Създаване на електронни документи. Софтуер за създаване на документи на компютър. текстовите процесори се използват за създаване и обработка на електронни документи.

Електронният документ може да се използва във всички области на дейност, където се използва софтуер и хардуер, необходими за създаване, обработка, съхраняване, предаване и получаване на информация. С помощта на електронни документи могат да се извършват транзакции (договори), да се извършват плащания, да се извършва кореспонденция и прехвърляне на документи и друга информация.

Електронните документи могат да съдържат информация от определен тип или смесена.

Фигура 1.2 Видове електронни документи

Трябва да се отбележи, че има повече видове електронни документи, което показва неговото несъмнено предимство. Най-разпространени обаче са текстови и графични документи.

Текстовият документ е поредица от знаци (предимно печатни знаци, принадлежащи към определен набор от знаци). Тези символи обикновено са групирани в низове. В съвременните системи низовете са разделени с разделители на редове, но в миналото низовете са били съхранявани под формата на записи с постоянна или променлива дължина (например на перфокарти). Текстовият документ може да съдържа както форматиран, така и неформатиран текст.

Графичен документ е файл, съдържащ информационен модел на изображение на обект, предназначен за използване в определена област на компютърната графика или конкретно с конкретен софтуерен инструмент. Всеки тип графичен документ има съответен графичен файлов формат. Форматът на графичен файл е стандартизирана структура от данни, в която графичният документ се преобразува, когато се записва на носител за последваща обработка и съхранение.

В документи от смесен тип се комбинират два или повече вида представяне на данни. Предимството им е възможността за визуализиране на документна информация за по-добро разбиране и усвояване.

Електронен документооборот

Документопотокът е движението на документи в организацията от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на изпълнението или изпращането (GOST R 51141-98); комплекс от работа с документи: приемане, регистрация, разпространение, контрол на изпълнението, формиране на файлове, съхранение и повторно използване на документация, справочна работа.

Електронният документооборот (EDF) е унифициран механизъм за работа с документи, подадени в в електронен формат, с прилагане на концепцията за „безхартиена офис работа“.

Има няколко вида обработка на електронни документи:

Общи видове обработка:

· Създаване

· Редактиране

· Запазване

· Преименуване

· Навигация по маршрута

· Поставяне в папка

· Индексиране

· Премахване

Специализирани видове обработка:

· Експертиза

· Одобрение, одобрение, подписване

· Регистрация

· Класификация

· Екзекуция

· Контрол

· И други, определени от спецификата.

Обработката на документ в електронен вид се извършва като част от процеса на документиране в рамките на правата за достъп, предоставени на служителите, които имат роли в маршрута на документа.

Във всяка индустрия или различни видовеДейностите по обработка на документи, както на хартиен носител, така и в автоматизирана форма, имат своите специфики, свързани с различия както в състава на обработваните документи, така и в процедурите за обработка. В тази връзка, за автоматизиране на специфични процеси на документиране, те използват различни системи. Има и няколко вида документооборот.

Фигура 1.3 Видове документооборот

Автоматизираният документооборот е предназначен за решаване на широк кръг от проблеми.

Фигура 1.4 Автоматизирани задачи за документооборот

В допълнение към горното, съвременните EDMS изпълняват и допълнителни задачи, които преди това са били изпълнявани от отделни програми:

· Бърз обмен на информация и документи – вместо електронна пощаи интернет пейджъри

· Разгледайте новинарската емисия на компанията, запознайте се с публикувани документи – вместо интернет портали

· Работа с органайзер и списък с лични задачи – вместо дневници

Въз основа на задачите, стоящи пред автоматизацията на документационните процеси, се определя набор от необходими функции, които системата за управление на документи трябва да изпълнява:

· Създаване на атрибутивни карти на документи

· Прикачване на файлове от произволен тип към карти с документи

· Формиране на текст на документ от предварително дефиниран шаблон със заместване на променливи стойности, които могат да бъдат в картата на документа или базата данни

· Създаване на версии на документи

· Формиране на изображение на електронен документ върху формуляр с помощта на шаблони

· Запазване на изображение на документ в pdf или word файл

· Управление на правата за достъп на потребителите

· Създаване на маршрути на документи

· Управление на движението на документи по маршрути

· Поддържане на дневници на документи

· Поддържане на справочници и класификатори

· Регистрация и класификация на документи, регистрирани в EDMS

· Оформяне на поръчки

· Търсене на карти с документи

· Подписване на документи с електронен цифров подпис

· Генериране на отчети и статистики за движението на документи

Системните функции на автоматизирания документооборот включват:

· Възможност дистанционна работас документи през интернет

· Използване на информационен склад за СУБД за съхраняване на документи и метаданни

· Възможност за едновременна работа с EDMS

· Осигуряване на информационна сигурност

· Персонално удостоверяване на потребителите на EDMS

o Криптиране на трафика

o Ролеви модел за контрол на достъпа

Днес вече не е изненадващо, когато читател (потребител), идвайки в библиотеката и прекарвайки известно време в нея, не само не използва нейния фонд, но дори не прави опит да поръча литература. Потребителите задоволяват много от своите нужди на информационно ниво, т.е. са напълно доволни от библиографска, реферативна, справочна и друга електронна информация, получена чрез Интернет, чрез CD-ROM или други средства. Освен това развитието на електронните ресурси води до факта, че много библиотеки, които нямат средства за придобиване на чуждестранни публикации, намират възможност да организират достъп на своите потребители до пълнотекстови електронни ресурси и тези тенденции набират скорост (електронни научна библиотекаРуската фондация за фундаментални изследвания, електронните издания на Институт Отворено общество - Русия и др. са предоставили безплатен достъп на много библиотеки до няколко хиляди заглавия на чуждестранни списания). В допълнение, електронната доставка на документи става все по-разпространена, което позволява на потребителите на библиотеката, без да идват в самата библиотека, да поръчат електронно копие на статия, брошура или фрагмент от книга от работното си място (или дома) и да го получат за няколко мига. В същото време трябва да се отбележи, че вече в много библиотеки броят на отдалечените достъпи (посещения) до интернет страницата на библиотеката надвишава броя на редовните физически посещения.

