Състав и предназначение на кадровата документация. Документи за персонала в предприятието. Правилник за структурното звено

Групата за счетоводна документация изпълнява функцията на кадрови записи и е хранилище на лични данни, получени при първоначална регистрация и последваща обработка необходимата информацияотносно състава и движението на персонала.

От гледна точка на последователността на регистриране и натрупване на счетоводни данни за служителите в счетоводната документация могат да се разграничат две подгрупи:

1) първични счетоводни документи;

2) производни (вторични) счетоводни документи.

Първични счетоводни документисъдържат първоначална информация и се попълват въз основа на лични документи, предоставени от служителите при наемане.

Те включват: лично досие, личен картотечен лист, допълнение към личния картотечен лист.

Частен бизнес.

Личното досие е набор от документи, съдържащи лични данни на служителя и друга информация, свързана с неговата трудова дейност.

Не се изисква лично досие като част от документацията за персонала.

По правило личните дела се водят по различен начин правителствени агенции, а в частния бизнес - на ръководния екип от служители, специалисти и материално отговорни лица. В условията на модерно управление на досиета на персонала работодателят има право самостоятелно да вземе решение за необходимостта от създаване на лични досиета. В същото време, независимо от избора на работодателя, всички необходими лични данни за всеки служител се отразяват в личната карта (унифициран формуляр № T-2).

Процедурата за работа с лични досиета не е регламентирана от законодателя и следователно работодателите самостоятелно решават въпросите за тяхното формиране и управление.

Изключение правят личните досиета на държавните служители.

Управлението на личните досиета на федералните държавни служители се регулира от президентски указ Руска федерацияот 1 юни 1998 г. № 640 „За реда за поддържане на лични досиета на лица, заемащи държавни длъжности в Руската федерация по реда на назначаване и държавни длъжности във федералния публичната служба».

Управлението на личните досиета на държавните граждански служители на Руската федерация се регулира от Указ на президента на Руската федерация от 30 май 2005 г. № 609 „За одобряване на правилата за личните данни на държавния цивилен служител на Руската федерация Федерация и управлението на неговото лично досие.“

Лично досие се оформя след издаване на заповед за приемане на работа. Първоначално документите, които формализират процедурата по наемане, се групират в лично досие, а впоследствие всички основни документи, които възникват по време на трудовия живот на служителя при даден работодател.

Въз основа на анализа на разпоредбите за управление на досиета на персонала и на първо място, параграф 337 от „Списъка на стандартните документи за управление, генерирани в дейността на организациите, посочващи периодите на тяхното съхранение“, одобрен от Росархив на 6 октомври 2000 г., можем да заключават, че личното досие включва следната документация:

Ø вътрешен опис на наличните в личното дело документи;

Ø въпросник или личен лист за кадрови досиета;

Ø автобиография или автобиография;

Ø копия на документи за образование;

Ø копия на документи, потвърждаващи длъжността (в предвидените от закона случаи);

Ø кандидатстване за работа;

Ø допълнение към личния лист за досие на персонала;

Ø копия от заповеди за наемане, преместване, уволнение (или извлечения от тях);

Ø удостоверения и други документи, свързани с този служител.

Съгласно клауза 6.2.10. Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 8 ноември 2005 г. № 536 „За стандартни инструкциина работа в офиса федерални органиизпълнителна власт” документите в личните досиета следва да бъдат подредени в хронологичен ред на получаването им.

Вътрешният опис на документите, налични в личното досие, трябва да съдържа информация за серийните номера на документите по делото, техните индекси, дати, заглавия и номера на листовете на делото, на които се намира всеки документ. Листовете на личното дело и вътрешния му опис се номерират отделно.

Вътрешният опис на документи от личното дело се подписва от съставителя, като се посочва препис от подписа, длъжност и дата на съставяне на описа.

Личният лист за досие на персонала включва биографична информация за служителя, неговото образование, предишни места на работа от началото на кариерата му, семейно положение и др.

Служителят попълва собственоръчно личен формуляр при кандидатстване за работа. При попълването му се използват следните документи:

Ø паспорт;

Ø трудова книжка;

Ø военна книжка;

Ø документ за образование (диплома, удостоверение, удостоверение, удостоверение), документи за висш Сертификационна комисия(ВАК) за присъждане на научна степен и за присвояване на научно звание (диплома и свидетелство);

Ø документи за съществуващи изобретения.

„Въпросник“ е документ, подобен на „Личния лист за досиета на персонала“, който понякога се използва при кандидатстване за работа. За разлика от личния лист, анкетната карта се подписва не само от лицето, което се наема, но и от HR специалист.

Понякога от наемания служител се иска да предостави „Автобиография“ или „Резюме“.

При създаването на лично досие в него се поставят копия на документи, потвърждаващи социално значими факти (документи за образование - удостоверение, диплома, удостоверение, акт за раждане на дете, удостоверение за развод и др.). Трябва да се помни, че освен копия на документи, трябва да се уверите, че имате оригиналите на съответните документи.

Копия от документи за одобрение на длъжности се поставят в личните досиета на мениджърите (копие от протокола от заседанието на Съвета на директорите или учредителите на дружеството, копие от протокола обща срещаакционери).

Ако при наемане характеристики или препоръчителни писма, служителят е съставил заявление за работа, след което те също се записват в личното досие на служителя.

Трудовите договори, сключени със служител, могат да бъдат част от документите на личното дело или да се образуват в отделни файлове.

Личното досие може да включва документи като списъци с изобретения, научни трудове и др.

Допълнението към личния лист за досие на персонала е вторичен документ по отношение на личния лист за досие на персонала, в него се записват само промените, настъпили в трудовата дейност и личния живот на служителя. Този документ съдържа: пълното име на служителя и раздели, предназначени за извършване на промени и допълнения. По правило такъв документ се съставя под формата на таблица.

Първият раздел записва информация за работа, трансфери, промени в длъжността, структурна единица и т.н., като се позовава на датата и номера на заповедта за персонала.

Вторият раздел съдържа данни за промени в професионалния и личния живот на служителя (например промяна в семейното положение, място на постоянна регистрация), в образованието, в повишаване на квалификацията, в знанията чужди езиции т.н.

Промените и допълненията в личните данни се извършват въз основа на заповеди за персонала и документи, предоставени от служителите (свидетелство за брак, диплома и др.). Устното изявление на служителя не е основа за извършване на тези промени. Нови документи с изменения и допълнения се поставят в личното досие заедно с подадените преди това.

В практиката на службите за човешки ресурси на организациите е обичайно да включват в личното досие копия от заповеди (или извлечения от тях) за прехвърляне на друга работа, освобождаване от длъжност, стимули, налагане и премахване на дисциплинарни наказания, промени в имената , и други. Цялата тази информация обаче се съдържа в „Допълнението към личния лист за лични данни“. В тази връзка може да се препоръча тези документи да не се включват в личното ви досие.

Удостоверения за здраве, място на пребиваване, байпасни листове и други подобни не могат да бъдат включени в личните досиета, тъй като информацията от тях се прехвърля в „Допълнение към личния лист за досиета на персонала“. При необходимост се оформят в самостоятелни досиета и се съхраняват три години.

Трябва да се има предвид, че съгласно чл.65 Кодекс на трудаРуската федерация (наричана по-нататък Кодексът на труда на Руската федерация) забранява при кандидатстване за работа да изисква документи от кандидата, които не са предвидени от закона.

Всички документи, свързани с личното досие, се подреждат в папка при постъпване. Листовете на делото се номерират в процеса на оформяне на делото. При постъпване на нов документ в лично дело данните за него първоначално се въвеждат в описа на делото, след което листовете на документа се номерират и едва след това документът се завежда.

Корицата на лично досие, както и кориците на файлове с постоянно съхранение, се съставят и изпълняват във формата, установена от GOST 17914-72 „Обложки на файлове за дългосрочно съхранение. Видове, разновидности, Технически изисквания"(въведен с Указ на Държавния комитет по стандартизация на СССР от 17 юли 1972 г. № 1411).

На корицата на личното досие се посочват изцяло: името на организацията, заглавието на досието, фамилията, собственото име и бащиното име на служителя в именителен падеж, въвежда се индексът на делото и поредният номер на делото (обикновено - Личен номер).

