Etiqueta de negocios - Etiqueta de negociación. Posiciones de los participantes en el proceso de negociación Cuándo es el mejor momento para negociar

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preferible para

eventos comerciales internos o para reuniones puramente oficiales que deben mostrar su importancia

inconveniente para negociaciones iguales

suaviza el ambiente formal

te muestras como una persona de negocios, pero democrática, que respeta las opiniones de los demás

Posiciones de los participantes en el proceso de negociación

mantienes una imagen democrática

pero a la vez demostrando que tu tienes la ultima palabra

aceptas escuchar a todos, pero no hablarás de nadie

Posiciones de los participantes en el proceso de negociación

los asientos más democráticos

en intervalos regulares

Posiciones de los participantes en el proceso de negociación

Si necesita discutir varios temas con la invitación de especialistas relevantes

la comunicación grupal ocurre automáticamente

Pero tal arreglo de asientos es inaceptable si se está resolviendo un problema que requiere la atención de todos, la participación en la discusión de cada persona.

El mejor momento para negociar

Los mejores días son martes, miércoles y jueves.

Peor: lunes y viernes

el lunes, las negociaciones pueden no ser efectivas, ya que este es el comienzo semana de trabajo y, a menudo, el fin de semana, la pareja descansaba bien y se permitía relajarse

El viernes es el último día de la semana laboral, el socio ya está listo para las próximas vacaciones, su cabeza está ocupada con pensamientos de arcoíris, no con hechos.

Hora óptima - tarde

media hora o una hora después, cuando una persona ya está suficientemente despierta y llena, su atención no se distrae con nada y percibe la información adecuadamente

Las principales etapas de una conversación de negocios.

iniciar una conversación es la parte más difícil

informando a los socios

argumentación de las disposiciones propuestas

Toma de decisiones

Fin de la conversación

La forma correcta de iniciar una conversación.

¿Cómo no iniciar una conversación?

mostrar dudas y en la necesidad de una reunión

mostrar falta de respeto al comienzo de una reunión, incluso de manera leve

excitar posición defensiva interlocutor con las primeras preguntas

Las tareas de las primeras frases:

Establecer contacto con el interlocutor

Crear un ambiente propicio para la conversación.

Llamar la atención sobre el tema de conversación.

Despertar el interés del interlocutor

Aberturas adecuadas

Método de alivio de tensión

le permite establecer un contacto cercano con el interlocutor

unas palabras amables, una broma

método de "gancho"

le permite exponer brevemente la situación o el problema, vinculándolo con el contenido de la conversación

puede usar con éxito algún pequeño evento, comparación, experiencia personal, incidente anecdótico o pregunta inusual

Método de aproximación directa

significa una transición directa al asunto sin ninguna introducción

la recepción es "fría" y racional, adecuada para contactos comerciales a corto plazo y no muy importantes

Reglas generales para llevar a cabo una conversación de negocios.

Sea racional, compórtese con moderación. Las emociones descontroladas afectan negativamente el proceso de negociación

Trate de entender a su pareja. La falta de atención al punto de vista del socio limita la posibilidad de desarrollar soluciones mutuamente aceptables

Iniciar la comunicación. Si sus socios no están muy interesados, trate de consultar con ellos. Esto ayudará a mantener y mejorar las relaciones.

Sé sincero. La información falsa debilita la fuerza del argumento y también afecta negativamente a la reputación.

Evite el tono de tutoría. Es inaceptable enseñar a un compañero. El método principal es la persuasión.

Ser capaz de aceptar el punto de vista del interlocutor.

Las negociaciones son una parte esencial de cualquier sociedad comercial. El trabajo posterior con un cliente o proveedor depende en gran medida de la calidad de las negociaciones, y es en esta etapa que se determinan las principales condiciones para la cooperación.

Desde un punto de vista psicológico, cada uno de nosotros es un individuo único. Tenemos nuestra propia posición de vida, puntos de vista y preferencias. Lo mismo se aplica a una persona como contraparte en el proceso de transacción. El director, gerente, financiero y otros funcionarios representan una empresa específica que necesita condiciones específicas. El cliente privado, a su vez, está interesado en cierta mercancía, en cierta cantidad. Las personas con las que negociará necesitan detalles, esto es importante. Pero junto con esto, existen métodos estándar de negociación. Se pueden considerar como una plantilla, en el buen sentido de la palabra. Estas reglas se basan en factores tales como ética de negocios y el psicoanálisis, por lo que apenas vale la pena cuestionar su eficacia.

