Непрекъснат срок на изпълнение на задълженията за свободната длъжност. Ако в клаузата на заповедта е посочен срокът за изпълнение „постоянно“, тогава как се контролира? Индивидуални срокове

1. Служител на органите на вътрешните работи, с негово съгласие, може да бъде временно възложена отговорност за по-висока позицияв органите на вътрешните работи с едновременно освобождаване от изпълнение на задължения в заеманата длъжност или без нея.

2. Непрекъснатият период на изпълнение на задълженията за свободна (незаета от друг служител на органите на вътрешните работи) длъжност на обикновен персонал, младши, среден или старши команден състав не може да надвишава два месеца през текущата година, а за длъжност на висш команден състав - шест месеца.

3. Непрекъснатият период на изпълнение на задълженията за невакантна (заменена от друг служител на органите на вътрешните работи) длъжност в органите на вътрешните работи по време на временно отсъствие на служителя, който заема тази длъжност, не може да надвишава четири месеца през текущата година.

4. Служител от органите на вътрешните работи, временно изпълняващ задължения за свободна позицияв органите на вътрешните работи, може да бъде назначен в него чрез преместване до края на временно изпълнение на задълженията.

5. Възлагането на временни задължения на служител на органите на вътрешните работи в съответствие с този член и освобождаването му във връзка с това от изпълнение на задължения в длъжност на редовия, младши, среден или старши команден състав се извършват по заповед на упълномощен ръководител, с изключение на случаите, когато изпълнението на задълженията на непосредствения ръководител (шефа) по време на отсъствието му е предвидено в правилника за длъжността на служителя (длъжностна характеристика).

6. Процедурата за възлагане на временни задължения на служител на органите на вътрешните работи в длъжност на висше ръководство и освобождаването му от временно изпълнение на задължения в длъжност на висше ръководство се установява от президента Руска федерация.

7. Паричното обезщетение на служител на органите на вътрешните работи, временно изпълняващ задължения в органите на вътрешните работи в съответствие с този член, се изплаща по начина, предписан от законодателството на Руската федерация.

8. Във връзка със служебна необходимост, по решение на упълномощения ръководител, служител на органите на вътрешните работи може, без освобождаване от длъжността, която се заема в органите на вътрешните работи и неговото съгласие, да бъде включен в изпълнението на задължения на друга длъжност не е предвидено в правилника за длъжността (длъжностна характеристика), за период до един месец през календарната година със заплащане официална заплатане по-ниска от заеманата длъжност.

2. Непрекъснатият период на изпълнение на задълженията за свободна (незаета от друг служител на органите на вътрешните работи) длъжност на обикновен персонал, младши, среден или старши команден състав не може да надвишава два месеца през текущата година, а за длъжност на висш команден състав - шест месеца.

3. Непрекъснатият период на изпълнение на задълженията за невакантна (заменена от друг служител на органите на вътрешните работи) длъжност в органите на вътрешните работи по време на временно отсъствие на служителя, който заема тази длъжност, не може да надвишава четири месеца през текущата година.

4. Служител на органите на вътрешните работи, временно изпълняващи задължения на свободна длъжност в органите на вътрешните работи, може да бъде назначен на него чрез преместване преди края на временното изпълнение на задълженията.

5. Възлагането на временни задължения на служител на органите на вътрешните работи в съответствие с този член и освобождаването му във връзка с това от изпълнение на задължения в длъжност на редовия, младши, среден или старши команден състав се извършват по заповед на упълномощен ръководител, с изключение на случаите, когато изпълнението на задълженията на непосредствения ръководител (шефа) по време на отсъствието му е предвидено в правилника за длъжността на служителя (длъжностна характеристика).

6. Процедурата за възлагане на временни задължения на служител на органите на вътрешните работи в длъжност на висше командване и освобождаването му от временно изпълнение на задължения в длъжност на висше командване се установява от президента на Руската федерация.

7. Паричното обезщетение на служител на органите на вътрешните работи, временно изпълняващ задължения в органите на вътрешните работи в съответствие с този член, се изплаща по начина, предписан от законодателството на Руската федерация.

