Mejorar el soporte documental de la gestión en una institución pública. Mejorar el soporte documental de las actividades basadas en la automatización. Soporte de información y documentación
MEJORA DE LA DOCUMENTACIÓN PARA LA GESTIÓN DE RRHH
Zinakova S.O.
presupuesto del estado federal institución educativa educación profesional superior "Instituto Estatal de Artes y Cultura de Orel"
ogik. infokaf@ excursionista.ru
El soporte de documentación como uno de los componentes de las funciones de gestión está presente en todos los sistemas de gestión empresarial, incluido el sistema de gestión de personal. DOW es una rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales. El objetivo principal de mejorar el DOE es establecer principios uniformes para trabajar con documentos en todos los niveles de gestión, organizar el flujo de trabajo de la empresa, reducir el número y mejorar la calidad de los documentos, creando condiciones para el uso efectivo de medios y tecnologías técnicas avanzadas para recopilar, procesar, mover, analizar información, mejorar el trabajo del aparato de gestión.
Gestión de personal debido a su especificidad debido, en particular, a la participación en el proceso de gestión de un número significativo de participantes, una cierta secuencia de preparación, adopción e implementación. las decisiones de gestión Finalmente, una regulación cuidadosa del tipo de actividad en cuestión requiere tanto documentación como una adecuada gestión documental. El soporte de documentación para la gestión de personal incluye un ciclo completo: la creación (documentación), procesamiento y movimiento de documentos en la organización desde el momento en que son creados por los oficiales de personal o recibidos hasta la finalización de la ejecución o transferencia a otros departamentos. Cada división del servicio de gestión de personal desarrolla, elabora y ejecuta la documentación de acuerdo con su objeto funcional, cuyo procedimiento de trabajo viene determinado por reglamentos, normas e instrucciones internas.
La composición de las propiedades del sistema de soporte documental para la gestión de personal incluye:
1) la presencia de un número significativo de elementos constitutivos que están interconectados por canales de información para la transmisión de datos;
2) la presencia de un objetivo común de gestión para todo el sistema y objetivos privados para el sistema en cualquier nivel, que están subordinados al objetivo común;
3) división de un sistema de cualquier nivel en elementos separados, cuyas metas y objetivos están subordinados a las metas y objetivos del sistema de gestión de un nivel dado.
La red de transmisión de radio y televisión rusa de Bryansk en sus actividades se rige por la Constitución de la Federación Rusa, las leyes federales y otros actos legales reglamentarios de la Federación Rusa, resoluciones, órdenes del Gobierno de la Federación Rusa, el Presidente de la Federación Rusa Federación, ministerios y departamentos, los Códigos Civil, Laboral y de Pensiones de la Federación Rusa, órdenes de la Dirección de la empresa, reglas, instrucciones y reglamentos desarrollados por la empresa.
Las instituciones educativas preescolares para el personal de la red de transmisión de radio y televisión rusa de Bryansk están a cargo del servicio de personal. Gestión de personal en una empresa unitaria La red de radio y televisión rusa implica la organización del reclutamiento, la selección, la admisión de personal, su evaluación empresarial, orientación y adaptación profesional, formación, gestión de su carrera empresarial y promoción profesional, motivación y organización del trabajo. , manejo de conflictos y estrés, asegurando desarrollo Social organizaciones, la liberación de personal, etc. Esto también debe incluir cuestiones de interacción entre el jefe de la organización y los servicios de empleo, la gestión de la seguridad del personal. De acuerdo a derecho laboral regulación relaciones laborales en la red de transmisión de radio y televisión rusa se lleva a cabo mediante la conclusión, modificación y adición por parte del empleado y el empleador de convenios colectivos, acuerdos y contratos de trabajo. Los principales documentos de orientación en el campo de la gestión de personal en la empresa Russian Television and Radio Broadcasting Network son:
Decreto del Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa del 14 de marzo de 1997 N 12 "Sobre la certificación de los lugares de trabajo para las condiciones laborales";
Orden del Ministerio de Salud y Desarrollo Social de la Federación Rusa de 31 de agosto de 2007 N 569 "Sobre la aprobación del Procedimiento para la Certificación de Lugares de Trabajo por Condiciones Laborales";
Comentario sobre la orden del Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia de fecha 31 de agosto de 2007 N 569 "Sobre la aprobación del Procedimiento para la certificación de lugares de trabajo para las condiciones laborales";
La empresa dispone de documentos reglamentarios y legales que regulan el soporte documental de la gestión en la empresa.
Durante el análisis de la organización de la institución educativa preescolar, se reveló que para la preparación de documentos en la red de transmisión de radio y televisión rusa utilizan la instrucción obsoleta "Instrucciones típicas para el trabajo de oficina en los ministerios y departamentos de la Federación Rusa: registrado por el Ministerio de Justicia de Rusia con fecha 05 de agosto de 1993 No. 321”. La verificación de la corrección de la documentación para 2013 mostró que se redactaron 25 documentos en violación de las disposiciones de los Estándares estatales de Ucrania, GOST R. 6. 30-2003. Las notas explicativas no se adjuntaron al documento. Esto se considera una violación del art. 1131 de las disposiciones del Estándar estatal de toda Rusia para el soporte de documentación de gestión (GOSDOU).
Para automatizar la institución educativa preescolar del personal, la solución más común es automatizar los lugares de trabajo individuales (AWP): secretaria adjunta, gerente, contador o asistente de gerente. La principal desventaja de este enfoque es la falta de una conexión funcional entre la automatización de los procedimientos de solicitud y la automatización de los procedimientos de oficina.
Una empresa que busca crear un entorno de procesamiento de información eficaz para mejorar la calidad de la gestión tiene dos tareas serias:
1) Perfeccionamiento de todos los trabajos de preparación y procesamiento de la información documental, mediante la creación de un mecanismo de soporte documental de la empresa (DOE).
2) Elegir la estrategia de automatización adecuada.
Para resolver la primera tarea, es necesario guiarse por las disposiciones existentes de GOST, documentos reglamentarios, Ley Federal:
- Nuevo GOST R 7.0 -2013 "SIBID. Trámites y archivo. Términos y definiciones"
- GOST R 6.30–2003. Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación.
- Sistema Estatal apoyo a la gestión de la documentación. Disposiciones básicas. Requerimientos generales a los documentos y servicios de apoyo a la documentación.
- OK 011–93 "Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia"
Hoy es imposible basarse en una instrucción estándar sobre el trabajo de oficina, es necesario crear su propia instrucción, teniendo en cuenta los detalles del flujo de trabajo en la empresa.
Para resolver el segundo problema, es importante prestar atención a las tecnologías que ofrecen diversas empresas para la automatización de las instituciones educativas preescolares. Para esta empresa el más adecuado es el sistema de gestión documental automatizado "Delo", el módulo "Personal", ya que se trata de una toma de decisiones operativa sobre los documentos y un medio eficaz para el seguimiento de su ejecución, así como una solución profesional para el mantenimiento tanto tradicional como electrónico gestión de documentos.
Por lo tanto, para cualquier empresa, es vital mejorar constantemente el soporte documental de la gestión, ya que esto afecta la calidad de la política de personal y la gestión del personal.
Lista de fuentes utilizadas:
- GOST R 7.0-2013 "SIBID. Trámites y archivo. Términos y definiciones" (aprobado por orden de Rosstandart de fecha 17 de octubre de 2013 No. 1185).
- Bobyleva M. Circulación de documentos en la organización: enfoques modernos / M. Bobyleva //Diario financiero. - 2012. - Nº 16. - S. 20-28.
- Gorbenko M. Regulamos la gestión de nuestros registros de personal / M. Gorbenko // Kadrovik. Gestión de personal. - 2014. - Nº 10 - P.12-16.
- Larin M. Problemas de mejorar el soporte de documentación de la gestión en condiciones modernas / M. Larin // ACDI "Economía y Vida". - 2012. - Nº 31. - P.6-11.
- Novikova T. M. La importancia de la gestión de expedientes de personal en el ámbito de la organización / T.M. Novikova // Gestión del potencial humano. - 2013. - Nº 8. - P.23-26.
VESTNIK MGUS №2 (2) / 2007
Lista de literatura usada
1. Arkhipova E.V. Fundamentos de metodología para el desarrollo del habla de los estudiantes. - M.: Verbum-M, 2004. - 192 p.
2. Vvedenskaya L.A., Pavlova L.G., Kashaeva E.Yu. Idioma ruso y cultura del habla para ingenieros. - Rostov n / a: Editorial "Phoenix", 2003. - 384 p.
3. Goldin V.E., Sirotinina O.B., Yagubova M.A. Idioma ruso y cultura del habla: un libro de texto para no filólogos / Ed. ACERCA DE. Sirotinina. - 2ª ed., estereotipada. - M.: Editorial URSS, 2003. - 216 p.
4. Dantsev A.A., Nefedova N.V. Idioma ruso y cultura del habla: un libro de texto para universidades técnicas. - 4ª ed., añadir. revisado - M.: Editorial "Phoenix", 2005. - 317 p.
5. Maksimov V.I., Golubeva A.V., Kostomarov V.G. Idioma ruso y cultura del habla: Libro de texto para universidades técnicas. - M.: Educación superior, 2006. - 356 p.
6. Una guía para el estilo científico del discurso. Para universidades técnicas / Ed. I. G. Proskuryakova. - 2ª ed., añadir. y revisado - M.: Finta: Nauka, 2004. - 320 p.
7. Idioma ruso y cultura del habla: Tutorial/ O.Ya. Goykhman, L.M. Goncharova, O. N. Lapshina y otros; ed. profe. O.Ya. Goykhman. - M.: INFRA-M, 2002. - 192 p.
Mejorar el soporte documental para la gestión de las actividades de la universidad
V.O. Vorobiev
GOUVPO "Moscú Universidad Estatal Servicio"
Debido a los recientes cambios socioeconómicos y organizativos en el campo de la gestión, el sistema educativo ruso moderno está pasando por un período de reforma fundamental y requiere actualizar el marco legislativo y reglamentario existente para la gestión, mejorando su soporte documental para aumentar la eficiencia.
Con la introducción de la formación multinivel de especialistas en escuela secundaria en Rusia hay una tendencia a aumentar la participación trabajo individual en la formación de un especialista (ampliando el número a elección del alumno, aumentando el volumen Trabajo independiente etc). En este sentido, se requieren cambios en la tecnología de organización y soporte del proceso educativo en la universidad. La merma en la calidad de la organización del proceso educativo se asocia muchas veces a la dificultad de obtener y procesar grandes cantidades de información. Se reduce la efectividad del análisis de los datos recibidos y la toma de decisiones por parte del personal de gestión. Procesar una gran cantidad de documentos en papel es costoso labor manual y aumenta la influencia de factores subjetivos (factor humano).
En la actualidad, las condiciones objetivas están maduras para la transición a tecnologías electrónicas para organizar el proceso educativo. Estos incluyen: equipar una institución de educación superior con equipo informático y de oficina moderno; introducción generalizada de sistemas de información automatizados y bases de datos distribuidas.
La mayoría de las universidades utilizan un sistema de tres etapas para gestionar el proceso educativo: administración - facultad - departamento. Cada uno de estos niveles resuelve sus propias tareas y tiene sus propias reservas para mejorar la calidad de la organización del proceso educativo.
En este artículo consideraremos el soporte documental de la gestión docente. Facultad
Subdivisión educativa y científica de la universidad, realizando un ciclo completo de formación de especialistas en varias especialidades afines. Al mismo tiempo, la facultad lleva a cabo las disciplinas docentes de sus especialidades en otras facultades. En estrecha vinculación con el proceso educativo, la facultad realiza una labor de investigación fundamental y aplicada de acuerdo con el perfil de los especialistas en formación.
La facultad incluye departamentos, oficina del decano, salas educativas y científicas.
El departamento es la principal división educativa y científica de la universidad. Las actividades docentes y científicas del departamento se desarrollan en una o más áreas de conocimiento y están sujetas a la solución de la tarea principal
Formación de especialistas altamente cualificados.
Además, como parte del proceso educativo, el departamento realiza las siguientes funciones:
Organiza y realiza trabajos educativos y metodológicos a nivel moderno, incluido el desarrollo planes educativos, temas y programas de cursos y seminarios, trabajos de curso y tesis y proyectos, establece todas las formas de conducción de clases, la proporción entre clases magistrales, prácticas y de laboratorio, distribuye las asignaciones de capacitación, organiza el control de los estudios de los estudiantes;
Planes de formularios investigación científica organiza su implementación y supervisa su implementación;
Realiza formación de especialistas. Mayor Calificación(candidatos y doctores en ciencias) a través de estudios de posgrado, estudios de doctorado y en el orden de competencia;
Organiza y controla la formación avanzada y el reciclaje de los profesores y el personal del departamento;
Hace esfuerzos para aumentar los ingresos
VESTNIK MGUS №2 (2) / 2007
PROBLEMAS DE EDUCACIÓN Y CRIANZA
de fondos extrapresupuestarios a expensas del trabajo educativo y científico, desarrollo de industrias y actividades comerciales;
Promueve la difusión del conocimiento científico y realiza actividades culturales y educativas entre la población;
Somete a consideración del consejo académico de la facultad (universidad) propuestas de candidatos para cubrir cargos, para postulación a títulos académicos y honoríficos;
Realiza las demás actividades previstas en el Estatuto de la Universidad y la legislación vigente.
El departamento realiza reuniones mensuales del departamento de acuerdo a los planes de trabajo desarrollados. Luego se archivan todos los protocolos. Además, el departamento elabora planes de estudios, planes de calendario, programas de trabajo, planes para el cronograma. Los membretes a menudo se envían a varias organizaciones.
Administración de la facultad (oficina del decano): una subdivisión que controla y organiza las actividades de la facultad. El decano está directamente a cargo de ello. Controla la implementación de planes y planifica el trabajo de la oficina del decano, y determina de forma independiente el número y el personal calificado de la administración de la facultad. El decano es responsable de reportar datos, información y varios materiales elaborado por el decanato.
En el Estatuto de la universidad, el decanato no está señalado como una subdivisión de la facultad y, por lo tanto, sus funciones no están definidas.
Sin embargo, es la oficina del decano la que es el órgano de gobierno de la facultad, organizando el trabajo de oficina, el proceso educativo y el trabajo bien coordinado con varios departamentos de la universidad.
El objetivo principal del trabajo de la oficina del decano es la organización del proceso educativo, con el que está conectado el trabajo de la oficina principal.
En el curso de las actividades de la universidad se emiten órdenes, memorandos, instrucciones, protocolos, etc. Fijan decisiones sobre cuestiones administrativas y organizativas, así como sobre cuestiones de gestión, interacción, provisión y regulación de actividades.
Los documentos incluidos en el sistema de documentación organizativa y administrativa se dividen en tres grupos:
1. Administrativo (órdenes, instrucciones, etc.);
2. Organizativos (reglamentos, instrucciones, reglas, etc.);
3. Referencia e información (oficios, memorandos, protocolos, actas, etc.).
Los documentos que forman el flujo de trabajo de la facultad son:
1. Orden - acto legal publicado por el rector de la universidad con el fin de resolver las tareas principales y operativas que enfrenta la universidad.
2. Memo - un documento dirigido a una subdivisión estructural por el jefe de otra subdivisión, que contiene una declaración de cualquier problema, conclusiones, sugerencias, solicitudes.
3. Una carta de servicio es un nombre generalizado para documentos de diferente contenido que sirven como medio de comunicación entre instituciones, particulares
personas Las cartas de servicio siempre se redactan solo en un tema.
4. Acto - un documento redactado por varias personas y que confirma los hechos y eventos establecidos.
5. Nota explicativa - un documento que contiene una declaración escrita para justificar algo, una confesión de algo.
6. Protocolo - un documento que fija el curso de discusión de problemas y toma de decisiones en reuniones, reuniones, conferencias y reuniones de órganos colectivos (Consejos, comisiones, etc.).
7. Descripción del trabajo: una instrucción, un conjunto de reglas que establece el procedimiento y el método para la implementación y ejecución del trabajo. La descripción del puesto define deberes oficiales, responsabilidad, derechos, relaciones (conexiones por puesto) del empleado.
8. El contrato es uno de los documentos que reflejan las condiciones de las relaciones laborales entre el trabajador y la administración.
Los departamentos que organizan el flujo de documentos de la facultad incluyen:
Decanato (expide órdenes para estudiantes, para cuestiones organizativas, recibe órdenes del departamento de personal para el personal, registra documentos, prepara libros de protocolo, envía documentos al archivo, etc.);
Departamentos (recibir documentos, publicarlos, distribuir declaraciones para la sesión, almacenar currículos, después de la reunión del departamento, se elaboran protocolos, planes de trabajo del departamento, se archivan documentos, etc.);
Departamento de personal (estudiantes y empleados) (mantiene archivos personales, emite órdenes sobre el personal, registra la expedición de diplomas, certificados, documentos, etc.);
Contabilidad (recepción Dinero estudiantes, emite salarios y becas, emite certificados de salarios etc).
