Загубен трудов договор. Какво да направите, ако служителят е загубил трудовия си договор? Служител, който е изгубил копието си, моли работодателя да му даде копие от трудовия договор. Компанията длъжна ли е да удовлетвори искането на служителя?

Трудовият договор се сключва при наемане и се издава в два екземпляра: единият остава във фирмата, а другият се дава на служителя (член 67 от Кодекса на труда на Руската федерация). Загубата на документ е неприятна ситуация. Това може да се случи по време на преместване на офис, пожар или служител може да загуби договор по своя вина. Как да възстановите трудов договор, ако сте го загубили?

В зависимост от ситуацията

В законодателството няма конкретни разпоредби, следвайки които можете да извършите процедурата за възстановяване на документ. Компанията трябва да осигури формирането на местни актове и в случай на загуба да се ръководи от тях.

Ако договорът бъде изгубен от една от страните, от останалия оригинал се прави копие, върху което се подписва „дубликат“.

Ако даден документ бъде изгубен от организация, тя може да направи дубликат трудов договорвъз основа на формуляра, достъпен за служителя. Ако служител е загубил документа, компанията му издава дубликат, съставен в съответствие с оригинала. В тази версия на документа обаче подписите не могат да бъдат дублирани - те се поставят от двете страни наново. Издаденият договор трябва да бъде обозначен с “дубликат”. Има силата на оригинала. Примерен документ може да се види.

Ако договорът бъде загубен и от двете страни (и това се случва изключително рядко), се съставя нов документ. Заповедта за наемане на служител на длъжност е основният документ, въз основа на който се възстановява трудовият договор (като се вземат предвид всички бележки в картата на служителя и трудовата му книжка). Във формуляра се поставя бележка, че е съставен, за да замени изгубения.

Възстановяването на трудов договор е неприятна ситуация, но разрешима. Дубликатът е документ с еднаква сила и може да се съхранява в базата данни на компанията и в ръцете на служителя. Друга ситуация възниква, ако договорът е прекратен незаконно. В този случай въпросът за неговото възстановяване и незаконно уволнение се решава в съда.

Всички трудови договори са загубени. Как работодателят може да ги възстанови? Как правилно да съставите дубликат на трудов договор? Трудовият договор пак ли е сключен? Служителят поискал да му бъде заверено копие от трудовия договор. Как мога правилно да заверя това копие? Какви санкции да очаква работодателят, ако не е предоставил на служителя копие от трудовия си договор?

Всички трудови договори са загубени. Как работодателят може да ги възстанови?

Трудовото законодателство не урежда директно процедурата за възстановяване на трудовите договори. Следователно работодателят може сам да го разработи индивидуално за своята компания. Например, съставете отделен местен регулаторен акт, посветен на този въпрос, добавете съответната колона към Инструкциите за управление на досиета на персонала ().

Предварително може да се предвиди, че ако по някаква причина оригиналният трудов договор бъде изгубен, ще бъде съставен негов дубликат (GOST R 7.0.8-2013).В същото време е необходимо да се посочи въз основа на с какви документи се извършва регистрацията и в какъв срок.

Между другото, работодателят може да определи следната процедура: изгубените оригинали на трудовите договори могат да бъдат възстановени въз основа на копията в ръцете на служителите. По този начин, ако това право на работодателя е разписано във вътрешния правилник на компанията, ще бъде законно да се изискат техните трудови договори от служителите в рамките на три работни дни от датата на откриване на загубата. Работодателят, ръководен от тях, ще направи дубликати и ще върне копия на служителите. Такива действия трябва да бъдат ограничени до определен период от време. Например работодателят или служителят по персонала, като негов представител, се задължава да направи всичко в рамките на работната седмица.

внимание!

Трудовото законодателство не предвижда срокове за изготвяне на дубликат на трудов договор. Периодът, следователно, може да бъде всеки, но в разумни граници и не се простира в продължение на много месеци.

Работодателят може допълнително да въвежда своите екземпляри от трудовите договори в електронната база данни. Тогава местен регулаторен акт може да предвиди, че въз основа на него ще бъдат съставени хартиени дубликати на договори електронни документи. Това означава, че няма да се налага да молите служителите си за копия, което значително ще намали бумащината.

Как правилно да съставите дубликат на трудов договор?

Ако и двата екземпляра на трудовия договор са изгубени, как правилно да подготвите неговите дубликати?