8. Във връзка със служебна необходимост, по решение на упълномощения ръководител, служител на органите на вътрешните работи може, без освобождаване от длъжността, която се заема в органите на вътрешните работи и неговото съгласие, да бъде включен в изпълнението на задължения на друга длъжност не е предвидено в правилника за длъжността (длъжностната характеристика), за срок до един месец през календарната година с изплащане на длъжностно възнаграждение не по-ниско от заеманата длъжност.

Страхувате ли се, че няма да можете правилно да определите датата на падежа на определен документ? Тогава този материал е за вас.

От статията ще научите:

Цялата документация, която се изпълнява от служителите, има краен срок, в който това задание трябва да бъде изпълнено. В същото време наличието на определена времева рамка позволява не само да се следи изпълнението на документите, но и да се определи личната ефективност на служителите.

Какво означава срокът за изпълнение на документа?

Сроковете за изпълнение на документите съществуват във всяка организация и отразяват срока, в който трябва да бъде изпълнена поръчка или решение по даден бизнес документ. Има два вида: те могат да бъдат както стандартни, така и индивидуални.

Типичните срокове за изпълнение на документите се определят от Указ на правителството на Руската федерация от 28 юли 2005 г. № 452. Можете да се запознаете по-подробно с този документ на товавръзка .

От имената става ясно, че стандартните срокове за изпълнение на документите са установени от определени наредби и закони. Тази категория има определена времева рамка, в рамките на която трябва да се предприемат определени действия по отношение на даден бизнес документ.

Например, ярък представител на типичните срокове са писмените молби от граждани в рамките на държавните срокове. За разглеждането им по закон са предвидени 30 дни. Можете да научите повече за разглеждането на жалбите на гражданите.

Името на отделните срокове говори само за себе си. В този случай времето, определено за попълване на бизнес документи, се определя директно в една компания. По правило тази категория се определя чрез публикуване на съответен документ. В този случай процедурата и времето за разглеждане на определени категории бизнес документи могат да бъдат посочени в инструкциите за работа в офиса. В този случай установеният срок за изпълнение на документа може да бъде променен само чрез извършване на съответна промяна в самата инструкция.

Важно е да се разбере, че сроковете за изпълнение на документите са установени, за да се обедини цялата работа с документи в организацията. Именно тяхното присъствие позволява да се извършва качествено и навременно работата по входящата документация, да се изпълняват инструкции и нареждания на ръководителя и др. По този начин наличието на времеви рамки помага значително да се регулира работата по отношение на определени категории бизнес документи.

Индивидуални срокове

Както бе споменато по-горе, индивидуалният срок за представяне на документ за изпълнение може да бъде определен от ръководителя на фирмата или автора на документа. Във втория случай само авторът на деловата хартия може да промени времевата рамка.

Не забравяйте, че стандартните срокове могат да бъдат преразгледани и в рамките на една и съща организация. Това налага приемането на съответен акт. Можете да научите повече за процедурата.

Така същото предложение за сътрудничество, получено от друга фирма, може да получи срок за изпълнение след преглед от управителя. В този случай то може да се установи под формата на резолюция по документ и да има подробна информацияза по-нататъшни действия.

Поръчки

Не забравяйте, че всички поръчки изискват изпълнение в определено време. Освен това текстът на заповедта винаги съдържа датата, от която влизат в сила определени промени. В повечето случаи форматът на датата, в който е посочен периодът на изпълнение, се показва като последен ден на изпълнение. Например „... до 20.09.2017...“, „... до 20.09.2017...“ и т.н. В този случай може да се посочи времето, до което поръчката трябва да бъде изпълнена. Например, може да говорим за необходимостта от изготвяне на определена документация до 10 часа сутринта на последния ден, посочен в срока за изпълнение.

Трябва също да се отбележи, че редица заповеди могат да съдържат информация за въвеждането на всякакви промени в дейността на организацията. В този случай периодът на изпълнение, от който влизат в сила промените, е посочен във формата „... от 15.09.2017 г.“ и т.н.