Всичко по-горе потвърждава, че старите представи за библиотеката се рушат пред очите ни. Читателят вече не винаги идва в библиотеката за документ, той идва за информация и/или електронен ресурс. Библиотеката постепенно се превръща в информационен център електронни ресурси, като въпреки това запазва функциите на обикновена библиотека за обслужване на потребителите с печатни документи. Тази нова функция на съвременната библиотека не само ясно илюстрира една от основните тенденции в съвременното библиотечно дело, но трябва да се има предвид както при планирането на развитието на автоматизираните библиотечно-информационни технологии, така и като цяло при преразглеждането на вече остарялата концепция за традиционна библиотека.

Технологии за създаване на електронен документ

Първо, това технологии за аналитична и синтетична обработка на информация в АБИС.

Аналитичната и синтетичната обработка (ASP) са отделни процеси, които включват операции или групи от операции, свързани с анализа на документи или данни, но не водят до значителна промяна в тяхното съдържание, структура и външен вид. В автоматизираните системи ASO може да се извършва както под формата на ръчни операции, „човек-машина“, така и чисто „машинни“ (т.е. като се използват само автоматизирани средства). Примери за напълно или частично автоматизирано внедряване на ASO включват операции за сортиране, запис/пренаписване, кодиране, декодиране, криптиране/декриптиране, преобразуване и т.н. Обработката на данни е обобщено наименование за разнородни процеси, свързани с данни. Можете да отбележите някои термини, свързани с видовете обработка на данни:

• · Интегрирана обработка на данни – принципът на организиране на обработката на данни в автоматизирана система, при които се комбинират или оптимизират процеси или операции, извършвани преди това в различни организации, подразделения или участъци от технологичната верига, за да се подобри ефективността на системата. Една възможна цел на "интегрираната обработка на данни" е създаването на интегрирани бази данни.
• · Разпределена обработка на данни - обработка на данни, извършвана в разпределена система, в която всеки от технологичните или функционални единицисистемите могат самостоятелно да обработват локални данни и да вземат подходящи решения. Когато изпълняват отделни процеси, възлите на разпределена система могат да обменят информация чрез комуникационни канали, за да обработват данни или да получават резултати от анализи, които са общи за тях.
• · Автоматизирана обработка (данни/документи) - обработка (данни или документи), извършвана автоматично, без човешка намеса или с ограничено човешко участие. Техническите средства за реализиране на „автоматизирана обработка” могат да бъдат компютри или други устройства или машини.
• · Машинна обработка – извършване на операции с данни с помощта на компютър или други устройства за обработка на данни.
• · Предмашинна обработка, подготовка на данни за въвеждане - етап на аналитично-синтетична обработка или обработка на документи, свързан с формализиране на крайните документи и записване на съдържанието им в работен лист.
• · Сортиране - автоматично или ръчно разпределяне на документи или данни по зададени критерии. Набор от процеси, свързани с привеждане на записите във файл в съответствие с последни променив предметната област или получена нова информация (данни). „Актуализиране на файл“ включва извършване на следните операции: преглед на записи, добавяне на нови записи, изтриване (изтриване) или коригиране (редактиране) на съществуващи записи.

Второ, това технологии за цифровизация на информацията.

Технологиите за цифровизация на информацията включват:

1. Сканиране.

Този метод е особено удобен за тези, които подготвят мултимедийни приложения въз основа на съществуващи печатни материали и илюстрации.

Скенерът е периферно устройство на персонален компютър, което ви позволява да въвеждате оригинали, представени под формата на текстови документи, рисунки, слайдове, снимки и др. Скенерът преобразува такава информация в електронна информация.

Въз основа на обща оценка на характеристиките на скенерите, тези устройства могат да бъдат разделени на следните подгрупи:

• o Ръчни скенери.
• o Скенери за страници (разширени).
• o Скенери за слайдове.
• o Проекционни скенери.
• o Барабанни скенери.
• 2. Въведете данни от клавиатурата.

Въвеждането на данни от клавиатурата е вид ръчно въвеждане. Технологично средство за предоставяне на въвеждане от клавиатурата е работен лист. Въвеждането на текст се извършва с помощта на текстов редактор Word, който е включен в софтуерния пакет под често срещано име Office, публикуван от Microsoft Corporation. Той е проектиран да работи под операционна система Windows.

Word е приложение за Windows, предназначено за създаване, преглед, модифициране и отпечатване на текстови документи, което прави възможно извършването на всички традиционни операции с текст без изключение, предоставени от съвременните компютърни технологии:

• o въвеждане и модифициране на неформатирана буквено-цифрова информация;
• o форматиране на знаци с помощта на различни True Type шрифтове с различни стилове и размери;
• o форматиране на страници (включително горни и долни колонтитули);
• o форматиране на документа като цяло (автоматично създаване на съдържание и различни индекси);
• o проверка на правописа, избор на синоними и автоматично пренасяне на думи.

Трето, това технологии за обработка на цифровизирани документи.

Технологиите за обработка на цифровизирани документи включват разпознаване на символи и тяхното по-нататъшно редактиране.

Софтуерът за оптично разпознаване на символи - OCR (Optical Character Recognition) е предназначен за автоматично въвеждане на отпечатани документи в компютър. Най-често потребителите използват на практика системата за оптично разпознаване на текст FineReader, произведена от ABBYY, и системата за оптично разпознаване на символи CuneiForm, произведена от Cognitive Technologies Ltd. И двете системи имат приблизително еднакви възможности и са предназначени да разпознават текстове, написани с почти всеки шрифт (с изключение на йероглифи и арабски), без предварително обучение. Специална характеристика на програмите е висока точност на разпознаване на знаци и ниска чувствителност към печатни дефекти.