Нека повторим, че законът няма установен ред за изготвяне на дубликат на трудов договор. Работодателят си запазва правото да го създаде самостоятелно, като го посочи в местните разпоредби.

Когато създава процедура за обработка на дубликати, служителят по персонала не трябва да забравя следните обстоятелства:

Съгласно правилата оригиналът на писмения трудов договор се сключва в два екземпляра, върху които всяка страна полага своя подпис (). Това означава, че дубликати на изгубени документи също трябва да бъдат подготвени и запечатани по подобен начин. Освен това служителят трябва да подпише дубликата на работодателя, удостоверявайки с този подпис получаването на неговото копие от документа.

внимание!

Информацията, посочена в дубликата, трябва да съответства на съдържанието на изгубения оригинал на трудовия договор. Информацията и условията, необходими за сключване на трудов договор, са посочени в Кодекс на труда.

Работодателят също може да пресъздаде тази информация и условия, ръководейки се от заповеди за работа, като ги вземе от трудова книжка, лична карта или други налични документи на служител.

Трудовият договор пак ли е сключен?

В отдела за персонал на завода трудовият договор със служителя е изгубен, а служителят също не е намерил своето копие. Възможно ли е повторно сключване на трудов договор без изготвяне на дубликат?

Отговорът е да. При липса на законодателство за възстановяване на загубени трудови договори, работодателят е свободен да действа при решаването на такъв проблем. Дори и двете копия да са изчезнали, мениджърът може да създаде и формализира нов трудов договор със служителя, без да прибягва до дублиране, но без да забравя за информацията и условията, посочени в изгубения първи документ (член 57 от Кодекс на труда на Руската федерация).

Посочваме действителната дата, в момента на сключване и подписване на договора, като отделно включваме датата, на която служителят е нает. Силно препоръчително е в текста на новия договор да се включи бележка, че е сключен и подписан вместо изгубения.

Служител, който е изгубил копието си, моли работодателя да му даде копие от трудовия договор. Длъжна ли е фирмата да изпълни молбата на служителя?

Законът установява, че работодателят е длъжен да предостави копия на служителя при писмено заявление (). Тъй като списъкът с тези документи е отворен, служителят има право да поиска копие от трудовия договор. Работодателят е длъжен да предостави на служителя напълно безплатно такова копие в рамките на три работни дни след подаване на заявлението.

съвет

Може да се случи така, че отдел „Човешки ресурси“ напълно случайно, поради недоразумение, да вземе пари от служителя за изготвяне на копие от трудовия договор. Върнете му веднага сумата с извинение.

Служителят поискал да му бъде заверено копие от трудовия договор. Как да направите това правилно?

Процедурата за заверка на копия () е установена със закон, което означава, че копието от трудовия договор, издадено на служителя, трябва да бъде надлежно заверено ().

За да защитите правилно хартиеното копие, трябва да напишете думата „Вярно“ (без кавички или други препинателни знаци) в долната част на листа след цялата въведена информация, да посочите длъжността на упълномощеното лице, заверило копието, да го попитате да го подпишете и дешифрирате и да поставите датата на заверка на документа ().

Работодателят преценява дали си струва да постави печат върху копието на договора, но за да придаде правна значимост на документа, копието се подпечатва.

Работодателят има право да откаже искането на служителя да му предостави нотариално заверено копие от трудовия договор. Според трудовото законодателство (член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация) той изобщо не е длъжен да издава такива документи, освен ако, разбира се, това не е предвидено в местен регулаторен акт. Ако има такъв запис, работодателят трябва да изпълни искането на служителя, като същевременно плаща нотариалните услуги от собствения си джоб (член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Какви санкции да очаква работодателят, ако не е дал на служителя копие от трудовия договор?

Служителят е назначен, той е подписал два екземпляра от трудовия договор, след което документите са предадени на управителя за одобрение. Мина известно време, но служителят така и не получи своя екземпляр от договора. Това заплашва ли работодателя с наказание?

Трудовият договор се съставя в два екземпляра. И ако един документ е в попечителството на работодателя, тогава вторият със сигурност се предава на служителя ().

Трудовото законодателство е задължително. Ако работодателят наруши съществуващо правило, съзнателно или несъзнателно, той може да бъде обект на административни наказания (член 5.27 от Кодекса за административните нарушения).