Определяне на датата на падежа

Както бе споменато по-горе, сроковете могат да бъдат стандартни или индивидуални. За да определят типичните крайни срокове, за секретарите е по-удобно винаги да имат под ръка списък с тези времеви рамки. Наличието на такъв измамен лист ще помогне за предотвратяване на неизпълнение, което може да доведе до определени последствия, включително административни санкции.

Ако ние говорим заотносно входящите документи, като правило, авторът на писмото самостоятелно посочва периода, през който трябва да бъдат изпълнени изискванията за този бизнес документ. Ако във входящия документ няма краен срок, той може да бъде въведен под формата на резолюция от ръководителя на компанията при разглеждане на деловия документ.

Цялата документация с надпис „Спешно“ трябва да бъде изпълнена в рамките на 3 дни. Говорим за календарни дни. В този случай, ако писмо с този знак е получено от вашата организация в петък, препоръчваме незабавно да го предадете на изпълнителя, тъй като крайният срок за изпълнението му ще изтече в понеделник.

Също така, когато прилагате резолюция към документ, препоръчваме да изясните дали посоченият период от време се изчислява в календарни или работни дни. Такова разяснение ще помогне на изпълнителя да изпълни всички изисквания навреме. Можете да научите повече за използването на резолюция с краен срок..

В този случай началото на крайния срок за изпълнение на входящия документ е датата на получаването му от вашата организация. При работа с вътрешна документация за начало на срока обикновено се счита денят, в който бизнес документът е подписан, одобрен или е взето решение по него.

Промени и нарушаване на срокове

В случай, че изпълнителят няма време да следва стриктно определени инструкции за работа с документацията задайте време, той трябва да състави бележка. Съдържанието на този бизнес документ трябва да бъде молба за отлагане/удължаване на срока и да посочи причината, поради която това е необходимо. Служебна бележкатрябва да бъде съставен на името на лицето, което е установило срока на изискванията.

В случай на забавяне секретарят трябва да изиска обяснителна бележка, в която се посочва причината, поради която определени изисквания не са изпълнени навреме. При което обяснително писмотрябва да бъдат написани в структурното звено, чиито задачи включват изготвянето на деловия документ и изискванията, определени за него.

Моля, имайте предвид, че е възможно да отложите изпълнението на документ само ако говорим за индивидуални срокове. В този случай само авторът на самия документ или резолюция може да ви даде одобрение за удължаване или отлагане на срока. Можете да получите по-подробна информация за разсрочване .

Всяка управленска структура изпълнява контролни функции. Контролът спомага за укрепване на изпълнителската дисциплина и повишаване на отговорността при изпълнение на управленски решения и задачи. Контролните действия в организацията трябва да се извършват открито и систематично.

Един от компонентите на контролните функции и важен елемент документална поддръжкауправлението е контрол върху изпълнението на документи, решения и задачи (инструкции).

Контролът върху изпълнението на документи и инструкции е набор от действия, които осигуряват навременното изпълнение на документите, създадени в организацията, идващи от висши организации, от други организации и граждани.

Контролът върху изпълнението на документите се извършва с цел да се улесни навременното и качествено изпълнение на решенията и задачите на ръководството на организация или структурна единица. Има две области на контролна дейност:

• наблюдение на изпълнението на документите по съществото на поставените в тях въпроси;
• контрол на сроковете за изпълнение на документите.

Възможни са две форми на организация на контрола: централизирана и децентрализирана. Избор организационна формаПровеждането на контролни операции зависи от размера на организацията, структурата на услугата на предучилищната образователна институция, обема на документооборота и избраната форма на работа с документи (централизирана, децентрализирана или смесена).

В организация с малък обем на документооборота един специалист по контрол работи като част от услугата на предучилищната образователна институция. В съответствие със " Ръководство за квалификациядлъжности на ръководители, специалисти и други служители" тази длъжност се нарича контролен инспектор.

