Etiqueta de la correspondencia comercial. Sobre una buena impresión. Correspondencia comercial: reglas que debe conocer

• Cuáles son los tipos de correspondencia comercial.
• Qué reglas de correspondencia comercial es importante seguir.
• ¿Cuáles son las características del correo electrónico empresarial?

Haciendo correspondencia de negocios el cumplimiento de las reglas es uno de los componentes importantes del éxito en una carrera y en los negocios. El desconocimiento de estas reglas, o su aplicación incorrecta en la práctica, puede conducir a la pérdida de socios y clientes. Además, la correspondencia comercial precisa y competente es un componente importante de la imagen comercial.

¿Cuáles son los tipos de correspondencia comercial?

Correspondencia de negocios- con socios, clientes, colegas, organizaciones - una de las actividades más importantes de cualquier empresa. Gerentes, empleados de varios rangos reciben y envían cartas, ofertas comerciales etc. Según la forma, el contenido y la dirección, cualquier correspondencia se divide en los siguientes tipos:

• oficial;
• personal;
• interno;
• externo.

Para cada uno de ellos hay requisitos separados para la compilación y presentación. Los tipos más comunes de cartas comerciales formales son:

• acción de gracias;
• comercial;
• cartas, demandas y solicitudes;
• negaciones;
• Felicidades;
• condolencias, obituarios.

Teniendo en cuenta que hoy en día la mayor parte de la correspondencia comercial se realiza en en formato electrónico, existe plantillas preparadas y formas de cualquier tipo.

El arte de escribir negocios

Cada texto es un mecanismo para influir en el destinatario. Si no funciona, violaste las reglas de ensamblaje: tomaste las partes equivocadas, las dispusiste de manera incorrecta. Para obtener lo que desea del destinatario, debe recoger los datos correctos, exponerlos correctamente y hacerlo "con la cara correcta", una que hará que el destinatario de la carta quiera aceptar su oferta. ¿Cómo hacerlo?

Hechos. Sucede que los argumentos racionales que pueden convencer al destinatario se pierden en la presentación caótica de varios pensamientos, a veces extraños. Pero vale la pena construir una estructura, y la carta se vuelve clara y convincente, incluso si nada en ella ha cambiado de significado. La idea principal (a menudo se trata de una llamada a la acción) se lleva al principio, inmediatamente después del saludo. La siguiente es una lista de argumentos (cada uno está indicado por una línea roja y en cursiva) con ilustraciones vívidas (explicaciones). Al final, hay una llamada a la acción. Sigue la firma. Una simple edición convierte incluso un mensaje lamentable y poco inteligible "al pueblo del abuelo" de la historia de Chéjov "Vanka" en una tentadora oferta bien razonada para el abuelo.

imagen del remitente. La respuesta depende de cómo aparezca el remitente de la carta. En una carta, puede ser un funcionario o puede ser una persona. A veces lo primero es beneficioso, y a veces lo segundo. Por ejemplo, si está elogiando al destinatario, es mejor usar un estilo personal (escriba de sí mismo, informe su actitud ante los hechos, hable en igualdad de condiciones). Gracias a esto, el destinatario sabrá no solo que está bien hecho, sino que eres tú quien tiene una buena opinión de él. La regañina, por el contrario, es mejor con frases formales, exponiendo hechos escuetos. Este consejo, en una presentación algo exagerada, se ve así: en lugar de "Eres un tonto", debes escribir "No se encontraron signos de la mente del lector".

En la correspondencia moderna, a menudo vamos directo al grano, omitiendo la "charla del tiempo" entre el saludo y el titular. Parecería que una oración corta opcional no conlleva una gran carga semántica. Pero es lo primero que aparece ante los ojos del lector, por lo tanto, establece el tono de la carta y determina con qué ojos el destinatario mirará el resto del texto. Aquí hay algunos ejemplos de cómo iniciar su mensaje a subordinados y socios, persiguiendo diferentes objetivos.

1. Para agregar peso a uno mismo: “Dado que el proyecto A está bajo el control personal del gobernador de la región, le recordamos”.
2. Para establecer relaciones cálidas con una empresa desconocida: "Al enterarnos de que su empresa, como nosotros, es patrocinadora del concurso KVN Siberia, decidimos ofrecerle en primer lugar".
3. Para obtener ayuda: “Olya, estuviste genial y, lo más importante, ¡hablaste profesionalmente en la conferencia! Creo que usted, como experto, puede ayudarme.
4. Para movilizar a los subordinados: “Felicitaciones, ya es viernes. Queda por presentar propuestas sobre el presupuesto, y puede relajarse.

