Етапи на внедряване на ERP в болница. Внедряване на ERP система в предприятието. Основни причини за забавяне на ERP проекти

Пазарът на ERP системи в Русия се разраства бързо. Проектите за внедряване на ERP системи обаче често завършват с неуспех. Според експерти приблизително 70% от проектите за внедряване на ERP системи не постигат поставените цели. Предлагаме да обсъдим основните причини. В края на краищата, предупреден означава предварително въоръжен.

Пазарът на ERP (Enterprise Resource Planning) остава един от най-бързо развиващите се софтуерни пазари в света. Обемът на руския пазар на ERP системи в края на 2015 г. е нараснал, според TAdviser, с 9%, достигайки 108 милиарда (виж фигурата). Приходите на 8 от 10-те най-големи играчи на вътрешния ERP пазар също показаха положителна динамика през отчетния период.

рисуване

На първо място, проявеният интерес към ERP системие свързано с очакванията за значителни ползи, които предприятията могат да получат в резултат на използването на такива системи. Но тези очаквания се основават най-често на обещанията на компаниите, внедряващи този софтуер. Много често обаче проектите за внедряване на ERP системи завършват с неуспех. Приблизително 70% от проектите за внедряване на ERP система не постигат заявените си цели поради проста липса на разбиране на това какво е ERP система.

Каква е причината за такава тъжна статистика и как след изразходване на значителни финансови и времеви ресурси човек да не докаже, че е вярна? Предлагаме ТОП 10 грешки, допуснати при внедряването на ERP проекти. Този списък не е изчерпателен и представлява списък с грешки, открити от нашите експерти и консултанти при работа с клиенти.

Изтеглете полезни документи:

Грешка №1. Липса на описание на бизнес процесите преди въвеждането на ERP

Невъзможно е да се извърши висококачествено внедряване на ERP система без описани бизнес процеси на ниво „както трябва“ или поне ясно разбиране и показване „на хартия“ на информационните и материални / документационни потоци във вашия компания. Често се сблъскваме с варианта, когато консултантите са включени в работата в този критичен момент на внедряване, когато системата се проваля и не дава желания ефект, а внедрителите и мениджърският екип не могат да я насочат в правилната посока. Стигайки до дъното на причините за подобни неуспехи, ние установяваме сериозни несъответствия в разбирането на процесите от тези, които внедряват системата и от самата компания - просто няма описание за тях или е направено формално и не отразяват реалния производствен цикъл.

Най-честата причина за подобни ситуации е желанието на клиента да спести от описанието и изработването на тази стъпка, което наистина може да бъде доста скъпо. Клиентът очаква, че корекциите на процесите могат да бъдат направени още на етапа на внедряване. От една страна, това е логично, тъй като проектът, ако е изграден правилно, ще се разгръща прогресивно, включвайки все повече зони и участъци, модернизирайки и подобрявайки нещо с развитието на проекта. Но това не означава, че бизнес процесите могат постоянно да се променят по време на разработката - това е като да ремонтирате апартамент, постоянно да променяте дизайнерския проект ... Някой ден ще го ремонтирате. Въпросът е само кога и колко ще ви струва в крайна сметка?

Един от разумните варианти от наша гледна точка е предварителен описание на бизнес процесите „както е“, наслагването им върху софтуерна платформа с помощта на екип от изпълнители и трансформирането им във „както ще (да бъде)“ всъщност е основата за внедряване. Успоредно с това, заедно с екипа на проекта, можете да променяте процесите, докато развитието напредва, намирайки най-добрите решенияи идеи за оптимизиране на текущи и автоматизирани процеси.

Грешка №2. Постоянно правете промени в бъдещата система

Друга често срещана грешка е да се правят корекции на бъдещата система и да не се водят записи за тях (искате ли да „седнете на иглата“?). Внедряването на ERP винаги е дълго и трудоемко. Но този процес може да бъде допълнително сложен, ако се доверите напълно на изпълнителите и не изисквате от тях Подробно описаниенаправени промени в оригиналната платформа. Резултатът може да бъде най-плачевният - ако договорът бъде прекратен, рискувате да получите много пари. неразбираем код, работа по която не можете да продължите сами или ще бъдете принудени да взаимодействате с ограничен кръг от специалисти, тъй като само те разбират същността на създадената от тях система. Един бизнес не трябва и не може да зависи по този въпрос от партньорите и тяхната добра воля (или липсата на такава - съдилищата, в нашата практика, могат да помогнат по този въпрос, но отнемат твърде много ценно време). Изисквайте вашите изпълнители да поддържат проектна документация, за да можете да продължите проекта самостоятелно, като наемете специалисти или смените изпълнителя.

Грешка #3. Разчитайте изцяло на автоматизацията

Не бива да вярвате, че автоматизираният софтуер ще направи всичко вместо вас. Те няма да го направят и точка. Те няма да могат да вземат предвид всички характеристики на вашата компания, нюансите на взаимодействието и тънкостите на правенето на бизнес. Всяка фирма е индивидуална. Искате ли да получите добър резултат– включете се в проекта за внедряване на EPR системата от самото начало! Екипът на проекта трябва да включва ключови специалисти на компанията, което значително ще намали риска от провал на проекта и ще създаде полезен за компанията инструмент за управление, а не „система за въвеждане на данни за отчети“. Не забравяйте, че целта на внедряването е да се повиши оперативната ефективност на компанията.

Грешка #4. Разработете технически спецификации за всички случаи

Невъзможно е да се вземе предвид всичко, някои аспекти ще се „родят“ по време на процеса на внедряване и трябва да има определена степен на свобода, включително тази, посочена в споразумението с изпълнителите. Като опция можете да определите в договора броя консултантски часове за допълнителни разработки - те могат да бъдат включени в стойността на проекта, ако се изпълнява до ключ, или да се калкулират допълнително на човекочас. Опитът да се разработят технически спецификации, като се вземат предвид всички нюанси, ще доведе до създаването на огромен Талмуд, който е малко вероятно дори да бъде прочетен и проучен от екипа на проекта.

Грешка #5. Игнорирайте съпротивата на персонала

Ако специалистите на компанията не участват в ERP проекта, тогава рискът съпротива срещу промяната , въвеждането на „система за лидерство” може да унищожи всички добри начинания. В нашата практика има случаи, когато под натиск на ръководството фирма губи около 50% от персонала си по време на внедряването на системата.

Грешка №6. Не обръща достатъчно внимание на проекта за внедряване на ERP система

Автоматизацията не е задължителна при никакви обстоятелства. В нашата практика имаше случай, когато проект за внедряване на система беше прехвърлен на топ мениджър като допълнителна опция. В резултат времето и разходите за изпълнение надвишиха планираните 2 пъти.

Проект за внедряване на ERP система изисква пълно потапяне и в идеалния случай отделен ръководител на проекта от компанията, който ще интегрира цялата информация за проекта и комуникациите. Само един ръководител на проекта от страна на изпълнителите ще бъде абсолютно недостатъчен.

Важно е да разберете и приемете, че внедряването на ERP система е необходимо преди всичко за вашата компания. За съжаление фирмата-изпълнител е по-малко заинтересована от това - те са доволни, че редовно плащате сметките си.

Грешка №7. Опитвайки се да направи всичко наведнъж

Въз основа на нашия опит в подкрепа на проекти за внедряване, ние сме убедени, че концепциите за внедряване на проекти, базирани на scrum (методология за гъвкава разработка на софтуер), наистина работят и дават резултати (прочетете също за Гъвкава методология). Основните принципи, върху които се фокусираме, са работа в рамките на малки модули (цикли до 1 месец), за да се получи работеща версия на продукта на всеки етап. След това останалите модули могат да бъдат коригирани и приведени в съответствие с разработения. Системата се разгръща прогресивно, гъвкаво се адаптира към целите на компанията. Опитвайки се да внедрите напълно системата наведнъж и след това да я тествате, рискувате да загубите целия си бюджет и време и в края на деня да получите неприятна изненада под формата на неработещ продукт.

Грешка #8. Изберете грешната платформа

Когато избирате платформа, уверете се, че тя наистина отговаря на вашите бизнес нужди и ще поддържа не само финанси, счетоводство, но и основни операции (производство, продажби и т.н.). Уверете се, че е проектиран специално (обобщеността може да навреди тук) за вашия тип компания (производство, логистика и т.н.). Това изискване важи както за функционалната, така и за хардуерно-софтуерната платформа.

Колкото по-добре системата отговаря на вашите операции, толкова по-малко време и пари ще похарчите за модификации и толкова по-удобна ще бъде системата за работа.

