Организация и контрол на изпълнението на управленските решения. Контрол върху изпълнението на управленските решения Форми на контрол върху изпълнението на управленските решения
Контролът е една от основните функции на управлението, която осигурява постигането на целите, поставени от организацията, изпълнението на приетите управленски решения. С помощта на контрола ръководството на организацията определя правилността на своите решения и установява необходимостта от тяхното коригиране.
Да упражняваш контрол означава, от една страна, да задаваш стандарти, да измерваш реално постигнатите резултати и техните отклонения от установените стандарти; от друга страна, да наблюдава хода на изпълнение на управленските решения и да оценява резултатите, постигнати по време на тяхното изпълнение.
Това са резултатите от контрола, които стават основа за мениджърите на организацията да коригират взетите по-рано решения, ако отклоненията в изпълнението на взетите по-рано решения са значителни Чудновская С.Н. Управленски решения. М.. 2009. С. 149.
Контролът върху изпълнението на управленските решения се дължи на много причини.
Основната причина за необходимостта от контрол е несигурността, която, като неразделна част от бъдещето, е присъща на всяко управленско решение, чието изпълнение се очаква в бъдеще. Съществуват следните факторинесигурност:
Интервалът от време между приемането и изпълнението на решение - между прогнозираното развитие на ситуацията при вземане на управленско решение и реалното развитие на ситуацията за вземане на решение, някои пропуски, някои отклонения винаги са неизбежни, тъй като вземането на решение се извършва въз основа на една или друга визия за ситуацията, един или друг модел на ситуацията, който винаги е непълен;
Организационен персонал. Изпълнителите на взетите решения са хора, а не машини. Възможни са отклонения по време на изпълнението на взетите решения и поради тази причина например взаимодействието на работа между различни отдели в организацията може да бъде неефективно, задачата може да не бъде разбрана правилно, накрая изпълнителят може да се разболее, може да бъде привлечени от конкурент и др. Колко успешен е моделът и колко ефективно се взема управленското решение зависи от професионализма на мениджъра, който взема решенията. Затова при упражняване на контрол той се оценява и измерва като напредък приети от организациятарешения, както и съответствието на предварително взети решения с реализираното развитие на ситуацията за вземане на решение.
Предотвратяване на появата кризисна ситуация.
Липсата на надеждна система за контрол и, като следствие, ефективна обратна връзка може да доведе организацията до кризисна ситуация. Липсата на ефективна обратна връзка е причина за провала на много големи и малки организации.
Ако предварително взето решение се окаже недостатъчно ефективно или погрешно, тогава добре работещата система за контрол може да позволи това да се установи своевременно и да се коригират действията на организацията. Добре работещата система за контрол идентифицира проблемите своевременно. Това важи и за решения, които съдържат елемент на риск.
Поддържане на успеха.
Системата за контрол ви позволява да идентифицирате тези положителни аспекти и силни страни, които са определени при осъществяване на дейността му. Сравнявайки действително постигнатите резултати с планираните, ръководството на организацията може да определи къде организацията е постигнала успех и къде се е провалила. С други думи, един от важните аспекти на контрола е да се определи кои конкретни области от дейността на организацията са допринесли най-ефективно за постигането на нейните общи цели. Чрез определяне на успехите и неуспехите на организацията и техните причини, мениджърът може бързо да адаптира организацията към динамичните изисквания на външната среда и по този начин да осигури най-голям напредък към основните цели на организацията.
Всяка управленска функция може да работи ефективно само ако има ефективна система за контрол. Контролът е критично важна и сложна управленска функция, която обаче е неприятна за служителите на предприятието.
Една от най-важните характеристики на контрола, която трябва да се вземе предвид на първо място, е, че контролът трябва да бъде цялостен. Контролът не може да остане изключителен прерогатив на мениджъра, определен като „контрольор“ и неговите помощници. Всеки ръководител, независимо от неговия ранг, трябва да упражнява контрол като неразделна част от своя служебни задължения, дори ако никой не го е инструктирал специално да го направи.
Контролът е основен елемент на управленския процес. Нито планиране, нито създаване организационни структури, нито мотивацията може да се разглежда напълно изолирано от контрола. Всъщност почти всички те са неразделна част обща системаконтрол в тази организация. Всички видове контрол са сходни, тъй като имат една и съща цел: да гарантират, че действително получените резултати са възможно най-близки до изискваните. Те се различават само по времето на изпълнение Виж пак там.
Предварителен контрол. Този вид контрол се нарича предварителен, защото се извършва преди реалното започване на работата. Някои от най важни видовеконтролите в една организация могат да бъдат прикрити сред други управленски функции. Например, въпреки че планирането и създаването на организационни структури рядко се считат за контролна процедура, като такива те позволяват предварителен контрол върху дейностите на организацията.