5 terribles primeras frases que matarán tu correo electrónico

La empresa estadounidense HubSpot descubrió qué primeras frases no inspiran al lector, sino que, por el contrario, lo obligan a borrar la carta. Averigüe cuáles son estas frases y nunca las use al comienzo de una correspondencia.

Reglas generales para la correspondencia comercial.

La reputación de su empresa depende indirectamente de cómo se diseñe y escriba la carta comercial. Podemos decir que para formar una imagen exitosa de la empresa y construir su reputación, es necesario que los empleados sigan las reglas de la correspondencia comercial tanto para la comunicación externa como interna.

carta en blanco. Sería correcto utilizar formularios diseñados en estilo corporativo, en los que hay detalles. El estilo se refiere a la presencia de un logotipo, el uso de una fuente especial, la indicación de toda la información de contacto y el nombre completo de la organización.

Diseño de página. Al escribir una carta de correspondencia comercial, se utilizan márgenes (margen izquierdo - 2 cm, margen derecho - 1 cm, márgenes superior e inferior - 2 cm cada uno). Si la carta incluye varias hojas, entonces deben estar numeradas (colocar en la parte superior de la hoja en el medio).

Estilo. Las cartas comerciales se escriben en estilo formal de negocios, que supone Breve descripción la esencia de la carta, la exactitud de la redacción y el uso de sellos y giros estándar. Además, existe una regla en la correspondencia comercial: un problema, una carta.

La estructura del texto. Una carta de correspondencia comercial estándar incluye tres partes:

1. Recurso al destinatario.
2. Introducción (propósitos de la carta).
3. Parte principal.
4. Resumen.

Reglas de correspondencia comercial en inglés.

Preparación de la correspondencia comercial. idioma en Inglés se llevará a cabo de acuerdo con los requisitos generales:

1. El texto se divide en párrafos sin el uso de una línea roja.
2. La esquina superior izquierda de la carta debe contener los datos personales del remitente (nombre completo, o el nombre de la organización, y su dirección).
3. A continuación figura el nombre del oponente o el nombre de la empresa del destinatario con la dirección (en una nueva línea).
4. La fecha de la carta se indica tres líneas más abajo, o en la parte superior en la esquina derecha.
5. La parte principal de la carta se coloca en el centro de la hoja.
6. Es mejor comenzar la idea principal con una indicación del motivo del motivo de la apelación: "Estoy escribiendo ..."
7. Una carta estándar debe terminar con la expresión: "Atentamente" si se conoce el nombre del destinatario; "Atentamente" - si no.
8. Omita las cuatro líneas después del agradecimiento e incluya su nombre y cargo.
9. La firma se coloca entre el nombre y el saludo anterior.

"Idioma" de la correspondencia comercial

La correspondencia comercial está sujeta a requisitos especiales. En primer lugar, las cartas no deben contener matices emocionales. Deben ser lo más discretos, concisos y precisos posible. La construcción lógica y consistente del texto reemplaza por completo la emotividad. Interjecciones, diminutivos, abreviaturas que no están en la lista de las generalmente aceptadas: todo esto debe evitarse en la correspondencia comercial.

Una de las condiciones importantes para escribir una carta es la precisión semántica, que representa su valor práctico.

El siguiente criterio importante es la presentación lógica del texto. Las palabras no deben estar sujetas a una doble interpretación; esto puede cambiar el significado del contenido de la carta y darle un tono indeseable.

El propósito principal de cualquier documento comercial es capacidad de persuasión para expresar un cierto punto de vista. Las principales reglas para redactar y compilar un documento, memorándum o cartas: esto es alfabetización, argumentación, apelación correcta, confiabilidad de la información y una cantidad suficiente de evidencia.

A continuación se presentan algunas reglas para escribir cartas comerciales:

El uso de pronombres. La correspondencia comercial debe evitar reflejar emociones y percepciones personales. La información comercial se comunica tradicionalmente mediante formularios estándar. Como regla general, en el curso de tal correspondencia, se expresan los intereses de toda la empresa, y no de un individuo, por lo que la apelación proviene de plural. Y, a pesar de que esto implica el uso del pronombre "nosotros", debe evitarse utilizando las formas verbales adecuadas.

