Organización y control de la implementación de las decisiones de gestión. Control sobre la implementación de decisiones de gestión Formas de control sobre la implementación de decisiones de gestión
El control es una de las principales funciones de la gestión, que es asegurar el logro de los objetivos marcados por la organización, la implementación de los adoptados. las decisiones de gestión. Con la ayuda del control, la dirección de la organización determina la veracidad de sus decisiones y establece la necesidad de ajustarlas.
Ejercer control significa, por un lado, establecer estándares, medir los resultados reales logrados y sus desviaciones de los estándares establecidos; por otro lado, monitorear el progreso de la implementación de las decisiones de gestión y evaluar los resultados alcanzados durante su implementación.
Son los resultados del control los que se convierten en la base para que los gerentes de la organización ajusten las decisiones tomadas previamente si las desviaciones en la implementación de las decisiones tomadas previamente son significativas Chudnovskaya S.N. Las decisiones de gestión. M. 2009. P. 149.
El control sobre la ejecución de las decisiones de gestión se debe a muchas razones.
El principal motivo de la necesidad de control es la incertidumbre, que, al ser un elemento integral del futuro, es inherente a cualquier decisión de gestión cuya implementación se espera en el futuro. Existir los siguientes factores incertidumbres:
El intervalo de tiempo entre la adopción y la implementación de una decisión: entre el desarrollo previsto de la situación al tomar una decisión de gestión y el desarrollo real de la situación de toma de decisiones, alguna brecha, algunas desviaciones son siempre inevitables, ya que la toma de decisiones se lleva a cabo. partiendo de una u otra visión de la situación, de uno u otro modelo de la situación, que siempre es incompleto;
Personal de la organización. Los ejecutores de las decisiones tomadas son personas, no máquinas. Las desviaciones son posibles durante la implementación de las decisiones tomadas y por esta razón, por ejemplo, la interacción del trabajo entre diferentes departamentos dentro de la organización puede ser ineficaz, la tarea puede no entenderse correctamente, finalmente, el ejecutante puede enfermarse, puede estar atraído por un competidor, etc. El éxito del modelo y la eficacia con la que se toman las decisiones de gestión dependen del profesionalismo del directivo que toma las decisiones. Por lo tanto, al ejercer el control, se evalúa y mide como progreso adoptado por la organización decisiones, así como la conformidad de las decisiones tomadas previamente con el desarrollo realizado de la situación de toma de decisiones.
Prevención de ocurrencia Situación de crisis.
La falta de un sistema de control fiable y, como consecuencia, de una retroalimentación eficaz, puede llevar a una organización a una situación de crisis. La falta de retroalimentación efectiva ha provocado el fracaso de muchas organizaciones grandes y pequeñas.
Si una decisión tomada previamente resultó ser insuficientemente efectiva o errónea, entonces un sistema de control que funcione bien puede permitir establecerlo de manera oportuna y realizar ajustes en las acciones de la organización. Un sistema de control que funcione bien identifica los problemas de manera oportuna. Esto también es válido para las decisiones que contienen un elemento de riesgo.
Manteniendo el éxito.
El sistema de control permite identificar aquellos aspectos positivos y fortalezas, que fueron determinados durante la implementación de sus actividades. Al comparar los resultados reales logrados con los planificados, la dirección de la organización puede determinar dónde ha logrado el éxito y dónde ha fracasado. En otras palabras, uno de los aspectos importantes del control es determinar qué áreas específicas de las actividades de la organización contribuyeron más eficazmente al logro de sus objetivos generales. Al determinar los éxitos y fracasos de la organización y sus razones, el gerente puede adaptar rápidamente la organización a las demandas dinámicas del entorno externo y así asegurar la mayor tasa de progreso hacia los objetivos fundamentales de la organización.
Cualquier función de gestión puede funcionar eficazmente sólo si existe un sistema de control eficaz. El control es una función de gestión compleja e importante que, sin embargo, resulta desagradable para los empleados de la empresa.
Una de las características más importantes del control que debe considerarse en primer lugar es que el control debe ser integral. El control no puede seguir siendo prerrogativa exclusiva del administrador designado como “controlador” y de sus asistentes. Todo directivo, independientemente de su rango, debe ejercer el control como parte integral de su responsabilidades laborales, incluso si nadie le ordenó específicamente que lo hiciera.