Entonces, las reglas para una negociación exitosa incluyen los siguientes puntos:

Capacitación. Debe comprender claramente el propósito de las negociaciones incluso antes de que comiencen directamente. Lo ideal es dividir este objetivo en tres puntos: el resultado previsto, aceptable e indeseable. Para cada uno de ellos, es necesario tener su propia estrategia de comportamiento, que se pone en marcha incluso antes de lograr el resultado. Digamos que ves que la conversación va en la dirección equivocada y no puedes llegar a un denominador común con el interlocutor. Utilice las técnicas que le darán la oportunidad de salir de la situación.
Representación. Al comienzo de la conversación, deje que el socio entienda claramente quién es usted, para qué empresa está actuando y con qué propósito lo invitó a esta conversación. Esto ayudará a evitar muchas preguntas en el futuro. Una digresión informal tiene sentido si realmente sabes cómo comunicarte sobre temas abstractos. Si la conversación “sobre el clima” se hace en la medida en que, sin sinceridad, solo será perjudicial, porque. será una pérdida de tiempo. Que muchas personas de negocios simplemente no tienen suficiente. Mejor ir directo al grano.
Comprensión. Por supuesto, en el proceso de negociación, debe defender, en primer lugar, sus intereses. Pero no será superfluo mirar la conversación desde el lado del interlocutor. Esto te ayudará a comprender mejor qué ventajas de tu propuesta puedes destacar para él. Saber escuchar y oír la posición de otra persona.
Séquito y apariencia (para negociaciones "en vivo"). Asegúrese de que las negociaciones se lleven a cabo en un lugar adecuado, donde nadie lo moleste. Si se trata de una oficina, su mobiliario debe ser adecuado para los negocios. Cierra la puerta (pero no la bloquees) y asegúrate de que nadie te moleste. Si se trata de una cafetería, trate de encontrar un lugar acogedor. No invite a personas cuya presencia no sea necesaria para participar en las negociaciones. Controle el tiempo de las negociaciones, no las alargue, pero tampoco mire su reloj cada 5 minutos, esto es una señal de mal gusto y su falta de interés en el trato. En cuanto a la apariencia, debe ser precisa. Está celebrando una reunión de negocios y necesita verse bien.

Para ser justos, vale la pena señalar que en este punto todo es puramente individual. A menudo, cuando promocionan su producto o servicio, las personas crean una apariencia tal que al principio su interlocutor no puede entender con quién está hablando. Esto hace posible jugar el primer violín en términos de comunicación comercial, mientras que el otro lado se toma el tiempo para estudiarlo como persona. Pero aquí en delgada. Es importante no exagerar, porque. la expresividad excesiva en el estilo también puede dar un resultado completamente opuesto: una persona inicialmente no lo verá como un socio serio.

carácter positivo de la conversación. Tanto usted como su interlocutor están interesados en una cooperación de beneficio mutuo. Es bueno, ¿no? Muestra tu actitud positiva. Pero no con la ayuda de una sonrisa de “deber” o adulación, sino de tal manera que las emociones sean sinceras. Hable sobre las perspectivas de cooperación con sentimiento, con un brillo en los ojos. Si no finges, será muy fácil mantener ese tono. Pero al mismo tiempo, mantén la distancia. Quizás en el futuro usted y el interlocutor se conviertan mejores amigos, pero por el momento sois representantes de diferentes partidos empresariales, cada uno de los cuales defiende sus propios intereses.
Unambigüedad. Si estamos hablando sobre la asociación financiera, las condiciones de pago de los bienes, etc. momentos, es necesario que todos ellos estén claramente especificados, y luego detallados en el contrato y no sujetos a doble interpretación. Firmar un documento, por supuesto, no vale la pena de inmediato. Por qué: consulte la nota anterior a este párrafo.
Lo principal son los detalles.¿No entendiste qué significaba esta o aquella frase de labios de un compañero? Siéntete libre de hacerle una pregunta aclaratoria. Dudas, incertidumbre, etc. Los sentimientos deben ser confirmados o disipados. Aclarar dudas en este caso es la mejor manera.
Mantenga un equilibrio. Entre el policía bueno y el malo. Otro factor importante es cómo negociar la cooperación. Aquí, como en la batalla, no es fuerte el que ataca, sino el que aguanta el golpe. Es necesario defender sus posiciones no a expensas de negativas, disputas y otras cosas negativas. Es importante demostrar profesionalidad. Y entonces el socio será más fiel a las condiciones que ofreces.
Mantén tu palabra. Dado que estamos comprobando la honestidad y la decencia de un compañero, podemos estar seguros de que él hará lo mismo. Promete solo lo que puedas garantizar. Mantener promesas. Más precisamente, ni siquiera promesas, sino obligaciones en virtud de un contrato futuro. De lo contrario, no solo le esperará responsabilidad moral, sino también administrativa (y, a veces, penal). Además, es tu reputación. No dejes que se lastime.
Un buen final para una conversación. Después de las negociaciones, las partes deben llegar a una conclusión conjunta. Esto puede ser un compromiso, un acuerdo preliminar, a veces un desacuerdo categórico de las partes entre sí. Pero las negociaciones no pueden quedar inconclusas. Aunque fueran solo una de las etapas, tras la cual tendrás otros encuentros, conversaciones o correspondencia. Trátelos como si leyera un capítulo del que necesita sacar una conclusión. Y, por supuesto, mantenga la cortesía básica. Estrecha la mano de un hombre (si es un hombre), sonríe a la dama, desea que tenga un buen día. Haga esto independientemente del resultado de la conversación.

