La composición y finalidad de la documentación del personal. Documentos de personal en la empresa. Reglamento de la unidad estructural

El grupo de documentación contable realiza la función de contabilidad del personal y es un almacén de datos personales obtenidos durante el registro inicial y el procesamiento posterior. Información necesaria sobre la composición y movimiento del personal.

Desde el punto de vista de la secuencia de registro y acumulación de credenciales sobre los empleados en la documentación contable, se pueden distinguir dos subgrupos:

1) documentos contables primarios;

2) documentos contables derivados (secundarios).

Documentos contables primarios contienen información inicial y se completan en base a los documentos personales proporcionados por los empleados al solicitar un puesto de trabajo.

Incluyen: un archivo personal, una hoja de registro de personal personal, una adición a una hoja de registro de personal personal.

Negocio privado.

Archivo personal - un conjunto de documentos que contienen datos personales de un empleado y otra información relacionada con su actividad laboral.

Un expediente personal no es obligatorio como parte de la documentación personal.

Por regla general, los asuntos personales se llevan a cabo en varios cuerpos gubernamentales, y en el sector empresarial privado: en el equipo de gestión de empleados, especialistas, personas financieramente responsables. El empleador en las condiciones de la gestión moderna de registros de personal tiene derecho a decidir de forma independiente sobre la necesidad de establecer archivos personales. Al mismo tiempo, independientemente de la elección del empleador, todos los datos personales necesarios para cada empleado se reflejan en la tarjeta personal (formulario unificado No. T-2).

El procedimiento para trabajar con archivos personales no está regulado por el legislador, en relación con el cual los empleadores deciden de forma independiente sobre los temas de su formación y mantenimiento.

La excepción son los archivos personales de los funcionarios públicos.

La conducta de los archivos personales de los servidores públicos federales está regulada por el Decreto del Presidente Federación Rusa de fecha 1 de junio de 1998 No. 640 “Sobre el procedimiento para la conservación de los expedientes personales de las personas que sustituyan a oficina pública de la Federación de Rusia en el orden de nombramiento y cargos públicos del Servicio Público Federal.

La conducta de los archivos personales de los funcionarios estatales de la Federación Rusa está regulada por el Decreto del Presidente de la Federación Rusa de fecha 30 de mayo de 2005 No. 609 "Sobre la aprobación del reglamento sobre datos personales de un funcionario estatal de la Federación Rusa y la conducción de su archivo personal”.

Se elabora un expediente personal después de la emisión de una orden de empleo. Inicialmente, los documentos que redactan el procedimiento de contratación se agrupan en un archivo personal y, posteriormente, todos los documentos principales que surgen durante el período de empleo del empleado con este empleador.

Con base en el análisis de los actos normativos sobre gestión de registros de personal y, en primer lugar, el párrafo 337 de la "Lista de documentos estándar de gestión generados en las actividades de las organizaciones, indicando los períodos de su almacenamiento", aprobado por el Archivo Federal el 6 de octubre. , 2000, se puede concluir que el expediente personal incluye la siguiente documentación:

Ø inventario interno de documentos disponibles en el archivo personal;

Ø cuestionario u hoja personal sobre registros de personal;

Ø CV o hoja de vida;

Ø copias de documentos educativos;

Ø copias de documentos de aprobación en el cargo (en los casos previstos por la ley);

Ø solicitud de empleo;

Ø adición a la hoja personal en los registros de personal;

Ø copias de órdenes de empleo, traslado, despido (o extractos de las mismas);

Ø certificados y otros documentos relacionados con este empleado.

Según el apartado 6.2.10. Orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa del 8 de noviembre de 2005 No. 536 "Sobre instrucción estándar trabajo de oficina en organismos federales los documentos del poder ejecutivo en los archivos personales deben organizarse en orden cronológico a medida que se reciben.

El inventario interno de los documentos disponibles en el expediente personal deberá contener información sobre los números de serie de los documentos del caso, sus índices, fechas, encabezamientos y números de las hojas del caso en que se encuentra cada documento. Las hojas del archivo personal y su inventario interno se numeran por separado.

El inventario interno de documentos del expediente personal es firmado por el compilador indicando la decodificación de la firma, cargo y fecha de compilación del inventario.

Una hoja de registro de personal personal incluye información biográfica sobre el empleado, su educación, trabajos anteriores desde el comienzo de su carrera, estado civil y más.

El propio empleado rellena a mano una hoja personal al solicitar un puesto de trabajo. Al llenarlo, se utilizan los siguientes documentos:

Ø pasaporte;

Ø libro de trabajo;

Ø identificación militar;

Ø documento sobre educación (diploma, certificado, certificado, certificado, certificado), documentos del Superior Comisión de Certificación(VAK) sobre la concesión de un título científico y sobre la concesión de un título académico (diploma y certificado);

Ø documentos sobre invenciones existentes.

"Cuestionario": un documento similar a la "Hoja de registro personal", que a veces se usa al solicitar un trabajo. A diferencia de una hoja personal, el cuestionario es firmado no solo por la persona contratada, sino también por un especialista en el servicio de personal.

A veces, se le pide a un empleado contratado que proporcione una "Autobiografía" o "Resumen".

Al formar un archivo personal, se colocan copias de documentos que confirman hechos socialmente significativos (documentos sobre educación: un certificado, diploma, certificado, certificado de nacimiento de un hijo, certificado de divorcio, etc.). Debe recordarse que además de las copias de los documentos, es necesario asegurarse de que los originales de los documentos relevantes estén disponibles.

Las copias de los documentos de aprobación de cargos se colocan en los archivos personales de los gerentes (una copia del acta de la reunión de la Junta Directiva o de los fundadores de la empresa, una copia del acta reunión general accionistas).

Si al solicitar un puesto de trabajo, las características o cartas de recomendación, el empleado redactó una solicitud de empleo, luego también se archivan en el archivo personal del empleado.

Los contratos de trabajo celebrados con un empleado pueden formar parte de los documentos de un archivo personal o formarse en archivos separados.

Un archivo personal puede incluir documentos como listas de invenciones, artículos científicos y más.

El suplemento del registro personal de personal es un documento secundario en relación con el registro personal de personal, registra únicamente los cambios que se han producido en la actividad laboral y en la vida personal del trabajador. Este documento contiene: nombre completo del empleado y secciones destinadas a realizar cambios y adiciones. Como regla general, dicho documento se compila en forma de tabla.

La primera sección registra información sobre trabajo, traslados, cambios en el título del puesto, unidad estructural, etc., con referencia a la fecha y número de la orden de personal.

La segunda sección contiene datos sobre cambios en la vida profesional y personal del empleado (por ejemplo, cambios en el estado civil, lugares de registro permanente), en educación, en capacitación avanzada, en conocimiento idiomas extranjeros etc

Los cambios y adiciones a los datos personales se realizan sobre la base de pedidos de personal y documentos proporcionados por los empleados (certificados de matrimonio, diplomas, etc.). La declaración oral del empleado no es la base para realizar estos cambios. Los nuevos documentos con las modificaciones y adiciones realizadas se incorporan al expediente personal junto con los ya presentados.

En la práctica de los servicios de personal de las organizaciones, es costumbre incluir en el expediente personal copias de órdenes (o extractos de las mismas) sobre traslados a otro puesto, despidos, incentivos, imposición y remoción de sanciones disciplinarias, cambio de nombre y otros. . No obstante, toda esta información se encuentra contenida en el “Suplemento a la Hoja de Registro Personal”. En este sentido, se puede recomendar no incluir estos documentos en un expediente personal.

Los certificados de salud, del lugar de residencia, hojas de circulación y similares no podrán incluirse en los expedientes personales, ya que la información de los mismos se traslada al “Suplemento a la Hoja de Registro de Personal Personal”. Si es necesario, se forman en archivos independientes y se almacenan durante tres años.

Debe tenerse en cuenta que, de conformidad con el artículo 65 Código de Trabajo La Federación Rusa (en lo sucesivo, el Código Laboral de la Federación Rusa) tiene prohibido, al solicitar un trabajo, exigir a una persona entrante documentos que no estén previstos por la ley.

Todos los documentos relacionados con el expediente personal, a medida que se reciben, se archivan en una carpeta. Las hojas del estuche se numeran en el proceso de formación del estuche. Cuando se coloca un nuevo documento en un archivo personal, los datos al respecto se ingresan inicialmente en el inventario del caso, luego se numeran las hojas del documento y solo después de eso se archiva el documento.

La cubierta de un archivo personal, así como las cubiertas de los casos de almacenamiento permanente, se redactan y redactan en la forma establecida por GOST 17914-72 “Cubiertas de archivos para largos períodos de almacenamiento. Tipos, variedades, requerimientos técnicos"(Introducido por la Resolución del Comité Estatal de Normas de la URSS de fecha 17 de julio de 1972 No. 1411).

La portada del expediente personal deberá indicar en forma completa: el nombre de la organización, el título del caso, el apellido, nombre, patronímico del empleado en caso nominativo, se adjunta el índice del caso, el número de serie del caso (generalmente - Número personal).