Formularios de promesa. En la correspondencia comercial se debe utilizar la voz pasiva. Tales apelaciones tienen un aspecto más suave. Por ejemplo, si reorganiza la frase: "No completó el trabajo de reparación a tiempo", con las palabras "No se completó el trabajo de reparación previsto en el contrato", entonces es posible declarar el hecho mismo de la falta de finalización de trabajo sin hacer acusaciones directas. Es decir, se indica el hecho de la violación, pero no se indican los perpetradores específicos, lo que suaviza el tono de la carta.

La voz activa se utiliza cuando se define en la carta el objeto que sirve de iniciador ciertas acciones. Por ejemplo, “departamento legal, aclaración…”. Cabe señalar que en tales oraciones se usa la forma del tiempo presente.

El uso de la voz pasiva también determina la naturaleza de la letra. Dichos formularios le permiten establecer el enfoque en un evento específico, y no en los ejecutantes de la acción (oferta enviada, informe recibido). La voz pasiva también se usa si el objeto es obvio (se ha determinado la fecha de la reunión).

Forma verbal. Si es necesario centrar la atención en una acción que se repite constantemente, se utilizan verbos en forma incompleta para describirlos (los especialistas violan regularmente los plazos). Si es necesario enfatizar la integridad del proceso, se usa la forma perfecta de los verbos (los patrulleros han comenzado a servir).

Introducción de acentos. Si bien la mayoría de los correos electrónicos comerciales tienen un tono neutral, hay momentos en los que se necesita un enfoque adicional en ciertos puntos. Para ello se utilizan giros introductorios, suavizando la frase. (Si cambia la frase “por favor envíe la documentación en su poder” con las palabras “por favor envíe la documentación que parece estar en su poder”, entonces el grado de tensión se reduce significativamente en él, y es más adecuado para el requisitos de tacto en la correspondencia comercial).

Al escribir cartas comerciales, también se debe prestar atención a una actitud respetuosa hacia el oponente. Por lo tanto, si la frase "no estamos interesados ​​en su oferta" se reemplaza por "lamentablemente, actualmente no estamos interesados ​​en su oferta", se libera de la rigidez innecesaria, que no es apropiada en la correspondencia comercial.

Las construcciones introductorias también son una parte importante de una carta comercial, ya que las hacen menos secas. De acuerdo con las regulaciones etiqueta de negocios la frase “por favor haga, si es posible, sus comentarios expertos sobre la calidad de nuestros materiales” sería apropiada. construcciones introductorias buena herramienta para reducir la categórica, mostrar respeto y atención, así como expresar un tono benévolo. Su uso te permite expresar una idea sin herir el orgullo del oponente.

Etiqueta de correo electrónico comercial: 5 consejos para dar una buena impresión desde lejos

1. El tiempo de respuesta a la carta demuestra su interés en la comunicación y cooperación. Es necesario responder a las cartas comerciales en el menor tiempo posible: minutos, horas, máximo un día. Si hay razones objetivas para la demora, envíe una carta y escriba que recibió un mensaje y que responderá pronto. Para priorizar correctamente, debe prestar atención a las notas correspondientes en la carta del oponente: "importancia", "tema", etc. La presencia de tales marcas indica cuán importante es su respuesta.

Un retraso en la respuesta es una alta probabilidad de perder un cliente. Por favor responda tan pronto como sea posible. "Para más tarde" deje solo letras, cuya respuesta lleva mucho tiempo. Aprender a predecir el comportamiento de las personas y una excelente negociación te ayudarán en la Escuela del Director General.

2. Apelación personal. Es preferible la dirección personal, ya que es una manifestación de respeto por el destinatario.

El uso de una dirección personal es una de las reglas obligatorias de la correspondencia comercial. La orientación personal es una demostración de respeto por la individualidad y benevolencia. Además, así destacarás tu carta de la masa gris de respuestas de plantilla.

3. Expresión de palabras de agradecimiento (por el llamamiento). El agradecimiento expresado en una carta es una especie de expresión de gratitud por elegir un oponente o cliente a favor de su empresa. Una respuesta escrita que comienza con "Gracias por tu carta" le demuestra al oponente que es valioso para ti. Este tono de una carta comercial es correcto, ya que refleja una posición constructiva. Por ejemplo:

Una expresión de agradecimiento por la confianza en su negocio se realiza al inicio de la carta utilizando las siguientes construcciones:

• Gracias por su interés…;
• Gracias por su carta…;
• Gracias por llegar a nosotros…;
• Gracias por escoger nuestra compañia…;
• Gracias por su interés...

