Аутсорсинг на финанси. Изнесени счетоводни услуги Счетоводни услуги от аутсорсинг компания

Аутсорсинг на счетоводни услуги: добра алтернатива за малкия бизнес

Счетоводен аутсорсинг: цена

Счетоводен аутсорсинг в Москва

Предимствата на аутсорсинга са очевидни, но какво да кажем за недостатъците?

Предимства на аутсорсинг счетоводство в Москва

Все по-популярна става не само практиката за възлагане на прости куриерски или логистични дейности на специализирани компании, но и привличането на суперпрофесионалисти, например за счетоводни услуги. Много компании избират да изнесат този процес, защото често е по-евтино от наемането на вътрешни счетоводители. Няма нужда да се притеснявате за настаняването на служителите или оборудването на работните им места, а също така можете да спестите от данъци върху заплатите. В същото време качеството на работа не страда, агенциите дори твърдят, че квалификацията на техните служители надвишава нивото на обучение на специалисти, което малкият бизнес може да си позволи. Във всеки случай счетоводната къща се задължава да обезщети напълно клиента за загубите, свързани със събирането правителствени агенциисанкции (глоби, неустойки), причината за начисляването на които е нечестното изпълнение на задълженията по сключеното споразумение. Но дали собственият счетоводител на компанията, извършил престъплението, ще бъде наказан зависи от решението на висшето ръководство.

Разходи за счетоводни услуги

Стандартен комплект счетоводни услугипредоставена от агенции включва постановка счетоводствоили неговото възстановяване, осчетоводяване, персонализирано счетоводство (система за записване на информация за осигурителната и капиталовата част на пенсиите), отчитане на персонала и заплатите. В този случай тарифите за услуги се определят от броя на необходимите бизнес транзакции. Цената на услугите също зависи от схемата на данъчно облагане, степента на автоматизация на счетоводството, броя на служителите на компанията, наличието на клонове и вида на дейността. Например цената нулево отчитанеразличните компании варират от 1,5 хиляди до 3 хиляди на тримесечие. Ето защо трябва внимателно да се изчислят реалните ползи от аутсорсването на счетоводни функции преди сключването на договор за счетоводно обслужване. Тъй като малка компания, в която работят дузина хора, занимаващи се с един вид дейност, може да се справи с независимо счетоводство, което е лесно да се направи с помощта на специални програми.

Избор на фирма за услуги

При избора на фирма за счетоводни услуги, един от основните критерии за оценка трябва да бъде надеждността. Ненадеждната компания може да доведе до много проблеми, от грешки в документите или неспазване на сроковете, посочени в договора за счетоводно обслужване, до разкриването на поверителна информация. Затова трябва да се уверите, че на компанията може да се има доверие, преди да се свържете с нея. Този параметър може да бъде оценен от препоръките на клиента, членството на фирмата в професионални сдружения (като Камарата на данъчните съветници) и сертификати. Надеждността на една компания може да се съди и по нейната възраст: висококачествените услуги гарантират дълъг живот на компанията. Сферата започва да се развива в началото на 2000-те години, когато се основават много компании, които днес се считат за лидери в своята дейност.

Договор за счетоводно обслужване

Ценоразписите също могат да ви кажат много за една счетоводна къща. Понякога една на пръв поглед по-скъпа оферта вече включва важни услуги, които компаниите с по-ниски тарифи предоставят срещу допълнително заплащане. Например, някои компании плащат отделно за такива „малки неща“ като представяне на документация на клиента чрез куриер или представителство на счетоводител. Ето защо, когато сключвате споразумение за счетоводни услуги с офис, който ще знае всички финансови тънкости на компанията, си струва внимателно да проучите всички условия на сделката, така че видимите спестявания да не доведат до разруха.

Защо вместо това не си купим наши? товарен вагон, наемаме шофьор, спедитор, програмист, без капка съмнение и без капка притеснение сключваме договори със специализирани транспортни, логистични и IT компании? Това е прехвърляне на част от функциите на нашата компания на аутсорсинг?!

освен това този видаутсорсингът се практикува у нас още от времето на социализма. Само самото име „аутсорсинг“ дойде при нас от „прогресивния Запад“ сравнително наскоро.

Защо в същото време казваме категорично „не“ на счетоводния аутсорсинг? Отговорът на този въпрос се опитахме да намерим в процеса на комуникация със собствениците и мениджърите на малки и големи компании в нашата огромна бизнес власт. В резултат на това беше получен списък на страховете, които ни преследват, опасностите, които ни дебнат, при най-малкото споменаване или когато възникнат мисли за такова ужасно явление модерен бизнес, като „аутсорсинг на счетоводство“.

Както знаете, страхът не възниква без причина и ако изкорените тази причина, може би страхът ще изчезне. Да опитаме …

Като начало предлагаме да се върнем 15-25 години назад. Смятаме, че всеки си спомня системата на градските жилищни и комунални услуги, която съществуваше по това време. Системата беше обширна мрежа от REU (в случай, че някой е забравил, това е секция за ремонт и поддръжка, известна още като жилищен офис, известна още като жилищен отдел и т.н.), ръководена от главния отдел за жилищни и комунални услуги на градът. Всяка РЕУ имаше собствена счетоводна служба. Някои от функциите на счетоводните отдели на REU обаче вече бяха възложени на външни изпълнители. Да, да, точно за аутсорсинг, само под друго име. Това е заотносно изчислението заплати. В системата на жилищно-комуналните услуги имаше Компютърен център, където счетоводителите на REU прехвърляха първични документи (разписания, заповеди, удостоверения за неработоспособност и др., като цяло всичко необходимо, за да може служителят да получи „своите честно спечелени пари”), а Компютърният център, след като всичко това го обработи успешно на неговите компютри, той върна готовите фишове за заплати, извлечения и записи на счетоводителите. Имайте предвид, че има много примери, подобни на дадения по-горе. Но ти и аз не можем да бъдем измамени...