Bajo este número, se registra un archivo personal en el "Libro (Diario) de Contabilidad de Asuntos Personales", que incluye las siguientes columnas: número de serie, apellido, nombre, patronímico del empleado, fecha de registro del caso y fecha de baja.

Los archivos personales se almacenan en cajas fuertes, armarios metálicos o salas especiales para garantizar su seguridad como documentos. responsabilidad estricta, por separado de libros de trabajo. La responsabilidad de su almacenamiento recae en las personas que mantienen la documentación del personal.

Cuando se trabaje con documentos que forman parte de archivos personales, se debe tener en cuenta que se trata de datos personales de un empleado protegidos de acuerdo con la ley aplicable.

Para limitar el acceso no autorizado a los datos personales de los empleados, todas las operaciones de registro, formación, mantenimiento y almacenamiento de archivos personales deben ser realizadas por un empleado del departamento de personal, que es personalmente responsable de la seguridad de los documentos en los archivos. y acceso a los archivos de otros empleados. Los documentos para la formación y el mantenimiento de archivos personales se le entregan contra la firma en el diario de transferencia por parte del empleado responsable del proceso de documentación. derechos laborales relación con el empleado.

La orden del empleador debe establecer el procedimiento para la emisión, familiarización con los archivos personales de los empleados y el círculo de personas autorizadas para usar los archivos personales, esto también se puede hacer en el Reglamento sobre los datos personales de los empleados. En caso de que se retire un documento de un archivo personal, se hace una anotación en el inventario del caso indicando el motivo de tal acción (orden, permiso del titular) y la nueva ubicación del documento. Según el apartado 3.2.3. Orden de la Administración Principal de Archivos de la URSS del 25 de mayo de 1988 No. 33 " Sistema Estatal soporte de documentación administración. Disposiciones básicas. Requerimientos generales a los documentos y servicios de apoyo a la documentación”, se realiza una copia del documento objeto del embargo, que se archiva en lugar del documento incautado. La marca en el inventario y la copia están certificadas por la firma del empleado del departamento de personal.

Cosas personales no emitido en manos de los trabajadores a quienes se liquiden. El empleado tiene derecho a familiarizarse solo con su archivo personal en las instalaciones del servicio de personal. El hecho de familiarizarse con el expediente personal también consta en el inventario del caso.

Cuando se trabaje con un archivo personal emitido para uso temporal, está prohibido hacer correcciones en las entradas anteriores, hacer nuevas entradas en él, extraer documentos del archivo personal o colocar nuevos en él y divulgar la información confidencial contenida en él. Los cambios en los archivos personales son realizados únicamente por las personas responsables de su mantenimiento.

Al devolver el maletín se comprueba cuidadosamente la seguridad de los documentos, la ausencia de daños, la inclusión de otros documentos en el maletín o la sustitución de documentos.

La oficina de personal almacena los archivos personales solo de los empleados que trabajan. Los archivos personales se pueden organizar en orden numérico o alfabético por los nombres de los empleados.

Después del despido del empleado, su archivo personal se elimina de la carpeta y se procesa para transferirlo al almacenamiento de archivos. Los archivos personales de los trabajadores despedidos de acuerdo con la "Lista de documentos estándar de gestión generados en las actividades de las organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento", aprobado por el Archivo Federal el 6 de octubre de 2000, se almacenan durante 75 años. Los archivos personales de los administradores se mantienen permanentemente. Para el almacenamiento, se utilizan cajas fuertes y armarios metálicos con cerradura para garantizar la total seguridad de los documentos.

Tarjeta personal del empleado.

Se llena una tarjeta personal (formulario No. T-2) para los empleados de todas las categorías, incluidos los temporales y trabajadores de temporada, principales y part-timers. La tarjeta personal es el documento principal para la contabilidad del personal.

Se lleva a cabo durante todo el período de la actividad laboral del empleado con este empleador, a partir de la contratación, y se cierra solo por despido. Para los empleados contratados bajo contrato de derecho civil, no se conservan tarjetas personales.

La tarjeta personal No. T-2 pertenece al grupo de documentos personales obligatorios. La forma de una tarjeta personal está unificada y se refiere al sistema de documentación contable primaria para contabilizar el trabajo y su pago, aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa del 5 de enero de 2004 No. 1 "Sobre la aprobación de formas unificadas de documentación contable primaria para contabilizar el trabajo y su pago".

Debido a los detalles de ciertas áreas de actividad laboral, el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa del 5 de enero de 2004 No. 1 "Sobre la aprobación de formas unificadas de documentación contable primaria para contabilizar el trabajo y su pago" aprobó dos más formularios contables: N° T-2GS (MS) y N° T-4.

La tarjeta personal de un empleado estatal (municipal) (formulario No. T-2GS (MS)) se utiliza para registrar a las personas que ocupan puestos de servicio público estatal (municipal). Realizado en lugar del formulario No. T-2, tiene un contenido similar.

La tarjeta de registro de un trabajador científico, científico y pedagógico (formulario No. T-4) se completa en paralelo con el formulario No. T-2 en organizaciones científicas, de investigación, científicas y de producción, instituciones educativas y otras y organizaciones que operan en el campo de la educación, la ciencia y las tecnologías para la contabilidad científicos. Se completa sobre la base de los documentos relevantes (médico y candidato a diplomas de ciencias, certificados de profesor asociado y profesor, etc.), así como la información proporcionada por el empleado sobre sí mismo.

La importancia de una tarjeta personal radica en el hecho de que, en caso de pérdida de un libro de trabajo, es el único documento que confirma directamente la experiencia laboral de un empleado.

No confundir la tarjeta personal N° T-2 con documentos como, por ejemplo, una ficha personal de personal o un cuestionario que formen parte de un expediente personal. Estos documentos son llenados por el propio empleado, redactados en cualquier forma y pueden estar ausentes si el empleador no tiene pedido aprobado archivar archivos personales.

La tarjeta personal solo la completa un especialista en servicios de personal para todas las personas contratadas sobre la base de una orden (instrucción) de empleo (formulario No. T-1 o No. T-1a). Las tarjetas personales se almacenan en una caja fuerte, formando un índice de tarjeta separado alfabéticamente por los nombres de los empleados.

Al completar una tarjeta personal, se utiliza la información de los siguientes documentos presentados por un empleado al solicitar un trabajo (de conformidad con el Artículo 65 del Código Laboral de la Federación Rusa):

pasaportes;

documento educativo, sobre calificaciones o disponibilidad de conocimientos especiales: al solicitar un trabajo que requiere conocimientos especiales o capacitación especial;

Libro de trabajo (para trabajadores a tiempo parcial - copias del libro de trabajo);

Certificado de seguro de seguro de pensión estatal;

Certificados de registro ante la autoridad fiscal;

Documentos de registro militar (para los obligados al servicio militar).

Al completar una tarjeta personal, también se utiliza información adicional que el empleado informa sobre sí mismo.

¡Nota!

En algunos casos, teniendo en cuenta las especificidades del trabajo, el empleador puede exigir (con el consentimiento del empleado) la presentación de documentos adicionales al celebrar un contrato de trabajo. Al mismo tiempo, el empleador no establece de forma independiente la lista de documentos adicionales, y la necesidad de proporcionarlos debe establecerse directamente mediante un acto reglamentario: el Código Laboral de la Federación Rusa, otras leyes federales, decretos del Presidente de la Federación Rusa y los Decretos del Gobierno de la Federación Rusa.

En todos los demás casos, está prohibido exigir a una persona que solicita un trabajo, cualquier documento adicional, además de los previstos por la ley.

Dichos documentos adicionales, por regla general, incluyen: el certificado de nacimiento de un niño, un certificado de matrimonio, un certificado de embarazo de una mujer, documentos sobre discapacidad, estar en la zona de impacto de radiación debido al accidente en la planta de energía nuclear de Chernobyl y otros.

Pero el empleador no tiene derecho a exigir a la persona que ingresa al trabajo que proporcione estos documentos sin falta. Al mismo tiempo, la entrega de estos documentos es de interés del propio trabajador, pues de lo contrario, el empleador no podrá brindar al trabajador los beneficios y garantías exigidos por la ley.

El modelo unificado de tarjeta personal N° T-2 consta de cuatro folios y contiene los siguientes apartados:

I. " Información general»;

II. "Información sobre registro militar";

tercero "Empleo y transferencias a otro trabajo";

IV. "Atestación";

V. "Desarrollo profesional";

VI. "Reciclaje profesional";

VIII. "Premios (estímulo), títulos honoríficos";

VIII. "Vacaciones";

IX. “Beneficios sociales a que tiene derecho el trabajador de conformidad con la ley”;

X. "Información adicional";

XI. “Las bases de extinción del contrato de trabajo (despido)”.

En la sección I "Información General", al especificar información sobre un empleado, uno debe guiarse por las siguientes reglas:

1. El apellido, el nombre, el patronímico se indican sobre la base del pasaporte y se anotan de forma completa y legible.

Al mismo tiempo, las zonas de codificación de información también se completan de acuerdo con los clasificadores de toda Rusia: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.

Nota.