В определени структурни звена контролът върху сроковете за изпълнение на документите и инструкциите може да се извършва от секретари или лица, отговорни за деловодството, което трябва да бъде записано в Инструкциите за деловодството и длъжностните характеристики на тези служители.

В малки организации, в които няма услуга за предучилищна образователна институция, наблюдението на изпълнението на документите е отговорност на служителя, отговорен за регистрацията и отчитането на документите, или служителя, отговорен за документацията на организацията (например секретаря на управителя).

Местен регламентирегламентиране на формите и процедурата за наблюдение, установяване на законосъобразността на контрола и формиране на навика у служителите за извършване на проверки като необходима процедура.

Контролът на изпълнението на документите включва:

• събиране на данни за контролирани документи в специални или регистрационни форми (карти);
• поставяне на документа под контрол;
• своевременно предаване на документа (негов отделен елемент или задача) на изпълнителя;
• предварителна проверка и регулиране на хода на изпълнението;
• въвеждане на информация за хода на изпълнението в контролни форми;
• премахване на изпълнения документ от контрол (вписване в RKF);
• отчитане и обобщаване на контролния резултат;
• информиране на ръководството на организацията за напредъка на изпълнението на документите и дисциплината на изпълнение.

Срокове за изпълнение на документите

Сроковете за изпълнение на документите могат да бъдат типиченили индивидуален.

Типичните срокове за изпълнение на определени категории документи се установяват със законодателни или подзаконови актове на Руската федерация. Всяка услуга за управление на офиси трябва да има такъв списък с документи с типови срокове. Препоръчваме да включите такъв списък като приложение към Инструкциите за управление на офиса, като по този начин го направите достъпен за всички ръководни работнициорганизации.

Ето списък на типичните срокове за изпълнение на документи:

• инструкции на президента на Руската федерация и правителството на Руската федерация - в рамките на срока, посочен в инструкцията, или в рамките на един месец от датата на нейното подписване;
• инструкциите на президента на Руската федерация, отбелязани с „Много спешно“, се разглеждат в рамките на 5 дни;
• указанията на президента на Руската федерация, обозначени като „Спешни“, се разглеждат в рамките на 10 дни;
• инструкциите на правителството на Руската федерация, отбелязани с „Много спешно“, се разглеждат в рамките на 5 дни;
• указанията на правителството на Руската федерация, обозначени като „Спешни“, се разглеждат в рамките на 10 дни;
• писма от МВнР, без съгласуване с други организации - до 15 дни, със съгласуване - 30 дни;
• искане от депутат от Федералното събрание - не по-късно от 15 дни от датата на получаване;
• предложения и становища на депутати от Федералното събрание - в рамките на един месец; не изискващи проучване и проверка - максимално кратко време;
• инструктажни писма и писма - заявки от висши организации - до посочената дата или до 10 дни;
• жалби на граждани – 30 дни от датата на регистрация; ако е необходимо допълнително проучване, се разрешава удължаване за период от не повече от 30 дни;
• протоколи за разногласия: съставяне и изпращане - до 10 дни, разглеждане - до 20 дни;
• телеграми, изискващи спешно решение - до 3 дни, други - до 10 дни;
• писма от предприятия, организации, учреждения – 10 дни;
• платежни нареждания: извлечения и доставка до банкови институции - не по-късно от следващия ден след получаване на стоката;
• жалба за неправилни действия или разпореждания на финансови органи: разглеждане не по-късно от 10 дни от датата на получаване.

Индивидуални срокове

1. Може да се съдържа в текста на документ (заповед, наредба, решение и др.). Разписките от висши организации или власти като правило съдържат крайни срокове за изпълнение на посочените в тях действия.
2. Те се установяват от ръководителя при вземане на решение. Има случаи, когато е невъзможно незабавно да се установи точният срок за изпълнение на документ, тогава се установява условен срок, който след това се коригира по време на изпълнението на документа.

Ако документът има дълъг период на изпълнение, тогава се следи изпълнението на междинните етапи. Крайният срок за завършване на всеки етап е фиксиран в RKF.

