоръчително е писмото да се даде на ръководителя на предприятието за подпис - по този начин то ще придобие солидност и по-голяма значимост за адресата.

Правила за писане на напомнящо писмо

Писмото няма стандарт унифицирана форма, така че може да се компилира в свободна форма. Въпреки това, когато го подготвяте, си струва да се придържате към някои норми и стандарти на бизнес кореспонденция.

Напомнящото писмо трябва да съдържа

• информация за подателя и получателя ( пълни именакомпании, а ако става въпрос за адресата, тогава и длъжността и пълното име на конкретен служител),
• причина за напомнянето,
• както и препратки към закони и разпоредби, които са от значение за припомнения проблем или ситуация (ако е необходимо).
• Ако става въпрос за неизпълнение на задължения или нарушаване на закона, трябва да бъдат посочени препратки към тях, както и възможни санкции и мерки, които подателят е готов да предприеме за разрешаване на проблема (с посочване на срокове или период).
• Не би било излишно да се припомни възможността за мирно решаване на проблема, което да удовлетвори и двете страни.
• В случаите, когато към писмото са приложени допълнителни документи, това също трябва да бъде отбелязано в съдържанието му, като се посочи броят на прикачените файлове и страниците на всеки от тях поотделно.

Тонът на писмото трябва да бъде изключително учтив и коректен, ако има обръщение към определено длъжностно лице, не забравяйте да използвате епитета „Уважаеми“. В напомнянето е напълно недопустимо изопачаване на факти, предоставяне на невярна информация и дори заплахи. Когато съставяте напомнящо писмо, важно е да запомните, че по всяко време то може да се превърне в правно значим документ.

Това писмо може да бъде или много кратко, състоящо се само от една фраза, или подробно, включващо няколко точки. Освен това напомнянето може да бъде изпратено повече от веднъж, няколко пъти (в такива случаи в него трябва да бъдат въведени фрази като „напомняме ви отново“, „напомняме ви отново“).

Писмото може да бъде написано на ръка или в печатна форма, но независимо от избрания вариант, то трябва да бъде заверено с „жив“ подпис. Освен това трябва да се регистрира в дневника на изходящата документация. Не е необходимо съобщението да се заверява с печат, тъй като от 2016 г. изискването за използване на печати и щемпели в дейностите за юридически лица, както преди това беше отменено за индивидуални предприемачи.

Пример за писане на напомнящо писмо

1. В началото на писмото е посочено изпращач, т.е. Пълното име на фирмата се изписва в необходимите редове (в съответствие с учредителни документи), адрес и телефон за връзка. Следващият пасва получател: неговото име и конкретното лице, към което се прави пряко обръщение (длъжност, фамилия, име и бащино име).
2. След това трябва да поставите датаписане на писмо и номерспоред вътрешния документооборот на фирмата, както и да посочите име на документас кратко указание за значението му (в този случай „за прехвърляне на плащане по договора“).
3. След това можете да преминете към описателна част. Първо трябва да посочите причината за напомнянето. Ако това е нарушение на клауза от договора, тогава запишете нейната дата, номер и същност, ако ние говорим заО пари в брой, тогава те трябва да бъдат посочени както с цифри, така и с думи. След това трябва да формулирате напомняне и да предложите да изпълните задълженията си в определен срок (също с цифри и думи). И накрая, можете да изброите действията, които подателят е готов да предприеме, за да реши проблема по-фундаментално.
4. В заключение е необходимо писмо абонирайте се, с препис от подписа и посочване на длъжността на подписалия.

Как да изпратите напомнящо писмо

Писмото може да бъде изпратено чрез

• имейл,
• чрез факс съобщение
• или чрез руската поща.

Можете да комбинирате две опции, например имейл с „жив“ елемент, особено ако поддържате последния с разписка за получаване (това ще служи като още едно доказателство за изпращане на писмото и, което е по-важно, доставката му до десните ръце). Във всеки случай си струва да запомните, че писмата пътуват през руската поща доста дълго време, така че, когато я използвате, е препоръчително да имате малко време или да дублирате този метод на изпращане на други.

Ако напомнящото писмо няма ефект

Негласните правила на бизнес кореспонденцията означават, че напомнящото писмо изисква задължителен отговор от получателя (също писмено). Ако напомнянето не е довело до очаквания от подателя резултат, следващият етап е писането, което по правило е по-твърдо по своя характер и непосредствено предшества съдебната процедура.

