Раздел iii. процес на управление. Управленски процес и неговите прости елементи. Управленски процедури в управленските дейности

Управлението е специална форма на управленска дейност, следователно, преди да говорите за него, трябва да се запознаете с управлението като такова.

Терминът „мениджмънт“ идва от староруската дума „управа“, тоест начин за управление на нещо. В общ смисъл тя се разбира като дейност по рационализиране на процесите, протичащи в природата, технологиите и обществото, премахване на тяхната ентропия (дезорганизация), намаляване на несигурността и привеждане в желаното състояние, като се вземат предвид тенденциите в тяхното развитие и промените в среда (различните й типове се нуждаят от собствени методи за контрол).

С други думи, ръководството трябва да осигури изрядността на съответната система, нейната цялост, нормално функциониране и развитие.

Управлението е естествено, техническо и социално.

Естественото управление е насочено към процесите, протичащи в природата, например развитието на растенията, движението на водните потоци и др.

Техническото включва управлението на изкуствени обекти, да речем, автомобил, валцова мелница и т.н.

обект социално управлениеса хората, техните нагласи, поведение. Всеки човек има индивидуален характер, лични качества, психологически характеристики и т.н. Следователно реакцията му към контролното действие ще бъде субективна и невинаги предсказуема и следователно социалното управление не може да бъде чисто рационално (което е най-важната му разлика от техническото).

Това представя специални изискваниякъм нейните методи, тяхното разнообразие, уникалност, индивидуализация, разумна комбинация от формални и неформални норми и правила, използването на специални механизми за въздействие върху хората (подчинение, контрол, стимулиране и др.).

Социалното управление днес може да се класифицира по следните признаци:

1) по ниво (човечество; държави; региони; отрасли, организации, техните части (подразделения), групи хора, индивиди);

2) по сфера (държавна, политическа, икономическа и др.);

4) според източника на фундаментални решения - външно (наложено) или инициативно (вътрешно) управление, както и самоуправление;

5) според начина на осъществяване на управленско въздействие - лично или доверително (чрез посредници, документи);

6) според производствения метод управленски решения- научни (решенията се вземат въз основа на специални изследвания) или емпирични (базирани на обобщаване на повърхностни факти и явления);

7) според обусловеността на взетите решения - ситуационни (отчитайки текущото състояние на нещата) или стратегически, осъществяващи предварително планирани действия;

8) според начина на взаимодействие със средата - адаптивна (приспособяване към нея) или конкурентна (налагане на собствена линия);

9) по фокус (върху процеса, върху резултата, върху предотвратяването на бъдещи проблеми).

Процесно ориентираното управление включва извършване на работа по строго предписани начини (дори и да не е необходимо, а самите методи са ирационални); решаване на проблеми, когато възникнат при пожар; тотален контрол.

Управлението, ориентирано към резултатите, изисква избягване на проблеми, спестяване на пари и увеличаване на печалбите, доходите и други показатели на всяка цена.

Разширеното управление е насочено към идентифициране, анализиране на признаци на бъдещи проблеми и предотвратяването им.

Специален вид социално управление е икономическото. Той се формира във връзка с необходимостта от координация производствени дейностихора.

Икономическото управление решава два проблема:

1) оперативно (тактически) е:

При осигуряване на условията за текущата дейност на дружеството;

При възстановяване на постоянно нарушения баланс между отделните му елементи, между него като цяло и външна среда;

При организиране на дейността на служителите за постигане на целите им;

2) стратегически осигурява развитието и усъвършенстването на фирмата, нейното прехвърляне в качествено и количествено различно състояние.

Историята познава няколко вида икономическо управление.

Традиционното беше характерно за предкапиталистическата епоха, основано на обичаи, слабо регулирани от правила и процедури, нямаше правна рамка. Функции на управлениеса извършвани от главите на патриархални фамилии, господари и пр. на основата на лична власт.

Предприемаческо управлениевъзникнала в епохата на зараждането на капитализма, осъществявано от собственика по отношение на служители. Подобно на традиционния, той не беше регулиран с нищо.

В индустриалната епоха възниква управленското управление, отделено от собствеността, осъществявано от специално обучени и подготвени мениджъри, образувайки йерархия. На нея по-високи нивавзимат се общи решения, а на низовия - има управление на хората и производствените процеси.

В постиндустриалната епоха той е заменен от системно управление, което включва не само мениджъри, но и специалисти, както и отчасти помощен персонал.

В информационната епоха системното управление очевидно постепенно ще се превърне в самоуправление.

Управленското и системното управление и отчасти самоуправлението трябва да бъдат институционализирани (официално се определят правата и задълженията на участниците, техните отговорности и др.).

Процес на управлениеи неговите прости елементи

Управлението като дейност се осъществява в набор от управленски процеси, т.е. целенасочени решения и действия, извършвани от мениджърите в определена последователност и комбинация.

Всяка управленска дейност се състои от следните етапи:

1) получаване и анализиране на информация;

2) разработване и вземане на решения;

3) организация на тяхното изпълнение;

4) контрол, оценка на получените резултати, внасяне на корекции в хода на по-нататъшната работа;

5) награда или наказание на изпълнителите.

Тези процеси се развиват и подобряват заедно с организацията. Те са първични и производни; едноетапни и многостепенни; мимолетна и дълга; пълни и непълни; редовни и нередовни; навременни и закъснели и т.н. Процесите на управление съдържат както твърди (формални) елементи, като правила, процедури, официални правомощия, така и меки, като стил на лидерство, организационни ценности и т.н.

Характеристиките на управленските процеси се определят както от обективни (естеството и обхвата на организацията или звено, тяхната структура и др.), така и от субективни (интереси на ръководството и персонала, неформални връзки и др.) фактори. Взети заедно, тези процеси образуват цикъл, състоящ се от взаимосвързани фази: вземане на решение (определяне на целта и програмата за действие); производителност (въздействие върху елементите на организацията); събиране, обработка, анализ и контрол на информация, необходима корекция (обратна връзка).