Основното средство за осъществяване на предварителен контрол е прилагането (не създаването, а прилагането) на определени правила, процедури и линии на поведение. Тъй като правилата и политиките са разработени, за да гарантират изпълнението на плановете, стриктното им спазване е начин да се гарантира, че работата се извършва в предвидената посока.
Ако пишеш ясно длъжностни характеристики, ефективно съобщаване на изявленията за цели на подчинените и наемане на квалифицирани хора в административния апарат на управлението, това ще увеличи вероятността организационната структура да работи по предназначение. В организациите предварителният контрол се използва в три ключови области: - предварителен контрол в областта човешки ресурсипостигнато в организации чрез внимателен анализ на тези бизнес и професионални познанияи умения, които са необходими за изпълнение на определени длъжностни отговорности и подбор на най-обучените и квалифицирани хора. За да се гарантира, че наетите служители ще могат да изпълняват възложените им задължения, е необходимо да се установи минимално допустимото ниво на образование или трудов стаж в областта и да се проверят документите и препоръките, предоставени на наетите. Можете също така значително да увеличите вероятността за привличане и задържане на компетентни работници в организацията чрез установяване на справедливи суми на плащания и компенсации, провеждане психологически тестове, както и чрез многобройни интервюта със служителя в периода преди наемането му. В много организации предварителният мониторинг на човешките ресурси продължава след наемането им чрез обучение. Обучението ви позволява да установите какви знания и умения както ръководството, така и обикновените служители трябва да добавят към това, което вече имат, преди да започнат реално да изпълняват задълженията си. Курсът за предварително обучение увеличава вероятността наетите работници да работят ефективно;
Предварителен контрол в района материални ресурсиизвършва се чрез разработване на стандарти за минимално приемливи нива на качество и извършване на физически проверки на съответствието на входящите материали с тези изисквания.
Един метод за предварителен контрол в тази област е да се избере доставчик, който има доказан опит в доставянето на материали, които отговарят на спецификациите.
Методите за предварителен контрол на материалните ресурси също включват осигуряване на техните резерви в организацията на ниво, достатъчно за избягване на недостиг (за повече подробности вижте главата за методите за вземане на управленски решения);
Предварителен контрол в района финансови ресурси. Най-важното лекарствопредварителен контрол на финансовите ресурси - бюджет (текущ финансов план), което позволява и функцията за планиране. Бюджетът е механизъм за предварителен контрол в смисъл, че дава увереност, че когато една организация има нужда от пари, тя ще ги има. Бюджетите също определят лимити на разходите и предотвратяват изчерпването на пари в брой на всеки отдел или организация.
Текущият контрол се извършва директно по време на работа. Най-често неговият обект са подчинените служители, а самият той традиционно е прерогатив на прекия им началник. Редовната проверка на работата на подчинените, обсъждането на възникващи проблеми и предложенията за подобряване на работата ще премахнат отклоненията от планираните планове и инструкции. Ако се позволи на тези отклонения да се развият, те могат да се превърнат в сериозни затруднения за цялата организация.
Текущият контрол не се извършва буквално едновременно с изпълнението на самата работа. По-скоро се основава на измерване на действителни резултати, получени след извършване на работа, насочена към постигане на желаните цели. За да извършва текущ контрол по този начин, контролният апарат изисква обратна връзка.
Обратната връзка е обмен на данни за получените резултати. Най-простият примеробратна връзка -- съобщение от шефа към подчинените, че представянето им е незадоволително, когато ги види да правят грешки.
Системите за обратна връзка позволяват на ръководството да идентифицира наличието на непредвидени проблеми и да коригира поведението си, така че да избегне отклонението на организацията от най-доброто ефективен начинкъм възложените му задачи. Всички системи за обратна връзка се характеризират с:
Да имаш цел;
Използване на външни ресурси;
Трансформиране на външни ресурси за вътрешно ползване;
Проследяване на значителни отклонения от планираните цели;
Коригиране на тези отклонения, за да се гарантира постигането на целите.
Отклоненията, на които системата трябва да реагира, за да постигне целите си, могат да бъдат причинени както от външни, така и от вътрешни фактори. Вътрешните фактори включват проблеми, свързани със ситуационни фактори в организацията. Външни фактори-- всичко, което засяга организацията от нейната среда: конкуренция, приемане на нови закони, промени в технологиите, влошаване на общата икономическа ситуация, промени в системата културни ценностии още много.