El decanato recibe los documentos registrados por la oficina universitaria. Todos los documentos se archivan por números, fechas y nombres en las carpetas correspondientes. Para registrar y controlar el alumnado del instituto, se han abierto registros para el registro de órdenes de alumnos por separado para los departamentos de tiempo completo y correspondencia. Estos diarios contienen listas de estudiantes (o estudiantes individuales) que han ingresado al instituto para estudiar. Se indica la base de formación, el número y la fecha de la orden de inscripción, traslado o reposición. Se ingresan los números y las fechas de los pedidos actuales. Al expulsar del instituto se tacha la línea con los datos del estudiante y al final se anotan los siguientes datos: el número y fecha de la orden de expulsión, el motivo de la expulsión. Los datos ingresados en los diarios para estudiantes se dividen en cursos, años y grupos, las hojas con grupos están marcadas. Las revistas facilitan mucho la contabilidad y el control y la labor de búsqueda y consulta.
La ejecución de todos los documentos registrados está sujeta a control. El control de ejecución incluye: establecer un documento para el control; verificar la entrega oportuna del documento al contratista; control preliminar y regulación del progreso de la ejecución; contabilidad y generalización de los resultados del control sobre la ejecución de documentos; informando al gerente.
El objetivo principal de la organización del control sobre la ejecución.
PROBLEMAS DE EDUCACIÓN Y CRIANZA
VESTNIK MGUS №2 (2) / 2007
Asegurar la ejecución oportuna y de alta calidad de los documentos. El control lo lleva a cabo la gerencia, el servicio de la institución educativa preescolar y los ejecutores responsables. El servicio DOW controla los documentos organizativos y administrativos.
Al formar documentos en casos por el servicio DOW, se utilizan los siguientes signos de establecimiento de casos. La base para agrupar documentos según un atributo nominal es el nombre de su variedad. Por ejemplo: órdenes, protocolos, actas, certificados, etc. Se incorporan al expediente documentos que, en su contenido, corresponden al encabezamiento de la causa.
La oficina del decano ha desarrollado ciertas reglas para agrupar documentos en casos por tipo y cronología. Así, las órdenes sobre el personal de estudiantes se agrupan por separado de las órdenes sobre el personal de profesores y empleados; pedidos para la academia - por separado de los pedidos para el instituto. Los documentos que son necesarios para dictar una orden sobre el personal de estudiantes a tiempo parcial se archivan en archivos personales o forman un archivo independiente de anexos a estas órdenes o instrucciones (por ejemplo, personal
comparecencias, copias de actas de matrimonio, partidas de nacimiento, etc.). En el departamento de tiempo completo, dichos documentos se envían al departamento de personal estudiantil de la universidad. Los archivos personales de los estudiantes de tiempo completo del Instituto se mantienen y almacenan en su totalidad en el departamento de personal estudiantil.
Como resultado de la actividad científica de la facultad (reunión del Consejo Académico, conferencias varias, admisión de estudiantes a la magistratura), se forman documentos de este tipo como: órdenes, protocolos, decisiones, extractos. Para todos ellos existen carpetas en las que se archivan.
La facultad también recibe diversos materiales sobre conferencias. Las reuniones del Consejo Académico se realizan mensualmente, para lo cual se prepara una lista de asistencia, el orden del día, que se distribuye a los miembros del consejo. Después de la reunión, todos los protocolos se archivan en una carpeta.
Todos los años, el decanato recopila información sobre investigaciones presupuestarias y contractuales del estado, que luego se transfiere al departamento educativo.
En la facultad, el flujo de trabajo se realiza por documentos entrantes, salientes e internos (Tabla 1).
Documentos entrantes, internos y salientes
Recepción de entrada y trámite primario (oficina) revisión preliminar (oficina) registro (oficina) examen de documentos por parte del titular (rector de la universidad, vicerrector) entrega de documentos a ejecutores (decano o vicedecano) control de ejecución archivo del documento ejecutado en el archivo (oficina)
Salida redactar un borrador (facultad) preparar un documento (decanato, departamentos de la facultad) visar un borrador, su aprobación firmar un documento (departamentos universitarios) registro (decanato u oficina) enviar un documento a un destinatario ( oficina)
Por lo tanto, solo la totalidad de los documentos de las facultades constituye una cantidad significativa de documentación organizativa, administrativa, informativa y de otro tipo (y esto no cuenta los documentos de toda la universidad). En este sentido, se debe regular y agilizar la organización del flujo de trabajo de la universidad.
La tarea de reducir el volumen de circulación de documentos tiene dos aspectos principales: reducir la cantidad de documentos creados y reducir el consumo de papel para la producción de documentos. El más importante es, por supuesto, el primer aspecto.
La condición principal para reducir el volumen de documentos es la racionalización de la formación de documentos. El método principal aquí es la unificación de ambos grupos individuales de documentos y todo el sistema de soporte de documentación. En la práctica, esto se expresa en la creación de sistemas de documentación que establecen estrictamente la composición de los formularios permitidos para su uso y las reglas para usarlos.
La forma real de reducir el flujo injustificado de documentos es mejorar la calidad de los documentos mismos como portadores de paquetes normativos y de otro tipo.
información de alineación. El texto del documento que refleje la acción de gestión, instrucciones, decisiones debe redactarse de tal manera que contenga solo la información necesaria, interprete claramente la esencia de la decisión y determine los plazos reales y razonables para la ejecución. En la práctica, lamentablemente, son frecuentes los casos en que un documento se presenta para ejecución con plazos ya vencidos, cuando la esencia del problema está tan velada que no queda claro si el problema se resuelve positiva o negativamente. Por lo tanto, es tan importante que las formas unificadas, cuyo texto ya ha sido pensado y racionalizado, se utilicen lo más ampliamente posible al preparar documentos.
Teniendo la tarea de reducir el consumo de papel y ahorrar el trabajo del personal del aparato para preparar y leer documentos, es aconsejable acortar el texto reduciendo significativamente los diversos tipos tradicionales de preámbulos y partes introductorias.
La reducción del volumen de documentación se logra mediante la construcción de sistemas efectivos de recuperación de información. Por ejemplo, una orden de personal se imprime en varias copias y se archiva en un archivo con órdenes, en un archivo personal, en un archivo de contabilidad o tal vez
VESTNIK MGUS №2 (2) / 2007
PROBLEMAS DE EDUCACIÓN Y CRIANZA
ser, y en los departamentos de planificación y producción. La razón de una circulación tan grande es la dificultad de la búsqueda: cada especialista que pueda necesitar este documento prefiere tenerlo en casa en lugar de depender de una búsqueda poco confiable y, lo que es más importante, prolongada. Como resultado, el volumen de documentos aumenta significativamente. El desarrollo de un motor de búsqueda que funcione bien puede reducir drásticamente la duplicación, especialmente cuando se usan computadoras y la capacidad de obtener cualquier información disponible en la organización en su lugar de trabajo a través de la red.
Reducir el tamaño físico de los documentos es un aspecto esencial de la reducción del flujo de trabajo. Esta tarea se lleva a cabo por métodos simples, que, sin embargo, están asociados con la superación de algunos hábitos burocráticos. Por ejemplo, todavía existe la opinión entre los gerentes de que es imposible enviar un documento en formato A5 "arriba", que un membrete con una disposición angular de los detalles es menos "sólido" que con una disposición longitudinal, y puede, como fueron, humillar al autor, etc.
Por reglas modernas el tamaño del formulario debe depender únicamente del tamaño del texto, y no del grado de nuestro respeto por el destinatario. La cantidad de texto se puede reducir aplicando reglas de escritura estándar, lo que ahorra espacio en la hoja en aproximadamente un 5%. Es conveniente producir documentos voluminosos de carácter de referencia y uso a largo plazo con páginas reemplazables, lo que permitirá no reimprimir el texto completo cuando se realicen cambios. Al preparar documentos de carácter operativo, se recomienda utilizar el estilo telegráfico, escribir respuestas en la solicitud misma, no escribir información adicional redundante, aumentar el ruido de información, etc.
Como se mencionó anteriormente, el flujo de trabajo se mejora al racionalizar y reducir la cantidad de formularios de documentos; organización de su entrega; introducción de la práctica de examen preliminar de documentos por un especialista altamente calificado y su distribución por ejecutores, sin pasar por la gestión de la institución; minimizar las operaciones manuales y la correspondencia de datos; el uso de la mecanización y la tecnología informática en todas las etapas del movimiento de documentos; introducción de un control estricto sobre la ejecución de los documentos.
Un importante medio moderno de mejorar el flujo de trabajo es la informatización de la preparación y procesamiento de documentos.
Al mejorar el flujo de trabajo en las condiciones de la tecnología informática, se da la importancia principal al lugar y el papel de la tecnología en esquema general movimiento de documentos. Construir una red informática en una universidad implica cambiar el flujo de documentos del sistema de control tradicional y aumentar su implementación con la ayuda de herramientas informáticas. En este caso, el procedimiento adoptado en el sistema de gestión para dar fuerza legal a los documentos “máquina”, aquéllos. documentos creados por medio de computadoras electrónicas y especialmente en soportes mecánicos.
la tarea principal es evitar la participación paralela en el flujo de trabajo de la documentación tradicional y "máquina" que contiene información duplicada. Por lo tanto, para uso de los empleados del aparato administrativo, se recomienda enviar solo información documental procesada y sintetizada, y transferir la información original para su almacenamiento en el archivo inmediatamente después de transferir los datos a un medio informático.
Cumplimiento de GOST 6.10.484 “Sistemas de documentación unificados. Dar fuerza legal a los documentos en un soporte de máquina y un maquinograma creado por tecnología informática. Disposiciones Básicas". Esta norma, en particular, establece un conjunto único de datos obligatorios de cualquier documento.
Para resolver problemas a nivel universitario, varias universidades desarrollaron e implementaron sistemas de software (por ejemplo, en la Universidad Técnica Estatal de Novosibirsk, en 1992), que permiten automatizar las operaciones más rutinarias relacionadas con la preparación y ejecución de documentación: listas de grupos, pedidos, tarjetas personales, etc.
La principal desventaja de tales sistemas es la dificultad de integrarlos en sistemas de nivel superior y su carácter cerrado.
Las principales propiedades de este sistema son: controlabilidad de usuarios y eventos; la capacidad de integración con sistemas de un nivel superior (rectorado) y de un nivel inferior (departamento, comité de selección, etc.); apertura a la modificación y expansión; la capacidad de trabajar en red y preparar datos para servicios universitarios en formulario electronico. El sistema realiza las siguientes funciones:
Contabilidad y análisis personal estudiantes y docentes de la facultad;
Contabilidad y análisis del desempeño de los estudiantes durante todo el período de estudio en la universidad;
Formación y acumulación de pedidos;
Formación y acumulación de documentos sobre la organización del proceso educativo (plan de estudios, tareas de estudio para departamentos, planes de estudio de trabajo para estudiantes, calendarios de exámenes, etc.);
Contabilidad y análisis de las actividades financieras de la facultad (becas, subsidios, estudiantes contratados, etc.);
Formación y acumulación de documentación vigente (certificados, hojas de examen, listas de grupos, etc.);
Control de formación y paso oportuno de documentos;
Formación de grupos de usuarios con asignación a cada usuario de determinados derechos de acceso a la información.
El uso de sistemas de software para el procesamiento de documentos, la transición a tecnologías electrónicas para organizar el proceso educativo en la universidad conducirá a un aumento en la eficiencia del análisis de los datos recibidos y la adopción de decisiones de gestión correctas. Esto permitirá mayor institución educativa corresponden a los modernos cambios socioeconómicos y organizativos del país.
Trabajo de oficina Curso: Documentación de apoyo a la gestión: Libro de texto. - 2ª ed. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: NGAEiU, 1998. - S. 124.
Introducción 3
1. Problemas de mejorar los sistemas de gestión de documentos usando TI moderna 7
2. Análisis y mejora del sistema de instituciones educativas preescolares de JSC "SZEI" utilizando tecnologías de la información 21
3. Instrucciones para mejorar el soporte de documentación para las actividades de gestión de JSC "SZEI" 25
Conclusión 35
Lista de fuentes y literatura utilizadas 40
Aplicaciones 43
Introducción
Cada vez se presta más atención en nuestro país al problema de mejorar la eficiencia de la gestión mediante la introducción de las tecnologías de la información y la comunicación. Actualmente, a nivel estatal, los conceptos de creación de gobierno electrónico, introducción de reglamentos administrativos, asociación de recursos de información estatales 1 . Los recursos de información forman la base de la actividad de cualquier estructura de información. Para la construcción efectiva de nuevas tecnologías de gestión y la reorganización de las que funcionan, la justificación de las decisiones sobre la automatización de la información y el soporte de documentación de la gestión en las empresas, se requiere un apoyo científico y metodológico apropiado de alta calidad que cumpla con las ideas modernas sobre la organización y los procesos y tareas de gestión. para su mejora, que enfatiza la relevancia del tema elegido del trabajo científico. La necesidad de cambio y mejora continua de la documentación de soporte para la gestión se debe a la importancia del papel de la información en el sistema de gestión socioeconómica, en el que la información acumulada en varios mensajes, información, datos sobre eventos individuales, fenómenos, hechos en documentos - formularios adecuados para su uso, sirve como un recurso de información de la sociedad. 2 El objetivo de este trabajo es identificar áreas para mejorar el soporte documental de las actividades de gestión de la organización utilizando tecnología de la información (en adelante, TI) en el ejemplo de JSC Samara Planta de Productos Eléctricos. El objeto de investigación en el trabajo es OJSC "Planta de productos eléctricos de Samara", y el tema de investigación: soporte de documentación para sus actividades de gestión utilizando TI.
Para lograr el objetivo establecido en el trabajo, es necesario resolver de manera consistente una serie de tareas: estudiar los aspectos teóricos del soporte documental de las actividades de gestión; analizar el sistema existente de soporte documental para las actividades de gestión de la Planta de Productos Eléctricos de Samara, proponer direcciones para mejorar este sistema y determinar la efectividad de las propuestas.
Valorando el grado de desarrollo del problema objeto de estudio, cabe señalar que el punto de inflexión en la comprensión de un documento como objeto de gestión documental se remonta a la década de los 80 del siglo XX y se asocia a un cambio fundamental en las formas de fijación. , transmisión y lectura de información 3 . Los trabajos científicos de VNIIDAD, RGANTD, GARF están dedicados a documentos electrónicos. La revisión mostró que el grado de conocimiento de varios problemas de los documentos electrónicos no es el mismo, y sirvió de impulso para la preparación por parte de los Archivos Rusos (VNIIDAD) de un programa de investigación para 2001-2010. “Documentos Electrónicos”, que incluye una lista aproximada de áreas de investigación científica, desarrollos regulatorios, metodológicos y experimentales en el campo de los documentos electrónicos 4 . En las obras de Mityaev K. G., Livshits Ya. Z., Tsikulin V. A., Kuznetsova T. V., Sokova A. N., Larin M. V., Mingalev V. C., Bachilo I. L., Banasyukevich V. D., Krasavina AS, Ilyushenko MP, Kostomarova MN, Stepanova EA, Dodonova MI, Loseva VI, Reikhtsauma AL, Andreeva VI, Yankova V.F., Kuznetsova S.L., Pshenko A.V., Slavko T.I., Aleksentseva A.I., Arkhipova N.I., Ovchinnikova N.V., Bobyleva M.P. y otros, se han desarrollado problemas históricos, teóricos y aplicados de soporte documental de la gestión, gestión documental, organización del trabajo de oficina y soporte documental de la gestión, automatización del trabajo con documentos.
Del amplio abanico de publicaciones diversas sobre los problemas de automatización de procesos de gestión y soporte documental, las más atractivas para el tema del trabajo son los desarrollos metodológicos publicados recientemente sobre el diseño de documentación electrónica y la gestión documental electrónica, entre los que destacan los trabajos de AD Romanov, T. N. Ilyina, A. Yu. Loginova, Michael J. Sutton, N. N. Kunyaeva 5 . Estos trabajos contienen puntos de vista sobre la gestión de documentos electrónicos y varios elementos de un sistema de gestión de documentos electrónicos basado en el uso de tecnologías de la información informática, describen los fundamentos metodológicos para su implementación, generalizan la experiencia nacional y extranjera en el establecimiento de tareas y el desarrollo de soluciones para la gestión de documentación en sistemas corporativos requiriendo la integración de diversas plataformas de información y hardware y software. El análisis del estado de la base teórica para la formación y mejora de la documentación de apoyo a la gestión indica que muchos aspectos de este problema aún no se han reflejado suficientemente en las publicaciones.