За такова нарушение има глоба, за длъжностни лица - в размер от 1 000 до 5 000 рубли, организацията, в допълнение към глоба от 30 000 до 50 000 рубли, може да бъде подложена на административно спиране на дейността до 90 дни.

Длъжностно лице, което не е предоставило на служителя своето копие от трудовия договор и което преди това е извършило подобно нарушение по този член, може да бъде дисквалифицирано за период от една до три години.

внимание!

Извършването на подобно нарушение означава не само повторно непредоставяне на служителя на неговия екземпляр от договора, но и извършване на друго нарушение на трудовото законодателство.

Ако служителят е загубил своето копие от трудовия договор и допълнителна информация. споразумения, останаха му само сканирани версии, какво да прави? Защо един служител може да се нуждае от оригинален трудов договор? С какви документи (освен трудовия договор) може да потвърди трудовия си стаж във фирмата?

Отговор

Въпрос

При одита на персонала се оказа, че работодателят и служителят нямат нито един сключен трудов договор със служители. Кой е правилният начин да възстановите кадровата документация сега и да сключите трудови договори и заповеди за работа с всички?

Отговор

Процедурата за възстановяване на трудов договор регламентине е инсталирано.

Препоръчително е сключването на нов трудов договор. В този случай посочете текущата дата на сключване на договора и датата на началото на трудовото правоотношение - когато служителят е бил нает от организацията. За възстановяване на документацията се препоръчва на работодателя да издаде заповед за загуба на документация, списък на изгубените документи, времето за тяхното възстановяване и да посочи лицето, което отговаря за възстановяването кадрова документация. Тази поръчкаможе да се издава въз основа на Служба или Доклад на отговорното лице, в който се отбелязва факта на липсата на трудови договори.

Обосновка

Въпросите за организиране на съхранението, придобиването, записването и използването на документи се регулират от Федералния закон от 22 октомври 2004 г. N 125-FZ (с измененията на 18 юни 2017 г.) „За архивното дело в Руската федерация“. Правна уредбаредът и сроковете за съхранение на документите на персонала се извършват въз основа на Списъка на стандартните управленски архивни документи, генерирани в процеса на дейност правителствени агенции, органи местно управлениеи организации, посочващи сроковете на съхранение, одобрени със Заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. N 558. Раздел 8 „ Персонал» от посочения списък съдържа информация за срока на съхранение на личните досиета, включително копия от заповеди на служители. Организациите са длъжни да осигурят безопасността на архивните документи, включително документите за персонала, по време на периодите на тяхното съхранение, установени от федералните закони и други разпоредби правни актове Руска федерация, както и списъци с документи, предвидени в чл. 23 Федерален закон N 125-FZ. Тези документи имат срок на годност 75 години. Установява се срок за съхранение от 1 година за графика за отпуски и 3 години за друга документация за отпуски.

По този начин, в случай на загуба на документи за персонала с подписи на служител, работодателят трябва да ги възстанови, тъй като действащото законодателство налага задължение на работодателя да гарантира безопасността на документите за персонала.

Процедурата за възстановяване на трудов договор не е установена от наредби.

За възстановяване на документацията се препоръчва на работодателя да издаде заповед относно причините за загубата на документация, списъка на изгубените документи, времето за тяхното възстановяване и да посочи лицето, което отговаря за възстановяването на документацията на персонала. Тази заповед може да бъде издадена въз основа на Служба или Доклад на отговорното лице, в който се записва фактът на липсата на трудови договори (и, ако е възможно, причината за тяхната загуба).

Според специалисти от регулаторните органи (вж Въпрос: Имаше пожар в нашия офис и всички документи на персонала бяха изгубени. С възстановяването на трудовите досиета решихме проблема. Не знаем как да възстановим копия от трудови договори. Ситуацията допълнително се усложнява от загубата от страна на някои служители на техните трудови договори. Какво да направите в такава ситуация? ("Отдел човешки ресурси търговска организация“, 2014, N 2) (КонсултантПлюс)), ако трудовият договор е записан в електронен вид, трябва да издадете дубликат на трудовия договор. В този случай дубликатът на документа трябва да отговаря на всички изисквания за съставяне на трудов договор и да е идентичен с изгубените екземпляри от трудовия договор. Ако електронен формулярняма трудов договор, препоръчват сключване на нов трудов договор. В този случай посочете текущата дата на сключване на договора и датата на началото на трудовото правоотношение - когато служителят е бил нает от организацията. Освен това препоръчваме да посочите в текста на трудовия договор, че е сключен за заместване на изгубен.