4. Final positivo. Se garantiza que las construcciones finales caigan en el campo de atención del oponente después de leer la carta. Por lo tanto, es deseable fijar en esta forma actitud positiva correspondencia comercial y crear un estado de ánimo positivo y el deseo de continuar la comunicación con un socio de correspondencia. Por ejemplo;

lo último que queda en el campo de atención del destinatario al leer tu carta. Fijar el ambiente emocionalmente positivo de la comunicación empresarial en las últimas frases. Cree un buen humor para el destinatario, para que quiera comunicarse con usted nuevamente. Por ejemplo:

Cuando termines tu carta, siempre dale a tu oponente una actitud positiva para continuar la comunicación. Para estos fines, puede utilizar la construcción:

• Estamos encantados de cooperar;
• Listo para responder a sus preguntas;
• Si tiene alguna pregunta, comuníquese con;
• Esperamos una cooperación mutuamente beneficiosa;
• Feliz de ayudarte;
• Atentamente.

5. Firma y bloque de contactos. Un empleado que realiza correspondencia comercial necesita tener una idea de quién está presente "al otro lado del monitor". En otras palabras, se requiere información sobre el nombre, apellido, cargo y datos de contacto del oponente:

1. Nombre (apellido) - proporcione la posibilidad de dirección personal;
2. Posición: proporciona al oponente una comprensión del nivel de competencia.
3. Coordenadas: contribuyen a la aparición de canales de comunicación adicionales.

Para optimizar el trabajo con la correspondencia comercial, es mejor agregar el bloque con información de contacto a la configuración estándar. Este bloque debe estar presente en cartas a socios, colegas y clientes como símbolo de una actitud profesional hacia los negocios.

Reglas de correo electrónico comercial

Grigori Sizonenko, gerente general Compañía de Implementación de Información CJSC, Moscú

1. Utilice el botón "Responder a todos". Si varias personas participan en la correspondencia, debe responder a todos, y no solo al remitente del último mensaje.

2. Indique siempre el asunto de la carta. En la mayoría de los casos, el destinatario solo ve el encabezado del nuevo correo electrónico. Posteriormente, la información en el campo Asunto lo ayuda a encontrar y clasificar los mensajes. Puede usar etiquetas en el título, por ejemplo, "¡IMPORTANTE!", pero solo si realmente se corresponden con el contenido de la carta (sin embargo, es más conveniente hacer clic en el botón "Importancia", que está disponible en todos los idiomas populares). programas de correo electrónico, y la marca aparecerá junto al campo "Tema"). Desarrolle un estilo unificado de redacción y apéguese a él constantemente. Tenga en cuenta que hoy en día muchas personas utilizan filtros automáticos para ordenar la correspondencia. Por lo tanto, el título debe elegirse de manera que pueda ser "leído" por la máquina.

3. La carta debe ser breve y estructurada. Esfuércese por lograr la máxima transparencia de significado y claridad de presentación, separe los detalles esenciales de los menores. Le interesa que después de leer una carta comercial una vez, pueda comprender fácilmente tanto la esencia del problema como la historia del problema, el significado de las propuestas y la naturaleza de las acciones que se esperan del destinatario. Materiales adicionales(documentos, tablas, fotos) es mejor enviar como archivos adjuntos para no inflar el texto del mensaje; Al mismo tiempo, debe indicar en la carta qué tipo de archivos está enviando.

4. Sea cortés. En cualquier carta debe haber un lugar para un saludo, una apelación y una firma (puede habilitar su adición automática a cualquiera de sus mensajes). También debe colocar acentos semánticos y emocionales: evite el estilo telegráfico. Incluso si la correspondencia es sobre un tema delicado o un conflicto, sea respetuoso. De hecho, en los negocios es importante no ofender, sino encontrar una solución. La moderación y la cortesía son buenos ayudantes en esto.

