Los sistemas de gestión de documentos electrónicos aplican tecnología. La gestión electrónica de documentos como forma de optimizar los procesos de negocio. ¿Necesita un sistema ECM?

Los principales requisitos que debe cumplir un sistema de gestión de documentos electrónicos:

• Almacenamiento fiable y fácil búsqueda de documentación.
• Apoyo y realización de tareas administrativas.
• Control oportuno sobre la ejecución de documentos y su enrutamiento.
• Creación de informes analíticos.
• Garantizar la seguridad de la información.

Los EDMS modernos también tienen funciones para interactuar con los clientes, procesar sus solicitudes y herramientas útiles adicionales que le permiten resolver muchos problemas aplicados.

Tipos de sistemas de gestión de documentos electrónicos

Hay varios tipos de clasificación de los sistemas de gestión de documentos electrónicos, pero la clasificación más indicativa es la división de EDMS por funcionalidad de título. Cualquier EDMS es posicionado por su desarrollador como diseñado principalmente para realizar cierto tipo de tarea. Esto no significa que no proporcione tecnologías adicionales inherentes a la mayoría de los "hermanos". Solo un conjunto de herramientas de cada sistema de gestión de documentos electrónicos tiene sus propias fortalezas y debilidades. En la clasificación según la funcionalidad del título, se tienen en cuenta las fortalezas del EDMS.

Entonces, se ve así:

• EDMS diseñado para crear y trabajar con documentación electrónica, así como análogos digitales de documentos en papel.
• Sistemas contables que automatizan el registro de hechos y documentos a lo largo de todo su ciclo de vida (archivadores electrónicos).
• EDMS, cuya tarea principal es automatizar el trabajo con grandes repositorios de información corporativa.
• Sistemas de gestión de archivos electrónicos con documentación.
• EDMS, cuya funcionalidad está especializada en extraer la información necesaria de archivos y otras fuentes electrónicas.
• Sistemas que gestionan los procesos corporativos, el procesamiento de documentos y las actividades de los empleados de la organización que están involucrados en el trabajo con documentos comerciales.
• EDMS de información que gestionan dispositivos de almacenamiento de datos.

También hay breve clasificacion EDMS por país de origen, utilizado solo en Rusia. Según él, los sistemas de gestión de documentos electrónicos en nuestro país se dividen en nacionales, importados y rusos, desarrollados en la plataforma extranjera Lotus / Domino. Nuestra revisión incluye ejemplos de solo dos EDMS extranjeros: EMC Documentum y Lotus Domino.Doc. Todos los demás EDMS tienen "ciudadanía" de Rusia.

TOP-10 sistemas de gestión de documentos electrónicos

Evaluamos los sistemas de gestión de documentos electrónicos, centrándonos en una comparación de cinco parámetros que son decisivos a la hora de elegir un EDMS para automatizar la gestión de documentos en una empresa. La escala es de diez puntos.

Nota: la evaluación final del sistema en la tabla no pretende ser 100% objetiva y refleja la opinión del autor, basada en un análisis en profundidad de este tema. Esta revisión de los sistemas de administración de documentos electrónicos se realiza solo entre los productos de software de alta calidad que se pueden elegir de manera segura para su uso en varios tipos de negocios.

UN NEGOCIO

Este sistema de gestión de documentos electrónicos es un líder reconocido en su segmento en todo el espacio postsoviético. Tanto los holdings más grandes como las corporaciones y las pequeñas empresas realizan con éxito la circulación de documentos y el trabajo de oficina en él. En relación a este sistema, conviene aplicar una tautología: "DELO" conoce su negocio. De hecho, este software es ideal para la automatización profunda del trabajo y el flujo de trabajo de la oficina.

ventajas

• La capacidad de rastrear todas las etapas del movimiento de cualquier documento electrónico.
• Simplicidad y comodidad en la creación de proyectos de documentación.
• Depuración general y funcionalidad del sistema.

menos

• Las desventajas "estiradas" incluyen una interfaz algo arcaica y cierta dificultad para dominar.

¿Cuál es el precio?

El precio de una licencia para usar el sistema "DELO" dentro de un lugar de trabajo (DBMS - Oracle) depende del número total planificado de estos lugares y varía de 11,000 rublos (201-500 r / m) a 13,400 rublos (1-5 r /metro). Si su organización usa Microsoft servidor SQL, entonces una licencia para un lugar de trabajo costará de 7200 a 9500 rublos, respectivamente.

Lógicas

El programa EDMS Logic hasta 2012 se llamaba Boss-Referent y era uno de los sistemas de gestión de documentos electrónicos rusos más populares, un serio competidor de Delo EDMS. El cambio de nombre no afectó la calidad de este producto de software y sigue siendo un sistema fiable y funcional para la gestión de oficinas en empresas de cualquier tipo y tamaño.

ventajas

• La capacidad de construir rutas complejas de varios niveles para la aprobación de documentos.
• Alto grado de protección de datos de usuario.
• Relativa facilidad para dominar los componentes principales del sistema.
• Procesos de procesamiento de documentos flexibles y personalizables.

menos

• Incómoda diferenciación de derechos de acceso con una grave rotación de personal.
• No es el trabajo más concienzudo de soporte técnico.
• Interfaz arcaica.