Съвсем приемливо е управлението да се разглежда предимно като опит да се гарантира, че организацията функционира като система с ефективна обратна връзка, т.е. като система, която осигурява изходни характеристики на дадено ниво, въпреки влиянието на външни и вътрешни отклоняващи фактори. въпреки това добро управлениеотива далеч отвъд простото желание да се гарантира статуквото и да се реагира адекватно на възникващите проблеми. Ако една организация не се стреми да се адаптира и подобри представянето си чрез проактивен подход от самото начало, е малко вероятно тя да остане ефективна в дългосрочен план.
Окончателен контрол - реално получените резултати се сравняват с необходимите веднага след приключване на контролираната дейност или след предварително определен период от време. Въпреки че крайният контрол се извършва твърде късно, за да се реагира на проблемите, когато възникнат, той все пак има две важни функции:
Предоставя на ръководството на организацията информацията, необходима за планиране в случай, че се очаква извършването на подобна работа в бъдеще. Сравнявайки реално получените резултати с необходимите, ръководството има възможност да прецени доколко реалистични са направените от него планове. Тази процедура също ви позволява да получите информация за възникнали проблеми и да формулирате нови планове за избягване на тези проблеми в бъдеще;
Насърчава мотивацията. Ако ръководството на една организация свързва мотивационните награди с постигането на определено ниво на представяне, тогава очевидно действително постигнатото представяне трябва да се измерва точно и обективно.
В контролната процедура има три ясно разграничими етапа (фиг. 1):
Установяване на планирани стойности и критерии;
Сравнение на реални резултати с тях;
Предприемане на необходимите коригиращи действия Chirkin V.E. Администрация и управление в държавното и общинското управление. М., 2008. С. 176.
Ориз. 1.
Разнообразната природа и множеството форми са присъщи на контрола. Както беше посочено, контролът е един от най-важните етапи при изпълнението на управленско решение. В държавната и общинската администрация контролът е насочен предимно към поддържане на законността и дисциплината. От тази гледна точка всеки ръководител на организация е длъжен да упражнява контрол върху дейността на своите подчинени; на него се поверява вътрешен контрол. Той редовно проверява присъствието на работа, спазването на режима на работа и осъществява междинен контрол върху изпълнението на задачата, като изслушва информация от подчинени, техните отчети и отчети. Ръководителят може да провери изпълнението на задачата с посещение на място, в разговор с ръководителите и служителите на обекта, чиято дейност е възложил на държавния служител да провери. Контролът може да се осъществява чрез провеждане на срещи и обсъждане на решавания проблем.
В сферата на публичните и общинска управаосъществява се и външен контрол. Има различни форми: отстрани висши органи, от специализирани органи държавен контрол, от населението, обществени сдружения, граждани. Парламентът например може да създаде анкетна комисия, която да разследва дейността на определен орган или институция. Нейната Сметна палата проверява изпълнението на държавния бюджет в отделните институции. Почти всяко министерство и ведомство в Русия има отдел или друго звено, което упражнява контролни правомощия от името на отдела по отношение на подчинените му структури.
Има и специализирани органи функционален контролработещи в определен район. В Русия това е по-специално федералният надзор.
Въз основа на резултатите от вътрешния и външния контрол се правят съответните заключения, положителни и отрицателни. Често такива заключения се правят по отношение на конкретни ръководители и държавни служители (възнаграждение за съвестен труд, наказание за лоша работаи т.н.).
Счетоводството и контролът са предпоставка за аналитични изводи за състоянието и дейността на конкретни държавни служители. Такъв анализ трябва да бъде изчерпателен и задълбочен. Не можете да правите заключения въз основа на нито един факт, защото почти винаги един факт може да се противопостави на съпоставителен факт. Необходимо е да се вземе предвид съвкупността от факти и външни обстоятелства, например външни препятствия, които попречиха на точното изпълнение на задачата и които бяха невъзможни за преодоляване. Резултатът от анализа е определено заключение, в съответствие с което се взема управленско (основно или междинно) решение. Създава нов цикъл процес на управлениеВижте също там.
Контролът е една от основните функции на управлението, която осигурява постигането на целите, поставени от организацията и осигурява изпълнението на приетите управленски решения. С помощта на контрола ръководителят на организацията определя правилността на своите решения и установява необходимостта от тяхното коригиране.
Да упражняваш контрол означава, от една страна, да задаваш стандарти, да измерваш реално постигнатите резултати и техните отклонения от установените стандарти; от друга страна, да наблюдава хода на изпълнение на управленските решения и да оценява резултатите, постигнати по време на тяхното изпълнение. Резултатите от контрола стават основа за коригиране на предварително взети решения, ако отклоненията по време на изпълнението са значителни.