Сроковете за изпълнение на документи се изчисляват в календарни дни: получени (входящи) от други организации - от момента на получаване; за изпратени (изходящи) и вътрешни - от датата на тяхното подписване или утвърждаване. Изпълнението се контролира от момента на предаване на документа за контрол.

По време на изпълнение на документите, поради обективни причини, сроковете могат да бъдат променени.

ВАЖНО!Промени в индивидуалния срок за изпълнение на документи могат да се правят само от ръководителя, който го е определил. След съгласуване с ръководството на новия краен срок, изпълнителят е длъжен да докладва отлагането (промяната) на крайния срок на службата за предучилищна образователна институция. Решението за отлагане на датата на изпълнение на документ се взема два до три дни преди изтичането на първоначално определената дата. Корекция на крайния срок със задна дата не е разрешена.

Съгласуването на изготвения документ със заинтересовани организации и лица трябва да се извърши в рамките на определения срок за изпълнение на документа.

Следи за изпълнение на документи и поръчки

Всички документи, изискващи изпълнение, се поставят под контрол, т.е. вземане на допълнително решение, извършване на действия или изготвяне на документ за отговор.

Ако една организация използва формуляр за регистрация на дневник за регистриране на документи, тогава за контрол се създават специални контролни карти или друг (контролен) дневник. Формата на дневника може да се използва ефективно в организации, където работата с поверителна информация е отделна и в организации с малък обем документооборот.

Приблизителна формаодитна пътека

проба стандартна формакарта за контрол на регистрацията (RKK)

Предната страна

Обратна страна

* Най-горният ред се използва за контрол на изпълнението на документ, датата на изпълнение на документа е оградена.

** Полето „Ход на изпълнение на казуса” се попълва при извършване на контролни операции.

Образец на регистрационна и контролна карта (RCC)
с разширен списък с подробности

Предната страна

**>

Обратна страна

**>

В контролното досие РКК са систематизирани по:

• срокове за изпълнение на документите;
• изпълнители;
• групи (видове) документи (заповеди и указания, протоколи, договори и др.).

Контролният файл има два раздела: „Контролиран масив” и „Изпълнени документи”.

Предаването на контролирания документ на изпълнителя се извършва срещу подпис в РКК, който след това се намира в контролното досие. За предаване на документа на изпълнителя може да се използва информационна и телекомуникационна мрежа, документът се изпраща на изпълнителя по имейл, като подателят се уведомява за получаването на документа. Получаването на известие от службата DOU означава, че поставеният под контрол документ е приет за изпълнение.

Службата DOU на организацията (служба за контрол) извършва предварителна проверка и регулира изпълнението на документите. За да направите това, на изпълнителя, ако има няколко изпълнители - отговорният изпълнител, се изпраща напомняне за наближаващия краен срок за изпълнение на документа.

Всички напомняния на изпълнителите се записват в РКК.

Провеждането на текущ контрол включва ежедневен преглед на картите от контролен инспектор или друго отговорно лице. Идентифицират се документи, които трябва да бъдат изпълнени на следващия ден или след 2-3 дни. Трябва да се провери хода на тяхното изпълнение и да се установи дали задачата се нарушава. От горното става ясно, че текущ и профилактичен контрол–Това е постоянна проверка и регулиране на хода на изпълнение на документите.

Проверката на хода на изпълнение на документите обикновено се извършва със следната честота:

• задача за следващите години - веднъж на тримесечие или поне веднъж годишно;
• задача за следващите месеци текуща година- веднъж месечно;
• задача за текущия месец – на всеки 10 дни.

При невъзможност за изпълнение на документа в срок, изпълнителят 3 дни преди изтичане на срока е длъжен да подаде мотивирана писмена молба за удължаване на срока до управителя. Решението за удължаване на срока за изпълнение се взема само от ръководителя, който е взел решението.

ВАЖНО!Изпълнителят е длъжен да информира службата DOU (служба за контрол) за промяната на крайния срок за изпълнение на документа. Информация за промени в крайния срок за изпълнение на документ се въвежда в RKK.