Грешка № 9. Грешен екип за автоматизация

Намерете консултанти, които разбират вашия бизнес. Важно е да се разбере, че бизнес процесите продуцентска компания, не може да се приближи чрез методи за управление, обичайни в търговия на дребноили в сектора на услугите, без значение каква добра система ги поддържа и каквито и консултанти да я прилагат. Познанията по програмиране, СУБД, счетоводство и търговия са важни, но те няма да помогнат много за внедряването на системата във фирма, чиято основна дейност е производство.

Грешка #10. Неправилни цели за внедряване на ERP система

Проблемите с внедряването обикновено нарастват с преминаването към онези етапи от проекта, по време на които се автоматизират най-важните бизнес процеси на компанията. А именно бизнес процеси, съответстващи на вида дейност, която носи основната печалба. За търговски дружестватова са покупки/продажби, за транспортни фирми – транспорт, за промишлени предприятия – производство и др.

За съжаление, много често целта на внедряването на ERP системите не е толкова подобряване производствени дейностиколко намаляване на усилията за поддържане на информационните потоци в предприятието. Класически пример е внедряването на система за комбиниране на финансова и оперативна информация в една база данни.

Повечето ERP, които твърдят, че са интегрирани корпоративни системи, първоначално са създадени за целите на управление на взаимоотношенията с клиенти, финанси и счетоводство. Съответно те са разработени от счетоводни и финансови специалисти с помощта на ИТ специалисти. В резултат на това ERP системите предоставиха информацията, необходима на счетоводните и финансовите отдели, докато производствените и други оперативни отдели (продажби, доставки, складове) предоставиха тази информация. Внедряването на такива системи, които не засягат основния бизнес на компаниите, обикновено не води до съществени резултати.

ERP система – ефективен методуправление на бизнес, който помага да се управлява работният процес като цяло, да се планират дейностите на отделните бизнес елементи на предприятието, както и да се подобри работата на всички производствени съоръжения.

Ще се научиш:

• Какво е ERP система и кога е необходима?
• Какви са предимствата и недостатъците на една ERP система.
• Какви функции изпълнява ERP системата в едно предприятие?
• Как да изберем ERP система.
• Как правилно да внедрите ERP система в предприятие.
• Какво обучение трябва да преминат служителите, които ще работят с ERP системата?
• Какво определя цената на една ERP система?

Какво е ERP система и кога е необходима?

За да разберете по-добре значението на една ERP система, не е достатъчно само да знаете декодирането на тези букви (Enterprise Resources Planning) и превода това определениена руски (планиране на ресурсите на предприятието), по-добре е да се проучи историята на възникването му.

В края на 20 век масова автоматизация на бизнес процеси: Компютри бързо се разпространяват, програми за управление на финансови и счетоводство, електронен документооборот, проверка на функционирането на машини и съоръжения.

Разликата в принципите на правене на бизнес беше не само в прехвърлянето на информация в цифрова форма, но и в появата на нови методи за анализ и обмен на данни, комбиниращи първоначално различни видове информация. Резултатът от това беше възможността да се види цялата работа на предприятието като цяло и да се анализира функционирането на отделните му области (работата на основното производство, склад, счетоводен отдел). Получената информация даде възможност за по-компетентно разпределяне на използването на производствения капацитет и вземайте правилните решения.

Именно този начин на правене на бизнес се нарича ERP и софтуер, използван за тези цели, се определя като EPR система.

Така всички програми, предназначени за счетоводство, управление на персонала и т.н., са част от ERP системата, докато CRM (customer relationship management system) също принадлежи към ERP и се превежда като „система за управление на взаимоотношенията с клиентите“.

Понастоящем всички горепосочени компоненти на основната ERP система често се използват като отделни програми. Например, в едно предприятие може да се автоматизира само счетоводството, докато цялата останала информация се съхранява в различни програми от стандартния пакет MS Office.

Няма смисъл да спорим дали CRM и електронното счетоводство са компоненти на една ERP система, но е ясно, че с течение на времето нивото на автоматизация на бизнес процесите ще расте само заедно с броя на продадените софтуерни лицензи, както и обема на услуги, инсталиране и допълнителна поддръжка.

В ситуация, в която едно предприятие наскоро е започнало своята дейност, няма нужда от дълбока автоматизация на работните процеси. Документите могат да се подготвят чрез стандартни компютърни приложения, а директорът ще може да изясни необходимата информация от някой от служителите. С разрастването на целия бизнес обаче се увеличава броят на операциите, документацията и служителите, което налага необходимостта цялата информация да се съхранява и анализира в електронен вид.

Ако компанията като цяло не използва ERP система, тогава, като правило, цялата информация се съхранява хаотично, което затруднява намирането ѝ. Понякога има ситуации, при които функционирането на ERP системата е установено само в определен отдел.

Какви функции изпълнява ERP системата в едно предприятие?

Функционалността, в рамките на която може да се използва една ERP система, зависи от мащаба и посоката на дейност на конкретната компания, спецификата на нейната работа, но като цяло тя трябва да бъде насочена към общо управлениебизнес. Стандартната функционалност е както следва:

1. Производство

• съставяне на спецификации за произвежданите стоки или предоставяните услуги за изчисляване на обемите на необходимите консумативи и работното време на служителите;
• съставяне на планове и управление на работата на компанията в различни мащаби: като се започне от конкретния производствено оборудванеи завършвайки с цели отдели.

2. Финанси

• изготвяне на планове за използване на финансовите ресурси на организацията и мониторинг на резултатите;
• текущо счетоводство, отчитане на данъци и други плащания към бюджета и извънбюджетните фондове, финансови отчетии контролиране;
• работа с активите на компанията, които включват парични средства в банкови сметки, ценни книжа, дълготрайни активи (например недвижими имоти).

3. Логистика

• управление на доставките на материали и експедицията на готовата продукция: поддържане на база данни с договори и изпълнители, изготвяне на планове и справки за стоките в склада и др.;
• подготовка на данни за всички необходими консумативиза да се изпълнят предварително изчислените стандарти за производство.

4. Персонал

• кадрово счетоводство и поддържане на графики за време, изготвяне на щатни разписания, изчисления на заплати;
• търсене и регистрация на служители;
• изготвяне на планове за работната сила.

• съставяне на планове за продажба на продукти;
• подготовка и провеждане на рекламни кампании и маркетингови комуникации;
• изчисляване на цени за произведени продукти, разработване на програми за отстъпки, провеждане на продажби и др.

6. Проекти. Докладване

• наличност в големи количествастандартни отчетни форми за всички области на дейността на организацията, както и възможност за създаване на допълнителни отчети;
• проверка и анализ на ефективносттапредприятия;
• развитие обща политикаработа на организацията, включително определяне на срокове за всяка от възложените задачи, изчисляване на ресурсите, необходими за тези цели ( Пари, материали, работници).

ERP система в предприятие: 4 етапа на внедряване

Пълното внедряване на ERP система в една организация може да отнеме от няколко седмици до няколко години (в зависимост от обема и мащаба на дейността на компанията). В същото време както собствените ИТ специалисти на предприятието, така и служителите на компанията за разработка могат да инсталират ERP системата.

Внедряването на една ERP система може да се раздели на следните етапи:

Етап 1. Първична организация

Етапът, в който се определят задачите, целите, след което се извършва технически проектен план.

Етап 2. Разработване на проекта

След това се изучава работата на предприятието: планове за развитие, производствени процеси. Тази информация е в основата на избора на структурата на ERP системата, както и нанасянето на корекции в техническия план (при необходимост).

Етап 3. Изпълнение на проекта

Процедурата за извършване на бизнес процеси в предприятието ще се основава на инсталираната ERP система, поради което на този етап е необходимо да се прехвърлят данни от счетоводните системи, които са били използвани преди това, към ERP системата и да се обединят помежду си. В ситуация, в която се оказва, че модулите на ERP системата не са достатъчни за на това предприятие, на този етап е възможно да се прецизира. След завършване на инсталацията, основните принципи на ERP системата се съобщават на служителите на организацията и се извършват пробни тестове.

Етап 4. Въвеждане в експлоатация

На последния етап можете да откриете и отстраните проблеми, които възникват по време на работата на ERP системата.

Какви методи се използват за внедряване на ERP система?

Следните методи могат да се използват за внедряване на ERP система:

1. Поетапно внедряване, когато ERP системата се въвежда един по един в някои взаимосвързани процеси, което минимизира рискове от проблеми.
2. „Голям взрив“ - цялата система се инсталира наведнъж. Този подход може да се използва в малка организация с прости производствени процеси. В този случай трябва да се обърне специално внимание на етапа на тестване, за да се идентифицират всички възможни грешки в работата на ERP системата.
3. Внедряването е частична инсталация на софтуер с последващо разпространение в други корпоративни структури. В отделна област методът на разгръщане може да се прилага постепенно или едновременно, тъй като като цяло рисковете от неуспешно внедряване са ниски.