¡IMPORTANTE! El resultado de las negociaciones no significa la decisión tomada. El veredicto sobre la cooperación debe aceptarse solo después de pensarlo en un ambiente tranquilo, discutiendo con sus colegas todo lo que habló durante las negociaciones. Sobre todo si el interlocutor te ofreció opciones de cooperación en las que no habías pensado antes. Debe analizar cuidadosamente esta propuesta para comprender si las condiciones sonadas le convienen. Podría valer la pena buscar trampas. Para que sea más fácil de entender, tome notas durante las negociaciones. Si acepta un trato durante la conversación en sí, puede convertirse en víctima de una persona con un fuerte carisma, por lo que se sentirá confundido.

¿Cómo negociar con un cliente?

Las recomendaciones anteriores se aplican a las negociaciones en general. Ahora veamos algunos puntos sobre qué línea tomar cuando te comunicas con una persona a la que le quieres vender algo. No importa si es un comprador mayorista o un cliente minorista. Para nosotros, es ante todo un cliente.

Averiguar lo que el cliente necesita. Qué producto, en qué volumen, para qué fines (recuerde los detalles). Después de recibir esta información, hágale saber a la persona que puede implementar sus solicitudes.
Describa los beneficios del producto. Preferiblemente con números. Cuántos componentes son más ricos en su composición, cuántas veces esta herramienta ahorrará dinero, etc. Esto le permitirá justificar el precio que desea recibir por el producto.

¡IMPORTANTE! Debe comprender todos los beneficios, en primer lugar, usted mismo. Solo así podrás justificarlos y hacérselos llegar al comprador.

Si el precio no le conviene al cliente, no se queje que dicho costo se debe a los costos de producción, logística y otros rubros de gasto. El comprador no está interesado. Es mejor enfatizar una vez más qué beneficios recibe de la adquisición. Preferiblemente financiera. Si realmente hay alguno, la persona con gusto le pagará una tarifa única para ahorrar dinero en el futuro. En algunos casos, puede ofrecer un descuento y condiciones especiales. Cuáles: calcule por adelantado, así como el tamaño de los descuentos.

Los beneficios pueden incluir:

envío gratis al comprar cierta cantidad;
la posibilidad de comprar bienes a plazos;
bonos adicionales (3 productos por el precio de 2, etc.).

Hay muchas opciones, lo principal es que sean económicamente viables para ti. Si un comprador solicita un descuento poco realista, no tenga miedo de decir que no. Al mismo tiempo, justifique su negativa, diga que tales condiciones simplemente no son rentables para usted. Y ofrecer una alternativa.

CONSEJO: Los ejemplos de negociaciones exitosas demuestran la relevancia de las comparaciones cuando se expresan los precios. “Este libro cuesta tanto como 10 tazas de café”, “La mensualidad de un coche equivale a tres cenas en un restaurante”, etc.

Lo principal: no comience la conversación con el costo. Primero, presente al comprador el producto (o el surtido general), enumere sus ventajas y luego anuncie el precio con cortesía pero con confianza. Confianza - punto importante. Si un cliente ve que estás dudando, definitivamente comenzará a regatear. Di el número con la misma confianza con la que dices tu nombre. Cuando negocie, si aún se lleva a cabo, use lo que se dice al comienzo de este párrafo. Pero no se apresure a hacer el descuento en sí mismo si el cliente dice "qué caro es". Tal vez solo esté esperando que le enumeres nuevamente por qué el producto cuesta exactamente lo que quieres.

No se desesperen si la persona canceló la compra. Quizás solo necesite esperar hasta el salario o averiguar las condiciones y precios de sus competidores (especialmente cierto para los clientes mayoristas). Deje sus contactos y dígalo cortésmente, en cuyo caso siempre estará feliz de cooperar.