Само организацията, която е автор на документа, може да спре или отмени изпълнението на документ, а за вътрешни документи - ръководителят или управителният орган, който е взел решението.

Премахване на изпълнен документ от контролизвършва се от ръководителя на организацията или от негово име от службата на предучилищната образователна институция.

Документът се счита за изпълнен и се снема от контрол след реално изпълнение на задачата, указанията, заявките и/или документирано потвърждение за тяхното изпълнение по същество. Резултатите се съобщават на заинтересовани организации и лица.

Когато документът бъде премахнат от контрол, в RKK се въвеждат следните данни:

• кратка информация за изпълнението или връзка към документа (дата и номер), удостоверяващ изпълнението;
• маркирайте „към файл“, въведете номера на файла, в който ще се съхранява документът, съгласно номенклатурата на делата; дата и подпис на изпълнителя или ръководителя на структурното звено.

Отчитане, обобщаване и анализ на хода и резултатите от изпълнението на документитеизвършва се от службата на предучилищната образователна институция под формата на аналитични доклади (сертификати, резюмета) в рамките на определен срок или при поискване. Установените срокове обикновено са веднъж месечно - в началото на следващия месец за предходния месец и веднъж годишно - в началото на следващата година за предходната година.

Обобщени данни за състоянието на изпълнителската дисциплина в организацията се представят на ръководителя на организацията и ръководителите структурни подразделения.

Образец на удостоверение за дисциплинарно изпълнение
за ръководител на организацията

СПРАВКА

относно изпълнението на документи от ___________

Образец на удостоверение за дисциплинарно изпълнение
ръководители на структурни подразделения

СПРАВКА

относно изпълнението на документи в ____________________ от ___________

(име на подразделение)

По този начин анализът на данните за контрола на изпълнението на документите е необходим не само за управителя за укрепване на изпълнителската дисциплина, но и за подобряване на цялата управленска структура. Службата на предучилищната образователна институция се нуждае от този анализ, за ​​да подобри организацията и технологията на работа с документи. За бързо и ефективно решаване на управление и производствени задачисега се използват все по-често автоматизирани системирегистрация и контрол на документи, базирани на технологии за бази данни.

По време на процеса на регистрация в полето „Дата на изпълнение“ се въвежда датата на изпълнение на документа и той автоматично се поставя под контрол. Информацията за хода на изпълнението, прехвърлянето на документ в друг отдел или промяната на крайния срок за изпълнение се въвежда в регистрационната база данни.

След приключване на изпълнението на документа в електронната регистрационна карта се въвеждат данни за датата и характера на изпълнението и информация за номера на делото, в което документът остава за съхранение. Съвременните програми ви позволяват да показвате списъци с документи със срокове на всеки етап от тяхното изпълнение и да генерирате сертификати (резюмета, информация) за изпълнителите и ръководителя относно сроковете за изпълнение на документите.

снимка: www.nastol.com.ua

Първо, простият отговор. В концепции, политики, бизнес планове, планове, заповеди, инструкции и указания никога не трябва да се посочва срокът за изпълнение „винаги“. Няма такъв срок.

Необходимо е да запомните препоръките на Единната държавна система за управление на записи (М., 1974) и Държавно устройстводокументация за управление (М., 1991), според която контролът върху изпълнението на административните документи на организацията (протоколи от заседания на колегиални органи и заповеди на ръководителя) се извършва в съответствие с крайния срок, посочен в тях.

Поръчайте като правен акт, административен документ, Поправяне управленско решение, трябва да се компилира и изпълнява правилно и съдържа конкретен краен срок.