Изборът на метод за внедряване на ERP система за всяко предприятие трябва да бъде направен много внимателно, като се анализират възможните разходи, както и като се вземе предвид опитът на други компании.

Кой обучава персонала какво е ERP система?

Обясняването на основите на работа с ERP система е един от най-трудните етапи от нейното внедряване. Воденето на бизнес с помощта на ERP система може да промени бизнес процесите в предприятието, което води до необходимостта от извършване служебни задължениясъщо и функционалността, свързана с използването на това софтуерен пакет. По този начин основната цел на ръководството на компанията е да подготви психически персонала за работа с ERP системата.

При внедряването на ERP система може да възникне проблемът, че обикновените служители нямат желание да се научат да работят с нея, тъй като такава автоматизация улеснява работата на ръководството. В тази ситуация решението е прехвърлянето на такива служители на други позиции. Повечето служители са склонни да мислят в дългосрочен план и разбират необходимостта от обучение, за да използват придобитите знания в работата си.

От качеството на обучениеЕфективността на използването на ERP системата ще зависи. Служителите трябва да разбират добре основите на нейната работа и да имат подходяща мотивация, защото ако служителите не разбират за какви цели се използват подобни иновации, тогава резултатите от внедряването на ERP система няма да бъдат забележими. По този начин служителите трябва да разберат, че използването на този софтуерен пакет може да бъде важен лост за подобряване на ефективността на цялото предприятие.

Обучението на служителите в основите на работа с ERP система трябва да започне отрано. Възможно е извършване на вътрешно рекламна кампания, подготви достъпна информация за целите, които ще бъдат постигнати след започване на използването на този софтуерен пакет. В специално разработен документ - „Стратегии за обучение на персонала” - тази задача е идентифицирана на първо място. В този документ всички служители на предприятието са разделени на групи в зависимост от обема на необходимите обучителни дейности, както и всички други стъпки на обучение.

По правило има няколко групи, на които е разделен целият персонал. Например, може да се разграничи отделна група управление на фирматаи средни мениджъри, които пряко ще управляват работата на предприятието и ще вземат необходимите решения. Друга група е тази част от потребителите, които изпълняват основната функционалност при работа с ERP системата, без да навлизат в детайлите на бизнес процесите, но имат задълбочени познания за това как работи софтуерният комплекс. И третата група е основната част от служителите, които ще въвеждат първични данни в програмата.

Първите две групи трябва да бъдат обучени от служители на организацията, разработила ERP системата, докато по-голямата част от персонала от третата група може да научи основите на програмата дистанционно или чрез вече преминали необходими знанияколеги.

Обучението може да се проведе или в учебни центровеконсултантски агенции, както и директно в предприятието. В някои случаи разработчиците на ERP системи определят предпоставкаполучаване на подходящ сертификат от служители от втора група.

Консултантските агенции сключват споразумения с големи доставчици като SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, което им дава право да обучават как да използват програмата и да издават съпътстващи документи след завършване на обучението. Информация за това можете да намерите на официалните уебсайтове на такива компании. Местни разработчици - Parus и Galaktika - откриха свои собствени центрове за обучение.

ERP система: пример за успешно внедряване

Едно от предприятията, занимаващи се с производство и продажба на хладилна техника е Корпорация Хоу(САЩ) – за да водим бизнеса по-ефективно, решихме да внедрим ERP система, базирана на ориентирана към услуги архитектура (SOA) от 2-ро поколение. Това даде възможност незабавно да получите резултати и да видите ползите от използването на тази ERP система, тъй като качеството и рентабилността на всички бизнес процеси значително се повишиха.

Тази организация успя да анализира по-добре обема на материалните запаси и необходимостта от тяхното попълване. След внедряването на ERP системата, Howe Corporation има всичко необходими инструментиза планиране на дейности както в краткосрочен, така и в дългосрочен план, което избягва използването на ненадежден календарен метод на планиране.

Също така, всички възможности за използване на ERP системата бяха оценени от международна компания Алфа Лавал,която си е поставила за цел постигане на подобрена производствена производителност чрез повишаване на ефективността на бизнес процесите. В един от клоновете на Alfa Laval в България беше използвана Epicor iScala ERP система, която помогна да се извърши подробен анализ на използването на материали и производствени суровини, да се контролира времето на тяхното закупуване за изпълнение на съответните поръчки, което повлия на намаляване на нивата на производствени отпадъци. В същото време, тъй като ERP системата напълно автоматизира всички бизнес процеси, това направи възможно намаляването на обема на излишните продукти в складовете, както и минимизиране на времето за престой в производството.

Друга компания - IO електроника– може да служи и като пример за успешно използване на ERP система. Тяхната цел беше успешно постигане на поставените цели за следващите 4 години.

Както каза директорът на IO Electronics, с бързото развитие на дейностите и развитието на други производствени области, рентабилността на предприятието може значително да намалее, ако има неуспехи в обмена на информация между вътрешните подразделения. Въпреки това, когато използвате ERP система, цялата информация става достъпна онлайн. След изпълнение на задачата, ERP системата се актуализира, което ви позволява да следите цялата производствен процеси да видите реалната наличност на даден продукт, както и да избегнете излишък от запаси в складовете.

Практик разказва

Как една ERP система направи възможно намаляването на нуждата от оборотен капитал с 40%

Сергей Сухинин,

Тъй като нашата компания преди това не разполагаше с ERP система, беше невъзможно своевременно да се отбележат промени в бизнес процеса, което доведе до недостиг на материали за сглобяване на готови продукти, некоординирана дейност на цеховете, влошаване на качеството на крайния продукт и повишено потребление на суровини. Всички тези ненужни разходи могат да бъдат намалени само чрез внедряване на ERP система.

Основната дейност на нашата организация е производството, така че задачите за автоматизиране на планирането и управлението на бизнес процесите бяха приоритет. След като решихме, че една ERP система ще ни помогне в решаването на нашите проблеми, ние искахме да постигнем следните цели:

1. Повишаване ефективността на използване на оборотния капитал.
2. Намаляване на материалните запаси, съхранявани в складовете.
3. Създаване на производствена програма, като се вземат предвид съществуващите мощности.
4. Намаляване на нивото на текущата работа.
5. Създаване на общ списък на материалите, използвани в производството.
6. Подобряване на процеса за изчисляване на материалните норми.
7. Повишаване на точността на плановете за закупуване, което ще помогне за намаляване на обема на неликвидните запаси в складовете.

Едва след внедряването на ERP системата успяхме да планираме правилно необходимия обем материали за производство на базата на анализ на наличностите в складовете, което доведе до намаляване на разходите оборотен капиталс 40%. Освен това такъв анализ помага да се закупят само онези материали, които са необходими за конкретен бизнес процес. Също така е оптимизиран организационна структурафирма, допринесла за намаляване на служителите в производствено-диспечерския отдел с 50%, без това да намалява качеството на работа.

Можем да обобщим следните резултати от внедряването на ERP системата в нашата компания:

1. Производствените остатъци в складовете са намалели с 60 милиона рубли.
2. Във всички сфери на дейност се осъществява контрол въз основа на резултатите от анализа на измерените показатели. Доходите на служителите зависят от свършената или неизвършената от тях работа и те носят независима отговорност за това.
3. Закупуването на производствените суровини и по-нататъшното им разпространение в цеховете се контролира напълно.
4. Балансът на неликвидните материали е намалял с 20 милиона рубли.
5. Планът за доставки е станал оптимален, промените в него се правят своевременно, когато възникне необходимост.
6. Стана възможно да се планира натоварването на производствените мощности и съответно броят на работниците, необходими за това.

Каква ERP система е търсена сред руските компании?

Софтуерните системи, които в момента съществуват на пазара на ИТ технологии, могат да бъдат разработени от местни и чуждестранни компании. Освен това те се различават не само в страната на разработка, но и в вградената функционалност.

Чуждите ERP системи, като програми от SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, могат да се използват в предприятия от всяка категория и са примери за следване. Въпреки това, когато работите с такива системи в Русия, могат да възникнат някои трудности:

• отсъствие от необходимо количествоспециалисти, обучени на подходящо ниво за внедряване и последваща поддръжка на ERP системата;
• нежеланието на местните организации да възстановят установените бизнес процеси, тъй като чуждестранните системи за управление имат значителни разлики от използваните в Русия;
• висока цена на изпълнение.

