Creación de documentos electrónicos. Software para crear documentos en una computadora. Los procesadores de texto se utilizan para crear y procesar documentos electrónicos.

Un documento electrónico puede utilizarse en todas las áreas de actividad donde se utilice el software y el hardware necesarios para crear, procesar, almacenar, transmitir y recibir información. Con la ayuda de documentos electrónicos, se pueden realizar transacciones (contratos celebrados), se pueden realizar liquidaciones, se puede llevar a cabo la correspondencia y la transferencia de documentos y otra información.

Los documentos electrónicos pueden contener información de un tipo determinado, o mixta.

Figura 1.2 Tipos de documentos electrónicos

Cabe señalar que un documento electrónico tiene más tipos, lo que indica su indudable ventaja. Sin embargo, los más comunes son los documentos de texto y gráficos.

Un documento de texto es una secuencia de caracteres (en su mayoría caracteres impresos pertenecientes a uno u otro conjunto de caracteres). Estos caracteres suelen estar agrupados en líneas. En los sistemas modernos, las líneas están separadas por separadores de línea, mientras que en el pasado, las cadenas se almacenaban como registros de longitud constante o variable (por ejemplo, en tarjetas perforadas). Un documento de texto puede contener tanto texto con formato como sin formato.

Un documento gráfico es un archivo que contiene un modelo de información de la imagen de un objeto destinado a ser utilizado en un área particular de gráficos por computadora o específicamente con una herramienta de software particular. Cada tipo de documento gráfico tiene un formato de archivo gráfico correspondiente. Un formato de archivo gráfico es una estructura de datos estandarizada en la que se convierte un documento gráfico cuando se escribe en un medio para su posterior procesamiento y almacenamiento.

En los documentos de tipo mixto se combinan dos o más tipos de presentación de datos. Su ventaja es la capacidad de visualizar la información del documento para una mejor comprensión y asimilación.

Gestión de documentos electrónicos

Flujo de documentos: el movimiento de documentos en una organización desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución o envío (GOST R 51141-98); complejo de trabajos con documentos: aceptación, registro, distribución, control de ejecución, formación de casos, almacenamiento y reutilización de documentación, obra de referencia.

La gestión electrónica de documentos (EDM) es un mecanismo único para trabajar con documentos enviados a en formato electrónico, con la implementación del concepto de "trabajo de oficina sin papeles".

Existen varios tipos de procesamiento de documentos electrónicos:

Tipos generales de procesamiento:

· Creación

Edición

· Conservación

· Renombrar

· Moverse a lo largo de la ruta

・Colocar en una carpeta

· Indexación

Eliminación

Tipos de procesamiento especializados:

· Experiencia

· Aprobación, endoso, firma

· Registro

· Clasificación

Ejecución

· Control

· Y las demás que determinen las especificidades.

El procesamiento de documentos en formato electrónico se lleva a cabo como parte del proceso de documentación dentro de los límites de los derechos de acceso otorgados a los empleados que desempeñan funciones en la ruta del documento.

En cada industria o diferentes tipos Las actividades en el procesamiento de documentos, tanto en papel como en forma automatizada, tienen sus propias especificidades asociadas con diferencias tanto en la composición de los documentos procesados ​​como en los procedimientos de procesamiento. En este sentido, para automatizar procesos de documentación específicos, diferentes sistemas. También hay varios tipos de gestión de documentos.

Figura 1.3 Tipos de flujo de trabajo

La gestión documental automatizada está diseñada para resolver una amplia gama de tareas.

Figura 1.4 Tareas del flujo de trabajo automatizado

Además de lo anterior, el EDMS moderno también implementa tareas adicionales que anteriormente realizaban programas separados:

Rápido intercambio de información y documentos - en lugar de Correo electrónico y buscapersonas de internet

Visualización de las noticias de la empresa, familiarización con los documentos publicados, en lugar de portales de Internet

Trabaje con un organizador y una lista de asignaciones personales, en lugar de diarios.

En base a las tareas que enfrenta la automatización de procesos documentales, se determina un conjunto de funciones requeridas que el sistema de gestión documental debe implementar:

Creación de tarjetas de atributos de documentos.

Adjuntar archivos de tipos arbitrarios a tarjetas de documentos

Formación del texto del documento a partir de una plantilla predefinida con la sustitución de valores variables en ella, que pueden estar en la ficha del documento o en la base de datos

・Creación de versiones de documentos

Formación de una imagen de un documento electrónico en un formulario usando plantillas

Guardar una imagen de documento en un archivo pdf o Word

Gestión de derechos de acceso de usuarios

Creación de rutas de documentos.

Gestión del movimiento de documentos a lo largo de las rutas.

・Registro de documentos

Mantenimiento de directorios y clasificadores.

Registro y clasificación de documentos registrados en el EDMS

· Creación de pedidos

Buscar tarjetas de documentos

Firma de documentos con firma digital electrónica

Formación de informes y estadísticas sobre el movimiento de documentos.

Las funciones de todo el sistema de la gestión automatizada de documentos incluyen:

· Oportunidad trabajo remoto con documentos en línea

Uso del almacenamiento de información DBMS para almacenar documentos y metadatos

· Posibilidad de trabajo simultáneo con EDMS

Garantizar la seguridad de la información

Autenticación personal de los usuarios de EDMS

o Cifrado de tráfico

o Modelo de control de acceso basado en roles

Hoy en día no es de extrañar que un lector (usuario), al llegar a la biblioteca y pasar una cierta cantidad de tiempo en ella, no solo no utilice su fondo, sino que ni siquiera intente pedir literatura. Muchas de sus necesidades son satisfechas por los usuarios. nivel de información, es decir. están bastante satisfechos con la información bibliográfica, resúmenes, referencias y otra información electrónica obtenida a través de Internet, utilizando un CD-ROM o de otro modo. Además, el desarrollo de un recurso electrónico lleva al hecho de que muchas bibliotecas, al no tener fondos para la adquisición de publicaciones extranjeras, encuentran la oportunidad de organizar el acceso de sus usuarios a recursos electrónicos de texto completo, y estas tendencias están cobrando impulso (recursos electrónicos biblioteca de ciencias RFBR, publicaciones electrónicas del Open Society Institute - Rusia y otros han brindado a muchas bibliotecas acceso gratuito a varios miles de títulos de revistas extranjeras). Además, cada vez está más extendida la entrega de documentos electrónicos, que permite a los usuarios de la biblioteca, sin acudir a la propia biblioteca, pedir desde su puesto de trabajo (o desde casa) una copia electrónica de un artículo, folleto, fragmento de libro y recibirlo en cuestión de minutos. de momentos Al mismo tiempo, cabe señalar que ya en muchas bibliotecas el número de accesos remotos (visitas) al sitio de Internet de la biblioteca supera el número de visitas físicas ordinarias.