¿Cuál es el precio?

El costo de una licencia para usar este programa depende de la cantidad de empleados conectados a él. Si su número no supera las 49 personas, entonces el precio será de 5.900 por cada lugar de trabajo; de 50 a 199 trabajadores conectados: 5200 rublos; y si hay más de 200 puestos de trabajo, el precio de una licencia será mínimo: 4900 rublos.

Éufrates

Este sistema de gestión de documentos electrónicos se desarrolló en pleno cumplimiento de los requisitos de la norma de calidad ISO 9000 y GOST rusos en el campo del trabajo de oficina. De sus "colegas", "EUFRATS" difiere en la presencia de muchos de sus propios desarrollos de software únicos que no se pueden encontrar en los EDMS de la competencia. Puramente tecnológicamente, este sistema es uno de los más "avanzados" en el mercado ruso moderno de EDMS.

ventajas

• El conjunto de entrega de este sistema incluye un Nika DBMS incorporado, que libera automáticamente a la organización usuaria de comprar un adicional software.
• Interfaz amigable con un diseño agradable y memorable.
• Mecanismo de rol incorporado para administrar los derechos de acceso.

menos

• Velocidad bastante lenta, especialmente en computadoras débiles.
• Fallas periódicas en el trabajo y soporte técnico lento.

¿Cuál es el precio?

Una licencia estándar con la instalación del sistema en el propio servidor de la organización cuesta de 5200 a 7300 rublos por estación de trabajo, más usuarios, el precio es más bajo. Sin embargo, también existe la opción de colocar el componente del servidor en el equipo del fabricante. En este caso, se aplica un sistema de tarifas de suscripción: cuatro tarifas, que cuestan de 10,000 a 95,000 rublos por mes.

1C:Archivo

Este es uno de los mejores y ciertamente el más versátil programa para la gestión de documentos empresariales. 1C:Archive proporciona almacenamiento confiable y, lo que es más importante, centralizado de documentación comercial de varios formatos, con acceso a ella por parte de personal autorizado que puede editar archivos.

ventajas

• Un algoritmo depurado para encontrar rápidamente los datos necesarios.
• La capacidad de almacenar documentos de cualquier tipo, desde texto y gráficos hasta archivos de audio y video.
• La escalabilidad más amplia que le permite utilizar con éxito este software en empresas grandes y pequeñas.
• La principal ventaja de 1C:Archive, que distingue a este programa de la competencia, es la combinación óptima del precio del producto y las capacidades de su funcionalidad.
• Soporte para la integración con aplicaciones externas.

menos

• Consumir una gran cantidad de recursos del sistema.
• Mayor dificultad de dominar incluso para usuarios experimentados.

¿Cuál es el precio?

El precio del "montaje" de este programa varía de 12 000 a 57 000 rublos, y la primera cantidad deberá pagarse exclusivamente para actualizar la versión anterior de 1C: Archive.

DIRECTO

Simple y funcional, EDMS DIRECTUM será una excelente solución para las pequeñas y medianas empresas. Gracias a este sistema, la gestión de documentos electrónicos se puede combinar con éxito con el flujo de trabajo tradicional en papel para, posteriormente, transferir completamente la organización para trabajar en DIRECTUM “sin dolor”. La tecnología de flujo de trabajo avanzado proporciona una automatización eficiente de los procesos de trabajo de la oficina.

ventajas

• Disponibilidad de herramientas informáticas especializadas que simplifican al máximo la búsqueda e identificación de documentación.
• Amplias oportunidades para la modificación independiente del sistema para tareas específicas.
• Amplias posibilidades de integración con otros programas.

menos

• Orientación del sistema a la gestión de la empresa: es más difícil para los empleados ordinarios trabajar en él.
• Política de precios algo confusa y opaca.

¿Cuál es el precio?

Las licencias para el uso de este EDMS se compran individualmente y como parte de ofertas de paquetes. La licencia de cliente básica más barata cuesta 7.800 rublos. El costo de los paquetes de licencia comienza desde 148 200 rublos (básico para 20 empleados) y sube a 2 010 000 rublos (para 200 empleados).

Flujo de trabajo OPTIMA

Este sistema de gestión de documentos electrónicos es un campesino medio fuerte en su segmento. Está en constante desarrollo y hasta el momento no puede competir en igualdad de condiciones con los mastodontes reconocidos del mercado. Sin embargo, OPTIMA-WorkFlow tiene una serie de "trucos bajo la manga": tecnologías únicas que lo hacen destacar entre la multitud.

ventajas

• Implementación de la función de entrada en serie de los mismos tipos de documentos y su información de registro.
• Escaneo con un programa antivirus.
• Indexación de documentos regulares y encriptados de su elección.
• Interfaz de usuario multilingüe.

menos

• Desventajas de la funcionalidad típica que se eliminan permanentemente con las actualizaciones salientes.

¿Cuál es el precio?

Las soluciones típicas basadas en esta plataforma cuestan entre 55 000 y 75 000 rublos.