La base de la metodología de investigación llevada a cabo en este trabajo es un enfoque sistemático para el análisis del desarrollo del soporte de documentación en el sistema de gestión empresarial. La metodología del trabajo es una combinación de métodos tradicionales científicos generales y especiales. Para resolver las tareas planteadas, se utilizaron los siguientes métodos: análisis comparativo y estructural del sistema, clasificación, estadístico, gráfico. La base metodológica del estudio estuvo formada por los principios de objetividad y consistencia, una idea dialéctica del proceso y las posibilidades de su cognición. La elección de la estructura del trabajo está determinada por el objetivo fijado y la secuencia de tareas a resolver: el trabajo consta de una introducción, tres secciones, una conclusión, una lista de referencias y literatura y aplicaciones.
1. Problemas de mejorar los sistemas de gestión de documentos usando TI moderna
En la situación socioeconómica actual, en el contexto de la búsqueda de formas óptimas de informatización de la sociedad y la entrada de Rusia en el espacio mundial de la información, la solución del problema multidimensional del soporte documental de la gestión, con la ayuda de la cual los procesos de documentar, organizar los documentos y la circulación de documentos, adquieran un carácter normativo u ordenado, es de suma importancia.
Muchos científicos ahora reconocen la prioridad de la documentación, legal, económica, organizativa, personal y otros aspectos de la gestión de la documentación. Los investigadores afirman que el problema en consideración contiene tanto características históricamente heredadas como nuevas asociadas a transformaciones técnicas y socioeconómicas fundamentales en el campo de la documentación y señalan que el insuficiente desarrollo científico y teórico y la falta de la debida atención estatal a la creación de un marco conceptual y el desarrollo de enfoques unificados para las organizaciones PEI conllevan varias consecuencias negativas, en particular, la separación de las normas y tecnologías internacionales, la ineficiencia y el valor insuficiente de los recursos de información almacenados, etc. una
A principios de la década de 1990, apareció Nueva clase sistemas de gestión de documentos diseñados para gestionar documentos electrónicos distintos de sus imágenes. En su mayoría eran archivos de procesadores de texto; así es como apareció una nueva clase de sistemas, llamados sistemas de gestión de documentos. El desarrollo de la funcionalidad, la adición de funciones para trabajar con imágenes de documentos ha llevado al hecho de que en los sistemas modernos de gestión de documentos, además de las funciones de almacenamiento y búsqueda, han aparecido funciones de control. ciclo vital documento: a diferencia de sus predecesores, los sistemas de gestión de documentos están diseñados para trabajar con documentos dinámicos.
El documento es la principal forma de presentar información sobre la base de la cual opera cualquier empresa. La información puede ser estructurada, asumiendo que las bases de datos y los sistemas de información aplicados son los responsables de su almacenamiento y gestión, y no estructurada - documentos simples 2. Existe una relación entre documentos estructurados y no estructurados, como una factura para el despacho de mercancías y una transacción en el sistema de información de la aplicación sobre la cancelación de mercancías del almacén, y solo la factura tiene fuerza legal, a diferencia de la transacción en la base de datos.
Hoy en día, ha llegado el entendimiento de la necesidad de automatizar el almacenamiento y procesamiento de información no estructurada, ya que sus volúmenes son tales que ya no es posible procesarla manualmente. Sin embargo, los enfoques y conceptos para construir sistemas diseñados para automatizar el flujo de trabajo tienen algunas diferencias. Actualmente, la gama de tareas de los sistemas de gestión de documentos está determinada por la etapa del ciclo de vida del documento que necesita ser soportada. El ciclo de vida de un documento consta de dos etapas principales y se muestra en la Figura 1.
Arroz. 1. Ciclo de vida del documento 3
La etapa de desarrollo del documento puede incluir: el desarrollo del contenido del documento mismo; ejecución de documentos; aprobación del documento.
Si el documento está en desarrollo, se considera no publicado y los derechos del documento están determinados por los derechos de acceso de un usuario en particular. La etapa del documento publicado puede incluir: acceso activo; documento de archivo (almacenamiento a corto plazo, almacenamiento a largo plazo); destrucción de documentos.
Cuando el documento pasa a la segunda etapa, se considera publicado, entonces los derechos sobre el documento siguen siendo uno solo: acceso para leer.
Un ejemplo de un documento publicado es una plantilla de membrete estándar empresarial. Además del derecho de acceso de lectura, puede haber derechos para mover un documento publicado a la etapa de desarrollo. Dependiendo de la etapa específica del ciclo de vida del documento con el que se trate el sistema de gestión documental, los archivos que existen en él para almacenar documentos se dividen convencionalmente en archivos estadísticos y dinámicos. Los archivos estadísticos almacenan solo documentos publicados. Los archivos dinámicos pueden contener tanto documentos publicados como aquellos que están en desarrollo.
Los principales problemas de soporte documental de la gestión existentes en la actualidad incluyen: la necesidad de desarrollar bases, principios y reglas normativos y metodológicos unificados para documentar la información y trabajar con información documentada; problemas de estandarización y unificación de documentos; desarrollo de clasificadores de toda Rusia de información técnica, económica y social; garantizar la seguridad de la información y proteger la información del acceso no autorizado.
En relación con la aprobación de la ley de información, así como los cambios fundamentales en la situación socioeconómica del país, es urgente actualizar todo el complejo de soporte normativo y metodológico para la organización del trabajo con información documentada en varios niveles de gestión estatal, pública y económica 4 .
En la actualidad, muchos científicos constatan la imperfección del actual sistema de gestión documental, recursos de información en general, que es consecuencia, en primer lugar, de la incertidumbre del estatuto organizativo y jurídico de esta función, su subestimación; el incumplimiento de las necesidades de la época de la gestión de la documentación científica y metodológica, a partir de desarrollos que no van mayoritariamente más allá de principios de la década de los 90 del siglo XX; acumulación de desarrollos de gestión de documentos de carácter normativo y metodológico debido al ritmo de desarrollo de las tecnologías de la información y los cambios en los soportes de información, en ausencia de requisitos para equipo tecnicoórganos de gestión y procesos para documentar y promover la información documentada a lo largo de la "vertical" y "horizontal"; la imperfección de los procesos de formación, procesamiento, conservación actual y archivo y uso de la documentación de los órganos de gobierno; atención insuficiente a la dotación de personal de gestión de documentación en los órganos de gobierno.
Recientemente, han cobrado mayor importancia las tareas de organización y regulación del almacenamiento estatal y departamental de documentación en medios no tradicionales, las cuales aún se resuelven a nivel empírico en instituciones individuales y prácticamente no están reguladas por normas nacionales. Como antes, una tarea importante es conectar el entorno de hardware y software, el software editorial y otros medios para documentar y procesar la información del documento.
La armonización y la interconexión de estos sistemas y documentos debe ser el tema de la atención estatal más cercana, ya que afectan significativamente las capacidades y la eficacia de una institución educativa preescolar automatizada. Las cuestiones no resueltas, en particular, de la atribución legal electrónica de documentos impiden la organización de la documentación electrónica, la gestión de documentos, el almacenamiento y la protección de la información contra el acceso no autorizado.
La especificidad de los datos legibles por máquina es que no se pueden percibir en la forma física en la que se almacenan en los medios y dependen de la tecnología, el formato y el estándar dentro del cual se crean. Después de pasar por una serie de procedimientos prescritos, los datos aparecen en un formato fácil de usar (en forma impresa, en la pantalla de un monitor, etc.), lo que da lugar a desacuerdos terminológicos observados tanto entre científicos como entre especialistas y profesionales. En un caso, un documento electrónico se entiende como un medio de máquina, en otro, un archivo separado en este medio, en el tercero, una impresión en papel, en el cuarto, una especie de "matriz en la memoria de la computadora". En muchos casos, una imagen de pantalla, incluida una recibida por correo electrónico, desde Internet y otras redes, se toma como documento.
El problema de la gestión de documentos electrónicos, la automatización de las instituciones educativas preescolares está estrechamente relacionado con el problema de un documento electrónico. En la actualidad, diversas empresas han desarrollado e implementado un gran número de sistemas automatizados de gestión de documentos (ADMS), caracterizados por enfoques específicos y medios de implementación de comunicación informática.
Desafortunadamente, no existe prácticamente una terminología unificada en estos desarrollos. Los productos de las empresas de desarrollo llevan nombres como: un sistema de gestión de documentos, un sistema informático para el trabajo de oficina y la automatización del flujo de trabajo, un sistema de gestión de oficinas, un sistema de gestión de documentos distribuidos, un archivo electrónico, etc. La diversidad en los nombres de los sistemas desarrollados y desarrollados solo indica que hoy en día esta área del mercado de la información aún no se ha configurado como un segmento independiente y, en algunos casos, los productos de ASUD aparecen como desarrollos relacionados o un subproducto en la solución. otras tareas más complejas. Sin embargo, el número de ASUD está creciendo con bastante rapidez. Aproximadamente 30-40 empresas participan regularmente en las conferencias DOCFLOW y ofrecen sus desarrollos a los consumidores 5 . Muchos ASUD se desarrollan individualmente para uso interno y no se comercializan.
En la actualidad, en este sector de la industria de la información, a pesar de la evidente necesidad, no existe un sistema bien establecido para monitorear los desarrollos que aparecen en el mercado, y tampoco existe un sistema que funcione bien para su licenciamiento y certificación 6 . Raras son las revisiones de expertos sobre sistemas de este tipo en los principales sistemas informáticos y publicaciones de información, por no hablar de publicaciones para trabajos de oficina y archivos. Ninguno de los sistemas que participan en el análisis comparativo se prueba para cumplir con los estándares y reglas actuales para trabajar con documentos, los costos de implementar un sistema en particular no se comparan con los beneficios directos e indirectos recibidos (sin mencionar el efecto económico). Obviamente, este trabajo debe ser realizado por expertos independientes, como VNIIDAD, para una evaluación más calificada de las ventajas o desventajas de un sistema de control automatizado en particular.
Debido al hecho de que como una dirección para mejorar el soporte de documentación para las actividades de gestión de JSC "Planta de Productos Eléctricos de Samara" en este trabajo, se ha elegido la introducción de un sistema automatizado integrado para documentar las actividades de gestión en sus actividades, en el En el primer capítulo me parece importante considerar los requisitos básicos para un sistema de control automatizado óptimo, a elegir entre los que existen actualmente en el mercado.
Los expertos señalan que lo importante es el enfoque sistemático para crear un producto completo que permita, después de la introducción de ASUD, hablar de una solución integral al problema del soporte documental para la gestión en una organización 7 . Además, el costo del sistema y la escala de la organización en la que se puede aplicar, el volumen de flujo de trabajo son importantes para el consumidor.
Al elegir el sistema necesario, en primer lugar, se debe tener en cuenta para qué tipo de estructura de gestión se selecciona la ASUD: estructuras jerárquicas complejas (ministerio, departamento, corporación, banco, etc.); autoridades territoriales (administraciones de ciudades, sujetos de la federación, municipios, etc.); Organizaciones comerciales y no comerciales de nivel medio e inferior 8 .
Un análisis de la literatura sobre el problema nos permite formular ciertos requisitos para un sistema moderno de gestión documental en una organización. El sistema de control automatizado debe realizar íntegramente todas las tareas de apoyo documental a la gestión: preparación de documentos, su registro, control de ejecución, búsqueda de documentos, su almacenamiento y trabajo de referencia sobre una serie de documentos. El sistema debe construirse sobre principios metodológicos uniformes, software, hardware y soluciones tecnológicas y en el marco de las condiciones organizativas y legales vigentes en forma de legislación nacional, normas estatales, instrucciones y requisitos.
La ASUD debe asegurar el uso completo (integración) del recurso de información acumulado e implementar el principio de una sola entrada de información y su uso múltiple tanto documentalmente como de hecho. El sistema también debería ayudar a los administradores a elegir rutas para el movimiento de documentos dentro de la organización, brindando el grado necesario de protección de la información contra el acceso no autorizado.
ASUD en condiciones modernas debería poder expandir ciertos componentes (el número dispositivos tecnicos y tecnologías, el número de documentos (volumen de información), el número de usuarios) y ser capaz de adaptarse dentro de límites razonables a los requisitos cambiantes de los usuarios.
La evaluación del desempeño es el aspecto formalizado más difícil de la implementación de ASUD. En primer lugar, porque en la mayoría de los casos este sistema no es una emergencia reconocida para la gestión de una empresa (a diferencia, por ejemplo, de un sistema de comercio para un supermercado o de una base de datos para un registro de población), y por otro lado, requiere ciertos costos para implementación y mantenimiento. Como para cualquier sistema automatizado, el efecto de la introducción de ASUD se divide en dos partes: el efecto directo de la introducción del sistema, asociado al ahorro de materiales, tiempo de trabajo empleados, etc., y un efecto indirecto asociado a los beneficios para el funcionamiento de la organización que proporciona la ASUD (transparencia en la gestión, control de la disciplina de desempeño, posibilidad de acumulación de conocimientos, etc.). El efecto del segundo tipo es muy difícil de estimar en el caso general. La dificultad radica en el hecho de que la evaluación siempre será una evaluación de expertos, y tal evaluación puede cuestionarse muy fácilmente. En realidad, este efecto supera significativamente los ahorros directos de la introducción de ASUD en forma de papel no gastado o costos de mano de obra reducidos.
Para calcular la efectividad de la implementación de ASUD en una organización, en la primera etapa, es necesario determinar los costos de su implementación. Para determinar los costos, es necesario calcular el costo de una licencia software. Su costo depende en gran medida de la cantidad de licencias adquiridas, es decir, de la cantidad de puestos de trabajo en la ASUD. A continuación, se calcula el costo del equipo adicional necesario para la implementación de los sistemas de control automatizado (computadoras, impresoras, escáneres, etc.). Además, se calcula el costo total del trabajo en la implementación del sistema. El cálculo se realiza según la fórmula 9:
V=M*A + M*A*F(N), (1.1)
donde: V - el costo de los trabajos de implementación del sistema;
M es el número de meses-hombre necesarios para llevar a cabo el trabajo de implementación (normalmente de 4 a 6 meses-hombre);
W - el costo promedio de 1 mes de trabajo (incluido el trabajo en el desarrollo de requisitos, la creación de un proyecto de implementación, desarrollo de software, instalación y capacitación);
F es una función de las características del tamaño de la organización, sirve como una "corrección" que le permite tener en cuenta la complejidad de la tarea debido al tamaño de la organización en los costos.
El comportamiento de esta función se muestra en el gráfico (ver Figura 2).
Arroz. 2. La naturaleza de la función F - la dependencia del valor del coeficiente para calcular la enmienda a V - el costo del trabajo, teniendo en cuenta la cantidad de trabajos en el sistema de control automatizado 10 .
El costo del trabajo en la implementación del sistema no es proporcional al tamaño de la organización, pero, por supuesto, depende en cierta medida de ella. El costo de la implementación depende en gran medida de cómo se organizará la implementación, por qué fuerzas se llevará a cabo, en cuántas etapas. Otro elemento de gasto que debe tenerse en cuenta es el costo de administración y mantenimiento del sistema. A continuación, se realiza el cálculo de los ingresos proyectados de la organización por la implementación de ASUD.
Inicialmente, se evalúan los ahorros de costos directos. Incluye el costo del papel ahorrado al implementar dicho sistema y el costo del tiempo ahorrado de los empleados. Esta costes fijos, por lo tanto, para evaluar el período de recuperación del sistema, basta con calcular los costos por mes. Los costos varían significativamente según el tipo de actividad de la organización, y los cálculos serán esencialmente a priori de estimaciones promedio.
El costo máximo de papel consumido por mes se puede calcular en función de la capacidad de un empleado para leer y asimilar una cierta cantidad de páginas de documentos por mes. Basado en un experimento simple, se puede encontrar que durante la jornada laboral un empleado promedio no puede leer más de 100 hojas de documentos mecanografiados. Por otro lado, el volumen mínimo de páginas que un empleado lee durante una jornada laboral no puede ser inferior a un documento completo, es decir, 4-5 páginas, de lo contrario, este empleado no trabaja con documentos, lo que significa que no es de su interés. interés desde el punto de vista de la implementación ASUD.
La extensión es grande, por lo que para el cálculo práctico es mejor obtener datos sobre la compra de papel para escribir del departamento de contabilidad, pero según las estadísticas, hay 25 páginas por día por empleado en una organización promedio. El cálculo de los costos de papel por mes se realizará de acuerdo con la fórmula 11:
R1 = D*S* P*N, (1.2)
donde: P - el costo de una hoja de papel con información impresa (copiadora, impresión);
N es el número de empleados;
D es el número de días hábiles en un mes;
S - el número de hojas por 1 empleado por día
El costo del tiempo de trabajo ahorrado es más difícil de estimar y se basa en los siguientes factores: Esfuerzo ahorrado al reutilizar documentos existentes; ahorro de tiempo en la búsqueda de los documentos necesarios debido a la sistematización de documentos en el almacenamiento y medios efectivos de recuperación de información; aceleración de todos los procesos de negocio debido a su automatización, formalización y control de la disciplina ejecutiva.