Todo lo anterior confirma que las viejas ideas sobre la biblioteca se están desmoronando ante nuestros ojos. El lector ya no siempre viene a la biblioteca por un documento, viene por información y/o un recurso electrónico. La biblioteca se está convirtiendo poco a poco en un centro de información recursos electronicos, conservando, no obstante, las funciones de una biblioteca ordinaria para servir a los usuarios con documentos impresos. Esta nueva característica de la biblioteca moderna no solo ilustra claramente una de las principales tendencias en la actividad bibliotecaria moderna, sino que también debe tenerse en cuenta tanto en la planificación del desarrollo de tecnologías bibliotecarias y de información automatizadas, como en general para revisar el concepto ya obsoleto de la biblioteca tradicional.

Tecnologías para la creación de un documento electrónico.

Primero, esto tecnologías de procesamiento analítico y sintético de la información en ABIS.

Procesamiento analítico y sintético (ASO): procesos individuales que incluyen operaciones o grupos de operaciones asociadas con el análisis de documentos o datos pero que no conducen a un cambio significativo en su contenido, estructura y tipo. En los sistemas automatizados, ASO se puede realizar tanto en forma de operaciones manuales, de "hombre-máquina" como puramente de "máquina" (es decir, usando solo herramientas automatizadas). Las operaciones de clasificación, escritura/reescritura, codificación, decodificación, cifrado/descifrado, conversión, etc. pueden servir como ejemplos de implementación ASO total o parcialmente automatizada. El procesamiento de datos es un nombre generalizado para procesos heterogéneos asociados con datos. Se pueden señalar algunos términos relacionados con los tipos de procesamiento de datos:

• Procesamiento integrado de datos: el principio de organizar el procesamiento de datos en sistema automático, en el que se combinan u optimizan procesos u operaciones que antes se realizaban en diferentes organizaciones, departamentos o tramos de la cadena tecnológica con el fin de aumentar la eficiencia del sistema. Un posible objetivo del "procesamiento integrado de datos" es crear bases de datos integradas.
• Procesamiento de datos distribuido - procesamiento de datos realizado en un sistema distribuido, en el que cada uno de los elementos tecnológicos o unidades funcionales los sistemas pueden procesar datos locales de forma independiente y tomar decisiones apropiadas. Al realizar procesos individuales, los nodos de un sistema distribuido pueden intercambiar información a través de canales de comunicación para procesar datos u obtener resultados de análisis que sean mutuos para ellos.
• · Procesamiento automatizado (de datos/documentos) - procesamiento (de datos o documentos) realizado automáticamente, sin o con participación humana limitada. Los medios técnicos para implementar el "procesamiento automatizado" pueden ser una computadora u otros dispositivos, máquinas.
• · Procesamiento automático: realizar operaciones en datos utilizando una computadora u otros dispositivos de procesamiento de datos.
• · Procesamiento previo a la máquina, preparación de datos para entrada - la etapa de procesamiento analítico y sintético o procesamiento de documentos asociados con la formalización de documentos finales y el registro de su contenido en una hoja de trabajo.
• · Clasificación: distribución automática o manual de documentos o datos de acuerdo con algunas características dadas. El conjunto de procesos asociados con la incorporación de registros en un archivo de acuerdo con Últimos cambios en el área temática o recibió nueva información (datos). "Actualizar un archivo" implica realizar las siguientes operaciones: ver registros, agregar nuevos registros, eliminar (borrar) o corregir (editar) registros existentes.

En segundo lugar, esto tecnologías de digitalización de la información.

Las tecnologías de digitalización de la información incluyen:

1. Escaneo.

Este método es especialmente útil para quienes están preparando aplicaciones multimedia basadas en materiales impresos e ilustraciones existentes.

Un escáner es un dispositivo periférico de una computadora personal que le permite ingresar originales presentados en forma de documentos de texto, dibujos, diapositivas, fotografías, etc. El escáner convierte dicha información en electrónica.

Sobre la base de una evaluación generalizada de las características de los escáneres, estos dispositivos se pueden dividir en los siguientes subgrupos:

• o Escáneres de mano.
• o Escáneres de páginas (pull).
• o Diapositiva - escáneres.
• o Escáneres de proyección.
• o Escáneres de tambor.
• 2. Entrada de datos desde el teclado.

La entrada de teclado es un tipo de entrada manual. Una hoja de trabajo es un medio tecnológico para proporcionar entrada de teclado. La entrada de texto se realiza mediante editor de texto Word, que se incluye en el paquete de software bajo nombre común Office, publicado por Microsoft Corporation. Está diseñado para operar sistema operativo Ventanas.

Word es una aplicación de Windows diseñada para crear, visualizar, modificar e imprimir documentos de texto, lo que permite realizar todas las operaciones tradicionales sobre texto, sin excepción, proporcionadas por las modernas tecnologías informáticas:

• o configuración y modificación de información alfanumérica sin formatear;
• o formato de caracteres usando una variedad de fuentes True Type en una variedad de estilos y tamaños;
• o formato de página (incluidos pies de página y notas al pie);
• o formatear el documento como un todo (compilación automática de una tabla de contenido y varios índices);
• o corrector ortográfico, selección de sinónimos y ajuste automático de palabras.

En tercer lugar, esto tecnologías para el procesamiento de documentos digitalizados.

Las tecnologías para procesar documentos digitalizados incluyen el reconocimiento de caracteres y su posterior edición.