Documento de EMC

Esta plataforma para la automatización de procesos de flujo de trabajo fue desarrollada por el líder mundial en la industria de TI, EMC. La potente funcionalidad junto con la personalización flexible de herramientas individuales hacen de EMC Documentum el mejor EDMS extranjero disponible en el mercado ruso.

ventajas

• Alto grado de comodidad en la gestión de documentos de diseño.
• Implementación de un mecanismo de check-in/check-out que permite gestionar la distribución de derechos de acceso.
• La presencia de una función que le permite implementar el procedimiento de aprobación en varios niveles.
• Soporte para dispositivos de escaneo y reconocimiento de documentos.

menos

• Funciona solo con el navegador Internet Explorer.
• Falta de documentación técnica y práctica disponible públicamente sobre el sistema.
• "Frenos" frecuentes y retrasos con una alta carga del sistema.

¿Cuál es el precio?

No hay precios fijos para usar esta plataforma. El costo de su implementación se negocia individualmente con cada cliente.

LanDocs

Desarrollada en 1997 por la empresa nacional LANIT, esta plataforma para automatizar la gestión de documentos sigue siendo demandada por muchas empresas e instituciones hasta el día de hoy. LanDocs le permite crear un flujo de trabajo y un entorno de flujo de trabajo cómodos, proporcionando a todas las categorías de usuarios el conjunto de herramientas necesario para administrarlo.

ventajas

• Disponibilidad de herramientas integradas de protección criptográfica.
• La capacidad de incluir empleados de sucursales remotas en el proceso de flujo de trabajo.
• La presencia de la función de escaneo por lotes de documentación en papel.

menos

• Problemas de rendimiento bastante comunes.
• Oportunidades débiles para expandir la funcionalidad.
• Dificultad para dominar el sistema desde cero.

¿Cuál es el precio?

El precio de una licencia de servidor varía de 30 000 a 216 000 rublos. Las licencias de usuario se pueden comprar a un precio de 5600 a 8400 rublos.

EmpresaMedios

CompanyMedia es un conjunto completo soluciones de software diseñado para automatizar los procesos comerciales, el flujo de trabajo y el trabajo de oficina. Este EDMS se diferencia de la competencia por su inigualable flexibilidad de configuración y la presencia de módulos independientes que se pueden instalar por separado.

ventajas

• La posibilidad de una operación exitosa del sistema en empresas con complejos estructura corporativa y organización territorial.
• Fiabilidad sin precedentes del sistema, que le permite operar activamente las 24 horas, los 365 días del año.
• Soporte automatizado para trabajar con varios tipos de trabajos.
• Diferenciación de derechos de acceso, según la estructura jerárquica de la organización.

menos

• La interfaz web tiene soporte limitado para algunos navegadores, en particular FireFox.
• El enfoque del sistema está principalmente en las medianas y grandes empresas.

¿Cuál es el precio?

El precio final de este software consta de muchos componentes, incluida la formación del personal, la instalación módulos adicionales y transferencia de derechos de uso del sistema. El límite superior de la cantidad total es de 99.000 rublos. El módulo temático más barato costará 4.000 rublos.

Lotus Domino.Doc

Este EDMS es una aplicación a la conocida plataforma Notes/Domino, que cuenta con un sistema de seguridad de datos de alto nivel. También Lotus Domino.Doc tiene un avanzado archivo electrónico, que le permite implementar un gran almacenamiento de documentos corporativos.

ventajas

• Disponibilidad de sistemas de replicación únicos diseñados para soluciones complejas de tareas de gestión de flujo de documentos en un entorno distribuido.
• Posibilidad de búsqueda de documentos en partes separadas del almacenamiento de información.
• Los directorios LDAP escalan hasta el nivel corporativo.

menos

• Las desventajas de este sistema provienen principalmente de su origen occidental: existen ciertas dudas sobre la interfaz y la implementación de algunas funciones.

¿Cuál es el precio?

El costo de las licencias de usuario y servidor se calcula individualmente en el sitio web de la plataforma.

Finalmente

Resumiendo una cierta línea bajo la revisión, me gustaría señalar matiz importante: la introducción de un sistema de gestión de documentos electrónicos en su negocio no garantiza en absoluto un aumento instantáneo de su rentabilidad y, en algunos casos, puede ser perjudicial. Si su organización funciona con éxito y obtiene beneficios trabajando sin EDMS, piénselo mil veces antes de decidirse a implementarlos. No hay necesidad de perseguir la "moda progresiva" e instalar estos sistemas sin una necesidad seria de ellos. Sin embargo, con la expansión de los negocios y la alta carga de trabajo de los empleados, el sistema de gestión de documentos electrónicos puede convertirse en una especie de salvavidas que ayudará a la empresa a salir de la vorágine del papeleo.

Un elemento obligatorio de la infraestructura "digital" de una empresa u organización moderna es un sistema de gestión de documentos. El trabajo con documentos externos e internos se considera el área de actividad empresarial más compleja, laboriosa y "problemática". Las soluciones electrónicas permiten simplificarlo y optimizarlo significativamente.