El control es un elemento fundamental del proceso de gestión. Ni planificar ni crear Estructuras organizacionales Ni la motivación puede considerarse completamente aislada del control. De hecho, prácticamente todos ellos son parte integral sistema común control en esta organización. Todos los tipos de control son similares, ya que tienen el mismo objetivo: conseguir que los resultados reales obtenidos se acerquen lo más posible a los requeridos. Sólo difieren en el momento de su implementación (véase ibíd.).
Control preliminar. Este tipo de control se denomina preliminar porque se realiza antes del inicio real del trabajo. Algunos de los más especies importantes Los controles en una organización pueden estar disfrazados entre otras funciones de gestión. Por ejemplo, aunque la planificación y creación de estructuras organizativas rara vez se consideran un procedimiento de control, como tales permiten un control preliminar sobre las actividades de la organización.
El principal medio para llevar a cabo el control preliminar es la implementación (no la creación, sino la implementación) de ciertas reglas, procedimientos y líneas de comportamiento. Dado que las reglas y políticas se desarrollan para garantizar que los planes se lleven a cabo, su estricto cumplimiento es una forma de garantizar que el trabajo se lleve a cabo en la dirección prevista.
si escribes claro descripciones de trabajo, comunicar eficazmente las declaraciones de objetivos a los subordinados y reclutar personas calificadas para el aparato administrativo de gestión, esto aumentará la probabilidad de que la estructura organizacional funcione según lo previsto. En las organizaciones, el control preliminar se utiliza en tres áreas clave: - control preliminar en el área recursos humanos logrado en las organizaciones a través de un análisis cuidadoso de esos negocios y conocimientos profesionales y habilidades que son necesarias para desempeñar ciertas responsabilidades laborales y seleccionar a las personas más capacitadas y calificadas. Para garantizar que los empleados contratados puedan desempeñar las funciones que se les asignan, es necesario establecer el nivel mínimo aceptable de educación o experiencia laboral en el campo y verificar los documentos y referencias proporcionadas a los contratados. También puede aumentar significativamente la probabilidad de atraer y retener trabajadores competentes en la organización estableciendo montos justos de pagos y compensaciones, realizando pruebas psicologicas, así como a través de numerosas entrevistas con el empleado en el periodo previo a su contratación. En muchas organizaciones, el seguimiento preliminar de los recursos humanos continúa después de su contratación mediante formación. La capacitación le permite establecer qué conocimientos y habilidades deben agregar tanto la gerencia como los empleados comunes a los que ya tienen antes de comenzar a desempeñar sus funciones. Un curso de formación previa aumenta la probabilidad de que los trabajadores contratados trabajen eficazmente;
Control preliminar en la zona recursos materiales Esto se lleva a cabo mediante el desarrollo de estándares para niveles mínimos de calidad aceptables y la realización de controles físicos del cumplimiento de los materiales entrantes con estos requisitos.
Un método de control previo en esta área es seleccionar un proveedor que tenga un historial comprobado de entrega de materiales que cumplan con las especificaciones.
Los métodos de control preliminar de los recursos materiales también incluyen asegurar sus reservas en la organización a un nivel suficiente para evitar escasez (para más detalles, consulte el capítulo sobre métodos para tomar decisiones de gestión);
Control preliminar en la zona recursos financieros. El remedio más importante control preliminar de los recursos financieros - presupuesto (actual Plan financiero), que también permite la función de planificación. Un presupuesto es un mecanismo de control preliminar en el sentido de que brinda confianza de que cuando una organización necesite efectivo, lo tendrá. Los presupuestos también establecen límites de gasto y evitan que cualquier departamento u organización se quede sin efectivo.
El control actual se realiza directamente durante el trabajo. La mayoría de las veces, su objeto son los empleados subordinados y él mismo es tradicionalmente prerrogativa de su superior inmediato. Verificar periódicamente el trabajo de los subordinados, discutir los problemas emergentes y las propuestas para mejorar el trabajo eliminará las desviaciones de los planes e instrucciones planificados. Si se permite que estas desviaciones se desarrollen, pueden convertirse en serias dificultades para toda la organización.
El control actual no se lleva a cabo literalmente simultáneamente con la ejecución de la obra en sí. Más bien, se basa en la medición de los resultados reales obtenidos tras realizar un trabajo encaminado a alcanzar las metas deseadas. Para llevar a cabo de este modo un control continuo, el dispositivo de control necesita una realimentación.