Основната причина за необходимостта от контрол е несигурността, която е присъща на всяко управленско решение. Несигурност:
Времевият интервал между приемането и изпълнението на решение, винаги има известна разлика между прогнозата за развитието на ситуацията при вземане на управленско решение и действителното развитие на ситуацията за вземане на решение;
Организационен персонал; изпълнителите на взетите решения са хора и са възможни отклонения по време на изпълнението на взетите решения в резултат на неефективно взаимодействие между отделите, както и конкуренция, уволнение на някои служители, болест на служители и др.
Липсата на надеждна система за контрол може да доведе организацията до кризисна ситуация; добре работещата система за контрол идентифицира проблемите своевременно. Системата за контрол ви позволява да идентифицирате положителни аспекти и силни страни, които са идентифицирани по време на изпълнението на нейните дейности. Чрез сравняване на действителните резултати с планираните резултати, ръководството е в състояние да определи къде организацията е успяла и къде се е провалила. Всяка управленска функция може да работи ефективно само ако има ефективна система за контрол
Контролът е основен елемент на управленския процес. Нито планирането, нито създаването на организационни структури, нито мотивацията могат да се разглеждат напълно изолирано от контрола; всички те са неразделна част от цялостната система за контрол в дадена организация.
По този начин един от важните аспекти на контрола е да се определи кои области от дейността на организацията са най-ефективни. Чрез определяне на успехите и неуспехите на организацията и техните причини, ние сме в състояние бързо да адаптираме организацията към динамичните изисквания на външната среда.
Има три основни вида контрол: предварителен, текущ и окончателен. В процеса на вземане и изпълнение на управленски решения са важни и трите вида контрол.
Предварителен контрол.
Този вид контрол се нарича предварителен, защото се извършва преди реалното започване на работата.
Основното средство за осъществяване на предварителен контрол е прилагането на определени политики, процедури, правила и линии на поведение. Отнася се за трудови, материални и финансови ресурси. Предварителният контрол в областта на човешките ресурси се постига в организациите чрез внимателен анализ на бизнес и професионални умения и подбор на най-добре обучените и квалифицирани хора. В много организации предварителният мониторинг на човешките ресурси продължава след наемането им чрез обучение.
Контролът на материалните ресурси се осъществява чрез разработване на стандарти за минимално допустими нива на качество и извършване на физически проверки за съответствие на входящите материали с тези изисквания. Методите за предварителен контрол на материалните ресурси също включват осигуряване на техните резерви на ниво, достатъчно за избягване на недостиг. Най-важното средство за предварителен контрол на финансовите ресурси е бюджетът, който позволява и функцията на планиране.
Текущ контрол.
Текущият контрол се извършва директно по време на работа. Текущият контрол обикновено се осъществява под формата на наблюдение на работата на подчинен от неговия непосредствен началник. Текущият контрол не се извършва буквално едновременно с изпълнението на самата работа, той се основава на измерване на реални резултати след приключване на работата и се основава на обратна връзка.
Финален контрол.
Окончателният контрол се извършва след приключване на работата или изтичане на определеното за нея време. Въпреки че крайният контрол се извършва твърде късно, за да се реагира на проблемите при възникването им, той все пак има две важни функции. Една от тях е, че финалната проверка предоставя информация, необходима за планиране в случай, че се предвижда извършването на подобна работа в бъдеще. Втората функция на крайния контрол е да насърчава мотивацията.
При създаването на система за контрол е препоръчително да се придържате към следните принципи:
Смисленост и недвусмислено възприемане на стандартите от служителите (стандартите са конкретни цели, чиято степен на постигане може да бъде измерена).
Двупосочна комуникация със служителите;
Без прекомерен контрол;
Определяне на строги, но постижими стандарти;
Награда за постигане на установени стандарти и норми.
Контролът трябва да бъде своевременен и гъвкав, насочен към решаване на задачите, поставени от организацията и съответстващи на тях, непрекъснат. За по-ефективно наблюдение на изпълнението на достатъчно голям брой работи и взети решения е препоръчително да се използват мрежови и лентови диаграми, диаграми на Гант, матрични графици и др.
Необходимостта от наблюдение на изпълнението и ефективността на взетите решения. Основни видове и форми на контрол. Система за управление на решенията и нейните основни елементи. Технически средства за контрол. Характеристики на конкретна система за наблюдение на изпълнението на решенията и нейната ефективност.
Въведение…………………………………………………………………………………………...4
Необходимостта от наблюдение на изпълнението и ефективността на решенията……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Система за контрол на решенията и нейните основни елементи…………………8
Основни видове и форми на контрол……………………………………10
Технически средства за контрол…………………………………………14
Система за контрол на управленските решения……………………………..6
Характеристики на конкретна система за наблюдение на изпълнението на решенията и нейната ефективност…………………………………………………………..…15
Заключение……………………………………………………….………………………….22
Използвана литература……………………………………………………………23
ВЪВЕДЕНИЕ
Управленските решения са един от най-важните процеси. Успехът на бизнеса до голяма степен зависи от неговата ефективност. Само професионалният мениджър разполага с технологията за разработване, вземане и прилагане на управленски решения, без които ефективното управление на организацията в трудна икономическа среда е практически невъзможно. Особено не по-малко важно професионално качество на мениджъра е способността да предвижда. Който не знае да предвижда, не може да управлява. А една от основните функции на управлението е контролът.