Знаем, че в онези дни заплатите на повечето граждани се изчисляваха въз основа на единна държавна скала за заплати (няма да се задълбочаваме в регионалните коефициенти, северните и т.н.). Следователно, дори без да искаме, бихме могли много бързо да „преброим парите на други хора“, тоест да разберем колко е получил нашият колега, а освен това, когато получават заплата, всички се подписват на един и същи лист. В онези дни не ставаше дума за каквато и да е конфиденциалност. Ето защо те изнесоха функцията за изчисление.

Сега е съвсем друг въпрос... Нашите заплати са голяма тайна за останалите!!!
Ето го Страх #1"аутсорсинг на счетоводство" - " Те (счетоводните фирми) със сигурностще разкаже на всички за доходите на нашите служители".

Ние знаем това абсолютно точно и, което е характерно, предварително. В същото време дори не се замисляме, че инспекторът на данъчната служба (или пенсионния фонд), на когото ежегодно подаваме отчети за нашите лични доходи и доходите на нашите служители, вече е собственик на „секретна информация“ ” и може да го използва за всякакви цели. Не се притесняваме от факта, че счетоводител, работещ в нашата компания, „по приятелство“, „от злоба“ или защото „трябва да поговорим за нещо“, може да разкаже на някого както във фирмата, така и извън нея за колега доходи. Вярваме, че нашият счетоводител е надежден само защото е „НАШИЯТ“. И това е само илюзия, защото надеждността се определя не от думата „НАША“, а от конкретен човек, неговата благоприличие и съвест.

Каква е вероятността счетоводителят на Счетоводната къща да има приятелски (враждебни) отношения с някой от нашите служители и да му разкрие „тайните на заплатите” на друг наш служител или да прехвърли данните на някой друг? Очевидно вероятността е много малка и няма смисъл от подобни действия. Освен това, ако договорът със Счетоводната къща регламентира подробно процедурата за работа с поверителна информация и предвижда отговорност за нейното разкриване, а служителите на Счетоводната къща са надлежно инструктирани и запознати с правилата за сигурност на информацията (между другото, такова задължение на Счетоводната къща може да бъде посочено и в договора) , тогава нашите рискове са сведени до минимум. И ако няма рискове, няма причини за страх.

p.s. Между другото, всичко по-горе се отнася не само за понятието „заплата“, но и за всяка друга финансова информация, която представлява търговска тайна на всяка компания.

След като приемаме, че е малко вероятно данните да бъдат разкрити умишлено от Счетоводната къща, време е да се справим с друга опасност, която също е свързана с конфиденциалността. Както знаете, най-бързият и удобен начин за прехвърляне на данни днес е електронна поща. А където има електронна поща, има и интернет, има хакери, вируси и т.н. Така, Страх №2 – „Когато предавате данни по имейл, данните може да са свободно достъпни в интернет или да бъдат атакувани от хакери.“

Какво трябва да направим по въпроса? Да започнем малко отдалеч. Със сигурност всеки от нас поне веднъж е плащал стоки или услуги с банкова карта през интернет. И ако не сте платили, тогава най-вероятно знаете за системите Банка-клиент, с помощта на които счетоводителят изпраща плащания към банката, отново чрез интернет. Ние не се страхуваме, защото знаем, че тези операции са напълно безопасни, защото... има въведена система за информационна сигурност, т.е. специален електронни ключове, както и системи за сигурност електронен документооборот, което ви позволява да криптирате входящи и изходящи съобщения. Тези системи вече се използват не само от банките, но и от много други компании при работа с електронна поща, включително счетоводни. Защо не се присъединим към техните редици?!

Сега изглежда, че сме се справили със страховете, свързани с поверителността. Сега е време да помислим за качеството на услугите, предоставяни от счетоводните компании.

За всяка майка, за всеки баща тяхното дете е най-умното, най-талантливото, най-красивото. Общо взето най-добрите... И никой не може и няма право да ги убеждава в това. Също така, всеки мениджър или собственик, не без основание, смята своята компания и нейните дейности за уникални. И съответно, също като родителите, те искат другите да се отнасят правилно към тази уникалност. Следователно, когато избирате счетоводител, описанието на свободното място трябва да съдържа фраза, която се фокусира върху опита в конкретна сфера на дейност, например в търговията на едро или търговия на дребно, в строителството, в застрахователна компания, в петролния и газовия сектор и др. По някаква причина се смята, че счетоводител, който е работил например в сектора на услугите, не може да води записи в производството. Наистина ли е?!

Ние представяме Страх № 3 - „Фирмата ми има специфична дейност, но има ли специалисти, които правилно да се съобразят с тази специфика?“

Първо, бих искал да кажа, че този страх до известна степен е оправдан. Но въпросът тук вероятно не е липсата на опит в определена област, а по-скоро отношението на счетоводителя към промяна на посоката, към усвояване на нещо ново. Нашата компания например реши освен да търгува, да започне да изгражда и собствена търговски комплекс. Едва ли веднага ще ни хрумне главната счетоводителка да бъде сменена с човек, който познава строителното счетоводство. Ако нашият счетоводител е професионалист с главни букви, тогава най-вероятно той или самостоятелно ще изучава всички нюанси на счетоводството в строителството, или ще посещава специализирани счетоводни курсове в тази област. Е, ако той реши да напусне, тогава няма нужда да го задържате - това не е специалистът, от който се нуждаем, за да развием вашия бизнес.

В счетоводните фирми обикновено работят много мобилни специалисти по отношение на усвояването на нещо ново. И това се дължи преди всичко на факта, че счетоводните фирми обслужват много компании, всяка от които е уникална в своята дейност, в своята специфика. В процеса на работа винаги има натрупани методически материали, които регламентират поддържането на повечето видове записи стопанска дейност, тъй като счетоводните фирми са уникални и по своята специфика, а именно в счетоводството. Освен това специалистите, когато са събрани на едно място, винаги могат да обменят своите мнения, знания и натрупан опит. А колективният ум, както знаем, винаги е по-добър от индивидуалния.