El uso de sistemas especializados es relevante tanto para empresas del sector comercial como Instituciones públicas. Para los primeros, abren perspectivas de aumentar la rentabilidad, la rentabilidad del trabajo, y para los segundos, serán una solución eficaz a los problemas de optimización del flujo de información y papeles, interacción interdepartamental y trabajo.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es una necesidad, no una opción. La mayoría de las empresas actuales crean papeles de oficina en forma digital, pero, debido a la imperfección de los procesos de intercambio de información, los empleados se ven obligados a imprimirlos, transferirlos en forma “física” y perder tiempo y esfuerzo en una rutina innecesaria. Un formato ineficiente puede ser difícil de cambiar, para esto es necesario automatizar las actividades de la empresa de manera integral, pero el resultado superará todas las expectativas. Un sistema EDMS o ECM (sistema de gestión de contenido de las organizaciones) bien organizado ayudará a gestionar la información y los flujos de documentos en todos los niveles y etapas de existencia.

Información general sobre los elementos y estructura del SGDE

Inicialmente creado como una herramienta para el trabajo de oficina tradicional y su automatización, hoy en día EDMS se ha convertido en productos complejos y multifuncionales. Un sistema de gestión de documentos electrónicos es una solución que:

• proporciona un proceso para crear y trasladar la documentación interna de la empresa a en formato electrónico;
• procesa la correspondencia entrante y los documentos regulatorios y administrativos externos;
• simplifica el control sobre los flujos de documentos;
• ayuda a gestionar eficazmente las relaciones con socios, clientes, etc.

En la empresa, SED proporciona trabajo con todos los documentos en formulario electronico- cualquier conjunto de información almacenada o transferida a una PC. Deben ir acompañados de atributos en una especie de "tarjetas" que identifican a la unidad.

La gestión de documentos en formato electrónico es una forma de organizar centralmente el trabajo con papeles, donde la mayoría de los registros y transacciones se presentan en formato electrónico. En consecuencia, el sistema que lo gestiona es una solución con herramientas para implementar todos los procedimientos de creación, modificación, búsqueda de documentos y soporte de la interacción entre los empleados de la empresa.

A veces se le llama EDMS (Electronic Document Management System) o el mencionado ECM, pero estos términos son algo más amplios que EDMS; es necesario agregar a este último los medios para garantizar la seguridad de la información, ingresando documentos en papel en un entorno digital, procesamiento de contenido multimedia, etc. El sistema de gestión de documentos electrónicos se basa en flujos de trabajo - Workflow, que son las acciones de los empleados dentro de los límites de un proceso comercial dedicado.

Ventajas de EDMS

La estructura básica existente del EDMS ha demostrado ser un mecanismo eficiente y efectivo que es conveniente para empresas e instituciones de cualquier tamaño. El mercado de EDMS se está desarrollando activamente, ya que tanto el sector público (un consumidor activo) como las estructuras comerciales están interesadas en productos de software que simplifican la gestión de documentos. Además, el desarrollo de sistemas se ve facilitado por la expansión del alcance de las firmas electrónicas y una mayor atención a los problemas de seguridad de la información. Puede resolverlos de manera efectiva con la ayuda de programas bien pensados ​​y de alta calidad.

El moderno sistema de gestión de documentos tiene muchas ventajas:

• garantiza la transparencia del flujo de documentos y todos los procesos comerciales de la empresa: todas las acciones y movimientos de documentos pueden rastrearse y controlarse;
• mejora la disciplina de trabajo y el desempeño de las tareas - sistemas transparentes conveniente para fijar los resultados y el hecho de la respuesta al requerimiento;
• reduce el tiempo dedicado al trabajo de rutina diario: no necesita buscar, coordinar documentos durante mucho tiempo, su rotación se está acelerando;
• protege la información de fugas, garantizando la seguridad de los datos y la estricta delimitación de los derechos de acceso;
• se basa en los principios especificados en las normas de calidad ISO;
• fácil de implementar entre los empleados, sujeto a un sistema de capacitación del personal bien organizado;
• da la empresa ventajas competitivas ayuda a mantener y desarrollar la cultura corporativa interna y así sucesivamente.

El sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) incluye, entre otras cosas, la gestión de registros reglamentarios. Por lo tanto, su trabajo debe organizarse de acuerdo con los requisitos de la ley.

Estándares y marco legal para EDMS

Hay pocas normas o leyes específicas para los sistemas de comercio electrónico en el campo legal nacional, y al desarrollar un EDMS, sus creadores se guían por una variedad de regulaciones para el trabajo de oficina "clásico". Entre los principales actos normativos cabe mencionar:

• legislación federal sobre firma digital electrónica (1-FZ del 10 de enero de 2002), sobre información y su protección (149-FZ), sobre datos personales (152 y 363-FZ), etc.;
• Decretos de los gobiernos federal y regionales, normas y requisitos de la industria;
• GOST para trabajos de oficina, archivos, sistemas de documentación administrativa - R 51141-98, R 6.30-2003 y otros.