Напомнящо писмо с предложение за сътрудничество

Когато една организация активно търси партньори, тя може да изпрати писмо до потенциалната страна в бъдещи отношения с предложение за сътрудничество. По този начин можете не само да разширите пазара на продажби, но и да намерите печеливши доставчици и изпълнители на необходимата услуга.

Такова писмо с оферта може да бъде целево, но може да бъде адресирано до няколко възможни контрагента наведнъж или създадено в обобщена форма за широк спектър от информация.

Можете да изпратите такова писмо във всяка удобна форма:

• по пощата;
• с куриер;
• по имейл;
• по факс;
• предайте на лична среща.

По-късно такова писмо може да бъде преформулирано в напомнящо писмо, ако е имало сигнал от другата страна възможно сътрудничество, но първото писмо, поради, например, липса на време, не беше внимателно обмислено.

Необходими елементи на напомнящо писмо:

• обръщане към адресата (ръководителя на организацията, по име или длъжност, към конкретно лице или, ако писмото е обобщено, се избира форма, която е възможно най-близка до индивидуализираната);
• заглавие на документа (предложение за сътрудничество, търговско предложение, бизнес предложение и др., в зависимост от целта);
• обобщена информация за изпращащата организация, която е важна за бъдещо сътрудничество;
• условията, при които се предлага взаимодействието;
• координати за контакт (телефон, факс, електронна поща, адрес)

Не забравяйте да посочите датата, името на ръководителя на организацията, със собственоръчен подпис и печат.

Примерно напомнящо писмо с предложение за сътрудничество

Напомнящо писмо за изпълнение на задълженията

Такова писмо се изпраща на организация, ако по някаква причина тя не е изпълнила поетите преди това задължения по отношение на своя контрагент навреме или крайният им срок наближава и намеренията на партньора не са ясни.

Важно е писмото да е напомняне, а не укор или заплаха. Добронамерен тон - предпоставка. Без да знаете причините за забавянето, обвиняването на партньора може да е безразсъдно, възможно е той да има обективни обстоятелства.

Напомнянето може да се повтори. Ако такова писмо не се изпраща за първи път, тогава в края трябва да информирате за окончателното си намерение, например да се обърнете към съда.

Приятел или роднина е дал назаем значителна сума пари. Времето изтича, а длъжникът сякаш е забравил за задълженията си... Не искам да развалям отношенията или да загубя собствените си пари. Как учтиво да напомним за дълг? Ще трябва да играете ролята на дипломат и психолог!

Само спокойствие: как да напомним за дълг без кавга

Безотговорното отношение на длъжника е вбесяващо. Но вашата цел е да си върнете парите, а не да се карате вечно. Затова следвайте „правилото на трите НЕ“.

• Не използвайте агресия. Обидите, обвиненията, скандалите няма да ускорят процеса. Напротив, ситуацията ще се влоши. За някои неизпълнени задължения кавгата ще им бъде от полза - като причина да изчезнат от живота ви заедно с парите.
• Не се измъчвайте с вина. Не е срамно да напомняш за нечий дълг. Кредитополучателят ви помоли за услуга, направихте добро дело. Но добротата не бива да се превръща в безгръбначност.
• Не тормозете длъжника с ежедневни напомняния, обаждания или упреци. Психологическият натиск е по-лош от откритата агресия. Ясно е, че ако човек не върне парите, просто ги няма.

Това правило позволява на кредитора и длъжника да излязат от неприятна ситуация, като същевременно запазят достойнството си.

Как да напомняме културно за дълга

Ситуацията с неплатен дълг изисква търпение и разбиране. Важно е да се поддържа баланс между желанието за възстановяване на справедливостта и поддържането на приятелство. Въпросът може да се реши деликатно. Психолозите предлагат следните методи.