Para traducir estos factores en valoraciones específicas, es necesario realizar valoraciones de expertos. Dado que cualquier organización está constantemente resolviendo tareas que son bastante similares entre sí, es obvio que la posibilidad de reutilizar documentos existentes es muy real. Si para algunos tipos de documentos (contratos, cartas, invitaciones) dicha reutilización es una práctica bien establecida en la mayoría de los lugares, entonces para documentos como ofertas comerciales, revisiones analíticas, borradores preliminares o incluso solo correspondencia, lamentablemente el porcentaje de reutilización en la mayoría de los casos es cero. Para casi cualquier documento en mucho tiempo organización existente siempre hay un prototipo. La mayoría de las veces, será posible "tomar" del 20 al 30% del prototipo (no del volumen del texto, sino de los costos laborales para la creación), el resto son los detalles de un caso individual, que requiere pensar y toma de decisiones, por lo que el factor de reutilización será del 25%. Si asumimos que cada empleado dedica aproximadamente el 30 % de su tiempo de trabajo a la creación de nuevos documentos, entonces el ahorro de tiempo total para los empleados será de aproximadamente el 5 % de su tiempo de trabajo total. El ahorro de tiempo para buscar un documento está bastante bien medido por los adherentes a la implementación de ASUD. A efectos publicitarios, nombran cifras que alcanzan hasta el 30% de la jornada laboral del trabajador.
La aceleración de los procesos de negocio es lo más beneficio obvio desde la introducción de ASUD. Es difícil estimar a priori, pero intentemos hacer algún tipo de valoración. Con el flujo de trabajo en papel, la oficina suele distribuir el correo a los empleados dos veces al día. Así, dependiendo de la lista de aprobación, un documento puede pasar por instancias desde tres días hasta un mes o más. Cualquier retraso en la ejecución sólo aumenta este período. Es imposible controlar la demora en la ejecución de documentos individuales, y el control integral de la disciplina de desempeño de un empleado individual se complica por la falta de transparencia de sus actividades.
Al implementar ASUD, los documentos se transfieren a la siguiente instancia inmediatamente después de la ejecución. Para cualquier retraso de cualquiera de los artistas, puede ver tanto el tiempo del retraso como la carga del artista con otras obras y, en consecuencia, puede tomar medidas. Con esto en mente, un documento que normalmente se ejecuta al menos tres días se puede ejecutar en uno o dos días, y el tiempo de ejecución de los documentos que pasan por la aprobación y coordinación de varias etapas se puede reducir varias veces.
A pesar de los problemas de implementación mencionados anteriormente, los sistemas de control automatizados se utilizan cada vez más precisamente porque el efecto de los mismos no se mide por el ahorro directo en recursos, sino por la mejora de la calidad del trabajo de la organización.
Para las empresas comerciales, este es un factor de supervivencia, para los departamentos y agencias gubernamentales es una oportunidad para resolver de manera más efectiva los problemas gubernamentales, para darse cuenta de la posibilidad de interacción operativa con varias entidades y entre departamentos. Sujeto a la introducción de dichos sistemas, la administración pública será más transparente, informativa y eficiente. De todo el espectro de tecnologías, cuyo uso en el marco de las estructuras de la administración pública ya está retrasado, los sistemas de gestión de documentos electrónicos son una de las claves.
En conclusión, estudiando los problemas de mejora de los sistemas de gestión documental en una organización, parece posible extraer una serie de conclusiones.
El soporte de documentación de la gestión (DOS) de una organización es la función de gestión de servicios más importante, que tiene sus propias tareas específicas y debe ser realizada por una unidad estructural independiente y separada de la organización: el servicio de soporte de gestión de documentos. DOW cubre el ciclo de vida de los documentos desde el momento de su nacimiento, el desempeño de sus respectivas tareas de gestión hasta su destrucción o traslado al archivo. Esta es la gestión de todos los sistemas de documentación con el fin de reducir el volumen de circulación de documentos, mejorar la calidad de los documentos y proporcionar oportunamente información actualizada necesaria para la toma de decisiones en el contexto del uso de tecnología moderna y nuevas tecnologías de la información. . Se basa en los principios de economía y eficiencia y en la generalización de las nuevas tecnologías de la información que proporcionan una gestión de calidad en relación con la documentación de la organización como recurso de gestión en toda regla.
La base normativa y metodológica de una institución educativa preescolar es un conjunto de leyes, actos jurídicos reglamentarios y documentos metodológicos que regulan la tecnología para la creación de documentos, su procesamiento, almacenamiento y uso en las actividades corrientes de la institución, así como las actividades de el servicio de mantenimiento de registros: su estructura, funciones, personal, soporte técnico y algunos otros aspectos. Los principales problemas del soporte documental para la gestión incluyen: la necesidad de desarrollar fundamentos, principios y reglas regulatorios y metodológicos unificados para documentar información y trabajar con información documentada; problemas de estandarización y unificación de documentos; desarrollo de clasificadores de toda Rusia de información técnica, económica y social; garantizar la seguridad de la información y proteger la información del acceso no autorizado.
2. Análisis y mejora del sistema de instituciones educativas preescolares de JSC "SZEI" utilizando tecnologías de la información.
La Planta de Productos Eléctricos de Samara fue fundada en 1961. En 1992, la planta se transformó en una sociedad anónima abierta 1 . Actualmente, la Planta de Productos Eléctricos de Samara es una sociedad anónima abierta que opera sobre la base de la carta y la legislación de la Federación Rusa. La organización, mantenimiento y mejora del sistema de soporte documental de la gestión en JSC "Planta de productos eléctricos de Samara" se lleva a cabo sobre la base de una política técnica unificada y el uso de medios técnicos modernos en el trabajo con documentos por parte del departamento administrativo. Para analizar objetivamente el sistema de educación preescolar en la empresa en estudio, realizaremos un análisis comparativo del número real de empleados del departamento y el número estándar 2.
El análisis del número se realizó sobre la base de un análisis comparativo de los costos de las operaciones individuales para trabajar con documentos. Los resultados del análisis se presentan en el Apéndice 1. Los datos necesarios para calcular el número estándar de personal se presentan en el Apéndice 2. En la actualidad, el departamento de gestión de registros cuenta con 13 personas, mientras que, según los estándares de tiempo, debería incluir 14 personas. , y teniendo en cuenta los costos en tiempo real - 15 personas. Por lo tanto, se puede concluir que con el volumen de trabajo existente en el departamento de gestión de registros, existe una importante escasez de personal. El movimiento de documentos en esta organización desde el momento de su creación o recepción hasta la finalización de la ejecución o envío forma el flujo de documentos de la Planta de Productos Eléctricos de JSC Samara. Las principales operaciones de flujo de trabajo se presentan en el Apéndice 1.
El procedimiento para el paso de documentos y las operaciones realizadas con ellos en la empresa están regulados por las instrucciones para el trabajo de oficina, reglamentos sobre divisiones estructurales y descripciones de trabajo sus empleados, etc
La lista de documentos que deben conservarse en JSC "Planta de productos eléctricos de Samara" se establece en la Carta de esta empresa.
En caso de reorganización de la empresa, todos los documentos deben transferirse de acuerdo con el procedimiento establecido al sucesor, y en caso de liquidación de la empresa, los documentos de almacenamiento permanente que hayan científico e histórico el valor se transfiere para el almacenamiento estatal al Servicio Federal de Archivos de Rusia, los documentos sobre el personal (órdenes, archivos personales y tarjetas de registro, cuentas personales, etc.) se transfieren para el almacenamiento al archivo apropiado del sujeto de la Federación Rusa. La transferencia y el pedido de documentos se llevan a cabo por las fuerzas y a expensas de la empresa de acuerdo con los requisitos de las autoridades de archivo, se les proporciona información sobre JSC "Planta de productos eléctricos de Samara" de acuerdo con los requisitos de la legislación. de la Federación Rusa.
La empresa proporciona a sus accionistas acceso a documentos, sujeto a restricciones, establecido por ley Federación Rusa. Los accionistas (accionista) que tengan en total al menos el 25 por ciento de las acciones con derecho a voto de la empresa tienen derecho a acceder a los documentos contables. JSC "Planta de Productos Eléctricos de Samara" está obligada, a petición de las personas que tienen derecho de acceso a los documentos, a proporcionarles copias de estos documentos. La tarifa por copiar está establecida CEO empresa y no puede exceder el costo de hacer copias de documentos. La empresa proporciona a sus accionistas y empleados el acceso a la información en cumplimiento de los requisitos de la legislación sobre secretos de Estado. El sistema de trabajo de oficina en OJSC "Planta de Productos Eléctricos de Samara" está parcialmente centralizado.
Dependiendo de las peculiaridades del paso de documentos en JSC Samara Planta de Productos Eléctricos, se dividen en tres grandes grupos: entrantes, salientes, internos.
El procesamiento de los documentos entrantes se lleva a cabo de forma mixta, en papel y electrónica. La descripción de la tecnología para procesar documentos entrantes se presenta en el Apéndice 3, la tecnología para procesar documentos salientes e internos, en el Apéndice 4.
Uno de los elementos integrales del soporte documental de la gestión en la JSC "Planta de Productos Eléctricos de Samara" es la organización del control sobre la ejecución de los documentos. Los documentos más importantes están sujetos a control de ejecución. Los documentos que requieren ejecución están sujetos a control. El propósito del control es asegurar la ejecución oportuna y de alta calidad de las instrucciones registradas en los documentos 3 .
El trabajo práctico de control lo llevan a cabo los empleados del departamento de gestión de registros en nombre de la dirección de la Planta de Productos Eléctricos de JSC Samara (con excepción de los documentos contables y de personal). Para el control de la ejecución se utiliza el diario electrónico “Documentos para el control”, que es un elemento de la base de datos “Caso” (ver Anexo 5).
La desventaja del orden de control existente sobre la ejecución de los documentos es que las bases de datos que se están formando no se consolidan en una sola base de datos y cada división mantiene su propia base de datos. El control sobre la ejecución de documentos en JSC "Planta de Productos Eléctricos de Samara" no se lleva a cabo en total conformidad con los requisitos existentes, ya que los resultados de la ejecución deben anotarse en el documento, no solo en las bases de datos de registro.
Además, las desventajas incluyen el hecho de que la base de datos (diario electrónico) formada durante el proceso de registro no se utiliza para el control, lo que conduce a la duplicación de la entrada de información del documento.
Análisis del sistema de soporte documental para la gestión en tres aspectos principales (documentación (recopilación, ejecución, aprobación y producción de documentos); organización del trabajo con documentos en proceso de gestión (aseguramiento del movimiento, seguimiento de la ejecución, almacenamiento y uso de documentos ); sistematización del archivo de documentos) permitió identificar sus principales deficiencias: la cantidad de trabajo realizado por los empleados del departamento de gestión de registros, manteniendo las tecnologías de procesamiento de documentos aplicadas, implica la ampliación de su personal; debido a un número importante de divisiones estructurales, la tecnología existente para la transferencia de documentos a los empleados es bastante laboriosa y es difícil controlar este proceso; la automatización parcial del soporte de documentación para la gestión crea dificultades para obtener información rápida y confiable sobre el progreso de la ejecución de documentos y sobre la ejecución de instrucciones para un documento entrante, conduce a costos de tiempo significativos para buscar documentos por divisiones estructurales; el uso por parte de los empleados de la unidad estructural de varios productos de software complejos especializados en la preparación de documentos (contabilidad - sistema 1C; personal - base de datos en MS Excel, departamento de trabajo de oficina - DB "Delo") conduce a la duplicación de información y, a menudo, a su distorsión; la gerencia de la empresa no tiene el grado necesario de integridad de la información sobre la composición cualitativa y cuantitativa del flujo de documentos en JSC Samara Planta de Productos Eléctricos. Las falencias señaladas y la falta de un espacio único de información en la JSC “Planta de productos eléctricos de Samara” ralentiza el proceso de toma e implementación de decisiones gerenciales, reduce la efectividad de la gestión por falta y desunión de información.
3. Instrucciones para mejorar el soporte de documentación para las actividades de gestión de JSC "SZEI"
Las falencias identificadas permitieron determinar los rumbos para mejorar el sistema de soporte documental para la gestión en la Planta de Productos Eléctricos de JSC Samara.
La mejora de la eficiencia del aparato de gestión se puede lograr mejorando su estructura, mejorando las habilidades del personal, mejorando la organización, la mecanización y la automatización de los procesos de actividad gerencial más intensivos en mano de obra.
El mayor efecto se logra con el desarrollo integrado, interconectado y armónico de todas estas áreas. Sobre el etapa actual Cabe señalar que, en relación con el desarrollo de las tecnologías de la información, la eficiencia del trabajo ha aumentado significativamente, pero su introducción en las empresas es gradual, lo que se asocia con importantes costos financieros y organizativos.
La transición a una tecnología de la información fundamentalmente diferente en los órganos de gestión, basada en la inclusión orgánica de un complejo de medios técnicos en proceso de gestión– Sistema automatizado de soporte documental para la gestión.
La elección de un sistema de información automatizado para soporte de gestión de documentos (AIS DOW) es actualmente una tarea muy urgente para muchas organizaciones y empresas nacionales. La mayoría de las publicaciones sobre este tema se dedican principalmente a las ventajas y desventajas funcionales individuales. varios sistemas gestión de documentos electrónicos. Por regla general, no consideran y no tienen en cuenta por completo los requisitos del objeto de automatización en sí: actividades de gestión.
Se realizó un análisis de la literatura existente sobre los problemas de automatización de las instituciones educativas preescolares y la síntesis de los resultados obtenidos con las deficiencias del sistema existente de instituciones educativas preescolares identificadas en el curso de este trabajo en JSC "Planta de productos eléctricos de Samara". posible identificar un conjunto de los factores más significativos que deben tenerse en cuenta al elegir el óptimo para los productos JSC "Planta de Productos Eléctricos de Samara" AIS DOW.
Un AIS DOW eficaz está diseñado para aumentar la eficiencia de las actividades de gestión de la organización mediante la automatización de toda la gama de trabajo con documentos y debe resolver las siguientes tareas principales: documentación (preparación, ejecución, aprobación, aprobación y emisión de documentos); asegurar el flujo de documentos de la organización (registro y movimiento de documentos y sus proyectos, control sobre la ejecución de instrucciones para el procesamiento de documentos, cancelación y búsqueda de documentos); almacenamiento de archivos (proporcionando búsqueda, implementación de las reglas para el almacenamiento, uso y destrucción de documentos de archivo). La estructura de los requisitos para el AIS DOW, que es óptimo para JSC Samara Plant of Electrical Products, interpretada gráficamente en los componentes del AIS DOW, se muestra en la Figura 3.
AIS DOW forma un único espacio de información que brinda a los usuarios los medios para trabajar en colaboración con todos los documentos de la organización: correspondencia entrante y saliente, materiales organizativos y administrativos internos, así como la correspondencia que lo acompaña, a lo largo de todo su ciclo de vida y después de la finalización. de la "vida activa" de los documentos, el sistema debe mantener su almacenamiento de archivo o registrar información sobre su destrucción.
Parece importante al elegir el DOW AIS, que es óptimo para la Planta de Productos Eléctricos de JSC Samara, tener en cuenta los siguientes aspectos: el sistema tiene en cuenta la tecnología de trabajo de oficina y el flujo de trabajo adoptado en la empresa; si admite la circulación de documentos presentados tanto en papel como en formato electrónico; si tiene suficiente integridad funcional; si tiene características de desempeño aceptables.
Arroz. 3. esquema estructural AIS DOW para JSC "Planta de Productos Eléctricos de Samara"
La elección de AIS DOW también está influenciada por la cantidad de costos para su adquisición y operación, así como el conjunto de servicios ofrecidos para soportar el sistema.
Una revisión del mercado nacional de AIS DOW permitió identificar tres grupos principales de estos sistemas: sistemas desarrollados por empresas rusas basados en DBMS industriales (Delo, LanDocs, OPTIMA-WorkFlow, Code, Paperwork, etc.); Versiones rusificadas de productos occidentales populares (Documentum 4, DOCS Open, Lotus Domino/Notes, DocuLive, etc.); sistemas creados por empresas rusas en la plataforma Lotus Notes (CompanyMedia, BOSS-Referent, Escado, etc.).
Con base en el análisis del AIS DOW existente y los problemas identificados de soporte documental para la gestión en la Planta de Productos Eléctricos de Samara, parece importante proporcionar el sistema seleccionado: registro unificado de toda la correspondencia entrante, incluidas cartas y apelaciones de los ciudadanos, seguido de envío de documentos a consideración de la dirección de la organización o de sus divisiones estructurales; registro unificado de toda la correspondencia saliente y documentos internos de la organización; registro del movimiento de documentos (flujo de documentos) dentro de la organización, incluidas resoluciones, informes de desempeño, aprobación (aprobación) de documentos; cancelación de documentos en el caso de acuerdo con la nomenclatura de casos adoptada en la organización; control sobre la ejecución oportuna de instrucciones, recursos de ciudadanos, organizaciones, resoluciones e instrucciones de la dirección; verificación de la corrección y puntualidad de la ejecución de los documentos; buscar documentos y recibir informes estadísticos sobre el flujo de trabajo de la organización; formación de registros de despacho para la expedición de la institución o envío de documentos utilizando sistemas de correo electrónico.
