Plazo ininterrumpido de desempeño de las funciones del puesto vacante. Si la cláusula de la orden especifica el plazo de ejecución “permanente”, ¿cómo se controla? Plazos individuales

1. A un empleado de los órganos de asuntos internos, con su consentimiento, se le podrán asignar temporalmente responsabilidades de posición más alta en los órganos de asuntos internos con liberación simultánea del desempeño de sus funciones en el cargo que se esté ocupando o sin él.

2. El período continuo de desempeño de funciones para un puesto vacante (no ocupado por otro empleado de los órganos de asuntos internos) de personal ordinario, personal de mando subalterno, medio o superior no puede exceder de dos meses en el año en curso, y para un puesto de personal de mando superior: seis meses.

3. El período continuo de desempeño de funciones para un puesto no vacante (reemplazado por otro empleado de los órganos de asuntos internos) en los órganos de asuntos internos durante la ausencia temporal del empleado que ocupa este puesto no puede exceder los cuatro meses en el año en curso.

4. Un empleado de los órganos de asuntos internos que desempeñe temporalmente funciones para posición vacante en los órganos de asuntos internos, podrá ser designado para ello mediante traslado hasta el final del desempeño temporal de sus funciones.

5. Se lleva a cabo la asignación de funciones temporales a un empleado de los órganos de asuntos internos de conformidad con este artículo y su relevo en relación con esto del desempeño de funciones en el puesto de personal de mando de base, subalterno, medio o superior. por orden de un gerente autorizado, excepto en el caso en que la ejecución Las funciones del supervisor inmediato (jefe) durante su ausencia están previstas en el reglamento laboral del empleado (descripción del puesto).

6. El procedimiento para asignar funciones temporales a un empleado de los órganos de asuntos internos en el cargo de alta dirección y relevarlo del desempeño temporal de sus funciones en el cargo de alta dirección lo establece el Presidente. Federación Rusa.

7. La asignación monetaria a un empleado de los órganos de asuntos internos que desempeña temporalmente funciones en un puesto en los órganos de asuntos internos de conformidad con este artículo se paga en la forma prescrita por la legislación de la Federación de Rusia.

8. En relación con la necesidad oficial, por decisión del jefe autorizado, un empleado de los órganos de asuntos internos podrá, sin ser liberado del puesto que esté ocupando en los órganos de asuntos internos y sin su consentimiento, participar en el desempeño de sus funciones en otro puesto. no previsto por el reglamento del trabajo (descripción del trabajo), por un período de hasta un mes durante el año calendario con pago salario oficial no inferior al del puesto que se está cubriendo.

2. El período continuo de desempeño de funciones para un puesto vacante (no ocupado por otro empleado de los órganos de asuntos internos) de personal ordinario, personal de mando subalterno, medio o superior no puede exceder de dos meses en el año en curso, y para un puesto de personal de mando superior: seis meses.

3. El período continuo de desempeño de funciones para un puesto no vacante (reemplazado por otro empleado de los órganos de asuntos internos) en los órganos de asuntos internos durante la ausencia temporal del empleado que ocupa este puesto no puede exceder los cuatro meses en el año en curso.

4. Un empleado de los órganos de asuntos internos que desempeñe temporalmente funciones en un puesto vacante en los órganos de asuntos internos podrá ser nombrado para ello mediante traslado antes de que finalice el desempeño temporal de sus funciones.

5. Se lleva a cabo la asignación de funciones temporales a un empleado de los órganos de asuntos internos de conformidad con este artículo y su relevo en relación con esto del desempeño de funciones en el puesto de personal de mando de base, subalterno, medio o superior. por orden de un gerente autorizado, excepto en el caso en que la ejecución Las funciones del supervisor inmediato (jefe) durante su ausencia están previstas en el reglamento laboral del empleado (descripción del puesto).

6. El procedimiento para asignar funciones temporales a un empleado de los órganos de asuntos internos en un puesto de mando superior y relevarlo del desempeño temporal de sus funciones en un puesto de mando superior lo establece el Presidente de la Federación de Rusia.

7. La asignación monetaria a un empleado de los órganos de asuntos internos que desempeña temporalmente funciones en un puesto en los órganos de asuntos internos de conformidad con este artículo se paga en la forma prescrita por la legislación de la Federación de Rusia.