Следователно, докато нашият счетоводител прекарва време в самостоятелно обучение или търсене и посещаване на необходимия семинар, а ние харчим пари за заплащане на този семинар, специалистите на счетоводната компания вече ще започнат да водят счетоводна документация за дейността на нашата компания. И всичко това, защото вече са подбрани необходимите методически материали, идентифицирани и решени са проблемни въпроси, които вече са възникнали във фирми с подобна специфика, а един от специалистите на Счетоводната къща вече е посещавал специализирани семинари и е споделял знания със свои колеги. това страшно ли е Напротив, прекрасно е.

Но защо винаги казваме Счетоводни къщи, специалисти на счетоводни къщи? В крайна сметка всичко това е някак безлично. Ние сме свикнали, че счетоводството на нашата фирма се води от точно определено лице, което познаваме, с точно определено име и фамилия. А тук е само името на Счетоводната къща. Ето го, Страх № 4 - „Не се знае кой ще води записите, но аз познавам Мария Ивановна.“

Когато купуваме продукт, като например телевизор, какви фактори влияят върху решението ни да купим този конкретен продукт? Може би това е марката на продукта, репутацията на производителя, качеството на продукта, неговата цена или гаранционно обслужване. Наистина ли ни интересува кой точно направи тази телевизия - Петя Иванов или Вася Смирнов. Разбира се, че не. Нека разгледаме счетоводството като стока. Ако отчетите на нашата компания се подават навреме в данъчната служба, ако няма грешки в счетоводството, ако регулаторните органи нямат оплаквания срещу нас, ако нашите контрагенти не се оплакват от забавяне на плащанията от наша страна, тогава има ли значение кой точно стои зад всичко това: Мария Ивановна или счетоводна компания? Сигурно вече не е толкова важно. Основното е, че сме спокойни, защото вече не се тревожим за такива проблеми като: какво ще стане, ако Мария Ивановна се разболее, и ако тя отива на почивка, и внезапно реши да напусне? Болести, отпуски или уволнения на специалисти от Счетоводната къща не ни засягат, тъй като фирмата ни предоставя услуги и фирмата носи и отговорност за качеството на тези услуги, тъй като с тях сме сключили договор, а не с конкретна Мария Ивановна.

Е, ако все пак искаме да се запознаем с конкретен специалист, винаги можем да го направим като просто отидем с колата до офиса на счетоводната къща. Освен това сега на сайтовете на повечето счетоводни фирми има раздел със снимки и автобиографии както на управленски персонал, така и на счетоводни специалисти. И още един нюанс: ако внезапно се скараме с Мария Ивановна, няма да е толкова лесно да я заменим с нов счетоводител и дори да получим висококачествено прехвърляне на дела от нея. За една счетоводна къща е много по-лесно да замести специалист, работещ с нас, тъй като задоволяването на нуждите и желанията на клиента е закон за всеки бизнес, който иска да поддържа репутацията си и носи отговорност за качеството на своя продукт.

Добре, личностите май ги подредихме, но трябва някак си да изградим комуникацията със Счетоводната къща. Но ние не разбираме как да го направим, как да го преодолеем Страх #5 - „АзНе мога да си представя как да взаимодействам с тях. Тук извика човек и му постави задача, а там не е ясно кой какво ще прави.”

Всяко добро начинание може лесно да бъде обезсилено, ако първоначално не подходите към него с цялата сериозност. Да кажем, че решим да произведем продукт. Първо ще разберем от какви суровини се нуждаем и заедно с доставчика ще разработим график за доставка на тези суровини. След това ще определим производствения цикъл в рамките на нашата компания, например движението на полуфабрикатите от цех № 1 до цех № 2, ще намерим купувачи и ще определим срока, в който продуктът ще бъде доставен до купувач, както и удобно за купувача място за доставка.

По същия начин, когато изграждаме отношения със счетоводна компания, трябва да обмислим всички нюанси на нашата комуникация, за да получим в крайна сметка продукт, а именно счетоводна услуга, най-високо качество. И това трябва да стане на етапа на сключване на договора. На първо място трябва да определим какви конкретни услуги искаме да получаваме, било то пълно счетоводство, ТРЗ или фактуриране. Колкото по-подробно в договора е посочено кои конкретни действия (документи за създаване) са включени в предоставяната услуга, толкова по-лесно ще бъде както за нас, така и за Счетоводната къща.

След това можем заедно със счетоводната къща да разработим график за документооборот, който да записва приблизително следното:

• информация и документи, които трябва да предоставим на Счетоводната къща, както и сроковете за предоставянето им;
• информация и документи, които ще получим от Счетоводната къща, и съответно сроковете на тяхното получаване;
• информация и документи, които Счетоводната къща ще предоставя на регулаторните органи и др.

След като изпълним горните стъпки, по този начин ще получим лекарство срещу страха, а именно правилата за взаимоотношения със счетоводната къща, от които винаги можем да разберем кой какво и кога трябва да направи.

Между другото, горните разпоредби, които включват график на документооборота и списък на отговорните лица, ще ни окажат неоценима помощ в борбата с Страх № 6 – „Как ще контролирам какво се прави и какво не?“В крайна сметка можете да разберете какво е направено само когато знаете точно какво е трябвало да се направи.

И така, вече имаме един контролен инструмент. Вторият инструмент може да бъде отчет от счетоводната къща за извършената работа. Можем да предвидим задължение за предоставянето му заедно с приемо-предавателния акт за предоставените услуги в договора. Отчетът трябва да съдържа информация за всички действия на Счетоводната къща, извършени в процеса на предоставяне на услуги на нашата компания, например броя на издадените фактури за нашите клиенти, обработените фактури, получените от нашите доставчици, създадените касови документи, отразяващи движението на нашите парични потоци и т.н. След като получим такъв отчет и го сравним с графика на документооборота, ние не само ще можем да наблюдаваме изпълнението на всички необходими действия, но и да разберем за какво плащаме пари.