Además, el sistema de automatización y flujo de trabajo de la oficina debe funcionar en una red de área local que combine las computadoras instaladas en los lugares de trabajo de los empleados de las divisiones estructurales y las sucursales involucradas en los procesos de trabajo de la oficina.
El sistema Letograf satisface los requisitos más completos formulados: un sistema de gestión de documentos automatizado y procesos comerciales (flujo de trabajo), que está integrado con el sistema de contabilidad 1C: Enterprise 8.1 utilizado en el departamento de contabilidad de JSC Samara Plant of Electrical Products.
La integración de este AIS DOW con el sistema 1C: Enterprise 8.0 le permite evitar la doble entrada de datos (los datos del sistema de contabilidad pueden caer inmediatamente en el bucle de flujo de documentos) y acelerar significativamente el procesamiento de la información, separar y optimizar las funciones de procesamiento y entrada de datos. en la organización. Al integrarse con el sistema de contabilidad en OJSC Samara Plant of Electrical Products, el flujo de trabajo se simplifica y acelera. Los documentos se ingresan en una sola ubicación de almacenamiento centralmente. Proporcionó acceso a varios usuarios y sistemas de información para resolver diversos problemas. Puede adjuntar otros documentos (archivos, textos, imágenes de originales) a cada documento primario y recopilar toda la base documental en sistema unificado. No hay necesidad de desarrollar y mantener convertidores técnicos, puertas de enlace e integración de procesamiento con el sistema contable corporativo. La tarea principal del AIS DOU "Letograf" es la automatización del flujo de trabajo y la implementación de procesos comerciales.
Este producto de software le permite resolver problemas, describir y optimizar procesos comerciales, realizar contabilidad, planificación y análisis en diversas áreas de gestión.
Las principales ventajas del sistema Letograf incluyen: la disponibilidad de esquemas de flujo de trabajo, procesos comerciales y métodos de implementación listos para usar; configuración visual, integración con el sistema de flujo de trabajo existente de Delo. La personalización visual (sin codificación) puede reducir significativamente el tiempo de implementación y garantizar el éxito del proyecto. Los costos de implementación se reducen al eliminar etapas completas (configuración y codificación en "1C: Configurator" y depuración del código).
Otra de las ventajas es la reducción de costes de mantenimiento y desarrollo posterior: cualquier configuración realizada previamente se puede copiar, conservando los datos originales, y realizar cambios.
Por lo tanto, este AIS DOW siempre puede funcionalidad corresponden al nivel de desarrollo de JSC "Planta de productos eléctricos de Samara", lo que minimiza el tiempo y los riesgos de implementación. "Letograf" le permite afinar el sistema presupuestario existente y desarrollarlo junto con el crecimiento del sistema de gestión en términos técnicos y metodológicos.
El paquete incluye ejemplos de diagramas de procesos comerciales que se han implementado con éxito en otras empresas. Letograph tiene una "biblioteca" (repositorio de Internet) de la industria y procesos comerciales especializados, plantillas de documentos y configuraciones. La implementación comienza con la selección del modelo más adecuado, utilizando la experiencia práctica ya acumulada y el conocimiento de los consultores. El sistema le permite normalizar y optimizar los procesos comerciales de la organización, describir un sistema de gestión de documentos específico configurando los procesos y tipos de documentos necesarios, recibir informes de gestión sobre el archivo de documentos, almacenar y estructurar información, facilitar su búsqueda, automatizar el almacenamiento de documentos en forma archivo electrónico(con versiones, imágenes de originales, etc.), automatizar la configuración de tareas y la transferencia de información entre los participantes, de acuerdo con los procesos de negocio configurados, controlar la ejecución de cada tarea, procesar y recibir un informe sobre el estado de una tarea , documento u obra 1 . El sistema brinda soporte para los siguientes procesos comerciales, que se muestran gráficamente en la Figura 4.
Trabajar con documentos internos de la organización implica: preparación de un borrador de documento, su aprobación y aprobación en forma electrónica; formación de instrucciones sobre documentos, transferencia de documentos visados para familiarización y ejecución a los empleados; control sobre el paso de documentos; registro de documentos, control de familiarización con órdenes, instrucciones, etc.; control de acceso a documentos; búsqueda rápida del documento deseado; creación y almacenamiento de plantillas de documentos.
Los principales procesos soportados por AIS DOU "Letograf"
Trabajar con documentos internos
Procesamiento de documentos entrantes y salientes.
Trabajar con contratos de organización
Gestión de contactos externos
Contabilidad y contabilidad de gestión
Organización de canales de noticias y conferencias.
Organización y planificación de eventos.
Apoyo a la ingeniería de soporte de las instalaciones comerciales de JSC "Planta de productos eléctricos de Samara"
Arroz. 4. Procesos de negocio soportados por AIS DOU “Letograf”
El procesamiento de documentos entrantes y salientes incluye las siguientes operaciones: control, contabilidad, registro de correspondencia entrante / saliente; imposición de resoluciones; reenvío de documentos dentro de la organización a través de rutas personalizables; transferencia de documentos de papel a formato electrónico y viceversa, incluido el escaneo continuo; entrega (colocación) de documentos después de la ejecución en casos; formación de la historia de la correspondencia sobre el tema; formación de instrucciones para documentos; control sobre la ejecución de documentos; mantenimiento de estadísticas y generación de informes; establecer la estructura del número de registro de acuerdo con la nomenclatura de casos; control de acceso a documentos.
La gestión de contactos externos incluye el registro varios tipos contactos; planificación de contactos con terceros; mantener un historial de contactos, generar informes sobre contactos, una búsqueda rápida del historial de contactos con una organización en particular.
Los requisitos para el volumen de trabajo científico no nos permiten considerar en detalle todas las posibilidades de este AIS DOW, una parte importante de ellas se presentan en el manual del usuario disponible en el sitio web de los desarrolladores.
Las capacidades del programa permiten a los empleados de las subdivisiones estructurales de JSC "Planta de productos eléctricos de Samara" utilizar la información de los documentos ingresados en el sistema de contabilidad y generar documentos (y otros objetos) en el sistema de contabilidad, y garantizar que la gestión de la empresa recibe operativos y informes estadísticos sobre el cumplimiento de tareas en la empresa por varias secciones: ejecutantes, función, plazos, documentos, etc.
Para implementar el sistema en el aspecto técnico, es necesario: cada usuario final tiene una computadora y dos servidores: un servidor de aplicaciones y un servidor de base de datos. Las computadoras deben estar conectadas a red local. Requerimientos técnicos en forma sistemática se dan en la tabla 1.
Tabla 1.
Requerimientos de equipos para la implementación de AIS "Letograf"
| Software | Especificaciones computadora |
| computadora del usuario |
|
| SO MS Windows 98/ME o MS Windows NT 4.0/2000/XP/2008 Server; 1C: Empresa 8.0; plataforma Microsoft. NET Framework 1.1, Internet Explorer 6.0 y superior, | Procesador Intel Pentium III - IV RAM desde 512 MB (recomendado desde 1 GB). Un disco duro de al menos 20 GB (durante la instalación se utilizan unos 100 MB). Unidad de CD-ROM (en caso de instalación local). Pantalla SVGA. |
| servidor de aplicaciones |
|
| SO MS Windows 98/ME o MS Windows NT 4.0/2000/XP/2008 Server; 1C: Empresa 8.0; plataforma Microsoft. NET Framework 1.1 | Procesador Intel Pentium III 1 GHz. RAM desde 2GB Lector de CD ROM. |
| Servidor de base de datos |
|
| Sistema operativo MS Windows 2000/2008 Server. microsoft servidor SQL 2000 + Paquete de servicio 3. | Procesador Intel Pentium Xeon 2 GHz RAM 2GB. Disco duro SCSI o sistema RAID |
Los requerimientos técnicos de los equipos cumplen con el nivel de soporte material y técnico existente para los lugares de trabajo en la Planta de Productos Eléctricos de JSC Samara, por lo que la implementación del sistema no requiere el costo de compra de equipos de oficina adicionales.
El soporte técnico del software estándar "Letograf" incluye la provisión de: acceso a nuevas versiones de software; consultas " línea directa» por correo electrónico o por teléfono; acceso al depósito de Internet, información sobre el lanzamiento y composición de actualizaciones.
El costo del software "Letograf" incluye soporte técnico gratuito por 12 meses a partir de la fecha de compra del producto. El precio de suscripción (durante el primer año) para el soporte técnico anual de Letograph es el 15 % del costo del producto adquirido según la lista de precios vigente en el momento de la compra de la suscripción.
Los documentos metodológicos se suministran con el kit de instalación del software: “Metodología para configurar la gestión presupuestaria “Cinco pasos hacia la excelencia: Procesos comerciales”; "Guía del usuario" (se incluye una guía del usuario por cada tres estaciones de trabajo adquiridas), "Guía de implementación" (script de configuración del programa) y "Guía del programador para combinar la configuración de Letograph con una configuración arbitraria para 1C:Enterprise".
La introducción de este AIS DOW le permite reducir el costo de: buscar documentos: debido a un sistema de almacenamiento de documentos unificado, se reducirán los costos de personal; coordinación y transmisión de información - debido a la configuración y control automáticos de la ejecución de tareas; tiempo de inactividad causado por la espera de la información necesaria para tomar una decisión; formación del nuevo personal, así como los nuevos empleados recibirán información contextual, verán la lista exacta de sus funciones (al mismo tiempo, el sistema los protegerá de muchas acciones incorrectas que podrían llevar a la pérdida de tiempo para un empleado que se adapta y sus colegas, para realizar tareas innecesarias y erróneas). comportamiento); sobre el entrenamiento corporativo y la introducción de nuevas reglas y procesos de negocio debido a la posibilidad de su diseño automático y reporte a los empleados y control automático de implementación.
En el Apéndice 6 se presenta una relación causal lógica entre las capacidades del programa y los efectos de su implementación.
La propuesta de directrices para mejorar el soporte documental de la gestión en la JSC "Planta de Productos Eléctricos de Samara" implica la realización de cálculos para identificar la efectividad de las directrices propuestas (ver Anexo 7).
Por lo tanto, el uso del sistema de gestión de documentos propuesto ahorrará a JSC "Planta de productos eléctricos de Samara" anualmente alrededor de 7,4 millones de rublos.
El cálculo muestra que la introducción del sistema Letograf permite corregir el inconveniente identificado: la discrepancia entre el número de personal en el departamento de gestión de oficinas y el volumen de trabajo en el campo del soporte documental para la gestión.
Así, con la introducción del AIS DOW propuesto, se reduce la cantidad de trabajo y no hay necesidad de aumentar el personal del departamento de trabajo de oficina de la planta.
Conclusión
En el contexto de la marcha de las relaciones de mercado y de una economía competitiva, la solución oportuna y correcta de las tareas estratégicas y tácticas determina la viabilidad de una empresa u organización. La información documentada es la base de la gestión, su eficacia se basa en gran medida en la producción y consumo de información. En la sociedad moderna, la información se ha convertido en un recurso de producción completo, un elemento importante de la vida social y política de la sociedad. La calidad de la información determina la calidad de la gestión. En las condiciones modernas, para mejorar la eficiencia de la gestión, es necesario prestar suficiente atención a mejorar el trabajo con documentos, ya que cualquier decisión de gestión se basa siempre en información, en un documento de servicio.
A los principales problemas de soporte documental de la gestión en empresas rusas incluyen: la necesidad de desarrollar un marco regulatorio y metodológico unificado, principios y reglas para documentar información y trabajar con información documentada; problemas de estandarización y unificación de documentos; desarrollo de clasificadores de toda Rusia de información técnica, económica y social; garantizar la seguridad de la información y proteger la información del acceso no autorizado.
El uso de nuevos sistemas de gestión de documentos en una empresa requiere determinar la efectividad de su implementación. El efecto de la implementación se divide en: el efecto directo de la implementación del sistema, asociado al ahorro de materiales, tiempo de trabajo de los empleados, etc., y el efecto indirecto asociado a los beneficios para el funcionamiento de la organización que la automatización sistema de control proporciona (transparencia de la gestión, control de la disciplina ejecutiva, la posibilidad de acumular conocimiento, etc.).
En este trabajo, se hizo un análisis del soporte documental para la gestión de las actividades de una empresa que utiliza tecnología de la información en el ejemplo de la sociedad anónima abierta "Planta de Productos Eléctricos de Samara" (OJSC "Planta de Productos Eléctricos de Samara"). La organización, mantenimiento y mejora del sistema de soporte documental de la gestión en la Planta de Productos Eléctricos de Samara OJSC se lleva a cabo sobre la base de una política técnica unificada y el uso de medios técnicos modernos en el trabajo con documentos por parte del departamento de gestión de la oficina, y en en general, alrededor de 300 empleados de la empresa están involucrados en el proceso de gestión de documentos. El estudio del sistema de gestión de documentos existente en la empresa permitió identificar una serie de problemas: tecnología intensiva en mano de obra para transferir documentos entre divisiones estructurales y la dificultad de controlar este proceso; automatización parcial del soporte de documentación para la gestión, lo que lleva a la dificultad de obtener información rápida y confiable sobre el progreso de la ejecución de documentos y sobre la ejecución de instrucciones para un documento entrante, a costos de tiempo significativos para la búsqueda de documentos por divisiones estructurales; el uso de varios productos de software complejos especializados en la preparación de documentos, lo que lleva a la duplicación de información y, a menudo, a su distorsión; la falta del grado necesario de integridad de la información sobre la composición cualitativa y cuantitativa del flujo de documentos en JSC "Planta de productos eléctricos de Samara" de la gestión de la empresa, etc.
Los problemas identificados ralentizan el proceso de toma e implementación de decisiones gerenciales, reducen la eficiencia gerencial debido a información insuficiente y fragmentada.
Para una organización tan grande como la JSC Planta de Productos Eléctricos de Samara, que tiene una estructura ramificada, la forma más eficaz de utilizar las normas y reglamentos que rigen el soporte documental de las actividades de la empresa es el uso de un sistema de información automatizado, que permitiría que todos los documentos a presentarse en forma de textos electrónicos, acceso al que se puede acceder desde cualquier puesto de trabajo de la red corporativa.
El sistema de automatización para el soporte de la documentación de la gestión debe funcionar en una red de área local que une las computadoras instaladas en los lugares de trabajo de los empleados de las divisiones estructurales que participan en procesos tecnológicos Actividades de negocio.
Las principales funciones automatizadas que debe proporcionar el sistema incluyen las siguientes: registro de toda la correspondencia entrante, incluidas las cartas, con la subsiguiente dirección de correspondencia para consideración de la gerencia de la organización o sus divisiones estructurales; registro de toda la correspondencia saliente y sus documentos internos; cancelación de documentos en el caso de acuerdo con la nomenclatura de casos adoptada en la organización; control sobre la ejecución de instrucciones; buscar documentos.
La elección de un sistema automatizado de apoyo a la gestión documental (ASUD) está determinada por las necesidades de la organización. En la primera etapa, se determina un conjunto de criterios para la clasificación: en qué plataformas técnicas funciona el sistema y cómo es consistente con la política de la empresa en esta área, en qué volúmenes de información almacenada se enfoca el sistema, si estos volúmenes son consistentes con el flujo esperado de documentos en la organización; cuál es la organización de distribución, almacenamiento e intercambio de documentos entre divisiones estructurales, eficiencia redes; se determina el monto de los costos financieros. Al mismo tiempo, es necesario tener en cuenta la presencia de un sistema de protección contra el acceso a la información desde el exterior, esto sin duda debe incluirse en el conjunto de sistemas de control automatizado, por lo tanto, al elegir un sistema, debe prestar atención. a este factor.
Un aumento en la productividad laboral como resultado de la introducción del sistema sirve como una medida de la efectividad del uso de ASUD. La eficiencia se logra no solo debido a la alta velocidad del sistema, sino también a su amplia funcionalidad. Un sistema completo le permite automatizar el trabajo con documentos de cualquier tipo y en casi todas las etapas del ciclo de vida, desde una tarea de desarrollo hasta el envío al archivo. Además, esta cualidad permite personalizar el sistema para diversas áreas específicas, ya sea el clásico trabajo de oficina (con circulación paralela de documentos electrónicos y en papel) o el desarrollo de documentación de diseño (con soporte para escaneado, vectorización, reconocimiento e indexación). ), que es relevante para la OJSC " Planta de productos eléctricos de Samara ". Obviamente, un sistema completamente funcional no solo debe ser capaz de organizar rutas complejas de flujo de documentos (serie-paralelo, con bifurcación condicional, ciclos e incluso toma de decisiones de gestión independiente, cuando sea posible), sino también controlar su ejecución, auditar, optimizar empleados carga de trabajo, y mucho más.