Софтуерни системи OCR работи по следния начин. Да приемем, че имате текстов хартиен документ с сложна структура, т.е. Освен текст, документът съдържа таблици, диаграми, илюстрации и др. Трябва да редактирате текста с помощта на текстообработваща програма. За да разрешите този проблем, трябва да поставите документ в скенер и да създадете негово електронно копие, което представлява графично изображение на документа.

След това трябва да конвертирате изображението в текст. Този етапе много отговорно, тъй като резултатът от сканирането е изображение, което може да бъде запазено изключително във файл с един или друг графичен формат или заредено за обработка не в текстов редактор, а в някакъв вид графичен редактор. Можете да поставите изображение директно в текстов редактор. За текстовите приложения обаче изображението е неделим елемент и не може да бъде идентифицирано. По този начин, дори ако има текст върху изображението, то не може да бъде редактирано с помощта на текстов редактор. Следователно, на първо място, е необходимо изображението на знаците да се преобразува в текст като такъв, т.е. в поредица от знаци, които могат да се обработват в текстови редактори.

Софтуерните системи FineReader и CuneiForm ви позволяват да решавате проблеми с конвертирането на изображения в текстове и се доставят под формата на комплекси, които са достатъчно мощни, за да се използват в практически дейности.

Процесът на разпознаване на текст от OCR системите е както следва.

Първо трябва да получите графично изображение на документа, което може да стане по два начина - сканиране на документа или зареждане на изображение от файл. Средата на приложния софтуер ви позволява да преглеждате изображения в различни мащаби, както и да извършвате някои трансформации с тях, по-специално да ги завъртате и обръщате.

На следващия етап от обработката на документите те се маркират. Целта на тази операция е да каже на OCR системата как текстът е позициониран в изображението.

Резултатите от автоматичното маркиране могат да се коригират ръчно - създаване и изтриване на текстови блокове, преместване, задаване на размерите им, разделяне на съседни блокове, правене на блокове многоъгълни чрез прикрепяне на блокови правоъгълници към тях или изрязване и т.н. На блоковете могат да се присвояват серийни номера, което е много удобно, ако трябва да конвертирате сложно форматиран текст в прост текст.

За текстове, отпечатани размазано или на неравномерен фон, се използва адаптивно сканиране, което позволява, за сметка на известно намаляване на производителността, да се увеличи точността на определяне на очертанията на буквите.

При разпознаване на документи с нисък контраст, слабо отпечатани документи, качеството на разпознаване може да се подобри чрез регулиране на параметри като яркост, контраст и прагове на черно-бяла точка.

Настройките за маркиране и OCR са конфигурирани, за да гарантират, че OCR системата може правилно да блокира и разпознава текст. По-специално, трябва да посочите на кой език(ци) е написан текстът, който трябва да бъде разпознат.

За оперативна работаС разпознатия текст системата OCR интегрира собствен текстов редактор, напомнящ приложението WordPad, вградено в Windows. Текстовият редактор може да поддържа такива основни функции за форматиране на текст като шрифтове и стилове, горни и долни индекси, таблици, колони и рамки, които могат да се преместват върху текста. В разпознатия текст съмнителните думи са подчертани с определен фон, а текстовият редактор предоставя инструменти за бързо търсене на съмнителни думи, което значително опростява прегледа и редактирането на разпознатия текст.

Някои версии на OCR системи, например ABBYY FineReader Corporate Edition, съдържат интегрирани инструменти за работа в екип. За да се реализира възможността за работа в мрежа, на всеки компютър трябва да се инсталира отделно копие на програмата.

В този случай може да се организира работа с един и същ пакет на няколко компютъра. Мрежовите инструменти на системата имат възможност да проследяват процеса на обработка на страницата – кой в ​​момента отваря страницата, сканира я, разпознава я, проверява я и т.н. Промените, направени в страница от един потребител, са видими за всички, които работят със същия пакет.

Възможности за екипна работа има и системата CuneiForm 2000 Master, която в допълнение към самата среда CuneiForm 2000 и текстов редактор, съдържа вграден софтуерен модул за пакетно сканиране и разпознаване, както и софтуер за използване на скенери в локална мрежа.

Четвърто, това технологии за създаване на WEB документи.

HTML (HyperText Markup Language) често се използва за създаване на уеб документи. Това понятие включва различни начинидизайн на хипертекстови документи, дизайн, хипертекстови редактори, браузъри и много други. Хипертекстът е идеален за включване на мултимедийни елементи в традиционни документи. На практика именно благодарение на развитието на хипертекста повечето потребители успяха да създадат свои собствени мултимедийни продукти и да ги разпространяват на компактдискове. Такива информационни системи, проектирани като комплекти от HTML страници, не изискват разработването на специален софтуер, тъй като всички необходими инструментиза работа с данни са станали част от стандартния софтуер на повечето персонални компютри. При този подход от потребителя се изисква да извършва само тази работа, която е пряко свързана с темата на продукта, който се разработва: подготвяйте текстове, рисувайте снимки, създавайте HTML страници и обмисляйте връзките между тях.

Тема 2.4. Системи за управление на бази данни и експертни системи

2.4.11. База данни за обучение с основен бутон форма "Training_students" - Изтегляне

Microsoft Word - текстообработваща програма

2.1. Обработка на текстова информация в Microsoft Word

2.1.2. Концепция за електронен документ. Технология за създаване и редактиране на текстов документ в Microsoft Word

Концепция за електронен документ

За ефективно управлениепроцесите в предприятията и организациите изискват ефективна система електронен документооборот.