Cliente difícil, ¿quién es él?

Sí, existe una categoría tan separada de compradores. A muchos no les gustan, pero son estas personas las que ayudan a los vendedores a entender lados débiles tu negocio. Representan un desafío que hay que aceptar y un obstáculo que hay que superar. Al mismo tiempo, estos mismos clientes se dividen en:

gente grosera;

Cuando se trata de personas así, lo principal es no sucumbir a las provocaciones. Mantén la calma y la confianza. La descortesía significa la ausencia de otros argumentos, y cuando una persona se da cuenta de que los gritos y las acusaciones no pueden penetrar en ti, retrocederá. Y toda su negatividad permanecerá con él. O tal vez son solo emociones que no es necesario evitar que salpiquen. Si una persona no está satisfecha con el precio, apariencia producto: esté de acuerdo con eso, usando giros de voz como "Sí, ciertamente tiene razón, pero permítame aclarar ...". Y luego, a pesar de las emociones, trata de ayudarlo.

personas tímidas e indecisas;

Tal persona, por regla general, no confía en sí misma ni en su elección. Él está obsesionado por las dudas que necesita para nivelar. Manténgalo, amplíelo o viceversa, reduzca la lista de opciones de compra. Aquí es doblemente importante destacar todas las ventajas del producto. Si una persona quiere consultar con su esposa o superiores, ofrezca su ayuda en este asunto.

"sabios"

El cliente quiere demostrar que conoce tu producto mejor que tú. Bueno, en este caso, puedes jugar su juego. Muestre cómo admira su competencia, no use objeciones duras si critica el producto, pero solo ofrezca argumentos alternativos. Lo principal aquí es encontrar un compromiso. Una discusión sana siempre beneficia a ambas partes.

¿Cómo negociar por teléfono?

Para empezar, aclaremos: cualquier transacción seria requiere una reunión personal. Las conversaciones telefónicas exitosas son solo una de las etapas de la cooperación. Pero esta etapa también es muy importante. Hablemos de él.

El cliente llama primero

Esto ya significa que tiene un problema que debe resolverse. La persona encontró sus contactos, marcó el número, esperó una respuesta. Aquí su tarea es saludarlo cortésmente, presentarse, aprender sobre el problema. Esto dará una carga de cierta confianza cuando el cliente entienda que una persona real también está sentada en el otro extremo del cable, y un administrador de robots. No engañes sus expectativas. Pero al mismo tiempo, brinde la oportunidad de estar convencido de su profesionalismo, ya que la persona que llama está lejos de ser siempre un experto en el campo de los bienes o servicios para los cuales, de hecho, lo llamó. Cuando se entere de sus preferencias, dígalas de manera clara y concisa con sus propias palabras y déle al cliente la oportunidad de estar de acuerdo con usted. Y luego haz una oferta y organiza una reunión.

tu llamas primero

En este caso, la primera prioridad es averiguar si la persona tiene tiempo para hablar. De lo contrario, pregunte cuándo puede volver a llamar, porque en este momento es poco probable que un interlocutor ocupado, si no cuelga, preste suficiente atención a su oferta.

El resto del script de comunicación con el cliente parece estándar:

Presentarte;
Conozca las necesidades del interlocutor, clarifíquelas si es necesario;
Haces una oferta;
Haga una cita para una reunión.

Ya se seleccionan matices separados para cada área específica.

Si su producto o servicio está diseñado para representantes comerciales y no clientes corporativos, averigüe con el interlocutor quién en la empresa está autorizado para responder a propuestas como la suya y póngase en contacto con esta persona. Y luego proceda de acuerdo con el esquema estriado: definición del problema, su versión de su solución, problemas de precios, confirmación de interés. Y usa lo necesario movimientos de mercadotecnia- dar información sobre descuentos y otras condiciones favorables.

En la práctica, tales conversaciones telefónicas se ven así (ejemplo):

- Buenas tardes, mi nombre es…, soy representante de la empresa…, estamos vendiendo papelería. ¿Tienes Tiempo Para Hablar?
Sí, te estoy escuchando.
- Dígame, ¿utiliza formularios para imprimir documentos fiscales?
- Sí, lo usamos.
– Es decir, ¿la compra de dichos documentos es relevante para usted?
- Sí, así es, ¿qué quieres ofrecer?
- Nuestra empresa estará interesada en cooperar en el suministro de dichos formularios para usted. Estamos listos para discutir individualmente política de precios y condiciones de cooperación.