Software de reconocimiento óptico de caracteres: OCR (reconocimiento óptico de caracteres) está diseñado para ingresar automáticamente documentos impresos en una computadora. En la práctica, los usuarios suelen utilizar el sistema de reconocimiento óptico de texto FineReader de ABBYY y el sistema de reconocimiento óptico de caracteres CuneiForm de Cognitive Technologies Ltd. Ambos sistemas tienen capacidades aproximadamente equivalentes y están diseñados para reconocer textos escritos en casi cualquier fuente (excepto jeroglíficos y árabe), sin capacitación previa. Una característica de los programas es la alta precisión del reconocimiento de caracteres y la baja sensibilidad a los defectos de impresión.

Los sistemas de software OCR funcionan de la siguiente manera. Supongamos que tiene un documento de texto en papel con Estructura compleja, es decir. Además del texto, el documento contiene tablas, diagramas, ilustraciones, etc. Necesitas editar el texto usando un procesador de texto. Para resolver este problema, debe colocar el documento en el escáner y crear su copia electrónica, que es una imagen gráfica del documento.

El siguiente paso es convertir la imagen a texto. Este escenario es muy responsable, ya que el resultado del escaneo es una imagen que se puede guardar exclusivamente en un archivo de uno u otro formato gráfico o cargar para procesar no en un texto, sino en cualquier editor gráfico. Puede pegar una imagen directamente en un editor de texto. Sin embargo, para las aplicaciones de texto, la imagen es un elemento indivisible y no se puede identificar. Por lo tanto, incluso si hay texto en la imagen, no se puede editar con un editor de texto. Por lo tanto, en primer lugar, es necesario convertir la imagen de los caracteres en texto como tal, es decir. en una secuencia de caracteres disponibles para su procesamiento en editores de texto.

Los sistemas de software FineReader y CuneiForm permiten resolver los problemas de conversión de imágenes en textos y se suministran en forma de complejos lo suficientemente potentes como para ser utilizados en actividades practicas.

El proceso de reconocimiento de texto por los sistemas OCR es el siguiente.

Primero, debe obtener una imagen gráfica del documento, lo que se puede hacer de dos maneras: escaneando el documento o cargando una imagen desde un archivo. El entorno de la aplicación de software le permite ver imágenes en diferentes escalas, así como realizar algunas transformaciones con ellas, en particular, rotarlas e invertirlas.

En la siguiente etapa del procesamiento de documentos, se marcan. El propósito de esta operación es decirle al sistema OCR cómo se coloca el texto en la imagen.

Los resultados del diseño automático se pueden corregir manualmente: cree y elimine bloques de texto, muévalos, establezca sus tamaños, divídalos en bloques adyacentes, haga bloques poligonales adosándoles rectángulos de bloque o recortándolos, etc. A los bloques se les pueden asignar números de serie, lo cual es muy conveniente si necesita convertir texto con formato complejo en texto sin formato.

Para los textos que se imprimen borrosos o contra un fondo no uniforme, se utiliza el escaneo adaptativo, que permite, a expensas de una cierta degradación del rendimiento, aumentar la precisión en la determinación de los contornos de las letras.

Al reconocer documentos impresos débiles y de bajo contraste, la calidad del reconocimiento se puede mejorar ajustando parámetros como el brillo, el contraste y el umbral de nivel de puntos en blanco y negro.

Los ajustes de diseño y OCR están configurados para garantizar que el sistema OCR pueda bloquear texto correctamente y reconocerlo. En particular, es necesario indicar en qué idioma(s) está escrito el texto a reconocer.

Para trabajo operativo Con el texto reconocido, el sistema OCR integra su propio editor de texto, que recuerda a la aplicación WordPad integrada en Windows. El editor de texto es compatible con funciones básicas de formato de texto como fuentes y estilos, superíndices y subíndices, tablas, columnas, marcos que se mueven sobre el texto. Las palabras dudosas se resaltan en un fondo determinado en el texto reconocido, y el editor de texto proporciona herramientas para buscar rápidamente palabras dudosas, lo que simplifica enormemente la visualización y edición del texto reconocido.

Algunas versiones de los sistemas OCR, como ABBYY FineReader Corporate Edition, contienen herramientas de colaboración integradas. Para implementar la capacidad de trabajar en una red, cada computadora debe tener una copia separada del programa instalada.

En este caso, se puede organizar el trabajo con el mismo paquete en varias computadoras. Las herramientas de red del sistema tienen la capacidad de rastrear el proceso de procesamiento de páginas: quién abre, escanea, reconoce, verifica actualmente la página, etc. Los cambios realizados en la página por un usuario son visibles para todos los que trabajan con el mismo paquete.

El sistema CuneiForm 2000 Master también tiene capacidades de trabajo en equipo, que, además del propio entorno CuneiForm 2000 y un editor de texto, contiene una unidad de software de reconocimiento y escaneo por lotes incorporada, así como herramientas de software para usar escáneres en red local.

Cuarto, este tecnologías para la creación de documentos WEB.

El lenguaje más utilizado para crear documentos Web es HTML (HyperText Markup Language). Este concepto incluye varias maneras diseño de documentos de hipertexto, diseño, editores de hipertexto, navegadores y mucho más. El hipertexto es perfecto para incorporar elementos multimedia a los documentos tradicionales. En la práctica, fue gracias al desarrollo del hipertexto que la mayoría de los usuarios pudieron crear sus propios productos multimedia y distribuirlos en CD. Dichos sistemas de información, realizados en forma de conjuntos de páginas HTML, no requieren el desarrollo de herramientas de software especiales, ya que todos herramientas necesarias para trabajar con datos se han convertido en parte del software estándar de la mayoría de las computadoras personales. Con este enfoque, se requiere que el usuario realice solo el trabajo que está directamente relacionado con el tema del producto que se está desarrollando: preparar textos, hacer dibujos, crear páginas HTML y pensar en los enlaces entre ellos.

Tema 2.4. Sistemas de gestión de bases de datos y sistemas expertos.

2.4.11. Base de datos de formación con formulario de botón principal "Training_students" - Descargar

Microsoft Word- procesador de textos

2.1. Procesamiento de texto en Microsoft Word

2.1.2. El concepto de documento electrónico. Tecnología para crear y editar un documento de texto en Microsoft Word

El concepto de un documento electrónico.