Под този номер личното досие се регистрира в „Книга (дневник) на личните дела“, която включва следните колони: сериен номер, фамилия, собствено име, бащино име на служителя, дата на регистрация на делото и дата на дерегистрация. .

Личните досиета се съхраняват в сейф, метални шкафове или специални помещения, за да се гарантира тяхната безопасност, както документите строга отчетност, отделно от трудови досиета. Отговорност за съхранението им носят лицата, поддържащи кадровата документация.

При работа с документи, включени в личните досиета, е необходимо да се вземе предвид, че те се отнасят до личните данни на служителя, защитени в съответствие с действащото законодателство.

С цел ограничаване на неоторизиран достъп до личните данни на служителите, всички операции по регистрация, формиране, поддържане и съхранение на личните досиета трябва да се извършват от един служител на отдел „Човешки ресурси“, който носи лична отговорност за безопасността на документите в досиетата и достъпа до тях. към досиетата на други служители. Документите за образуване и управление на личните дела му се предават срещу подпис в регистъра за прехвърляне от служителя, отговорен за документалния процес трудови праваотношения със служителя.

Заповедта на работодателя трябва да установи реда за издаване, запознаване с личните досиета на служителите и кръга на лицата, които имат право да използват лични досиета; това може да се направи и в Правилника за личните данни на служителите. Ако документ бъде премахнат от лично досие, в описа на досието се прави запис, като се посочва основанието за това действие (заповед, разрешение от ръководителя) и новото местоположение на документа. Съгласно клауза 3.2.3. Заповед на Главното архивно управление на СССР от 25 май 1988 г. № 33 „ Държавно устройство документална поддръжкауправление. Основни положения. Общи изискваниякъм документи и услуги за документална поддръжка” се прави копие на документа, който ще бъде иззет, и се завежда вместо иззетия документ. Отметката в описа и копието се заверяват с подписа на служителя от отдел "Човешки ресурси".

Лични неща не се издаватв ръцете на служителите, които ги наемат. Служителят има право да се запознае само с личното си досие в помещенията на отдела за персонал. Фактът на запознаване с личното досие също се отразява в описа на досието.

При работа с лично досие, издадено за временно ползване, е забранено да правите корекции в предишни записи, да правите нови записи в него, да премахвате съществуващи документи от личното досие или да поставяте нови в него, както и да разкривате поверителна информация, съдържаща се в него. . Промени в личните досиета се извършват само от лица, отговорни за тяхното управление.

При връщане на калъфа внимателно се проверява безопасността на документите, липсата на повреди, включването на други документи в калъфа или замяната на документи.

В помещенията на отдела за персонал се съхраняват само лични досиета на работещи служители. Личните файлове могат да бъдат подредени в цифров ред или по азбучен ред по фамилно име на служител.

След уволнението на служителя личното му досие се изважда от папката и се подготвя за прехвърляне в архивно хранилище. Личните досиета на уволнените служители в съответствие със „Списъка на стандартните документи за управление, генерирани в дейностите на организациите, посочващи периодите на съхранение“, одобрен от Федералния архив на 6 октомври 2000 г., се съхраняват 75 години. Личните досиета на ръководителите се съхраняват постоянно. За съхранение се използват заключващи се метални каси и шкафове за осигуряване на пълна безопасност на документите.

Лична карта на служителя.

Лична карта (формуляр № T-2) се попълва за работници от всички категории, включително временни и сезонни работници, основни и непълно работно време. Личната карта е основният документ за досие на персонала.

Поддържа се през целия период на работа на служителя при даден работодател, като се започне от наемането и се затваря само при уволнение. За служителите, наети по граждански договор, не се водят лични досиета.

Лична карта № Т-2 е от групата на задължителните документи за персонала. Формата на личната карта е унифицирана и е свързана със системата за първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, одобрена с Решение на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане.

Във връзка със спецификата на определени области на трудова дейност, Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“ одобри още две счетоводни форми: No Т-2ГС (МС) и No Т -4.

Личната карта на държавен (общински) служител (формуляр № T-2GS (MS)) се използва за вписване на лица, заемащи държавни (общински) длъжности на държавна служба. Извършва се вместо формуляр № Т-2 и има подобно съдържание.

Регистрационната карта на научен, научен и педагогически работник (формуляр № Т-4) се попълва успоредно с формуляр № Т-2 в научни, изследователски, научни и производствени организации, образователни и други институции и организации, работещи в сфера на образованието, науката и технологиите за счетоводството научни работници. Попълва се въз основа на съответните документи (дипломи за доктор и кандидат на науките, удостоверения за доцент и професор и др.), както и информация, предоставена от служителя.

Значението на личната карта се състои в това, че ако трудовата книжка бъде изгубена, това е единственият документ, който директно потвърждава трудовия стаж на служителя.

Не трябва да бъркате личната си карта № Т-2 с документи като например личен кадров лист или въпросник, които са част от личното ви досие. Тези документи се попълват от самия служител, изготвят се под всякаква форма и може да липсват, ако работодателят няма одобрена процедурарегистрация на лични дела.

Личната карта се попълва само от специалист по човешки ресурси за всички лица, наети въз основа на заповед (инструкция) за приемане на работа (формуляр № Т-1 или № Т-1а). Личните карти се съхраняват в сейф, оформящ отделна картотека по азбучен ред на фамилиите на служителите.

При попълване на лична карта се използва информация от следните документи, представени от служителя при кандидатстване за работа (в съответствие с член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация):

Паспорти;

Документ за образование за квалификация или наличие на специални знания - при кандидатстване за работа, която изисква специални знания или специално обучение;

Трудова книжка (за работещи на непълно работно време - копия от трудовата книжка);

Осигурителен сертификат за държавно пенсионно осигуряване;

Удостоверения за регистрация в данъчния орган;

Документи за военна регистрация (за военнослужещите).

При попълване на лична карта се използва и допълнителна информация, предоставена от служителя за себе си.

Забележка!

В някои случаи, като се има предвид спецификата на работата, работодателят може да изиска (със съгласието на служителя) представяне на допълнителни документи при сключване на трудов договор. В този случай списъкът на допълнителните документи не се определя самостоятелно от работодателя, но необходимостта от предоставянето им трябва да бъде пряко установена от регулаторен акт: Кодекса на труда на Руската федерация, други федерални закони, укази на президента на Руската федерация. Руската федерация и решения на правителството на Руската федерация.

Във всички останали случаи е забранено да се изискват от лице, което кандидатства за работа, допълнителни документи, различни от предвидените в закона.

Такива допълнителни документи като правило включват: акт за раждане на дете, свидетелство за брак, удостоверение за бременност на жена, документи за инвалидност, пребиваване в зоната на облъчване във връзка с аварията в атомната електроцентрала в Чернобил и други.

Но работодателят няма право да изисква от лице, което кандидатства за работа, да предостави посочените документи. В същото време предоставянето на тези документи е в интерес на самия служител, тъй като в противен случай работодателят няма да може да предостави на служителя обезщетенията и гаранциите, изисквани от закона.

Унифицираният формуляр на лична карта № T-2 се състои от четири листа и съдържа следните раздели:

аз." Главна информация»;

II. „Информация за военна регистрация“;

III. „Наемане и преместване на друга работа“;

IV. "Сертификация";

V. „Повишаване на квалификацията”;

VI.“Професионална преквалификация”;

VII. „Награди (насърчава), почетни звания“;

VIII. "Ваканция";

IX. „Социални придобивки, на които служителят има право в съответствие със закона“;

X. „Допълнителна информация”;

XI. „Основания за прекратяване на трудовия договор (уволнение).“

В раздел I „Обща информация“, когато посочвате информация за служителя, трябва да се ръководите от следните правила:

1. Фамилията, собственото име, отчеството се посочват въз основа на паспорта и се записват напълно и четливо.

В същото време зоните за кодиране на информация също трябва да бъдат попълнени в съответствие с общоруските класификатори: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.

Забележка.

ОКАТО - „Всеруски класификатор на обектите на административно-териториалното деление“ ОК 019-95, одобрен с Резолюция на Държавния стандарт на Руската федерация от 31 юли 1995 г. № 413;

ОКИН – „Общоруски класификатор на информация за населението. OK 018-95", одобрен с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 31 юли 1995 г. № 412;

OKSO - „Всеруски класификатор на специалностите по образование. OK 009-2003", одобрен с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 30 септември 2003 г. № 276-st;

OKPDTR – Резолюция на Държавния стандарт на Руската федерация от 26 декември 1994 г. № 367 „За приемане и прилагане общоруски класификаторпрофесии на работници, длъжности на служители и тарифни категории OK 016-94".