OKATO - "Clasificador de objetos de división territorial administrativa de toda Rusia" OK 019-95 aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 31 de julio de 1995 No. 413;

OKIN - “Clasificador de información sobre la población de toda Rusia. OK 018-95” aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 31 de julio de 1995 No. 412;

OKSO - "Clasificador de especialidades en educación de toda Rusia. OK 009-2003” aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 30 de septiembre de 2003 No. 276-st;

OKPDTR - Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 26 de diciembre de 1994 No. 367 "Sobre la adopción y entrada en vigor del clasificador de toda Rusia profesiones de los trabajadores, posiciones de los empleados y categorías arancelarias Aceptar 016-94".

2. La fecha y lugar de nacimiento se establece con base en un pasaporte u otro documento de identidad, y se registra en su totalidad, por ejemplo: "12 de diciembre de 1964". En consecuencia, el código se indica de la siguiente manera: 12/12/1964.

3. La ciudadanía se registra sin reducción. El registro de ciudadanía y su codificación se realiza de acuerdo con OKIN, pueden ser los siguientes:

ciudadano de la Federación Rusa - 1;

un ciudadano de la Federación Rusa y un estado extranjero - 2 (en el caso de doble ciudadanía, se indica de qué estado es la ciudadanía);

un ciudadano extranjero (cuyo estado se indica) - 3;

persona apátrida - 4.

4. El grado de conocimiento del idioma al completar el párrafo 5 "Conocimiento de un idioma extranjero" sección I del formulario No. T-2 se indica de la siguiente manera: "Hablo con fluidez" (código OKIN - 3), "Leo y puedo explicarme" (código OKIN - 2), "Leo y traduzco con un diccionario" (código OKIN - 1).

5. Toda información sobre educación (título, dirección o especialidad) se establece sobre la base de un documento sobre educación.

La educación se registra y codifica de acuerdo con OKIN y OKSO.

Según OKIN, la educación se codifica de la siguiente manera:

Educación primaria (general) - 02;

básico educación general - 03;

educación general secundaria (completa) - 07;

inicial educación profesional - 10;

educación vocacional secundaria - 11;

incompleto educación más alta - 15;

educación superior - 18;

Educación de posgrado - 19.

Realizó tres cursos de nivel superior institución educativa se refieren a personas con educación profesional superior incompleta (incompleta).

Dos bloques de columnas para completar información sobre educación están destinados en el formulario No. T-2 para indicar información sobre el final de la segunda institución educativa.

6. La profesión (principal) se indica en su totalidad sobre la base de la lista de personal y la orden (instrucción) sobre el empleo. Otra profesión: sobre la base de documentos que confirmen la adquisición de una segunda educación, especialidad. Codificado de acuerdo con el clasificador de ocupaciones de trabajadores, puestos de empleados y categorías salariales de toda Rusia OK-016-94, aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 26 de diciembre de 1994 No. 367 "Sobre la adopción e implementación del clasificador ruso de ocupaciones de trabajadores, puestos de empleados y categorías salariales OK-016-94 "(en adelante, OKPDTR).

7. El tiempo de servicio (general, continuo, que da derecho a un subsidio de antigüedad, que da derecho a otros beneficios establecidos por este empleador) se calcula sobre la base de las entradas en el libro de trabajo del empleado y (u) otros documentos confirmando la duración del servicio correspondiente, indicada en días, meses, años.

8. El estado de casado se registra y codifica de acuerdo con los siguientes valores posibles de acuerdo con el OKIN:

Nunca ha estado (no estuvo) casado - 1;

está en un matrimonio registrado - 2;

· está en un matrimonio no registrado - 3;

viudo (viuda) - 4;

divorciado (divorciado) - 5;

disperso (disperso) - 6.

9. En la composición de la familia sólo se indican los miembros de la familia, indicando el grado de parentesco.

La legislación vigente no concepto general"familia", sin embargo, según el análisis de las normas del Artículo 2 del Código de Familia de la Federación Rusa y el Artículo 1142 del Código Civil de la Federación Rusa, el círculo de miembros de la familia puede incluir: cónyuges, padres e hijos ( incluidos los padres adoptivos y los niños adoptados).

10. Los datos del pasaporte se indican en estricta conformidad con el pasaporte.

11. El lugar de residencia (según el pasaporte) se indica sobre la base del pasaporte, real, según el empleado. El código de lugar de residencia lo determina OKATO.

Los documentos en base a los cuales se llena la sección II "Información sobre el registro militar" son:

una identificación militar (o un certificado temporal emitido en lugar de una identificación militar) - para ciudadanos que están en reserva;

· certificado de ciudadano sujeto a conscripción para el servicio militar - para ciudadanos sujetos a conscripción para el servicio militar.

De acuerdo con las Instrucciones para la solicitud y el llenado de los formularios de documentación contable primaria para la contabilidad del trabajo y su pago para los ciudadanos en la reserva:

párrafo 3 "Composición (perfil)" - completado sin abreviatura (por ejemplo, "comando", "médico" o "soldados", "marineros" y similares);

elemento 4 "Designación de código completo del VUS": se registra la designación completa (seis dígitos, por ejemplo, "021101" o seis dígitos y un carácter alfabético, por ejemplo, "113194A");

párrafo 5 "Categoría de aptitud para el servicio militar" - escrito en letras: A (aptitud para el servicio militar), B (aptitud para el servicio militar con restricciones menores), C (aptitud limitada para el servicio militar) o G (temporalmente no apto para el servicio militar) ) . En ausencia de entradas en los párrafos correspondientes de la identificación militar, se coloca la categoría "A":

en el párrafo 7 "Está registrado en el ejército" se completa (con un lápiz simple):

línea a) - en los casos en que haya una orden de movilización y (o) un sello en la emisión y retiro de las órdenes de movilización;

línea b) - para ciudadanos reservados para la organización para el período de movilización y para tiempos de guerra.

Para los ciudadanos sujetos a conscripción para el servicio militar:

párrafo 2 "Rango militar" - se hace la entrada "sujeto a servicio militar obligatorio";

párrafo 5 "Categoría de aptitud para el servicio militar" - escrito en letras: A (aptitud para el servicio militar), B (aptitud para el servicio militar con restricciones menores), C (aptitud limitada para el servicio militar), D (temporalmente no apto para el servicio militar) ) o D (no apto para el servicio militar). Se completa sobre la base de una entrada en el certificado de un ciudadano sujeto a conscripción para el servicio militar.

La cumplimentación de elementos no especificados específicamente en las Instrucciones se realiza sobre la base de la información de los documentos enumerados.

En el numeral 8 de la fracción II de la cédula personal de ciudadano que haya alcanzado la edad límite para estar en la reserva, o de ciudadano que haya sido declarado no apto para el servicio militar por razones de salud, se anota en el renglón libre “eliminado del registro militar debido a la edad” o “retirado del registro militar debido a la salud del estado”.

Luego de diligenciar la sección II “Información sobre el registro militar”, al pie de la segunda página del formulario No. T-2, el oficial de personal deberá certificar los datos indicados con su firma personal, indicando el cargo y decodificación de la firma. El empleado también firma la segunda página del formulario No. T-2 y anota la fecha de su llenado. La línea que contiene la firma personal del empleado es una firma de muestra sobre la base de la cual se le pagará el salario.

¡Nota!

Cuando la información sobre un empleado cambia, los datos personales relevantes se ingresan en su tarjeta personal (por ejemplo, un cambio de estado civil, lugar de residencia, educación, capacitación avanzada, conocimiento de idiomas extranjeros, etc.), que están certificados por el firma del oficial de personal. Los cambios y adiciones se realizan sobre la base de pedidos de personal y documentos proporcionados por los empleados (certificados de matrimonio, diplomas, etc.). Una declaración oral de un empleado no es una base para realizar estos cambios, con la excepción de datos insignificantes (por ejemplo, con respecto a un número de teléfono).

Los más importantes son los datos del apartado III “Empleo y traslados a otro puesto de trabajo” y XI “Las bases de extinción del contrato de trabajo (despido)”.

Las entradas en estas secciones se realizan sobre la base de una orden (instrucción) de contratación (formularios No. T-1 y T-1a) y una orden (instrucción) de transferencia a otro trabajo (formulario No. T-5) y un orden (instrucción) para la terminación (terminación) de un contrato de trabajo con un empleado (formularios No. T-8, T-8a).

Esta información debe completarse con especial cuidado, ya que a menudo sirven como base para confirmar la experiencia laboral de un empleado.

En la sección "Empleo y transferencias a otro trabajo", ingresa información como el empleado trabaja en la organización y debe corresponder a las entradas en el libro de trabajo, repitiendo la fecha, el número de la orden de contratación, transferencia del empleado, el nombre del cargo, unidad estructural. Además, al final de cada entrada en Sección III la firma del empleado se coloca en la tarjeta personal que indica que está familiarizado con el asiento realizado en su libro de trabajo.

La última sección de la tarjeta personal XI "La base para la terminación del contrato de trabajo (despido)" la completa el empleado del servicio de personal al terminar la relación laboral con el empleado. La base para la rescisión del contrato de trabajo (despido) es la redacción del motivo del despido sobre la base del artículo pertinente del Código Laboral de la Federación Rusa, repitiendo completamente la entrada en el libro de trabajo del empleado. La fecha de despido es el último día de trabajo del empleado. Los detalles de la orden (fecha y número), que es la base para completar esta sección, también se indican en estricta conformidad con la entrada en el libro de trabajo. Los registros de despido están certificados por la firma del empleado del servicio de personal y el empleado.