Основното са документите информационен ресурспредприятия и организации.

Документопотокът е непрекъснат процес на движение на документи, който отразява дейността на предприятията и ви позволява бързо да управлявате производствени процесив предприятието.

Понастоящем се използва както традиционното документооборот (на хартия), така и електронното управление на документи. Системите за управление на електронни документи са предназначени за автоматизиране на офис процесите.

Цялостно решение за организиране на електронен документооборот в предприятието предоставя системата за електронен документооборот и автоматизация на офиса „EVFRAT-Документооборот“. Системата за автоматизация на офиса и електронен документооборот DELO поддържа както традиционен офис мениджмънт, така и електронен документооборот.

FossDoc - Система за електронен документооборот. Система за електронен документооборот - стандартно решениеПлатформа FossDoc, предназначена за автоматизиране на документооборота и офис работата, както в държавни, така и в недържавни предприятия от всякакъв размер и вид дейност.

Основната концепция на системата за управление на електронни документи е електронен документ. Електронният документ е съвкупност от данни в компютърната памет, която включва текст, картини, таблици, чертежи и др. и е предназначен да бъде възприеман от хора с помощта на подходящ софтуер и хардуер.

Статутът на електронен документ е залегнал в Закона на Украйна „За електронните документи и електронния документооборот“ № 851-IV от 22 май 2003 г. Електронният документ е документ, в който информацията е записана под формата на електронни данни , включително задължителните реквизити на документа.

Задължителните данни на електронните документи включват електронен подпис. Електронният цифров подпис (EDS) се използва за подписване на електронни документи както от физически, така и от юридически лицаза да придаде на документа правна сила.

2.1.3. Технология за създаване и редактиране на текстов документ в Microsoft Word 2003

Текстовият редактор е програма, която ви позволява да създавате документ с текстови данни.

Текстообработваща програма е програма за въвеждане, редактиране и обработка на текстови документи с различна информация (например таблици, графики и др.).

Текстовите редактори и процесори включват: вградени текстови редактори; редактори на инструментални компютърни програми; универсални текстообработващи програми; редактори на научни документи, програми за оформление на списания и книги (издателски системи).

В момента най-популярният текстов процесор е Microsoft Word 2003, но той вече се появи нова версия Microsoft Office 2007.

В Word 2003 можете да създавате следните типове документи:

1. Нов документ.
2. Уеб страница.
3. XML документ.
4. Съобщение E-mail.
5. Съобщение – Факс.
6. Пликове и стикери.
7. Шаблони.

Първи стъпки с Word

Всички нови текстови документи в Word се създават въз основа на шаблони. Шаблонът е документ, който се използва като шаблон за създаване на нови текстови документи. След стартиране на Word на екрана се появява прозорец, показващ празен текстов документ, базиран на шаблона Normal.

По подразбиране всички текстови документи в Word се създават въз основа на шаблона Normal Normal.dot и целият текст се въвежда в нормален нормален стил, в който са зададени основните параметри за форматиране: шрифт - Times New Roman, размер на шрифта - 10 точки, ляво подравняване, едноредово разстояние.

Можете да въведете текст в прозореца на празния текстов документ, да вмъкнете таблица, картина и др. Празният документ се нарича Документ 1, който се вижда в заглавната лента.

Можете да създадете текстов документ в Word по следните начини:

• изберете командата Нов от менюто Файл, след което в областта на задачите (режимът ще се промени на „Създаване на документ“) в секцията Създаване изберете „Нов документ“ въз основа на нормалния шаблон или раздела Шаблони в елемента На моя компютър , изберете предварително дефиниран шаблон или съветник, въз основа на който трябва да създадете документ или шаблон;
• Щракването върху иконата Нов в лентата с инструменти Standard отваря празен документ, Документ 1, базиран на стандартния шаблон.

При създаване на нови документи ще им бъдат присвоени последователни номера 2, 3, 4, 5 и т.н. В празен документ можете да видите мигаща вертикална линия горе вляво, която се нарича курсор за въвеждане. Курсорът показва къде ще бъде въведен знак от клавиатурата или ще бъде вмъкнат обект (чертеж, таблица и др.).

Позицията на курсора може да се променя с помощта на клавишите за управление на курсора или манипулатора на мишката само в рамките на въведения текст. В реда за състояние на редактора на екрана на дисплея можете да видите номера на реда на документа и номера на позицията в него, където в момента се намира курсорът.

Режим Word - вмъкване или замяна

Текстовият процесор на Word работи в режим на вмъкване или замяна. Режимът се показва в реда за състояние на екрана на дисплея. Режимите могат да се превключват с помощта на клавиша Ins. В режим „вмъкване“ символите, въведени от клавиатурата, изместват текста на документа, разположен зад курсора, надясно. В режим на заместване, вместо символа, разположен вдясно от курсора, се въвежда нов знак от клавиатурата.

Преди въвеждане на текст е препоръчително да зададете параметрите и необходимата ориентация на страницата, като изпълните командата File / Page Setup, раздел Margins.

Запазване на Word документ

Докато работите с документ, той е в RAM. За да запишете този файл на диск, трябва да изберете командата Запис от менюто Файл и да зададете необходимите параметри в диалоговия прозорец Запис на документ.

Ориз. 1.

Когато записвате документ в диалоговия прозорец, трябва: да зададете името на файла, да изберете типа на файла, да изберете папката, в която се записват атрибутите на файла, и диска, на който ще бъде записан файлът. Отворете файлаМожете да го запишете на диск под друго име, като изберете "Запиши като" от менюто "Файл".

Затворете документ и излезте от Word

За да затворите документ, а не приложение, трябва да изберете командата "Файл/Затвори".