Para gestión eficaz procesos en empresas y organizaciones, se necesita un sistema eficaz gestión de documentos electrónicos.

Los documentos son el principal recurso de información de las empresas y organizaciones.

La gestión documental es un proceso continuo de movimiento de documentos que refleja las actividades de las empresas y le permite gestionar rápidamente procesos de producción en la empresa

Actualmente, tanto el trabajo de oficina tradicional (en soporte papel) como documento electronico Rotación. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos están diseñados para automatizar los procesos comerciales.

El sistema de gestión de documentos electrónicos y ofimática "EUFRAT-Document Management" proporciona una solución integral para la organización de la gestión de documentos electrónicos en la empresa. El sistema de ofimática y gestión documental electrónica DELO soporta tanto la organización tradicional del trabajo de oficina como la gestión documental electrónica.

FossDoc - Sistema de gestión de documentos electrónicos. Sistema de gestión de documentos electrónicos - solucion estandar Plataforma FossDoc, diseñada para automatizar el flujo de documentos y el trabajo de oficina, tanto en empresas estatales como no estatales de cualquier tamaño y tipo de actividad.

El concepto básico de un sistema de gestión de documentos electrónicos es un documento electrónico. Un documento electrónico es una colección de datos en la memoria de una computadora, que incluye texto, figuras, tablas, dibujos, etc. y está destinado a la percepción humana con la ayuda de software y hardware apropiados.

El estado de un documento electrónico está fijado por la Ley de Ucrania "Sobre documentos electrónicos y gestión de documentos electrónicos" No. 851-IV del 22 de mayo de 2003. Un documento electrónico es un documento en el que la información se registra en forma de datos electrónicos. , incluyendo los detalles requeridos del documento.

La firma electrónica es uno de los datos obligatorios de los documentos electrónicos. Una firma digital electrónica (EDS) se utiliza para firmar documentos electrónicos, tanto físicos como entidades legales para dar fuerza legal al documento.

2.1.3. Tecnología para crear y editar un documento de texto en Microsoft Word 2003

Un editor de texto es un programa que le permite crear un documento con datos de texto.

Un procesador de texto es un programa para ingresar, editar y procesar documentos de texto con diversa información (por ejemplo, tablas, gráficos, etc.).

Los editores y procesadores de texto incluyen: editores de texto incorporados; editores instrumentales programas de computador; procesadores de texto universales; editores de documentos científicos, programas para la composición tipográfica de revistas y libros (sistemas de publicación).

Actualmente, el procesador de textos más popular es Microsoft Word 2003, pero ya apareció una nueva version oficina de Microsoft 2007.

En Word 2003, puede crear los siguientes tipos de documentos:

1. Nuevo documento.
2. Página web.
3. XML - documento.
4. Mensaje de correo electrónico.
5. Mensaje - Fax.
6. Sobres y Pegatinas.
7. Plantillas.

Primeros pasos con Word

Todos los nuevos documentos de texto en Word se basan en plantillas. Una plantilla es un documento que se utiliza como plantilla para crear nuevos documentos de texto. Después de iniciar Word, se muestra una ventana en la pantalla en la que puede ver un documento de texto en blanco basado en la plantilla Normal.

De forma predeterminada, todos los documentos de texto en Word se crean según la plantilla Normal Normal.dot, y todo el texto se ingresa en el estilo Normal Normal, en el que se establecen las opciones básicas de formato: fuente - veces nuevo Romano, tamaño de fuente: 10 puntos, alineación a la izquierda, interlineado sencillo.

Puede ingresar texto, insertar una tabla, una imagen, etc. en la ventana de un documento de texto vacío. El documento vacío se llama Documento 1, que está visible en la barra de título.

Puede crear un documento de texto en Word de las siguientes maneras:

• seleccione el comando Nuevo en el menú Archivo, luego en el panel de tareas (el modo cambiará a "Crear un documento") en la sección Crear, seleccione "Nuevo documento" basado en la plantilla Normal o en la sección Plantillas en el elemento En mi computadora, seleccione una plantilla o asistente predefinido, en función del cual desea crear un documento o plantilla;
• Al hacer clic en el ícono Nuevo en la barra de herramientas Estándar, se abre un documento en blanco, Documento 1, basado en la plantilla Estándar.

Al crear nuevos documentos, se les asignarán secuencialmente los números 2, 3, 4, 5, etc. En un documento en blanco, se ve una línea vertical parpadeante en la parte superior izquierda, que se denomina cursor de entrada. El cursor indica dónde se ingresará un carácter del teclado o se insertará un objeto (imagen, tabla, etc.).

La posición del cursor se puede cambiar con las teclas del cursor o con el mouse solo dentro del texto escrito. La línea de estado del editor en la pantalla muestra el número de línea del documento y el número de la posición en la que se encuentra actualmente el cursor.

Modo de trabajo de Word - Insertar o reemplazar

El procesador de textos de Word está en modo insertar o reemplazar. El modo se indica en la barra de estado de la pantalla de visualización. Los modos se pueden cambiar con la tecla Ins. En el modo "insertar", los caracteres ingresados ​​desde el teclado desplazan el texto del documento ubicado detrás del cursor hacia la derecha. En el modo de reemplazo, en lugar del carácter a la derecha del cursor, se ingresa un nuevo carácter desde el teclado.

Antes de ingresar texto, es recomendable configurar los parámetros y la orientación de página requerida ejecutando el comando Archivo / Configuración de página, pestaña Márgenes.

Guardar un documento de Word

Mientras se trabaja con un documento, éste se encuentra en la RAM. Para grabar este archivo en el disco, debe seleccionar el comando Guardar en el menú Archivo y establecer los parámetros necesarios en el cuadro de diálogo Guardar documento.

Arroz. una.

Al guardar un documento en la ventana de diálogo, debe: especificar el nombre del archivo, seleccionar el tipo de archivo, seleccionar la carpeta en la que se guardan los atributos del archivo y el disco en el que se guardará el archivo. abrir documento se puede guardar en el disco con un nombre diferente seleccionando el comando "Guardar como" en el menú Archivo.