Los datos sobre capacitación avanzada y reciclaje profesional se registran sobre la base de documentos (certificado, certificado) presentados por el empleado o recibidos del departamento de capacitación del personal.

Al completar la sección VII "Premios (incentivos), títulos honorarios", es necesario indicar los tipos de incentivos (de conformidad con el Artículo 191 del Código Laboral de la Federación Rusa y local regulaciones) aplicado al empleado, y también debe enumerar premios estatales otorgado títulos honoríficos.

Sección VIII. "Vacaciones" registra todos los tipos de vacaciones proporcionadas al empleado durante el período de trabajo para este empleador. La base para realizar los asientos son las órdenes de provisión de vacaciones.

La Sección IX especifica los beneficios sociales a los que tiene derecho el trabajador conforme a la ley.

En la sección "Información Adicional" se pueden llenar líneas libres con datos a criterio del empleador. Por ejemplo, se registran datos sobre estudiantes a tiempo parcial (nocturno), correspondencia, departamentos de estudios externos de instituciones de educación superior y secundaria. Entrenamiento vocacional(indicar el nombre de la institución educativa, la fecha de ingreso a institución educativa y su final) o sobre una persona discapacitada que trabaja (sobre la base de un certificado de la Comisión de Expertos Médicos y Sociales (en adelante, MSEC), grupo de discapacidad, grado de discapacidad y fecha de su establecimiento, conclusión de MSEC sobre las condiciones y naturaleza del trabajo).

Las tarjetas personales de los empleados despedidos se forman en un archivo independiente en orden alfabético. Antes de enviar un caso al archivo, todas las tarjetas deben redactarse de acuerdo con los requisitos del Archivo Federal y almacenarse en el archivo durante 75 años.

documentos contables secundarios los derivados se basan en la información inicial de los documentos contables primarios. Los principales objetivos de la creación de este subgrupo de documentos son:

Asegurar la integridad, confiabilidad y dinamismo de las informaciones en el trabajo con el personal;

Garantizar el almacenamiento operativo de los documentos de personal;

Asegurar la búsqueda efectiva de documentos de personal.

Los documentos contables secundarios incluyen: la tarjeta personal de un empleado (formularios unificados No. T-2, No. T-2GS (MS), No. T-4), documentación sobre el registro de horas de trabajo y liquidaciones con el personal, y varios formularios de registro de contabilidad información.

Se mantienen formularios de registro para registrar los expedientes del personal.

Existen los siguientes tipos de formularios de registro:

Tarjetas de registro y control (RKK);

Diarios de registro (libros);

Formularios de pantalla (cuando se utiliza tecnología informática).

Los formularios de algunas revistas y libros están aprobados por organismos oficiales. Por ejemplo, la forma del libro de contabilidad para el movimiento de libros de trabajo y sus inserciones fue aprobada por el Decreto del Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa del 10 de octubre de 2003 No. 69 "Sobre la aprobación de las instrucciones para completar libros de trabajo”. Pero la mayoría de los formularios están diseñados a discreción del empleador.

En la "Lista de documentos estándar de gestión generados en las actividades de las organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento", aprobada por los Archivos Federales el 6 de octubre de 2000, determinó las siguientes formas contables principales y períodos de su almacenamiento:

Teniendo en cuenta las especificidades de la organización del trabajo a nivel local, también se pueden crear las siguientes:

Registro de trabajadores a tiempo parcial;

Diario de recompensas y sanciones;

Diario de registro de pedidos de licencia por estudios, licencia sin guardar salarios y otra;

Registro de bajas por enfermedad y más.

De acuerdo con la Orden de la Administración Principal de Archivos de la URSS del 25 de mayo de 1988 No. 33 “Sistema estatal de soporte documental para la gestión. Disposiciones básicas. Requisitos generales para documentos y servicios de apoyo a la documentación” todos los documentos que requieren registro, ejecución y uso con fines de referencia (administrativos, de planificación, informes, contables y estadísticos, contables, financieros y otros), tanto creados y utilizados dentro de la organización, como enviados a otros organizaciones; provenientes de organizaciones e individuos superiores, subordinados y de otro tipo. El registro está sujeto tanto a los documentos mecanografiados tradicionales (manuscritos) como a los creados por tecnología informática (legible por máquina, mecanografiados) (cláusula 3.2.1.2. Orden de la Administración Principal de Archivos de la URSS del 25 de mayo de 1988 No. requisitos para documentos y soporte de documentación servicios").

También explica que:

« registro de documentos - se trata de una fijación del hecho de la creación o recepción de un documento al colocarle un índice, seguido del registro de la información necesaria sobre el documento en formularios de registro».

El índice de documentos consiste en un número de serie dentro del conjunto de documentos registrados, el cual, con base en las tareas de búsqueda, se complementa con índices según la nomenclatura de casos, clasificadores de corresponsales, ejecutantes y otros.

El índice de documentos sigue la siguiente secuencia (o inversa) de sus partes constituyentes: número de registro de serie, índice según la nomenclatura de casos, índice según el clasificador utilizado. Las partes componentes del índice están separadas entre sí por una barra inclinada.

¡Nota!

El objetivo principal de los documentos contables es darles fuerza legal y la duplicación de información.

La duplicación de información en formularios contables aumenta el nivel de su seguridad y facilita la búsqueda de los documentos necesarios.

La contabilización del documento con el número de registro y la fecha de registro le da fuerza legal(fuerza de la evidencia), que puede ser importante en caso de una disputa laboral con un empleado.

Sobre la base del análisis de las disposiciones sobre el registro de documentos de la Orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa de fecha 8 de noviembre de 2005 No. 536 "Sobre las instrucciones estándar para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales", las siguientes reglas para Se puede recomendar registrar e indexar documentos:

1. Los documentos se registran una vez: entrantes, el día de la recepción, creados, el día de la firma o aprobación.

2. Al transferir un documento registrado de una subdivisión a otra, no se vuelve a registrar.

3. El registro de documentos se realiza dentro de grupos, según el nombre del tipo de documento, el autor y el contenido del documento (por ejemplo, órdenes de actividades básicas, órdenes de personal, actos, propuestas, declaraciones y otros se registran por separado).

4. Los números de registro ordinales se asignan a los documentos dentro de cada grupo registrado.

5. El lugar de registro del documento se fija en las instrucciones para el trabajo de oficina u otro acto reglamentario local.

6. Se establece la siguiente composición obligatoria de datos registrales: autor (corresponsal), nombre del tipo de documento; fecha del documento, índice del documento (fecha e índice de recepción del documento para documentos entrantes), título del texto o su resumen, resolución (ejecutor, contenido de la orden, autor, fecha), fecha límite para la ejecución del documento, una marca en la ejecución del documento (breve acta de la decisión sobre el fondo, la fecha de ejecución efectiva y el índice del escrito de respuesta) y enviarlo al caso No.

Nota.

De acuerdo con el apartado 3.2.1.4. Orden de la Administración Principal de Archivos de la URSS del 25 de mayo de 1988 No. 33 “Sistema estatal de soporte documental para la gestión. Disposiciones básicas. Requisitos generales para documentos y servicios de soporte de documentación, la composición de detalles obligatorios, si es necesario, se puede complementar con otros detalles: albaceas, recibo del albacea para recibir el documento, progreso de ejecución, solicitudes y más. El orden de ubicación de los datos en los formularios de registro y el uso del reverso de las tarjetas de registro y control lo determina el empleador de manera independiente.

Después de completar la última página del diario (libro) de contabilidad, se coloca la fecha de finalización en su portada y se redacta el diario (libro) para archivarlo. Para los principales formularios de registro, como ya mencionamos, el Archivo Federal ha fijado los plazos de conservación, para el resto, el empleador fija el plazo de conservación de forma independiente.

Se forma un grupo de documentación para el registro de horas de trabajo y liquidaciones con el personal en el proceso de documentación del registro de horas de trabajo y el cálculo de la remuneración correspondiente al trabajo.

Este grupo de documentos consta de formularios unificados aprobados por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa del 5 de enero de 2004 No. 1 "Sobre la aprobación de formularios unificados de documentación contable primaria para contabilizar el trabajo y su pago", vamos a considerarlos con más detalle.

De acuerdo con el artículo 91 del Código Laboral de la Federación Rusa tiempo de trabajo - este es el tiempo durante el cual el empleado, de acuerdo con las normas laborales internas de la organización y los términos del contrato de trabajo, debe realizar obligaciones laborales, así como otros períodos de tiempo que, de acuerdo con el Código Laboral de la Federación Rusa, otras leyes federales y otros actos legales reglamentarios de la Federación Rusa, se refieren al tiempo de trabajo.

El legislador impone al empleador la obligación de llevar un registro del tiempo efectivamente trabajado por cada trabajador.