La retroalimentación es el intercambio de datos sobre los resultados obtenidos. El ejemplo más simple retroalimentación: un mensaje de un jefe a sus subordinados de que su desempeño es insatisfactorio cuando ve que cometen errores.
Los sistemas de retroalimentación permiten a la dirección identificar la presencia de problemas imprevistos y ajustar su comportamiento para evitar que la organización se desvíe de lo mejor. manera efectiva a las tareas que le sean asignadas. Todos los sistemas de retroalimentación se caracterizan por:
Tener una meta;
Utilizar recursos externos;
Transformación de recursos externos para uso interno;
Seguimiento de desviaciones significativas de los objetivos planificados;
Corregir estas desviaciones con el fin de asegurar el logro de los objetivos.
Las desviaciones a las que debe responder el sistema para alcanzar sus objetivos pueden ser causadas por factores tanto externos como internos. Los factores internos incluyen problemas asociados con factores situacionales dentro de la organización. Factores externos-- todo lo que afecta a la organización desde su entorno: competencia, adopción de nuevas leyes, cambios en la tecnología, deterioro de la situación económica general, cambios en el sistema valores culturales y mucho más.
Es bastante aceptable ver la gestión principalmente como un intento de garantizar que la organización funcione como un sistema con retroalimentación efectiva, es decir. como un sistema que proporciona características de producción a un nivel determinado, a pesar de la influencia de factores desviadores externos e internos. Sin embargo buena administracion va mucho más allá del simple deseo de garantizar el status quo y responder adecuadamente a los problemas emergentes. Si una organización no se esfuerza por adaptarse y mejorar su desempeño adoptando un enfoque proactivo desde el principio, es poco probable que siga siendo eficaz en el largo plazo.
Control final: los resultados reales obtenidos se comparan con los requeridos, ya sea inmediatamente después de finalizar la actividad controlada o después de un período de tiempo predeterminado. Aunque el control final se produce demasiado tarde para reaccionar ante los problemas a medida que surgen, tiene dos funciones importantes:
Proporciona a la dirección de la organización la información necesaria para la planificación en caso de que se espere realizar trabajos similares en el futuro. Al comparar los resultados reales obtenidos y los requeridos, la gerencia tiene la oportunidad de evaluar qué tan realistas fueron los planes que hicieron. Este procedimiento también le permite obtener información sobre problemas que han surgido y formular nuevos planes para evitar estos problemas en el futuro;
Promueve la motivación. Si la dirección de una organización asocia recompensas motivacionales con el logro de un cierto nivel de desempeño, entonces, obviamente, el desempeño real logrado debe medirse de manera precisa y objetiva.
En el procedimiento de control se distinguen claramente tres etapas (Fig. 1):
Establecimiento de valores y criterios planificados;
Comparación de resultados reales con ellos;
Tomando las acciones correctivas necesarias Chirkin V.E. Administración y gestión en el gobierno estatal y municipal. M., 2008. pág.176.
Arroz. 1.
La naturaleza versátil y muchas formas son inherentes al control. Como se dijo, el control es una de las etapas más importantes en la ejecución de una decisión de gestión. En la administración estatal y municipal, el control tiene como objetivo principal mantener el estado de derecho y la disciplina. Cada jefe de una organización está obligado, desde este punto de vista, a ejercer control sobre las actividades de sus subordinados; se le confía control interno. Controla periódicamente la asistencia al trabajo, el cumplimiento del régimen de trabajo y realiza un control intermedio sobre el cumplimiento de la tarea, escuchando información de los subordinados, sus informes e informes. El director puede comprobar el cumplimiento de la tarea con una visita in situ, en conversación con los directores y empleados de la instalación cuyas actividades encargó al funcionario que comprobara. El control se puede realizar mediante la celebración de reuniones y la discusión del problema que se resuelve en ellas.
En el ámbito público y Gobierno municipal También se realiza control externo. Tiene diferentes formas: de lado autoridades superiores, de organismos especializados control del Estado, de la población, asociaciones publicas, los ciudadanos. El parlamento, por ejemplo, puede crear una comisión de investigación para investigar las actividades de un organismo o institución en particular. Su Cámara de Cuentas verifica la ejecución del presupuesto estatal en cada institución. Casi todos los ministerios y departamentos de Rusia tienen un departamento u otra unidad que ejerce poderes de control en nombre del departamento en relación con las estructuras subordinadas.
También existen organismos especializados. control funcional operando en un área determinada. En Rusia, se trata, en particular, de supervisión federal.