A veces regulaciones se contradicen entre sí, y las reglas son de naturaleza consultiva, y los desarrolladores están tratando de hacer que el EDMS de la empresa sea lo más adaptable y flexible posible. También debe tener en cuenta las reglas en constante cambio para trabajar con firmas electrónicas, la "compatibilidad" del sistema con un flujo de trabajo legalmente significativo. Es necesario que todos los documentos electrónicos oficiales de la organización sean legítimos, su confiabilidad se puede determinar fácilmente. Todo esto debe tenerse en cuenta a la hora de elegir un EDMS para uso corporativo.

funcionalidad EDMS

Para que un sistema de gestión de documentos electrónicos se considere completo, se deben implementar muchas funciones en él. Los principales incluyen:

• gestión de documentación - entrada y registro, trabajo diario, control de flujo;
• comunicación con documentos en papel;
• búsqueda y recuperación organizada de datos y documentos - rápido, de acuerdo con el nivel de autorización;
• rastrear la relevancia de la documentación (especialmente externa, entrante) y archivar documentos obsoletos;
• mantener un nivel adecuado de seguridad de la información;
• comunicación simple, transparente e intuitiva entre el programa y los usuarios finales.

El sistema de gestión de documentos electrónicos debe estar equipado con configuraciones convenientes, herramientas de localización y una buena escala. Es importante que el desarrollador prevea la posibilidad de organizar un solo EDMS en divisiones geográficamente distantes de la empresa. Es necesario organizar un intercambio electrónico ordenado de información entre niveles jerárquicos en el sistema, así como implementarlo de manera competente en una empresa real.

Implementación del SGDE y evaluación de su eficacia

Docsvision ofrece alta calidad y moderno productos de software para resolver problemas de organización y apoyo a la gestión de documentos electrónicos. Nuestra diferencia es un enfoque integrado: junto con el producto en sí, brindamos una gama completa de soporte para la implementación de soluciones, capacitación del personal y servicio EDMS. La implementación del sistema en la empresa es una etapa importante, es el "pulido" final del sistema y su ajuste a las necesidades del cliente. Una implementación generalmente consta de:

• investigar la situación actual de la empresa, creando un plan de implementación;
• transferencia del producto diseñado a las capacidades reales de la empresa - el sistema EDMS se adapta a ellas;
• pruebas de rendimiento del producto configurado;
• capacitación de la gerencia y el personal, por el método de "terapia de choque" o gradualmente;
• operación y ajustes en su proceso, escalando, resolviendo problemas actuales.

El sistema de gestión documental debe ser eficiente y amortizar la inversión realizada en el mismo. Para evaluar la efectividad del EDMS, puede utilizar los métodos de cálculo para proyectos de TI y, en principio, cualquier activo intangible. Es necesario tener en cuenta qué tan activamente participaron en el trabajo expertos externos, cuál es el retorno de su intervención, cuáles son las perspectivas de una mayor rentabilidad. Es posible que se encuentre con una situación en la que el cálculo de la eficiencia le cueste más al cliente que el propio EDMS, pero esto debe hacerse.

Vale la pena considerar que los métodos de evaluación tradicionales no determinan con precisión el resultado: prestan atención a los costos de compra e implementación, sin tener en cuenta la optimización del trabajo de varios departamentos, acelerando la rotación de documentos y simplificando la decisión. haciendo. Es necesario evaluar la efectividad del EDMS en el complejo, algún tiempo después de su implementación, y luego los resultados complacerán gratamente a los clientes.

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¡Queridos lectores! Debido al hecho de que al recopilar material para este estudio, la funcionalidad del sistema MOTIV presentado en la revisión se evaluó incorrectamente, los editores, a su propia discreción, corrigieron los diagramas para reflejar con mayor precisión la funcionalidad del producto especificado. Los diagramas corregidos indican la funcionalidad del sistema MOTIV versión 1.1, que existía en el momento de la selección de los participantes de la prueba (marzo de 2010). Es posible que algunos parámetros de otros sistemas también se estimen incorrectamente.

También le recordamos que por el momento el material está muy desactualizado y no puede ser una base para evaluar la funcionalidad de las versiones modernas de estos sistemas o la relación entre ellos.

EN organización moderna Los sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) se están convirtiendo en un elemento indispensable de la infraestructura de TI. Ayudan a mejorar la eficiencia compañías comerciales Y empresas industriales, y en las instituciones públicas, sobre la base de tecnologías de gestión de documentos electrónicos, se resuelven las tareas de gestión interna, interacción interdepartamental e interacción con la población. La abreviatura generalmente aceptada es EDMS, aunque también se utilizan CAD (Office Automation System), EDMS (Electronic Document Management System) y SADO (Document Management System).

Un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es un sistema organizativo y técnico que proporciona el proceso de creación, gestión del acceso y distribución de documentos electrónicos en redes informáticas, además de proporcionar control sobre el flujo de documentos en una organización.