Външната и вътрешната среда, в която функционира организацията, е обект на непрекъснати промени, степента на значимост на които е различна. Мониторингът на състоянието на външната и вътрешната среда на организацията трябва да се извършва непрекъснато.
Резултатите от оценката на ефективността и мониторинга на управленските решения са основа за коригиране на по-рано взетите решения от ръководителите на организацията, ако отклоненията в изпълнението на по-рано взетите решения са значителни.
Само чрез правилна оценка на възможните загуби и печалби и разработване на програма за действие за предотвратяване на възможни негативни последици може да се вземе ефективно управленско решение.
Всичко по-горе потвърждава уместността на изследването на системата за контрол на управленските решения с цел повишаване на ефективността на организацията.
Целта на тази работа е да се проучи концепцията за система за контрол на решенията и нейните основни елементи, които влияят върху ефективността на взетите решения и организацията като цяло.
Обект на практическо изследване е Klamas-Center LLC.
Задачата на контролната работа се изпълнява, както следва:
– Дайте пълно описание на концепцията за система за контрол на управленските решения;
– Идентифициране на причините за необходимостта от контрол;
– Методи на обучение и технически средства за контрол.
1. СИСТЕМА ЗА КОНТРОЛ ВЗЕМАНЕ НА УПРАВЛЕНСКИ РЕШЕНИЯ
1.1 Необходимостта от наблюдение на изпълнението и ефективността на взетите решения
Контролът е своевременното и обективно проследяване или наблюдение на спазването на параметрите, заложени в приетото управленско решение и своевременно съобщаване на резултатите на лицето, взело решението.
Контролът е една от основните функции на управлението, която осигурява постигането на целите, поставени от организацията и изпълнението на управленските решения. С помощта на контрола ръководството на организацията определя правилността на своите решения и установява необходимостта от тяхното коригиране.
Да се упражнява контрол означава, от една страна, да се определят стандарти, да се измерват реално постигнатите резултати и техните отклонения от установените стандарти; от друга страна, да наблюдава хода на изпълнение на управленските решения и да оценява резултатите, постигнати по време на тяхното изпълнение.
Резултатите от контрола стават основа за коригиране на по-рано взетите решения от ръководителите на организацията, ако отклоненията в изпълнението на по-рано взетите решения са значителни.
Контролът върху изпълнението на управленските решения се дължи на много причини.
Несигурност.
Основната причина за необходимостта от контрол е несигурността, която, като неразделна част от бъдещето, е присъща на всяко управленско решение, чието изпълнение се очаква в бъдеще.
Съществуват следните несигурности:
интервалът от време между приемането и изпълнението на дадено решение. Между прогнозираното развитие на ситуацията при вземане на управленско решение и действителното развитие на ситуацията за вземане на решение винаги са неизбежни някаква празнина, някои отклонения, тъй като вземането на решение се извършва въз основа на една или друга визия за ситуацията. , един или друг модел на ситуацията, който винаги е непълен;
персонал на организацията. Изпълнителите на взетите решения са хора, а не машини. Възможни са отклонения по време на изпълнението на взетите решения и поради тази причина например взаимодействието на работа между различни отдели в организацията може да бъде неефективно, задачата може да не бъде разбрана правилно, накрая изпълнителят може да се разболее, може да бъде привлечени от конкурент и др. Колко успешен е моделът и колко ефективно се взема управленското решение зависи от професионализма на мениджъра, който взема решенията. Следователно, когато се упражнява контрол, се оценява и измерва както напредъкът на изпълнение на решенията, взети от организацията, така и съответствието на предварително взетите решения с реализираното развитие на ситуацията за вземане на решение.
Предотвратяване на кризисна ситуация.
Липсата на надеждна система за контрол и, като следствие, ефективна обратна връзка може да доведе организацията до кризисна ситуация. Липсата на ефективна обратна връзка е причина за провала на много големи и малки организации.
Ако предварително взето решение се окаже недостатъчно ефективно или погрешно, тогава добре работещата система за контрол може да позволи това да се установи своевременно и да се коригират действията на организацията. Добре работещата система за контрол идентифицира проблемите своевременно. Това важи и за решения, които съдържат елемент на риск.
Поддържане на успеха.