• Спокойно попитайте. Когато падежът наближи, задайте на свой роднина или приятел прост, но категоричен въпрос: „Кога смятате, че можете да ми върнете парите?“
• Подсилете важността на възвръщаемостта. Когато питате за дълг, добавете основателна причина, поради която навременното плащане е важно за вас. Например: „Трябва скоро да заведа сина си в санаториум. Бихте ли могли да върнете дълга до края на месеца?“
• Попитайте защо е взет дългът. Преди да попитате за плащане, задайте смекчаващ въпрос: „И как е новият ви телевизор, работи ли добре?“
• Посочете срокове. Изберете конкретна дата. Няколко дни преди да наближи, се срещнете с кредитополучателя, за да обсъдите изплащането.
• Предлагайте вноски. Може да се случи, че приятел или роднина не е в състояние да изплати дълга изцяло. Трябва да го посрещнем наполовина и да облекчим бремето му. Кажете: „Може би ще изплатите дълга на части? Какво ще кажете за 3 хиляди на месец?
• Направете замяна. Стана ясно, че приятелят няма да може да върне парите. Може би има някакво ценно имущество? Предложете сами размяна: „Дядо ви е оставил чудесна колекция от марки. Хайде, ще ми го дадеш ли вместо дълга?“ Приятелски тон и хумор ще разведрят обстановката.

Необходимо е да изберете метод на действие в зависимост от личността на длъжника и отношенията ви с него.

Ако имате нужда от удобни и ефективни напомняния в Windows, тогава изобщо не е необходимо да прибягвате до помощта на програми на трети страни. Както знаете, Windows има това нещо, наречено "Планировчик на задачи". Тя ви позволява да създавате прости напомняния под формата на малки прозорци, но те имат един голям недостатък.

Работата е там, че тези напомняния могат да се появят под текущо отворените прозорци. С други думи, ако в момента работите, например, в Explorer, тогава зад него може да се появи напомняне. В такава ситуация човек може просто да не му обърне внимание.

Алтернативен начин за създаване на напомняния използва същия планировчик на задачи в комбинация с командния ред.

И така, стартирайте програмата за планиране на задачи (Старт -> Програми -> Принадлежности -> Системни инструменти).

В прозореца, който се показва, изберете Действие -> Създаване на задача.

В раздела „Общи“ посочваме името на нашето напомняне. Може да бъде всичко, но в идеалния случай трябва поне по някакъв начин да идентифицира своята функция. Трябва да се уверите, че опцията „Изпълни само за регистриран потребител“ е избрана и опцията „Скрита задача“ не е отметната.

Отидете в раздела „Тригери“ и създайте нов тригер. Просто казано, това е условието, което задейства пускането на нашия хитър механизъм. Задайте задачата „По график“. Посочете часа, в който да се появи напомнянето. Ако е необходимо, допълнително определяме интервали, през които напомнянето да се появява отново. Поставете отметка в квадратчето „Активирано“.

Накрая отидете в раздела „Действия“. Ако по-рано, за да създадем стандартно напомняне, избрахме действието „Изходно съобщение“, сега трябва да изберем „Изпълни програма“. В полето „Програма или скрипт“ пишем „cmd“.

В полето „Добавяне на аргументи“ копирайте този код:

/C ЗАГЛАВИЕ Напомняне Lifehacker&ECHO.&ECHO.&ECHO ВРЕМЕ ЗА ЧЕТЕНЕ LIFEHACKER&ECHO.&TIMEOUT -1

Както можете да видите, кодът е много лесен за разбиране и може да бъде напълно редактиран, за да отговаря на вашите специфични нужди. TITLE е заглавието на прозореца на командния ред, командата ECHO ви позволява да поставите текст след него, а ECHO с точка показва празен ред. Тъй като кодът се копира като един ред, иконата & служи като разделител на редове в прозореца. Стойност на параметър TIMEOUT от -1 означава, че прозорецът ще се затвори само при натискане на клавиш. Можете да накарате прозореца да се затваря автоматично, като посочите положителна стойност в секунди (ако искаме прозорецът да се затвори след 15 секунди, тогава напишете TIMEOUT 15). В същото време остава възможността за предсрочно затваряне на прозореца чрез натискане на клавиш.

Ако е необходимо, можете да добавите допълнителна необходима информация към текста (например, вмъкването на %TIME% ще покаже текущото системно време в прозореца).

Сега нашето известие изглежда така:

Основното предимство на показването на предупреждения по този начин е, че прозорецът за известия винаги се появява върху всички останали прозорци и е много по-трудно да се пропусне.

Начало » Печелете пари онлайн » Как да направите видими напомняния в Windows. Най-добрата програма за напомняне за настолен компютър. Пиша, за да ви напомня това