Фирмите, които подлежат на задължителен одит (или извършват доброволен одит), получават още един инструмент за контрол - заключението на одиторска компания.

Съгласете се, че въпросът с контрола не се оказа толкова страшен, защото дори без да навлизаме много в него, открихме три от много възможни вариантиотговор на него.

В същото време анализирахме само едната страна на контрола - количествената, така да се каже, и какво да правим с качеството. Да, декларацията ни за ДДС е подадена навреме, но правилно ли е изчислен данъкът? Това Страх №7 - „Ще направят много грешки, но кой ще е отговорен, аз?!”

Както се казва, никой не е имунизиран от грешки. Който не работи, не бърка. Но това не ни улеснява. Който и да води счетоводството в нашата фирма, била тя и наша Главен счетоводителили счетоводна фирма, отговорността все още е на управителя и в крайна сметка засяга собственика на фирмата, тъй като грешките водят основно до загуби. Ето защо трябва, ако не напълно да се отървем от рисковете от счетоводни грешки, то поне да се опитаме да минимизираме загубите, свързани с тях. Да приемем, че данъчната инспекция извърши проверка и начисли на нашата компания допълнителни суми данъци, както и неустойки и глоби, и всичко това, защото нашият счетоводител направи грешка в изчисленията. Ние, разбира се, можем да поискаме обезщетение за щети от нашия счетоводител, но само в рамките на ограниченията Кодекс на труда, защото ти и аз сме законопослушни. Какво да направите, ако сумите на данъците, санкциите и глобите надхвърлят установените граници трудовото законодателствоили счетоводителят внезапно се отказа?! Така се оказва, че всички загуби падат върху лидера. Да разгледаме същата ситуация, само че променяме едно условие: грешки са допуснати от Счетоводната къща. Можем ли да компенсираме щетите в този случай? Не само можем, но и ще компенсираме. За целта обаче отново трябва да подходим с цялата си сериозност към сключването на договор за счетоводно обслужване, да предвидим в него отговорността на Счетоводната къща за неадекватното качество на предоставените услуги, както и задължението да ни обезщети за щети, които търпим поради това неадекватно качество. А ако в допълнение към това отговорността на Счетоводната къща е застрахована от надеждна застрахователна компания, то рисковете от нашите загуби ще бъдат значително намалени, което означава, че още един страх ще изчезне.

За лека закуска оставихме нещо, което едва ли ще остави някой безразличен, а именно Страх № 8 - „Скъпо е! Ще трябва да платя не само на счетоводителя, но и „печалбата“ на аутсорсинг компанията.“

Разбира се, целта на всяко търговско начинание е печалбата. И за да го получим, трябва по-специално да минимизираме разходите. Да видим колко ни струва да поддържаме един счетоводител. В допълнение към заплатите харчим пари за:

• данъци върху заплатата на счетоводителя;
• отпуск и отпуск по болест за счетоводители (т.е. време, през което работата не е свършена);
• Услуги за подбор на персонал (при наемане на счетоводител);
• здравна осигуровка
• наем на офиси;
• компютър, канцеларски материали, счетоводна програма, семинари, специална литература и др.

Не бива да забравяме, че обемът на работата на счетоводителя зависи изцяло от това бизнес активносткомпании. Но какво ще стане, ако дейността на компанията се характеризира със сезонност? Приходите ни падат в определени месеци, но заплатата на счетоводителя и разходите за издръжката му остават на същото ниво. И лесно можем да направим загуба. Така че не е ли по-добре да сключите договор със счетоводна къща, при условие че плащането се извършва само за количеството извършена работа, например за броя на обработените операции, документи и т.н.?!

И последното нещо, което бих искал да кажа.

Авторът на тази статия по никакъв начин не е искал да постави под съмнение професионализма, почтеността и всеотдайността на счетоводителите, работещи във всякакви производствени, търговски, строителни или други фирми, различни от тези, които са специализирани само в предоставянето на счетоводни услуги.

Когато пишех тази статия, исках само едно – да развенчая страховете от аутсорсинга на счетоводството. Доколко това беше успешно, остава да прецените вие, скъпи читатели.

Всеки, който го прави предприемаческа дейност, знае, че финансовото отчитане е важна част от бизнеса. Това не засяга каква форма на собственост има предприятието. В наши дни се появи голяма сумафирми, чиято основна дейност е предоставяне на счетоводни услуги. Появата им на пазара се дължи на повишеното търсене на дистанционна поддръжка на счетоводна документация.
Прехвърлянето на счетоводни функции на трети страни наскоро предизвика объркване и недоверие сред мнозина. Как бихте могли да поверите поддържането на почти цялата финансова документация на хора, които не са част от персонала на компанията? Но нашето време диктува прозрачни бизнес практики и следователно няма нужда да криете финансовите си показатели от външни лица, особено ако те са фискални власти. Счетоводен аутсорсинге ситуация, при която една компания „прехвърля“ задачите и ежедневните функции на собствения си счетоводен отдел към трета счетоводна компания.
Счетоводният аутсорсинг не просто изготвя отчет за някой друг до данъчната служба. Това е пълната му защита и правна подкрепа във фискалните власти. Ръководителят на компанията и основателите не трябва да се тревожат за документите; те могат да се съсредоточат върху управлението на основния бизнес. Но най-важното е, че това са икономическите ползи от поръчката на такива услуги. Факт е, че модерният финансови отчетинепрекъснато се променя и различните фискални органи систематично правят промени и допълнения.
За да се избегнат санкции и при най-малкото несъответствие, е необходимо да се поддържа цял щат от счетоводители, юристи и финансови анализатори. В този случай изготвянето на финансови отчети се превръща в тримесечна овална задача, в която задължително участва ръководителят на компанията. Чрез прехвърляне на счетоводството към специализирани фирми, компанията незабавно оптимизира разходите си. В крайна сметка намаляването на такъв огромен апарат веднага се отразява във фонда за заплати.
Това освобождава доста колосално пространство, което може да се използва по-изгодно. Е, и съответно няма разходи за задължително офис оборудване и софтуер. Можете да изчислите косвените ползи от подобни услуги след първия тримесечен отчет. Всъщност в този случай разходите за счетоводство се прехвърлят към себестойността на продукцията като плащане за услуги организация на трета страна.
Компанията получава не само счетоводство, а цял персонал от квалифицирани специалисти, които освен счетоводство могат да предоставят услуги в областта на наблюдението на движението на материални и финансови ресурси, да изпълняват функциите на отдел човешки ресурси и много други. Няма значение кога ще се случи този счетоводен преход. Дори ако компанията работи доста дълго време, първичната документация на компанията ще бъде представена в съответствие със закона, чак до документите за регистрация.
Можете, разбира се, да поръчате еднократна услуга, но само пълното абонаментно обслужване осигурява гаранция за стабилност и възможност за развитие на компанията. В този случай цената на счетоводните услуги ще отразява целия набор от помощ, предоставена на предприятието. Персоналът на специализираните компании винаги включва финансови анализатори и одиторски специалисти. По-усъвършенстваните функции, прехвърлени на управлението на такива компании, позволяват да получавате не само тримесечни отчети, но и оперативна информация от месечен или дори седмичен характер. Освен това той ще бъде придружен от аналитични бележки, характеризиращи реалното състояние на компанията в даден период от време, оценка на краткосрочните й перспективи за развитие, както и анализ на възможните планове за по-дълъг период.