За да излезете от програмата, можете да използвате един от следните методи:

• изберете командата Изход от менюто Файл;
• щракнете върху бутона Затвори в заглавната лента;
• щракнете двукратно върху бутона на менюто на прозореца;
• изберете командата Затвори в менюто на прозореца.

Отворете документ в Word

Можете да отворите документ в Word по няколко начина:

1. Изберете командата Отвори от менюто Файл и в диалоговия прозорец Отвори документ задайте името и местоположението на файла;
2. Щракнете върху бутона Отвори в лентата с инструменти Standard и щракнете двукратно върху иконата на файл в диалоговия прозорец Отвори документ.

За да отворите няколко файла едновременно, изберете имената им в диалоговия прозорец, задръжте натиснат клавиша Ctrl и след това щракнете върху бутона Отвори.

Режим на няколко прозореца в Word

Текстообработващите програми могат да работят едновременно с множество документи в различни прозорци. Въвеждането и редактирането на текст се извършва в активния прозорец, в който имате достъп до командите на менюто. Командите в менюто Window ви позволяват да подреждате прозорци на документи, да се придвижвате от един прозорец към друг и да разделяте работната зона на прозорец на две части.

Основните етапи на Създаване (подготвяне) на текстови документи в Word са:

• писане;
• редактиране на текст;
• форматиране;
• проверка на правописа;
• печат на текст;
• запазване.

Всеки етап се състои от извършване на определени операции.

Можете да въвеждате текст, като го напишете на клавиатурата и да вмъквате различни текстови фрагменти от други документи в документа.

Въвеждането се извършва чрез натискане на клавиши на клавиатурата на компютъра, докато следващият знак се показва на екрана в позицията на курсора, а курсорът се премества една позиция надясно. Интервалите, които текстовият редактор автоматично вмъква за подравняване на редове, се наричат ​​„меки“ интервали.

„Твърдите“ интервали се добавят към текста, когато натиснете клавиша за интервал на клавиатурата на вашия компютър. Знак за разделяне на дума от дума е „твърд“ интервал, така че трябва да зададете един „твърд“ интервал между думите. Не е необходимо препинателният знак да бъде разделян с интервал от предходната дума, а след препинателния знак трябва да се въведе интервал. „Твърд“ терминатор на ред се създава чрез натискане на клавиша Enter, за да се посочи краят на абзац.

Редактиране на текст в Word

След като въведете текст, той претърпява различни промени. Редактирането на документ в Word се извършва с помощта на команди от менюто или натискане на клавиши на клавиатурата на компютъра.

Операциите за редактиране (изтриване, вмъкване, преместване) се извършват върху:

1. Символи.
2. На редове.
3. На фрагменти.

Символите се въвеждат от клавиатурата (в режим на вмъкване или замяна), а клавишите Backspace или Delete се използват за изтриване на знаци.

Операциите за редактиране на редове са: изтриване на ред, разделяне на един ред на два, сливане на два реда в един, вмъкване на празен ред.

Операции за редактиране (копиране, преместване и изтриване) за фрагменти. Фрагментът е непрекъсната част от текста. За да изтриете, копирате или преместите фрагмент, трябва да го изберете.

Можете да изберете фрагмент с помощта на мишката или клавиатурата. Word използва различни методи за подчертаване на думи, редове, изречения и абзаци. (единично, двойно или тройно щракване върху абзац или отляво на абзац в лентата за избор). Избраният текст може да се копира, премества и изтрива или с помощта на клипборда, или чрез преместване с мишката (докато натискате левия или десния клавиш).

След като изберете фрагмент, операцията по копирането или преместването му може да се извърши по следните начини:

• използване на левия бутон на мишката (плъзгане);
• използване на десния бутон на мишката (плъзгане и пускане);
• използване на командите от менюто Редактиране;
• използване на команди от контекстното меню;
• използване на икони на лентата с инструменти (изрязване, копиране, поставяне);
• от клавиатурата (комплект клавиши).

За да отмените грешно действие в Word, се използва операцията за връщане назад. Командата Undo се намира в менюто Edit и в лентата с инструменти. В допълнение към командата за връщане назад има команда за отмяна на връщане назад.

Редактиране на съществуващ текст в Word чрез командата Редактиране/Замяна

Възможността за търсене и замяна на текст, предоставена в Word, значително ускорява процеса на редактиране (редактиране) на голям текст. Можете също да използвате тази команда, за да намерите и замените конкретни опции за форматиране, специални символи и други обекти на документа.

Ориз. 2.

Основният източник, определящ характеристиките на работата с електронни документи във федералните изпълнителни органи, е „Правилата за деловодство във федералните изпълнителни органи“, раздел V1 (одобрен с постановление на правителството Руска федерацияот 15 юни 2009 г. № 477).

Условията, определящи характеристиките на работата с електронни документи във федералните изпълнителни органи, трябва да бъдат отразени в Инструкциите за работа в офиса федерален органИзпълнителна власт.

Инструкциите за деловодство във федералния орган на изпълнителната власт установяват реда за създаване, получаване, обработка, съхранение и използване на електронни документи в контекста на използване на ведомствена система за управление на електронни документи, както и реда за изпращане, получаване и регистриране на електронни съобщения. .

Приемането на електронни документи от други държавни органи и организации и изпращането на електронни документи се извършва от Службата за управление на деловодството на федералния изпълнителен орган.

Електронните документи се създават, обработват и съхраняват в системата за управление на електронни документи на федералния изпълнителен орган. Документите, създадени от федералния изпълнителен орган и получени от федералния изпълнителен орган на хартиен носител, се включват в системата за управление на електронни документи след сканиране и създаване на електронни изображения на документите.

Включването на електронен образ на документ в системата за управление на електронни документи, евентуално след неговата проверка (сравняване на електронния образ на документ с оригиналния документ), потвърждаването на съответствието на електронното изображение с оригиналния документ се извършва с помощта на електронен подписслужител на Службата за управление на офиса, извършващ тази процедура.