Руските разработчици обаче също се опитват да разширят възможностите на собствените си софтуерни системи в съответствие с нуждите на клиентите. Такива ERP системи успешно се справят с възложените задачи, когато е необходимо да се автоматизират определени области от работата на организацията и няма нужда да се въвежда софтуерен пакет в работата на цялото предприятие като цяло. Като пример можем да цитираме софтуера на компаниите 1C и Galaktika.

11 грешки при внедряването на ERP система

За да се подобри ефективността на едно предприятие, инсталирането на ERP система е почти най-скъпото и най-много трудна задача. Крайната цена на внедряването, както и периодът, необходим за това, ще зависят от броя на грешките, възникнали по време на процеса.

Грешка 1. Лошо планиране.

Този факт може да доведе до неразбиране на текущото и бъдещото състояние на ERP системата и неправилна автоматизация на бизнес процесите.

Грешка 2. Повърхностен анализ на организациите, разработващи ERP системи.

По правило основният критерий е ниската цена, но понякога разработчиците умишлено подценяват цената на услугите, за да тестват процеса на внедряване на първия клиент. След такава инсталация могат да се установят сериозни недостатъци и повреди в системата.

Грешка 3. Неразбиране на нуждите на предприятието.

След като преценява, че все пак е необходимо внедряване на ERP система, фирмата клиент не разбира напълно какво точно софтуерни модулитрябва да се инсталират. Това може да бъде използвано от недобросъвестни доставчици, които ще включат много ненужни компоненти в ERP системата или, обратно, инсталираната функционалност ще липсва.

Грешка 4. Подценяване на разходите за време и материали.

Неправилното определяне на времето за внедряване и разходите за инсталиране на ERP система може да доведе до неоправдани очаквания за бързо повишаване на ефективността на бизнес процесите.

Грешка 5. Липса на квалифицирани служители във фирмата клиент.

Екипът на предприятието трябва да включва служители, които имат достатъчно ниво на познания във всяка област, от управление и счетоводство до складово счетоводство, доставка на материали и др.

Грешка 6. Липса на приоритети.

Ако първоначално не зададете правилните приоритети, то при инсталирането на ERP система ще трябва често да превключвате между различни задачи, а това може да доведе до забавяне на инсталационния процес, възникване на неочаквани проблеми и др.

Грешка 7. Недостатъчно обучение на персонала.

Ако не покажете на служителите цялата функционалност на ERP системата и как да я използвате, персоналът на организацията може напълно да откаже да работи в системата или да използва нейните възможности само частично.

Грешка 8. Подценяване на точността на първичната информация.

защото ключова точкаРаботата на ERP системата е да анализира информация, след което резултатът от нейната работа до голяма степен ще зависи от коректността на първоначалните данни. Трябва да избягвате грешки при въвеждане и внимателно да проверявате предоставената информация.

Грешка 9. Използване на неподходящи приложения.

Много често предприятията използват паралелно ERP система и предварително инсталиран софтуер - възниква дублиране на данни. Това увеличава времевата рамка за окончателното внедряване на ERP системата.

Грешка 10. Липса на тестов период.

Понякога тестването на инсталирания софтуерен пакет се извършва само върху няколко потребители, което не позволява навременна видимост на всички недостатъци и текущото натоварване на ERP системата.

Грешка 11. Липса на план за внедряване на поддръжка и актуализация.

Без това софтуерният пакет много скоро ще стане без значение. За хардуерния компонент на ERP системата е необходимо редовно да се увеличава производственият капацитет, тъй като обемът на обработваната информация също ще расте. Софтуерният компонент може да изисква корекции, ако например се направят промени в законодателството.

Тези грешки са най-често срещаните, но всяка компания може да има индивидуални проблеми. За да ги сведете до минимум, трябва много внимателно да подготвите план за инсталиране на ERP система на всеки етап.

Какво определя цената на една ERP система?

Крайната цена на ERP системата ще бъде комбинация от следните компоненти:

1. Цени на самия софтуерен пакет: основен набор от модули и допълнителни компоненти.
2. Цената на монтажните услуги.
3. Внасяне на подобрения и корекции в програмата спрямо нуждите на фирмата клиент.
4. Допълнително обслужване и поддръжка.

За да намалите разходите за внедряване на ERP система, трябва преди всичко да обърнете внимание на руските доставчици, т.к чужди програмиимат по-висока цена на придобиване и изискват значителни промени, за да отговарят на националното законодателство.

Експертно мнение

Внедряването на ERP системата струва на компанията 2,5 милиона долара

Сергей Сухинин,

началник отдел автоматизирани системиОтдел на АО "Научно-производствен комплекс "Елара", Чувашия

Лицензът за инсталиране на ERP системата ни струваше 470 000$, а крайната цена за внедряване беше 2 500 000$. Но още в процеса на използване на ERP системата беше постигнат положителен ефект и разходите бяха напълно възстановени 1,5 години след инсталирането на този софтуерен пакет.

Информация за експертите

Сергей Братукин, Директор Дистрибуторска практика, Columbus IT&Russia, Москва. Сергей Братукин работи като консултант през 1997-2005 г руска дивизияКолумб ИТ. Участвал в изпълнението на мащабни проекти за внедряване на ERP системи в компании като Торговая Площадь, МВО, Старик Хоттабыч, Формула Кино, Автомир и др. консултантска фирма Columbus IT предоставя консултантски услуги по избор, внедряване и поддръжка на корпоративни информационни системи, и управленско консултиране. Основана през 1989 г. в Дания, в момента има представителства в 28 държави. През осемте години работа на Columbus IT в Русия повече от 200 предприятия са станали клиенти на компанията, включително SSM-Tyazhmash, TD Perekrestok, Dixie, L'Etoile, Unimilk, Istok, Toyota и много други

Сергей Сухинин, ръководител на отдела за автоматизирани системи за управление на АО Научно-производствен комплекс Елара, Чувашия. ОАО "Научно-производствен комплекс "Елара"" е водещ руски производител на летателни и навигационни системи, автоматични и дистанционно, бордови компютри и дисплейни системи за самолетвоенни и гражданска авиация. Като част от споразумението за сътрудничество с OJSC Russian железници» АД "Елара" работи по подготовка за производство на устройства и системи за железопътен транспортРусия.

Внедряване на ERP системи

Планиране на ресурсите на предприятието (ERP), което в превод означава информационни системи за планиране на ресурсите на предприятието, отдавна са се превърнали в обичайна сфера на дейност за средни и големи предприятия. Въвеждането на информационни мрежи е насочено към повишаване на ефективността на бизнес процесите, които включват доставки, продажби и производство. Въвеждането на тази технология оказва значително влияние върху повишаването на производителността на предприятието като цяло. Но ERP не е само автоматизация на бизнес процеси, то е и автоматизация на такива управленски функции, като планиране, контрол и счетоводство.

ERP системата е коренно различна от познатата ни на всички програма Microsoft Office, който работи еднакво на всички компютри. Функционалност на ERP систематапряко зависи от ясното дефиниране на задачите на конкретно предприятие и неговото персонализиране за тези задачи. Пълната ефективност от използването на тази система се постига само ако е проектирана и конфигурирана правилно, което ще помогне да се направи бизнесът по-управляем в бъдеще.

Отличителна черта ERP системиот други системи е, че помага да се съберат заедно данни за дейността на предприятието и само на базата на събраната информация системата ще може да анализира данните. Важна особеност на тази система е, че бизнес транзакциите в системата се записват само веднъж и можем веднага да анализираме тяхното въздействие върху дейността на предприятието въз основа на получените отчети.

Информационната система за планиране на ресурсите на предприятието е доста развита система и нейните функции са в постоянен етап на развитие и усъвършенстване, но все пак се случва, че след като ERP системата е внедрена в определено предприятие и всички методи за нейното внедряване са извършени ако се използва правилно, управляващите предприятия все още не могат да получат пълен информационен контрол върху дейността на предприятието. И най-интересното е, че нищо съществено не се случва, а напротив, всичко си остава същото. Какво има тук? Има много фактори, които могат да повлияят на неправилната работа на една ERP система. Това може да бъде например неправилно изпълнение на първични документи, пропуски и нарушения в политиката за продажби или наличие на излишни резерви в предприятието. Възможно е дори много предприятия, след като внедрят ERP система, да се откажат от нея, поради факта, че тя уж реагира неадекватно и ненавременно на възложените й задачи. Но това е така не само в нашите предприятия; има информация, че на Запад делът на успешните внедрявания на ERP системи в предприятията е по-малко от 50% от случаите.

