Oficina Tkz. Oficina. Preparación y familiarización con los documentos organizativos y administrativos.

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La papelería al por mayor es muy barata. Papelería al por mayor en Moscú

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Rasgo distintivo La papelería electrónica de Olymp es su rica funcionalidad, que se originó en el trabajo de oficina clásico.

en un gran empresa industrial Las tareas del secretario (empleado) no son solo el registro de documentos, sino también una serie de otras tareas:

• determinación del titular a quien transferir el documento entrante para su resolución
• preparación de pre-resoluciones
• entrega del documento al contratista
• control de retorno original
• análisis resumido del desempeño de la tarea
• control sobre la ejecución de órdenes
• formación de informes finales sobre tareas pendientes
• envío de documentos salientes
• buscar el documento deseado a petición
• impresión, escaneado
• e incluso almacenamiento enorme cantidad documentos. Un buen empleado es responsable de todo esto.

Sede electrónica Olympus capaz de hacer el trabajo buena gente más fácil y más eficiente!

Registro automático:

Control automático de documentos entrantes

El propio sistema detecta los documentos que vuelven a entrar en la organización y advierte al respecto.

Auto-notificaciones para la devolución del original

El sistema proporciona un esquema para el movimiento del original, y si no es devuelto a tiempo, se lo notificará al registrador.

Práctico sistema de comunicación

Los enlaces de documentos en Olympus sugieren la posibilidad de obtener un historial detallado de todos los documentos relacionados, incluidos los de archivo, creados además, en cancelación o cambio.

Diseñador de informes

Usando el diseñador de informes del sistema Olympus, un empleado puede crear los informes que necesita sin recurrir a la ayuda de un administrador o un programador. Así es como a menudo se generan informes sobre documentos no cumplidos o de control.

Sistema de filtración flexible

El sistema Olympus brinda la capacidad de ejecutar una solicitud para buscar documentos utilizando una cadena de filtro. La línea de filtro le permite formular muchas condiciones de búsqueda variables para el documento deseado.

Sede electrónica en el sistema Olympus es una herramienta para organizar el trabajo de oficina digital. Este segmento acumula toda la información relacionada con los documentos de la empresa. Contiene el historial de trabajo del usuario; almacena todos los enlaces de documentos; informa sobre la fecha límite; incluye todos los archivos creados con el documento; da respuesta a las preguntas de los ejecutores y responsables del documento, así como los resultados de su trabajo.

Control de ejecución

Control de ejecución en el sistema Olympus- esta es una funcionalidad profunda que proporciona información sobre el tiempo, las etapas y los resultados de la ejecución de las instrucciones. Esta funcionalidad está presente en todo el sistema, desde la sede electrónica hasta el almacenamiento estructurado. La funcionalidad se basa en los plazos para la ejecución del documento y las instrucciones e informar sobre el incumplimiento de estos plazos.

Visualización del control de ejecución

1. Indicación de color y mensajes del sistema Olympus sobre el incumplimiento de la fecha límite.
2. Modo especializado con el número total de tareas recibidas, llevadas a trabajar, completadas a tiempo, completadas con retraso por periodos, no completadas a tiempo.
3. Todo un sistema de informes sobre la ejecución de instrucciones en el contexto del documento, ejecutores, controladores.

control especial

Para la ejecución oportuna y de alta calidad de las tareas, Olympus tiene un sistema de control especial. Su esencia es que todas las tareas más importantes puestas bajo control deben pasar por el procedimiento de eliminación del control, es decir. clausura. En algunos casos, para eliminar la tarea del control, se requiere una evaluación de la calidad del trabajo realizado por un especialista competente. Luego, el sistema puede aplicar adicionalmente el procedimiento de confirmación.

Formación de una orden de control

1. La emisión de órdenes de control va acompañada de la designación de un supervisor y, si es necesario, confirmando el desempeño de alta calidad de un empleado.
2. Para las órdenes de control, el coeficiente de ejecución de la disciplina se calcula automáticamente.
3. El modo especial "Análisis de la ejecución de tareas de control" muestra información sobre la puntualidad de la ejecución de tareas de control.
4. Los paneles analíticos en el escritorio convierten esta información en forma gráfica.

Gestión de documentos

La gestión competente de documentos es la clave para el trabajo eficaz del departamento, la unidad, el servicio y la organización en su conjunto. "Gestión de documentos" en el sistema Olympus es una herramienta moderna para administrar una empresa a gran escala, específicamente enfocada en procesos comerciales de alto nivel.

"Gestión de documentos" es un segmento del módulo de gestión de documentos - Olympus, basado en el principio de un programador, es decir, todas las tareas y documentos recibidos por el empleado se alinean en una lista.

La lista muestra el tipo de tarea, tema, contenido, fecha de recepción, fecha de vencimiento, de quién proviene. Esta lista se puede complementar fácilmente con la columna deseada.