La contabilidad del uso del tiempo de trabajo es necesaria para los siguientes propósitos:

Garantizar el control de la disciplina laboral, en cuanto al uso del tiempo de trabajo (llegada puntual al trabajo, identificación de los que llegan tarde y de los que no asisten; seguimiento de la presencia del personal en los lugares de trabajo durante las horas de trabajo, así como el registro de la salida oportuna de los empleados del trabajo) ;

contabilidad de las horas reales trabajadas, tiempo de inactividad, enfermedad, vacaciones y otras formas de uso del tiempo de trabajo, que es la base para calcular los salarios;

dibujando informes estadísticos por mano de obra

Para registrar el tiempo efectivamente trabajado y (o) no trabajado por cada empleado, se utilizan: Hoja de Horas y Nómina (formulario N° T-12) y Hoja de Horas (formulario N° T-13).

La peculiaridad del diseño de estos documentos se debe al hecho de que son documentos contables primarios, en base a los cuales se mantiene.

La ausencia de documentos sobre la contabilidad de las horas de trabajo elaborados de conformidad con la legislación vigente, así como la ausencia de cualquiera de los detalles obligatorios en los documentos contables primarios, puede calificarse como inclusión irrazonable de los costos laborales en la composición de los costos. que reducen la base imponible, lo que conducirá a la participación de la organización en la responsabilidad establecida por la Parte 3 del Artículo 120 del Código Fiscal de la Federación Rusa.

Al mantener el Timesheet, es recomendable guiarse por las siguientes reglas:

· La contabilidad del uso del tiempo de trabajo se puede llevar a cabo para la organización como un todo o por separado para las unidades estructurales;

· La inclusión de un empleado en el Registro de Horas y su exclusión se lleva a cabo sobre la base de la orden (instrucción) pertinente del empleador;

· La hoja de tiempo se elabora en una copia, firmada por el jefe de la unidad estructural, un empleado del servicio de personal y transferida al departamento de contabilidad.

Marcas en la boleta de calificaciones sobre las razones de la inasistencia al trabajo, trabajo a tiempo parcial o fuera duración normal la jornada laboral a iniciativa del trabajador o empleador, la jornada laboral reducida y otras se realizan únicamente sobre la base de documentos debidamente ejecutados. Dichos documentos son certificados de incapacidad laboral, certificados de desempeño de funciones estatales o públicas, una advertencia por escrito de tiempo de inactividad, una declaración de empleo a tiempo parcial, un consentimiento por escrito del empleado para horas extra de trabajo en casos establecido por ley y otros documentos.

Al llenar los formularios No. T-12 y No. T-13, se utilizan los siguientes símbolos:

Permiso parental parcialmente pagado

Licencia no remunerada concedida a un trabajador de cuidado infantil

Licencia no remunerada concedida a un empleado con autorización de la administración

Licencia sin goce de sueldo en los casos previstos por la ley

Incapacidad laboral temporal (salvo los supuestos previstos por el código “T”) y excedencia por atención de enfermos y cuarentena, expedida mediante certificados de incapacidad laboral

Incapacidad no remunerada en los casos previstos por la ley (por lesiones domésticas, enfermería y cuarentena, emitidas por certificados de instituciones médicas, etc.)

Reducción de horas de trabajo para trabajadores y empleados contra duración fija jornada laboral en los casos previstos por la ley

Tiempo de inactividad por causas ajenas al empleado

Ausentismo de todo el día con la preservación de los salarios en los casos previstos por la ley (desempeño de deberes estatales o públicos, liquidación de situaciones de emergencia, eliminación de las consecuencias de desastres naturales)

ausentismo (ausencia del trabajo sin buenas razones a lo largo de la jornada laboral (turno), independientemente de su duración, así como en caso de ausencia del lugar de trabajo sin causa justificada por más de cuatro horas seguidas durante la jornada laboral (turno)), arresto administrativo por infracciones, estancia en un puesto médico de sobriedad, huelgas declaradas ilegales y otras ausencias injustificadas)

Horas no trabajadas por trabajo a tiempo parcial a iniciativa de la administración

Fines de semana (por descanso semanal) y festivos

Huelga (en las condiciones y en la forma prescrita por la ley)

Ausencias por motivos injustificados (hasta aclaración de las circunstancias)

Para obtener más información sobre cuestiones relacionadas con la ejecución de documentos primarios, puede encontrar en el libro de los autores de CJSC "BKR-INTERCOM-AUDIT" "Documentos primarios".

Para obtener más información sobre temas relacionados con la gestión de registros de personal, puede encontrar en el libro de los autores de CJSC "BKR-INTERCOM-AUDIT" "Gestión de registros de recursos humanos".

La clasificación de documentos en el trabajo de oficina es un sistema de flujo de trabajo necesario cuando todo está en su lugar, según el tiempo y la necesidad. El oficial de personal trabaja diariamente con algunos documentos, por ejemplo, con la documentación entrante y saliente, y algunos se tocan ocasionalmente. Para que las cosas estén en orden, y en cuyo caso no un oficial de personal, sino otro empleado interesado podría encontrar rápidamente el papel correcto, todos los documentos deben simplificarse.

Clasificación de documentos

Como se conoce orden ama el sistema. En nuestro mundo, casi todo está sistematizado: flora, fauna, incluso elementos químicos. Los documentos también se pueden ingresar en un sistema que se divide en subsistemas, departamentos y variedades. Toda la documentación del personal se refiere a la organización y la administración, y todos sus documentos de personal se pueden dividir en seis subsistemas principales:

Los principales subsistemas de documentación del personal.

• documentos administrativos;
• documentos relacionados con el trabajo de los empleados;
• documentos de información y liquidación;
• correspondencia interna;
• registros y registros.

A actos locales puede, por ejemplo, incluir:

• acuerdo colectivo;
• declaración de pago;
• posición en el departamento de personal;
• instrucciones de trabajo.

A los papeles administrativos relacionar:

• pedidos para las principales actividades de la empresa;
• y sobre el personal (sobre admisión, transferencia, disciplina, etc.).

Se documenta la actividad laboral de los empleados:

• libros de trabajo;
• contratos;
• informacion de Empleo.

Información y documentos de liquidación tienes estos:

• tarjetas personales T-2;
• dotación de personal;
• horarios de vacaciones;
• boleta de calificaciones;
• horarios de turnos;
• archivos personales de los empleados.

Las comunicaciones internas incluyen:

• notas de oficina;
• informes;
• presentaciones (basadas en los resultados de la certificación o artículos independientes).

es más Los documentos se pueden dividir según el tiempo de almacenamiento:

• almacenamiento operativo;
• temporal;
• y permanente

Documentos de almacenamiento en línea

Estos son documentos que aún no han sido formados en cajas para archivar o para
destrucción. Es decir, carpetas con casos que aún no han sido llenados. A su vez, el almacenamiento operativo se divide en subespecies:

• almacenamiento de documentos en ejecución;
• almacenamiento de documentos ya ejecutados.

Cumplido: esto significa que todo está respaldado, acordado y registrado.

Es un inconveniente almacenar documentos que se están ejecutando en una carpeta, porque muchos de ellos pueden acumularse en uno o dos días. Es mejor separarlos y ponerlos en diferentes carpetas. , por ejemplo así:

• "Para firma";
• "para ejecución";
• "para enviar";
• "a prueba".

Los casos se pueden formar a partir de documentos ejecutados.

Formación de casos

Cualquier documento de personal pasa por procedimientos:

• registro;
• publicaciones;
• ejecución.

Esto se puede mostrar claramente con el ejemplo de una orden de empleo:

• en el registro de registro, a un nuevo pedido se le asigna un número;
• la orden se imprime y ejecuta (firmada por el director y el empleado, se le entrega una copia al empleado en sus manos);
• la orden firmada se adjunta en una carpeta con órdenes.

Todos los documentos completados se colocan en carpetas de acuerdo con la nomenclatura de casos. Cada carpeta no puede contener más de 250 hojas, por lo tanto, si es necesario, se inicia un segundo volumen con el mismo número de artículo. Pero con una nota, ¡con el número de volumen!

Aquí tenemos eso la formación de un caso es el llenado de una carpeta con documentos del mismo tipo según la nomenclatura. Al mismo tiempo, el encabezado debe pegarse en la carpeta:

• con número de artículo;
• con número de volumen;
• con título;
• con una fecha de inicio (la fecha de finalización se ingresa después de que se cierra el caso).

¡Atención!

Importante: ¡Solo se invierten en los casos los originales del documento en una sola copia! Copias o duplicados en casos - tonterías .

Los casos antes de que se transfieran al archivo deben almacenarse de acuerdo con las reglas.

Reglas de almacenamiento de documentos

Al formar casos, considere los matices:

Los matices de la formación de casos.

• Los documentos se generan en diferentes casos, de acuerdo con los términos de almacenamiento.;
• documentos grupales de un año calendario en el caso, si el caso no es transferible;
• no llene en exceso la caja; no debe tener más de 250 hojas ni más de 10 cm de grosor;
• Los documentos dentro de un caso deben ordenarse cronológicamente.(en estricta conformidad con las entradas en el registro de registro);
• los reglamentos, instrucciones y otros documentos aprobados por órdenes se almacenan junto con las órdenes;
• las órdenes para las actividades principales y para el personal son cosas diferentes;
• los documentos de respaldo para las órdenes se pueden agrupar en un archivo separado o junto con las órdenes (por ejemplo, una solicitud de empleo se puede adjuntar a la orden T-1 y almacenarse juntas).