8. En relación con la necesidad oficial, por decisión del jefe autorizado, un empleado de los órganos de asuntos internos podrá, sin ser liberado del puesto que esté ocupando en los órganos de asuntos internos y sin su consentimiento, participar en el desempeño de sus funciones en otro puesto. no previsto por el reglamento del puesto (descripción del puesto), por un período de hasta un mes durante el año calendario con pago de un salario oficial no inferior al del puesto que se cubre.

¿Tiene miedo de no poder determinar correctamente la fecha de vencimiento de un documento en particular? Entonces este material es para ti.

Del artículo aprenderás:

Toda la documentación a ejecutar por los empleados tiene un plazo dentro del cual se debe realizar este encargo. Al mismo tiempo, la presencia de un cierto plazo permite no solo monitorear la ejecución de los documentos, sino también determinar la efectividad personal de los empleados.

¿Qué significa la fecha límite para la ejecución del documento?

Los plazos para la ejecución de documentos existen en todas las organizaciones y reflejan el plazo dentro del cual se debe ejecutar una orden o decisión sobre un documento comercial determinado. Hay dos tipos: pueden ser tanto estándar como individuales.

Los plazos típicos para la ejecución de documentos están determinados por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 28 de julio de 2005 No. 452. Puede familiarizarse con este documento con más detalle en esteenlace .

De los nombres queda claro que los plazos estándar para la ejecución de documentos están establecidos por determinadas normas y leyes. Esta categoría tiene un marco de tiempo específico dentro del cual se deben tomar ciertas acciones en relación con un documento comercial determinado.

Por ejemplo, un ejemplo sorprendente de los plazos típicos son las solicitudes escritas de los ciudadanos dentro de los plazos estatales. Según la ley, se asignan 30 días para su consideración. Puede obtener más información sobre la consideración de los recursos de los ciudadanos..

El nombre de cada uno de los plazos habla por sí solo. En este caso, el tiempo asignado para completar el documento comercial se fija directamente dentro de una empresa. Por regla general, esta categoría se fija mediante la publicación del documento correspondiente. En este caso, el procedimiento y el tiempo para la consideración de determinadas categorías de documentos comerciales se pueden especificar en las instrucciones para el trabajo de oficina. En este caso, el plazo establecido para la ejecución del documento sólo podrá modificarse realizando el cambio correspondiente en la propia instrucción.

Es importante entender que los plazos para la ejecución de documentos se establecen con el fin de unificar todo el trabajo con documentos en la organización. Es su presencia la que permite realizar de forma cualitativa y oportuna el trabajo relacionado con la documentación entrante, cumplir instrucciones y órdenes del responsable, etc. Por tanto, la presencia de plazos ayuda a regular significativamente el trabajo en relación con determinadas categorías de documentos comerciales.

Plazos individuales

Como se mencionó anteriormente, el plazo individual para la presentación de un documento para su ejecución puede ser fijado por el director de la empresa o el autor del documento. En el segundo caso, sólo el autor del documento comercial puede cambiar el plazo.

No olvide que los plazos estándar también pueden revisarse dentro de la misma organización. Esto requiere la adopción de un acto apropiado. Puedes conocer más sobre el procedimiento..

Así, la misma propuesta de cooperación recibida de otra empresa puede recibir un plazo para su implementación después de la revisión por parte del gerente. En este caso, podrá establecerse en forma de resolución en documento y tener información detallada sobre acciones futuras.

Pedidos

No olvides que todas las órdenes requieren ejecución en un momento determinado. Además, el texto de la orden siempre contiene la fecha a partir de la cual determinados cambios entran en vigor. En la mayoría de los casos, el formato de fecha en el que se especifica el período de ejecución se muestra como el último día de ejecución. Por ejemplo, “... hasta el 20.09.2017...”, “... hasta el 20.09.2017...” y así sucesivamente. En este caso podrá indicarse la hora en la que deberá ejecutarse la orden. Por ejemplo, podemos estar hablando de la necesidad de preparar cierta documentación antes de las 10 horas del último día especificado en el plazo de ejecución.