Cierra el documento y sal de Word.

Para cerrar el documento, no la aplicación, debe seleccionar el comando "Archivo / Cerrar".

Para salir del programa, puede usar uno de los siguientes métodos:

• seleccione el comando Salir en el menú Archivo;
• haga clic en el botón Cerrar en la barra de título;
• haga doble clic en el botón del menú de la ventana;
• seleccione el comando Cerrar del menú de la ventana.

Abrir un documento en Word

Puede abrir un documento en Word de varias maneras:

1. Seleccione el comando Abrir del menú Archivo y en el cuadro de diálogo Abrir documento especifique el nombre y la ubicación del archivo;
2. Haga clic en el botón Abrir en la barra de herramientas Estándar y haga doble clic en el icono de archivo en el cuadro de diálogo Abrir documento.

Para abrir varios archivos al mismo tiempo, seleccione sus nombres en el cuadro de diálogo mientras mantiene presionada la tecla Ctrl y luego haga clic en el botón Abrir.

Operación de múltiples ventanas de Word

Los procesadores de texto pueden trabajar en varios documentos al mismo tiempo en diferentes ventanas. La introducción y edición de texto se realiza en la ventana activa, en la que se puede acceder a los comandos de menú. Los comandos del menú Ventana le permiten organizar ventanas de documentos, pasar de una ventana a otra y dividir el área de cliente de la ventana en dos partes.

Las principales etapas de creación (preparación) de documentos de texto en Word son:

• mecanografía;
• edición de texto;
• formato;
• corrector ortográfico;
• impresión de texto;
• preservación.

Cada etapa consiste en realizar ciertas operaciones.

Puede ingresar texto escribiéndolo desde el teclado e insertar varios fragmentos de texto de otros documentos en el documento.

La escritura se lleva a cabo presionando las teclas del teclado de la PC, mientras que el siguiente carácter se muestra en la pantalla en la posición del cursor, y el cursor se mueve una posición hacia la derecha. Los espacios que un editor de texto inserta automáticamente para justificar las líneas se denominan espacios "suaves".

Los espacios "duros" se ingresan en el texto presionando la tecla Espacio en el teclado de la PC. Un signo de la separación de una palabra de otra palabra es un espacio "duro", por lo que se debe establecer un espacio "duro" entre palabras. Un signo de puntuación no necesita estar separado por un espacio de la palabra anterior, y se debe ingresar un espacio después del signo de puntuación. Se crea un terminador de línea "duro" presionando la tecla Intro para indicar el final de un párrafo.

Edición de texto en Word

Después de ingresar el texto, sufre varios cambios. La edición de un documento en Word se realiza mediante comandos de menú o presionando teclas en el teclado de una PC.

Las operaciones de edición (borrar, insertar, mover) se realizan sobre:

1. Símbolos.
2. Instrumentos de cuerda.
3. Fragmentos.

Los caracteres se ingresan desde el teclado (en modo insertar o reemplazar), y los caracteres se eliminan usando las teclas Retroceso o Eliminar.

Las operaciones de edición de líneas son: eliminar una línea, dividir una línea en dos, fusionar dos líneas en una, insertar una línea vacía.

Operaciones de edición (copiar, mover y borrar) de fragmentos. Un fragmento es una pieza continua de texto. Para eliminar, copiar, mover un fragmento, debe seleccionarlo.

Puede seleccionar un fragmento usando el mouse o el teclado. Word utiliza diferentes métodos de resaltado para una palabra, línea, oración o párrafo. (clic simple, doble o triple del mouse en un párrafo o a la izquierda de un párrafo en la barra de selección). El texto seleccionado se puede copiar, mover y eliminar tanto usando el portapapeles como moviéndose con el mouse (con el botón izquierdo o derecho presionado).

Después de seleccionar un fragmento, la operación de copiarlo o moverlo se puede realizar de las siguientes maneras:

• usando el botón izquierdo del mouse (arrastrar y soltar);
• usando el botón derecho del mouse (arrastrar y soltar);
• usando los comandos del menú Editar;
• utilizando los comandos del menú contextual;
• utilizando los iconos de la barra de herramientas (cortar, copiar, pegar);
• desde el teclado (juego de teclas).

Para deshacer una acción errónea en Word, se utiliza una operación de reversión. El comando deshacer se encuentra en el menú Editar y en la barra de herramientas. Además del comando de reversión, hay un comando para cancelar la reversión.

Edición de texto existente en Word usando el comando Editar/Reemplazar

La capacidad de buscar y reemplazar texto proporcionado en Word acelera enormemente el proceso de edición (edición) de texto grande. También puede usar este comando para buscar y reemplazar ciertas opciones de formato, caracteres especiales y otros objetos del documento.

Arroz. 2.

La principal fuente que determina las particularidades del trabajo con documentos electrónicos en el poder ejecutivo federal es el "Reglamento de trabajo de oficina en el poder ejecutivo federal", artículo V1 (aprobado por Decreto Gubernativo Federación Rusa de fecha 15 de junio de 2009 No. 477).

Las condiciones que determinan las especificidades del trabajo con documentos electrónicos en los órganos del ejecutivo federal deben reflejarse en las Instrucciones para Trámites. organismo federal poder Ejecutivo.

El Instructivo de trabajo de oficina en el órgano ejecutivo federal establece el procedimiento para la creación, recepción, procesamiento, almacenamiento y uso de documentos electrónicos en las condiciones de uso de un sistema de gestión de documentos electrónicos departamental, así como el procedimiento para el envío, recepción y registro de mensajes electrónicos. .

La recepción de documentos electrónicos de otras autoridades y organizaciones y el envío de documentos electrónicos están a cargo del Servicio de Gestión de Registros del órgano ejecutivo federal.

Los documentos electrónicos se crean, procesan y almacenan en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal. Los documentos creados en el órgano ejecutivo federal y recibidos por el órgano ejecutivo federal en papel se incluyen en el sistema de gestión de documentos electrónicos después de escanear y crear imágenes electrónicas de documentos.