A partir de los resultados del control interno y externo se extraen las conclusiones adecuadas, positivas y negativas. A menudo, estas conclusiones se hacen en relación con gerentes y funcionarios públicos específicos (recompensa por el trabajo concienzudo, castigo por mal trabajo y etc.).
La contabilidad y el control son un requisito previo para sacar conclusiones analíticas sobre la situación y las actividades de funcionarios públicos específicos. Un análisis de este tipo debe ser amplio y profundo. No se pueden sacar conclusiones basándose en un solo hecho, porque casi siempre un hecho puede oponerse a un contrafactual. Es necesario tener en cuenta la totalidad de hechos y circunstancias externas, por ejemplo, obstáculos externos que impidieron la correcta ejecución de la tarea y que fueron imposibles de superar. El resultado del análisis es una conclusión determinada, según la cual se toma una decisión de gestión (principal o intermedia). Crea un nuevo ciclo proceso de gestión Ver también allí.
El control es una de las principales funciones de la gestión, que es asegurar el logro de los objetivos marcados por la organización y asegurar la implementación de las decisiones de gestión adoptadas. Con la ayuda del control, el responsable de la organización determina la exactitud de sus decisiones y establece la necesidad de ajustarlas.
Ejercer control significa, por un lado, establecer estándares, medir los resultados reales alcanzados y sus desviaciones de los estándares establecidos; por otro lado, monitorear el progreso de la implementación de las decisiones de gestión y evaluar los resultados alcanzados durante su implementación. Son los resultados del control los que se convierten en la base para ajustar las decisiones tomadas previamente si las desviaciones durante la implementación son significativas.
La razón principal de la necesidad de control es la incertidumbre inherente a cada decisión de gestión. Incertidumbres:
El intervalo de tiempo entre la adopción y la implementación de una decisión, siempre existe algún desfase entre la previsión del desarrollo de la situación al tomar una decisión de gestión y el desarrollo real de la situación de toma de decisiones;
Personal de la organización; los ejecutores de las decisiones tomadas son personas, y son posibles desviaciones durante la implementación de las decisiones tomadas como resultado de una interacción ineficaz entre departamentos, así como competencia, despido de algunos empleados, enfermedad de los empleados, etc.
La falta de un sistema de control confiable puede llevar a una organización a una situación de crisis; un sistema de control que funcione bien identifica los problemas de manera oportuna. El sistema de control le permite identificar los aspectos positivos y fortalezas que fueron identificados durante la implementación de sus actividades. Al comparar los resultados reales con los planificados, la dirección puede determinar dónde tuvo éxito la organización y dónde fracasó. Cualquier función de gestión puede funcionar eficazmente sólo si existe un sistema de control eficaz.
El control es un elemento fundamental del proceso de gestión. Ni la planificación, ni la creación de estructuras organizativas, ni la motivación pueden considerarse completamente aisladas del control; todos son parte integral del sistema de control general de una organización determinada.
Por tanto, uno de los aspectos importantes del control es determinar qué áreas de las actividades de la organización son más efectivas. Al determinar los éxitos y fracasos de la organización y sus razones, podemos adaptar rápidamente la organización a los requisitos dinámicos del entorno externo.
Hay tres tipos principales de control: preliminar, actual y final. En el proceso de toma e implementación de decisiones de gestión, los tres tipos de control son importantes.
Control preliminar.
Este tipo de control se denomina preliminar porque se realiza antes del inicio real del trabajo.
El principal medio para realizar el control preliminar es la implementación de determinadas políticas, procedimientos, reglas y líneas de conducta. Se aplica a los recursos laborales, materiales y financieros. El control preliminar en el ámbito de los recursos humanos se logra en las organizaciones mediante un cuidadoso análisis de las habilidades empresariales y profesionales y la selección de las personas mejor formadas y cualificadas. En muchas organizaciones, el seguimiento preliminar de los recursos humanos continúa después de su contratación mediante formación.
El control de los recursos materiales se lleva a cabo mediante el desarrollo de estándares para niveles mínimos de calidad aceptables y la realización de controles físicos del cumplimiento de los materiales entrantes con estos requisitos. Los métodos de control preliminar de los recursos materiales también incluyen asegurar sus reservas a un nivel suficiente para evitar la escasez. El medio más importante de control preliminar de los recursos financieros es el presupuesto, que también permite la función de planificación.
Control actual.