Con base en el análisis del mercado ruso de sistemas de control automatizado, el producto de software Letograph, un sistema automatizado de gestión de documentos y procesos comerciales (workflow), que está integrado con el sistema de contabilidad 1C: Enterprise 8.0 utilizado en contabilidad, parece ser el más óptimo para JSC Samara Planta de Productos Eléctricos JSC "Samara Planta de Productos Eléctricos" La integración de este AIS DOW con el sistema 1C: Enterprise 8.0 le permite evitar la doble entrada de datos (los datos del sistema de contabilidad pueden caer inmediatamente en el bucle de flujo de documentos) y acelerar significativamente el procesamiento de la información, separar y optimizar las funciones de procesamiento y entrada de datos. en la organización. Al integrarse con el sistema de contabilidad en OJSC Samara Plant of Electrical Products, el flujo de trabajo se simplifica y acelera. Los documentos se ingresan en una sola ubicación de almacenamiento centralmente. Proporcionó acceso a varios usuarios y sistemas de información para resolver diversos problemas. Puede adjuntar otros documentos (archivos, textos, imágenes de originales) a cada documento primario y recopilar toda la base de documentos en un solo sistema. No hay necesidad de desarrollar y mantener convertidores técnicos, puertas de enlace e integración de procesamiento con el sistema contable corporativo. Este producto de software le permite resolver problemas, describir y optimizar procesos comerciales, realizar contabilidad, planificación y análisis en diversas áreas de gestión.
Las principales ventajas del sistema Letograf incluyen: la disponibilidad de esquemas de flujo de trabajo, procesos comerciales y métodos de implementación listos para usar; configuración visual, integración con el sistema de flujo de trabajo existente de Delo. La personalización visual (sin codificación) puede reducir significativamente el tiempo de implementación y garantizar el éxito del proyecto. Los costos de implementación se reducen al eliminar etapas enteras (configuración y codificación en 1C: Configurator y código de depuración).
Otra de las ventajas es la reducción de costes de mantenimiento y desarrollo posterior: cualquier configuración realizada previamente se puede copiar, conservando los datos originales, y realizar cambios. Así, este DOW AIS siempre puede corresponder en términos de funcionalidad al nivel de desarrollo de la Planta de Productos Eléctricos de JSC Samara, lo que minimiza el tiempo y los riesgos de implementación.
El cálculo de la efectividad de la implementación del programa "Letograf" mostró la recuperación de las medidas propuestas para mejorar el soporte de documentación de la gestión de JSC "Planta de productos eléctricos de Samara" en menos de un año, y el costo de implementar el producto de software es mucho menor que el ahorro de tiempo resultante.
En conclusión, cabe señalar que el uso de sistemas similares a “Letograf” le permite aumentar la eficiencia en la gestión de los recursos de la organización, identificar sus reservas y perspectivas de crecimiento para fortalecer su posición en el mercado.
Lista de fuentes y literatura utilizadas
Fuentes
Ley Federal del 29 de diciembre de 1994 No. 77-FZ (modificada el 23 de julio de 2008) "Sobre el depósito legal de documentos" // Sistema legal de referencia ConsultantPlus
Ley Federal No. 149-FZ del 27 de julio de 2006 (modificada el 27 de julio de 2010) "Sobre información, tecnologías de la información y protección de la información" (adoptada por la Duma Estatal de la Asamblea Federal de la Federación Rusa el 8 de julio de 2006 ) // sistema de referencia legal ConsultantPlus
Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 10 de noviembre de 2008 No. 677 (modificado el 2 de septiembre de 2010) "Sobre los clasificadores de información técnica, económica y social de toda Rusia en la región socioeconómica" // Referencia y sistema legal ConsultantPlus
GOST R 51141-98. Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones. (aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 27 de febrero de 1998 No. 28) // Sistema de Referencia Legal ConsultantPlus.
GOST 6.30-2008. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para trámites // Referencia y régimen legal ConsultantPlus.
Sistema estatal de documentación de apoyo a la gestión. Disposiciones básicas. Requisitos generales para documentos y servicios de apoyo a la documentación // Referencia y régimen jurídico ConsultantPlus.
Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia OK 011-93 (aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 30 de diciembre de 1993 N 299), modificado. de fecha 08/09/2010) // Referencia y régimen jurídico ConsultantPlus
Reglas básicas para el trabajo de archivos de organizaciones (aprobado por decisión del Colegio de Archivos Federales del 06/02/2007) // Referencia y sistema legal ConsultantPlus
Descripción del programa "Letograf". [ recurso electrónico]–Datos eléc.–M., sor.2010.–Modo de acceso: http://www.docflow.ru/ catalogInfo.asp?option=producto&detalles=lista.
Literatura
ABC de recursos humanos. Todos los documentos de recursos humanos. – M.: Vershina, 2006. – 272 p.
Andreeva VI Práctica de oficina: organización y gestión. Guía educativa y práctica / VI Andreeva - M .: Knorus, 2006. - 272 p.
Gaverdovsky A. El concepto de construir sistemas de automatización de flujo de trabajo. – Modo de acceso: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm
Larin M.V., Banasyukevich V.D., Sokova A.N. Estado y evolución del sistema de documentación / M.V. Larín, V.D. Banasyukevich, A.N. Sokov. –M., 2000. - 35 págs.
La documentación en la sociedad de la información: tecnologías modernas Gestión Documental: XIII Congreso Científico y Práctico Internacional "Documentación en la Sociedad de la Información: Resúmenes - [Recurso electrónico]. - Electron. Dan. [M.], sor. 2000-2010 - Modo de acceso: http://www.vniidad.ru/conference/reports.html
Arsky Yu.M. Espacio informativo de nuevos estados independientes / Yu.M. Arsky y otros . - M.: VINITI. 2000.- 200 págs.
Kuznetsova TV Trabajo de oficina (apoyo documental de la gestión) / T. V. Kuznetsova - M., 2009. - 480 p.
lauren m Gestión de la documentación / M. Larin. − Modo de acceso: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html
Larin M.V. Gestión documental en las organizaciones / M. V. Larin - M.: Libro científico, 2008. - 288 p.
Larin M.V., Sokova A.N. Registro documentos oficiales/M.V. Larin, A. N. Sokova - M.: MTsFER, 2006. - 112 p.
Michael J. Sutton. Flujo de documentos corporativos: principios, tecnologías, metodología de implementación / Michael J. Sutton - San Petersburgo: ABC. 2008. - 446 págs.
Mitina TE El uso de nuevas tecnologías para reducir el flujo de documentos en el sistema de trabajo de oficina / T. E. Mitina // Legislación y Economía, 2006. - No. 8.
Mitchenko O.Yu. Diseño organizacional de soporte documental para la gestión /O. Yu. Mitchenko - Tver: Universidad Estatal de Tver, 2008. - 49 p.
Novikova M. M.. Gestión de documentación / M.M. Novikova - M .: Os-89, 2006. - 144 p.
Ponomareva N.G. Cómo evitar errores en la gestión de registros de personal / N. G. Ponomareva - M .: Alfa-Press, 2009. - 345 p.
Romanov D. A. La verdad sobre la gestión de documentos electrónicos / D. A. Romanov, T. N. Ilyina, A. Yu. Loginova - M .: DMK Press, 2007. - 224 p.
Romanianina L.A. Soporte de documentación de gestión / L. A. Rumynina - M.: Academy, 2009. - 214 p.
Slavko TI Base de datos y nuevos complejos de documentación /T. I. Slavko // Boletín del archivero. - 2008. - Nº 5 (41). - S. 40-41.
Terentyeva E.V. Tareas reales de formación marco normativo servicio de documentación. - Sáb: Servicio humanitario. X Congreso Científico Internacional "Ciencia al servicio". Libro. 3 / E. V. Terentyeva // GOU VPO "MGUS". - M., 2009, - S. 148-159.
Terentyeva E.V. Tecnologías de la información en instituciones educativas preescolares / E. V. Terentyeva - M.: Unity-Dana., 2008– 35 p.
Yankova V. F. Optimización de los textos de los documentos de gestión (aspecto teórico): Resumen de la tesis. dis. ... can. ist.nauk. 25.05.02 / V. F. Yankovaya / VNIIDAD. - M., 1987 - 49 p.
2 Ley Federal del 27 de julio de 2006 No. 149-FZ "Sobre información, tecnologías de la información y protección de la información" (adoptada por la Duma Estatal de la Asamblea Federal de la Federación Rusa el 8 de julio de 2006) // ConsultantPlus Legal Reference System
3 Sokova A. N. La documentación como disciplina científica: objeto, tema, tareas principales // Documentación de la actividad gerencial: Sat. científico tr. / VNIIDAD. - M., 1986. - S. 11.
4 Documentos Electrónicos: Programa de Investigación (2001-2010) / Rosarkhiv, VNIIDAD. - M., 2000. - 35 p. SIF OTSNTI VNIIDAD, N° 10595.
5 Romanov D.A., Ilyina T.N., Loginova A.Yu. La verdad sobre la gestión de documentos electrónicos. -M.: DMK Press, 2004; Michael J. Sutton. Flujo de documentos corporativos: principios, tecnologías, metodología de implementación. SPb.: ABC. 2007; Kunyaev, N. N. Sobre algunos temas de regulación legal de la gestión de documentos electrónicos. – la documentación en la sociedad de la información: legislación y normas. Informes y mensajes sobre el Informe en la XII Conferencia Científica y Práctica Internacional 22 y 23 de noviembre de 2009 // Rosarkhiv. VNIIDAD. - 2009. -T5. –p.63.
1 Larin M. Gestión de la documentación. – Modo de acceso: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html
2 Mitchenko O.Yu. Sistemas de Información // Servicio de Personal, 2009. - N° 7. - Pág. 61.
3 Gaverdovsky A. El concepto de construir sistemas de automatización del flujo de trabajo // Sistemas abiertos - 2006. - No. 1. [Recurso electrónico]. -Electrón. Dan.–[M.]– Modo de acceso: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm
4 Terentyeva E.V. Tareas reales de formación de la base normativa del servicio de documentación. - Sáb: Servicio humanitario. X Congreso Científico Internacional "Ciencia al servicio". Libro. 3 // GOUVPO "MGUS". - M., 2009, - S. 148.
5 Mitchenko O.Yu. Diseño organizacional de soporte documental para la gestión. - Tver: Universidad Estatal de Tver, 2008. - S. 32.
6 Ibíd. – S. 21.
7Ibíd. - S. 24.
8 Terentyeva E.V. Tareas reales de formación de la base normativa del servicio de documentación. - Sáb: Servicio humanitario. X Congreso Científico Internacional "Ciencia al servicio". Libro. 3 // GOUVPO "MGUS". -M., 2009,. - art. 151.
9 Terentyeva E.V. Las tecnologías de la información en las instituciones educativas preescolares. - M.: Unidad-Dana.- S. 43
10 Terentyeva E.V. Decreto. Op.– Pág. 44
11 Decreto Terentyeva E.V. cit.- art. 49.
1 Estatuto de la JSC "Planta de Productos Eléctricos de Samara". Sámara. Texto mecanografiado, 2009
2 Decreto del Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa del 25 de noviembre de 1994 No. 75 "Sobre la aprobación de estándares intersectoriales de tiempo agregado para el trabajo en el soporte documental de la gestión" // ConsultantPlus Legal Reference System.
3 Sistema estatal de soporte documental de la gestión. Disposiciones básicas. Requisitos generales para documentos y servicios de apoyo a la documentación. / Cap. arco. Ex. bajo el Consejo de Ministros de la URSS, toda la Unión. Científico - investigar. Instituto de Documentación y Arq. Asuntos. - M.: [n.], 1991. – página 36
1Descripción del producto software "Letograf".–[Recurso electrónico]. -Electrón. dan.–M., ed.2009. – Modo de acceso: http:// http://www.docflow.ru/catalogInfo.asp
Tupikov R.V., Samedova O.M. MEJORA DEL SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN PARA LA GESTIÓN DE ORGANIZACIONES UTILIZANDO TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN // Archivo científico electrónico.
URL: (fecha de acceso: 04/01/2020).
mijail larin
Académico de la Academia Internacional de Informatización, Director del Instituto de Investigación de Documentación y Archivo de toda Rusia (VNIIDAD)
En la situación socioeconómica actual, en el contexto de la búsqueda de formas óptimas de informatización de la sociedad y la entrada de Rusia en el espacio de información global, la solución del problema multidimensional del soporte de gestión de documentos (DOE) es de suma importancia, con la ayuda de la cual los procesos de documentación, organización de documentos y flujo de trabajo adquieren un carácter normativo u ordenado. Aspectos documentales, jurídicos, económicos, organizativos, de personal y otros deben ser reconocidos hoy como prioritarios. Puede afirmarse con certeza que el problema en consideración contiene tanto características históricamente heredadas como nuevas asociadas a transformaciones técnicas y socioeconómicas fundamentales en el campo de la documentación. El estudio de la organización de la interacción de la información entre las estructuras estatales y no estatales del gobierno federal, "subjetivo" y otros niveles de gobierno necesita atención especial. El desarrollo científico y teórico insuficiente y la falta de la debida atención estatal a la creación de un marco conceptual y el desarrollo de enfoques unificados para la organización de las instituciones educativas preescolares conllevan varias consecuencias negativas, en particular, la separación de las normas y tecnologías internacionales, la ineficiencia y el valor insuficiente. de los recursos de información almacenados, etc. La naturaleza multidimensional e interdepartamental del problema requiere la organización adecuada de la investigación y el desarrollo fundamentales y aplicados, su coordinación y fijación.
Principales direcciones y resultados del trabajo en curso
Actualmente, el trabajo en muchos aspectos del problema de la educación preescolar, incluida la gestión de documentos utilizando tecnologías de la información modernas, que en la práctica a menudo se denomina gestión de documentos automatizada, es esporádico, por regla general, descoordinado, principalmente en las siguientes áreas:
● desarrollo de fundamentos normativos y metodológicos unificados, principios y reglas para documentar información y trabajar con información documentada (VNIIDAD - Rosarkhiv). Se ha desarrollado una versión del GSDOU y otros documentos normativos y metodológicos; financiado por el Ministerio de Ciencia;
● estandarización y unificación de documentos (Rosstandart, Rosarkhiv, Roskomstatin, ministerios y departamentos sectoriales); financiado por el presupuesto de los ministerios y departamentos;
● desarrollo de clasificadores de toda Rusia de información técnica, económica y social. El trabajo se lleva a cabo en el marco del programa objetivo federal "Reforma de las estadísticas en 1997-2002". Centro de Coyuntura Económica del Gobierno de la Federación Rusa;
● garantizar la seguridad de la información y protegerla del acceso no autorizado. El programa objetivo federal relevante está en desarrollo y aprobación. Estos trabajos se coordinan hasta cierto punto (FAPSI y otros organismos nacionales);
● desarrollos relacionados con la implementación del "Concepto para la formación de un espacio de información único y recursos de información estatales relevantes", aprobado por la decisión del Presidente de la Federación Rusa del 23 de noviembre de 1995 NP-1694, y el "Concepto para la formación de un espacio único de información de los países de la CEI", aprobado por el Consejo de Jefes de Gobierno de la CEI el 18 de octubre de 1996
La Ley Federal "Sobre Información, Informatización y Protección de la Información" (20 de febrero de 1995 N24-FZ) prevé que el Gobierno de la Federación de Rusia adecue los actos jurídicos reglamentarios actuales a la ley y adopte otros actos que garanticen su aplicación. En relación con la aprobación de la ley de informatización, así como los cambios fundamentales en la situación socioeconómica del país, es urgente actualizar todo el complejo de soporte normativo y metodológico para la organización del trabajo con información documentada en varios niveles de gestión estatal, pública y económica. Realizado en 1996-1997-2002 a iniciativa de la Oficina de Administración del Presidente de la Federación Rusa, con la participación de VNIIDAD y otras instituciones científicas, estudios del estado del soporte documental de los órganos rectores de la Federación Rusa, relacionados con el desarrollo de un concepto para la mejora adicional de las instituciones educativas preescolares, reflejado adecuadamente:
● imperfección del actual sistema de gestión de documentos, recursos de información en su conjunto, que es el resultado, en primer lugar, de la incertidumbre del estado organizativo y legal de esta función, su subestimación;
● incumplimiento de las necesidades de la época de gestión de la documentación científica y metodológica, a partir de desarrollos que no van más allá de principios de los 90;
● acumulación de desarrollos de gestión de documentos de carácter normativo y metodológico debido al ritmo de desarrollo de las tecnologías de la información y los cambios en los soportes de información, en ausencia de requisitos para el equipo técnico de los órganos de gestión y los procesos para documentar y promover la información documentada a lo largo de la "vertical " y "horizontales";
● imperfecciones de los procesos de formación, procesamiento, almacenamiento actual y archivo y uso de la documentación de los órganos de gobierno;
● insuficiente atención a la dotación de personal de gestión documental en los órganos de gobierno.