La inclusión de la imagen electrónica del documento en el sistema de gestión de documentos electrónicos, posiblemente después de su verificación (comparación de la imagen electrónica del documento con el documento original), se lleva a cabo la confirmación de la conformidad de la imagen electrónica con el documento original. utilizando firma electronica Oficinista realizando este procedimiento.

Los mensajes electrónicos recibidos a través del sistema de gestión de documentos electrónicos interdepartamentales se registran en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal, en la forma prevista por el Instructivo de Trámites. El sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal deberá prever el registro (contabilidad) y la inclusión en el sistema de los mensajes electrónicos enviados y recibidos a través del sistema de gestión de documentos electrónicos interdepartamentales.

Al cargar un mensaje electrónico al sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal, los datos contenidos en el archivo XML correspondiente del mensaje electrónico pueden utilizarse para completar los campos de la tarjeta de registro y control del documento recibido en formato electrónico. .

Las instrucciones de trabajo de la oficina deben disponer que la preparación, ejecución y aprobación de borradores de documentos electrónicos se lleve a cabo de acuerdo con reglas generales trabajos de oficina establecidos en relación con documentos similares en papel. Un documento electrónico debe tener los detalles establecidos para un documento similar en papel, con la excepción de una impresión de sello.

Las firmas digitales electrónicas se utilizan para confirmar la autenticidad de los documentos electrónicos en el órgano ejecutivo federal.

El medio de firma digital electrónica utilizado deberá estar certificado de acuerdo con el procedimiento establecido.

Al recibir los documentos electrónicos de otras autoridades u organismos, el Servicio de Administración de Registros del órgano ejecutivo federal verificará la autenticidad de la firma digital electrónica.

Al revisar y aprobar documentos electrónicos, así como al firmar documentos internos de información y referencia (informes, notas, certificados, resúmenes, etc.) creados en forma electrónica, en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal, se pueden utilizar métodos para confirmar acciones con documentos electrónicos en los que no se utiliza una firma digital electrónica. Dichas reglas pueden establecerse siempre que las herramientas de software utilizadas en el órgano ejecutivo federal de que se trate permitan identificar sin ambigüedades a la persona que firmó o avaló el documento.

Información obligatoria sobre el documento electrónico

Para registrar y buscar documentos en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal de conformidad con las Reglas para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, se utiliza información obligatoria sobre el documento, incluida en la tarjeta de registro y control de conformidad con la tabla de abajo.

Las instrucciones de trabajo de la oficina pueden prever la inclusión de información adicional sobre los documentos en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal. La composición de información adicional sobre un documento electrónico puede incluir información: el nombre del autor del documento (si el autor no coincide con el destinatario (remitente) del documento electrónico), una marca en el aplazamiento del documento, el período de almacenamiento del documento, los nombres de los archivos adjuntos al documento electrónico, palabras clave, etc.

Tema 29. Tecnologías para la creación de documentos electrónicos

Hoy en día no es de extrañar que un lector (usuario), al llegar a la biblioteca y pasar una cierta cantidad de tiempo en ella, no solo no utilice su fondo, sino que ni siquiera intente pedir literatura. Los usuarios satisfacen muchas de sus necesidades a nivel informativo, i. están bastante satisfechos con la información bibliográfica, resúmenes, referencias y otra información electrónica obtenida a través de Internet, utilizando un CD-ROM o de otro modo. Además, el desarrollo de un recurso electrónico lleva al hecho de que muchas bibliotecas, al no tener fondos para adquirir publicaciones extranjeras, encuentran la oportunidad de organizar el acceso de sus usuarios a recursos electrónicos de texto completo, y estas tendencias están cobrando impulso (RFBR electrónica científica biblioteca, publicaciones electrónicas del Open Society Institute "- Rusia y otros han proporcionado a muchas bibliotecas acceso gratuito a varios miles de títulos de revistas extranjeras). Además, cada vez está más extendida la entrega de documentos electrónicos, que permite a los usuarios de la biblioteca, sin acudir a la propia biblioteca, pedir desde su puesto de trabajo (o desde casa) una copia electrónica de un artículo, folleto, fragmento de libro y recibirlo en cuestión de minutos. de momentos Al mismo tiempo, cabe señalar que ya en muchas bibliotecas el número de accesos remotos (visitas) al sitio de Internet de la biblioteca supera el número de visitas físicas ordinarias.
Todo lo anterior confirma que las viejas ideas sobre la biblioteca se están desmoronando ante nuestros ojos. El lector ya no siempre viene a la biblioteca por un documento, viene por información y/o un recurso electrónico. La biblioteca se está convirtiendo paulatinamente en un centro de recursos de información electrónica, conservando, no obstante, las funciones de una biblioteca normal para servir a los usuarios con documentos impresos. Esta nueva característica de la biblioteca moderna no solo ilustra claramente una de las principales tendencias en la actividad bibliotecaria moderna, sino que también debe tenerse en cuenta tanto en la planificación del desarrollo de tecnologías bibliotecarias y de información automatizadas, como en general para revisar el concepto ya obsoleto de la biblioteca tradicional.

Tecnologías para la creación de un documento electrónico.

En primer lugar, esto tecnologías de procesamiento analítico y sintético de la información en ALIS.
Procesamiento analítico-sintético (ASO): procesos individuales que incluyen operaciones o grupos de operaciones relacionadas con el análisis de documentos o datos pero que no conducen a un cambio significativo en su contenido, estructura y tipo. En los sistemas automatizados, ASO se puede realizar tanto en forma de operaciones manuales, de "hombre-máquina" como puramente de "máquina" (es decir, usando solo herramientas automatizadas). Las operaciones de clasificación, escritura/reescritura, codificación, decodificación, cifrado/descifrado, conversión, etc. pueden servir como ejemplos de implementación ASO total o parcialmente automatizada. El procesamiento de datos es un nombre generalizado para procesos heterogéneos asociados con datos. Se pueden señalar algunos términos relacionados con los tipos de procesamiento de datos:

• El procesamiento integrado de datos es el principio de organizar el procesamiento de datos en un sistema automatizado, en el que se combinan u optimizan procesos u operaciones realizadas anteriormente en varias organizaciones, departamentos o secciones de la cadena tecnológica para aumentar la eficiencia del sistema. Un posible objetivo del "procesamiento integrado de datos" es crear bases de datos integradas.
• El procesamiento de datos distribuido es el procesamiento de datos realizado en un sistema distribuido, en el que cada uno de los nodos tecnológicos o funcionales del sistema puede procesar datos locales de forma independiente y tomar decisiones apropiadas. Al realizar procesos individuales, los nodos de un sistema distribuido pueden intercambiar información a través de canales de comunicación para procesar datos u obtener resultados de análisis que sean mutuos para ellos.
• Procesamiento automatizado (de datos/documentos) significa procesamiento (de datos o documentos) realizado automáticamente, sin o con participación humana limitada. Los medios técnicos para implementar el "procesamiento automatizado" pueden ser una computadora u otros dispositivos, máquinas.
• El procesamiento automático es la realización de operaciones sobre datos utilizando una computadora u otros dispositivos de procesamiento de datos.
• Procesamiento previo a la máquina, preparación de datos para entrada: la etapa de procesamiento analítico y sintético o procesamiento de documentos asociados con la formalización de documentos finales y el registro de su contenido en una hoja de trabajo.
• La clasificación es la distribución automática o manual de documentos o datos de acuerdo con algunos criterios dados. Un conjunto de procesos asociados con traer registros en un archivo en línea con los últimos cambios en el área temática o nueva información (datos) recibidos. "Actualizar un archivo" implica realizar las siguientes operaciones: ver registros, agregar nuevos registros, eliminar (borrar) o corregir (editar) registros existentes.

En segundo lugar, esto tecnologías de digitalización de la información.
Las tecnologías de digitalización de la información incluyen:

1.Exploración.
Este método es especialmente útil para quienes están preparando aplicaciones multimedia basadas en materiales impresos e ilustraciones existentes.
Un escáner es un dispositivo periférico de una computadora personal que le permite ingresar originales en una computadora, presentados en forma de documentos de texto, dibujos, diapositivas, fotografías, etc. El escáner convierte dicha información en electrónica.
Sobre la base de una evaluación generalizada de las características de los escáneres, estos dispositivos se pueden dividir en los siguientes subgrupos:

o Escáneres de mano.

o Escáneres de páginas (pull).

o Diapositiva - escáneres.

o Escáneres de proyección.

o Escáneres de tambor.

2.Introducción de datos desde el teclado.

La entrada de teclado es un tipo de entrada manual. Una hoja de trabajo es un medio tecnológico para proporcionar entrada de teclado. La entrada de texto se realiza mediante el editor de texto de Word, que se incluye en el paquete de software con el nombre general de Office, lanzado por Microsoft. Está diseñado para ejecutarse bajo el sistema operativo Windows.
Word es una aplicación de Windows diseñada para crear, visualizar, modificar e imprimir documentos de texto, lo que permite realizar todas las operaciones tradicionales sobre texto, sin excepción, proporcionadas por las modernas tecnologías informáticas:

o configuración y modificación de información alfanumérica sin formatear;

o formato de caracteres usando una variedad de fuentes True Type en una variedad de estilos y tamaños;

o formato de página (incluidos pies de página y notas al pie);

o formatear el documento como un todo (compilación automática de una tabla de contenido y varios índices);

o corrector ortográfico, selección de sinónimos y ajuste automático de palabras.

En tercer lugar, esto tecnologías para el procesamiento de documentos digitalizados.
Las tecnologías para procesar documentos digitalizados incluyen el reconocimiento de caracteres y su posterior edición.
Software de reconocimiento óptico de caracteres: OCR (reconocimiento óptico de caracteres) está diseñado para ingresar automáticamente documentos impresos en una computadora. En la práctica, los usuarios suelen utilizar el sistema de reconocimiento óptico de texto FineReader de ABBYY y el sistema de reconocimiento óptico de caracteres CuneiForm de Cognitive Technologies Ltd. Ambos sistemas tienen capacidades aproximadamente equivalentes y están diseñados para reconocer textos escritos en casi cualquier fuente (excepto jeroglíficos y árabe), sin capacitación previa. Una característica de los programas es la alta precisión del reconocimiento de caracteres y la baja sensibilidad a los defectos de impresión.
Los sistemas de software OCR funcionan de la siguiente manera. Supongamos que tiene un documento de texto en papel con una estructura compleja, es decir, Además del texto, el documento contiene tablas, diagramas, ilustraciones, etc. Necesitas editar el texto usando un procesador de texto. Para resolver este problema, debe colocar el documento en el escáner y crear su copia electrónica, que es una imagen gráfica del documento.
El siguiente paso es convertir la imagen a texto. Esta etapa es muy importante, ya que el resultado del escaneo es una imagen que se puede guardar exclusivamente en un archivo de uno u otro formato gráfico o cargar para procesar no en un texto, sino en cualquier editor gráfico. Puede pegar una imagen directamente en un editor de texto. Sin embargo, para las aplicaciones de texto, la imagen es un elemento indivisible y no se puede identificar. Por lo tanto, incluso si hay texto en la imagen, no se puede editar con un editor de texto. Por lo tanto, en primer lugar, es necesario convertir la imagen de los caracteres en texto como tal, es decir. en una secuencia de caracteres disponibles para su procesamiento en editores de texto.
Los sistemas de software FineReader y CuneiForm permiten resolver los problemas de conversión de imágenes en textos y se suministran en forma de complejos lo suficientemente potentes como para ser utilizados en la práctica.
El proceso de reconocimiento de texto por los sistemas OCR es el siguiente.
Primero, debe obtener una imagen gráfica del documento, lo que se puede hacer de dos maneras: escaneando el documento o cargando una imagen desde un archivo. El entorno de la aplicación de software le permite ver imágenes en diferentes escalas, así como realizar algunas transformaciones con ellas, en particular, rotarlas e invertirlas.
En la siguiente etapa del procesamiento de documentos, se marcan. El propósito de esta operación es decirle al sistema OCR cómo se coloca el texto en la imagen.
Los resultados del diseño automático se pueden corregir manualmente: cree y elimine bloques de texto, muévalos, establezca sus tamaños, divídalos en bloques adyacentes, haga bloques poligonales adosándoles rectángulos de bloque o recortándolos, etc. A los bloques se les pueden asignar números de serie, lo cual es muy conveniente si necesita convertir texto con formato complejo en texto sin formato.
Para los textos que se imprimen borrosos o contra un fondo no uniforme, se utiliza el escaneo adaptativo, que permite, a expensas de una cierta degradación del rendimiento, aumentar la precisión en la determinación de los contornos de las letras.
Al reconocer documentos impresos débiles y de bajo contraste, la calidad del reconocimiento se puede mejorar ajustando parámetros como el brillo, el contraste y el umbral de nivel de puntos en blanco y negro.
Los ajustes de diseño y OCR están configurados para garantizar que el sistema OCR pueda bloquear texto correctamente y reconocerlo. En particular, es necesario indicar en qué idioma(s) está escrito el texto a reconocer.
Para un trabajo rápido con texto reconocido, el sistema OCR integra su propio editor de texto, que recuerda a la aplicación WordPad integrada en Windows. El editor de texto es compatible con funciones básicas de formato de texto como fuentes y estilos, superíndices y subíndices, tablas, columnas, marcos que se mueven sobre el texto. Las palabras dudosas se resaltan en un fondo determinado en el texto reconocido, y el editor de texto proporciona herramientas para buscar rápidamente palabras dudosas, lo que simplifica enormemente la visualización y edición del texto reconocido.
Algunas versiones de los sistemas OCR, como ABBYY FineReader Corporate Edition, contienen herramientas de colaboración integradas. Para implementar la capacidad de trabajar en una red, cada computadora debe tener una copia separada del programa instalada.
En este caso, se puede organizar el trabajo con el mismo paquete en varias computadoras. Las herramientas de red del sistema tienen la capacidad de rastrear el proceso de procesamiento de páginas: quién abre, escanea, reconoce, verifica actualmente la página, etc. Los cambios realizados en la página por un usuario son visibles para todos los que trabajan con el mismo paquete.
El sistema CuneiForm 2000 Master también tiene capacidades de trabajo en equipo que, además del propio entorno CuneiForm 2000 y un editor de texto, contiene una unidad de software de reconocimiento y escaneo por lotes incorporada, así como herramientas de software para usar escáneres en una red local.