También cabe señalar que varias órdenes pueden contener información sobre la introducción de cualquier cambio en las actividades de la organización. En este caso, el plazo de ejecución a partir del cual los cambios entran en vigor se indica en el formulario “... a partir del 15/09/2017”, etc.

Determinar la fecha de vencimiento

Como se mencionó anteriormente, los plazos pueden ser estándar o individuales. Para determinar los plazos típicos, es más conveniente que las secretarias tengan siempre a mano una lista de estos plazos. La presencia de dicha hoja de trucos ayudará a prevenir fallas en la ejecución, lo que puede tener ciertas consecuencias, incluidas sanciones administrativas.

Si estamos hablando acerca de sobre los documentos entrantes, por regla general, el autor de la carta indica de forma independiente el período durante el cual se deben cumplir los requisitos para este documento comercial. Si no hay una fecha límite en el documento entrante, el director de la empresa puede ingresarlo en forma de resolución al considerar el documento comercial.

Toda la documentación marcada como "Urgente" debe ejecutarse dentro de los 3 días. Estamos hablando de días naturales. En este caso, si su organización recibió una carta con esta marca el viernes, le recomendamos que la entregue inmediatamente al contratista, ya que el plazo para su ejecución finalizará el lunes.

Asimismo, al momento de aplicar una resolución a un documento, recomendamos aclarar si el plazo especificado se computa en días naturales o hábiles. Esta aclaración ayudará al contratista a cumplir todos los requisitos a tiempo. Puede obtener más información sobre el uso de una resolución con fecha límite..

En este caso, el comienzo del plazo para la ejecución del documento entrante es la fecha de su recepción por parte de su organización. Cuando se trabaja con documentación interna, se suele considerar que el inicio del plazo es el día en que se firmó, aprobó el documento comercial o se tomó una decisión al respecto.

Cambios y incumplimiento de plazos.

En el caso de que el contratista no tenga tiempo para seguir determinadas instrucciones para trabajar con la documentación de forma estrictamente fijar tiempo, debe redactar una nota. El contenido de este documento comercial debe ser una solicitud para posponer/extender el plazo e indicar el motivo por el cual esto es necesario. nota de servicio deberá formalizarse a nombre de quien estableció el plazo de los requisitos.

En caso de retraso, el secretario deberá requerir una nota explicativa indicando el motivo por el cual no se cumplieron en tiempo determinados requisitos. Donde carta explicativa Debe redactarse en la unidad estructural cuyas tareas incluyeron la ejecución del documento comercial y los requisitos establecidos para el mismo.

Tenga en cuenta que es posible posponer la ejecución de un documento solo si hablamos de plazos individuales. En este caso, sólo el autor del propio documento o resolución puede dar su aprobación para ampliar o posponer el plazo. Puede obtener información más detallada sobre la reprogramación. .

Cualquier estructura de gestión realiza funciones de control. El control ayuda a fortalecer la disciplina ejecutiva y aumentar la responsabilidad en la realización de decisiones y tareas de gestión. Las acciones de control en la organización deben realizarse de forma abierta y sistemática.

Uno de los componentes de las funciones de control y un elemento importante. soporte de documentación La gestión es el control sobre la ejecución de documentos, decisiones y tareas (instrucciones).

El control de la ejecución de documentos e instrucciones es un conjunto de acciones que aseguran la ejecución oportuna de los documentos creados en la organización, provenientes de organismos superiores, de otras organizaciones y ciudadanos.

El control sobre la ejecución de documentos se lleva a cabo con el fin de facilitar la ejecución oportuna y de alta calidad de las decisiones y tareas de la dirección de una organización o unidad estructural. Hay dos áreas de actividades de control:

• monitorear la ejecución de los documentos sobre el fondo de las cuestiones planteadas en ellos;
• control de plazos de ejecución de documentos.

Hay dos formas posibles de organización del control: centralizada y descentralizada. Elección forma organizativa La realización de operaciones de control depende del tamaño de la organización, la estructura del servicio de la institución de educación preescolar, el volumen de flujo de documentos y la forma elegida de trabajo con documentos (centralizada, descentralizada o mixta).