2. Датата и мястото на раждане се установяват въз основа на паспорт или друг документ за самоличност и се изписват изцяло, например: "12 декември 1964 г." Съответно кодът е посочен, както следва: 12/12/1964.

3. Гражданството се записва без съкращения. Записването на гражданството и неговото кодиране се извършва в съответствие с OKIN; те могат да бъдат както следва:

· гражданин на Руската федерация - 1;

· гражданин на Руската федерация и чужда държава - 2 (при двойно гражданство се посочва на коя държава е гражданството);

· чужд гражданин (посочете коя държава) - 3;

· лице без гражданство - 4.

4. Степента на владеене на езика при попълване на параграф 5 „Владеене на чужд език“ от раздел I на формуляр № Т-2 се посочва, както следва: „Говоря свободно“ (ОКИН код - 3), „Аз чета и мога да се обясня” (ОКИН код - 2) , „Чета и превеждам с речник” (ОКИН код - 1).

5. Всички данни за образование (квалификация, направление или специалност) се установяват въз основа на документ за образование.

Образованието се записва и кодира по ОКИН и ОКСО.

Според OKIN образованието се кодира, както следва:

· основно (общо) образование - 02;

· основен общо образование - 03;

· средно (пълно) общо образование - 07;

· начален професионално образование - 10;

· средно професионално образование - 11;

· непълна висше образование - 15;

· висше образование - 18;

· следдипломно обучение – 19 бр.

Завършени три висши курса образователна институциясе отнасят за лица с непълно (незавършено) висше професионално образование.

Два блока от колони за попълване на информация за образованието са предназначени във формуляр № Т-2, за да посочат информация за завършването на второ учебно заведение.

6. Професията (основна) се посочва изцяло въз основа на таблицата с персонала и заповедта (инструкцията) за наемане. Друга професия - въз основа на документи, потвърждаващи придобиването на второ образование или специалност. Кодиран в съответствие с Общоруския класификатор на работническите професии, длъжностите и тарифните нива ОК-016-94“, одобрен с Резолюция на Държавния стандарт на Руската федерация от 26 декември 1994 г. № 367 „За приемането и въвеждането в действие на Общоруския класификатор на работническите професии, длъжности и тарифни нива ОК-016-94" (наричан по-долу OKPDTR).

7. Трудов стаж (общ, непрекъснат, даващ право на надбавка за трудов стаж, даващ право на други обезщетения, установени от даден работодател) се изчислява въз основа на записи в трудовата книжка на служителя и (или) други документи потвърждаващ съответния трудов стаж, посочен в дни, месеци, години.

8. Семейното положение се записва и кодира съгласно следните възможни стойности в съответствие с OKIN:

· никога не е бил (бил) женен - ​​1;

· е в регистриран брак – 2;

· е в нерегистриран брак – 3;

· вдовец (вдовица) - 4;

· разведени (разведени) - 5;

· разделени (скъсали) - 6.

9. Само членовете на семейството са посочени като част от семейството, което показва степента на родство.

Действащото законодателство не съдържа обща концепция„семейство“, обаче, въз основа на анализ на нормите на член 2 от Семейния кодекс на Руската федерация и член 1142 от Гражданския кодекс на Руската федерация, кръгът от членове на семейството може да включва: съпрузи, родители и деца ( включително осиновители и осиновени деца).

10. Паспортните данни се посочват точно в съответствие с паспорта.

11. Място на пребиваване (по паспорт) се посочва въз основа на паспорта, действително - според служителя. Кодът на пребиваване се определя от OKATO.

Документите, въз основа на които се попълва раздел II „Информация за военна регистрация“, са:

· военна книжка (или временно удостоверение, издадено вместо военна книжка) - за граждани от резерва;

· удостоверение на гражданин, подлежащ на наборна военна служба - за граждани, подлежащи на наборна военна служба.

Съгласно Инструкциите за използване и попълване на формуляри на първична счетоводна документация за записване на труда и неговото заплащане за граждани в резервите:

параграф 3 „Състав (профил)“ - попълва се без съкращение (например „команден“, „медицински“ или „войници“, „моряци“ и други подобни);

параграф 4 „Пълно кодово обозначение на VUS“ - пълното обозначение е записано (шест цифри, например „021101“ или шест цифри и буква, например „113194A“);

параграф 5 „Категория на годност за военна служба“ - изписана с букви: A (годен за военна служба), B (годен за военна служба с незначителни ограничения), C (ограничено годен за военна служба) или D (временно негоден за военна служба) ) . Ако няма записи в съответните параграфи на военната лична карта, се посочва категория „А“:

в параграф 7 „Регистриран във военните“ се попълва (с молив):

ред а) - в случаите, когато има заповед за мобилизация и (или) печат за издаване и отнемане на заповеди за мобилизация;

ред б) - за граждани, резервирани в организацията за периода на мобилизация и по време на война.

За граждани, подлежащи на военна служба:

параграф 2 „Военно звание” - прави се вписването „подлежи на военна служба”;

параграф 5 „Категория годност за военна служба“ - изписана с букви: А (годен за военна служба), Б (годен за военна служба с незначителни ограничения), В (ограничено годен за военна служба), Г (временно негоден за военна служба) ) или D (не е годен за военна служба). Попълва се въз основа на вписването в удостоверението на гражданин, подлежащ на наборна военна служба.

Попълването на позиции, които не са изрично посочени в Указанията, се извършва въз основа на информация от изброените документи.

В параграф 8 от раздел II на личната карта на гражданин, навършил пределната възраст за резервиране, или гражданин, обявен за негоден за военна служба по здравословни причини, се прави бележка в свободния ред „отстранен от военна служба регистрация поради възраст“ или „отстранен от военна регистрация поради здравословно състояние“.

След попълване на раздел II „Информация за военна регистрация“, в долната част на втората страница на формуляр № T-2, служителят на персоналната служба трябва да удостовери посочените данни с личния си подпис, като посочи длъжността и преписа на подписа. . Служителят подписва и втората страница на формуляр № Т-2 и отбелязва датата на попълването му. Редът, съдържащ личния подпис на служителя, е примерен подпис, въз основа на който ще му се изплащат заплати.

Забележка!

Когато информацията за служител се промени, съответните лични данни се въвеждат в личния му картон (например промяна в семейното положение, местоживеене, образование, повишаване на квалификацията, владеене на чужди езици и др.), което се заверява от подпис на служител на службата за персонал. Промените и допълненията се извършват въз основа на заповеди за персонал и документи, предоставени от служителите (свидетелство за брак, диплома и др.). Устното изявление на служителя не е основа за извършване на тези промени, с изключение на незначителни данни (например по отношение на телефонен номер).

Най-важната информация е раздел III „Наемане и преместване на друга работа” и XI „Основания за прекратяване на трудовия договор (уволнение)”.

Записите в тези раздели се извършват въз основа на заповед (инструкция) за наемане (формуляри № Т-1 и Т-1а) и заповед (инструкция) за прехвърляне на друга работа (формуляр № Т-5) и заповед (инструкция) за прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служител (формуляри № Т-8, Т-8а).

Тази информация трябва да се попълни с особено внимание, тъй като често служи като основа за потвърждаване на трудовия опит на служителя.

В раздела „Наемане и преместване на друга работа“ той въвежда информация, тъй като служителят работи в организацията и трябва да съответства на записите в трудовата книжка, повтаряйки датата, номера на заповедта за наемане, преместването на служителя, името на длъжността, структурното звено. Освен това в края на всяко влизане в Раздел IIIПодписът на служителя се поставя върху личната карта, което показва, че той е запознат с вписването, направено в трудовата му книжка.

Последният раздел на личен картон XI „Основания за прекратяване на трудовия договор (уволнение)” се попълва от служителя по човешки ресурси при прекратяване на трудовото правоотношение със служителя. Основанието за прекратяване на трудовия договор (уволнение) е формулирането на причината за уволнението въз основа на съответния член от Кодекса на труда на Руската федерация, който напълно повтаря вписването в трудовата книжка на служителя. Датата на уволнението е последният работен ден на служителя. Подробностите за поръчката (дата и номер), която е основата за попълване на този раздел, също са посочени в точно съответствие с вписването в трудовата книга. Записите за уволнение се удостоверяват с подписа на служителя на службата за персонал и служителя.