Но защо толкова голям процент от внедряванията на ERP система са неуспешни? Ако анализираме неуспешните внедрявания на ERP система, става ясно, че един от основните фактори за неуспешни внедрявания е нарушаването на принципа на проектиране на системата автоматично управление (ACS). Сред експертите има мнение, че проектите за внедряване на автоматизирани системи за управление не дават положителни резултати поради факта, че при проектирането на тези системи не се взема предвид стратегията за развитие на бизнеса и бизнес процесите се препрограмират твърде често.

Струва си да се подчертаят следните грешки:

1. При проектирането на ERP система не се взема предвид по-нататъшната стратегия за развитие на предприятието.

Както показват анализите, това е основната грешка при внедряването на ERP система. Нека да разберем защо се случва това. Отзад последните годиниикономиката и различните икономически сектори, в които работят предприятията, са се променили значително и продължават да се променят постоянно; в такъв контекст е невъзможно да се конфигурира правилно информационната система, тъй като тя няма да може да вземе предвид възможни променив бъдещата дейност на предприятието. Пример за това е, че предприятията, работещи в нефтена и газова индустрия, премахна всички неосновни активи и въпреки това информацията за тези активи беше важна част от автоматизираната система за контрол. Друг пример: предприятията, работещи в металургичния сектор, са намалили почти наполовина броя на своите служители, като по този начин са засегнали броя на автоматизираните места, които също не могат да бъдат взети предвид при внедряването на ERP системи. Въз основа на всичко това става ясно, че е необходимо по някакъв начин да се подобрят и модернизират системите за планиране на ресурсите на предприятието, така че в бъдеще да е възможно да се вземат предвид всички променящи се показатели. В противен случай внедряването на ERP системи ще се превърне в своеобразно бреме за правилната и продуктивна дейност на предприятието. Но вече става възможно внедряването на напълно функционална ERP система в предприятията, но това е дълъг процес и може да отнеме от 3 до 5 години. За да не повтаряте грешки в бъдеще, трябва да проектирате и обмислите структурата и мащаба на дейността на предприятието поне три години предварително. Но тук отново, ако перспективите за дейността на предприятието в бъдеще са неправилно прогнозирани, са възможни големи загуби и разходи, например за закупуване на допълнително оборудване за ERP системи, което води до непредвидени разходи за плащане на интернет трафик. Малко хора ще намерят приятно, когато след известно време възникне въпросът за прехвърляне на съществуваща ERP система на друга платформа.

Постоянно трябва да се вземат предвид и други области на развитие на бизнеса - това е разширяването на дребномащабното производство и организирането на клонове, както и значително намаляване на резервните запаси и по-строг контрол на сроковете за доставка. При изпълнението на всички тези мерки натоварването на производителността на ERP системата се увеличава, от което зависи навременността и ефективността на записване на бизнес транзакциите, в противен случай всички данни, събрани с тази система, ще бъдат неефективни.

2. Проектиране на информационни системи “отдолу нагоре”.

Правилното определяне на целите на компанията и перспективите за нейното по-нататъшно успешно развитие може да се извърши само чрез метода на проектиране отгоре надолу. Практиката показва, че създаването на ефективна система за управление на информацията е скъпо, тъй като е почти невъзможно да се вземе предвид целият поток от информация, който се появява в компанията. Следователно всеки разработчик при проектирането на ERP система е изправен пред проблема с прехода от получаване на пълното количество информация до определен лимит. Основната задача при проектирането на ERP система е да се избере основна значима посока за ефективно внедряване управленски решения. Тъй като предприятието получава големи обеми информация с различно съдържание всеки ден, дизайнерът трябва да избере само най-важната и важна информация от целия този информационен поток. Естествено, всяка компания има свои собствени нужди информационна поддръжка. Следователно правилното проектиране на една ERP система означава първо да се подбере информация, която е важна за горните нива на управление и едва след това дизайнерът да слиза надолу. Този метод е предназначен основно за получаване на критична информация, необходима на висшето ръководство. Но както показва практиката на проектиране на ERP системи, дизайнерите, без да навлизат в подробности за важността на входящата информация, въвеждат много ненужна и излишна информация в системата, като по този начин увеличават цената на автоматизираната система за управление. В резултат на това мениджмънтът на дружеството страда от недостатъчността и пълнотата на получената информация. И ръководството на компанията получава огромно количество неанализирана информация, което значително забавя процеса на вземане на управленски решения, има много примери за това. За да не получава едно предприятие излишна и неефективна информация при проектирането и внедряването на ERP система, което изисква значителни разходи, при проектирането на ERP система е необходимо да се вземат предвид главно целите на компанията и въз основа на това да се определи правилно вида и характера на информацията, получавана от предприятието.

3. Неправилен редизайн на бизнес процесите.

Често се случва компания, която е решила да внедри ERP система, да реши да предприеме такава важна стъпка като редизайн или реинженеринг на всички съществуващи бизнес процеси в предприятието и тяхното по-нататъшно внедряване и подчиняване на изискванията на ERP системата. Или е възможно компанията да настоява за поддържане на всички съществуващи бизнес процеси, докато преструктурира избраната ERP система, а понякога дори напълно да я пренапише. Но тези два варианта за внедряване на ERP система са именно грешни, което допълнително ще се отрази негативно на ефективността на предприятието.

При реинженеринг на всички бизнес процеси се увеличава рискът ERP системата, която се внедрява в предприятието, изобщо да не се използва. Тъй като практиката на реинженеринг на бизнес процеси показва, че всеки значителни променибизнес процесите са много трудни за пускане на корени и в резултат на това се използват много рядко.

Ако погледнем западните компании, ще видим, че западните ERP системи са разработени, като се вземе предвид световният опит в внедряването на тези системи въз основа на опита в изграждането и оптимизирането на бизнес процесите. Въз основа на това става очевидно, че този опит трябва да се вземе предвид при подобряване на системата за управление в нашата руски компаниии предприятия. Но може да се случи дизайнерите на ERP системи да не винаги правилно използват препратки към западните практики, тъй като местните компании работят в напълно различна икономическа среда.

Запазването на всички съществуващи бизнес процеси също е неефективен метод, тъй като получената система, поради множество модификации и преработки, губи своята надеждност и ефективност. Това влияе върху риска от погрешна обработка на входната информация и няма да има полза от автоматизирането на избраната система, тъй като модифицираните и преработени бизнес процеси ще бъдат неефективни. В този случай предприятието ще зависи от избраната система за управление и автоматично ще бъде лишено от възможността да подобри дейността си. Въз основа на тези методи е важно да се намери „златната“ среда между реинженеринга на бизнес процесите и модификацията на съществуващата система.

4. Неправилна оценка икономическа ефективноствнедряване на ERP система.

Внедряването на ERP система струва много пари, това включва и закупуване необходимо оборудване, компютри, заплащане на консултантски услуги и др. В тази връзка ръководителят на предприятието ще трябва да реши основния въпрос за икономическата ефективност на внедрената ERP система. Мениджърът е изправен пред задачата да сравни разходите за автоматизиране на бизнес процесите с крайните икономически резултати от проекта. Решението на този проблем включва отговори на следните въпроси: каква информация ще получи мениджърът в крайна сметка, какви загуби ще помогне да се избегнат и как да се увеличи максимално ефективността на използваните ресурси на предприятието. Ако поне един от тези проблеми не бъде разрешен, е напълно възможно разходите за внедряване на ERP система да не си струват или просто да не се изплатят. За да се избегнат евентуални повреди, е необходимо да се определи цената на включването на определена информация на всички етапи от проектирането и внедряването на една ERP система. Но това не е всичко. Необходимо е да се реши въпросът за икономическата ефективност при създаването на прототип на бъдеща ERP система. Най-голяма ефективност от внедряването на ERP система е възможна само ако предприятието има добре изградена система за управление.

Положителен фактор, влияещ върху коректната и ефективна работа на внедрената ERP система е наличието на богата функционалност. Но практиката показва, че често има случаи, в които внедрената ERP система е служила в предприятието само като инструмент за помощ при подготовката данъчна отчетностили освен това прост калкулатор. Това може да се дължи на редица причини, вариращи от лош избор консултантска фирма, който помага на предприятието да внедри ERP система, докато дизайнерът на системата не направи грешен избор на задачи и цели. Много предприятия правят основната грешка да следват принципа „ще купим сега и ще видим по-късно“. Поради това тези предприятия търпят значителни загуби на средства.