Електронните съобщения, получени чрез междуведомствената система за управление на електронни документи, се регистрират в системата за управление на електронни документи на федералния изпълнителен орган по начина, установен от Инструкциите за управление на офиса. Системата за управление на електронни документи на федералния изпълнителен орган трябва да осигурява регистрация (отчитане) и включване в системата на електронни съобщения, изпратени и получени чрез междуведомствената система за управление на електронни документи.

При качване на електронно съобщение в системата за управление на електронни документи на федерален изпълнителен орган, данните, съдържащи се в съответния XML файл на електронното съобщение, могат да се използват за попълване на полетата на регистрационната и контролна карта на получения документ в електронна форма. .

В инструкциите за деловодство да се предвиди, че изготвянето, оформянето и одобряването на проекти на електронни документи се извършва съгласно Общи правиладеловодство, установено по отношение на подобни документи на хартиен носител. Електронният документ трябва да има данните, установени за подобен документ на хартиен носител, с изключение на отпечатък от печат.

За потвърждаване на автентичността на електронните документи федералният изпълнителен орган използва електронни цифрови подписи.

Използваните средства за електронен цифров подпис трябва да бъдат сертифицирани по установения начин.

При получаване на електронни документи от други органи или организации службата за управление на деловодството на федералния изпълнителен орган проверява автентичността на електронния цифров подпис.

При разглеждане и съгласуване на електронни документи, както и при подписване на вътрешни информационни и справочни документи (отчети, бележки, сертификати, резюмета и др.), създадени в електронна форма, системата за управление на електронни документи на федералния изпълнителен орган може да използва методи за потвърждаване на действия с електронни документи, в които не се използва електронен цифров подпис. Такива правила могат да бъдат установени при условие, че софтуерът, използван в даден федерален изпълнителен орган, позволява недвусмислено идентифициране на лицето, което е подписало или заверило документа.

Задължителна информация за електронния документ

За записване и търсене на документи в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган, в съответствие с Правилника за деловодство във федералните изпълнителни органи, се използва задължителна информация за документа, включена в регистрационната и контролна карта в в съответствие с таблицата по-долу.

Инструкциите за деловодство могат да предвиждат включването на допълнителна информация за документи в електронната система за управление на документи на федералния изпълнителен орган. Допълнителна информация за електронен документ може да включва информация: името на автора на документа (ако авторът не съвпада с адресата (подателя) на електронния документ), бележка за отлагането на датата на изпълнение на документа, срок на годност, имена на прикачени файлове към електронния документ, ключови думи и др.

Тема 29. Технологии за създаване на електронни документи

Днес вече не е изненадващо, когато читател (потребител), идвайки в библиотеката и прекарвайки известно време в нея, не само не използва нейния фонд, но дори не прави опит да поръча литература. Потребителите задоволяват много от своите нужди на информационно ниво, т.е. са напълно доволни от библиографска, реферативна, справочна и друга електронна информация, получена чрез Интернет, чрез CD-ROM или други средства. Освен това развитието на електронните ресурси води до факта, че много библиотеки, които нямат средства за придобиване на чуждестранни публикации, намират възможност да организират достъп за своите потребители до пълнотекстови електронни ресурси и тези тенденции набират скорост (електронна научна библиотека на Руската фондация за фундаментални изследвания, електронни публикации на Институт "Отворено общество" – Русия и други са предоставили безплатен достъп до много библиотеки до няколко хиляди заглавия на чуждестранни списания). В допълнение, електронната доставка на документи става все по-разпространена, което позволява на потребителите на библиотеката, без да идват в самата библиотека, да поръчат електронно копие на статия, брошура или фрагмент от книга от работното си място (или дома) и да го получат за няколко мига. В същото време трябва да се отбележи, че вече в много библиотеки броят на отдалечените достъпи (посещения) до интернет страницата на библиотеката надвишава броя на редовните физически посещения.
Всичко по-горе потвърждава, че старите представи за библиотеката се рушат пред очите ни. Читателят вече не винаги идва в библиотеката за документ, той идва за информация и/или електронен ресурс. Библиотеката постепенно се превръща в център на информационни електронни ресурси, като въпреки това запазва функциите на обикновена библиотека за обслужване на потребителите с печатни документи. Тази нова функция на съвременната библиотека не само ясно илюстрира една от основните тенденции в съвременното библиотечно дело, но трябва да се има предвид както при планирането на развитието на автоматизираните библиотечно-информационни технологии, така и като цяло при преразглеждането на вече остарялата концепция за традиционна библиотека.

Технологии за създаване на електронен документ

Първо, това технологии за аналитична и синтетична обработка на информация в АБИС.
Аналитично-синтетичната обработка (ASP) са отделни процеси, които включват операции или групи от операции, свързани с анализа на документи или данни, но не водят до съществена промяна в тяхното съдържание, структура и външен вид. В автоматизираните системи ASO може да се извършва както под формата на ръчни операции, „човек-машина“, така и чисто „машинни“ (т.е. като се използват само автоматизирани средства). Примери за напълно или частично автоматизирано внедряване на ASO включват операции за сортиране, запис/пренаписване, кодиране, декодиране, криптиране/декриптиране, преобразуване и т.н. Обработката на данни е обобщено наименование за разнородни процеси, свързани с данни. Можете да отбележите някои термини, свързани с видовете обработка на данни:

• Интегрираната обработка на данни е принципът на организиране на обработката на данни в автоматизирана система, при която процеси или операции, извършвани преди това в различни организации, подразделения или участъци от технологичната верига, се комбинират или оптимизират, за да се повиши ефективността на системата. Една възможна цел на "интегрираната обработка на данни" е създаването на интегрирани бази данни.
• Разпределената обработка на данни е обработка на данни, извършвана в разпределена система, в която всеки от технологичните или функционалните възли на системата може независимо да обработва локални данни и да взема подходящи решения. Когато изпълняват отделни процеси, възлите на разпределена система могат да обменят информация чрез комуникационни канали, за да обработват данни или да получават резултати от анализи, които са общи за тях.
• Автоматизирана обработка (данни/документи) – обработка (данни или документи), извършвана автоматично, без или с ограничена човешка намеса. Техническите средства за реализиране на „автоматизирана обработка” могат да бъдат компютри или други устройства или машини.
• Машинна обработка - извършване на операции с данни с помощта на компютър или други устройства за обработка на данни.
• Предмашинна обработка, подготовка на данни за въвеждане - етап на аналитична и синтетична обработка или обработка на документи, свързан с формализиране на крайните документи и записване на съдържанието им в работен лист.
• Сортирането е автоматично или ръчно разпределение на документи или данни според определени критерии. Набор от процеси, свързани с привеждане на записите във файл в съответствие с последните промени в предметната област или получена нова информация (данни). „Актуализиране на файл“ включва извършване на следните операции: преглед на записи, добавяне на нови записи, изтриване (изтриване) или коригиране (редактиране) на съществуващи записи.

Второ, това технологии за цифровизация на информацията.
Технологиите за цифровизация на информацията включват:

1.Сканиране.
Този метод е особено удобен за тези, които подготвят мултимедийни приложения въз основа на съществуващи печатни материали и илюстрации.
Скенерът е периферно устройство на персонален компютър, което ви позволява да въвеждате оригинали в компютъра, представени под формата на текстови документи, рисунки, слайдове, снимки и др. Скенерът преобразува такава информация в електронна информация.
Въз основа на обща оценка на характеристиките на скенерите, тези устройства могат да бъдат разделени на следните подгрупи:

o Ръчни скенери.

o Скенери за страници (разширени).

o Слайд – скенери.

o Проекционни скенери.

o Барабанни скенери.

2.Въвеждане на данни от клавиатурата.

Въвеждането на данни от клавиатурата е вид ръчно въвеждане. Технологично средство за предоставяне на въвеждане от клавиатурата е работен лист. Въвеждането на текст се извършва с помощта на текстовия редактор Word, който е включен в софтуерния пакет под общото име Office, издаден от Microsoft Corporation. Той е проектиран да работи под операционна система Windows.
Word е приложение за Windows, предназначено за създаване, преглед, модифициране и отпечатване на текстови документи, което прави възможно извършването на всички традиционни операции с текст без изключение, предоставени от съвременните компютърни технологии:

o въвеждане и модифициране на неформатирана буквено-цифрова информация;

o форматиране на знаци с помощта на различни True Type шрифтове с различни стилове и размери;

o форматиране на страници (включително горни и долни колонтитули);

o форматиране на документа като цяло (автоматично създаване на съдържание и различни индекси);

o проверка на правописа, избор на синоними и автоматично пренасяне на думи.

Трето, това технологии за обработка на цифровизирани документи.
Технологиите за обработка на цифровизирани документи включват разпознаване на символи и тяхното по-нататъшно редактиране.
Софтуерът за оптично разпознаване на символи - OCR (Optical Character Recognition) е предназначен за автоматично въвеждане на отпечатани документи в компютър. Най-често потребителите използват на практика системата за оптично разпознаване на текст FineReader, произведена от ABBYY, и системата за оптично разпознаване на символи CuneiForm, произведена от Cognitive Technologies Ltd. И двете системи имат приблизително еднакви възможности и са предназначени да разпознават текстове, написани с почти всеки шрифт (с изключение на йероглифи и арабски), без предварително обучение. Специална характеристика на програмите е висока точност на разпознаване на знаци и ниска чувствителност към печатни дефекти.
Софтуерните системи за OCR работят по следния начин. Да приемем, че имате текстов хартиен документ със сложна структура, т.е. Освен текст, документът съдържа таблици, диаграми, илюстрации и др. Трябва да редактирате текста с помощта на текстообработваща програма. За да разрешите този проблем, трябва да поставите документ в скенер и да създадете негово електронно копие, което представлява графично изображение на документа.
След това трябва да конвертирате изображението в текст. Този етап е много важен, тъй като резултатът от сканирането е изображение, което може да бъде запазено изключително във файл с един или друг графичен формат или заредено за обработка не в текстов редактор, а в някакъв вид графичен редактор. Можете да поставите изображение директно в текстов редактор. За текстовите приложения обаче изображението е неделим елемент и не може да бъде идентифицирано. По този начин, дори ако има текст върху изображението, то не може да бъде редактирано с помощта на текстов редактор. Следователно, на първо място, е необходимо изображението на знаците да се преобразува в текст като такъв, т.е. в поредица от знаци, които могат да се обработват в текстови редактори.
Софтуерните системи FineReader и CuneiForm ви позволяват да решавате проблеми с преобразуването на изображения в текстове и се доставят под формата на комплекси, които са достатъчно мощни за практическа употреба.
Процесът на разпознаване на текст от OCR системите е както следва.
Първо трябва да получите графично изображение на документа, което може да стане по два начина – чрез сканиране на документа или зареждане на изображение от файл. Средата на приложния софтуер ви позволява да преглеждате изображения в различни мащаби, както и да извършвате някои трансформации с тях, по-специално да ги завъртате и обръщате.
На следващия етап от обработката на документите те се маркират. Целта на тази операция е да каже на OCR системата как текстът е позициониран в изображението.
Резултатите от автоматичното маркиране могат да се коригират ръчно - създаване и изтриване на текстови блокове, преместване, задаване на размерите им, разделяне на съседни блокове, правене на блокове многоъгълни чрез прикрепяне на блокови правоъгълници към тях или изрязване и т.н. На блоковете могат да се присвояват серийни номера, което е много удобно, ако трябва да конвертирате сложно форматиран текст в прост текст.
За текстове, отпечатани размазано или на неравномерен фон, се използва адаптивно сканиране, което позволява, за сметка на известно намаляване на производителността, да се увеличи точността на определяне на очертанията на буквите.
При разпознаване на документи с нисък контраст, слабо отпечатани документи, качеството на разпознаване може да се подобри чрез регулиране на параметри като яркост, контраст и прагове на черно-бяла точка.
Настройките за маркиране и OCR са конфигурирани, за да гарантират, че OCR системата може правилно да блокира и разпознава текст. По-специално, трябва да посочите на кой език(ци) е написан текстът, който трябва да бъде разпознат.
За бърза работа с разпознат текст системата OCR интегрира собствен текстов редактор, напомнящ приложението WordPad, вградено в Windows. Текстовият редактор може да поддържа такива основни функции за форматиране на текст като шрифтове и стилове, горни и долни индекси, таблици, колони и рамки, които могат да се преместват върху текста. В разпознатия текст съмнителните думи са подчертани с определен фон, а текстовият редактор предоставя инструменти за бързо търсене на съмнителни думи, което значително опростява прегледа и редактирането на разпознатия текст.
Някои версии на OCR системи, например ABBYY FineReader Corporate Edition, съдържат интегрирани инструменти за работа в екип. За да се реализира възможността за работа в мрежа, на всеки компютър трябва да се инсталира отделно копие на програмата.
В този случай може да се организира работа с един и същ пакет на няколко компютъра. Мрежовите инструменти на системата имат възможност да проследяват процеса на обработка на страницата – кой в ​​момента отваря страницата, сканира я, разпознава я, проверява я и т.н. Промените, направени в страница от един потребител, са видими за всички, които работят със същия пакет.
Възможности за екипна работа има и системата CuneiForm 2000 Master, която освен самата среда CuneiForm 2000 и текстов редактор, съдържа вграден софтуерен модул за групово сканиране и разпознаване, както и софтуер за използване на скенери в локална мрежа.