Un fondo rojo indica una tarea atrasada, lo que te ayudará a recordar completarla. El sistema tiene control avanzado, cuando la indicación de color informa sobre la proximidad de la fecha límite del documento.

Debajo de la lista en las pestañas, puede ver toda la información adicional que se requiere para tomar una decisión. Este es el texto del documento, la tarea detallada, la historia del movimiento y los documentos relacionados.

El programa es fácil de encontrar. documento deseado, así como plantear la historia de trabajo con ella. Además, en el historial puede ver cuántos círculos ya está caminando el documento, quién lo ha llevado al trabajo y quién aún no.

Pronta recepción de información:

• quién inició el documento;
• quien estuvo de acuerdo;
• quién lo tiene en este momento;
• qué comentarios se dieron y por quién sobre el documento;
• si este documento está relacionado con otros documentos y cómo, con la capacidad de abrir, incluidos los documentos relacionados;
• para un empleado, servicio, división o toda la empresa en su conjunto, vea una imagen de las órdenes ejecutadas y no cumplidas.

Facilidad de trabajar con una gran variedad de documentos:

• el propio sistema genera una lista de documentos para su consideración;
• el sistema indica sobre qué documentos se debe tomar una decisión urgente;
• el sistema informa sobre el período que está llegando a su fin;
• el sistema permite delegar su trabajo y controlar fácilmente la ejecución oportuna;
• el sistema le permite obtener el historial de trabajo en cualquier documento;
• el sistema le permitirá designar diputados durante su ausencia y ver cómo ha trabajado el diputado.

Facilidad de gestión de documentos:

• aumentar la velocidad del intercambio de información;
• aumentar el nivel de disciplina ejecutiva de los empleados;
• cumplimiento de los plazos de ejecución de los contratos;
• la capacidad de obtener la información necesaria, rápidamente sin levantarse del lugar de trabajo.

Estructura de almacenamiento

El almacenamiento estructurado de documentos del sistema Olympus no es solo una biblioteca con acceso limitado a las carpetas, es una "base de conocimiento" individual de cada empleado. El principio de construcción del repositorio de Olympus se basa en los derechos de acceso del usuario a secciones, carpetas, documentos, archivos. El sistema construye automáticamente una estructura de archivo individual para cada empleado. El usuario ve solo aquellas secciones y documentos para los que tiene derechos.

Además, el empleado tiene la oportunidad de copiar parte de la estructura del archivo, carpetas, documentos a un almacenamiento personal. Esta característica le permitirá al usuario obtener la información que necesita, el documento aún más rápido.

llenando la bóveda

El almacenamiento en el sistema Olympus se llena de documentos automáticamente como resultado de la finalización del ciclo de trabajo con el documento. Esta tecnología le permite acumular los documentos necesarios en las secciones apropiadas, sin asignar tiempo específicamente para este trabajo.

Cuando aparece un nuevo documento en el repositorio, el sistema notifica al empleado si está suscrito a dichas notificaciones.

Facilidad para trabajar con documentos.

El almacenamiento de Olympus se distingue por servicios funcionales que determinan la conveniencia de trabajar con documentos:

• Versionado;
• Enlaces de documentos (cancelados, invalidados, además);
• Extracto del archivo;
• Emisión del original;
• Atributos de almacenamiento (número de inventario, almacenamiento, estante, estante, número de copias).

Las grandes empresas mantienen correspondencia anualmente con decenas de miles de contrapartes y miles de empleados crean documentos internos. Parte de la correspondencia puede recibirse y procesarse en papel. Los sistemas de oficina electrónica ayudan a las empresas a aumentar varias veces su eficiencia y forman un depósito único de todos los documentos.

"Oficina" cubre todo el ciclo de trabajo con documentos en papel: desde la entrada y el registro hasta el envío al archivo. La funcionalidad cumple totalmente con los estándares de trabajo de oficina rusos, lo que le permite automatizar la mayoría de las operaciones "manuales".

Mantener la nomenclatura de casos y bitácoras de registro

La composición aprobada de la nomenclatura de casos se mantiene en un directorio especial del sistema. En el caso de contabilidad descentralizada de documentos, se proporcionan lugares de registro dentro de las divisiones estructurales.

Nomenclatura de casos

Al preparar documentos para transferir al archivo para cada caso de nomenclatura, puede imprimir automáticamente la portada del caso, así como un inventario de documentos. El tiempo de preparación para el almacenamiento de archivos y la búsqueda en el archivo se reduce varias veces.

Registro de documentos

Para ingresar un documento en DIRECTUM, llene los campos requeridos de la tarjeta de control de registro (RCC), y el número de registro será asignado automáticamente. sistema flexible La numeración le permite asignar un número a un documento en el contexto de cada registro de registro de forma arbitraria y automática. El número puede incluir un código de departamento, un código de diario y cualquier detalle necesario. Con la implementación de la solución, el tiempo promedio de registro de documentos se reduce en un 35-50%.

ejemplo RKK

RKK contienen datos primarios (subdivisión, fecha de registro, número de registro, etc.), así como información sobre el estado de cualquier documento en papel, por ejemplo, su ubicación. Al mover un documento entre departamentos, cada lugar de registro tiene su propio RSC. Puede realizar un seguimiento del movimiento de un documento en papel dentro de la empresa a lo largo de la cadena de RCM creados.