En cuarto lugar, este tecnologías para la creación de documentos WEB.
El lenguaje más utilizado para crear documentos Web es HTML (HyperText Markup Language). Este concepto incluye varias formas de diseñar documentos de hipertexto, diseño, editores de hipertexto, navegadores y mucho más. El hipertexto es perfecto para incorporar elementos multimedia a los documentos tradicionales. En la práctica, fue gracias al desarrollo del hipertexto que la mayoría de los usuarios pudieron crear sus propios productos multimedia y distribuirlos en discos compactos. Dichos sistemas de información, hechos en forma de conjuntos de páginas HTML, no requieren el desarrollo de herramientas de software especiales, ya que todas las herramientas necesarias para trabajar con datos se han convertido en parte del software estándar de la mayoría de las computadoras personales. Con este enfoque, se requiere que el usuario realice solo el trabajo que está directamente relacionado con el tema del producto que se está desarrollando: preparar textos, hacer dibujos, crear páginas HTML y pensar en los enlaces entre ellos.

Publicaciones electrónicas y bibliotecas electrónicas
La tecnología informática hace posible almacenar y difundir información en formato electrónico, lo que desempeña un papel revolucionario en la historia de la humanidad, similar a la invención de la imprenta. Formulario electrónico le permite almacenar información de la manera más confiable y compacta, distribuirla de manera más rápida y amplia y, además, brinda oportunidades para su uso, que no podrían darse de otra manera. Los principales medios para hacer realidad estas oportunidades son las publicaciones electrónicas (EI) y las bibliotecas digitales electrónicas (DL).
Naturalmente, para realizar sus funciones, EI y EL deberían implementarse en forma de algunos sistemas de información, cuyas propiedades distintivas son el almacenamiento a largo plazo y el uso de la información, en particular su distribución. Los sistemas de información que trabajan con información dinámica, así como acumulan información, pero no pretenden distribuirla (sistemas de tipo archivo), no pueden atribuirse a la clase en cuestión. Así, EI y DL ocupan una determinada posición entre otros sistemas de información.
Edición electrónica– un documento electrónico (un grupo de documentos) que se ha sometido a un proceso editorial y de publicación, está destinado a la distribución sin cambios y tiene información de salida.
La IE consiste en información y software que le permite visualizar esta información, usarla de manera efectiva, pero no cambiarla. Así, la IE es un sistema de información en el que no existen funciones de corrección de la información disponible (supresión, adiciones, etc.). El objetivo principal del sistema de información de la IE es la reproducción más precisa de la información original y proporcionar al usuario los medios para resolver un determinado conjunto de tareas funcionales.
Los EI son productos replicables y pueden distribuirse en cualquier medio legible por máquina (discos ópticos compactos, disquetes magnéticos, etc.) oa través de redes de telecomunicaciones.
Al mismo tiempo, hay que tener en cuenta que es el sistema de información el que se está difundiendo, y no sólo la información. Si la información se utiliza con la ayuda de otras herramientas de software, es posible que parte de ella se pierda, que no se realicen todas sus propiedades y que el rango de capacidades del usuario se reduzca significativamente.
El campo de actividad relacionado con las bibliotecas digitales es bastante nuevo y, por lo tanto, aún no tiene una terminología estable. (Por supuesto, no debe identificarse con la automatización de los procesos bibliotecarios tradicionales, aunque es casi imposible trazar una línea precisa entre ellos).
El desarrollo significativo del trabajo sobre bibliotecas electrónicas se recibió a principios de la década de 1990, cuando la tecnología informática adecuada y Tecnologías de la información, proporcionando almacenamiento confiable, procesamiento rápido y uso efectivo grandes conjuntos de información heterogénea, principalmente texto. Fue entonces cuando se empezaron a preparar proyectos en varios países. bibliotecas digitales. Algunos de ellos formaron la base de programas nacionales e internacionales relevantes.

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