En una organización con un pequeño volumen de flujo de documentos, un especialista en control trabaja como parte del servicio de una institución de educación preescolar. De acuerdo con " guía de calificación puestos de gerentes, especialistas y otros empleados", este puesto se llama inspector de control.

En determinadas unidades estructurales, el control de los plazos para la ejecución de documentos e instrucciones puede ser realizado por secretarias o responsables del trabajo de oficina, lo que debe estar fijado en las Instrucciones para el trabajo de oficina y las Descripciones de Funciones de estos empleados.

En organizaciones pequeñas en las que no existe un servicio de institución de educación preescolar, el seguimiento de la ejecución de los documentos es responsabilidad del empleado responsable del registro y contabilidad de los documentos o del empleado responsable del soporte documental de la organización (por ejemplo, la secretaria del gerente).

Local regulaciones regular las formas y procedimiento de seguimiento, establecer la legalidad del control y formar entre los empleados el hábito de las inspecciones como procedimiento necesario.

El control de ejecución de documentos incluye:

• recopilación de datos sobre documentos controlados en formularios especiales o de registro (tarjetas);
• poner el documento bajo control;
• entrega inmediata del documento (su elemento o tarea individual) al albacea;
• control preliminar y regulación del avance de la ejecución;
• ingresar información sobre el progreso de la ejecución en los formularios de control;
• eliminación del control del documento ejecutado (realización de una entrada en el RKF);
• contabilidad y generalización del resultado del control;
• informar a la dirección de la organización sobre el progreso de la ejecución de los documentos y la disciplina de desempeño.

Plazos para la ejecución de documentos.

Los plazos para la ejecución de documentos pueden ser típico o individual.

Los plazos típicos para la ejecución de determinadas categorías de documentos se establecen mediante actos legislativos o reglamentarios de la Federación de Rusia. Cada servicio de gestión de oficina debe tener una lista de documentos con plazos típicos. Recomendamos incluir dicha lista como apéndice de las Instrucciones de gestión de la oficina, para que esté disponible para todos. trabajadores gerenciales organizaciones.

A continuación se muestra una lista de plazos típicos para la ejecución de documentos:

• instrucciones del Presidente de la Federación de Rusia y del Gobierno de la Federación de Rusia, dentro del período especificado en la instrucción o dentro de un mes a partir de la fecha de su firma;
• las instrucciones del Presidente de la Federación de Rusia marcadas como "Muy urgente" se consideran en un plazo de 5 días;
• las instrucciones del Presidente de la Federación de Rusia marcadas como "Urgente" se consideran en un plazo de 10 días;
• las instrucciones del Gobierno de la Federación de Rusia marcadas como "Muy Urgente" se consideran en un plazo de 5 días;
• las instrucciones del Gobierno de la Federación de Rusia marcadas como "Urgente" se consideran en un plazo de 10 días;
• cartas del Ministerio de Asuntos Exteriores, sin acuerdo con otras organizaciones - dentro de los 15 días, con acuerdo - 30 días;
• solicitud de un diputado de la Asamblea Federal, a más tardar 15 días después de la fecha de recepción;
• propuestas y declaraciones de los diputados de la Asamblea Federal - en el plazo de un mes; no requerir estudio y verificación - al máximo poco tiempo;
• cartas de instrucciones y cartas (solicitudes de organizaciones superiores) en la fecha especificada o dentro de los 10 días;
• recursos de los ciudadanos – 30 días a partir de la fecha de registro; si es necesario realizar estudios adicionales, se permite prorrogar por un período no mayor a 30 días;
• protocolos de desacuerdos: redacción y envío - dentro de los 10 días, consideración - dentro de los 20 días;
• telegramas que requieren una decisión urgente (hasta 3 días, otros, dentro de 10 días);
• cartas de empresas, organizaciones e instituciones – 10 días;
• órdenes de pago: extractos y entrega a instituciones bancarias, a más tardar el día siguiente a la recepción de la mercancía;
• denuncia sobre acciones u órdenes incorrectas de las autoridades financieras: consideración a más tardar 10 días a partir de la fecha de recepción.