Luego, la conversación continuará por sí sola si la persona está realmente interesada en tu oferta. En caso de rechazo, intente averiguar el motivo y ofrezca Opción alternativa cooperación. No dude en hacer preguntas y anime al interlocutor a retroalimentarse. Esta es la única manera de construir un diálogo constructivo.

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Conocer las reglas de la cooperación empresarial puede hacer un muy buen trabajo: si la impresión en los socios y clientes es favorable, entonces el negocio de la empresa irá cuesta arriba, ya que es agradable tratar con sus representantes.

Hoy dia sitio web Va a compartir Consejos útiles psicóloga Elena Ber.

como decir hola

Cuando entres en una habitación, sé el primero en saludar.
Si hay otras personas en la oficina de la persona a la que acudió, limítese a una reverencia general y un saludo. Luego dale la mano a la persona que te invitó.
Al saludar a alguien, no te limites a un "Hola" formal. Llame al interlocutor por su nombre.
Cuando se reúnan, cuando lo presenten o se presente, no se apresure a dar la mano. La persona a la que le presentan debe hacerlo primero.
En una reunión oficial, no se acostumbra besar la mano de las damas.
Si está sentado, si es posible, póngase de pie cuando salude.

como dar la mano

Si te acercas a un grupo de personas y le das la mano a una persona, debes darle la mano al resto.
No se acostumbra dar la mano a través de un umbral, una mesa o sobre la cabeza de una persona sentada entre ustedes.
No le dé la mano al interlocutor, manteniendo el otro en su bolsillo.
El líder es siempre el primero en dar una mano.
Se desaconseja dar la mano con ambas manos, ya que está destinado a mostrar una relación más cercana con las personas.

como conocer

Si hay extraños a tu alrededor, no seas tímido: siéntete libre de presentarte, no esperes a que te presenten.
Cuando se reúna en una reunión de negocios (conferencia, recepción), no debe hablar de inmediato sobre sus logros, solo indique qué hace y por qué llegó a la reunión o evento.
La persona a la que le presentas a un extraño se menciona primero. El que representas es el segundo.
Cuando le presenten a alguien, concéntrese en recordar su nombre y utilícelo con más frecuencia durante la conversación.
Olvidando el nombre del interlocutor, intente suavizar la situación preguntando correctamente: "Lo siento, me he vuelto un poco olvidadizo últimamente, ¿podría recordarme su nombre?"

¿Qué debería ser una tarjeta de presentación?

La tarjeta de presentación debe estar diseñada en un estilo estricto y conciso.
Aquellos que trabajan a menudo con socios extranjeros deben imprimir tarjetas de presentación en el idioma del socio; esto es especialmente bienvenido en los países asiáticos.
Si alguna información sobre usted ha cambiado, debe solicitar nuevas tarjetas de presentación: en ningún caso, no corrija los datos de las tarjetas de presentación antiguas, una tarjeta con manchas y correcciones es una señal de mal gusto.
buen tono para empresario Se considera la presencia de tarjetas de visita en dos idiomas: ruso e inglés.
Si no encontró a una persona en su lugar, pero quiere mostrarle respeto, doble la esquina superior derecha de la tarjeta de presentación que dejó.

Cómo terminar una reunión

Dejando extraños, no es necesario despedirse personalmente de todos.
Si sales de una recepción abarrotada antes que el resto de invitados, despídete solo de los anfitriones de la reunión. De lo contrario, su partida puede servir como una señal para los participantes de la fiesta de que es hora de que todos se vayan a casa.
Si la conversación se prolonga demasiado, invita a la otra persona a conocer gente nueva, preséntalos, discúlpate y retírate.
La despedida debe ser breve, por ejemplo, estrechar la mano, como en una reunión.
Finaliza las conversaciones educadamente con eslóganes como "Fue un placer verte".
Si necesita salir temprano de la reunión, espere una pausa en la conversación, levántese y despídase, expresando la esperanza de una nueva reunión.

lenguaje del cuerpo

Cuando hable con la gente, no necesita abrir las piernas, agacharse y mantener las manos en los bolsillos.
La postura de la hoja de parra (palmas juntas de tal manera que las manos forman una "V" invertida) indica timidez y dudas.
Si hace movimientos molestos, se balancea de un lado a otro o se toca la cara o el cabello, aumenta su propia tensión nerviosa y distrae a quienes lo rodean.
La gesticulación excesiva durante una conversación no es bienvenida. Los gestos deben ser restringidos: los interlocutores pueden confundirse con una expresión excesiva.
La distancia entre usted y el interlocutor debe ser al menos la distancia de un brazo extendido.
No se siente con las piernas cruzadas, especialmente en una silla. Si es profundo, puedes estirar ligeramente las piernas.