Целта на конкретен управленски процес е да промени или, обратно, да запази управленската ситуация, тоест такъв набор от обстоятелства, които имат (могат да имат положително или отрицателно въздействие в бъдещето) върху организацията. Ситуацията се характеризира с количествени и качествени показатели (продължителност, тежест, място и причини за възникване, съдържание, кръг от участници, важност, сложност, перспективи за развитие и др.).

Елементите на управленския процес включват управленска работа, която се реализира в определен резултат (решение), неговия предмет и средства.

Предмет и продукт на труда в управлението е информация за съществуващия проблем и начини за преодоляването му. Първоначалната информация е "сурова" и следователно не може да се използва на практика. Но в резултат на обработката се превръща в управленско решение, което служи като основа за изпълнение на конкретни действия.

Решения, които получават самостоятелно съществуване, могат да се натрупват (кой не е виждал купчина документи на масата!). Това води до увеличаване на мащаба и сложността на процеса на управление.

В същото време решенията формират т. нар. организационен ред, който осигурява автоматичното функциониране на много механизми за управление и изпълнението на необходимо действиебез специални инструкции. Това е полезно, тъй като ускорява и опростява работата на мениджърите.

Средствата на управленската работа е всичко, което допринася за осъществяването на операции с информация – от компютри, телефони, химикалки и хартия до органите на човешкото тяло.

Разпределете средства за обработка на информация (компютри, калкулатори); средства за възпроизвеждане на документи (принтери и др.); средства за тяхното проектиране (печати, резци, перфоратори); средства за групиране и съхранение (папки, папки, картотеки); средства за оперативна комуникация; мебели.

Управленската работа е съвкупност от действия и операции. - с помощта на които мениджърът осигурява изготвянето и изпълнението на индивидуални * Решения.

8 Раздел I. Въведение в управлението

Той принадлежи към категорията на умствения труд, осъществяван под формата на нервно-психични усилия и съществува в три форми: евристична, административна и операторска. Такава работа изисква инициатива (и в същото време способност за подчинение), повишена отговорност.

Евристичната работа се свежда до набор от действия за изследване на проблемите и разработване на варианти за тяхното решение – организационни, икономически, технически. В зависимост от сложността и характера на задачите се извършва от ръководители и специалисти.

Административната работа е дело главно на мениджърите. Свързва се с извършването на такива видове работа като управление (донасяне на взетите решения устно и писмено на изпълнителите), инструктиране, наблюдение и координиране на дейностите на подчинените, тяхната оценка, мотивация, провеждане на срещи и конференции, приемане на посетители, поддържане бизнес преговори, отговаряйки на писма и телефонни обаждания, заобикаляйки работните места.

Най-важният моментадминистративният труд е целевото контролно въздействие.

По форма въздействието е пряко или косвено, явно или имплицитно, меко или твърдо.

Според начина на предаване въздействията се делят на официални и неофициални.

Неформалното въздействие допълва официалното. Днес той се счита за по-предпочитан и много ситуации се решават само на негова основа.

Операторската работа е насочена към техническа поддръжка на производствените и управленските процеси с необходимата информация.

Той изпълнява следните функции:

Документиране (регистриране, възпроизвеждане, сортиране и съхранение на документи);

Първично счетоводство и счетоводство (събиране на статистическа, счетоводна и друга информация за производствени, икономически, социални и други процеси, протичащи в организацията);

Изчислителна и формално-логична (последователна обработка на събраната информация и извършване на необходимите изчисления на нейна база и по зададен алгоритъм);

Комуникационни и технически (поддържане на комуникация между субектите).

Тази работа е в ръцете на специалисти и технически изпълнители. Част от него, строго погледнато, не се отнася до умствения, следователно терминът "нефизически труд" понякога се използва за неговото характеризиране.

Като цяло управленската работа е сложна, поради няколко обстоятелства.

Първо, мащабът, броят и многостранността на решаваните проблеми, връзките между тях, разнообразието от използвани методи и организационни принципи.

На второ място, необходимостта от вземане на нови, нетрадиционни решения, поза в лицето на несигурността, което изисква дълбоки професионални познания, опит, широка ерудиция.

И накрая, трето, необходимостта да се действа бързо независимо, да се поема рискове и да се носи отговорност за последствията.

Управленската работа се състои от отделни работи, чийто обект са носители на информация (най-често документи).

Управленските работи се класифицират по следните признаци:

1) от предназначение(прозорливост, активиране, контрол и др.);

2) по времеви хоризонт (перспективен, тактически, оперативен);

3) по етапи (поставяне на цел, анализ на ситуацията, идентифициране на проблем, търсене на решение);

4) по насоченост (върху решаване на вътрешни или външни проблеми);

5) по области (икономически, социални, технологични);

6) по обекти (производство, финанси и др.);

7) според формите и методите на изпълнение;

8) по организационна роля (диференцираща и интегрираща);

9) по естеството на информационната трансформация (стереотипна, алгоритмична, творческа);

Комуникация (договаряне, приемане на посетители, заобикаляне на организацията, отиване в командировки);

Административно и координационно (довеждане до изпълнителите на взетите решения, поставяне на задачи, инструктиране);

Контрол и оценка (проверка на навременността и качеството на заданията);

Аналитично и конструктивно (изучаване на информация и подготовка на решения);

Информационно-технически (събиране, първична обработка, съхранение, издаване на информация) и др.

Всяка работа е независим набор от управленски операции (част от процеса, в който информацията е подложена на една промяна или движение). Може да има до 1000 такива операции, като всяка от тях може да съдържа до 20-30 елемента.

Управленските операции се делят на творчески, логически и технически.

Креативните са най-трудни. Те включват такива действия като абстракция, анализ, сравнение, синтез, прогнозиране, вземане на решения.

Логическите операции се извършват по даден алгоритъм (например съставяне на баланс) и за разлика от първите се регулират от специални документи. Те са по-прости, но изискват и специално обучение за изпълнение.