Plazos individuales

1. Puede estar contenido en el texto de un documento (orden, reglamento, decisión, etc.). Los recibos de organizaciones o autoridades superiores, por regla general, contienen plazos para completar las acciones especificadas en ellos.
2. Son establecidos por el titular al tomar una resolución. Hay casos en los que es imposible establecer de inmediato el plazo exacto para la ejecución de un documento, entonces se establece un plazo condicional, que luego se ajusta durante la ejecución del documento.

Si el documento tiene un período de ejecución prolongado, se monitorea la ejecución de las etapas intermedias. El plazo para completar cada etapa está fijado en el RKF.

Los plazos para la ejecución de los documentos se calculan en días naturales: los recibidos (entrantes) de otras organizaciones, desde el momento de su recepción; para enviados (salientes) e internos, a partir de la fecha de su firma o aprobación. La ejecución se controla desde el momento en que se entrega el documento para su control.

Durante la ejecución de los documentos, por razones objetivas, los plazos pueden cambiar.

¡IMPORTANTE! Los cambios en el plazo individual para la ejecución de documentos solo pueden ser realizados por el administrador que lo fijó. Luego de acordar con la dirección el nuevo plazo, el contratista está obligado a informar el aplazamiento (cambio) del plazo al servicio de la institución de educación preescolar. La decisión de posponer la fecha de ejecución de un documento se toma dos o tres días antes del vencimiento de la fecha originalmente establecida. No se permite la corrección del plazo con carácter retroactivo.

La coordinación del documento elaborado con las organizaciones y personas interesadas deberá realizarse dentro del plazo establecido para la ejecución del documento.

Seguimiento de la ejecución de documentos y órdenes.

Todos los documentos que requieren ejecución se ponen bajo control, es decir. tomar una decisión adicional, realizar cualquier acción o preparar un documento de respuesta.

Si una organización utiliza un formulario de registro de diario para registrar documentos, entonces se crean tarjetas de control especiales u otro diario (de control) para el control. El formulario de diario se puede utilizar eficazmente en organizaciones donde el trabajo con información confidencial es separado y en organizaciones con un pequeño volumen de flujo de documentos.

Forma aproximada pista de auditoría

Muestra forma estándar tarjeta de control de registro (RKK)

Lado delantero

Reverso

* La línea superior se utiliza para controlar la ejecución de un documento, la fecha de ejecución del documento está rodeada por un círculo.

** El campo “Progreso de la ejecución del caso” se completa al realizar operaciones de control.

Modelo de formulario de tarjeta de registro y control (RCC)
con una lista ampliada de detalles

Lado delantero

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Reverso

**>

En el fichero de control, los RKK están sistematizados por:

• plazos para la ejecución de documentos;
• artistas intérpretes o ejecutantes;
• grupos (tipos) de documentos (órdenes e instrucciones, protocolos, contratos, etc.).

El archivo de control tiene dos secciones: “Matriz controlada” y “Documentos ejecutados”.

La presentación del documento controlado al albacea se realiza contra firma en el RKK, que luego se ubica en el expediente de control. Para llevar el documento al albacea se puede utilizar una red de información y telecomunicaciones, el documento se envía al albacea por correo electrónico notificándose al remitente la recepción del documento. La recepción de una notificación por parte del servicio DOU significa que el documento puesto bajo control ha sido aceptado para su ejecución.

El servicio DOU (servicio de control) de la organización realiza una verificación preliminar y regula la ejecución de los documentos. Para hacer esto, al albacea, si hay varios albaceas, el albacea responsable, se le envía un recordatorio sobre la próxima fecha límite para la ejecución del documento.

Todos los recordatorios a los artistas se registran en el RKK.

La realización de un control continuo implica la revisión diaria de las tarjetas por parte de un inspector de control u otra persona responsable. Se identifican los documentos que deben ejecutarse al día siguiente o en 2-3 días. Se debe comprobar el progreso de su ejecución y determinar si se está interrumpiendo la tarea. De lo anterior queda claro que control actual y preventivo–Se trata de un control y regulación constante del progreso de la ejecución de los documentos.

La verificación del progreso de la ejecución de los documentos generalmente se realiza con la siguiente frecuencia:

• tarea para los años siguientes: una vez por trimestre o al menos una vez al año;
• tarea para los meses siguientes año corriente- una vez al mes;
• tarea para el mes actual – cada 10 días.