Inicialmente, los sistemas de esta clase se consideraron solo como una herramienta para automatizar las tareas del trabajo de oficina clásico, pero con el tiempo comenzaron a cubrir cada vez más amplia gama Tareas. Hoy en día, los desarrolladores de EDMS orientan sus productos para trabajar no solo con correspondencia y ORD (documentos organizacionales y administrativos), sino también con varios documentos internos (contratos, documentación reglamentaria, de referencia y de proyecto, documentos para actividades de personal y etc.). Los EDMS también se utilizan para resolver problemas aplicados en los que el trabajo con documentos electrónicos es un componente importante: gestionar la interacción con los clientes, procesar las apelaciones de los ciudadanos, automatizar el trabajo de un departamento de servicio, organizar el flujo de trabajo del proyecto, etc. De hecho, una gestión de documentos electrónicos Se denomina sistema a todo sistema de información que proporciona trabajo con documentos electrónicos.

mercado de EDMS en últimos años es uno de los segmentos de desarrollo más dinámico de la industria nacional de TI. En 2009, según IDC, en el contexto de una reducción de casi el 50% en mercado Común software en Rusia, este segmento ha mostrado una gran estabilidad. Según los datos de 2009, su descenso no superó el 20-25%. En términos numéricos, el volumen del mercado de EDMS en la actualidad, según CNews Analytics, es de unos 220-250 millones de dólares.

Los consumidores de tecnologías de gestión de documentos electrónicos son organizaciones de varios tamaños y características específicas. Tradicionalmente, el sector público sigue siendo el principal consumidor de EDMS. Según los expertos, alrededor del 30% de los proyectos para la introducción de tecnologías de gestión de documentos electrónicos están a cargo de agencias gubernamentales. Al mismo tiempo, es importante que fue el interés por parte del estado lo que se convirtió en la base para la sostenibilidad del mercado de EDMS, que incluso en tiempos de crisis recibió un importante impulso de desarrollo. Gestión de documentos electrónicos fue llamado un elemento clave del concepto de "gobierno electrónico", cuya implementación debería ayudar a eliminar los obstáculos burocráticos en la interacción entre el estado, la población y las empresas, así como reducir la corrupción. Como característica de la implementación de proyectos en las administraciones públicas y las grandes instituciones estatales, cabe señalar el aumento de los requisitos para la seguridad de la información. Se trata de en la construcción (desarrollo) sobre la base de productos de software replicados de sistemas de gestión de documentos electrónicos seguros.

Acerca de los desarrolladores de EDMS

Al elegir una solución de clase EDMS, el cliente considera varias opciones: una solución en caja, una solución basada en plataforma o un desarrollo personalizado. Los desarrolladores rusos ofrecen principalmente soluciones listas para usar, mientras que los desarrolladores occidentales actúan como proveedores de plataformas, sobre la base de las cuales se implementan soluciones de diseño y desarrollos personalizados. Según las estadísticas, en la estructura del mercado, los desarrolladores rusos representan alrededor del 95% del número total de proyectos para la implementación de EDMS. Una de las explicaciones es que en Rusia la especificidad de trabajar con documentos, basada en las tradiciones de gestión doméstica, sigue siendo fuerte.

Vale la pena señalar que varios proveedores han comenzado a proporcionar EDMS a los clientes en modo SaaS (Software as a Service), pero hasta ahora este enfoque, por una serie de razones (confianza en el proveedor, calidad y confiabilidad de los canales de comunicación) , es más probable que se considere como una forma de familiarizarse con las capacidades del sistema y no como un enfoque real para la automatización del flujo de trabajo.

Una de las tendencias emergentes es el uso de sistemas de clase ECM (Enterprise content management) para trabajar con documentos.

Según la enciclopedia libre (Wikipedia):
Gestión de contenido empresarial (ECM) - gestión recursos de información gestión de la información empresarial o corporativa.

En el marco del concepto ECM, la gestión documental se considera como una de las tareas para asegurar el trabajo con la información corporativa. Este enfoque es apoyado principalmente por desarrolladores occidentales. Y aunque en Rusia la demanda de tales tecnologías aún se encuentra en la etapa de formación, muchos EDMS nacionales ya han implementado varios componentes de ECM: gestión de documentos, gestión de imágenes de documentos, almacenamiento a largo plazo de documentos, gestión de flujo de trabajo (Workflow), trabajo colectivo con documentos . Fundamentalmente, las tecnologías ECM se diferencian de EDMS por una elaboración más profunda de los problemas de gestión de contenido web y contenido multimedia.

Iniciativas estatales en torno al “Documento Electrónico”

En 2009-2010, varias iniciativas gubernamentales globales comenzaron a implementarse en Rusia relacionadas con la organización de la interacción electrónica oficial entre el estado, la población y las empresas, con el objetivo de aumentar el nivel de penetración de las tecnologías de la información en varios aspectos de la vida estatal y pública. . Estos incluyen la aprobación de la lista de servicios públicos que se brindan a la población a través de Internet, y la aprobación de las disposiciones sobre el sistema de gestión de documentos interdepartamentales, que se convirtió en el primer pasos importantes camino a la implementación del concepto de "gobierno electrónico".