1. Аутсорсинг в Русия.

Счетоводният аутсорсинг като услуга се появи в Русия сравнително наскоро. Счетоводният аутсорсинг е ситуация, при която една компания „прехвърля“ задачите и ежедневните функции на собствения си счетоводен отдел към счетоводна компания трета страна. Трябва да се отбележи, че сътрудничеството с компания, предоставяща аутсорсинг услуги, има редица безспорни предимствапред щатния счетоводител. Според агенцията DISCOVERY Research Group (www.drgroup.ru), експертната оценка на неговия обем варира от $50 млн. до $100 млн. Такъв значителен разход в оценките се дължи на наличието на много малки играчи, работещи с един или двама клиенти , чиито услуги трудно могат да бъдат взети предвид при оценката на общия пазарен обем. Големите играчи, навлезли на пазара сравнително наскоро, все още не са успели да заемат значителен дял. Въпреки това, според прогнозите на пазарните участници, в бъдеще трябва да има преразпределение на пазарните дялове в полза на големите компании.
Според оценки на редица експерти днес около 5% от всички руски компании използват услугите на външни изпълнители (с изключение на индивидуалните предприемачи или много малки компании, които използват услугите на отделни счетоводители).
Пазарът едва започва да се формира и все още е далеч от етапа на насищане, годишният растеж достига 50-60%. Например, броят на клиентите, които желаят да получат ТРЗ услуги, нараства със 70% годишно.
В Русия, според Unistaff Payroll Services, през 2007 г. около 250 000-500 000 работници са получавали заплати, изчислени от аутсорсинг компании. Експертите предполагат, че растежът на пазара през следващите 2-3 години ще бъде лавинообразен, броят на „изчислените“ служители ще се увеличи до 1-1,5 милиона души. Най-големият пазар в Русия е пазарът на Москва: според участниците на пазара на счетоводни услуги в Москва има повече от 100 фирми, специализирани в този вид услуги, докато само в някои от най-големите регионални центрове техният брой може да достигне 30-40 .
Според експерти най-големите компании, работещи на пазара на аутсорсинг на счетоводни услуги, са: Intercomp, Unistaff, UCMS Group и BDO UBS - големи и среднозападни и руски фирми ги считат за основни доставчици на аутсорсинг услуги.
На първо място, аутсорсингът е уместен, когато текучеството все още не е достатъчно, за да поддържа пълен персонал от служители, когато обемът на работа осигурява само частична заетост. За работещите компании това е период на преход или криза, когато са необходими промени в текущата структура, за да продължи дейността.
Друг стимул може да бъде растежът на бизнеса, в резултат на което натоварването и разходите за неосновни процеси се увеличават значително, както и трудностите при наемането на професионални служители. Когато решавате да преминете към аутсорсинг, трябва да разберете, че преходът е ефективен, когато общият положителен ефект от иновацията надвишава разходите за нейното създаване

2. Съвременни тенденцииприлагане на счетоводен аутсорсинг.