Si es imposible ejecutar el documento a tiempo, el contratista, 3 días antes de la expiración del plazo, está obligado a presentar una solicitud escrita motivada de prórroga del plazo al administrador. La decisión de ampliar el plazo de ejecución la toma únicamente el gestor que tomó la resolución.

¡IMPORTANTE! El contratista está obligado a informar al servicio DOU (servicio de control) sobre el cambio en el plazo para la ejecución del documento. La información sobre los cambios en el plazo para la ejecución de un documento se ingresa en el RKK.

Sólo la organización autora del documento puede suspender o cancelar la ejecución de un documento y, en el caso de los documentos internos, el director o el órgano de dirección que tomó la decisión.

Quitar del control un documento ejecutado realizado por el titular de la organización o en su nombre por el servicio de la institución de educación preescolar.

El documento se considera ejecutado y retirado de control después de la ejecución efectiva de la tarea, instrucciones, solicitudes y/o confirmación documentada de su ejecución en cuanto al fondo. Los resultados se comunican a las organizaciones e individuos interesados.

Cuando un documento se retira del control, se ingresan los siguientes datos en el RKK:

• breve información sobre la ejecución o un enlace al documento (fecha y número) que acredita la ejecución;
• marque “archivar”, ingrese el número del archivo en el que se almacenará el documento de acuerdo con la nomenclatura de archivos; fecha y firma del contratista o jefe de la unidad estructural.

Contabilidad, generalización y análisis del avance y resultados de la ejecución documental. realizado por el servicio de la institución de educación preescolar en forma de informes analíticos (certificados, resúmenes) dentro de un plazo determinado o previa solicitud. Los plazos establecidos suelen ser una vez al mes - a principios del mes siguiente para el mes anterior y una vez al año - a principios del año siguiente para el año anterior.

Los datos resumidos sobre el estado de la disciplina del desempeño en la organización se presentan al jefe de la organización y a los gerentes. divisiones estructurales.

Formulario de muestra de un certificado de estado de disciplina de desempeño
para el jefe de la organización

REFERENCIA

sobre la ejecución de documentos a partir de ___________

Formulario de muestra de un certificado de estado de disciplina de desempeño
jefes de divisiones estructurales

REFERENCIA

sobre la ejecución de documentos en ____________________ a partir de ___________

(nombre de la división)

Por lo tanto, el análisis de los datos de control de ejecución de documentos es necesario no solo para que el gerente fortalezca la disciplina ejecutiva, sino también para mejorar toda la estructura de gestión. El servicio de una institución de educación preescolar necesita este análisis para mejorar la organización y tecnología de trabajo con documentos. Resolver de forma rápida y eficaz la gestión y tareas de producción ahora se utilizan cada vez más sistemas automatizados registro y control de documentos basados ​​en tecnologías de bases de datos.

Durante el proceso de registro, la fecha de ejecución del documento se ingresa en el campo “Fecha de Ejecución” y automáticamente se pone bajo control. La información sobre el progreso de la ejecución, la transferencia de un documento a otro departamento o un cambio en el plazo de ejecución se ingresa en la base de datos de registro.

Una vez finalizada la ejecución del documento, se ingresan en la tarjeta de registro electrónica los datos sobre la fecha y la naturaleza de la ejecución y la información sobre el número de caso en el que queda el documento para su almacenamiento. Los programas modernos le permiten mostrar listas de documentos con plazos en cualquier etapa de su ejecución y generar certificados (resúmenes, información) para los ejecutores y el gerente sobre los plazos de ejecución de los documentos.

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Primero, la respuesta simple. En conceptos, políticas, planes de negocio, planos, órdenes, instrucciones e instrucciones nunca se debe indicar “siempre” el plazo de ejecución. No existe tal fecha límite.

Es necesario recordar las recomendaciones del Sistema Estatal Unificado de Gestión de Registros (M., 1974) y Sistema Estatal soporte documental para la gestión (M., 1991), según el cual el control de la ejecución de los documentos administrativos de la organización (actas de reuniones de órganos colegiados y órdenes del titular) se realiza en el plazo especificado en las mismas.

Ordenar como acto legal, documento administrativo, arreglando decisión de gestión, debe compilarse y ejecutarse correctamente y contener un plazo específico.