Техническите операции (например първична обработка, съхранение, получаване на информация), както и някои логически, могат да бъдат напълно или частично механизирани.

За мениджърите делът на творческите операции е 60 процента, за специалистите - 40 процента. За техническите изпълнители делът на логическите операции е 20 процента, останалите са технически.

Документираната последователност на изпълнение на елементите на Процеса на управление, която определя състава, последователността, съдържанието на съставните му операции, се нарича процедура на управление.

Процесът като дейност за производство на определен продукт, който има определена стойност за потребителя (външна или вътрешна) има свои характеристики. Изисквания за изпълнение на дейността, т.е. към целия процес може да бъде много по-широко от продуктовите изисквания на процеса. Основните изисквания към процеса обикновено са осигуряване на посочените показатели за производителност, себестойност, рентабилност, срокове за изпълнение, качество на продукта. Изискванията към продуктите са специален случай Общи изискваниякъм процеса, който може да бъде установен от ръководството на организацията, външни регулаторни документи, вътрешни правилници, както и вътрешни и външни потребители.

Управлението на процесите в системата за управление се състои в организиране по определен начин на въздействията върху компонентите на процеса, за да се осигури изпълнението на изискванията към процеса.

За управление на процеса се назначава длъжностно лице, което отговаря за изпълнението на процеса и резултатите от него. Този служител се нарича мениджър на процеси. В литературата терминът "собственик на процеса" или "майстор на процеса" често се използва за обозначаване на мениджъра на процеса. Значението на термина "лидер" обаче е по-съобразено със съдържанието управленски дейности. Не всеки "собственик" или "собственик" се идентифицира с управителя. На ръководителя на процеса се разпределят необходимите ресурси за изпълнение на процеса, делегират се необходимите права и правомощия.

Мениджърът на процеси е неразделна част интегрална частпроцес, играещ ролята на субект на управление. Всеки процес не съществува сам по себе си, а е част от дейността на организацията и следователно се контролира от нейното висше ръководство. Схемата на взаимодействие на мениджъра на процесите с останалите му компоненти и управлението на организацията е показана на фиг. 4.6.

Процесът, показан на диаграмата, има основен доставчик на суровини, които да бъдат преработени в крайния продукт. Висшият мениджмънт на организацията действа като вторичен доставчик на изискванията на процесите, включително изискванията за процесните продукти. Процесът има достъп до първичния потребител на продукта от процеса, който има реално качество, а в лицето на висшето ръководство има вторичен потребител на отчитане на ефективността на процеса.

В допълнение към мениджъра на процесите, диаграмата съдържа всички основни компоненти: технология; ресурси, включително участници в процеса; параметри: действителният процес, продуктът от процеса, удовлетвореността на първичните и вторичните потребители.

Ориз. 4.6.

За да управлява процеса, неговият мениджър има изградени канали за получаване на информация за хода на процеса и информация от потребителя на процесния продукт.

На диаграмата могат да се разграничат два цикъла за управление на процеса:

• - контролната верига от висшето ръководство за постигане на целите на организацията;
• - контур оперативно управлениеот ръководителя на процеса за постигане на целите на процеса.

Тъй като процесът не може да съществува отделно от организацията, за неговата целенасочена работа висшето ръководство определя целта на процеса, поставя цели на ръководителя на процеса, договаря как да ги постигне и одобрява планираните показатели за ефективност и ефикасност на процес.

Мениджърът на процеси от своя страна взема управленски решения въз основа на получената информация и установените планове.

Управлението на процеса започва с планирането от неговия ръководител на разпределението на ресурсите за постигане на поставената цел с максимална ефективност и напредък на технологията на процеса. Освен това, въз основа на редовното получаване на данни за напредъка на процеса от контролните точки, мениджърът анализира информацията, сравнявайки резултата с планираните показатели и инструкции от висшето ръководство. Ако отклонението на получените резултати от планираните показатели надхвърли границите, установени за този показател, ръководителят на процеса е длъжен:

• - фиксирайте факта на отклонение;
• - анализирайте причините за отклонението и идентифицирайте причините;
• - оценка икономическа осъществимостпремахване на причините за отклонението;
• - ако е установена целесъобразността, ръководителят е длъжен да организира изпълнението на коригиращи действия за отстраняване на причините за отклонението;
• – докладват пред висшето ръководство за своите действия, ако отстраняването на причините изисква преразпределение на ресурсите или разпределяне на допълнителни ресурси.

Резултатите от анализа на данните, идентифицираните отклонения, взетите решения относно необходимостта от отстраняване на причините за отклоненията, методите за неговото прилагане и резултатите от елиминирането се записват от ръководителя на процеса във всяка удобна за него форма. Отчитането за напредъка на процеса отива на по-висок ръководител под формата на сертификат за напредъка на процеса. Въз основа на анализа на отчетните материали, получени от ръководителя на процеса за хода на процеса, висшият ръководител приема коригиращи изменения и ги предава на ръководителя на процеса. За последното тези коригиращи изменения имат силата на заповед. Анализът на хода на процеса се извършва за всички групи показатели. Тъй като индикаторите на процеса могат да се отклоняват от среден размер, е необходимо да се установят критерии за показатели. Критериите се задават в случаите, когато по-висш мениджър трябва да се намеси в хода на процеса за вземане на управленски решения.

Илюстрация на динамиката на движението на процеса под влияние на управленските решения от изходното състояние до установената цел е показана на фиг. 4.7.

Ориз. 4.7.

А - първоначалното състояние на процеса;

V – крайното състояние на процеса (целта на процеса)

Основната задача на всеки мениджър на процеси е да намали променливостта на показателите на процеса и да ги подобри. След като броят на показателите, надхвърлящи определените за тях граници, бъде намален до приемливо ниво, ще бъде възможно да се затегнат ограниченията или да се въведат ограничения за допълнителни показатели. Основната цел на управлението трябва да бъде непрекъснатото подобряване на производителността на процеса.