Според нас най-сигурният вариант за работодателя е вторият вариант, тъй като възможността за изготвяне на дубликат на трудовия договор не е пряко предвидена в настоящия. трудовото законодателство(като например възможността за издаване на дубликат на трудова книжка).

Препоръчваме:допълнително се запознайте с материала, публикуван в SPS ConsultantPlus - Въпрос: Какво може да направи работодателят, ако заповедите за персонал с подписи на служителите са загубени (по-специално при ваканции и трансфери на персонал)? Каква е процедурата за възстановяването им? Необходимо ли е възстановяване на такива заповеди за уволнени служители? (Експертна консултация, 2012) (КонсултантПлюс)

Много често компаниите нямат писмени трудови договори за всички служители, въпреки факта, че това изискване е залегнало в член 67 от Кодекса на труда на Руската федерация. Те може да не съществуват или да са остарели - без актуализиране необходимата информацияили промени в процеса трудова дейностслужител. Случва се служител да е загубил своя екземпляр от трудовия договор и да поиска дубликат.

Нито процедурата за издаване на дубликат, нито възстановяването на трудовия договор са регламентирани със закон. Работодателят обаче издава необходимите документи. Как да направите това правилно?

Ако ние говорим заза възстановяване на трудов договор, който не съществува, тогава се препоръчва трудовият договор да бъде съставен с текуща дата, като в него се посочи цялата хронология от датата на започване на трудовото правоотношение: когато служителят е бил нает , за каква длъжност, в каква организация, с каква заплата и т.н. При промяна на името на организацията се посочва датата, на която се е променило. Ако е имало трансфери, промени в заплащането и други условия, препоръчително е също да посочите това в трудовия договор. Разбира се, ако работодателят няма някакви данни и няма откъде да ги вземе, тогава те не се посочват. Също така е необходимо в договора да се посочи позицията, която служителят заема в момента и това е всичко. предпоставки, понастоящем установени от действащото трудово законодателство.

Друга възможност е да сключите трудов договор на текущата дата, като посочите датата на наемане на служителя (реална дата на наемане) и уточнявате текущите условия сега - в съответствие с длъжността, която служителят заема, и изискванията на действащото законодателство. Не включва цялата хронология от датата на приемане.

Ако веднъж е бил сключен трудов договор със служител преди влизането в сила на Кодекса на труда на Руската федерация (например през 2000 г.), който впоследствие е бил загубен от служителя и няма самия договор, а само писмени споразумения към него , можете да издадете дубликат.

За разлика от дубликат на трудова книжка, процедурата за издаване на която е предвидена от закона, процедурата за издаване на дубликат на трудов договор не е регламентирана от закона, така че няма ясни инструкции. На практика трудовият договор се възстановява по различни начини.

Дубликат на документ е негово копие. Правенето на промени в копието е неприемливо, следователно, когато издавате дубликат на трудовия договор, е важно да го заверите правилно. Ако служител поиска да му предостави дубликат на трудов договор, тогава е необходимо да посочите върху него следния надпис: „Дубликат на трудов договор № __ от 00.00.0000 г., след което посочете действителната дата на издаване на дубликата“

При издаване на дубликат допълнителни споразуменияи анекси към трудовия договор, ако има такива, да не се коригират или унищожават, а да се съхраняват 75 години, тъй като са с оригинални подписи на служителя и работодателя.

Ако името на организацията се промени по време на срока на трудовото правоотношение, ще бъде правилно да се посочи предишното име на работодателя в дубликата на трудовия договор - без да се правят промени в документа, като дубликатът е заверен с печат нова организацияс пряко указание върху дубликата кога и какъв вид реорганизация юридическо лицее било и въз основа на какви документи.

За защита на интересите на работодателя, ако няма договори, е препоръчително липсата им първо да се оформи с акт, в който да се посочи кой от служителите няма трудов договор.

У дома » Заеми » Загубен трудов договор. Какво да направите, ако служителят е загубил трудовия си договор? Служител, който е изгубил копието си, моли работодателя да му даде копие от трудовия договор. Компанията длъжна ли е да удовлетвори искането на служителя?