Системата за контрол ни позволява да идентифицираме онези положителни аспекти и силни страни, които са идентифицирани по време на изпълнението на нейните дейности. Сравнявайки действително постигнатите резултати с планираните, ръководството на организацията може да определи къде организацията е постигнала успех и къде се е провалила. С други думи, един от важните аспекти на контрола е да се определи кои конкретни области от дейността на организацията са допринесли най-ефективно за постигането на нейните общи цели. Чрез определяне на успехите и неуспехите на организацията и техните причини, мениджърът може бързо да адаптира организацията към динамичните изисквания на външната среда и по този начин да осигури най-голям напредък към основните цели на организацията.
1.2 Система за управление на решенията и нейните основни елементи
Добре работещата система за контрол идентифицира проблемите своевременно.
Това важи и за решения, които съдържат елемент на риск. По същия начин системата за контрол позволява да се идентифицират онези положителни страни и силни страни, които са идентифицирани в организацията по време на изпълнението на нейните дейности.
Всяка управленска функция може да работи ефективно само ако има ефективна система за контрол.
Контролната функция е всеобхватна. Това не са само правомощията на специално назначен контрольор. Контролната функция трябва да се упражнява от всеки ръководител.
Основните компоненти на контролния процес са разработването на стандарти и критерии, сравнението на реалните резултати с тях и прилагането на коригиращи действия.
Стандартите са конкретни цели, чиято степен на постигане може да бъде измерена. За всяка от тези цели трябва да се определи времева рамка за тяхното изпълнение и критерии за оценка на степента на тяхното постигане при изпълнение на работата.
Само ясни количествени показатели позволяват да се сравнят конкретни резултати от работата, конкретни резултати от взетите решения с планираните.
Разбира се, не всяка цел може да бъде изразена количествено, но с помощта на апарата от проучвания и анкети, експертни оценки, вербално-числови скали е възможно да се получат инструменти, които позволяват, макар и като първо приближение, да се определи количествено степента на постигане на цел, която няма ясен количествен израз.
Нека също да отбележим, че могат да се използват косвени количествени критерии за оценка на степента, в която тези цели са постигнати.
Например, за да се оцени степента на удовлетворение от работата на изпълнителите, може да се използва критерий като процент на служителите, напуснали организацията през годината.
Липсата на възможност за измерване на резултата от предварително взето решение и извършената работа прави невъзможно реалното упражняване на контрол.
Измеримостта на степента на постигане на целта позволява да се определи дали са изпълнени установените стандарти, т.е. да се приложи вторият компонент на контролния процес.
На този етап също е важно да се определи нормата на допустимото отклонение от стандарта, която се определя, като се вземе предвид скалата и следователно често може да се изрази като процент или част от единица. На този етап се взема решение за целесъобразността на коригиране на взетите по-рано решения.
Основната задача на контрола на този етап е да идентифицира наистина важни отклонения, а не дреболии, които практически нямат влияние върху постигането на целите на организацията.
Разбира се, разходите за контрол не трябва да надвишават ефекта, получен в резултат на контролните мерки.
Третият компонент на контрола е вземането на необходимите коригиращи решения.
В зависимост от сравнението на резултатите от извършената работа, взетото преди това решение със стандарта, ако отклоненията са незначителни, нищо не може да се направи. Ако отклоненията надвишават допустимата норма, тогава са необходими коригиращи действия. Въпреки това, може да се случи, че променената ситуация на вземане на управленско решение ще изисква преразглеждане на по-рано приети стандарти и установени норми.
При създаването на система за контрол е препоръчително да се придържате към следните принципи:
Управленски решениятяхната ефективност
Резюме >> УправлениеТова са резултатите от оценката на ефективността и контрол управленски решенияса основата за организационните лидери... нива на управление. системи контролИ счетоводствоадаптирани в американски компании към решение управленскизадачи...
смисленост и недвусмислено възприемане на стандартите от служителите,
двустранна комуникация със служителите,
без прекомерен контрол, контрол върху ключалките; контролдостъп до сградата на хотела; контролтеритории; системанаблюдения с...), е лидер. Решениявзети от лидера в социалните система, са наречени управленски решения. Често в литературата...
Контролът върху изпълнението на решенията е една от основните функции на управлението. Системата за контрол е неразделна част от всеки държавен орган. Съвременна теорияръководството твърди, че само чрез използването на системи за контрол държавните органи са в състояние да гарантират постигането на своите цели.