Четвърто, това технологии за създаване на WEB документи.
HTML (HyperText Markup Language) често се използва за създаване на уеб документи. Тази концепция включва различни начини за проектиране на хипертекстови документи, дизайн, хипертекстови редактори, браузъри и много други. Хипертекстът е идеален за включване на мултимедийни елементи в традиционни документи. На практика именно благодарение на развитието на хипертекста повечето потребители успяха да създадат свои собствени мултимедийни продукти и да ги разпространяват на компактдискове. Такива информационни системи, проектирани като набори от HTML страници, не изискват разработването на специален софтуер, тъй като всички необходими инструменти за работа с данни са станали част от стандартния софтуер на повечето персонални компютри. При този подход от потребителя се изисква да извършва само тази работа, която е пряко свързана с темата на разработвания продукт: подготвя текстове, рисува картини, създава HTML страници и обмисля връзките между тях.

Електронни публикации и електронни библиотеки
Компютърните технологии правят възможно съхраняването и разпространението на информация в електронен вид, което играе революционна роля в човешката история, подобно на изобретяването на печата. Електронна формави позволява да съхранявате информация най-надеждно и компактно, да я разпространявате по-бързо и широко и освен това предоставя възможности за нейното използване, които не биха могли да бъдат налични в други форми. Основно средство за реализиране на тези възможности са електронните публикации (ЕП) и електронните електронни библиотеки (ЕЛ).
Естествено, за да изпълняват функциите си, EI и EB трябва действително да бъдат реализирани под формата на някакви информационни системи, чиито отличителни свойства са дългосрочното съхранение и използване на информацията, по-специално нейното разпространение. Информационните системи, които работят с динамична информация, както и натрупват информация, но не възнамеряват да я разпространяват (системи от архивен тип), не могат да бъдат класифицирани в този клас. По този начин EI и EB заемат определено място сред другите информационни системи.
Електронно издание– електронен документ (група документи), преминал редакционна и издателска обработка, предназначен за разпространение в непроменен вид, с изходна информация.
EI се състои от информация и софтуер, който ви позволява да визуализирате тази информация, да я използвате ефективно, но не и да я променяте. Така EI е информационна система, в която няма функции за коригиране на съществуваща информация (изтриване, добавяне и т.н.). Основната цел на информационната система EI е да възпроизведе възможно най-точно оригиналната информация и да предостави на потребителя средства за решаване на определен набор от функционални задачи.
EI са репликируеми продукти и могат да се разпространяват на всякакви машинночетими носители (компактни оптични дискове, магнитни дискети и др.) или чрез телекомуникационни мрежи.
Трябва да се има предвид, че се простира Информационна система, не само информация. Ако информацията се използва с друг софтуер, тогава част от нея може да бъде загубена, всички нейни свойства няма да бъдат реализирани и обхватът на потребителските възможности може да бъде значително намален.
Областта на дейност, свързана с дигиталните библиотеки, е доста нова и следователно все още няма стабилна терминология. (Разбира се, не трябва да се идентифицира с автоматизацията на традиционните библиотечни процеси, въпреки че едва ли е възможно да се очертае точна граница между тях.)
Работата по цифровите библиотеки получи значително развитие в началото на 90-те години на миналия век, когато адекватните компютърни технологии и информационни технологии, осигурявайки надеждно съхранение, бърза обработка и ефективно използванеголеми масиви от разнородна информация, предимно текстова. По това време започнаха да се подготвят проекти в редица страни електронни библиотеки. Някои от тях са в основата на съответните национални и международни програми.

У дома » Заеми » Създаване на електронни документи. Софтуер за създаване на документи на компютър. текстовите процесори се използват за създаване и обработка на електронни документи.