Пример 1

Клаузата в административната част на заповедта (инструкцията) трябва ясно да определя крайния срок за изпълнение

Свиване на шоуто

Ако заповедта установява нова правна норма от оперативен характер, задължителна за всички или за определена категория служители на организацията, процедурата за изпълнение на определена функция, процедури, алгоритъм на действия за продажба на услуги, продукти и др. тогава правната норма на заповедта ще бъде в сила до извършване на изменения и допълнения в нея(но това ще бъде друга правна норма и нова версиязаповед), докато не бъде отменена или докато не изтече установеният период на нейното прилагане (освен това този период на прилагане, т.е. срокът на валидност на поръчката, трябва да бъде точно записан в констатиращата или административната част на нейния текст).

Пример 2

Срокът на валидност на нормите на поръчката е посочен в констатиращата част на текста

Свиване на шоуто

Пример 3

Срокът на валидност на нормата за поръчка е посочен в административната част на текста

Свиване на шоуто

Ако някакви правни норми в организацията подлежат на постоянно прилагане и контрол, са предназначени да се наблюдават непрекъснато за дълъг период от време, тогава те са формализирани в такива организационни документи, като разпоредби, правила, разпоредби, включително административни и технологични, длъжностни характеристики, инструкции, тарифи, корпоративни стандарти и др. Организационните документи се одобряват и въвеждат в действие със заповеди.И контролът върху спазването на установените в него изисквания и правила (правни норми) ще се извършва по начина и според показателите за оценка, които сега са обичайно установени в самия организационен документ. Заповедите за одобрение и прилагане на вътрешни регулаторни документи на организацията по правило не трябва да съдържат клаузи за наблюдение на тяхното изпълнение. Напротив, клаузата за възлагане на функцията на методическо ръководство за прилагането на одобрения организационен документ става задължителна в такива заповеди - тази функция предвижда:

• мониторинг на съответствието установени изисквания, допълнително обяснение на приложението им,
• получаване на "обратна връзка"
• съставяне на отчети, информиране на ръководството,
• разработване на предложения за подобряване и др.

Ако все пак в поръчката е определен дълъг срок за изпълнение, Че " най-добри практики» модерни организациипрепоръчайте следното:

• ако срокът на изпълнение е определен за повече от 30 дни, тогава крайният срок за подаване на доклади / междинни отчети за напредъка на изпълнението е на всеки 5-10 дни или за всеки етап от изпълнението, което трябва да бъде установено в самия документ или определено от изпълнителят самостоятелно. И ако е невъзможно да се изпълни документът навреме, докладът за това се представя не по-късно от 10 дни преди изтичането на срока за изпълнение. Моля, имайте предвид, че периодът за одобрение на проектодокументи, изготвени в процеса на изпълнение, е включен в периода/срока на изпълнение;
• Задължителен предварителен контрол на изпълнението се извършва в зависимост от значимостта на контролираните решения:
  • планове и задачи за следващите години - веднъж месечно или тримесечно, но най-малко 1-2 пъти годишно;
  • планове и задачи за следващите месеци на текущата година - веднъж месечно;
  • документи и задачи от текущия месец - на всеки 10 дни и 3-5 дни преди крайния срок.

Най-малко 3 дни преди изтичане на срока изпълнителят (този, чието име е посочено в заповедта, инструкцията или първо е формализирано в резолюцията) трябва да направи мотивирана молба за отлагане / удължаване на срока. Решението за удължаване на срока се взема от ръководителя, който е поставил резолюцията върху документа, подписал заповедта или утвърдил задачата и работния план. Отстраняването от контрол се извършва след действителното изпълнение на задачите, инструкциите и документирано потвърждение за тяхното изпълнение по същество (съставен е нов документ, има бележка за изпълнение, доклад и др.).

Управленската практика показва интересна връзка между естеството на решението и неговото изпълнение - колкото по-голям е въпросът, толкова по-сложно е решението, толкова по-дълго време изисква изпълнението му, толкова по-ниска е осъществимостта / „изпълнимостта“ на това решение в рамките на установената времева рамка. Затова в конкретна ситуация ви препоръчваме винаги да виждате „системата“ и в сложния въпрос за наблюдение на изпълнението да вземете предвид нейните управленски аспекти и организационна обосновка.