como negociar

Se debe invitar a los socios a las negociaciones con al menos dos semanas de anticipación para que puedan prepararse.
El lugar de las negociaciones lo ofrece la parte que invita, pero la parte invitada tiene derecho tanto a aceptarlo como a rechazarlo.
Cuando haya muchos participantes y no estén familiarizados, puede colocar tarjetas con apellidos en la mesa.
Los partidos se ubican uno frente al otro en orden de correspondencia de posiciones.
Después del saludo, los participantes deben presentarse entre sí. También es necesario designar su papel y poderes en las negociaciones.
Si las negociaciones se llevan a cabo con una delegación extranjera, es necesario acordar de antemano el idioma de las negociaciones y proporcionar medios técnicos para los intérpretes.
Si se está grabando una conversación, se debe informar a los invitados al respecto.
La duración óptima de la reunión es de dos horas. Si las negociaciones se prolongan, es necesaria una pausa para el café de media hora.

Recepción de socios comerciales.

El jefe de la delegación, correspondiente en rango, debe recibir a los invitados en el aeropuerto. Suele llegar acompañado de dos o tres personas.
Si el invitado llega con su esposa, entonces es recomendable que el líder anfitrión venga a la primera reunión acompañado de su esposa.
Primero se presenta al jefe del país anfitrión. Luego presenta al cónyuge, luego a los empleados (en orden descendente de posiciones).
Piense de antemano cómo sentar a los invitados en los automóviles para que todo salga bien.
Si el jefe del grupo de reunión llega conduciendo un automóvil personal, entonces el lugar de honor para el invitado está al lado de él.
Cuando vea a los huéspedes en el hotel, sepárelos no en la calle, sino en el vestíbulo.

etiqueta móvil

Para llamar a un teléfono móvil por asuntos comerciales, debe tiempo de trabajo, entre semana se considera el horario de 09:00 a 21:00 horas.
Siempre apague su teléfono durante las negociaciones y una cena conjunta.
Si llama a alguien y el contestador automático se enciende, no cuelgue. Preséntese y pida que le devuelvan la llamada a su conveniencia.
Si su llamada no es respondida, vuelva a llamar no antes de dos horas después.
Es de mala educación esperar más de seis tonos; es mejor colgar después del quinto tono.
La persona que la inició finaliza la conversación. Si se interrumpe la conexión, la persona que llama vuelve a llamar.
Abandonar una llamada se considera descortés. Debe responder y pedir que le devuelvan la llamada (o prometer que le devolverán la llamada) después de un período de tiempo específico.
no des numeros teléfonos móviles sin el consentimiento de sus dueños.

Etiqueta de negociación.

Al prepararse para las negociaciones, organizar reuniones, piense: ¿cuánto podría ganar la gente para la empresa sin asistir a la reunión? Si el beneficio del evento es menor, entonces no está justificado y no debe llevarse a cabo.

Preparación para las negociaciones.

El éxito de las negociaciones depende en gran medida del cuidado con que se preparen. Convencionalmente, el proceso de preparación para las negociaciones se puede dividir en dos etapas: organizativa y sustantiva. Estas dos etapas están íntimamente relacionadas, ya que la naturaleza de las próximas negociaciones determina las cuestiones organizativas.

El primer paso es determinar la hora y el lugar de la reunión (el lugar de reunión debe corresponder al concepto general reunión futura). Debe evitar programar una reunión de trabajo en la mañana o al final de la tarde, así como a la hora del almuerzo. El mejor momento para reunirse es por la mañana. Evite grandes reuniones al final del año cuando se resumen los resultados y se hacen los informes financieros.

Si es necesario, un experto está involucrado en las negociaciones. El contenido de las negociaciones es de gran importancia: es importante determinar las posiciones de negociación, formular propuestas y argumentos para ellas, preparar instrucciones para los participantes en las negociaciones, documentos y materiales.

Representación.

Cuando te presenten, la respuesta más cortés sería: "Hola" o "Encantado de conocerte", mientras que debes acercarte y mirar a la persona a los ojos. Si no hay nadie a quien presentarte, preséntate. La frase: “¡Te acuerdas de mí!” no está permitida; si no estás seguro de si tu oponente te recordó, es mejor que te presentes de nuevo.