Създаването и внедряването на ERP система във фирма или предприятие първоначално включва радикални промени в бизнес процесите на дадено предприятие или компания. Това се улеснява от методологията за внедряване на ERP системата и функционалността на тази ERP система. Съществуват системи от клас SAP R/3, за които общоприетата практика на внедряване е привличането на бизнес процесите на компанията към вече съществуващата богата функционалност на ERP системата. Поради внедряването на тази система, предприятието понася сериозни разходи за управление на реализирания проект, както и поради промени в собствените си бизнес процеси. Има и системи като MS Navision Attain и Axapta, които се смятат за системи от среден клас. Тези системи са едни от най-добрите системи в този клас; при внедряването на тези системи дизайнерът първоначално се фокусира върху адаптивността към необходимите корпоративни процеси. Тоест, основната цел на внедряването на тези системи е фокусирана върху процесите на клиента и едва след това върху функционалността на системата. Съвременните ERP системи имат интегрирана среда за разработка на високо ниво, в този случай е възможно да се създаде система, която напълно да отговаря на всички съществуващи изисквания на компанията.

Първо, за самия проект: внедряване на 1C:ERP на индустриално предприятие. Когато дойдохме при клиента (през 2015 г.), броят на хората в завода беше 5 хиляди души. По време на проекта заводът се разрасна значително и увеличи производствените си обеми; сега в него работят около 6,5 хиляди служители. 1C е инсталиран на 1,2 хиляди работни станции. Активните потребители сега (юни 2017) са около 350, с планове да се увеличат до 450.

Предприятието е част от военно-промишления комплекс на Русия и следователно има своя специфика.

Преди този проект стартирах средни предприятия (1000-1500 служители, 50-150 работни места). Вече се научихме как да ги правим, като разработихме ясна методология (сега моят екип и аз имаме средно време за прехвърляне на проект към индустриална експлоатация 7-10 месеца, в зависимост от сложността му.)

Но, както се оказа, с предприятие с повече от 2,5 хиляди служители има качествен скок в сложността на проекта, което изисква преразглеждане на технологията.

И така, по ред. Пристигнахме в завода в края на 2015 г. Първоначално задачата беше да се пусне регулирано счетоводство. В хода на функционалното моделиране ръководството на клиента (по предложение на главния счетоводител) реши да прехвърли функцията за въвеждане на първични документи „на място“. Границите на проекта бяха ревизирани, за да включват централни складове, складови помещения, счетоводство на магазини, управление на договори и BDDS. Срокът за въвеждане на регламентирано счетоводство беше изместен за 2017 г., а през 2016 г. системата за „първично“ счетоводство беше автоматизирана.

Решението функционалните звена да бъдат пуснати в пилотна промишлена експлоатация (наричано по-нататък „OPE“) на етапи, макар и да ни донесе много главоболия, в световен мащаб се оказа правилно: ако бяхме пуснали всички наведнъж, просто щеше да се удави във вълна от проблеми, о, което ще ви разкажа по-късно.

Честно казано, мислех, че основната трудност ще бъде саботаж от страна на потребителите. Преди въвеждането на 1C те не въвеждаха нищо централно: някои работеха в Excel, други в самонаписани системи. Основата на документооборота бяха „парчета хартия“, които след това бяха предадени на автоматизираната система за управление за въвеждане от операторите в счетоводна програма. Тук екипът на проекта от страна на клиента подходи компетентно към въпроса - бяха издадени редица поръчки, подписани Генералният директор, което затвори проблема. Заповедите не бяха съставени в обичайния стил „в нашето предприятие се стартира система ...“, но бяха доста конкретни: „от такава и такава дата счетоводният отдел ще приема от складове само документи, издадени от 1C. ” За да премахнем евентуални недоразумения, незабавно включихме баркодиране на документи и раздадохме скенери на счетоводния отдел (всъщност имаше опити да се подадат документи, „начертани“ от хора в Word).

Последователността на стартиране беше определена, както следва: централни складове, договори, BDDS, цехови складове, цехово счетоводство и в резултат на това вече регламентирано счетоводство, което също беше разделено на отделни функционални зони.

Първият (макар и не основен) проблем беше доста предвидим - обемът на данните. Първоначално обаче подцених мащаба му. Например простото зареждане (без никаква обработка) на баланси на „ниска цена“ отнема около 4 дни. И ако резултатите внезапно разкрият несъответствия, след това още четири дни, и след това още един... Тоест, този етап от работата трябва да се отработи много внимателно по време на планирането заедно с клиента, буквално ден след ден. Например, тук следвахме обичайния път: изтеглихме само директории и назначихме на потребителите да попаднат на „основната“ страница, така че след приключване на изтеглянето на остатъка всичко да бъде извършено, проверено и въведено в оперативното счетоводство. В резултат на това физически нямахме време да консолидираме счетоводството и да натрупаме погасяване на разходите до края на месеца и за да подадем отчети за управление, трябваше ръчно да прехвърлим сумите на разходите от старата система и след това да ги коригираме дължими към различни счетоводни методи.

Освен това клиентът няма много от необходимите данни в нормална форма и съответно трябва да бъде помолен да ги подготви много по-рано: например започнахме да събираме списък с отворени поръчки три (!!!) месеца през аванс. Изглежда, какво може да бъде по-просто? Предприятието трябва да има информация какво трябва да произвежда и на кого и кога да изпрати. Но, както се оказа, във формализирана форма те имаха само номера на поръчката (изискване за организиране на отделно счетоводство за държавната отбранителна поръчка), както и наименованието на продукта, количеството, условията и т.н. се съхраняват или в Excel някъде, или в хартиени договори.

В следващите проекти моите клиенти и аз започваме подготовката за трансфер на данни веднага след първия етап на проекта - функционално моделиране.

И мащаб ръчно правеновинаги трябва да се има предвид при проектирането: например, първоначално, при проектирането на взаимни разплащания, клиентът искаше да разбие дълга на договорни етапи, но след като анализирахме с нас разходите за труд за подготвителната работа, те се отказаха от тази идея.

Освен това голямото количество „първични“ увеличава цената на грешките: ако изведнъж сте забравили да попълните някои данни или сте научили как да ги попълните неправилно (което, за съжаление, се случва), тогава няма да можете да „бързо преминете през всичко с ръцете си." В най-добрия случай от следващия месец ще получите правилно попълнени данни. Тоест в такива проекти можете да използвате само много опитни екип по проекта– „косяците“ на начинаещите може просто да не бъдат коригирани.

В допълнение, такъв мащаб налага специфични изисквания за пилотно-промишлена експлоатация: обикновено за прости зони (например централни складове) бюджетирам един и половина до два месеца поддръжка, това е напълно достатъчно, за да изработя блок. И тук някои складови собственици започнаха сериозно да анализират данните в програмата едва след 3 месеца. Тоест преди това те просто се научиха как да въвеждат документи в системата. Оказа се, че по време на работата по пускането на други секции е трябвало да бъдат пренасочени ресурси за поддръжка на затворени функционални блокове. Това трябва да се има предвид при планирането на хора и бюджети.

Отделно си струва да споменем организацията за информиране на потребителите на програмата. Необходимо е предварително да се вградят модули в конфигурацията, за да се показват задължителни съобщения: да се обадите на 350 души и да кажете, че инструкциите са актуализирани или че изчисляването на разходите ще бъде стартирано днес, е нереалистично. Тук корекцията от BSP (библиотека от стандартни подсистеми) ни помогна много.

В допълнение към проблема с мащаба, описан по-горе, вторият и основен проблем на проекта беше, че в предприятието нямаше хора, които да притежават изцяло работата на която и да е счетоводна област. Първоначално си помислих, че това са характеристики само на това растение, но сега разбирам, че за големите организации тази ситуация е по-скоро норма. Има няколко ключови потребители, които управляват някои от собствените си „части“ и има ръководител на отдел, който има собствена представа за това как работят. И между тях има бездна.

Как работих преди: за всеки процес беше идентифициран собственикът му, който формира изискванията към него, разработихме работен план, преминахме през него с ключови потребители и след това го одобрихме със собственика. Обикновено тази техника покрива добре 80% от операциите, а останалите 20 се „коригират“ на етапа на пилотна експлоатация. По този път тръгнахме и тук. Разликата между реалността и възприятията на ръководителите на отдели се появи почти веднага. Но шефовете казаха "не може!", а подчинените насила Корпоративна културасрещу тях не е възразено. В резултат на това одобрената работна схема съдържаше някои твърде трудоемки операции, много излишни контроли и не съдържаше определено количество от това, което „те определено нямат“. Всичко това трябваше да бъде преработено по време на пилотната експлоатация. Модификациите, които вече бяха внедрени и доставени, в крайна сметка бяха радикално пренаписани, а самият EPE изискваше постоянното присъствие на програмисти.