5. ¡Las cartas deben ser contestadas! Y puntualmente. La falta de comprensión de esta verdad elemental conlleva muchos malentendidos. El remitente debe saber que la carta ha sido leída y después de un tiempo puede esperar una respuesta significativa. Al mismo tiempo, no debe confiar completamente en las respuestas automáticas y las notificaciones automáticas: escriba una frase corta de usted mismo. Algunos correos electrónicos, por otro lado, no necesitan ser respondidos. En primer lugar, a aquellos en los que tu dirección está en el campo "Copiar": el remitente quiere que estés al tanto de su correspondencia con otra persona. En segundo lugar, a aquellos en los que su dirección no figura en absoluto: esto significa que el autor de la carta ha agregado sus coordenadas en el campo "Bcc", es decir, tiene la intención de informarlo en secreto con la correspondencia del destinatario directo de el mensaje.

6. No borre el texto de la carta que está respondiendo. Es posible que su respuesta se vuelva a leer después de un tiempo, tal vez incluso después de unos años. Muchas empresas ya cuentan con sistemas de archivo. Correo electrónico. Por cierto, en países donde un correo electrónico de un funcionario de la empresa se reconoce como un documento legalmente significativo, el almacenamiento a largo plazo de la correspondencia es un requisito legal. Todavía no tenemos esto, pero la práctica supera las normas escritas Mira cada carta que escribes a través de los ojos del destinatario. Esta es la regla básica de la correspondencia comercial. Si lo sigue, los destinatarios comenzarán a resaltar sus mensajes de la transmisión.

7. Escribe bien. Los errores individuales cometidos en una carta son ofensivos para el destinatario, ya que se perciben como una manifestación de prisa o negligencia. Y múltiples errores indican un bajo nivel cultural del remitente, y también -tan pronto como estamos hablando sobre la correspondencia comercial - también representan desfavorablemente a la empresa en la que trabaja el remitente.

CORREO INFORMATIVO

La salud es la base de la vida humana. Lo primordial para su preservación es la forma de vida de una persona. La cultura de un estilo de vida saludable es la clave para la longevidad activa.

Con el fin de formar una actitud positiva de los estudiantes hacia un estilo de vida saludable, la universidad

octubre 2015

lleva a cabo Maratón intrauniversitario

“ESTILO DE VIDA SALUDABLE EN EL PROCESO EDUCATIVO

ESCUELA SUPERIOR"

gol de maratón es la divulgación de los componentes más importantes de un estilo de vida saludable de los estudiantes: una dieta equilibrada, la educación física y el deporte, la armonización con la sociedad.

Ubicación: San Petersburgo, st. Novorossiyskaya, 48/50.

Comité Organizador Maratón intrauniversitario “Estilo de vida saludable en proceso educativo escuela secundaria»:

Pankova Nina Vladimirovna, rector de FGBOU VPO "SPbGTEU",

Bazarnova Yulia Genrikhovna, Jefe del Departamento de Química y Biotecnología, FGBOU VPO "SPbGTEU",

Barsukova Natalia Valerievna, Jefe del Departamento de Tecnología de Restauración, FGBOU VPO "SPbGTEU",

Nerobeev Nikolái Yurievich, jefe del departamento de cultura Física FGBOU VPO "SPbGTEU",

Kotomenkova Olga Gennadievna, jefe del departamento de investigación de FGBOU VPO "SPbGTEU".

En el marco de la maratón intrauniversitaria, se prevé realizar competencia entre 6 equipos de estudiantes. Requisitos obligatorios a los equipos: 10 personas, incluyendo 2 estudiantes de cada facultad.

La siguiente competiciones dentro del evento :

1. Competición de presentación de equipos (tarea): folleto y presentación (video o presentación de diapositivas, o presentación grupal, etc.).

2. Juego de anillos cerebrales "Enciclopedia de la salud".

3. Duelo culinario "El almuerzo adecuado para tres personas" con presentación de platos (aperitivo frío, primer plato, segundo plato, bebida).

4. Duelo deportivo "En un cuerpo deportivo - una mente sana"(equipos de competición deportiva).

5. Concurso de proyectos "Universidad - Territorio de Salud"(tarea).

Aceptar solicitudes de equipos para la participación en el maratón intrauniversitario (Anexo 1) hasta el 19 de octubre de 2015 (inclusive) por dirección de correo electrónico: [correo electrónico protegido]

"Hojas de ruta" con explicaciones y requisitos para tareas competitivas los equipos registrados serán enviados 20 de octubre de 2015 a las direcciones de correo electrónico especificadas en las solicitudes.

Para todas las preguntas, puede comunicarse con:

- al comité organizador del evento: Email: [correo electrónico protegido];

- al departamento de investigación de FGBOU VPO "SPbGTEU":

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