En la primera reunión, si los participantes no están familiarizados, es necesario presentarse. Primero se presenta al jefe de la delegación anfitriona y luego al jefe de la visitante. A continuación, los jefes de delegación presentan a su personal. La delegación anfitriona también debe estar representada aquí primero. Primero se presenta a los que ocupan un puesto más alto, luego a los que ocupan un puesto más bajo. Después de eso, los participantes pueden intercambiar Cartas de negocios. Con un gran número de delegaciones, dicho intercambio es difícil y, por lo tanto, opcional. En este caso, antes del inicio de las negociaciones, a cada participante se le entrega una lista de delegaciones, de ser posible con nombres completos y cargos.

Al presentar a las personas, utilice su nombre y apellido. Sonríe y habla claro. Diga algunas palabras no personales sobre cada persona que presente. El más joven siempre se presenta al mayor. El género no importa. En la etiqueta pública, se acostumbra presentar a un hombre a una mujer, pero en los negocios esta regla no es necesaria. Todos son iguales aquí.

Las parejas jóvenes son presentadas a parejas mayores. En un grupo grande, presente a una persona a varias a la vez. Si está presentando a personas de la misma posición, presente a la que esté menos familiarizada con la que conozca mejor. Una persona sin título debe ser presentada a una persona con títulos.

Cuando se presente, siempre quítese los guantes, a menos que sean parte de un atuendo formal o que haga demasiado frío afuera. Si sus manos están repentinamente ocupadas (con carpetas, por ejemplo), no está prohibido si simplemente asiente con la cabeza en respuesta.
Si la persona que lo representa de repente olvidó su nombre, dígaselo inmediatamente para eliminar la vergüenza. Si olvidaste su nombre mientras presentabas a alguien, hazlo una broma. Si la persona no pensó en decirte su nombre, pregúntale directamente.

Representación de poderes.

Este momento es especialmente importante en cualquier negociación. En el caso más sencillo, puede tratarse de una carta notarial del titular de su empresa, en la que se asegure que está instruido para negociar sobre un tema específico. En tal documento, es útil mencionar que se le encomienda la firma (o solo el acuerdo) de un documento conjunto. Si el texto del acuerdo que se le pide que prepare contiene una referencia a los Reglamentos de su organización o a su Carta, entonces debe tener una copia de ellos para transferirlos a la otra parte.

El jefe de la empresa, para confirmar su autoridad, puede entregar cartas de recomendación de sus banqueros o socios comerciales conocidos por la otra parte. Esto siempre es persuasivo. Un tipo de evidencia de autoridad puede ser una historia sobre su empresa u organización, acompañada de la transferencia de una copia del informe de auditoría, un artículo sobre su organización publicado en una revista o periódico de renombre.

A su vez, usted, aceptando socios previamente desconocidos para usted, tiene derecho a preguntar sobre sus poderes, durante la conversación haga una pregunta sobre sus socios, banqueros, sobre si tienen derecho a firmar documentos conjuntos. En algunos casos, es mejor instruir tales preguntas a su abogado oa la persona a cargo del papeleo en su delegación (esto se puede hacer durante la preparación de las negociaciones o una conversación al margen).

Reunión de negocios.

El éxito de las reuniones de negocios depende de Pre-entrenamiento agenda. Al mismo tiempo, también es importante su estricta observancia, una clara designación de las horas de inicio y finalización de la reunión, y la observancia del orden de los discursos. Pero lo más importante es que la reunión sea productiva. La reunión de negocios comienza a tiempo, incluso si el grupo está incompleto. Un método efectivo para lidiar con los retrasos es cerrar y bloquear la puerta.

La agenda debe diseñarse de tal manera que la gente no pierda el tiempo. El tema en discusión debe preocupar a todos los participantes de la reunión. Es inadmisible analizar una pregunta que concierne sólo a dos de los presentes. Si se va a tomar una decisión al final de la reunión, el mismo día se debe entregar a todos los participantes un protocolo que indique lo que decidieron y quién es responsable de implementar la decisión.

Reglas de negociación.

Llegar tarde es inaceptable, no solo puede afectar negativamente su imagen, sino también dañar el curso de las negociaciones. Es mejor recibir visitantes saliendo a su encuentro. Los participantes en las negociaciones se sientan de manera que los miembros de cada delegación, ocupando una posición igual, se sienten uno frente al otro. El jefe del país anfitrión es el primero en sentarse a la mesa de negociaciones. La iniciativa durante las negociaciones le pertenece. Él inicia la conversación, se asegura de que no haya pausas durante las negociaciones, lo que puede percibirse como una señal de su final; en general, lo dirige.