El control actual se realiza directamente durante el trabajo. El control actual generalmente se lleva a cabo en forma de seguimiento del trabajo de un subordinado por parte de su superior inmediato. El control actual no se lleva a cabo literalmente simultáneamente con la ejecución del trabajo en sí, se basa en medir los resultados reales una vez finalizado el trabajo y se basa en la retroalimentación.
Control final.
El control final se realiza una vez finalizado el trabajo o transcurrido el tiempo asignado para ello. Aunque el control final se lleva a cabo demasiado tarde para reaccionar ante los problemas que surgen, tiene dos funciones importantes. Uno de ellos es que la inspección final proporciona la información necesaria para la planificación en caso de que se realicen trabajos similares en el futuro. La segunda función del control final es promover la motivación.
Al establecer un sistema de control, es aconsejable respetar los siguientes principios:
Significado y percepción inequívoca de los estándares por parte de los empleados (los estándares son objetivos específicos, cuyo grado de consecución se puede medir).
Comunicación bidireccional con los empleados;
Sin control excesivo;
Establecer estándares estrictos pero alcanzables;
Recompensa por alcanzar estándares y normas establecidas.
El control debe ser oportuno y flexible, enfocado a la solución de las tareas planteadas por la organización y correspondientes a las mismas, continuo. Para un seguimiento más eficaz de la ejecución de un número suficientemente grande de trabajos y decisiones tomadas, es recomendable utilizar diagramas de red y de tiras, diagramas de Gantt, cronogramas matriciales, etc.
La necesidad de monitorear la implementación y efectividad de las decisiones tomadas. Principales tipos y formas de control. Sistema de control de decisiones y sus principales elementos. Medios técnicos de control. Características de un sistema específico de seguimiento de la ejecución de decisiones y su eficacia.
Introducción…………………………………………………………………………………………...4
La necesidad de monitorear la implementación y efectividad de las decisiones……………………………………………………………………………………... .6
Sistema de control de decisiones y sus principales elementos……………………8
Principales tipos y formas de control…………………………...…………10
Medios técnicos de control…………………………………………14
Sistema de control de decisiones de gestión………………………………..6
Características de un sistema específico de seguimiento de la ejecución de decisiones y su eficacia…………………………………………………………..…15
Conclusión…………………………………………………….………………………….22
Referencias……………………………….…………………………23
INTRODUCCIÓN
Las decisiones de gestión son uno de los procesos más importantes. El éxito del negocio depende en gran medida de su eficacia. Sólo un gerente profesional tiene la tecnología para desarrollar, tomar e implementar decisiones de gestión, sin las cuales la gestión eficaz de una organización en un entorno económico difícil es prácticamente imposible. Una cualidad profesional particularmente no menos importante de un gerente es la capacidad de previsión. El que no sabe prever no puede gobernar. Y una de las principales funciones de la gestión es el control.
El entorno externo e interno en el que opera la organización está sujeto a cambios continuos, cuyo grado de importancia varía. El seguimiento del estado del entorno externo e interno de la organización debe realizarse de forma continua.
Son los resultados de la evaluación de la efectividad y el seguimiento de las decisiones de gestión los que son la base para que los gerentes de la organización ajusten las decisiones tomadas previamente si las desviaciones en la implementación de las decisiones tomadas previamente son significativas.
Sólo evaluando correctamente las posibles pérdidas y ganancias y desarrollando un programa de acción para prevenir posibles consecuencias negativas se podrá tomar una decisión de gestión eficaz.
Todo lo anterior confirma la relevancia de la investigación sobre el sistema de control de las decisiones de gestión para incrementar la eficiencia de la organización.
El propósito de este trabajo es estudiar el concepto de sistema de control de decisiones y sus principales elementos que influyen en la efectividad de las decisiones tomadas y en la organización en su conjunto.
El objeto de la investigación práctica es Klamas-Center LLC.
La tarea del trabajo de control se lleva a cabo de la siguiente manera:
– Dar una descripción completa del concepto de sistema de control de decisiones de gestión;
– Identificar las razones de la necesidad de control;
– Métodos de estudio y medios técnicos de control.
1. SISTEMA DE CONTROL DE DECISIONES DE GESTIÓN
1.1 La necesidad de monitorear la implementación y efectividad de las decisiones tomadas
El control es el seguimiento o seguimiento oportuno y objetivo del cumplimiento de los parámetros establecidos en la decisión de gestión adoptada y la comunicación oportuna de los resultados a quien tomó la decisión.