Данните за повишаване на квалификацията и професионалната преквалификация се записват въз основа на документи (сертификат, сертификат), представени от служителя или получени от отдела за обучение на персонала.

Когато попълвате раздел VII „Награди (стимули), почетни звания“, трябва да посочите видовете стимули (в съответствие с член 191 от Кодекса на труда на Руската федерация и местните регламенти), приложени към служителя, и също трябва да бъдат изброени държавни награди, удостоени с почетни звания.

В раздел VIII. Записите за „отпуски“ се водят за всички видове отпуски, предоставени на служител през периода на работа при даден работодател. Основание за извършване на вписвания са заповедите за предоставяне на отпуск.

Дял IX определя предимствата, на които служителят има право по закон.

В секция „Допълнителна информация“ могат да се попълват свободни редове с данни по преценка на работодателя. Например, записват се данни за студенти, записани в задочно (вечерно), задочно и външно обучение във висши и средни институции. професионално обучение(посочете името на учебното заведение, датите на прием в образователна институцияи нейния край) или за работещ инвалид (въз основа на удостоверение от Медико-социалната експертна комисия (наричана по-нататък МСЕК), група увреждане, степен на увреждане и дата на установяването му, заключение на МСЕК за условията и характера на работа).

Личните карти на уволнените служители се оформят в самостоятелен файл по азбучен ред. Преди предаване на файла в архива, всички карти трябва да бъдат подготвени в съответствие с изискванията на Федералния архив и да се съхраняват в архива в продължение на 75 години.

Вторични счетоводни документидеривати, базирани на първоначалната информация от първични счетоводни документи. Основните цели на създаването на тази подгрупа документи:

Осигуряване на пълнота, достоверност и динамичност на информацията при работа с персонала;

Осигуряване на бързо съхранение на кадровите документи;

Осигуряване на ефективно търсене на кадрови документи.

Вторичните счетоводни документи включват: лична карта на служителя (унифицирани формуляри № T-2, № T-2GS (MS), № T-4), документация за записване на работното време и разплащания с персонала и различни регистрационни форми на счетоводна информация .

Поддържат се регистрационни формуляри за записване на документацията на персонала.

Разграничават се следните видове регистрационни форми:

Регистрационно-контролни карти (РКК);

Регистрационни дневници (книги);

Екранни форми (при използване на компютърни технологии).

Формулярите на някои списания и книги са одобрени от официални органи. Например, формата на книгата за записване на движението на трудовите книжки и вложките към тях е одобрена с Резолюция на Министерството на труда на Руската федерация от 10 октомври 2003 г. № 69 „За одобряване на инструкции за попълване на трудови книжки .” Но повечето формуляри се разработват по преценка на работодателя.

В „Списъка на стандартните управленски документи, генерирани в дейността на организациите, посочващи периодите на съхранение“, одобрен от Росархив на 6 октомври 2000 г., са определени следните основни счетоводни форми и периодите на тяхното съхранение:

Отчитайки спецификата на организацията на труда на местно ниво, могат да се създадат и:

Регистър на работещите на непълно работно време;

Журнал за награди и наказания;

Журнал за регистрация на заповеди за учебни отпуски, отпуски без заплащане заплатии други;

Дневник за отпуск по болест и др.

В съответствие със Заповед на Главното архивно управление на СССР от 25 май 1988 г. № 33 „Държавна система за документално осигуряване на управлението. Основни положения. Общи изисквания към документите и услугите за документална поддръжка" Подлежат на регистрация всички документи, които изискват осчетоводяване, изпълнение и използване за справочни цели (административни, планови, отчетни, счетоводно-статистически, счетоводни, финансови и други), както създадените, така и използваните в рамките на организация и изпратени до други организации; идващи от висшестоящи, подчинени и други организации и лица. На регистрация подлежат както традиционните машинописни (ръкописни) документи, така и създадените с компютърна технология (машинночетими, машинограми) (клауза 3.2.1.2. Заповед на Главното управление на архивите на СССР от 25 май 1988 г. № 33 „Държавна система на документационната поддръжка на управлението.Основни положения.Общи изисквания към документите и услугите за документална поддръжка").

Той също така обяснява, че:

« регистрация на документи – това е записване на факта на създаване или получаване на документ чрез поставяне на индекс върху него, последвано от записване на необходимата информация за документа във формулярите за регистрация».

Индексът на документа се състои от пореден номер в рамките на регистрирания масив от документи, който въз основа на задачите за търсене се допълва от индекси по номенклатурата на делата, класификатори на кореспонденти, изпълнители и др.

Индексът на документа следва следната (или обратна) последователност: компоненти: пореден регистрационен номер, индекс по номенклатурата на делата, индекс по използвания класификатор. Компонентите на индекса са разделени един от друг с наклонена черта.

Забележка!

Основната цел на записването на документи е да им се придаде правна сила и дублиране на информация.

Дублирането на информация в счетоводните формуляри повишава нивото на нейната безопасност и улеснява намирането на необходимите документи.

Записването на документ с регистрационен номер и дата на регистрация го дава юридическа сила(сила на доказателството), което може да бъде важно в случай на трудов спор със служител.

Въз основа на анализ на разпоредбите за регистрация на документи на Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 8 ноември 2005 г. № 536 „За стандартни инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи“, следните правила за регистрация и може да се препоръча индексиране на документи:

1. Документите се регистрират еднократно: получени - в деня на получаване, създадени - в деня на подписване или одобрение.

2. При прехвърляне на регистриран документ от едно поделение в друго, той не се пререгистрира.

3. Регистрацията на документите се извършва групово в зависимост от името на вида на документа, автора и съдържанието на документа (например заповеди за основна дейност, заповеди за персонала, актове, предложения, становища и други се регистрират отделно ).

4. Серийни регистрационни номера се присвояват на документи във всяка регистрирана група.

5. Мястото на регистрация на документа се определя в инструкциите за деловодство или други местни разпоредби.

6. Установява се следният задължителен състав на регистрационните данни: автор (кореспондент), наименование на вида на документа; дата на документа, индекс на документа (дата и индекс на получаване на документа за входящи документи), заглавие на текста или неговия резюме, резолюция (изпълнител, съдържание на поръчката, автор, дата), срок за изпълнение на документа, бележка за изпълнението на документа (кратък запис на решението на въпроса по същество, дата на действително изпълнение и индекс на документа за отговор) и изпращането му във ф.

Забележка.

В съответствие с параграф 3.2.1.4. Заповед на Главното архивно управление на СССР от 25 май 1988 г. № 33 „Държавна система за документация за управление. Основни положения. Общи изисквания към документите и услугите за поддръжка на документация”, съставът на задължителните данни, ако е необходимо, може да бъде допълнен с други подробности: изпълнители, разписка на изпълнителя за получаване на документа, ход на изпълнение, приложения и др. Редът за поставяне на подробности в регистрационните формуляри и използването на обратната страна на регистрационните и контролните карти се определя от работодателя самостоятелно.

След попълване на последната страница от счетоводния дневник (книга), на корицата му се поставя крайната дата и дневникът (книгата) се подготвя за архивиране. За основните регистрационни форми, както вече споменахме, Росархив е установил срокове за съхранение, а за останалите работодателят определя периода на съхранение независимо.

Група документация за отчитане на работното време и разчети с персонала се формира в процеса на документиране на отчитане на работното време и изчисляване на съответното възнаграждение за труд.

Тази група документи се състои от унифицирани форми, одобрени с Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“; нека ги разгледаме в повече подробности.

Съгласно член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация работно време - това е времето, през което служителят, в съответствие с вътрешните трудови разпоредби на организацията и условията на трудовия договор, трябва да изпълни служебни задължения, както и други периоди от време, които в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация, други федерални закони и други регулаторни правни актове на Руската федерация са свързани с работното време.

Законодателят вменява задължението на работодателя да води отчет за действително отработеното време от всеки служител.

Отчитането на използването на работното време е необходимо за следните цели:

· осигуряване на контрол върху трудовата дисциплина по отношение на използването на работното време (навременно явяване на работа, установяване на закъснение и липса на душ; наблюдение на присъствието на персонала на работните места през работното време, както и отчитане на навременното напускане на работниците от работа );

· отчитане на действително отработеното време, престой, болест, отпуск и други форми на използване на работното време, което е основа за изчисляване на заплатите;

· изготвяне статистическа отчетностпо работа.