No se debe pensar que estos problemas son problemas exclusivamente rusos. Todo el mundo de los negocios está preocupado por problemas similares. Por ejemplo, un estudio inglés de 1996 mostró que casi la mitad de las instituciones británicas encuestadas tenían problemas importantes en el área de información y documentación. En estas instituciones, el sistema de búsqueda de la documentación necesaria está poco establecido. El 77,6% de los gerentes de varios rangos admitió que busca información por su cuenta, y solo el 18% recurre a los asistentes y secretarias en busca de ayuda. Es poco probable que esta situación ilustre una gestión eficaz. La pérdida del conocimiento real de los requisitos normativos para la organización de los procesos de documentación desarrollados en los años 70-80, cambios fundamentales en la relación entre el centro y los sujetos de la Federación, cambios en las formas y métodos de gestión de las actividades, una renovación significativa del personal del aparato de gestión hacen necesario tomar una decisión a nivel de gobierno sobre el programa objetivo integral apropiado. Un programa objetivo integral debe proporcionar:
● elevar el estado de las principales disposiciones reglamentarias y legales sobre la gestión de documentos;
● establecimiento de principios y requisitos uniformes para la organización del trabajo con documentación en los organismos gubernamentales, teniendo en cuenta las diferencias en las formas de propiedad, sus niveles y tecnologías utilizadas;
● unificación y estandarización de la composición y forma de presentación de la información documentada;
● desarrollo de procesos estándar de tecnología de la información y procedimientos de gestión que aseguren la confiabilidad, integridad, seguridad y protección de la información;
● ejercer el derecho a la información de carácter legal y individuos;
● aumentar el nivel de preparación de los empleados del aparato administrativo en el campo de las disposiciones básicas y fundamentales de la institución educativa preescolar y archivo.
El resultado más importante del trabajo en el programa debe ser, además de resolver los problemas actuales de documentación, también la regulación del procedimiento de licenciamiento y certificación de las instituciones educativas preescolares, la documentación automatizada y las tecnologías de archivo, y el procedimiento para acceder a los recursos de información. . Es conveniente dar las funciones apropiadas al Rosarchive. El desarrollo e implementación de un programa objetivo integral requerirá costos relativamente bajos para el trabajo de investigación y desarrollo, que puede involucrar a las organizaciones de Rosstandart, el Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa, el Ministerio de Educación y el Ministerio de Ciencia de la Federación Rusa. , el Servicio Federal de Archivos de Rusia, la Academia Rusa de Ciencias y una serie de otras organizaciones, que tienen una experiencia significativa de cooperación con los Archivos Federales en el desarrollo de estándares relevantes. La coordinación del trabajo sobre la preparación y organización de la implementación de un programa de objetivos integral parece apropiado confiar al Servicio Federal de Archivos de Rusia y su director Instituto de Investigación de Gestión y Archivo de Registros de toda Rusia (VNIIDAD). La introducción de los resultados del desarrollo de un programa integral, normas y reglas uniformes para organizar el trabajo con documentación en las condiciones de las modernas tecnologías de la información mejorará significativamente la calidad y la eficiencia de las instituciones educativas preescolares en todos los niveles de gestión, mejorará la calidad de adquisición del fondo de archivo de la Federación Rusa.
Los principales problemas de las instituciones educativas preescolares y las direcciones para su solución.
La necesidad de una ley de documentación
La Ley de Documentación de la Federación Rusa debe desempeñar un papel fundamental en la solución de los problemas de las instituciones educativas preescolares. La ley permitirá formalizar los principios generales y las disposiciones más significativas del soporte documental, incluyendo la obligación de documentar las actividades de todas las organizaciones, las formas y métodos de documentación, la documentación electrónica, el intercambio de información documentada para satisfacer las necesidades para la documentación de sujetos de derecho, y medidas de responsabilidad por violaciones. La ley debe convertirse en un marco normativo fundamental que no solo resuelva muchos temas contenciosos de gestión de documentos electrónicos y archivos electrónicos, sino que también determine en cierta medida las direcciones y las perspectivas futuras para el desarrollo de la automatización de las instituciones educativas preescolares. La adopción de una ley sobre documentación es una tarea urgente para el futuro próximo.
Necesidad de actos jurídicos estatales
También es de suma importancia desarrollar actos jurídicos estatales que establezcan normas (estándares, reglas) para el mantenimiento de registros, documentación y medidas de responsabilidad por su violación. En primer lugar, este es el proyecto del Sistema de Gestión de Documentación del Estado (GSDOU) desarrollado por VNIIDAD. GSDOU es una de las leyes federales fundamentales que contiene un conjunto de requisitos y regulaciones que contribuyen al desarrollo de enfoques unificados no solo para la gestión de documentos tradicional, sino también para la gestión de información automatizada. Las disposiciones básicas de GSDOU en el campo de la automatización de la documentación, el flujo de trabajo, los sistemas de recuperación de información (IPS), el almacenamiento, el uso, la implementación de tecnologías de la información automatizadas basadas en el uso de clasificadores de información rusos e internacionales, bajo ciertas condiciones, permitirán combinar las herramientas de documentación de hardware y software utilizadas en diferentes departamentos y procesamiento de información documental, contribuirá a la informatización de organizaciones, territorios, industrias. La más importante de las condiciones para el uso activo del GSDOU es darle el estatus legal más alto posible y, al mismo tiempo, asignar la responsabilidad de su uso a uno de los órganos ejecutivos federales, en este caso, los Archivos Federales y sus subordinados. organizaciones
La necesidad de estándares
La decisión de los problemas tecnológicos de la documentación es facilitada por VNIIDAD desarrollado y aprobado por el Estándar Estatal de la Federación Rusa GOST 6.30-97. "USD. Sistema ORD. Requisitos para trámites." El estándar, al presentar requisitos para la unificación de los elementos de la documentación, facilita en gran medida la creación de procesos estándar, unificados y unificados para la documentación, el almacenamiento y la transmisión de información documentada, tanto tradicionales como automatizados. De excepcional importancia es también el posterior desarrollo y mantenimiento (actualización) de clasificadores de información técnica, económica y social de toda Rusia, incl. formas de documentación de gestión a nivel de departamentos, empresas y organizaciones. La cuestión es si no sufrimos el deseo, debido a nuestra predilección "histórica" por la burocracia y la administración, la propensión a la centralización, de asumir control del Estado alcance de los documentos administrativos? Para responder a esta pregunta, recurrimos a la experiencia de otros países. Los Estados Unidos de América cuentan con la Ley Federal de Gestión de Registros desde 1976. El término "Gestión de Documentos" significa la planificación, control, dirección, organización, capacitación, promoción y otras actividades administrativas y de gestión que involucran la creación de documentos, su almacenamiento, uso y la capacidad de disponer de documentos. En 1980, se adoptó la "Ley sobre la reducción del trabajo con documentos", con el objetivo de crear un base legal en esta área actividades administrativas. Los Archivos Nacionales de EE. UU. tienen una poderosa unidad que está a cargo de la gestión de registros. Acerquémonos a los ejemplos europeos.
Inglaterra: Desde 1985 existe un programa gubernamental para mejorar la gestión de registros. Bajo el Gabinete de Ministros, hay un segundo departamento administrativo que, junto con los Archivos del Estado de Gran Bretaña, con el apoyo financiero adecuado del Gobierno, se ocupa de la gestión de la documentación a un nivel técnico y tecnológico moderno. En Alemania, donde, como sabemos, el federalismo se eleva al principio de estructura estatal, el 21/06/95 el gobierno aprobó un sistema centralizado de trabajo de oficina sobre la base de las reglas generales para el trabajo de los ministerios federales. Los especialistas en documentos y archivistas alemanes consideran este hecho como su gran victoria, que requirió esfuerzos a largo plazo del personal y los líderes del Bundesarchiv. Además, este acto jurídico no es el primero en la historia de Alemania. Desde 1926 estaba en vigor la "ley imperial sobre todo". orden general trabajo de oficina", y en 1958 se creó la "Ley sobre el procedimiento general para el trabajo de los ministerios federales". Es interesante que los desarrolladores del sistema moderno de trabajo de oficina en los ministerios federales de la RFA establecieron una de sus principales tareas crear una nomenclatura unificada de los asuntos de los ministerios federales y contrarrestar la tentación a través de técnicas informáticas modernas de abandonar esquemas de sistematización estrictos para agrupar y cifrar documentos. Esta lista podría continuar con otros ejemplos de la legislación, por ejemplo, la República Checa, donde la ley de archivos de 1994/1997-2002 establece claramente la obligación de todas las organizaciones, independientemente de la forma de propiedad, mantener la documentación en orden, cuidar su contabilidad y almacenamiento. acto legislativo Bielorrusia y otros países. También se puede recordar la experiencia de Australia, donde por primera vez en el mundo en 1996 se adoptó el Estándar Nacional de Gestión de Documentos, que contiene recomendaciones para trabajar con documentos tradicionales en papel y con documentos electrónicos modernos.
Documentos mecanografiados
Recientemente, también han cobrado mayor importancia las tareas de organización, agilización y regulación del almacenamiento estatal y departamental de documentación en medios no tradicionales, que aún se resuelven a nivel empírico en instituciones individuales y prácticamente no están reguladas por normas nacionales. Como antes, una tarea importante es conectar el entorno de hardware y software, el software editorial y otros medios para documentar y procesar la información del documento. La coordinación y la interconexión de estos sistemas y documentos deben ser el tema de la atención estatal más cercana, ya que afectan significativamente las capacidades y la eficacia de una institución educativa preescolar automatizada. Las cuestiones no resueltas, en particular, de la atribución legal electrónica de documentos impiden la organización de la documentación electrónica, la gestión de documentos, el almacenamiento y la protección de la información contra el acceso no autorizado. Por supuesto, no podemos ignorar el problema de los documentos electrónicos, o más bien legibles por máquina.
En primer lugar, ¿por qué este problema nos preocupa tanto a nosotros como especialistas? Por supuesto, el elemento de novedad juega su papel; como cualquier nuevo documento electrónico y las nuevas tecnologías de la información, la computadora misma, se perciben como cosas que tienen un impacto serio en el cambio de las tecnologías de trabajo y la necesidad de dominarlas. No todos los empleados están igualmente preparados para el cambio y le dan la bienvenida; de ahí la mayor atención al tema. Más. Desafortunadamente, al considerar el problema, la gran mayoría de los participantes en la discusión se olvidan de la historia del progreso científico y tecnológico. Utilizamos el teléfono, el telégrafo, el teletipo, las comunicaciones por radio, la televisión, las máquinas de fax, las redes de cable, las comunicaciones por satélite, etc. en nuestro trabajo, muchas veces sin pensar en el hecho de que en un momento dado cada uno de estos logros tecnológicos tuvo no menos número de diferentes tipos de problemas que complican su implementación en la práctica. Los avances técnicos anteriores han jugado un papel muy importante en el desarrollo de la gestión en términos de ingeniería y tecnología, y lo mismo sucederá con los documentos electrónicos. Al mismo tiempo, es imposible no decir sobre las características del tema en discusión. La especificidad de los datos legibles por máquina es que no podemos percibirlos en la forma física en que están almacenados en los medios. Los documentos electrónicos dependen mucho de la tecnología, el formato y el estándar dentro del cual se crean. Sólo después de pasar por una serie de procedimientos previstos, los datos aparecen en un formato fácil de usar (en forma impresa, en la pantalla del monitor, etc.). De ahí las diferencias terminológicas observadas tanto entre científicos como entre especialistas y profesionales. En un caso, un documento electrónico se entiende como un medio de máquina, en otro, un archivo separado en este medio, en el tercero, una impresión en papel, en el cuarto, una especie de "matriz en la memoria de la computadora". En muchos casos, una imagen de pantalla, incluida una recibida por correo electrónico, desde Internet y otras redes, se toma como documento. No debe pasarse por alto que en el término bajo consideración, no solo importa la primera palabra "Electrónico", sino también "documento". El concepto de documento ya ha sido suficientemente definido y, a pesar de las opciones, tiene una serie de componentes obligatorios comunes: fijar la información en un soporte, la capacidad de guardar y transmitir en el tiempo y la distancia, y la capacidad de servir como prueba. Por tanto, antes de abordar los problemas técnicos y tecnológicos de los documentos electrónicos, es necesario resolver problemas terminológicos, problemas de carácter jurídico en relación con un documento legible por máquina. El siguiente paso es la estandarización y unificación de las nuevas tecnologías de la información. Y todo esto requiere un estudio científico serio, una formulación especial de un tema científico a escala nacional, como se hace en los países de la UE y otros países desarrollados.
Automatización de instituciones educativas preescolares.
El problema de la gestión de documentos electrónicos, la automatización de las instituciones educativas preescolares está estrechamente relacionado con el problema de un documento electrónico. En la actualidad, diversas empresas han desarrollado e implementado un gran número de sistemas automatizados de gestión de documentos (ADMS), caracterizados por enfoques específicos y medios de implementación de comunicación informática. Desafortunadamente, no existe una terminología unificada en estos desarrollos. Los productos de las empresas promotoras llevan nombres como: un sistema de gestión de documentos, un sistema informático y de gestión de documentos, un sistema de gestión de oficinas, un sistema de gestión de documentos distribuidos, un archivo electrónico, etc. La diversidad en los nombres de los sistemas desarrollados y desarrollados solo indica que hoy en día esta área del mercado de la información aún no se ha configurado como un segmento independiente y, en algunos casos, los productos de ASUD aparecen como desarrollos relacionados o un subproducto en la solución. otras tareas más complejas. Sin embargo, el número de ASUD está creciendo con bastante rapidez. Aproximadamente 30-40 empresas participan regularmente en las conferencias DOCFLOW y ofrecen sus desarrollos a los consumidores. Estos son, por supuesto, los mayores desarrolladores que marcan el nivel de las soluciones técnicas y tecnológicas. También se sabe que muchos ASUD se desarrollan individualmente para uso interno y no se comercializan. Desafortunadamente, en este sector de la industria de la información, a pesar de la necesidad obvia, no existe un sistema bien establecido para monitorear los desarrollos que aparecen en el mercado, y tampoco existe un sistema que funcione bien para su licencia y certificación. Raras son las reseñas de expertos sobre sistemas de este tipo en las principales publicaciones informáticas y de información, por no hablar de las publicaciones para trabajos de oficina y archivos. Las últimas revisiones publicadas son encomiables, aunque la gama de criterios, indicadores de desempeño y la terminología utilizada no son óptimas desde el punto de vista de la teoría y la práctica de la gestión documental. Ninguno de los sistemas que participan en el análisis comparativo se prueba para cumplir con los estándares y reglas actuales para trabajar con documentos, los costos de implementar un sistema en particular no se comparan con los beneficios directos e indirectos recibidos (sin mencionar el efecto económico). Obviamente, este trabajo debe ser realizado por expertos independientes, como VNIIDAD, para una evaluación más calificada de las ventajas o desventajas de un sistema de control automatizado en particular.
Principios de desarrollo y criterios de selección de sistemas de control automatizado
Tratemos de considerar las principales tendencias en el desarrollo de ASUD. En primer lugar, notamos que para crear un producto completo, lo importante es el enfoque sistemático, que permite, después de la implementación de ASUD, hablar sobre una solución integral al problema del soporte documental para la gestión. en una organización. La segunda característica del sistema - especializado es un sistema o sistema propósito general? Es decir, ¿el sistema está diseñado específicamente para la institución educativa preescolar o, junto con otros propósitos, puede adaptarse para realizar (o realizar simultáneamente) las tareas de la institución educativa preescolar? En tercer lugar, el costo del sistema y la escala de la organización en la que se puede aplicar, el volumen de flujo de trabajo son importantes para el consumidor. Al elegir el sistema necesario por parte de los consumidores, en primer lugar, se debe tener en cuenta para qué tipo de estructura de gestión se selecciona ASUD. En nuestra opinión, podemos distinguir las siguientes categorías de consumidores:
- estructuras jerárquicas complejas (ministerio, agencia, corporación, banco, etc.);
- autoridades territoriales (administraciones de ciudades, sujetos de la federación, municipios, etc.);
- organizaciones comerciales y sin fines de lucro de nivel medio y bajo.