Es importante señalar que el tema de la base legal del documento electrónico sigue abierto. Hoy en día, las actividades de los participantes en la gestión de documentos electrónicos están reguladas por leyes y reglamentos sobre el uso de firma digital electrónica (EDS), GOST e instrucciones para el trabajo de oficina y archivo, leyes y reglamentos sobre tecnología de la información. Resulta que las reglas y procedimientos para trabajar con documentos están definidos a nivel estatal, existen requisitos de seguridad para los sistemas de información, pero el estado legal de un documento electrónico aún no se ha determinado en la legislación.

normas EDMS

Hoy en día, las actividades de los desarrolladores de EDMS prácticamente no están reguladas. Al desarrollar productos de software e implementar proyectos de implementación, los desarrolladores y proveedores, en mayor o menor medida, se guían por los siguientes documentos normativos y legales:

• GOST R 51141-98. Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones (aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 27 de febrero de 1998 No. 28);
• Ley Federal del 10 de enero de 2002 N° 1-FZ "Sobre Firma Digital Electrónica" (modificada el 8 de noviembre de 2007);
• GOST R 6.30-2003. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo (aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 3 de marzo de 2003 N 65-st);
• Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 22 de septiembre de 2009 No. 754 "Sobre la aprobación del Reglamento sobre el sistema de gestión de documentos electrónicos interdepartamentales";
• Ley Federal del 27 de julio de 2006 N° 149-FZ “Sobre Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información”.

Al implementar proyectos para la implementación de EDMS, en el caso de trabajar con datos personales, es necesario guiarse por los requisitos de las Leyes Federales del 27 de julio de 2006 N 152-FZ "Sobre datos personales" y del 27 de diciembre de 2006. 2009 N 363-FZ "Sobre las modificaciones a los artículos 19 y 25 ley Federal"Sobre los datos personales".

Dado que los GOST tienen un carácter consultivo, los desarrolladores incluyen la máxima flexibilidad en sus soluciones para que, según el cliente, se puedan implementar varios esquemas para trabajar con documentos en base al sistema. A menudo, la arquitectura y la lógica del sistema deben proporcionar enfoques diferentes ya veces opuestos para la automatización del flujo de documentos. La falta de estándares generalmente aceptados es un problema no solo para los desarrolladores, sino también para los clientes, ya que la elección de los requisitos para un EDMS se vuelve demasiado subjetiva. Las empresas a menudo ni siquiera pueden concentrarse en las prácticas de la industria (este enfoque ha demostrado ser bueno al elegir un proveedor de sistemas de TI de la clase ERP, CRM, HRM, etc.). Las reglas y regulaciones para trabajar con documentos pueden diferir de una empresa a otra, no solo dentro de la misma industria, sino incluso dentro del mismo grupo de empresas. Algunos ejemplos simples: ¿la empresa funciona de acuerdo con GOST o no? ¿Qué tan bien se corresponde el trabajo con documentos con GOST? ¿Está lista la alta dirección para trabajar en el sistema o los asistentes y secretarios trabajarán para la alta dirección? ¿Utiliza la empresa alguna de las prácticas de gestión occidentales? ¿Qué herramientas de automatización utilizan los empleados en el trabajo? Y aunque, en general, el complejo de tareas de gestión de documentos electrónicos es bastante claro, los métodos para su implementación varían mucho. Resulta que uno de los principales requisitos para los desarrolladores de un EDMS moderno es ofrecer una solución adecuada en términos de precio, calidad y tiempo de implementación, independientemente de las especificidades del trabajo del cliente (en otras palabras, satisfacer cualquier especificidad).

Capacidades técnicas de los modernos sistemas de gestión de documentos electrónicos

La revisión considera los nueve EDMS más comunes en Rusia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Management (1C), Boss Referent (BOSS - Referent, IT Group) , DELO (EOS), EUFRATS (Tecnologías cognitivas), MOTIVE (Motivo). Deliberadamente no incluimos en él las soluciones de los desarrolladores rusos basadas en la plataforma Documentum (EMC Documentum), ya que en este caso es imposible hablar de funcionalidad y replicabilidad específicas. Para la elaboración de la revisión se utilizó información de fuentes abiertas: materiales informativos y versiones demo de productos de software. La vista presentada del EDMS es un intento de evaluar las capacidades y la preparación de los productos de software para resolver las tareas reales de organización de la gestión de documentos electrónicos en una empresa.

Los criterios destacados en la revisión lo ayudarán a analizar las posibilidades de las soluciones bajo consideración desde el punto de vista de la implementación técnica de ciertas tareas de EDMS. Todas las posibilidades se dividen en siete circuitos funcionales:

• registro e ingreso de documentos;
• trabajar con documentos;
• gestión y control del flujo de trabajo;
• búsqueda y análisis de información;
• Seguridad de información;
• soporte para flujo de trabajo en papel;
• ajustes estándar.

Las características generales de los sistemas se colocaron en una tabla separada.

La revisión proporciona una serie de criterios evidentes que son inherentes a todos los sistemas considerados (y todos los sistemas de la clase EDMS, en principio), y criterios que permiten distinguir las soluciones entre sí. Generalmente, funcionalidad Los sistemas coinciden, y solo una especificación detallada de algunas de las tareas principales del flujo de trabajo y las características de su implementación nos permiten comparar diferentes soluciones. Cabe señalar que para todos los sistemas presentados en la revisión, existe una práctica de implementación bastante grande. Estos sistemas son utilizados por cientos de organizaciones para automatizar el flujo de trabajo. Además de estas soluciones, hay más de 50 productos de software en el mercado que no se utilizan mucho.