За записване на действително отработеното и (или) неотработено време от всеки служител се използват: Лист за отчитане на работното време и изчисляване на заплатите (Формуляр № Т-12) и Лист за отчитане на работното време (Формуляр № Т-13 ).

Особеността на изпълнението на тези документи се дължи на факта, че те са първичните счетоводни документи, въз основа на които се поддържат.

Липсата на изготвени съгласно действащото законодателство документи за отчитане на работното време, както и липсата на някой от задължителните реквизити в първичните счетоводни документи, може да се квалифицира като неоснователно включване на разходите за труд в състава на разходите, които намаляване на данъчната основа, което ще доведе до ангажиране на организацията в отговорност, установена от част 3 на член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

При поддържане на график за използване на работното време е препоръчително да се ръководите от следните правила:

· Отчитането на използването на работното време може да се извършва за организацията като цяло или поотделно за структурни звена;

· Включването на служител в графика и изключването от него се извършва въз основа на съответната заповед (инструкция) на работодателя;

· Отчетната карта се съставя в един екземпляр, подписва се от ръководителя на структурното звено, служител на службата за персонал и се предава на счетоводния отдел.

· Отбелязва в ведомостта причините за отсъствие от работа, работа на непълно или извън работно време нормална продължителностработно време по инициатива на работника или служителя или работодателя, намалено работно време и други се извършват само въз основа на надлежно оформени документи. Такива документи са удостоверения за неработоспособност, удостоверения за изпълнение на държавни или обществени задължения, писмено предупреждение за престой, заявление за работа на непълно работно време, писмено съгласие на служителя за извънреден трудв случаите установени със закони други документи.

При попълване на формуляри № Т-12 и № Т-13 се използват следните конвенции:

Частично платен отпуск за отглеждане на дете

Предоставен неплатен отпуск на служител за отглеждане на дете

Неплатен отпуск, предоставен на служител с разрешение на администрацията

Отпуск без заплащане в предвидените от закона случаи

Временна неработоспособност (с изключение на случаите, предвидени с код "Т") и отпуск по болест и карантина, издадени с листове за неработоспособност

Неплатена инвалидност в предвидените от закона случаи (във връзка с битова злополука, за гледане на болни и за карантина, документирани с удостоверения). лечебни заведенияи така нататък)

Намаляване на работното време на работниците и служителите против зададена продължителностработен ден в предвидените от закона случаи

Престоят не е по вина на служителя

Целодневни платени отсъствия в предвидените от закона случаи (изпълнение на държавни или обществени задължения, реагиране при извънредни ситуации, отстраняване на последиците от природни бедствия)

Абсентизъм (отсъствие от работа без основателни причинипрез целия работен ден (смяна), независимо от продължителността му, както и в случай на отсъствие от работното място без уважителна причина повече от четири часа подред през работния ден (смяна), административен арест за административни нарушения, престой в лечебни заведения за отрезвяване, обявени за незаконни стачки и други отсъствия по неуважителни причини)

Неотработени часове поради непълно работно време по инициатива на администрацията

Уикенди (за седмична почивка) и празници

Стачка (при условия и по ред, определени със закон)

Неявяване по неизвестни причини (до изясняване на обстоятелствата)

Повече по въпросите, свързани с изготвянето на първични документи можете да научите в книгата на авторите на БКР-ИНТЕРКОМ-ОДИТ АД „Първични документи”.

Повече по въпросите, свързани с управлението на кадровото деловодство можете да научите в книгата на авторите на БКР-ИНТЕРКОМ-ОДИТ АД „Управление на кадровото деловодство”.

Класификацията на документите в деловодството е необходима документооборотна система, когато всичко е на мястото си – според времето и нуждата. Служителят по персонала работи с някои документи всеки ден, например с входяща и изходяща документация, а някои се пипат от време на време. За да има ред в делата и ако нещо се случи, не служителят по персонала, а друг заинтересован служител може бързо да намери необходимата хартия, всички документи трябва да бъдат организирани.

Класификация на документи

Както е известно редът обича последователността. В нашия свят почти всичко е систематизирано - флора, фауна, дори химически елементи. Документите могат да се въвеждат и в система, която е разделена на подсистеми, отдели и разновидности. Цялата документация за персонала се отнася до организационна и административна документация и всички ваши документи за персонала могат да бъдат разделени на шест основни подсистеми:

Основни подсистеми на кадровата документация

• административни документи;
• документи, свързани с трудовата дейност на служителите;
• информационни и разплащателни документи;
• вътрешна кореспонденция;
• счетоводни и регистрационни дневници.

ДА СЕ местни актове може например да включва:

• колективен трудов договор;
• разпоредби за плащане;
• Правилник за отдел "Човешки ресурси";
• длъжностни характеристики.

Към административни книжаотнасям се:

• заповеди по основните дейности на дружеството;
• и относно персонала (при приемане, преместване, дисциплина и др.).

Трудовата дейност на служителите е документирана:

• трудови книжки;
• договори;
• удостоверения за работа.

Справка и разчетни документиимаш тези:

• лични карти Т-2;
• щатно разписание;
• графици за отпуски;
• отчетна карта;
• графици на смени;
• лични досиета на служители.

Вътрешната кореспонденция може да включва:

• служебни бележки;
• отчети;
• изявления (въз основа на резултатите от сертифициране или независими документи).

Освен това Документите могат да бъдат разделени според сроковете на съхранение:

• оперативно съхранение;
• временно;
• и постоянно.

Документи за оперативно съхранение

Това са книжа, които все още не са оформени във файлове за завеждане в архива или за
унищожаване. Тоест папки с дела, които все още не са попълнени. От своя страна оперативното съхранение е разделено на подвидове:

• съхранение на документи за изпълнение;
• съхранение на вече изпълнени документи.

Изпълнено означава одобрено, съгласувано и регистрирано от всички.

Неудобно е да съхранявате чакащи изпълнение документи в една папка, защото за ден или два могат да се натрупат много от тях. По-добре е да ги разделите и да ги поставите в различни папки , например така:

• "за подпис";
• "за изпълнение";
• "за изпращане";
• "на одобрение".

По изпълнени документи могат да се образуват дела.

Формиране на случай

Всеки документ за персонала минава през процедури:

• Регистрация;
• публикации;
• екзекуция.

Това може ясно да се покаже с примера на заповед за работа:

• в регистрационния дневник на новата поръчка се присвоява номер;
• заповедта се отпечатва и изпълнява (заверява се от директора и служителя, копие се дава на служителя);
• подписаната поръчка се поставя в папка с поръчки.

Всички изпълнени документи се поставят в папки в съответствие с номенклатурата на делата. Всяка папка не може да съдържа повече от 250 листа, така че при необходимост се създава втори том със същия артикулен номер. Но със забележка - с номера на тома!

Така че разбираме това създаване на файл е попълване на папка с еднотипни документи според номенклатурата. В този случай самата папка трябва да има заглавие:

• с артикулен номер;
• с номер на тома;
• със заглавие;
• с начална дата (крайната се въвежда след приключване на делото).

внимание!

Важно: Във файловете се включват само оригинални документи в един екземпляр! Копията или дубликатите във файловете са глупости .

Делата трябва да се съхраняват по правилата, преди да бъдат прехвърлени в архива.

Правила за съхранение на документи

Когато формирате случаи, вземете предвид следните нюанси:

Нюанси на формиране на дела

• документите се оформят в различни файлове - според сроковете на съхранение;
• групови документи от една и съща календарна година в делото, ако делото не е прехвърляемо;
• не допускайте препълване на касата - тя трябва да бъде не повече от 250 листа или не по-дебела от 10 см;
• документите във файла трябва да бъдат подредени хронологично(в строго съответствие със записите в регистрационния дневник);
• наредби, инструкции и други документи, одобрени със заповеди, се съхраняват заедно със заповедите;
• поръчките за основните дейности и персонала са различни въпроси;
• Документите, подкрепящи заповедите, могат да бъдат групирани в отделен файл или заедно със заповедите (например заявление за работа може да се прикачи към заповедта T-1 и да се съхранява заедно).