Обикновено показателите за ефективността на процеса и организацията се състоят от три потока информация:

• - информация за продукта от процеса, степента на неговото съответствие с установените или прогнозирани изисквания на потребителите, стабилността и възпроизводимостта на параметрите на продукта („какъв резултат получихме?“);
• - информация за качеството на процеса, неговата ефективност, ефективност, ресурсоемкост, стабилност и възпроизводимост на параметрите на процеса („на каква цена постигнахме този резултат?“);
• – информация за степента на удовлетвореност на клиента, възможността и осъществимостта на очакваните изисквания на клиента („доколко клиентът е доволен от това, което е получил от нас?“).

Пример за показатели за тези три групи е даден в табл. 4.1.

Ключовата задача на управлението на процесите е ефективно постигане на целите на процеса чрез:

• – изключване на нерационални разходи на работно време и други ресурси на процеса;
• - активиране на дейности за контрол на движението и използването на процесните ресурси от всички негови участници;
• - идентифициране на критични области на управленско въздействие и приоритетни задачи, които осигуряват постигането на планираните резултати.

В същото време задачата за управление на процеса е по същество свързана с решаването на два проблема.

Първият принадлежи към категорията на техническите проблеми и трябва да бъде решен чрез известни инженерни методи. Решението на този проблем е свързано преди всичко с решаването на проблема с превръщането на очакванията на потребителите в технически постижими изисквания за продукти (стоки, услуги) и оценка на вероятното ниво на разходите, необходими за надвишаване на очакванията на потребителите и, ако е възможно, предложенията на конкурентите. Получените резултати могат по-късно да се използват като обещаното качество.

Таблица 4.1

Показатели за продукта от процеса, самия процес и удовлетвореността на клиента от процеса

Освен това, въз основа на изискванията на обещаното качество на продукта, трябва да се реши задачата за определяне на изискванията към технологията на процеса, за да се гарантира, че това качество се получава. Решаването на тези задачи се осъществява на етапа на проектиране на продукти и процеси и изисква участниците в процесите да бъдат истински фокусирани върху потребителите, както и да притежават методи за определяне на очакванията на потребителите с последващата им трансформация в изисквания към продукти и процеси. .

Друго голямо техническо предизвикателство, което възниква още на етапа на изпълнение на процесните дейности, е да се разработят методи за въздействие върху променливостта по такъв начин, че флуктуациите в параметрите на процеса да не надхвърлят границите, предвидени при проектирането на продукти и процеси.

Технически проблем трябва да бъде решен по такъв начин, че всеки доставен продукт или предоставена услуга да допринася възможно най-добре за удовлетвореността на клиента и да е поне толкова добър, колкото е обещано.

Вторият проблем в управлението на процесите е организационен. При разделяне на процеси в една организация, които се извършват от различни функционални звена, и при опит за управление на тези процеси възниква проблемът за преодоляване на неефективното взаимодействие на звена с различно функционално подчинение, или, с други думи, проблемът с елиминирането на т.н. наречени функционални бариери. Задачата на процесния мениджър в този случай е да осигури максимална интеграция на всички участници в процеса хоризонтално, като насочва дейността им към крайната цел на процеса и постигане на удовлетвореност на клиента. Нетривиалността на решаването на такъв проблем е следната. Процесен мениджър от определено ниво всъщност управлява не хората, участващи в процеса, а дейностите на тези хора. В тази си роля той няма подчинени, на които да дава заповеди, да контролира изпълнението им и т.н. Това, което той може да направи, за да осъзнае своята отговорност, е да проектира и подобри холистичния ред на процеса, да оцени нивото на постигане от процеса на неговите цели по отношение на формирането на желания резултат. И той трябва да се интересува по-малко от това в кои структурни звена работят служителите, необходими за ефективното изпълнение на процеса.

Идеята е както ръководителите на процеси, ръководителите на функционални отдели, така и изпълнителите на отделни операции в процеса да се научат да работят в двойна система на подчинение, както е показано на фиг. 4.8.

В съответствие с тази схема изпълнителят от структурна единица, изпълняващ възложената му в процеса операция, е функционално подчинен на ръководителя на процеса, а административно продължава да остава под командването на началника на своето звено, като заедно решават как по възможно най-добрия начинизвършват своите професионални действия в този процес. Имайки предвид системата за двойно отчитане и свързаните с нея организационни проблеми, при проектирането на структурата на процесите, които представляват дейността на организацията, е много важно първоначално да се определи от кои процеси се нуждае организацията. И едва тогава е необходимо да се разгледа въпросът какви служители са необходими за реализиране на тези процеси и как най-добре да ги групирате в структурни звена.

Като цяло алгоритъмът за действие на мениджъра на процеса е затворен цикъл на управление, известен като цикъла на Деминг-Шухарт, Планирайте-Направете-Проверете – действай (PDCA): планирайте - правете - контролирайте - правилно (намеса в хода на събитията).

Резюме по темата за управление по темата:

Управленски процеси в организацията

Въведение 3

Процес на управление 4

Цикъл на управлениеи неговите 6 стъпки

Производство и управление 9

Управление на асортиментната политика на предприятието 15

Материално-техническо осигуряване на предприятието 20

Търговска политика на предприятието 21

Заключение 24

Литература 25

Въведение

Управлението като дейност се осъществява в набор от управленски процеси, т.е. целенасочени решения и действия, извършвани от мениджърите в определена последователност и комбинация. Всяка управленска дейност се състои от следните етапи:

1) получаване и анализиране на информация;

2) разработване и вземане на решения;

3) организация на тяхното изпълнение;

4) контрол, оценка на получените резултати, внасяне на корекции в хода на по-нататъшната работа;

5) награда или наказание на изпълнителите.

Тези процеси се развиват и подобряват заедно с организацията. Те са първични и производни; едноетапни и многостепенни; мимолетна и дълга; пълни и непълни; редовни и нередовни; навременни и закъснели и т. н. Управленските процеси съдържат както твърди (формални) елементи, например правила, процедури, официални правомощия, така и меки, като стил на лидерство, организационни ценности и т.н.