Consejo: tan pronto como se ejecute el documento, envíelo inmediatamente al caso, no lo deje para mañana. Así evitarás la pérdida de documentos. ¿Vas a estar de baja por enfermedad? Nadie sabe qué pasará con los documentos sobre la mesa en su ausencia. Después de todo, como saben, ¡no hay lugar para dos amas de casa en la cocina!

Mientras tanto, eres tú quien es responsable de los documentos del personal, y desde 2010, ¡la responsabilidad por la pérdida de documentos de la organización es grave! Por ejemplo, por la pérdida de documentos sociedad Anónima¡puede ser multado con 5 mil, y la empresa misma - 300 (Artículo 13.25 del Código de Infracciones Administrativas)!

Como puede ver, la clasificación de documentos en el trabajo de oficina es algo conveniente y no muy complicado. Para no confundirse en los negocios, es posible desarrollar una disposición en la que se describa el procedimiento para la formación de casos. Y puede incluir instrucciones sobre el trabajo de oficina en la disposición de OK. esto, por supuesto, si su empresa no cuenta con un departamento de mantenimiento de registros.

documentación de recursos humanos sirve como reflejo de las relaciones laborales entre el empleador y los empleados. Sus tipos principales y más comunes se enumerarán en el artículo.

¿Qué es la gestión de RRHH?

Se entiende por gestión de expedientes de personal la organización del procedimiento para la formación de los documentos que regulan las relaciones laborales en la empresa. La gestión de registros de personal puede ser manejada por una sola persona, si el personal de la empresa es pequeño, o por todo un departamento especialistas en personal en grandes empresas.

documentación de recursos humanos en la empresa consta de:

• formas de formas unificadas;
• reglamentos e instrucciones elaborados por la propia empresa.

Todo documentación del personal visado por el titular de la empresa o un empleado autorizado.

¿Qué son los documentos de RRHH?

Todo documentación del personal se puede dividir en dos grupos:

Grupo 1: documentos que regulan la relación entre el empleador y cada trabajador individualmente.

Grupo 2: documentación que refleje las relaciones laborales en general en toda la empresa.

El primer grupo incluye los siguientes documentación del personal:

• orden de empleo (T-1);
• contrato con un empleado (TD-1);
• libro de trabajo (Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia "Sobre los libros de trabajo" del 16 de abril de 2003 No. 225);
• tarjeta personal de empleado (T-2);
• documentos de transferencia (T-5);
• orden de salida (T-6);
• orden de sobreseimiento (T-8);
• orden de enviar a un empleado en viaje de negocios (T-9);
• certificado de viaje (T-10);
• asignación oficial (T-10A);
• un documento administrativo que indica la promoción de un empleado (T-11).

El segundo grupo incluye:

• Horario de vacaciones (T-7).
• Dotación de personal (T-3).
• Auto sobre el despido de varios trabajadores (T-8a).
• Orden sobre adscripción de trabajadores (T-9a).
• Orden sobre la promoción de los empleados (T-11A).
• Hoja de tiempo (T-12)
• El documento en base al cual se realiza el control del número de horas trabajadas y el cálculo de la RFP (T-13).
• Diario de cheques de registro militar de ciudadanos.
• Orden sobre la organización del registro militar.
• Disposiciones internas:
  • acuerdo colectivo;
  • posición sobre protección laboral;
  • provisión de bonificación;
  • regulaciones reglamento interno;
  • reglamentos de viaje;
  • regulación de secretos comerciales;
  • posición sobre los salarios;
  • regulación sobre el uso del transporte personal para fines oficiales;
  • otro.

Para el almacenamiento de documentos de personal, consulte el material. .

¿Qué documentación del personal debe estar disponible?

En cualquier empresa, documentos que reflejen:

• movimiento de personal: contratación, traslado a otro puesto, despido;
• horas trabajadas: contabilidad de horas trabajadas, viajes de negocios, vacaciones.
• ingresos de los empleados: salario, bonos;
• información general sobre los empleados: su número y puestos;
• normas vinculantes dentro de la empresa.

¡Importante! Desde el 08/01/2015, el certificado de viaje y la asignación se eliminaron de la lista de documentos obligatorios (Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 29/12/2014 No. 1595).

Cabe señalar que, según los detalles de las actividades de la empresa y el trabajo de un empleado en particular, la lista de documentos requeridos puede variar. Veamos ejemplos.

Ejemplo 1 En la empresa, algunos empleados utilizan su propio automóvil para realizar tareas oficiales. Por lo tanto, la organización debería emitir un reglamento que regulará el procedimiento de compensación por el uso de transporte personal por parte de un empleado.

Ejemplo 2 . El contrato con cada empleado prevé el procedimiento para el pago de bonificaciones. Por lo tanto, la empresa no necesita constituir una provisión sobre bonificaciones.

¿Quién supervisa la gestión de RRHH?

Se reconoce el principal organismo responsable de las actividades de control de la gestión de registros de personal Inspección del Estado labor.

Además de las actividades de control, la inspección realiza las siguientes funciones:

• protección de los derechos laborales de los empleados;
• avisos a las empresas y sus empleados sobre mejores maneras cumplimiento del Código Laboral de la Federación Rusa;
• informar a las autoridades competentes sobre las infracciones detectadas.

Iniciada la inspección, la autoridad de control solicita a todos documentación del personal, en base a la cual evalúa la conformidad de los registros de personal con la legislación laboral vigente. Al encontrar cualquier desviación de la norma, responsabiliza al empleador.

El Código Laboral de la Federación de Rusia prevé los siguientes tipos de responsabilidad por violación de la ley:

• disciplinario (artículo 192 del Código Laboral de la Federación Rusa);
• administrativo (Art. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa);
• penal (Art. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 del Código Penal de la Federación Rusa);
• derecho civil (artículos 15, 151 y capítulo 59 del Código Civil de la Federación Rusa).

Cabe señalar que, además de inspección del trabajo, la documentación del personal tiene derecho a solicitar:

• autoridades fiscales durante las auditorías de campo;
• oficina de registro y alistamiento militar a fin de controlar el mantenimiento de registros militares.

¿Cómo se hace una evaluación de puestos de trabajo?

La competencia de la inspección del trabajo también incluye la identificación de inconsistencias en la organización de los lugares de trabajo con las normas existentes. Este procedimiento se basa en los resultados evaluación especial. Todos los empresarios deben realizar una evaluación especial. Su procedimiento está regulado por la ley del 28 de diciembre de 2013 No. 426-FZ.

¡Importante! No es necesario realizar una evaluación especial para los empleados que realizan su trabajo a distancia o en el hogar (cláusula 3, artículo 2 de la Ley N° 426-FZ).

Se contrata a una empresa externa para realizar una evaluación especial. Antes de iniciar el trámite, analiza la documentación del personal: contratos laborales, dotación de personal, normativa sobre protección laboral y otros. El procedimiento se realiza cada 5 años, pero hay casos inspección no programada(Artículo 17 de la Ley N° 426-FZ).

Los documentos que se generan durante la evaluación incluyen:

• una orden para realizar una evaluación especial, indicando el inicio de la auditoría;
• una orden para aprobar el cronograma de la conducta, regulando la secuencia;
• declaración de cumplimiento de las condiciones de trabajo, reflejando el cumplimiento de las normas;
• informe con resultados.

La responsabilidad por la no realización de una evaluación está prevista en el art. 5.27.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia: se impone una multa de 5.000 a 10.000 rublos a los funcionarios y empresarios individuales, y de 60.000 a 80.000 rublos a las empresas.

Para el pago de contribuciones basadas en los resultados de una evaluación especial, consulte el material .

¿Todas las empresas están obligadas a mantener registros militares?

Según sub. 6 p.1 art. 8 de la Ley Federal "Sobre la Defensa" del 31 de mayo de 1996 No. 61-FZ, todas las empresas están obligadas a mantener registros militares. objetivo principal esta cuenta es la recopilación, almacenamiento y transferencia a la oficina de registro y alistamiento militar de información sobre los empleados reclutados.

¡Importante! Los empresarios individuales no están obligados a mantener registros militares (cláusula 6, artículo 1 de la ley "Sobre el servicio militar y el servicio militar" de fecha 28 de marzo de 1998 No. 53-FZ).

El especialista responsable del registro militar es designado por el jefe de la empresa. Mantener registros militares puede estar involucrado como el nuevo empleado, y ya en activo, con los que se firma un contrato de combinación de puestos. La cantidad de especialistas que mantienen este registro depende de la cantidad de empleados responsables del servicio militar (cláusula 12 del Decreto del Gobierno de la Federación Rusa "Sobre la aprobación de las Regulaciones sobre el Registro Militar" del 27 de noviembre de 2006 No. 719) .

En el curso del registro militar, los siguientes documentos son importantes:

• orden sobre la organización del registro militar;
• registro de cheques de registro militar;
• tarjeta personal T-2.