съвет: Веднага след като документът е готов, веднага го изпратете във файла, не го оставяйте за утре.По този начин ще предотвратите загубата на документи. Ами ако се окажете в отпуск по болест? Никой не знае какво ще се случи с документите на масата във ваше отсъствие. В крайна сметка, както знаете, в кухнята няма място за две домакини!

Междувременно вие сте този, който отговаря за документите на персонала, а от 2010 г. отговорността за загуба на организационни документи е сериозна! Например за загуба на документи акционерно дружествоможете да бъдете глобен с 5 хиляди, а самата фирма - с 300 (чл. 13.25 от Административния кодекс)!

Както можете да видите, класифицирането на документи в офис работата е удобно и не много сложно нещо. За да не се объркате в нещата, е възможно да се разработи разпоредба, в която да се опише редът за образуване на дела. Или можете да включите инструкции за работа в офиса в правилника за ОК. Това, разбира се, е така, ако вашата компания няма отдел за управление на офиси.

Документация за персонала служи като отражение на трудовите отношения между работодател и работници. Основните и най-често срещаните му видове ще бъдат изброени в статията.

Какво е управление на досиета на персонала?

Управлението на досиетата на персонала се отнася до организацията на процедурата за формиране на документи, регулиращи работни отношенияв компанията. Управлението на досиетата на персонала може да се извършва от един човек, ако персоналът на компанията е малък, или от цял ​​отдел HR специалистив големи компании.

Документация за персоналафирмата се състои от:

• унифицирани форми;
• регламенти и инструкции, разработени от самата компания.

всичко кадрова документациязаверен от ръководителя на дружеството или упълномощен служител.

Какви видове HR документи има?

всичко кадрова документациямогат да бъдат разделени на две групи:

Група 1: документи, които регулират отношенията на работодателя с всеки служител поотделно.

2 група: документация, отразяваща трудовите отношения в цялата фирма.

Първата група включва следното кадрова документация:

• заповед за постъпване на работа (Т-1);
• договор със служител (ТД-1);
• трудова книжка (Постановление на правителството на Руската федерация „За трудовите книжки“ от 16 април 2003 г. № 225);
• лична карта на служителя (T-2);
• преводни документи (Т-5);
• заповед за регистриране на отпуск (Т-6);
• заповед за уволнение (Т-8);
• заповед за изпращане на служител в командировка (T-9);
• удостоверение за пътуване (Т-10);
• служебно назначение (Т-10А);
• административен документ, указващ повишението на служител (T-11).

Втората група включва:

• График на ваканциите (T-7).
• Щатна маса (T-3).
• Заповед за уволнение на няколко служители (T-8a).
• Заповед за командироване на работници (Т-9а).
• Заповед за стимулиране на служителите (T-11A).
• Графичен лист (T-12)
• Документ, въз основа на който се извършва контрол на броя на отработените часове и изчисляване на заплатата (T-13).
• Журнал за проверки на военната регистрация на гражданите.
• Заповед за организацията на военната регистрация.
• Вътрешни разпоредби:
  • колективен трудов договор;
  • наредби за защита на труда;
  • правила за бонуси;
  • правила вътрешни правила;
  • правилник за командировките;
  • разпоредби относно търговските тайни;
  • разпоредби относно заплатите;
  • разпоредби относно използването на личен транспорт за служебни цели;
  • друго.

За информация относно съхраняването на документи за персонала вижте материала .

Каква документация за персонала трябва да е налична?

Всяка компания изисква документи, които отразяват:

• движение на персонала: наемане, преместване на друга длъжност, уволнение;
• отработено време: отчитане на отработено време, командировки, отпуски.
• доходи на служителите: заплати, бонуси;
• обща информация за служителите: техния брой и длъжности;
• задължителни правила, които се прилагат в рамките на компанията.

важно! От 08.01.2015 г. удостоверението за пътуване и служебното задание бяха премахнати от списъка на задължителните документи (Постановление на правителството на Руската федерация от 29.12.2014 г. № 1595).

Трябва да се отбележи, че в зависимост от спецификата на дейността на компанията и работата на конкретен служител, списъкът с необходимите документи може да се промени. Нека да разгледаме примерите.

Пример 1. Във фирмата някои служители използват личен автомобил за изпълнение на работни задачи. Следователно организацията трябва да издаде наредба, която да регулира процедурата за обезщетение за използването на личен транспорт от служител.

Пример 2 . Договорът с всеки служител определя реда за изплащане на бонуси. По този начин компанията не трябва да създава бонус провизия.

Кой контролира HR досиетата?

Признат е основният орган, отговорен за контролните дейности в управлението на досиета на персонала Държавна инспекциятруд.

Освен контролна дейност, инспекцията изпълнява и следните функции:

• защита на трудовите права на служителите;
• известия до компаниите и техните служители за оптимални начиниспазване на Кодекса на труда на Руската федерация;
• информиране на компетентните органи за установени нарушения.

При започване на проверка надзорният орган изисква всички кадрова документация, въз основа на които преценява съответствието на кадровите досиета с действащото трудово законодателство. Ако бъдат открити отклонения от нормата, работодателят носи отговорност.

Кодексът на труда на Руската федерация предвижда следните видове отговорност за нарушение на закона:

• дисциплинарно (член 192 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• административни (членове 5.7, 5.27-5.34, 5.39 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация);
• наказателно (членове 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 от Наказателния кодекс на Руската федерация);
• гражданското право (членове 15, 151 и глава 59 от Гражданския кодекс на Руската федерация).

Трябва да се отбележи, че в допълнение към инспекция по труда, документацията на персонала има право да изисква:

• данъчните власти по време на проверки на място;
• служба за военна регистрация и вписване с цел наблюдение на воденето на военен отчет.

Как се извършва специалната оценка на работни места?

В компетенциите на инспекцията по труда е и установяването на несъответствия в организацията на работните места със съществуващите стандарти. Тази процедура се извършва въз основа на резултатите специална оценка. Всички работодатели трябва да извършват специални оценки. Процедурата му се регулира от Закон № 426-FZ от 28 декември 2013 г.

важно! Не е необходимо да се провежда специална оценка за служители, които извършват работата си от разстояние или у дома (клауза 3, член 2 от Закон № 426-FZ).

Наема се трета компания за извършване на специална оценка. Преди да започне процедурата, тя анализира документацията на персонала: трудови договори, щат, нормативна уредба за охрана на труда и др. Процедурата се провежда веднъж на 5 години, но има случаи извънпланова проверка(Член 17 от Закон № 426-FZ).

Документите, които се генерират по време на оценката включват:

• заповед за извършване на специална оценка, указваща започване на проверка;
• заповед за одобряване на графика, регулиране на последователността;
• декларация за съответствие на условията на труд, отразяваща спазването на стандартите;
• доклад с резултати.

Отговорността за неизвършване на оценка е предвидена по чл. 5.27.1 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация: на длъжностни лица и индивидуални предприемачи се налага глоба от 5 000 до 10 000 рубли, а на компании - от 60 000 до 80 000 рубли.

За плащане на вноски въз основа на резултатите от специална оценка вижте материала .

Всички компании ли са задължени да водят военни досиета?

Според подс. 6, т. 1 чл. 8 от Федералния закон „За отбраната“ от 31 май 1996 г. № 61-FZ всички компании са длъжни да поддържат военна отчетност. Основна цел на това счетоводствое събирането, съхраняването и предаването на военната служба за регистрация и вписване на информация за военния персонал.

важно! Индивидуалните предприемачи не са длъжни да водят военен архив (клауза 6, член 1 от Закона „За военната служба и военната служба“ от 28 март 1998 г. № 53-FZ).

Специалистът, отговарящ за военната регистрация, се назначава от ръководителя на ротата. За да поддържате военни записи, можете да участвате като нов служител, и вече работещ, с който се сключва договор за съвместяване на длъжностите. Броят на специалистите, поддържащи този запис, зависи от броя на служителите, носещи военна служба (клауза 12 от Указ на правителството на Руската федерация „За одобряване на Правилника за военна регистрация“ от 27 ноември 2006 г. № 719).

По време на военната регистрация са важни следните документи:

• заповед за организацията на военната регистрация;
• дневник за военна регистрация;
• лична карта Т-2.

За информация относно процедурата за въвеждане на информация за военен идентификатор в T-2 вижте материала .