Por supuesto, la sistematización anterior es condicional, pero absorbe principalmente los principales tipos de consumidores de sistemas de control automatizado. Para cada uno de estos grupos de consumidores, hay una serie de propuestas. Por ejemplo, los desarrollos de las empresas Sistemas de Oficina Electrónica, Vest, Ankey, Lanit y otras están destinados a ministerios y departamentos; La mayoría de los desarrollos están destinados a consumidores de la tercera categoría de organizaciones. Aquí puede prestar atención a los productos de Intertrust, IT, Optima, Centerinvestsoft y otros. Uno de los productos que cumple con casi todos los requisitos de la práctica de oficina es el sistema Delo-96 y sus posteriores modificaciones desarrollado por la empresa Electronic Office Systems. Este sistema cumple con las tradiciones del trabajo doméstico de oficina y tiene en cuenta los requisitos normativos y metodológicos existentes para dichos sistemas. Los especialistas de Inter Trust, que utilizan las tecnologías de Lotus en sus desarrollos, eligieron un enfoque ligeramente diferente para el diseño de sistemas de control automatizado. En una amplia gama de desarrollos de la empresa, un lugar digno lo ocupan los sistemas de soporte documental para la gestión. El primer producto de la empresa en esta dirección fue el sistema de soporte documental "Office Media". El conjunto de bases de datos "Office Media" funciona en el entorno Lotes Notes y proporciona automatización del trabajo de oficina y actividades organizativas y administrativas de empresas y organizaciones. Los usuarios del sistema pueden ser departamentos de estado y estructuras comerciales como servicios: soporte de documentación, control sobre la ejecución de documentos, soporte de información para contactos externos de la organización, gestión de personal, gestión de ventas y marketing, y otros. La nueva palabra de la empresa Inter Trust es el llamado "sistema de gestión de documentos electrónicos corporativos y" recientemente desarrollado. Otro ejemplo de ASUD es el desarrollo del sistema automatizado de gestión de documentos y trabajo de oficina de la empresa estatal de investigación y producción Granit-Center de la organización Grand Doc, que es bastante conocido en las estructuras del gobierno municipal de Moscú. El propósito del sistema es automatizar los principales procesos de procesamiento de documentos: contabilidad, fijación de la ruta desde el registro hasta la cancelación del caso, control de cada etapa de la consideración del documento, recepción información de contexto sobre documentos, análisis del flujo de trabajo de la organización. El uso de la tecnología de procesamiento de documentos originales ayuda a administrar de manera más racional el flujo de documentos en la organización y proporciona un control de la disciplina de desempeño.
Requisitos para un Sistema de Gestión de Documentos
Es posible formular ciertos requisitos para un sistema moderno de gestión de documentos en una organización. En primer lugar, la ASUD debe realizar íntegramente todas las tareas de apoyo documental a la gestión: preparación de documentos, su registro, control de ejecución, búsqueda de documentos, su almacenamiento y labores de referencia sobre un conjunto de documentos. El sistema debe construirse sobre principios metodológicos uniformes, software, hardware y soluciones tecnológicas y en el marco de las condiciones organizativas y legales vigentes en forma de legislación nacional, normas estatales, instrucciones y requisitos. La ASUD debe asegurar el uso completo (integración) del recurso de información acumulado e implementar el principio de una sola entrada de información y su uso múltiple tanto documentalmente como de hecho. El sistema también debe ayudar a los administradores a elegir las rutas de movimiento de documentos dentro de la organización, brindando el grado necesario de protección de la información contra el acceso no autorizado. El sistema de control automatizado en las condiciones modernas debe poder expandirse por ciertos componentes (la cantidad de dispositivos técnicos y tecnologías, la cantidad de documentos (cantidad de información), la cantidad de usuarios) y poder adaptarse dentro de límites razonables al cambio de usuario. requisitos
Organización y dotación de personal
La tarea de apoyo organizacional y de personal para la solución del problema multidimensional de la educación preescolar sigue siendo relevante. En gran medida, esta tarea puede resolverse mediante un sistema de formación avanzada de especialistas y el desarrollo de estándares educativos(programas). Es conveniente crear un centro básico para la formación avanzada en VNIIDAD, así como fortalecer la asociación profesional de especialistas en documentos en la sección de gestión de documentos y trabajo de oficina de la Sociedad Rusa de Historiadores y Archiveros.
El papel del archivo estatal.
La cuestión del fortalecimiento del papel de coordinación del Rosarchive y sus estructuras como órganos responsables del estado de la documentación de gestión, garantizando su uso seguro, científico y práctico también es de suma importancia, incluso a través de una definición más precisa de la competencia y los poderes de la Rosarchive en la coordinación del trabajo de investigación en el campo de DOW, así como otros organismos federales potestad en relación con la ordenación de su propia documentación; cumplimiento de la normativa aplicable; garantizar la transferencia oportuna de documentos de un período de almacenamiento permanente a archivos estatales, asegurando que la gestión de documentación en instituciones y empresas de su sistema cumpla con los estándares.
En la situación socioeconómica actual, en el contexto de la búsqueda de formas óptimas de informatización de la sociedad y la entrada de Rusia en el espacio de información global, la solución del problema multidimensional del soporte de gestión de documentos (DOE) es de suma importancia, con la ayuda de la cual los procesos de documentación, organización de documentos y flujo de trabajo adquieren un carácter normativo u ordenado.
En el problema en consideración, se pueden encontrar tanto características históricamente heredadas como nuevas asociadas con transformaciones técnicas y socioeconómicas fundamentales en el campo de la documentación. El estudio de la organización de la interacción de la información entre las estructuras estatales y no estatales del gobierno federal, "subjetivo" y otros niveles de gobierno necesita atención especial. El desarrollo científico y teórico insuficiente y la falta de la debida atención estatal a la creación de un marco conceptual y el desarrollo de enfoques unificados para la organización de las instituciones educativas preescolares conllevan varias consecuencias negativas, en particular, la separación de las normas y tecnologías internacionales, la ineficiencia y el valor insuficiente. de los recursos de información almacenados.
Un estudio del estado del soporte de documentación para los órganos de gobierno de la Federación Rusa reveló:
Imperfección del actual sistema de gestión documental y recursos de información en su conjunto, que es el resultado de la incertidumbre del estatus organizacional y legal de esta función, su subestimación;
Incumplimiento de las necesidades de la época de gestión de la documentación científica y metodológica, a partir de desarrollos que no van mayoritariamente más allá de principios de la década de los 90;
La acumulación de desarrollos de gestión de documentos de carácter normativo y metodológico debido al ritmo de desarrollo de las tecnologías de la información y los cambios en los soportes de información en ausencia de requisitos para el equipo técnico de los órganos de gestión y los procesos para documentar y promover la información documentada a lo largo de la "vertical". y “horizontales”;
Imperfección de los procesos de formación, procesamiento, conservación actual y archivo y uso de la documentación de los órganos de gobierno;
Insuficiente atención a la dotación de personal de gestión documental en los órganos de gobierno.
La ley de documentación de la Federación Rusa debe desempeñar un papel fundamental en la solución de los problemas de las instituciones educativas preescolares. Permitirá consolidar jurídicamente los principios generales y las disposiciones más significativas del soporte documental, incluida la obligación de documentar las actividades de todas las organizaciones, sus formas y métodos, la documentación electrónica, el intercambio de información para satisfacer las necesidades de documentación de sujetos de derecho, y medidas de responsabilidad por violaciones. La ley debe convertirse en el marco normativo fundamental que no solo resolverá muchos temas contenciosos de gestión de documentos electrónicos y archivos electrónicos, sino que también determinará las direcciones y futuras perspectivas para el desarrollo de la automatización de las instituciones educativas preescolares. La aprobación de una ley sobre documentación es una tarea necesaria para el futuro próximo.
También es de suma importancia desarrollar actos jurídicos estatales que establezcan normas (estándares, reglas) para el mantenimiento de registros, documentación y responsabilidad por su violación. La norma, al presentar requisitos para la unificación de los elementos de la documentación, facilita la creación de normas,
procesos unificados y unificados de documentación, almacenamiento y transmisión de información tanto tradicionales como automatizados.
Además, el posterior desarrollo y mantenimiento (actualización) de los clasificadores de información técnica, económica y social de toda Rusia, incluidas las formas de documentación de gestión a nivel de departamentos, empresas y organizaciones, son de gran importancia.
Actualmente, el trabajo en muchos aspectos del problema DOW, incluida la gestión de documentos utilizando tecnologías de la información modernas, que en la práctica a menudo se denomina gestión de documentos automatizada, está descoordinado. En relación con la aprobación de la Ley de Informatización (de fecha 20 de febrero de 1995 No. 24-FZ), así como los cambios fundamentales en la situación socioeconómica del país, es necesario actualizar toda la gama de normas normativas y metodológicas. apoyo a la organización del trabajo con información documentada en los distintos niveles de gestión estatal, pública y económica.
Las tareas de organizar el ordenamiento y regulación del almacenamiento estatal y departamental de documentación en medios no tradicionales ( documentos electronicos), y sigue siendo importante la tarea de interconectar el entorno de hardware y software, el software editorial y otros medios de documentación y procesamiento de la información. La coordinación y la interconexión de estos sistemas y documentos deben ser objeto de la atención estatal más cercana, ya que afectan significativamente las capacidades y la eficacia de una institución educativa preescolar automatizada.
Las cuestiones no resueltas de la atribución legal electrónica de documentos dificultan la organización de la documentación electrónica, el flujo de trabajo, el almacenamiento y la protección de la información contra el acceso no autorizado.
Antes de abordar los problemas técnicos y tecnológicos de los documentos electrónicos, es necesario resolver problemas terminológicos, problemas de carácter jurídico en relación con los documentos legibles por máquina.
El siguiente paso es la estandarización y unificación de las nuevas tecnologías de la información.
Automatización de instituciones educativas preescolares. El problema de la gestión de documentos electrónicos, la automatización de las instituciones educativas preescolares está estrechamente relacionado con el problema de un documento electrónico.
Actualmente, varias empresas han desarrollado e implementado una gran cantidad de sistemas de gestión documental automatizados (ADMS), caracterizados por enfoques específicos y medios de implementación de comunicación informática. No existe una terminología unificada en estos desarrollos. Los productos de las empresas de fabricación se denominan: "Sistema de automatización de flujo de trabajo de documentos", "Sistema de automatización de oficina informática y flujo de documentos", "Sistema de gestión de oficina", "Sistema de gestión de documentos distribuidos", "Archivo electrónico", etc. La variedad en los nombres de los sistemas solo indica que hoy en día esta área del mercado de la información aún no se ha configurado como un segmento independiente, y en algunos casos, los productos de ASUD aparecen como desarrollos relacionados o un subproducto al resolver otros. tareas más complejas.
Sin embargo, el número de ASUD está creciendo con bastante rapidez. Pero en este sector de la industria de la información, no existe un sistema bien establecido para monitorear los desarrollos que aparecen en el mercado, no existe un sistema que funcione bien para su licencia y certificación.
Principios de desarrollo y criterios de selección de sistemas de control automatizado. Considere las principales tendencias en el desarrollo de ASUD. Para crear un producto completo, es importante un enfoque sistemático que permita, después de la implementación de ASUD, hablar de una solución integral al problema del soporte documental para la gestión en una organización.
Es necesario determinar si este sistema es especializado o de propósito general. Es decir, fue desarrollado específicamente para la institución educativa preescolar, o, junto con otros propósitos, puede adaptarse para realizar (o realizar simultáneamente) las tareas de la institución educativa preescolar.
Además, el costo del sistema y la escala de la organización en la que se puede aplicar, el volumen de flujo de trabajo son importantes para el consumidor.
Al elegir el sistema necesario por parte de los consumidores, en primer lugar, se debe tener en cuenta para qué tipo de estructura de gestión se selecciona ASUD. Se pueden distinguir las siguientes categorías de consumidores:
Estructuras jerárquicas complejas (ministerio, agencia, corporación, banco, etc.);
Autoridades territoriales (administraciones de ciudades, sujetos de la Federación, municipios, etc.);
Organizaciones comerciales y sin fines de lucro de nivel medio y bajo.
Esta sistematización es condicional, pero en general absorbe a los principales tipos de consumidores de ASUD. Para cada uno de estos grupos de consumidores, hay una serie de propuestas.
Requisitos para un sistema de gestión de documentos
Formulemos los requisitos para un sistema moderno de gestión de documentos en una organización.
En primer lugar, el sistema de control automatizado debe realizar íntegramente todas las tareas de apoyo documental a la gestión: preparación de documentos, su registro, control de ejecución, búsqueda de documentos, su almacenamiento y trabajo de referencia sobre una matriz de documentos.
El sistema debe construirse sobre principios metodológicos uniformes, software, hardware y soluciones tecnológicas y en el marco de las condiciones organizativas y legales vigentes en forma de legislación nacional, normas estatales, instrucciones y requisitos.
La ASUD debe asegurar el uso completo (integración) del recurso de información acumulado e implementar el principio de una sola entrada de información y su uso múltiple tanto documentalmente como de hecho. El sistema también debe ayudar a los administradores a elegir las rutas de movimiento de documentos dentro de la organización, brindando el grado necesario de protección de la información contra el acceso no autorizado.
El sistema de control automatizado en las condiciones modernas debe poder expandirse en ciertos componentes (la cantidad de dispositivos técnicos y tecnologías, la cantidad de documentos, la cantidad de información, la cantidad de usuarios) y poder adaptarse dentro de límites razonables a los cambios de usuario. requisitos
Resumen
La actividad organizativa de las empresas industriales es un proceso necesario que asegura el funcionamiento de toda la empresa de acuerdo con sus fines y objetivos. La contabilidad de gestión de la actividad organizacional establece como su tarea principal la provisión de información a los servicios, departamentos y unidades de producción, formada y procesada de acuerdo con la configuración objetivo. Además, la contabilidad de gestión prepara información de valoración y control sobre las actividades económicas de centros específicos de coste, responsabilidad y rentabilidad.
El sistema de organización de la contabilidad de gestión está determinado por la estructura organizativa y productiva de la empresa, la construcción del mecanismo económico interno de gestión. Las características de cada empresa afectan la construcción del sistema de organización contable. Por su parte, también existen principios generales: satisfacer las necesidades de los directivos de los diferentes niveles de gestión (cero, primero, subsiguiente) en la información necesaria para la toma de decisiones; vigencia en relación a cada unidad estructural de la composición y monto de los ingresos y gastos; generalización de información sobre los centros de ocurrencia de costos, responsabilidad y rentabilidad; control sobre el volumen de producción, costos propios y utilidades de cada división en base a la ejecución de planes y estimaciones.
La información de control y evaluación utilizada en la contabilidad de gestión de las actividades organizacionales se forma en varias etapas:
la primera - preparatoria - recopilación de datos iniciales de fuentes de formación de datos analíticos primarios;
el segundo - computacional - varios tipos de procedimientos de procesamiento de información, que culminan en la formación de información analítica;
el tercero - consumo - procedimientos para evaluar y monitorear las actividades de producción de las unidades estructurales.
Los criterios principales en la construcción de modelos de contabilidad de gestión son los objetivos de gestión, el sistema para evaluar y controlar los costos, el nivel de especialización de los departamentos y el monto de sus costos. Estos criterios se cumplen al configurar la contabilidad de los centros de costos, los centros de responsabilidad para los costos emergentes y los centros de rentabilidad para la producción de un solo producto.
El centro de costos es un objeto separado de la contabilidad analítica, que crea la posibilidad de racionamiento, planificación, contabilidad separada con fines de seguimiento, control y gestión.
Centro de responsabilidad: un objeto contable separado que le permite combinar el centro de costos con la responsabilidad del gerente que dirige la unidad autosuficiente.
El centro de rentabilidad es un objeto contable que nos permite considerar su ingreso en forma de productos fabricados, trabajo realizado, medido en términos monetarios, gasto - como expresión monetaria de los recursos utilizados, ganancia - como la diferencia entre ingresos y gastos .
La organización de la contabilidad de gestión por centros de costo, responsabilidad y rentabilidad requiere ciertas condiciones.
El surgimiento de costos asociados a las actividades organizacionales de la empresa, predetermina la necesidad de su control, para tal efecto, los costos se clasifican en generales de producción y generales de negocio; relacionados con el desempeño de las funciones objetivo, para garantizar el funcionamiento de los servicios y departamentos de la empresa, las actividades corporativas y de gestión general; por funciones de gestión; direcciones de actividad; en relación con los objetos de contabilidad y cálculo, con el volumen de producción.
En general, la contabilidad de gestión, al crear una red de comunicación de gestión, tiene como componente un sistema de control. El sistema de control general es una red de comunicación que asegura que las decisiones tomadas en la empresa sean consistentes con su implementación en la práctica y la base para acciones correctas en el futuro. Procedimientos de control: planificación estratégica, estrategia organizacional, regulación, elección de opciones, formas de comportamiento. Tipos de control: diario, corriente objetivo,
Una de las principales herramientas del sistema de control es el reporte interno y el sistema de sus indicadores. La diferencia en las funciones realizadas por las unidades individuales determina la composición y el contenido de la información de los informes internos. Tipos de informes internos: informativos, de resultados económicos, informes de desempeño de actividades personales.
Asegurar los problemas de formación de indicadores de informes internos requiere la participación directa de los gerentes y toda la fuerza laboral en el desarrollo de un sistema de indicadores de desempeño. Esta es una condición necesaria para que todo el equipo comprenda las decisiones tomadas por la administración y las formas de implementarlas, para prevenir el impacto negativo objetivo del sistema de control en la motivación de las personas involucradas en las actividades de la empresa.