Sobre el procedimiento para ingresar información sobre una identificación militar en T-2, consulte el material .

La verificación del mantenimiento de los registros militares se lleva a cabo cada tres años con un número de hasta 500 personas. Si el personal supera el número especificado, entonces el control debe llevarse a cabo una vez al año (cláusula 3 del Apéndice 1 de las Directrices para mantener registros militares en organizaciones).

La responsabilidad por la violación de la orden de registro militar está prevista en el art. 21.1-21.4 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa. Por ejemplo, si el empleador no presentó una lista de los responsables del servicio militar, la responsabilidad surge en forma de una multa de 300-1,000 rublos, y si el empleado no le informó sobre su llamado al ejército. oficina de registro y alistamiento - 500-1000 rublos.

Resultados

Cada empleador debe asegurarse de que la documentación del personal. Los documentos oportunos y correctamente ejecutados le permiten evitar la responsabilidad por violación derecho laboral.

En cualquier empresa, la contabilidad de los salarios y el trabajo de los empleados se lleva a cabo de acuerdo con la documentación principal, que elabora y mantiene el departamento de personal. Si las actividades de esta unidad no están bien organizadas, se producen graves interrupciones en el trabajo de toda la empresa. Consideremos más a fondo cuáles son los documentos de gestión de registros de personal.

Información general

Como se mencionó anteriormente, con una organización insuficientemente competente de las actividades del departamento de personal, surgen varios problemas en la empresa. En particular, puede haber retrasos en el pago de salarios, compensación por baja por enfermedad, preparación extemporánea de documentos para su presentación a las autoridades reguladoras. Todo esto conduce a un deterioro importante indicadores financieros empresas Los documentos del servicio de personal se llenan de acuerdo con los requisitos contenidos en el Código del Trabajo. El control de la corrección de los trámites lo realizan tanto las inspecciones laborales como las fiscales. El oficial de supervisión puede visitar cualquier oficina de la empresa, independientemente de su tipo de actividad y tipo de propiedad, y solicitar para verificación los documentos de personal de la organización. Los inspectores están investidos de tales poderes de conformidad con la Ley Federal No. 134.

Tareas de oficina

Las actividades del servicio de personal abarcan todos los procesos que se relacionan con la elaboración y tramitación de la documentación de acuerdo con las normas establecidas. Se lleva a cabo para resolver una serie de tareas gerenciales. Estos incluyen, en particular:

¿Por qué necesita documentos de personal?

El objetivo principal de estos documentos es garantizar la máxima transparencia en el marco de las relaciones laborales. El sistema de mantenimiento de registros se basa en ciertas reglas y requisitos. Su cumplimiento garantiza la estabilidad de los empleados y del aparato administrativo de la empresa: simplificación de la gestión. Gracias a la regulación precisa del alcance de los deberes y derechos proporcionados por los documentos personales, se observan los intereses de todos los participantes en las relaciones laborales.

tipos de papeles

De acuerdo con las normas del Código del Trabajo, las principales formas de documentos de personal son las siguientes:

1. Horario del personal.
2. Programa de vacaciones.
3. Reglamento interno de la empresa.
4. Documentos que establecen el procedimiento para el tratamiento de datos personales de los empleados, así como sus obligaciones y derechos.
5. Instrucciones y reglas para OT. Todo empleador está obligado a proporcionar condiciones peligrosas para que los empleados lleven a cabo sus actividad profesional. Los empleados deben estar familiarizados con las instrucciones redactadas y las reglas contra la firma.
6. Horarios de turnos. El Código del Trabajo establece la duración máxima permisible de la actividad laboral por día. Durante el trabajo por turnos, el tiempo se registra mediante la elaboración de horarios apropiados.

Los documentos de personal enumerados suelen ser objeto de verificación por parte de las autoridades reguladoras.

Personal

Los documentos de personal, que incluyen información sobre los empleados, se crean en el transcurso del trabajo del departamento con el personal. Dichos documentos siempre están estrechamente asociados con un empleado particular de la empresa. Reflejan información sobre las actividades profesionales del empleado, sus calificaciones, los resultados del trabajo, las condiciones de inscripción en el estado, la duración del servicio, etc. Dichos documentos incluyen, en particular:

1. Documentos administrativos que confirman actividad laboral ciudadano.
2. Información y documentos de liquidación.
3. Correspondencia interna oficial.
4. Libros/logs de registro y contabilidad.

Los documentos de cada grupo tienen sus propios detalles. Están destinados a diversos fines, desarrollados, puestos en funcionamiento, aprobados de acuerdo con los procedimientos pertinentes.

Papeles administrativos

Esta categoría incluye instrucciones y órdenes de los superiores. Con la ayuda de su jefe implementa la autoridad para administrar la empresa, prevista en la Carta de la empresa. Los pedidos se dividen en dos grupos. El primero incluye actos sobre las principales actividades de la empresa. Ellos, en particular, son órdenes sobre cuestiones de producción, el procedimiento para la certificación, instrucciones, etc. El segundo grupo contiene órdenes de personal. Estos incluyen actos de despido, empleo, transferencia, vacaciones, acción disciplinaria, ánimo. Los documentos del primer grupo cubren las actividades de la empresa en su conjunto y están indirectamente relacionados con el trabajo del departamento de personal. Otra categoría de papeles está directamente relacionada con las actividades del personal. En su mayor parte, estos son documentos de personal unificados. Sus formularios son aprobados por el Comité Estatal de Estadística. Los documentos que reflejan las actividades del personal incluyen:

Estos documentos están destinados a proporcionar la ilustración más completa de la experiencia laboral del empleado. Él, a su vez, será importante para asignarle una pensión en el futuro y para calcular los beneficios de invalidez durante sus actividades en la empresa. Las copias de los pedidos de otros empleadores sirven de base para realizar entradas sobre el trabajo a tiempo parcial en el libro de trabajo, haciendo un duplicado del mismo.

Categoría de información y cálculo

Estos documentos se mantienen para registrar los datos personales de los empleados, para asegurar la información relacionada con sus actividades laborales. Entre ellos están:

• tarjeta personal;
• hoja de tiempo;
• dotación de personal;
• negocio privado

La mayoría de ellos utilizan formularios modelo. Las formas unificadas de documentos de personal simplifican enormemente el proceso de completarlos.

Correspondencia interna

Se usa en la empresa para el registro de las decisiones de personal aceptadas. Por ejemplo, para llevar a cualquier empleado a la responsabilidad disciplinaria, es necesario obtener una explicación de él. Si se espera que el empleado se anime, su jefe inmediato envía una representación adecuada al director de la empresa. La correspondencia interna actúa como una de las opciones para el intercambio oficial de puntos de vista entre los empleados.

Libros de control y contabilidad

Los diarios de registro están diseñados para registrar la documentación personal existente (órdenes, certificados, archivos personales, libros de trabajo). A cada artículo se le asigna un número específico. El diario también contiene la fecha de registro del documento. La contabilidad apropiada le da a los papeles fuerza legal. Esto, a su vez, permite probar una u otra posición en un conflicto laboral. El registro y almacenamiento de documentos de personal de este grupo es realizado por personas autorizadas. La empresa utiliza registros:

Algunas muestras de documentos de personal son aprobadas a nivel federal, otras son desarrolladas por la propia empresa.

¿Se requiere todo el papeleo?

Convencionalmente, los documentos de personal anteriores se dividen en tres categorías:

• Dependiendo de las características específicas de las actividades de la empresa.
• Recomendado.
• Obligatorio.

Este último debe ser mantenido por todas las empresas sin excepción, independientemente del número de empleados, tipo de actividad, estatus legal. Estos documentos están indicados directa o indirectamente en el TC. Por ejemplo, la necesidad de redactar las reglas del orden en la empresa se deriva de los artículos 189-190, la plantilla de personal, del art. 57. Los papeles recomendados son para optimización trabajo de personal. Su presencia o ausencia depende de la decisión del jefe. Los documentos que dependan de las características específicas de las actividades de la organización serán obligatorios para una empresa en particular. Si la empresa proporciona condiciones de trabajo dañinas o peligrosas, entonces es obligatorio desarrollar reglas e instrucciones adicionales. Por ejemplo, estos pueden ser Reglamentos sobre la aprobación de exámenes médicos regulares, sesiones informativas de seguridad, etc.

Recuperación de papel

A menudo, cuando un nuevo empleado de cuadro aparece en una empresa, se encuentra con ciertas dificultades. Por ejemplo, la empresa puede no tener ciertos papeles obligatorios. Compilar e implementar en un día Documentos requeridos imposible. En este caso, debe resaltar los más importantes y comenzar su diseño. Los expertos recomiendan en primer lugar comenzar a programar las vacaciones y la dotación de personal. Luego debe verificar la disponibilidad y corrección de los contratos, órdenes de transferencia, empleo, notas en los libros de trabajo.