Ejemplo 1

La cláusula de la parte administrativa de la orden (instrucción) debe establecer claramente el plazo de ejecución.

Contraer Mostrar

Si la orden establece una nueva norma legal de carácter operativo, obligatoria para todos o una categoría específica de empleados de la organización, el procedimiento para el desempeño de una determinada función, procedimientos, algoritmo de acciones para la venta de servicios, productos, etc., entonces la norma legal de la orden estará vigente hasta que se realicen cambios y adiciones a la misma.(pero esta será una norma legal diferente y una nueva version orden) hasta su cancelación o hasta que finalice el plazo establecido para su aplicación (además, este período de aplicación, es decir, el período de validez de la orden, deberá constar con precisión en la parte declarativa o administrativa de su texto).

Ejemplo 2

El período de validez de las normas del pedido se indica en la parte indicativa del texto.

Contraer Mostrar

Ejemplo 3

El período de validez de la norma de pedido se indica en la parte administrativa del texto.

Contraer Mostrar

Si alguna norma legal en la organización está sujeta a aplicación y control constante., están destinados a ser observados continuamente durante un largo período de tiempo, luego están formalizados en dichos documentos organizativos., como disposiciones, normas, reglamentos, incluidos los administrativos y tecnológicos, descripciones de trabajo, instrucciones, tarifas, estándares empresariales, etc. Los documentos organizativos se aprueban y ponen en vigor mediante órdenes. Y el control del cumplimiento de los requisitos y reglas (normas legales) establecidas en el mismo se realizará en la forma y según indicadores de evaluación, que ahora habitualmente se establecen en el propio documento organizacional. Las órdenes sobre la aprobación e implementación de los documentos normativos internos de una organización, por regla general, no deben contener cláusulas sobre el seguimiento de su implementación. Por el contrario, en dichas órdenes se vuelve obligatoria la cláusula que asigna la función de orientación metodológica a la aplicación del documento organizativo aprobado; esta función prevé:

• monitoreo de cumplimiento requisitos establecidos, explicación adicional de su aplicación,
• recibir "retroalimentación"
• elaborar informes, informar a la dirección,
• desarrollo de propuestas de mejora, etc.

Si la orden aún fija un plazo largo para su ejecución, Eso " mejores practicas» organizaciones modernas recomienda lo siguiente:

• si el período de ejecución se fija en más de 30 días, entonces el plazo para presentar informes / informes intermedios sobre el avance de la ejecución es cada 5-10 días o para cada etapa de ejecución, lo cual debe estar establecido en el propio documento o determinado por el contratista de forma independiente. Y si es imposible ejecutar el documento a tiempo, se presenta un informe al respecto a más tardar 10 días antes de la expiración del plazo de ejecución. Tenga en cuenta que el período para la aprobación de los borradores de documentos elaborados durante el proceso de ejecución está incluido en el período/plazo de ejecución;
• El control preliminar obligatorio de la ejecución se lleva a cabo en función de la importancia de las decisiones controladas:
  • planes y asignaciones para los años siguientes: una vez al mes o trimestre, pero al menos 1 o 2 veces al año;
  • planes y tareas para los próximos meses del año en curso, una vez al mes;
  • documentos y tareas del mes actual: cada 10 días y 3-5 días antes de la fecha límite.

Al menos 3 días antes del vencimiento del plazo, el albacea (aquel cuyo nombre se indica en la orden, instrucción o se formaliza por primera vez en la resolución) deberá presentar una solicitud motivada de aplazamiento / prórroga del plazo. La decisión de ampliar el plazo la toma el gerente que puso la resolución en el documento, firmó el pedido o aprobó la tarea y el plan de trabajo. La salida del control se lleva a cabo después de la ejecución real de las tareas, instrucciones y confirmación documentada de su ejecución en cuanto al fondo (se ha redactado un nuevo documento, hay una nota de ejecución, un informe, etc.).

La práctica de gestión muestra una conexión interesante entre la naturaleza de la decisión y su implementación: cuanto mayor es el problema, más compleja es la decisión, más tiempo requiere su implementación, menor es la viabilidad / "ejecutabilidad" de esta decisión dentro del plazo establecido. Por eso, en una situación concreta, recomendamos ver siempre el “sistema” y, en el complejo tema del seguimiento de la ejecución, tener en cuenta sus aspectos de gestión y justificación organizativa.