Проверката на военната регистрация се извършва на всеки три години за население до 500 души. Ако персоналът е по-голям от посочения брой, тогава контролът трябва да се извършва веднъж годишно (клауза 3 от Приложение 1 от Методическите препоръки за поддържане на военни записи в организациите).

Отговорността за нарушаване на реда за водене на военен отчет е предвидена в чл. 21.1-21.4 Кодекса за административните нарушения на Руската федерация. Например, ако работодателят не представи списък на задължените за военна служба, възниква отговорност под формата на глоба в размер на 300-1000 рубли, а ако не е уведомил служителя за повикването му във военната регистрация и служба за вписване - 500-1000 рубли.

Резултати

Всеки работодател трябва да гарантира, че регистрацията е правилна. кадрова документация. Навременните и правилно изпълнени документи ви позволяват да избегнете отговорност за нарушения трудовото законодателство.

Във всяко предприятие отчитането на заплатите и труда на служителите се извършва в съответствие с първичната документация, която се изготвя и поддържа от службата за персонал. Ако дейностите на този отдел не се извършват достатъчно добре, тогава възникват сериозни смущения в работата на цялата компания. Нека след това разгледаме какво представляват HR записите.

Главна информация

Както бе споменато по-горе, ако дейностите на отдела за персонал не са добре организирани, в предприятието възникват различни проблеми. По-специално, може да има забавяне на изплащането на заплати, обезщетения за отпуск по болест, несвоевременно изготвяне на документи за подаване до регулаторните органи. Всичко това води до значително влошаване финансови показателикомпании. Документите по HR се попълват в съответствие с изискванията на Кодекса на труда. Контрол върху коректността на документите се осъществява както от инспекциите по труда, така и от данъчните. Надзорният служител може да посети всеки офис на фирма, независимо от вида на дейността и собствеността, и да изиска документите за личния състав на организацията за проверка. Инспекторите са натоварени с такива правомощия в съответствие с Федерален закон № 134.

Офис задачи

Дейностите на службата по персонал обхващат всички процеси, свързани с подготовката и обработката на документацията в съответствие с установените правила. Извършва се за решаване на серия управленски задачи. Те включват по-специално:

Защо са необходими документи за персонала?

Основната цел на тези документи е да осигурят максимална прозрачност в трудовите отношения. Системата за управление на офиса се основава на определени правила и изисквания. Спазването им гарантира стабилност на служителите и опростено управление на административния апарат на компанията. Благодарение на прецизното регламентиране на кръга от отговорности и права, предвидени в документите за персонала, се зачитат интересите на всички участници в трудовите отношения.

Видове хартии

В съответствие с нормите на Кодекса на труда основните форми на документи за персонала са, както следва:

1. Щатно разписание.
2. График на отпуските.
3. Вътрешен правилник в предприятието.
4. Документи, които установяват процедурата за обработка на лични данни на служителите, както и техните отговорности и права.
5. Инструкции и правила за безопасност на труда. Всеки работодател е длъжен да осигури опасни условияза служителите да изпълняват своите професионална дейност. Служителите трябва да бъдат запознати с изготвените инструкции и правила чрез подпис.
6. Графици на смени. Кодексът на труда определя максимално допустимата продължителност на работа на ден. По време на работа на смени времето се записва чрез изготвяне на подходящи графици.

Изброените кадрови документи най-често са обект на проверка от регулаторните органи.

Персонал

Документите за персонала, които включват информация за служителите, се създават по време на работата на отдела с персонала. Такива документи винаги са тясно свързани с конкретен служител на предприятието. Те отразяват информация за професионалните дейности на служителя, неговата квалификация, резултати от работата, условия за приемане в персонала, трудов стаж и др. Такива документи включват по-специално:

1. Потвърждаващи административни документи трудова дейностгражданин.
2. Справка и разчетни документи.
3. Официална вътрешна кореспонденция.
4. Книги/списания по регистрация и счетоводство.

Документите от всяка група имат своя специфика. Те са предназначени за различни цели, разработени, въведени в експлоатация и одобрени по съответните процедури.

Административни книжа

Тази категория включва инструкции и заповеди от началници. С тяхна помощ управителят упражнява правомощията за управление на предприятието, както е предвидено в устава на дружеството. Поръчките са разделени на две групи. Първият включва актове за основната дейност на дружеството. Това по-специално са заповеди по производствени въпроси, процедури за сертифициране, инструкции и т.н. Втората група съдържа заповеди за личния състав. Те включват актове на уволнение, наемане, преместване, отпуск, дисциплинарни наказания, стимули. Документите от първата група обхващат дейността на предприятието като цяло и се отнасят косвено до работата на отдела по персонала. Друга категория книжа са пряко свързани с дейността на персонала. В по-голямата си част това са унифицирани кадрови документи. Формулярите им се одобряват от Държавния статистически комитет. Документите, отразяващи дейността на персонала, включват:

Тези документи имат за цел да илюстрират възможно най-пълно трудовата история на служителя. Това от своя страна ще бъде важно както за бъдещото му назначаване на пенсия, така и за изчисляване на обезщетенията за инвалидност по време на дейността му в предприятието. Копия от заповеди от други работодатели служат като основа за вписване в трудовата книжка за работа на непълно работно време и регистриране на нейния дубликат.

Информация и калкулационна категория

Тези документи се поддържат с цел записване на личните данни на служителите и защита на информацията, свързана с техните работни дейности. Сред тях са:

• лична карта;
• график за време;
• щатно разписание;
• частен бизнес.

Повечето от тях са използвани стандартни форми. Унифицираните форми на документи за персонала значително опростяват процеса на попълването им.

Вътрешна кореспонденция

Използва се в предприятието за формализиране на взетите кадрови решения. Например, за да бъде привлечен служител към дисциплинарна отговорност, е необходимо да се вземе обяснение от него. Ако служителят трябва да бъде насърчен, неговият преки началник изпраща съответно предложение до директора на предприятието. Вътрешната кореспонденция служи като една от възможностите за официален обмен на мнения между служителите.

Книги за контрол и счетоводство

Регистрационните дневници са предназначени за записване на съществуваща документация на персонала (заповеди, сертификати, лични досиета, трудови книжки). На всяка хартия се присвоява определен номер. В дневника се посочва и датата на регистрация на документа. Правилното счетоводство придава на документите правна сила. Това от своя страна ви позволява да докажете една или друга позиция в трудов спор. Регистрацията и съхранението на документите за персонала от тази група се извършват от упълномощени лица. Фирмата използва дневници:

Някои образци на документи за персонала се одобряват на федерално ниво, други се разработват от самата компания.

Изискват ли се всички документи?

Обикновено горните документи за персонала са разделени на три категории:

• В зависимост от спецификата на дейността на фирмата.
• Препоръчва се.
• Задължително.

Последното трябва да се поддържа от всички предприятия без изключение, независимо от броя на служителите, вида на дейността, легален статут. Тези документи са пряко или косвено посочени в Кодекса на труда. Например необходимостта от изготвяне на правила за работа в предприятие следва от членове 189-190, таблицата за персонала - от чл. 57. Препоръчваните документи са предназначени за оптимизация кадрова работа. Тяхното присъствие или липса зависи от решението на мениджъра. Документите, които зависят от спецификата на дейността на организацията, ще бъдат задължителни за конкретна компания. Ако предприятието има вредни или опасни условия на труд, тогава е задължително да се разработят допълнителни правила и инструкции. Например, това могат да бъдат разпоредби за редовни медицински прегледи, обучение по туберкулоза и т.н.

Реставрация на книжа

Често, когато се появи ново предприятие работник по персонала, то среща определени трудности. Например, компанията може да няма определени задължителни документи. Създаване и внедряване за един ден Задължителни документиневъзможен. В този случай трябва да подчертаете най-важните и да започнете да ги организирате. Експертите препоръчват първо да започнете да съставяте графици за отпуски и разписания на персонала. След това трябва да проверите наличието и коректността на договорите, заповедите за прехвърляне, заповедите за наемане и отметките в трудовите книжки.

Ако предприятието няма счетоводни дневници, те също трябва да бъдат създадени. След това трябва да подредите всичките си лични карти. Всички документи са с дата към момента на регистрация. Въпреки това, в текста на формуляра, например, f. T-2, въвежда се реалната дата, тоест датата, на която служителят е бил нает или преместен. В този случай можете да се свържете със счетоводния отдел за помощ и да поискате личните сметки на служителите, за да изясните и проверите информацията. В процеса на възстановяване на изгубени или липсващи фирмени документи не трябва да забравяте текущата работа. След това е необходимо да се започне изготвянето, изпълнението и прилагането на задължителни местни актове. Сроковете за съхранение на кадровата документация се утвърждават със съответния Списък. Всички документи, съдържащи се в него, трябва впоследствие да бъдат предадени в архива.