Si la empresa no tiene libros de contabilidad, también es necesario crearlos. A continuación, debe ordenar todas las tarjetas personales. Todos los documentos están fechados. Sin embargo, en el texto del formulario, por ejemplo, f. T-2, se fija la fecha real, es decir, la fecha en que el empleado fue contratado o trasladado. En este caso, puede comunicarse con el departamento de contabilidad para obtener ayuda y solicitar cuentas personales de los empleados para aclarar y verificar la información. En el proceso de restauración de documentos perdidos o faltantes de la empresa, no se debe olvidar el trabajo actual. Luego de eso, es necesario proceder con la preparación, ejecución e implementación de los actos locales obligatorios. Los plazos de conservación de la documentación sobre el personal son aprobados por el Listado correspondiente. Todos los documentos citados en él deben ser posteriormente entregados al archivo.

Anteriormente en nuestro artículo: "Tipos de documentos de personal de una organización de acuerdo con el Código Laboral de la Federación Rusa", ya mencionamos que documentos de personal debe ser realizado por todas las organizaciones, independientemente de su forma organizativa y jurídica, ámbito de actividad y número de personal. Todos estos documentos se nombran directa o indirectamente en el Código Laboral de la Federación Rusa.

En general, a documentos basicos de personal que deben estar disponibles en cualquier organización incluyen:

• libro de trabajo del empleado;
• plantilla de personal (formulario No. T-3);
• contrato de trabajo (o contrato);
• orden (instrucción) sobre el empleo (formulario No. T-1);
• tarjeta personal (formulario No. T-2);
• orden (instrucción) de transferencia a otro trabajo (formulario No. T-5);
• orden (instrucción) de concesión de licencia (formulario No. T-6);
• cronograma de vacaciones (formulario No. T-7);
• orden (instrucción) de terminación del contrato de trabajo (contrato) (formulario No. T-8);
• hoja de tiempo (formulario No. T-13);
• hoja de horas y nómina (formulario No. T-12);
• reglamento interno de trabajo;
• reglamento sobre la protección de datos personales del trabajador;

Echemos un vistazo más de cerca a los documentos anteriores.

Historial de empleo. El libro de trabajo del empleado es el documento principal que confirma la actividad laboral del empleado y su experiencia laboral (ver Artículo 66 del Código Laboral de la Federación Rusa). El libro de trabajo es presentado por el empleado en el momento del empleo (contratación). El mantenimiento de los libros de trabajo lo lleva a cabo el empleador de acuerdo con el procedimiento para completar, mantener y almacenar, aprobado por la Instrucción, aprobado por el Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia con fecha 10.10.2003. No. 69. Al despedir a un empleado, todos los registros de su trabajo, premios, transferencias a otro puesto, ingresados ​​​​en el libro de trabajo durante el período de trabajo del empleado en la organización, deben estar certificados por la firma del jefe y el sello de la organización.

Horario del personal. Este documento se aprueba al comienzo del trabajo de la organización en forma unificada No. T-3, aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia No. 1 y es válido indefinidamente. Si es necesario, se puede hacer un número ilimitado de adiciones a la lista de personal, dichas adiciones, a su vez, se aprueban por orden del jefe de la organización. El Código Laboral actual de la Federación Rusa no indica directamente la necesidad de este documento en la organización. Al mismo tiempo, la obligación de este documento se menciona en el Artículo 15 del Código Laboral de la Federación Rusa, según el cual las relaciones laborales implican trabajo según el puesto de acuerdo con la plantilla de personal. Además de lo anterior, la plantilla de personal también se encuentra en la lista de documentos verificados por los empleados. Fondo de pensiones radiofrecuencia

Contrato laboral. El contrato de trabajo con un empleado es un documento fundamental en trabajo de oficina de personal organizaciones (Artículo 56 del Código Laboral de la Federación Rusa). Es por escrito y firmado por el empleado y el empleador. Los términos del contrato de trabajo deben fijar las condiciones de trabajo y remuneración establecidas con base en los actos legales reglamentarios vigentes y las exigencias de la legislación laboral por acuerdo entre el trabajador y el empleador. El contenido del contrato de trabajo se determina de conformidad con las disposiciones del artículo 57 del Código del Trabajo de la Federación Rusa. Sus condiciones sólo pueden ser modificadas por acuerdo de las partes y únicamente por escrito.

Orden (instrucción) sobre el empleo. La admisión de un empleado a una organización (empleados recién contratados) se formaliza mediante una orden (instrucción) del empleador sobre el empleo en el formulario No. T-1, aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia No. 1, sobre la base de un contrato de trabajo celebrado con el empleado. El contenido de la orden (instrucción) del empleador debe cumplir con los términos del contrato de trabajo celebrado con el empleado. La orden (instrucción) del empleador sobre la contratación se anuncia al empleado contra recibo dentro de los tres días a partir de la fecha de firma del contrato de trabajo. Al contratar, el empleador debe familiarizar al empleado con las normas laborales internas vigentes en la organización, otras normas locales de la organización relacionadas con función laboral trabajador. Este documento es la base para proporcionar al empleado su lugar de trabajo y asegurarle la propiedad necesaria del empleador. Un borrador de orden (instrucción) sobre la contratación se prepara simultáneamente con contrato de empleo. La vida útil de las órdenes de personal, excepto las órdenes de concesión de vacaciones y adscripción de empleados y tarjetas personales, es de 75 años.

Programa de vacaciones. Este documento es aprobado por el empleador, teniendo en cuenta la opinión del órgano electo de la primaria organización sindical(si este último está disponible) a más tardar dos semanas antes del inicio del año calendario, esto se establece en el Artículo 123 del Código Laboral de la Federación Rusa en el formulario unificado No. T-7, aprobado por la Resolución del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia No. 1. El cronograma de vacaciones es necesario para reflejar información sobre el tiempo de distribución de las vacaciones anuales pagadas para los empleados de todas las divisiones estructurales de la organización para el año calendario actual, desglosado por meses.

Hojas de horas. La hoja de tiempo registra el tiempo de trabajo de cada empleado de la organización por mes cuando trabaja con un horario flexible para resumir la contabilidad del tiempo de trabajo. La forma unificada de la hoja de tiempo No. T-12 y No. T-13, aprobada por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia No. 1. Contiene el número de personal de cada empleado de la organización, el apellido, nombre y patronímico del empleado, así como información sobre las horas de trabajo para cada día del mes trabajado. La hoja de tiempo es mantenida por un cronometrador o una persona responsable de mantener la hoja de tiempo, que es designada por orden del jefe con el fin de controlar el personal y la remuneración en el departamento de contabilidad de la organización.

Reglamento interno de trabajo. Los reglamentos laborales internos son aprobados por el empleador, teniendo en cuenta la opinión del órgano representativo de los empleados, esto se establece en el artículo 190 del Código Laboral de la Federación Rusa. Las reglas no tienen una forma unificada. Los reglamentos internos de trabajo son desarrollados por el empleador de manera independiente, teniendo en cuenta la legislación vigente y, como regla general, incluyen las siguientes secciones: contratación; transferencia a otra posición; despido; derechos, deberes y responsabilidades básicos de los empleados y del empleador; tiempo de trabajo y tiempo de descanso; responsabilidad por violación disciplina laboral etc

Reglamento sobre la protección de datos personales de un trabajador.

La obligación del empleador de aprobar el reglamento sobre la protección de los datos personales del empleado está consagrada en el artículo 87 del Código Laboral de la Federación Rusa, así como en ley Federal RF de 27 de julio de 2006 N° 152-FZ (modificada el 29 de julio de 2017) “Sobre Datos Personales”. Dato personal es toda información relativa a un determinado o determinado sobre la base de dicha información a un individuo(al sujeto de los datos personales), incluyendo su apellido, nombre, patronímico, año, mes, fecha y lugar de nacimiento, dirección, familia, estado social, propiedad, educación, profesión, ingresos, otra información (cláusula 1, artículo 3 de la Ley N° 152-FZ). Reglamento sobre la protección de datos personales forma unificada no tiene. Este documento incluye apartados tales como: el concepto y composición de los datos personales; deberes y derechos del trabajador y del patrón; recopilación, procesamiento y almacenamiento de datos personales; acceso y transferencia de datos personales; protección de los datos personales del empleado; responsabilidad por la divulgación de datos personales del empleado.

Libro de contabilidad de libros de obra y encartes en los mismos. Al recibir un libro de trabajo en relación con el despido, el empleado debe firmar en el libro de contabilidad los libros de trabajo y las inserciones en ellos. El libro de contabilidad debe estar numerado, atado y sellado con la firma del titular y el sello de la organización.

pleno acuerdo responsabilidad. Las disposiciones sobre contratos de responsabilidad material total de los empleados están contenidas en los artículos 243, 244 del Código Laboral de la Federación Rusa). Son obligatorios concluidos con trabajadores que hayan cumplido dieciocho años, en caso de transferencia de bienes materiales al trabajador para el cumplimiento de las funciones que se le encomienden para su almacenamiento o utilización en el proceso productivo. Forma estándar acuerdo sobre responsabilidad total fue aprobado por el Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia No. 85.

Por lo tanto, tratamos de considerar los principales documentos de personal obligatorios para una organización de cualquier forma de propiedad y sus características, en ausencia de los cuales la inspección del trabajo, en caso de una inspección de su organización, puede estar completamente motivos legales responsabilizar administrativamente a la empresa por la falta de alguno de los documentos personales enumerados en este artículo.

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