Управленски процес и неговите характеристики

Всеки процес на управление се състои от определени фази (етапи).

Фаза (етап) - качествено определена част от процеса. Преходът от една фаза към друга предполага значителни качествени промени както в самия процес, така и в системата, в която се осъществява.

Пълното преминаване на етапите на процеса и връщането към оригинала образува цикъл. Като цяло цикълът е пълен набор от последователно изпълнени етапи на холистичен процес.

Етапът е по-тясно понятие от фаза. Етапите се разграничават само в процесите, ориентирани към резултатите. Етапите на управление са конкретни действия, включени в процеса на управление с цел получаване на планирания резултат. Те имат специфичен характер, специално съдържание и могат да се извършват самостоятелно. В същото време те са неразривно свързани, освен това сякаш проникват един в друг. С други думи, всички етапи на управление образуват интегрален управленски цикъл.

Цикълът на управление е завършена последователност от повтарящи се активни действия, насочени към постигане на поставените цели. Управленският цикъл започва с изясняване на задача или проблем и завършва с постигането на определен резултат. След това цикълът на контрол се повтаря. Честотата на нейното повторение се определя от специфичния вид и характер на управляваната система. В социалните системи този цикъл се повтаря непрекъснато. Крайната цел на системния контрол може да бъде постигната чрез един или повече цикъла на управление.

Цикличното изпълнение на процесите дава възможност да се установят и фиксират характерни черти, общи зависимости, общи модели на процеси и на тази основа да се осигури тяхната рационална процесуализация и предвиждане.

Обща система от етапи:

събиране и обработка на данни, анализ, изясняване и оценка на ситуацията - диагностика;

научно обосновано прогнозиране на най-вероятното състояние, тенденции и особености на развитие на обекта на управление за водещия период въз основа на идентифициране и правилна оценка на устойчиви връзки и зависимости между неговото минало, настояще и бъдеще - прогноза;

разработване и приемане на управленски решения;

разработване на система от мерки, насочени към постигане на поставената цел – планиране;

навременна комуникация с изпълнителите на поставените задачи, правилен подбор и подреждане на силите, мобилизиране на изпълнителите за изпълнение на взетото решение - организация;

активизиране на дейността на изпълнителите - мотивация и стимулиране;

получаване, обработка, анализиране и систематизиране на информация за хода на изпълнението на задачите, проверка доколко организацията на делото и резултатите от изпълнението съответстват на взетите решения - счетоводство и контрол;

общо за последните 4 етапа - осигуряване на пропорционално и непрекъснато функциониране на цялата система за управление чрез установяване на текущи оптимални връзки между отделните изпълнители - регулиране.

Този алгоритъм ви позволява да определите мястото на всеки етап в процеса на управление, да овладеете технологията и методологията, уменията и способността за управление на екип. Строго последователното подреждане на етапите показва зависимостта на качеството на системата за управление от всеки отделен елемент и изпълнявани функции. Началото на изпълнението на следващия етап не означава край на предишния. Например, работата с информация се извършва през целия цикъл на управление, планът се коригира по време на неговото изпълнение и т.н.

Цикълът започва с появата на управленски проблем. Като проблем могат да действат както задачи, инструкции от шефа, така и техните собствени задачи. В нашия случай проблемът може да се определи като въпрос, който обективно възниква в хода на управлението и чието решение представлява практически интерес, съответства на поставените цели.

Цикъл на управление и неговите етапи

1. Диагноза

Диагностика – събиране и обработка на информация, анализ, разбиране и оценка на ситуацията.

Решаването на проблеми изисква управленска информация. Това е набор от съобщения, необходими за осъществяването на контролния процес.

Изисквания за информация: пълнота, обективност, надеждност, ефективност, непрекъснатост на получаване.

Информацията идва от по-високо ниво на управление или може да бъде събрана самостоятелно. В първия случай информацията трябва да бъде изяснена, във втория случай е необходимо използването на научни методи за събиране.

2. Прогнозиране

Прогнозата се разбира като научно обоснована преценка за възможните състояния на обект в бъдеще, за алтернативните начини на неговото развитие и условията на съществуване.

Процесът на разработване на прогноза се нарича прогнозиране. Това са специални изследвания, основно с количествени оценки и посочване на тенденциите, естеството и определени моменти на промени в контролния обект.

Прогнозирането има два аспекта: предсказуем, предполагащ описание на възможни или желани перспективи, състояния, решения на бъдещи проблеми, и прогнозен, осигуряващ действителното решение на тези проблеми. Следователно прогнозата не е самоцел, а средство за вземане на управленски решения и планиране.

3. Решение

Вземането на решения е една от основните задачи на управленската дейност и точно в този момент от управленския цикъл често започват проблемите. И не само когато решението се окаже грешно - има много проблеми с правилните, компетентни решения (С. Макаров).

В научната литература управленското решение се представя в два аспекта – широк и тесен.

В широк аспект управленското решение се разглежда като основен вид управленска работа, съвкупност от взаимосвързани, целенасочени и логически последователни управленски действия, които осигуряват изпълнението на управленските задачи.

В тесния смисъл на думата управленско решение се разбира като избор на алтернатива, акт, насочен към разрешаване на проблемна ситуация Виж: Meskon M.Kh., Albert M., Hedouri F. Основи на управлението / Пер. от английски. - М.: Дело, 1992. Управленското решение е процес на подготовка и избор от определен набор от един или повече взаимосвързани методи за въздействие върху обекта на управление с цел неговото изменение или стабилизиране.

4. Планиране

Въз основа на резултатите от прогнозата и решението на управителя се извършва планиране и се формира план за дейността.

Планирането се състои в установяване на определена последователност и методи за изпълнение на всяка от задачите от войските, разпределяне на усилията на войските и материалните средства според задачите и районите на действие, установяване на процедурата за взаимодействие и всички видове подкрепа, които правят възможно за изпълнение на решението и постигане на целта.