Към проблема с „разпръскването“ на знанието за всеки процес между десетки хора се добави голям брой привидно подобни отдели (само те имат около 30 централни склада), които въпреки сходството на функциите си имаха собствени специфика и собствени счетоводни особености – което означава, че дори едни и същи операции могат да се извършват по няколко начина. Лозунгът „обединяване на процеса“, обявен в началото на проекта, умря по време на първия боен старт.

Анализирайки, въз основа на резултатите, проекта, все още не виждам начин да се намали особено рискът от значително несъответствие между описаните процеси и реалността: за да се разработи схемата в детайли с всеки отдел, а след това и с техните мениджъри, бюджетът Функционално моделиранеще трябва да се увеличи с 5-7 пъти и обикновено е трудно за клиентите да разберат стойността този етапи плащат 25% от стойността на проекта само за „парчето хартия“. Имаше идея за тестване на системата в няколко отдела, което пробвах на друг проект, но не се оправда напълно.

В момента съм решил за себе си, че при проекти от подобен мащаб ще трябва да се примиря с итеративно усъвършенстване - просто го организирайте правилно и веднага включете в оценката работата на програмистите за цялата пилотна операция и увеличете времето рамка за потребителска поддръжка поне два пъти.

Третият проблем на проекта следва от първите два: голям брой потребители (за които са необходими много консултанти) и голям брой дизайнерски решения, които се вземат точно на етапа на PPE. И тъй като същият проблем може да бъде решен в ERP различни начини, тогава различните консултанти използват различни методи и в резултат на това системата започва да се „разпространява“. Никакви „срещи в края на деня“ не помагат тук, защото поради обема на различни въпроси консултантите просто забравят много до вечерта.

В бъдеще ще въвеждам отделен архитект в такива проекти, който ще бъде изолиран от потребителите по време на проекта и чрез когото ще се вземат всички дизайнерски решения. Той също така ще актуализира ежедневно инструкциите за потребителя (те наистина са необходими за голям брой потребители).

какъв е резултатът Въпреки неравностите, сълзите и сивата коса, звеното за управление на клиента беше стартирано. Сега преминахме към регулиране. Надявам се, че опитът, натрупан в първите етапи, ще помогне за стартирането му.

В миналата статия говорих за това какво е ERP система, както и в какви случаи внедряването на тази софтуерна система ще донесе реални ползи и какво да търсите при избора на ERP. Сега искам да говоря за това как да извлечете практически ползи от една ERP система. И за това софтуертрябва да се приложи.

Вече писах за внедряването на софтуерни продукти в поредица от статии „Внедряване на софтуерен продукт. Особености в работата на бизнес консултанта." И много от препоръките от тази поредица от статии могат да бъдат приложени и при внедряването на ERP. Но все пак тази система е предназначена за средно и голям бизнес, поради което внедряването му има някои характеристики, които не разкрих в предишни статии, посветени предимно на малкия и среден бизнес. Друга важна характеристика на ERP е, че е многофункционална, комплексна система с много широка функционалност и този факт също трябва да се има предвид при внедряването.

Повечето важен въпрос, който възниква в навечерието на внедряването на всяка софтуерна система, е „откъде да започнем“? Ако знаете как и къде да започнете изпълнението и започнете работата правилно, най-вероятно процесът ще премине без ненужни трудности, преработки и конфликти. И резултатът ще отговаря на очакванията на бизнеса.

Също така ще се опитам да говоря за това как да управлявате проект за внедряване на ERP система от началото до края в следващите статии. И сега искам да говоря за най-важното - началото на изпълнението.

Различни подходи за изпълнение

Има няколко подхода за внедряване на ERP системи, които съм виждал други да прилагат и/или сам съм прилагал на практика. Всеки от тях има своите плюсове и минуси, някои клопки и предимства.

По принцип всички подходи за внедряване на ERP са подходящи и за всякакви сложни системи, например 1C UPP, 1C ERP, SAP Bussines ONE, ODOO и др. Нека поговорим за тях по-подробно.

Изготвяне на технически спецификации

ERP системата е много технологичен продукт. Ето защо, както разработчиците, така и бизнесмените често се изкушават да планират максимално внедряването още преди да започнат работа. Изглежда, че всичко е логично. Този подход предполага, че технологичните софтуерна систематрябва да бъде възможно най-алгоритмично. И процесът на внедряване може и трябва да се подходи от гледна точка на алгоритмизация и математически модел.

Как да го приложите:

1. Създава се обемно техническо задание, в което всички процеси, включително и най-малките, са обмислени и описани максимално.
2. Създаден за технически спецификации календарен планвърши работа

За съставяне на такива техническо заданиеможе да отнеме месеци. Лично видях как специалист изготви техническо задание за внедряване на ERP за шест месеца. През този период той редовно посещаваше сайта, вникваше във всички нюанси и ги включваше в документа.

Разработчиците печелят предимно от този подход:

• Документът с Техническото задание ще бъде скъп. Извършва се голямо количество работа, което отнема значително време. И клиентите обикновено са съгласни с на висока ценазадание без никакви въпроси.
• Разработчиците получават подробни инструкции, въз основа на които може да се извършва работа. А в случай на неуспешни решения, съдържащи се в подписаните технически спецификации, промените се заплащат отделно.

Недостатъкът на подхода е неговата обемност и сложност. Невъзможно е да се създаде цялостна техническа спецификация, която да включва всички модули, документи и всички нюанси на бъдещата работа. Системата е многофункционална и всяка промяна в един модул може да доведе до необходимост от промени в друг.

Същото важи и за грешките при изготвянето на технически спецификации: всяко неправилно решение в един модул може да доведе до много промени в други. Например, някой бизнес процес може да бъде погрешно разбран и след това по време на изпълнението да се окаже, че част от документацията и справочниците не са необходими, но са необходими съвсем други. Има твърде много информация, твърде много сложност на системата - в резултат на това се оказва невъзможно първоначално да се определят всички нюанси и да се предвидят всички възможни грешки.

"Частично" изпълнение

В този случай се съставя списък на най-значимите области за бизнеса и модули за работа с тях. Въз основа на тях се изготвя определен план за изпълнение, който е основа за започване на работа.

В този случай е налице и техническото задание. Както и календарния план за варианта на работа, като за основа е взето обемно техническо задание. Но тук техническите спецификации не са толкова изчерпателни, възможно е да съставите свои собствени технически спецификации за различни етапи на работа. Тези. Основният документ в този случай е Планът за изпълнение на работата.

Например:

Като първи етап на изпълнение избираме раздел Финанси и движение на стоки. Тази област на работа е много важна за всяка компания. Разбираме особеностите на финансовите движения в една организация, изучаваме съхранението и продажбата на стоки. Въз основа на това изготвяме технически спецификации за автоматизация на избраната област в ERP. И ние прилагаме функционалността, необходима за този раздел.

На следващия етап избираме друга посока, например производство. И ние също работим с тази област, плюс вземаме предвид извършената работа (и възможни подобрения) в готови модули, свързани с финанси и продукти.

Основното предимство на този метод е реализма. Изключително трудно е да обхванеш всичко наведнъж. Прилагането му стъпка по стъпка е много по-лесно и обикновено се правят по-малко грешки. А резултатите от работата са видими още в процеса на изпълнение. Аз самият най-често избирам този подход.

Недостатъци - увеличаване на сроковете, което клиентът може да счете за забавяне. При частично изпълнение срокът на работа може да се забави както по обективни причини, така и по различни причини, свързани с финансиране, човешки фактор и др. Освен това, ако бизнес мениджър иска да получи всичко наведнъж, той също може да бъде недоволен от липсата на точни данни за изпълнението (кога ще приключи, каква ще бъде точната сума и т.н.).

Този метод на работа е много внимателен и често отнема повече време от други варианти за изпълнение. Така че, ако при първия подход (изготвяне на технически спецификации) всички условия и суми се изчисляват предварително, преди началото на работата, тогава всички предварителни цифри са приблизителни. А техническите спецификации за различните етапи се изготвят в процеса на изпълнение.

Също така, с първия метод на работа по автоматизация, работата на различни отдели може да се извършва паралелно. Клиентът ще види автоматизация на счетоводство, продажби, склад и производство. Тук работата се извършва етап по етап. И отделите също са свързани към ERP един по един.

"Agile" подход

В този случай работата по внедряването започва незабавно без никакви подготвителен етап. Изглежда, че това е неприемливо; ERP системите са твърде сложни, за да бъдат внедрени без предварително проучване на спецификата на бизнеса и изготвяне на документация. На практика обаче И подобна работатрион.

Някои разработчици, дори в случай на ERP системи, действат на принципа „да започнем и тогава ще го разберем“. Според този подход, предварително създадена общ планизпълнение, което е разделено на малки части според нуждите.