En las negociaciones no es costumbre interrumpir el discurso de los socios. Después de la presentación, se pueden hacer preguntas aclaratorias. Si, no obstante, existe la necesidad de aclarar algún detalle durante el discurso, debe disculparse y hacer su declaración lo más breve y específica posible. Durante las negociaciones, es una práctica generalizada que el jefe de la delegación ceda la palabra a otros miembros de su delegación, expertos y asesores. Se puede servir té o café durante las negociaciones. Otra opción es anunciar un coffee break (pausa para el café). Por lo general, se usa durante negociaciones bastante largas, y también, si necesita intercambiar opiniones "no oficiales", "desanimar la atmósfera", simplemente relájese un poco.

El anfitrión, por regla general, se asegura de que haya lápices o bolígrafos, blocs de notas o simplemente papel en blanco en la mesa de negociaciones. Si las delegaciones tienen una composición grande y la sala es grande, entonces debe cuidar la amplificación del sonido. Como regla general, la cuestión del idioma de trabajo de las negociaciones se acuerda con los extranjeros por adelantado. Si se prevé la traducción simultánea, debe pensar en un lugar de trabajo para un intérprete: una cabina especial. En interpretación consecutiva, el intérprete de cada lado se sienta a la izquierda del jefe de toda la delegación, o inmediatamente detrás de él y ligeramente a la izquierda.

Errores de negociación.

No se presta la debida atención a la preparación para las negociaciones. Los participantes creen que será más fácil resolver todos los problemas durante las propias negociaciones. Hay disputas dentro de la delegación en la mesa de negociaciones. No se presta suficiente atención a la forma concreta en que se pueden implementar sus propuestas. Evitar incluir en la delegación a quienes no tengan el nivel de profesionalidad suficiente. Esto puede afectar negativamente a su imagen. A menudo se sobreestima el tamaño de la delegación, lo que conduce a una disminución de la eficacia del trabajo en las negociaciones. No se tienen en cuenta las peculiaridades de la comunicación comercial y la etiqueta de un socio de otro país, lo que conduce a malentendidos mutuos en las negociaciones.

Transcripción.

La transcripción debe contener los atributos obligatorios - sello de confidencialidad, fecha, lugar y nombre del evento, nombres o iniciales de los taquígrafos, visa o firma del presidente o secretario (la transcripción de las negociaciones puede ser visada o firmada por los jefes de delegaciones). La transcripción se utiliza si es necesario para asegurar el pleno cumplimiento de cada discurso, réplicas del presidente, etc. Cada una de las partes tiene derecho a conservar una transcripción de forma independiente.

El oficial que preside advierte a los participantes sobre el mantenimiento de registros al comienzo del trabajo. Los textos escritos de los discursos ya preparados se entregan al final. Una vez finalizado el trabajo, si se mantiene una transcripción común a todos los participantes, el presidente hace una propuesta sobre el trabajo futuro con el texto y sobre el uso de la transcripción. La transcripción puede incluirse en los documentos oficiales de conferencias, reuniones, negociaciones o solo mencionarse en ellos; en tales casos, se hace un enlace a donde se puede encontrar.

Grabación magnética.

En general, se imponen los mismos requisitos básicos al uso de una grabación de dictáfono que a una transcripción. Como regla general, al realizar una grabación en cinta, es necesario advertir a los negociadores sobre esto, indicando claramente cómo se utilizará esta grabación en el futuro. Al grabar reuniones y negociaciones, es apropiado que el presidente invite a los oradores a que se nombren a sí mismos al comienzo de su discurso; esto facilitará el procesamiento posterior de la grabación. Cuando se llevan a cabo negociaciones, la parte que organiza la grabación en cinta conjunta generalmente proporciona una copia de la grabación en cinta a los socios negociadores.

En ningún caso se permite la transferencia de grabaciones de negociaciones confidenciales, discursos o conversaciones telefonicas terceros. Esto requiere el consentimiento por escrito de la persona cuyo discurso fue grabado. Si desea grabar una conversación importante para usted, lo mejor es hacerlo abiertamente, sin tratar de ocultar la grabadora.

De despedida.

Una despedida prolongada es igualmente inconveniente para todos, tanto para los que se van como para los que quedan. Después del tiempo asignado para una conversación o evento, debes despedirte con una breve despedida. Ocurre que, en señal de respeto a los invitados, el anfitrión los escolta hasta la salida. Debe evitarse la tentación de convertir este gesto de atención en una continuación de las negociaciones.

Al despedirse de sus socios negociadores, trate de estrecharles la mano. Si las delegaciones son numerosas, los jefes de delegación se despiden, limitándose a una leve reverencia cortés al resto de los miembros de la delegación.

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