Планът е официален документ, който отразява:

прогнози за развитието на организацията в бъдеще;

междинни и крайни задачи и цели, стоящи пред него и отделните му подразделения;

механизми за координиране на текущите дейности и разпределяне на ресурсите;

стратегии за спешни случаи.

При планирането е необходимо да се вземат предвид неговите принципи:

единство;

приемственост;

гъвкавост;

координация и интеграция;

валидност;

секретност (в бойна ситуация).

5. Организация

Състои се в установяване на постоянни и временни връзки, както и реда и условията за работа на всички елементи и връзки на системата.

Етапите на планиране и организиране са тясно свързани. В известен смисъл планирането и организацията се комбинират: планирането подготвя почвата за реализиране на целите на звеното (звеното), а организацията като управленска функция създава работен процес, чийто основен компонент са хората. Така планирането и организацията сякаш материализират управлението, превръщат го във факт от социалната реалност.

Процесът на управление е съвкупност от определени дейности, които са насочени към координиране и рационализиране на функционирането и развитието на организацията и нейните елементи с цел постигане на нейните цели. В процеса на управление се решават следните задачи:

1. тактически: поддържане на стабилност, хармонично взаимодействие и изпълнение на целия набор от елементи на обекта на управление;
2. стратегически: осигуряване на развитие и усъвършенстване, преминаване в качествено и количествено различно състояние.

Обикновено процесите на управление на организация са доста разнообразни и многоизмерни, характеризиращи се с сложна структура. Процесът на управление в общ смисъл се състои от общи управленски функции, обединени в управленски цикли (фиг. 1).

Ориз. 1. Контрол на контура

Както можете да видите, този процес може да се характеризира като непрекъснат, с циклично повторение на отделни фази (събиране, обработка, анализ, съхранение, контрол на информация; вземане на решения и организация на тяхното изпълнение), неравномерен, инертен, с известно забавяне в управленските действия. Процесът на управление се подобрява и развива заедно с организацията.

Същността на управленския процес

В процеса на управление се комбинират моменти като управленска работа, предмет и средства, като крайният резултат от изпълнението му е определен продукт.

Предмет и продукт на управленската работа е; в първия случай е „суров” и следователно не се прилага на практика; но за изготвянето на решението служи като основа, направлява изпълнението на определени действия.

Преобразуваната информация придобива самостоятелно съществуване и след това се натрупва, което води до усложняване на процеса на управление, увеличаване на доминирането на взетите в миналото решения над настоящите. Последното може да бъде донякъде полезно, тъй като генерира организационен ред, който гарантира, че механизмите за управление се задействат автоматично и съответното действие се извършва без специален ред. В същото време той е ограничен поради факта, че не е в състояние да подчинява и координира всички елементи на организацията.

Средства за управленска работа - това е всичко, което допринася за осъществяването на операции с информация. В същото време се разграничават: средства за съставяне на документи, обработка и обработка на документи, групиране и съхранение на документи, средства за извършване на изчислителни операции, оперативни комуникации.

Форми на управленска работа

Управленската работа се осъществява в три ключови форми:

• евристичен;
• административен,
• оператор.

Определение

Евристичната работа е набор от действия за анализиране и изследване на определени проблеми, пред които е изправена компанията, и на базата на това разработване на редица варианти за тяхното решаване - икономически, управленски, технически.

В зависимост от естеството и сложността на тези проблеми, работата се извършва от специалисти или мениджъри.

Определение

Административната работа е предимно дело на мениджърите, което е свързано с извършването на работа по текущата координация на дейностите на подчинените, техния контрол, оценка, мотивация, насочване, инструкции и обмен на информация.

Определение

Операторската работа е насочена към техническата поддръжка на необходимата информация за производствените и управленските процеси.

Тя включва работа по документиране (формулиране, възпроизвеждане, сортиране и съхранение различни документи); счетоводство (събиране на статистическа, счетоводна и друга информация за процесите, протичащи в организацията); комуникация, изчисляване и последователна обработка на събраната информация. Тази работавъзложени на специалисти и изпълнители.

Управленски работи и операции

Процесът на управленска работа включва елементарни действия или операции, тоест хомогенни, логически неделими части от управленската дейност с един или група носители на информация от момента на пристигането им до предаването им в трансформирана форма на други или за съхранение. .

Операциите по управление могат да бъдат: търсещи, изчислителни, логически, описателни, графични, контролни, комуникационни и др.

Комплекс от независими операции за обработка на информация (събиране, изучаване, анализиране, формулиране на изводи, изготвяне), който завършва с резултат, определен по форма и съдържание под формата на съобщение или документ, се нарича управленска работа.

Управленската работа се класифицира:

• според предназначението (активиране, предвиждане, контрол);
• по конкретно съдържание (проучване, планиране);
• по периоди (тактически, стратегически, оперативни);
• по етапи (поставяне на цел, анализиране на ситуацията, дефиниране на проблема, избор на неговото решение);
• по посока (вътре или извън организацията);
• по сфери (социални, икономически, технологични);
• по обекти (персонал, производство);
• относно формите и методите на изпълнение;
• по организационна роля (интегрираща и диференцираща);
• по естеството на информационната трансформация (стереотипна, алгоритмична или творческа);
• според степента на трудност.

Последната класификация е най-важната характеристикауправленска работа.

Сложността на управленската работа се определя от редица обстоятелства.

Първо, мащабът, броят и съставът на проблемите, връзката между тях, използваните методи и организационните принципи.

Второ, необходимостта от вземане на всички нови, нетрадиционни решения, често в условия на риск и несигурност, което изисква най-дълбоките професионални познания, опит и ерудиция.

На трето място, и накрая, сложността на управленската работа се характеризира с нивото на ефективност, независимост, отговорност, рисковост на решенията, които трябва да се вземат. Мениджърът в процеса на вземане на решения често поема отговорност не само за благосъстоянието на хората в материално отношение, но и за тяхното здраве и дори за живота им.