El control es una de las principales funciones de la gestión, que es asegurar el logro de los objetivos marcados por la organización y la implementación de las decisiones de gestión. Con la ayuda del control, la dirección de la organización determina la veracidad de sus decisiones y establece la necesidad de ajustarlas.
Ejercer control significa, por un lado, fijar normas, medir los resultados realmente alcanzados y sus desviaciones de las normas establecidas; por otro lado, monitorear el progreso de la implementación de las decisiones de gestión y evaluar los resultados alcanzados durante su implementación.
Son los resultados del control los que se convierten en la base para que los gerentes de la organización ajusten las decisiones tomadas previamente si las desviaciones en la implementación de las decisiones tomadas previamente son significativas.
El control sobre la ejecución de las decisiones de gestión se debe a muchas razones.
Incertidumbre.
El principal motivo de la necesidad de control es la incertidumbre, que, al ser un elemento integral del futuro, es inherente a cualquier decisión de gestión cuya implementación se espera en el futuro.
Existen las siguientes incertidumbres:
el intervalo de tiempo entre la adopción y la implementación de una decisión. Entre el desarrollo previsto de la situación al tomar una decisión de gestión y el desarrollo real de la situación de toma de decisiones, siempre es inevitable alguna brecha, algunas desviaciones, ya que la toma de decisiones se lleva a cabo sobre la base de una u otra visión de la situación. , uno u otro modelo de situación, que siempre es incompleto;
personal de la organización. Los ejecutores de las decisiones tomadas son personas, no máquinas. Las desviaciones son posibles durante la implementación de las decisiones tomadas y por esta razón, por ejemplo, la interacción del trabajo entre diferentes departamentos dentro de la organización puede ser ineficaz, la tarea puede no entenderse correctamente, finalmente, el ejecutante puede enfermarse, puede estar atraído por un competidor, etc. El éxito del modelo y la eficacia con la que se toman las decisiones de gestión dependen del profesionalismo del directivo que toma las decisiones. Por tanto, al ejercer el control se evalúa y mide tanto el progreso en la implementación de las decisiones tomadas por la organización como la correspondencia de las decisiones tomadas previamente con el desarrollo realizado de la situación de toma de decisiones.
Prevención de una situación de crisis.
La falta de un sistema de control fiable y, como consecuencia, de una retroalimentación eficaz, puede llevar a una organización a una situación de crisis. La falta de retroalimentación efectiva ha provocado el fracaso de muchas organizaciones grandes y pequeñas.
Si una decisión tomada previamente resultó ser insuficientemente efectiva o errónea, entonces un sistema de control que funcione bien puede permitir establecerlo de manera oportuna y realizar ajustes en las acciones de la organización. Un sistema de control que funcione bien identifica los problemas de manera oportuna. Esto también es válido para las decisiones que contienen un elemento de riesgo.
Manteniendo el éxito.
El sistema de control nos permite identificar aquellos aspectos positivos y fortalezas que fueron identificados durante la implementación de sus actividades. Al comparar los resultados reales logrados con los planificados, la dirección de la organización puede determinar dónde ha logrado el éxito y dónde ha fracasado. En otras palabras, uno de los aspectos importantes del control es determinar qué áreas específicas de las actividades de la organización contribuyeron más eficazmente al logro de sus objetivos generales. Al determinar los éxitos y fracasos de la organización y sus razones, el gerente puede adaptar rápidamente la organización a las demandas dinámicas del entorno externo y así asegurar la mayor tasa de progreso hacia los objetivos fundamentales de la organización.
1.2 Sistema de control de decisiones y sus principales elementos.
Un sistema de control que funcione bien identifica los problemas de manera oportuna.
Esto también es válido para las decisiones que contienen un elemento de riesgo. De la misma manera, es el sistema de control el que permite identificar aquellos aspectos positivos y fortalezas que fueron identificados en la organización durante la implementación de sus actividades.
Cualquier función de gestión puede funcionar eficazmente sólo si existe un sistema de control eficaz.
La función de control es integral. No se trata sólo de las competencias de un responsable del tratamiento especialmente designado. La función de control debe ser ejercida por cualquier directivo.
Los principales componentes del proceso de control son el desarrollo de estándares y criterios, la comparación de resultados reales con ellos y la implementación de acciones correctivas.
Los estándares son objetivos específicos, cuyo grado de consecución se puede medir. Para cada uno de estos objetivos se deberá determinar un marco temporal para su implementación y criterios para evaluar el grado de consecución de los mismos en el desempeño del trabajo.