Напоследък счетоводният аутсорсинг става все по-популярен в чужбина и в Русия. Прехвърляне на счетоводството и данъчно счетоводствоуправлението на специализирана компания се извършва изцяло или частично в зависимост от редица фактори. Основната точка на аутсорсинга е прехвърлянето на рутинни и неосновни процеси на трета страна, което ви позволява да запазите вашите собствени трудови ресурсиза по-важни бизнес задачи. Доскоро тази концепция беше приложима само за производствени процеси. Най-големите западни производители на оборудване, облекло и други стоки прехвърлиха производствените си линии в евтини страни работната сила, фокусирайки се върху решаването на стратегически и иновативни проблеми. Напоследък не само в чужбина, но и в Русия този вид аутсорсинг като счетоводство става все по-популярен. Прехвърлянето на счетоводството и данъчното счетоводство на специализирана фирма за управление става изцяло или частично в зависимост от спецификата на дейността на фирмата, задачите, количеството и качеството на специалистите и бюджета.
Ставайки потребител на аутсорсинг услуги, клиентската организация получава възможност да се съсредоточи върху основния си бизнес, тъй като споразумението за аутсорсинг се сключва специално за неосновни области от дейността на организацията. Прехвърлянето на част от работата на аутсорсинг ви позволява да намалите разходите, тъй като често услугите на аутсорсинг са много по-евтини от поддържането на собствен персонал. Счетоводният аутсорсинг се използва главно от чуждестранни организации, работещи в Русия, както и съвместни предприятия. Това е по-скоро необходима мярка: в крайна сметка чуждестранните бизнесмени не винаги са добре запознати с всички тънкости на руското законодателство. Сега обаче все повече и повече Руски бизнесмениизползвате счетоводен аутсорсинг, който предлага услуги за възстановяване, поддържане на счетоводни и данъчни записи, оптимизиране на данъчните плащания, изготвяне на междинни и годишни отчети, както и работа с данъчни власти.
Предимствата на прехвърлянето на функции за прехвърляне на отчетност към трета страна или поддържане на счетоводство от професионалисти са очевидни. В резултат на този вид финансов аутсорсинг, една компания може:
- повишаване на инвестиционната привлекателност на дружеството чрез повишаване на прозрачността
- трансформиране на счетоводните отдели на компаниите от групата в единен, гладко работещ механизъм
- освободете се от индивидуалните трудоемки счетоводни процеси и посветете времето си на бизнеса
- гарантиране на конфиденциалност при изчисляване на заплатите
- получават съвети относно данъчните последици от сделките и тяхното изпълнение
- получават правна подкрепа при данъчен спор
- не се притеснявайте от частната смяна на счетоводителите във фирмата
Лесно преминаване към счетоводство сами, като са получили методическа и техническа подкрепа от възложителя
Цената на услугата е сравнима с разходите за труд на главен счетоводител или малък счетоводен отдел. В същото време организирането на счетоводство в предприятие с участието на специализирана компания има редица предимства.
Клиентът не харчи пари за поддръжка на работните места на счетоводителите (офис оборудване, документация, Консумативи, специална литература, семинари и др.);
Клиентът няма да се сблъска с проблем, когато единственият му счетоводител не е на място в точното време, тъй като в една счетоводна организация той работи не с един счетоводител, а с екип - счетоводният отдел, ръководен от старши счетоводител;
Клиентът има достъп до професионални адвокати и одитори, с които може да се консултира за оптималното изпълнение на определена сделка от гледна точка на данъчното облагане, гражданското право и др.;
Клиентът не се притеснява за доставката на необходимите документи (това е задача на куриерите на възложителя);
Възложителят носи отговорност за късното подаване на отчети (ако клиентът е предоставил всичко навреме Задължителни документиза неговото приготвяне);
Клиентът може да приспадне ДДС за услугите на счетоводна къща;
Клиентът не се притеснява от проблемите на текучеството и натовареността на счетоводния персонал.
За разлика от счетоводните услуги, предоставяни от външни доставчици, счетоводният аутсорсинг е форма на взаимодействие, при която външна компания се включва в работните бизнес процеси на фирмата клиент като неразделна функционална единица, като същевременно остава организационно и правно независима. Чуждестранни експерти в областта на аутсорсинга отбелязват, че наред с прехвърлянето на определени финансови функции, които често се извършват ежедневно от аутсорсинг, обикновено се прехвърля и контролът върху тези функции и процеси.
Според експерти от Outsourcing Institute, САЩ, най-голям ръст в аутсорсинга, като необичайно динамично развиващ се вид оптимизация на дейността на предприятието, се наблюдава при аутсорсинга на бизнес процеси в областта на финансите и счетоводството. Проучване на 600 фирми от Американската асоциация по мениджмънт показа, че до този момент 1/5 от анкетираните фирми са възложили поне част от своите финансови и счетоводни операции, а 4/5 от фирмите са изнесли някои от административните си функции.

Заключение

За разлика от счетоводните услуги, които често имат епизодичен характер, счетоводният аутсорсинг е дългосрочна стратегия, която включва основно преструктуриране на бизнес процесите в компанията. Експерти от различни компании не са съгласни колко сериозно може да бъде това преструктуриране на бизнес процесите. Повечето от тях обаче са съгласни, че създаването на процеси на взаимодействие и документооборот е важен компонент на успеха на аутсорсинга в едно предприятие. Счетоводният аутсорсинг не трябва да се класифицира като услуга. Всяко предприятие може да има стотици доставчици, но има само един аутсорсър за всяка прехвърлена функция.

Друга често срещана форма на счетоводна поддръжка в предприятието - участието на счетоводител на свободна практика - не може да се класифицира като аутсорсинг на счетоводството, тъй като доставчикът на услугата в този случай е индивидуалени обективно не може да разполага със собствена инфраструктура, необходима за осигуряване и поддържане на процесите на бизнес взаимодействие, а също така е лишена от редица други възможности на специализирана компания. Дори при еднакво натоварване и съпоставимо качество на работа, специализираните фирми имат предимство пред индивидуалните професионалисти. Поради предимствата на счетоводния аутсорсинг, изброени по-горе, можем да заключим, че аутсорсингът е много подходящо решение за проблемите, с които може да се сблъска един предприемач.

Тази статия е толкова уникална, че не можахме да намерим услуги, свързани с нея!

Счетоводен аутсорсинг – възможност за организиране финансови дейностифирми най-ефективно, без да надплащат редовни служители, чиято производителност на труда не винаги е висока. Ръководителят на проекта Bi-Consulting Мая Зиновиева говори за спецификата на пазара на финансови услуги в Русия, спецификата на развитието на бизнеса, системата за управление и нюансите на работа с клиенти на аутсорсинг компанията „Жажде“.

Начални инвестиции и динамика на развитие

Идеята за стартиране на бизнес хрумва на Мая още през 90-те години, когато започва работа в областта на счетоводството. През 1991 г., след специализирани тримесечни курсове, бъдещият ръководител на проекта Bi-Consulting заема позицията на главен счетоводител в малко предприятие. По време на следването ми стана ясно, че счетоводството може да бъде много интересно нещои си струва да продължите да го правите.

Кариерата започна много интензивно професионална дейност. След 6 месеца работа тя намира друга работа и в края на първата година работа като счетоводител предоставя услугите си на 5 различни компании. Всичко това обаче не отговаряше напълно на интересите и приоритетите на младата амбициозна жена - тя се стремеше да реализира нови идеи и проекти.