Контролът на изпълнението на документите е набор от действия, които осигуряват навременното изпълнение на документите. Контролът винаги се взема предвид в два аспекта:

• съществен контрол на изпълнениетовзети решения, т.е. управленски контрол за всички видове и нива на контрол;
• контрол върху сроковетевзети решения.

всичко технологични аспекти тестова работа текущо се определят от изграждането на система за контрол в организацията:

• организиране на система за контрол, преглед на отчетите и вземане на решения по тях ( контрол на управлението на системата) се осъществяват от ръководните органи на организацията ( обща срещаакционери, събрание на учредителите, съвет на директорите, председател на съвета на директорите и др.);
• контрол върху функционирането на системата за управление на организацията и текущ управленски контролса поверени на изпълнителните органи (колегиални и еднолични - съвет, Генералният директор; негов заместник по административното ръководство, административен директор и специално създадена служба за контрол);
• оперативен контроли регулирането на конкретни процеси се контролира от мениджъри, отговорни за процеса, функцията и ръководители на структурни подразделения. Така организацията извършва специализирани видове контрол, например:
  • мониторинг за съответствие на текущите дейности с нормативните стандарти - услуга вътрешен контрол, управление на контрола;
  • контрол на съответствието на предоставянето на услуги със законовите норми и регулиране на конфликтите на интереси - контрол на съответствието, услуга за съответствие със стандартите корпоративно управление;
  • контрол и анализ стопанска дейност, следене на изпълнението на планове и бюджети - финансов директор, ситуационен/аналитичен център, финансов/бюджетен контрольор;
  • контрол на риска - услуга за управление на риска;
  • контрол върху извършването на изчисленията и спазването на счетоводната и данъчната политика - ръководителят на организацията, който делегира тези правомощия на главния счетоводител, счетоводния отдел;
  • контрол на приложението действащото законодателство- правно обслужване;
  • контрол на приложението трудовото законодателство- кадрово обслужване.

При специализираните видове контрол и при контрола по изпълнението на документи и заповеди те обикновено се осъществяват 2 вида контрол / контролни действия:

• “последващ” контрол;
• превантивен контрол.

И двата вида контролни действия бяха извършени с различна степен на пълнота от службата за управление на офиса и секретари (служба на асистенти / ръководен персонал), действащи в съответствие с изискванията на инструкциите за управление на офиса на организацията, които регулираха предимно „срочния“ контрол.

Но във връзка с утвърждаването на Правилника за деловодството в федерални органиизпълнителна власт (одобрена с постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477; с измененията) контролът върху изпълнението на документите, дори по отношение на сроковете, вече формално не попада в сферата на отговорност на деловодството.

Контролът върху изпълнението на документи и инструкции (както по отношение на универсалния алгоритъм на контролните операции, така и по отношение на установяването на срокове за изпълнение) се разглежда като част от текущия управленски контролв рамките на административните процеси на управление на организацията и е закрепено в специални разпоредби за контролна работа или в административни разпоредби(част за контрол по изпълнението на административната процедура). Сега основното внимание трябва да бъде насочено не толкова към мониторинга на изпълнението, а върху мониторинга на качеството на решенията, което е част от задачите на съвременната служба за контрол, която по правило се отчита на първия ръководител на организацията.

Но както мениджърите, така и службата за контрол не могат да наблюдават изпълнението без онези инструменти, които са събрани и документирани в офис работа:

• списания и карти (това са основните счетоводни и регистрационни форми както на електронен, така и на хартиен носител), както и
• специален класификатор (това е списък на документите, подлежащи на контрол на изпълнението, посочващи сроковете за изпълнение; той установява категории контролирани документи и срокове за тяхното изпълнение, които ще се считат за задължителни и стандартни за конкретна организация).

Именно в тази област се намира „точка на растеж” за ефективното участие на службата за управление на офиса в процесите на административно управление на организацията.

У дома » Как да печелите » Непрекъснат срок на изпълнение на задълженията за свободната длъжност. Ако в клаузата на заповедта е посочен срокът за изпълнение „постоянно“, тогава как се контролира? Индивидуални срокове