Sólo indicadores cuantitativos claros permiten comparar resultados específicos del trabajo, resultados específicos de las decisiones tomadas con los planificados.
Por supuesto, no todos los objetivos se pueden expresar cuantitativamente, pero utilizando los aparatos de encuestas y encuestas, valoraciones de expertos, escalas verbales-numéricas, es posible obtener herramientas que permitan, aunque sea como una primera aproximación, cuantificar el grado de consecución de los objetivos. un objetivo que no tiene una expresión cuantitativa clara.
Observemos también que se pueden utilizar criterios cuantitativos indirectos para evaluar el grado en que se logran dichos objetivos.
Por ejemplo, para evaluar el grado de satisfacción laboral de los empleados, se puede utilizar un criterio como el porcentaje de empleados que abandonaron la organización durante el año.
La falta de oportunidad de medir el resultado de una decisión tomada previamente y el trabajo realizado imposibilita el ejercicio efectivo del control.
La mensurabilidad del grado de consecución de la meta permite determinar si se han cumplido los estándares establecidos, es decir, implementar el segundo componente del proceso de control.
En esta etapa también es importante determinar la tasa de desviación permitida de la norma, que se establece teniendo en cuenta la escala y, por lo tanto, a menudo puede expresarse como un porcentaje o fracción de una unidad. En esta etapa se toma una decisión sobre la conveniencia de ajustar las decisiones tomadas previamente.
La principal tarea del control en esta etapa es identificar desviaciones verdaderamente importantes y no pequeñas cosas que prácticamente no tienen ningún impacto en el logro de los objetivos de la organización.
Naturalmente, los costos del control no deben exceder el efecto obtenido como resultado de las medidas de control.
El tercer componente del control es tomar las decisiones correctivas necesarias.
Dependiendo de la comparación de los resultados del trabajo realizado, la decisión previamente tomada con el estándar, si las desviaciones son insignificantes, no se puede hacer nada. Si las desviaciones exceden la norma permitida, entonces son necesarias acciones correctivas. Sin embargo, puede suceder que el cambio en la situación de tomar una decisión de gestión requiera una revisión de los estándares y normas establecidos previamente adoptados.
Al establecer un sistema de control, es aconsejable respetar los siguientes principios:
Gerencial soluciones su efectividad
Resumen >> GestiónSon los resultados de la evaluación de la eficacia y control gerencial soluciones son la base para los líderes organizacionales... niveles de gestión. Sistemas control Y contabilidad adaptado en las empresas americanas a decisión gerencial tareas...
significado y percepción inequívoca de los estándares por parte de los empleados,
comunicación bidireccional con los empleados,
sin control excesivo, control sobre las cerraduras; control acceso al edificio del hotel; control territorios; sistema observaciones con...), es el líder. Soluciones tomado por el líder en social sistema, son llamados gerencial decisiones. A menudo en la literatura...
El seguimiento de la ejecución de las decisiones es una de las principales funciones de la gestión. El sistema de control es una parte integral de cualquier organismo gubernamental. teoría moderna La dirección sostiene que sólo mediante el uso de sistemas de control los órganos gubernamentales pueden garantizar el logro de sus objetivos.
La esencia del control es registrar la adecuación (cumplimiento) de las metas, las decisiones de dirección, los métodos de las acciones de gestión y los resultados de estas acciones. El control determina en última instancia hasta qué punto el cambio en el objeto ha llegado a su estado planificado. Es decir, en qué medida el resultado alcanzado se corresponde con el objetivo expresado en el proyecto. El control centrado en el resultado final, al mismo tiempo, forma parte de todo el proceso de ejecución de decisiones, ya que comienza desde el momento en que se implementa el proyecto. En la literatura sobre teoría. gestión moderna El papel de la función de control se describe con suficiente detalle. En la administración pública se manifiesta específicamente y se complementa con algunos aspectos relacionados con los mecanismos políticos, de poder y legales de control.
En la administración pública, como en la gestión económica y social, el proceso de control es continuo (al menos, debería serlo desde un punto de vista teórico). Dado que el proceso de implementación de decisiones es continuo, cada paso del sujeto gestor en el camino hacia meta final es necesario compararlo con el rumbo estratégico, con el plan previsto y, en caso de desviación del mismo, realizar los ajustes adecuados. Es el control lo que señala la desviación de la acción de gestión del “plan estratégico”. Realiza la función de retroalimentación del objeto al sujeto controlador. La continuidad del control permite regular la acción de control. agencias gubernamentales gestionado de acuerdo con sus necesidades e intereses, permite dar respuesta oportuna a las demandas de la sociedad.