Най-често този метод на работа се практикува от продавачи на „опаковани“ софтуерни продукти. Причината е, че те във всеки случай получават печалба от продажбата на „кутията“, а изпълнението за тях е само свързана услуга.

Основното предимство на този метод е, че работата по внедряването започва веднага след вземане на решението. Без дълга подготовка. Това привлича бизнесмените. Например беше взето решение за автоматизиране на търговския отдел и веднага започнахме работа. Решихме, че трябва да прехвърлим остатъците - те се прехвърлят веднага.

По принцип успешното прилагане на този принцип също е напълно възможно. Но е много трудно и за успех ще отнеме много високо нивопрофесионализъм на мениджъра, както и значителен опит в реализирането на подобни проекти. И дори тогава професионалистите често избират други пътища. Просто защото ви позволяват да намалите броя на грешките и припокриванията, въздействието човешки фактор. В резултат на това опциите за работа по спецификации или изпълнение на части ви позволяват да получите желания резултат с по-малко припокривания и преработки.

Минуси – липса на планиране цялостно изпълнение. Тук възникват проблеми по почти същите причини, както при изготвянето на цялостна техническа спецификация: ERP е сложен интегриран софтуерен продукт и грешките при внедряването на един модул могат да повлияят на работата на друг модул. Но ако в първия случай такива проблеми възникват поради опит да се предвиди твърде много предварително, тук те възникват поради липса на планиране. Тези. При внедряването специалистите решават непосредствени проблеми, без да се замислят, че на следващ етап ще им трябват данни и документи от текущия модул, за да организират работата на друг отдел.

Друг недостатък е, че при този подход участието на служителите на компанията в процеса на внедряване е много по-ниско, отколкото при всеки от описаните по-горе. Това има отрицателно въздействие върху решимостта на служителите да участват в тестването и преминаването към нова система, а също така провокира саботаж на използването на нови инструменти.

„Малко по малко, но наведнъж“

Аз лично наричам друг подход за внедряване на ERP „Малко по малко, но наведнъж“. Тази опция също може да бъде успешно и удобно решение. Аз лично съм го ползвал повече от веднъж. И ако по време на частично внедряване те вземат един или два модула, напълно ги конфигурират и едва след това започват да работят върху други модули, тогава в този случай работата също се извършва постепенно, тогава няма такова ясно ограничение - само този модул и никакви други.

При този подход първата стъпка също е да се състави план на проекта. В тази връзка основните етапи не са модули (един, после друг и т.н.), а някои видове работа, които могат едновременно да засегнат всички модули или избирателно някои от тях. В същото време за всеки етап са посочени приблизителни срокове и разходи.

В най-общия случай такъв план изглежда така:

1. Разработване на технически спецификации.
2. Извършване на работа в съответствие с техническите спецификации... Тази точка може да бъде детайлизирана и след това работата се разделя на няколко етапа.
3. Тестване на системата.
4. Въвеждане в експлоатация.
5. обучение.
6. Завършване (доставка) на проекта.

Подобен план се съставя отделно за всеки модул, което позволява стойността на всеки етап от работата да бъде максимално конкретна за клиента, както и да се определят максимално точно възможните срокове. В същото време възможността за промяна на някои видове планирана работа с други по време на процеса на изпълнение, ако е необходимо, задължително се обсъжда с клиента.

Този метод е по-удобен и по-реалистичен от изготвянето на технически спецификации, тъй като общите технически спецификации за целия проект ще изискват 2-3 месеца работа или дори повече, а полученият обемен документ с всички подробности ще бъде много труден за клиент за проучване.

Тук клиентът вижда план със срокове и суми за всеки етап. А техническите спецификации за всеки етап от работата се създават отделно, те са малки и не изискват значителни времеви разходи. Също така е препоръчително да наименувате всеки от документите по ясен начин. Например „Счетоводство и финанси“ или „Отдел продажби“.

Предимствата на този подход:

• Клиентът веднага вижда целия проект. С възможно най-точния график и цена преди началото на изпълнението.
• Изпълнителят ясно определя бюджета за всеки етап и издава фактура за плащане. В същото време сумата на фактурата не повдига никакви въпроси, което ви позволява да работите продуктивно, без да се разсейвате, като обосновавате фактурата или броите броя на действително изразходваните часове.

Недостатъци на подхода:

• Клиентът трябва много внимателно да избере изпълнителя, така че ръководителят на проекта да има адекватно разбиране за спецификата на изпълнение на всеки модул. В противен случай изчисленията в плана няма да бъдат достатъчно точни. Бюджетът може неочаквано да се увеличи, сроковете да се разтегнат, т.е. основните предимства на подхода ще бъдат загубени.
• Изпълнителят ще има нужда от значителен брой висококвалифициран персонал, който да спазва сроковете и да работи паралелно различни модули. Тези. малък екип няма да може да приложи такъв подход.

Важна функция за планиране:Когато изчислявате бюджета си, независимо от вашия опит и точността на оценката ви, трябва да „заделите“ допълнителна сума в случай на непредвидени ситуации. Оптималният размер на такава сума е 30% от цената на планираната работа. Това може да се нарече съгласувана планирана вариация на разходите по проекта. Тези инструменти може да са необходими, ако възникнат затруднения - организиране на обмен на данни с програма, която не поддържа съществуващия API, актуализиране на основни справочници, трудности при прехвърляне на данни, изпълнение на функции, необходими за работа, които по една или друга причина не могат да бъдат предвидени предварително и др. .d.

Тези 30% са заложени в бюджета, но се изплащат на изпълнителя само при необходимост. Ако при изпълнението на проект сте успели да изпълните основните бюджетни цифри без „резерв“, страхотно! Клиентът ще бъде благодарен, а доволният клиент означава нови поръчки и най-добра рекламаот уста на уста (препоръки на приятели и познати).

Ако все пак трябва да използвате резерва, много е важно компетентно и ясно да обосновете за каква работа са били необходими тези пари. Необходимо е тази сума да се включи в бюджета, така че да не възникват неприятни ситуации, когато бюджетът се увеличи, но клиентът няма такъв разход.

С кои модули да започна?

Броят на модулите, които една ERP система може да предложи, често повдига въпроси за това откъде да започнем, защото има толкова много възможности, както се казва, „очите ви полудяват“. Препоръчвам да започнете с най-критичните области за работата на компанията и свързаните с тях модули:

1. Финанси и взаимни разчети. (Не бъркайте с бюджетирането - този модул може и трябва да бъде внедрен по-късно, той се отнася до планирането, а не до текущата критична работа).
2. Движение на стоково-материални запаси (TMV): съхранение, продажба, получаване. Много е важно позициите на инвентара да бъдат взети под внимание правилно; преди прехвърлянето на салда обикновено се извършва инвентаризация, след което се прехвърлят салда, след което работата се извършва само в новата система.
3. Счетоводство. Внедряване на счетоводен модул или организиране на обмен на данни със счетоводната система. Държавата не прощава нищо и всяко нарушение, независимо от умисъла, е наказуемо. Следователно счетоводството и данъчното счетоводство също е система, която е критична за работата на всяка компания.

Понякога чувам възражения, че една компания може да има свои собствени нюанси, например поради голямото текучество на персонала HR е най-критичен. Всъщност най-вероятно има някакъв вид автоматизация на работата на HR в компанията в момента на стартиране на внедряването на ERP. И колкото и критична да е работата на този отдел за бизнеса, за известно време управлението на персонала може да се извършва в системата, която съществува. И ако по време на процеса се установят определени грешки, това ще бъде минус, но не и най-критичният за съществуването на компанията.

Също проектен отделили маркетинг ще могат да работят както обикновено за известно време и да водят записи автономно в системата, която са използвали преди.

В същото време стриктното счетоводство и контрол на движението на основните активи (финансови и материални), както и липсата на грешки в счетоводството и данъчното счетоводство са „стълбовете“, без които не може да съществува нито една компания.

Надявам се, че материалът за това откъде да започнете внедряването на ERP и какви методи за работа с тази система се практикуват, ви беше полезен. В следващите публикации ще говоря за моите личен опитвнедряване на ERP, ще споделя информация за грешките, които е най-добре да се избягват, както и на какво трябва да обърнете внимание по време на процеса на внедряване и как най-добре да организирате тази работа, така че преходът към ERP да бъде възможно най-ефективен.

Тагове: Добавете тагове

У дома » Печелете пари онлайн » Етапи на внедряване на ERP в болница. Внедряване на ERP система в предприятието. Основни причини за забавяне на ERP проекти