Управленската процедура е документирана последователност на изпълнение на елементите на управленския процес, която определя състава, съдържанието на съставните му операции, тяхната последователност. Процедурата отразява целта на работата, документите, които се разработват и използват, тяхното съдържание, реда на преминаване.

Технология на процеса на управление

Методът за извършване на управленски операции и техните елементи в оптимална последователност с рационално разделение между изпълнителите в зависимост от тяхната квалификация и цената на работното време се нарича технология на управление.

Основните задачи на технологията за управление:

1. установяване на подреденост и рационалност в последователността на управленската работа;
2. осигуряване на единство, последователност и приемственост на действията на субектите при вземане на решения;
3. участие на висши мениджъри;
4. равномерно натоварване на изпълнителите.

В основата на технологиите за управление са производствените и информационните потоци, съвкупност от знания за техниките и методите на действия на служителите при извършване на управленски операции.

Технологията за управление трябва да бъде минимално сложна и отнема много време. Нека ги разгледаме по-подробно.

Линейната технология се характеризира със строга последователност от определени фази, които протичат една от друга и се заменят в съответствие с предварително установен план. Ако е невъзможно да се оцени точно състоянието на нещата, да се идентифицира основният проблем и да се постави недвусмислено целта, технологията за управление може да бъде разклонена.

Технологията за контрол на отклоненията, започнала в предишната фаза, произтича от факта, че последното отчасти няма да изисква корекция изобщо; и тяхното преодоляване и частично извършване на промени в процеса на управление е възможно от самите изпълнители; само със значително количество от тях трябва да се намеси лидерът.

Технологията на ситуационен контрол може да се приложи в случай, когато процесът на управление се осъществява в условия на несигурност.

Технологията за управление, базирана на резултатите, се характеризира с факта, че при липса на сигурност на ситуацията и неясни крайна цел, след всяка от фазите, в зависимост от степента на постигане на предходните планирани резултати, се изясняват последващите действия.

По този начин процесът на управление е дейност на управленски субекти, обединени в определена система, която е насочена към постигане на целите на организацията чрез изпълнение на определени функции, използвайки методи на управление.

Процесът на управление е набор определени видоведейности, насочени към рационализиране и координиране на функционирането и развитието на организацията и нейните елементи в интерес на постигането на техните цели. Той решава два проблема: тактически е да се поддържа стабилност, хармония на взаимодействието и работата на всички елементи на обекта на управление; стратегически осигурява неговото развитие и усъвършенстване, прехвърляне в качествено и количествено различно състояние.

Този процес се характеризира с непрекъснатост, циклично повтаряне на отделни фази (събиране, обработка, анализ, съхранение, контрол на информацията; разработване и вземане на решения; организация на тяхното изпълнение), неравномерност, инертност, проявяваща се в забавяне на управленските действия. Той се развива и усъвършенства заедно със самата организация.

Процесът на управление съчетава моменти като управленска работа, нейния предмет и средства и се реализира в конкретен продукт.

Предмет и продукт на труда в управлението е информацията; в първия случай е „суров” и следователно не може да се прилага на практика; но той служи като основа за изготвяне на решение, тоест за преобразуване на информация, която може да ръководи изпълнението на конкретни действия.

Преобразуваната информация придобива самостоятелно съществуване и може да се натрупва (кой не е виждал купчина документи на масата!), което води до усложняване на процеса на управление, увеличаване на доминирането на миналите решения над текущите. Последното обаче е полезно до известна степен, тъй като поражда т. нар. организационен ред, който осигурява автоматичното действие на управленските механизми и извършването на подходящи действия без специални заповеди. Той обаче е ограничен, тъй като не е в състояние да подчинява и координира всички организационни елементи.

Средството на управленската работа е всичко, което допринася за осъществяването на операции с информация – от компютри, телефони до писалки и хартия. В същото време разграничават: средства за съставяне на документи (принтери, диктофони и др.); средства за обработка и обработка на документи (печати, фрези, перфоратори); средства за групиране и съхранение на документи (папки, папки, картотеки); средства за извършване на изчислителни операции; средства за оперативна комуникация; мебели.

Управленската работа, като инженеринг, проектиране, изследване и т.н., принадлежи към категорията на умствения труд, извършван от човек под формата на нервно-психични усилия. Съществува в три основни форми: евристична, административна и операторна.

Евристичната работа се свежда до набор от действия за анализиране и изследване на определени проблеми, пред които е изправена организацията, и на базата на това разработване на различни варианти за тяхното решение - управленски, икономически, технически. В зависимост от сложността и естеството на самите проблеми, тази работа се извършва от мениджъри и специалисти.

Административната работа е дело главно на мениджърите. Свързва се с извършването на такива видове работа като текущата координация на дейностите на подчинените, техния контрол, оценка, мотивация, управление (донасяне устно и писмено на взетите решения на изпълнителите), инструкции, обмен на информация (извършва се в процеса на провеждане на срещи и срещи, приемане на посетители, водене на бизнес преговори, отговаряне на писма и телефонни обаждания, заобикаляне на работни места).

Операторската работа е насочена към техническа поддръжка на производствените и управленските процеси с необходимата информация. Тя включва такива работи като документиране (формулиране, възпроизвеждане, сортиране и съхранение на различни видове документи); първично счетоводство и счетоводство (събиране на статистическа, счетоводна и друга информация за производствени, икономически, социални и други процеси, протичащи в организацията); комуникативно-технически, изчислителни и формално-логически (последователна обработка на събраната информация и внедряване на нейна основа и по зададен алгоритъм изчисленията, необходими за вземане на решение).

Тази работа е в ръцете на специалисти и технически изпълнители. Част от него, строго погледнато, не се отнася за умствения, така че терминът "нефизически труд" понякога се използва за обозначаване на него.

Процесът на управленска работа се състои от елементарни действия или операции, тоест хомогенни, логически неделими части от управленската дейност, с един или група носители на информация (документи) от момента на пристигането им до предаването им в трансформирана форма към други или за съхранение.