El control de ejecución de documentos es un conjunto de acciones que aseguran la ejecución oportuna de los documentos. El control siempre se considera en dos aspectos:

• control sustantivo de la ejecución decisiones tomadas, es decir control de gestión para todos los tipos y niveles de control;
• control de plazos decisiones tomadas.

Todo aspectos tecnológicos trabajo de prueba Actualmente están determinados por la construcción de un sistema de control en la organización:

• organizar un sistema de control, revisar informes y tomar decisiones sobre ellos ( control de gestión del sistema) son realizados por los órganos de dirección de la organización ( reunión general accionistas, junta de fundadores, consejo de administración, presidente del consejo de administración, etc.);
• control sobre el funcionamiento del sistema de gestión de la organización y control de gestión continuo están encomendados a los órganos ejecutivos (colegiales e individuales - junta directiva, director general; su adjunto de gestión administrativa, director administrativo y un servicio de control especialmente creado);
• control operacional y la regulación de procesos específicos está controlada por gerentes responsables del proceso, función y jefes de divisiones estructurales. Así es como la organización realiza tipos de control especializados, por ejemplo:
  • monitorear el cumplimiento de las actividades actuales con los estándares regulatorios - servicio control interno, gestión de control;
  • control del cumplimiento de la prestación de servicios con las normas legislativas y regulación de conflictos de intereses - control de cumplimiento, servicio de cumplimiento de estándares gobierno corporativo;
  • control y análisis actividad económica, seguimiento de la ejecución de planes y presupuestos: director financiero, centro situacional / analítico, controlador financiero / presupuestario;
  • control de riesgos - servicio de gestión de riesgos;
  • control sobre la realización de cálculos y el cumplimiento de las políticas contables y fiscales: el jefe de la organización, que delega estos poderes en el jefe de contabilidad del departamento de contabilidad;
  • control de aplicaciones legislación actual- servicio legal;
  • control de aplicaciones legislación laboral- servicio de personal.

En tipos de control especializados y en el control de la ejecución de documentos y órdenes, se suelen realizar 2 tipos de acciones de control/control:

• control de “seguimiento”;
• control preventivo.

Ambos tipos de acciones de control fueron llevadas a cabo con distintos grados de exhaustividad por el servicio de gestión de oficina y las secretarias (servicio de asistentes / personal de gestión), actuando de acuerdo con los requisitos de las instrucciones de gestión de oficina de la organización, que regulaban principalmente el control de "plazo".

Pero en relación con la aprobación del Reglamento de trabajo de oficina en organismos federales poder ejecutivo (aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 15 de junio de 2009 No. 477; según enmendado) El control sobre la ejecución de los documentos, incluso en términos de plazos, ahora formalmente no entra dentro del área de responsabilidad del trabajo de oficina..

El control sobre la ejecución de documentos e instrucciones (tanto en términos del algoritmo universal de operaciones de control como en términos de establecimiento de plazos de ejecución) se considera parte del actual control de manejo en el marco de los procesos de gestión administrativa de la organización y está consagrado en normas especiales para el trabajo de control o en regulaciones administrativas(apartado de control de la ejecución del procedimiento administrativo). La atención principal ahora debería centrarse no tanto en monitorear la ejecución, sino en monitorear la calidad de las decisiones., que forma parte de las tareas de un servicio de control moderno, que, por regla general, depende del primer jefe de la organización.

Pero tanto los gerentes como el servicio de control no pueden monitorear la ejecución sin aquellas herramientas que se compilan y documentan en el trabajo de oficina:

• revistas y tarjetas (estos son los principales formularios de contabilidad y registro tanto en formato electrónico como en papel), así como
• un clasificador especial (esta es una lista de documentos sujetos a control de ejecución, indicando plazos de ejecución; establece categorías de documentos controlados y plazos para su ejecución, que se considerarán obligatorios y estándar para una organización en particular).

Es en este ámbito donde existe un “punto de crecimiento” para la participación efectiva del servicio de gestión de oficina en los procesos de gestión administrativa de la organización.

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