Същността на контрола е да се регистрира адекватността (съответствието) на целите, насочените решения, методите на управленските действия и резултатите от тези действия. Контролът в крайна сметка установява доколко промяната в обекта е доведена до планираното състояние. С други думи, до каква степен постигнатият резултат съответства на целта, изразена в проекта. Контролът, фокусиран върху крайния резултат, в същото време е част от целия процес на изпълнение на решението, тъй като започва от момента на изпълнение на проекта. В литературата по теория модерен мениджмънтРолята на контролната функция е описана достатъчно подробно. В публичната администрация тя се проявява конкретно и се допълва от някои аспекти, свързани с политически, властови и правни механизми на контрол.
В публичната администрация, както и в икономическото и социалното управление, процесът на контрол е непрекъснат (поне така би трябвало да е от теоретична гледна точка). Тъй като процесът на изпълнение на решенията е непрекъснат, всяка стъпка на управляващия субект по пътя към крайна целнеобходимо е да се съпостави със стратегическия курс, с планирания план и в случай на отклонение от него да се коригират съответните. Контролът е този, който сигнализира за отклонението на управленските действия от „стратегическия план“. Той изпълнява функцията на обратна връзка от обекта към контролиращия субект. Непрекъснатостта на контрола дава възможност за регулиране на контролното действие правителствени агенцииуправлявана в съответствие с техните потребности и интереси, дава възможност за навременен отговор на изискванията на обществото.
Функцията за наблюдение на изпълнението на решенията може да се реализира при условие, че са избрани обективни показатели, които характеризират управленските дейности и техните резултати. А именно такива, които подлежат както на изпълнение, така и на контрол и обективна оценка. Те се основават или на предварително приети норми, стандарти и други задължителни модели, или на определени парадигми, политически и идеологически концепции и принципи контролирани от правителството. Критериите за оценка могат да бъдат показатели, които са адекватни на задачите и планираните резултати от изпълнението на решенията. Различни видоверешенията се характеризират с присъщите им показатели за тяхното изпълнение и съответно с критерии за оценка. Например изпълнението на политическите решения не може да бъде оценено според някакви установени стандарти или точно предписани културни и политически модели. Резултатите от политическите решения, особено стратегическите, не се поддават на адекватни количествени оценки сами по себе си, въпреки че количествените показатели служат като съществена мярка за резултатите от прилагането на икономическите и социална политикаи други държавни програми. Осъществяването на политически проекти се оценява от обективни промени, настъпили в живота на обществото, неговите отделни групи, в положението на човек, неговото ниво и качество на живот; според състоянието социална система- неговата стабилност или нестабилност, нивото му на адаптация към външна среда, наличието на баланс или конфликт между обществените интереси и др.
Механизмът за наблюдение на изпълнението на административни и държавни решения е значително различен. Тук са приложими стандартизирани и нормативни показатели и оценки. Например Министерството на образованието на Руската федерация създаде единна държава образователни стандарти. Целта на решението на министерството е да гарантира, че възпитаниците на различни училища, които се обучават по различни учебници и програми, притежават определен обем от знания, които да отговарят на определението за статут на средно общо образование. Или друг пример. Законът на Руската федерация установява жизнения минимум за населението. Това е и вид социален стандарт. И в двата случая неизбежно Истински живототклонения. В образователната система те се свързват с нивото професионално обучениепреподавателски състав. И в социалната сфера, със значителни различия в нивата на социално-икономическо развитие на регионите и общините. Реалните разходи за живот се влияят от няколко други икономически сили- на първо място, инфлационните колебания. И в двата случая механизмът за наблюдение на изпълнението на решенията е недвусмислен: сравнение на реалните характеристики (показатели) на състоянието на обекта с установените държавни стандарти.
И накрая, въпросът за контрола върху изпълнението на решенията. Могат да бъдат идентифицирани три вида контролни дейности: диагностика на процеса на изпълнение на решението, одит и санкции. Всяка от тях завършва с оценка на конкрет управленски дейностии неговите резултати. Включена диагностика на този етапПроцесът на управление се използва за идентифициране и обяснение на неразрешени или трудни за разрешаване проблеми, свързани с изпълнението на проекта и причините за тяхното възникване. Този вид контрол се използва главно при проверка на хода на изпълнение на политически решения. Осъществява се под формата на политически анализ и оценка на методите на дейност на управляващия субект и състоянието на субект-обектните отношения.
Политическият анализ като диагностичен инструмент е обяснение на функционирането на конкретни елементи на системата за управление в конкретна ситуация и оценка на нейната дейност от гледна точка на съответствието с политическите цели и задачи, пълнотата на тяхното изпълнение в анализирания период от време и в настоящата ситуация. Анализът включва:
- 1. идентифициране на характеристиките на функциониране, включително характера на трудностите и конфликтите на конкретни структури на власт и управление и тенденцията на тяхната промяна в дадена ситуация;
- 2. оценка на степента на изпълнение от конкретните субекти и структури на присъщите им функции и компетенции;
- 3. оценка на ефективността организационни формии методи за изпълнение и рационално използване на ресурсите;
- 4. определяне на доминиращите обществено-политически ориентации и мнения в дадена ситуация, както и отношението на различни слоеве от населението към очертаващите се резултати от провежданите политики и вземаните решения (лоялни, неутрални, негативни);
- 5. проверка на степента на участие на управляваните в изпълнението на планираните програми.