Операциите за управление са: търсене, изчислителни, логически, описателни, графични, контролни, комуникационни, например слушане, четене, говорене, контакт, наблюдение на действията на различни устройства, мислене и др.

Самостоятелен комплекс от операции по обработка на информация (събиране, проучване, анализ, формулиране на заключения, тяхното изпълнение), завършващ с резултат, определен по форма и съдържание под формата на устно съобщение или документ (сертификат, заповед, писмо и др.) , се наричаше работа.

Работата по управление се различава по предназначение (прогнозиране, активиране, контрол); по конкретно съдържание (проучване, планиране); по периоди (стратегически, тактически, оперативни); по етапи (поставяне на цели, анализ на ситуацията, дефиниране на проблем, търсене на решение); по ориентация (вътре или извън организацията); по сфери (икономическа, социална, технологична); по обекти (производство, персонал); относно формите и методите на изпълнение; по организационна роля (диференцираща и интегрираща); по естеството на информационната трансформация (стереотипна, алгоритмична и творческа); според степента на трудност. Нека се спрем на последното, тъй като за управленската работа това е може би основната характеристика.

Сложността на управленската работа се дължи на няколко фактора. Първо, мащабът, броят и съставът на решаваните проблеми, връзките между тях, разнообразието от използвани методи и организационни принципи.

Второ, необходимостта от вземане на нови, нетрадиционни решения, често в условия на несигурност или риск, което изисква дълбоки професионални познания, опит и широка ерудиция.

И накрая, трето, сложността на управленската работа се определя от степента на ефективност, независимост, отговорност, рисковост на решенията, които трябва да се вземат. Мениджърът, когато взема решения, често поема отговорност не само за материалното благосъстояние на хората, но и за тяхното здраве и дори живот.

Според съдържанието управленската работа може да бъде: комуникация (договаряне, приемане на посетители, заобикаляне на организацията, ходене в командировки); административни и координиращи (довеждане до изпълнителите на взетите устно и писмено решения, съставяне и издаване на задачи, инструктаж); контрол и оценка (проверка на навременността и качеството на заданията); аналитично и конструктивно (изучаване на информация и подготовка на решения); информационно-технически (с информационни носители), които заемат 10-15% от работното време; първично счетоводство и счетоводство.

Документираната последователност на изпълнение на елементите на управленския процес, която определя състава, последователността, съдържанието на съставните му операции, се нарича процедура на управление. Процедурата трябва да отразява целта на работата, използваните и разработени документи, тяхното съдържание и реда на преминаване.

Методът за извършване на управленски операции и техните елементи в оптимална последователност с рационално разпределение между изпълнителите, като се вземат предвид тяхната квалификация и времеви разходи, се нарича технология на управление.

Основните задачи на управленската технология са: установяване на организационен ред и рационална последователност за изпълнение на управленската работа; осигуряване на единство, приемственост и координация на действията на субектите при вземане на решения; участие на висши мениджъри; равномерно натоварване на изпълнителите.

В основата на технологиите за управление са производствените и информационните потоци, както и съвкупността от знания за методите и техниките на действия на управленските работници за извършване на управленски операции.

Технологиите за управление трябва да бъдат минимално сложни и трудоемки. Нека ги разгледаме по-подробно.

Линейна технология. Характеризира се със строга последователност от отделни фази, произтичащи една от друга и променящи се в съответствие с предварително определен план. Тази технология се използва в типични елементарни случаи с достатъчна сигурност на ситуацията и крайната цел, например при контролиране на движението на влаковете, работата на оборудването и др.

Ако е невъзможно да се оцени точно състоянието на нещата, да се подчертае ключовият проблем и да се постави недвусмислена цел, технологията за управление може да бъде разклонена. В този случай решенията се разработват паралелно по няколко линии, в резултат на което се постига желаният резултат чрез тяхното комбиниране или чрез едно, но с многоизмерен характер. Това обикновено се случва в областта на научните изследвания.

Технологията за контрол на отклоненията, възникнали в предходната фаза, изхожда от факта, че някои от последните изобщо не изискват корекция; частичното им преодоляване и извършване на промени в процеса на управление е възможно от самите изпълнители; и само когато са значими, е необходима намесата на лидера. Този подход ви позволява да не го разсейвате на дреболии и му давате възможност да се съсредоточи върху основните проблеми. За създаването му обаче са необходими много време и пари регулаторна рамка, внимателно наблюдение и анализ на отклоненията, води до формализиране и бюрократизиране на управленския процес.

Ситуационната технология за управление се използва, когато процесът на управление се извършва в условия на висока несигурност. Той предвижда действия въз основа на възникващи обстоятелства, приспособяване към тях, за да се осигури най-ефективно решение на съществуващи проблеми; това обикновено се случва в трудни икономически условия. Фазите на управленския процес тук често са независими една от друга и мениджърът взема оперативни решения въз основа на постоянно наблюдение и анализ на промените, които настъпват във външната и вътрешната среда на организацията.

Технологията за управление, базирана на резултатите, се състои във факта, че при липса на достатъчна сигурност на ситуацията и неяснота на крайната цел, след всяка фаза, в зависимост от степента на постигане на планираните резултати в предходната, следват последващи управленски действия са рафинирани. Тази технология често се използва, например, при командване и управление на войски в бойни условия.

Технологията на управление по цели е близка до предишната, но е насочена към стимулиране на постигането на не официални задачи, а лични цели, формулирани от служителите заедно с техните преки ръководители и записани в специален документ.

Технологията за управление на търсене идва от пълната яснота на задачите, но невъзможността за прецизна оценка на ситуацията или проблема. След това решението се разработва въз основа на целта в обратната последователност на фазите и се коригира според ситуацията. Този тип управленски процес се осъществява при изготвяне на дългосрочно решение в условия на висока несигурност на перспективите.

У дома » Как да печелите » Раздел iii. процес на управление. Управленски процес и неговите прости елементи. Управленски процедури в управленските дейности