По това време вече е започнала да се заражда идеята за създаване на счетоводна фирма, която да работи едновременно за няколко организации и да бъде самостоятелно предприятие. С натрупания опит дойде и стратегическа визия за развитие на бизнеса – разгледаха се възможностите за разпределяне на отговорностите на бъдещите служители и организиране на работата на компанията. Така идеята постепенно се оформи в конкретен бизнес план.

Въпреки това, по това време, за да отворите собствена фирмавсе още нямаше възможност. В различни етапи от живота си бъдещият предприемач заема длъжностите главен счетоводител и финансов директор в хранителен холдинг. През 2000 г. възможностите и желанията най-накрая съвпаднаха и беше създадена собствена счетоводна компания.

Бизнесът с услуги не е капиталоемък, така че начален капиталбеше малко повече от 50 хиляди рубли. Дори по това време тази сума беше доста достъпна. Но доста дълго време печалбите на компанията трябваше да бъдат инвестирани в развитие - придобиване на програми, информационни системи, системи за сигурност, компютърно и сървърно оборудване.

Мая Зиновиева: „Първите клиенти имаха много лошо разбиране за принципите на привличане на аутсорсинг компания, много неща трябваше да бъдат обяснени точка по точка и нещо трябваше да се коригира в процеса. Но бизнесът си е бизнес – ако искаш да си ефективен, трябва да учиш и да учиш другите. Отначало работех като индивидуален предприемач, тогава се появи възможност за проектиране юридическо лице. Брат ми Дмитрий работи с мен по проекта. Така се появи Bi-Consulting LLC – нашето съвместно дете, семеен бизнес, може да се каже.“

По това време никой не знаеше как да управлява аутсорсинг бизнес; всъщност Мая създаде своя собствена система за предоставяне на услуги чрез проба и грешка. И никой не е имунизиран от грешки в началото на пътуването.

Мая Зиновиева: „Възникна тази или онази ситуация с клиента - и това беше отразено в следното споразумение, във вътрешните правила за служителите. И така, в продължение на няколко години, всяка наша грешка в комуникацията с клиентите и в работата ни променяше договора. В резултат на това създадохме споразумение от 22 страници, което отговаря на почти всички възможни въпроси на клиента. Не сме променяли документа през последните 4 години.

Рентабилност и финансова ефективност

Ако счетоводният аутсорсинг бизнес е структуриран правилно, тогава можете да постигнете изплащане доста бързо: за около шест месеца. Срокът на изплащане на такива проекти е дори по-кратък, отколкото в други видове бизнес, тъй като работата с клиенти е редовна. Например, много клиенти работят с Bi-Consulting повече от 15 години, почти от откриването му.

Мая Зиновиева: „В началото на нашия път не знаехме много и допускахме грешки. Не в самото счетоводство, а в отношенията с клиентите - те не можеха бързо да отговорят на заявките, не се съгласиха, така да се каже, „на брега“ по много подробности от работата. В резултат на това те загубиха такива клиенти и следователно печалба. До 2005 г. успяхме да сформираме публика редовни клиенти, което осигури рентабилна непрекъсната работа без забавяне на заплати, без задължения към доставчици и със стабилни печалби.“

Сега компанията Bi-Consulting има 140 редовни клиента. През отчетните периоди има и такива, които кандидатстват само за отчетни или други еднократни услуги. Средната сметка е 7-8 хиляди рубли.

Формиране на екип

Специалистите, работещи в Bi-Consulting, са ценен актив професионални познанияи опит. Корпоративната политика на компанията обаче е насочена към изграждането на екип. Само в него може да се постигне това, което един специалист никога не може да постигне. Това включва комбинирано знание, подкрепа един на друг и съвместно решаване на сложни проблеми. И, разбира се, много важен факторе дейността на мениджъра като управленско звено и своеобразна ос, около която се изгражда структурата на фирмата.

Мая Зиновиева: „В самото начало бях единственият специалист. Тя сама ръководи първите си компании. Тя нае само асистенти, които в най-добрия случай можеха да въвеждат документи в програмата. Но в по-голямата си част те бяха необходими само за да отидат до данъчните власти, банките, да вземат и доставят документи. Сега тези процедури са дигитализирани, ние почти не виждаме клиенти, дори и да сме наблизо. Клиент-банка, оператори електронно отчитане, сканиране, облачни програми – можехме само да мечтаем за това в началото на бизнеса.”

Постепенно броят на клиентите нараства, фирмата започва да набира квалифицирани счетоводители. Но наемането на готови специалисти се оказа лоша идея.

Мая Зиновиева: „Има много амбиции, големи изисквания, но работата оставя много да се желае. Предпочитам да преподавам работата на главен счетоводител на момичета, дошли при нас след колежи или институти без трудов стаж. Те направиха най-добрите специалисти. Те все още работят в нашия приятелски екип.

Система за управление: методи, техники, техники

В процеса на финансов растеж и структуриране на компанията Bi-Consulting беше създадена специална уникална система от вътрешни правила и стандарти, която ни позволява да работим без пропуски и грешки, без болнични и отпуски.

В процеса на работа на компанията се използват всички налични средства за комуникация - електронна поща, месинджъри, телефони - за бърза комуникация с клиентите. Целта на компанията е клиентът да не изпитва дискомфорт, защото счетоводителят работи дистанционно.

Bi-Consulting активно внедрява всички технически средства, налични в съвременния свят: програми и документи в облачни решения, дистанционна работа с банки, автоматизирано отчитане.

Счетоводната индустрия се превърна във високотехнологична индустрия. И, разбира се, това изисква мениджърът да има умения и познания по автоматизация. Все още често променящото се законодателство ви принуждава да държите пръста си на пулса - не можете да оставите да мине месец, без да проследите промените в документите на различни нива. Така че ръководителят на една счетоводна къща просто трябва да бъде счетоводител, данъчен специалист, юрист, програмист, IT специалист и специалист по интелектуални науки. И, разбира се, важен е изборът на специални техники и методи на управление, търсенето на вашия собствен оптимален начин на взаимодействие с екип от служители.