По-рано в нашата статия: „Видове документи за персонала на организация в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация“, вече споменахме, че документи за персоналатрябва да се извършва от всички организации, независимо от тяхната правна форма, обхват на дейност и численост на персонала. Всички тези документи са пряко или косвено посочени в Кодекса на труда на Руската федерация.

Като цяло към основни документи за персонала, които трябва да бъдат налични във всяка организация, включват:

• трудова книжка на служителя;
• щатно разписание (формуляр № Т-3);
• трудов договор (или договор);
• заповед (инструкция) за наемане (формуляр № Т-1);
• личен картон (образец № Т-2);
• заповед (инструкция) за преместване на друга работа (формуляр № Т-5);
• заповед (инструкция) за предоставяне на отпуск (формуляр № Т-6);
• график на ваканциите (формуляр № Т-7);
• заповед (инструкция) за прекратяване на трудовия договор (договор) (формуляр № Т-8);
• график за време (формуляр № Т-13);
• график за отчитане на използването на работното време и изчисляване на заплатите (формуляр № Т-12);
• правилник за вътрешния трудов ред;
• разпоредби за защита на личните данни на служителите;

Нека разгледаме горните документи по-подробно.

История на заетостта.Трудовата книжка на служителя е основният документ, потвърждаващ трудовата дейност на служителя и неговия стаж (виж член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация). Трудовата книжка се представя от служителя при наемане (наемане). Воденето на трудови книжки се извършва от работодателя в съответствие с процедурата за попълване, поддържане и съхранение, одобрена от Инструкциите, одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69. При уволнение на служител всички записи за неговата работа, награди, премествания на друга длъжност, вписани в трудовата книжка през периода на работа на служителя в организацията, трябва да бъдат заверени с подписа на ръководителя и печата на организацията.

Щатно разписание.Този документ е одобрен в началото на работата на организацията съгласно унифициран формуляр № Т-3, одобрен с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия № 1 и е валиден за неопределено време. Ако има нужда, допълнения към таблицата с персонала могат да се правят в неограничен брой; такива допълнения от своя страна се одобряват със заповед на ръководителя на организацията. Действащият Кодекс на труда на Руската федерация не посочва директно необходимостта от този документ в организацията. В същото време задължителният характер на този документ е посочен в член 15 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който трудовите отношения предполагат работа на длъжност в съответствие с щатното разписание. В допълнение към горното, таблицата с персонала се съдържа и в списъка на документите, проверени от служителите Пенсионен фонд RF.

Трудов договор.Трудовият договор със служител е основен документ в управление на досиета на персоналаорганизации (член 56 от Кодекса на труда на Руската федерация). То е в писмена форма и се подписва от работника или служителя и работодателя. Условията на трудовия договор трябва да определят условията на работа и заплащане, установени въз основа на действащите регулаторни правни актове и изискванията на трудовото законодателство по споразумение между служителя и работодателя. Съдържанието на трудовия договор се определя в съответствие с разпоредбите на член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация. Неговите условия могат да бъдат променяни само по съгласие на страните и само в писмена форма.

Заповед (инструкция) за наемане.Приемане на служител в организацията (отново приети служители) се формализират със заповед (инструкция) на работодателя за наемане под формата № Т-1, одобрена с Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия № 1, въз основа на трудов договор, сключен със служителя. Съдържанието на заповедта (инструкцията) на работодателя трябва да съответства на условията на трудовия договор, сключен със служителя. Заповедта (инструкцията) на работодателя относно наемането на работа се съобщава на служителя срещу подпис в рамките на три дни от датата на подписване на трудовия договор. При наемане на работа работодателят е длъжен да запознае служителя с вътрешните трудови разпоредби, действащи в организацията, и други местни разпоредби на организацията, свързани с трудова функцияслужител. Този документ е основата за предоставяне на работното място на служителя и възлагане на необходимото имущество на работодателя. Проектът на заповед (инструкция) за наемане се изготвя едновременно с трудов договор. Срокът на съхранение на заповедите за персонал, с изключение на заповедите за предоставяне на отпуски и командировки на служители и лични карти, е 75 години.

График на отпуските.Този документ се одобрява от работодателя, като се взема предвид становището на избрания орган на първичния синдикална организация(ако последният е наличен) не по-късно от две седмици преди началото на календарната година, това е посочено в член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация съгласно унифициран формуляр № Т-7, одобрен с Резолюция на Държавен комитет по статистика на Русия № 1. Графикът на отпуските е необходим, за да отразява информацията за времето на разпределение на годишните платени отпуски за служителите на всички структурни подразделения на организацията за текущата календарна година, разбита по месеци.

Графици за време.В листа за работно време се записва работното време на всеки служител на организацията за месеца при работа с гъвкав график с цел сумирано отчитане на работното време. Унифицирана форма на лист за работно време № Т-12 и № Т-13, одобрена с Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия № 1. Съдържа персоналния номер на всеки служител на организацията, фамилното име, първо име и бащино име на служителя, както и информация за работното време за всеки ден от отработения месец. Графикът се съхранява от часовник или лицето, отговорно за поддържането на графика, което се назначава със заповед на ръководителя с цел контрол на персонала и възнаграждение в счетоводния отдел на организацията.

Правилник за вътрешния трудов ред.Правилата за вътрешния трудов ред се одобряват от работодателя, като се взема предвид становището на представителния орган на служителите, това е посочено в член 190 от Кодекса на труда на Руската федерация. Правилата нямат унифицирана форма. Вътрешните трудови разпоредби се разработват от работодателя самостоятелно, като се вземе предвид действащото законодателство и като правило включват следните раздели: наемане; преместване на друга длъжност; уволнение; основни права, задължения и отговорности на служителите и работодателите; работно време и време за почивка; отговорност за нарушение трудова дисциплинаи така нататък.

Правила за защита на личните данни на служителите.

Задължението на работодателя да одобри разпоредбите за защита на личните данни на служителя е залегнало в член 87 от Кодекса на труда на Руската федерация, както и в Федерален закон RF от 27 юли 2006 г. № 152-FZ (с измененията на 29 юли 2017 г.) „Относно личните данни“. Лични данни са всяка информация, свързана с или определена въз основа на такава информация на физическо лице(субект на лични данни), включително неговото фамилно име, собствено име, бащино име, година, месец, дата и място на раждане, адрес, семейно, социално, имотно състояние, образование, професия, доход, друга информация (клауза 1 на член 3 от Закон № 152-FZ). Декларация за защита на личните данни унифицирана формане притежава. Този документ включва раздели като: понятието и състава на личните данни; задължения и права на работника или служителя и работодателя; събиране, обработка и съхранение на лични данни; достъп и трансфер на лични данни; защита на личните данни на служителите; отговорност за разкриване на лични данни на служителите.

Книга за отчитане на трудовите книжки и вложките към тях.При получаване на трудова книжка във връзка с уволнение служителят трябва да се подпише в книгата на трудовите записи и вложките в тях. Счетоводната книга трябва да бъде номерирана, прошита и подпечатана с подписа на ръководителя и печата на организацията.

Споразумение за пълно финансова отговорност. Разпоредбите относно договорите за пълна финансова отговорност на служителите се съдържат в членове 243, 244 от Кодекса на труда на Руската федерация). Те са задължителни за сключване със служители, навършили осемнадесет години, в случай на прехвърляне на служителя на материални активи за съхранение или използване в производствения процес за изпълнение на възложените му задължения. Стандартна формаспоразумението за пълна финансова отговорност е одобрено с Резолюция на Министерството на труда на Русия № 85.

По този начин се опитахме да разгледаме основните задължителни документи за персонала за организация от всякаква форма на собственост и техните характеристики, при липсата на които инспекцията по труда, в случай на проверка на вашата организация, може напълно законнопривеждане на компанията към административна отговорност за липсата на някой от документите за персонала, посочени в тази статия.

У дома » Инвестиции » Състав и предназначение на кадровата документация. Документи за персонала в предприятието. Правилник за структурното звено