Si analizamos las nuevas versiones de los sistemas que ocupan posiciones de liderazgo en el mercado, vale la pena señalar que durante los últimos tres años su desarrollo se ha orientado principalmente a mejorar las capacidades del servicio, ya que las capacidades básicas de una forma u otra ya se implementaron antes. . Si hablamos de nuevas capacidades técnicas, podemos notar el potencial para el desarrollo de EDMS en la dirección de administrar varios tipos de contenido (multimedia), el uso de tecnologías de procesamiento automático y el análisis del contenido del documento. Pero hasta ahora, dicha funcionalidad para el EDMS no es obligatoria y, lo que es más importante, la demanda en Rusia no se ha formado por completo.

Al comparar la funcionalidad del EDMS, se utilizan las siguientes designaciones:

• "+" - se implementa la oportunidad;
• «+/−»: la característica está disponible con funcionalidad limitada o se necesita comprar software adicional;
• "−" - la posibilidad no está implementada.

Tabla 1. Características generales los EDMS más populares

Arroz. 1. Características generales de los EDMS más populares

Tabla 2. Registro e ingreso de documentos

Arroz. 2. Registro e ingreso de documentos

Tabla 3. Trabajar con documentos

Arroz. 3. Trabajar con documentos

Tabla 4. Gestión y control del flujo de trabajo

Arroz. 4. Gestión y control del flujo de trabajo

Tabla 5. Búsqueda y análisis de información

Arroz. 5. Búsqueda y análisis de información

Tabla 6. Seguridad de la información

Arroz. 6. Seguridad de la información

Tabla 7. Compatibilidad con el flujo de trabajo en papel

Arroz. 7. Soporte para flujo de trabajo en papel

Tabla 8 Herramientas estándar ajustes

Arroz. 8. Herramientas de configuración estándar

Tabla 9. Resumen de la funcionalidad de ERMS

Arroz. 9. Evaluación final de la funcionalidad ERMS

Para realizar una evaluación integral, consideraremos el EDMS presentado de acuerdo con la relación "precio / funcionalidad" que sea comprensible para todos. No consideramos el tercer criterio importante: "Tiempo de implementación", ya que depende en gran medida no solo de las herramientas de configuración proporcionadas por el sistema, sino también de las calificaciones y la motivación del equipo del proyecto. La posición de los sistemas en términos de "funcionalidad/precio óptimo" para proyectos pequeños (para 20 usuarios) y para proyectos bastante grandes (para 100 usuarios) se muestra a continuación.

Diagrama 1. "Precio óptimo/funcionalidad" EDMS (20 usuarios)

Arroz. 10. "Precio óptimo/funcionalidad" EDMS (20 usuarios)

Diagrama 2. "Precio óptimo/funcionalidad" EDMS (100 usuarios)

Arroz. 11. "Precio óptimo/funcionalidad" EDMS (100 usuarios)

Estos diagramas están construidos según el principio del Cuadrante Mágico de Gartner, en el que los sistemas ubicados en el Cuadrante I tienen la relación óptima según el criterio “precio óptimo/funcionalidad”. En los cuadrantes II y IV del diagrama hay sistemas que no tienen indicadores equilibrados de precio y funcionalidad.

El criterio elegido para el estudio permite evaluar varios SGDE en cuanto a su preparación para resolver problemas reales de gestión de documentos electrónicos en empresa moderna. El grupo de líderes tanto en el caso de proyectos pequeños (Diagrama 1) como de proyectos grandes (Diagrama 2) incluía los sistemas Directum, DocsVision, MOTIV y EUFRATS. Los sistemas restantes se ubican en los cuadrantes II y IV. La única excepción fue el sistema DELO, que también cayó en el primer cuadrante del diagrama para un EDMS para 20 usuarios. Los resultados obtenidos por el EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, DELO muestran que estos sistemas no ofrecen un enfoque integrado para automatizar el trabajo con documentos, sino que son ofertas de nicho enfocadas en resolver solo una determinada clase de documentos electrónicos. tareas de gestión. La ausencia de sistemas en el cuadrante III se explica por el hecho de que la revisión consideró el EDMS más común en Rusia y no todos los sistemas que se ofrecen actualmente a los clientes.

Esperamos que la descripción general presentada le sea útil al elegir un sistema. Me gustaría señalar que al implementar el EDMS hoy, la organización no solo aumenta la eficiencia de sus actividades, sino que también, lo que es muy importante, adquiere una valiosa experiencia y práctica en nuevas condiciones: en las condiciones de gestión de documentos electrónicos.

PD Para la preparación de la revisión, solo se utilizaron materiales disponibles públicamente de los sitios web oficiales de los fabricantes de EDMS. Después de la publicación del artículo, resultó que debido a la descripción incompleta de los productos por parte de la empresa Industrial Information Systems, la información sobre su solución es inexacta. Estudiaremos este tema en detalle y describiremos los resultados en el próximo artículo.

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