Мая Зиновиева: „Струва ми се, че имам един трик - да взема предвид способностите и нуждите на всеки служител. Това създава атмосфера на доверие в организацията и възможност всеки служител да реализира потенциала си в компанията. И, разбира се, подкрепа от колеги. Работата трябва да е приятна и лесна, трябва да виждате резултатите от дейността си, да разбирате какво правите и как това е свързано с работата на другите. Тогава ефективността ще се увеличи."

Характеристики на конкурентната среда и работа с клиенти

Когато Bi-Consulting започна да работи като компания, предоставяща счетоводни аутсорсинг услуги, практически нямаше конкуренти в тази област. И беше изключително трудна задача– работа в среда, в която няма предлагане, а следователно и търсене. Сега пазарът има точно обратния проблем - фирмите са твърде много и не всички предоставят висококачествени услуги. И в резултат на това се създава лоша репутация за счетоводния аутсорсинг като цяло. Сега една от основните задачи на маркетинговата промоция не е да обясни какво е счетоводна компания, а да докаже, че услугите на Bi-Consulting са коренно различни от другите.

Аутсорсингът е специална система на работа. Просто да наемете опитен главен счетоводител и да занесете документи в офиса, за да ги въведете в базата данни, не означава предоставяне на счетоводни услуги. Работата на компанията Bi-Consulting е да замести изцяло целия бизнес процес с всички произтичащи от това последствия: отговорност, организация на дистанционна работа, решение трудни ситуациис индивидуален подход, но и спазване на закона. Основната характеристика на компанията е управлението на активи от знания. Защото най-ценното нещо са знанията на специалистите и знанията, придобити в резултат на богат опит в работата с най-различни компании.

Спецификата на пазарните условия в бранша диктува необходимостта от модернизиране и постоянно развитие. В същото време основният фактор е формирането на правилните компетенции и натрупването на бизнес опит.

Индустрията се развива бавно, пазарът в момента е буквално наводнен от малки компании, които просто не са в състояние да предоставят качествена услуга. Отчасти поради ограничените ресурси, но главно поради липсата на разбиране за това как аутсорсингът трябва да работи по принцип. Следователно се появява голям бройклиенти, недоволни от услугите на външните изпълнители и принудени да се върнат към наети счетоводители, които вече са остарели. И ако големите компании все още могат да си позволят да намерят приличен специалист, то за малкия и среден бизнес аутсорсингът е единственото цивилизовано решение за организиране на счетоводство.

Но проблемите при развитието на счетоводна къща не свършват дотук. Наред с трудностите в индустрията и високата конкуренция, един от основните приоритети за развитие е привличането на нови клиенти. Това е проблемът със сложността на преминаването към аутсорсинг.

Клиентът може да оцени качеството на счетоводните услуги само след време, тъй като продуктът е предназначен за дългосрочен план. Освен това изглежда преминаването към служба в компанията потенциален клиентсложна процедура, въпреки че Bi-Consulting я намали до няколко часа.

Друг нюанс на работата с аутсорсинг компания е, че за клиентите е доста трудно да контролират качеството на услугите, получени в процеса на тяхното предоставяне. Можете да се съсредоточите само върху крайния резултат.

Мая Зиновиева: „Откъде знаеш, че услугата е некачествена? Компанията може да разбере за това след шест месеца или година. И дори тогава, ако намерят глоба или блокират акаунта. Можете да контролирате работата на счетоводителя само ако сами го разбирате. Но ако разбирате, тогава защо имате нужда от аутсорсинг? Така че се оказва, че просто трябва да се доверите на думите на ръководителя на аутсорсинг компанията.”

Постижения, резултати, планове за развитие

Основното постижение на компанията е създаването на собствена ефективна система за организация на труда. През 2005 г. в Би-Консултинг работят 25 души. Сред тях са счетоводители, куриери и IT специалисти. Те обслужваха около 40 компании. В момента има 9 души персонал, включително ръководството, и има 140 компании в услуга. “Bi-Consulting” работи без спешна работа и “нощни събирания”, спокойно и редовно.

Компанията обаче не планира да спре дотук. Плановете включват по-нататъшно разширяване на географията на дейност. Сега географията на проекта не се ограничава до Москва и Тула, където се намират офисите на компанията. Bi-Consulting работи с компании в различни региони - клиенти включват Калининград, Ижевск и много други.

Ефективно и удобно дистанционна работапозволява на компанията да работи ефективно на всяко разстояние - цялата работа се извършва чрез интернет. Географската експанзия е възпрепятствана по-скоро от психологическа бариера сред самите бизнесмени. Смятат, че една счетоводна фирма трябва да е на пешеходно разстояние, някои се страхуват от дългите разстояния.

Кризата леко забави икономическия прогрес на компанията. Някои от клиентите намалиха дейността си, други бяха напълно ликвидирани. Но „долната линия“ (пристигането на нови клиенти минус свалките) всяка година „Bi-Consulting“ придобива нови клиенти и увеличава оборота си.

Мая Зиновиева: „Всъщност смятам, че нашето развитие е възможно не само чрез регионална експанзия. Дори в Москва не всички компании работят с външни изпълнители, още по-малко получават такива услуги Високо качество, като нашите. Що се отнася до неруския пазар, това вероятно все още не е за нас. Първо, ние сме специализирани в руското законодателство. Така че е по-вероятно сред нашите клиенти да видим чуждестранни компании, работещи в Русия, отколкото да навлязат на пазарите на други страни. Второ, колкото и претенциозно да звучи, нашата мисия е да организираме цивилизовано счетоводство руски компании. Искам бизнесът в Русия да стане бизнес от световна класа.

Би-Консултантска компания във факти и цифри

Година на основаване

Начален капитал

50 хиляди рубли.

Период на изплащане

6 месеца.

Оборот днес

12 милиона рубли.

Рентабилност

Брой редовни клиенти

140 компании.

Среден чек

У дома » Инвестиции » Аутсорсинг на финанси. Изнесени счетоводни услуги Счетоводни услуги от аутсорсинг компания