Друг вид контрол - одит(от лат. Revisio - ревизия) се свежда до официална документална проверка на дейността на изпълнителния апарат на държавен орган за законосъобразността на използването на материални ресурси, както и съответствието на използваните технологии със законовите и други стандарти установени от държавни органи. Санкции (от латински Sanctio - най-строгият указ) - важна форма социален контрол. Прилагането на санкции е форма на контрол върху решенията на държавните органи от висши институции на властта и управлението. Има негативни и позитивни санкции. Първите се използват за забрана на действия на ръководители и управлявани, които са незаконни или несъвместими с установените норми и приети ценности. Последните, напротив, се използват като стимули за засилване на легитимните и целесъобразни видове действия от страна на участниците в управленския процес. Например иновационни дейности.
Контролът се осъществява предимно от самия субект, който е взел това или онова решение, както и от неговия изпълнител. В същото време в структурата на изпълнителната власт функционират независими специализирани органи на държавен контрол. Така в Русия има три вида федерални изпълнителни органи: министерства, федерална службаи федерален надзор. Институциите на последния се намират както в структурата на президентската администрация, така и към правителството на Руската федерация. Съгласно Конституцията на Руската федерация Държавната дума на Федералното събрание на Русия създаде независим контролен и финансов орган - Сметната палата на Руската федерация. Функциите му включват проверка финансови дейностиинституции и организации, обслужвани от федералния бюджет. За жалост, това тялоняма власт, т.е. няма право да налага санкции за предотвратяване на нарушения на закона при използване на публични средства, които идентифицира. Той може само да препраща материали от ревизии на органите на реда.
Обобщаването на резултатите от изпълнението на решенията и оценката на резултатите е последният етап от управленските действия. Тя е логично продължение на контролната функция. Резултатите от изпълнението на решенията се оценяват по обективни показатели управленски дейностиописано по-горе. Процедурата за обобщаване на резултатите от изпълнението на решенията се свежда основно до сравнителен анализпланирани задачи (цели, задачи) и постигнати реални резултати. Крайният извод от анализа: дали поставените цели и задачи са „изпълнени” или „не са постигнати” не изчерпва съдържанието на разглеждания етап от управленския процес. Управляващият субект се интересува и от следните въпроси: 1. за ефективността на внедреното решение; 2. за последиците от решението; 3. за проблеми, възникващи в резултат на решението.
Всяко правителствено решение може да има противоречиви последици, фиксирани в прогнозни сценарии или непредвидени. От теорията на дейността знаем, че целите никога не съвпадат напълно с резултатите. Те са по-богати от резултатите, защото представляват техния идеален образ. Идеалът винаги е по-висок от реалността. От друга страна, резултатите съдържат нещо извън обхвата на целта, това са последствиятаизпълнение на целите. В този смисъл резултатите като фрагмент от реалността са по-смислени от целта само като предсказана представа за нея.
Обобщаване на резултатите от изпълнението на решенията и анализ възможни последствияни позволява да идентифицираме нови проблеми и нови възможности за публичната администрация. Диалектиката на живота е такава, че решаването на едни проблеми води до появата на други. Изпълнението на решенията на по-висшите управленски органи изисква набор от съответни управленски действия на по-низши органи и др. Веригата от решения и новите проблеми, които ги следват, е естествено явление във функционирането на държавната и обществена система. Общият краен резултат от компонентите на рационалния процес на управление е разширяването на границите на възможностите за контрол на протичащите социални процеси, по-точно прогнозиране на последствията от взетите решения и като цяло по-адекватно организиране и осъществяване на дейността на система за управление. Това постоянно се възпрепятства от несигурността на ситуацията, в която функционира системата. Несигурността означава, че не се знае достатъчно. Несигурността, отбелязва проф. Д. Санд (САЩ), влияе върху нашия подход към управлението на почти всяко ниво на анализ, от поведенческата теория до теорията за разработване на стратегии и дизайна на организационните структури. Факторът на неопределеността е потвърждение на принципа на „ограничената рационалност“. Влиянието му върху процеса на управление намалява дотолкова, доколкото информацията за ситуацията става по-пълна. Но какво положението е по-сложнои взетите решения, толкова по-забележимо е влиянието на този фактор върху дейността на системата за управление и толкова по-голямо значение придобива творческата умствена работа на управляващия субект.