También puede adjuntar un documento o su imagen escaneada al RKK. Para el ingreso rápido de un gran volumen de documentos, se utiliza el servicio de ingreso por streaming DIRECTUM Capture Service. ella apoya varias maneras entrada de documento: captura de Correo electrónico o desde el sistema de archivos (por ejemplo, desde un escáner).

La función de crear el RCM y completar los datos se puede transferir a los mecanismos inteligentes de Ario. Habiendo recibido el documento, lo clasifican de forma independiente, reconocen el texto y completan el RKK con la información significativa extraída. El empleado solo puede verificar la corrección del llenado. Esto le permite reducir aún más el tiempo de registro y reducir la cantidad de operaciones de rutina.

Consideración y ejecución de los documentos entrantes.

Después de registrar el documento entrante, el empleado lo envía al jefe para su consideración en un par de clics. Con base en los resultados de la consideración del documento, el secretario o el jefe mismo forman instrucciones para el documento.

Si el líder tiene un asistente, la revisión preliminar del documento con la preparación de un proyecto de resolución es realizada por su asistente. El líder solo puede aprobar el proyecto de resolución y enviar instrucciones para su ejecución.

En el proceso de ejecución de órdenes, se asegura lo siguiente:

• fijar correspondencia en ejecución;
• la posibilidad de delegación y envío a revisión;
• control de plazos, solicitudes de nuevo plazo.

Los supervisores realizan un seguimiento del rendimiento visualmente. Todos los participantes en el trabajo tienen acceso a un breve resumen que refleja el estado de las tareas relacionadas.

Árbol de misiones

Envío de cartas a corresponsales

La solución está estrechamente integrada con el módulo "Intercambio con contrapartes". Una vez que se ha aprobado una carta saliente, es fácil enviarla a los destinatarios a través de sistemas de intercambio de documentos; esto elimina la necesidad de imprimir un documento repetidamente y reduce los costos de envío.

Además, para los documentos salientes, puede especificar una lista de correo para organizaciones y enviar automáticamente correos electrónicos a los destinatarios o imprimir sobres que cumplan con los estándares de Russian Post.

Impresión de sobres

Preparación y familiarización con los documentos organizativos y administrativos.

El registro y envío para aprobación de documentos administrativos está totalmente automatizado. Basta con completar los datos necesarios en el asistente de acción, luego de lo cual el sistema generará un documento y lo enviará a los empleados necesarios para su aprobación y firma:

Después de la firma, el documento organizativo y administrativo se puede enviar a los empleados interesados ​​para su revisión. Para hacer esto, debe completar una lista de correo en el RKK. Esta lista también se puede utilizar en el futuro para distribuir otro documento.

Los empleados de la lista de correo reciben tareas para familiarizarse con el documento. En el sistema DIRECTUM, para confirmar la familiarización, basta con completar la tarea. Y si se envía una tarea para familiarizarse con un documento que no está ingresado en el sistema, esto se indica en el texto de la tarea y los ejecutantes se familiarizan con el documento en papel.

Búsqueda y análisis

Por accesorios conocidos se puede encontrar como él mismo documento electronico, y su RKK junto con información sobre la ubicación y etapa de ejecución del documento.

Buscar por RKK

También puede encontrar rápidamente el documento deseado junto con el RKK por el código de barras en el papel análogo del documento. Gracias a la tecnología de identificación rápida, un escáner especial lee el código de barras, después de lo cual el sistema encuentra automáticamente el documento y los trabajos relacionados.

Ventana de acción para documento encontrado

Para analizar la eficiencia del trabajo de los usuarios, el sistema proporciona informes especializados: "Lista de familiarización", "Control de tiempos de ejecución de órdenes", "Estadísticas de ejecución de órdenes", "Documentos a devolver", etc.

Ejemplo de informe

El cliente web se puede utilizar en oficinas remotas organización distribuida geográficamente o como cliente principal, brindando multiplataforma y facilidad de administración. Todo lo que necesita es acceso a Internet para trabajar.

RKK entrante en la oficina web

Efecto de implementación

Con la solución, los empleados recibirán órdenes e instrucciones para su ejecución en el momento oportuno. Control de ejecución las decisiones de gestión se vuelve completamente transparente.

• al minimo reduce el riesgo de perder documentos
• 2 veces se reducirá el tiempo de preparación y aprobación de una carta de salida
• 12 veces acelerar la búsqueda de la ubicación de los documentos en papel
• 2 veces se agilizará la elaboración de información a la gerencia para la ejecución de instrucciones
• en un 20% aumentar la ejecución de las instrucciones de la dirección

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