La función de monitorear la ejecución de las decisiones se puede implementar siempre que se seleccionen indicadores objetivos que caractericen las actividades de gestión y sus resultados. Es decir, aquellos que son susceptibles tanto de ejecución como de control y evaluación objetiva. Se basan en normas, estándares y otros modelos obligatorios previamente adoptados, o en ciertos paradigmas, conceptos y principios políticos e ideológicos. controlado por el gobierno. Los criterios de evaluación pueden ser indicadores adecuados a las tareas y resultados planificados de la implementación de decisiones. Diferentes tipos Las decisiones se caracterizan por los indicadores inherentes a su implementación y, en consecuencia, por los criterios de evaluación. Por ejemplo, la implementación de decisiones políticas no puede evaluarse según estándares establecidos o patrones culturales y políticos prescritos con precisión. Los resultados de las decisiones políticas, especialmente las estratégicas, no se prestan únicamente a evaluaciones cuantitativas adecuadas, aunque los indicadores cuantitativos sirven como una medida esencial de los resultados de la implementación de políticas económicas y politica social y otros programas gubernamentales. La implementación de proyectos políticos se juzga por los cambios objetivos que se han producido en la vida de la sociedad, sus grupos individuales, en la situación de una persona, su nivel y calidad de vida; según la condición sistema social- su estabilidad o inestabilidad, su nivel de adaptación a ambiente externo, la presencia de equilibrio o conflicto entre grupos de interés público, etc.
El mecanismo para monitorear la implementación de las decisiones administrativas y estatales es significativamente diferente. Aquí se aplican indicadores y evaluaciones estandarizados y normativos. Por ejemplo, el Ministerio de Educación de la Federación de Rusia ha establecido un estado unificado. estándares educativos. El propósito de la decisión del Ministerio es garantizar que los graduados de diferentes escuelas, que estudian con diferentes libros de texto y programas, tengan una cierta cantidad de conocimientos que corresponderían a la definición del estado de la educación secundaria general. U otro ejemplo. La ley de la Federación de Rusia establece un salario digno para la población. También es un tipo de norma social. En ambos casos, inevitable vida real desviaciones. En el sistema educativo están asociados al nivel Entrenamiento vocacional personal docente. Y en el ámbito social, con diferencias significativas en los niveles de desarrollo socioeconómico de regiones y unidades municipales. El costo real de la vida está influenciado por varios otros fuerzas económicas- En primer lugar, las fluctuaciones inflacionarias. En ambos casos, el mecanismo de seguimiento de la ejecución de las decisiones es inequívoco: una comparación de las características reales (indicadores) del estado del objeto con los estándares estatales establecidos.
Finalmente, la cuestión del seguimiento de la implementación de las decisiones. Se pueden identificar tres tipos de actividades de control: diagnóstico del proceso de ejecución de decisiones, auditoría y sanciones. Cada uno de ellos finaliza con una valoración de un tema concreto. actividades de gestión y sus resultados. Diagnóstico en En este punto El proceso de gestión se utiliza para identificar y explicar problemas no resueltos o difíciles de resolver asociados con la implementación del proyecto y las razones de su aparición. Este tipo de control se utiliza principalmente para comprobar el progreso de la implementación de decisiones políticas. Se lleva a cabo en forma de análisis político y evaluación de los métodos de actividad del sujeto gobernante y del estado de las relaciones sujeto-objeto.
El análisis político como herramienta de diagnóstico es una explicación del funcionamiento de elementos específicos del sistema de gestión en una situación específica y una evaluación de sus actividades desde el punto de vista del cumplimiento de las metas y objetivos políticos, la integridad de su implementación en el analizado. período de tiempo y en la situación actual. El análisis incluye:
- 1. identificar las características del funcionamiento, incluida la naturaleza de las dificultades y conflictos de estructuras específicas de poder y gestión y la tendencia de su cambio en una situación determinada;
- 2. evaluación del nivel de implementación por entidades y estructuras específicas de sus funciones y competencias inherentes;
- 3. evaluación de la eficacia formas organizativas y métodos de desempeño y uso racional de los recursos;
- 4. determinación de las orientaciones y opiniones sociopolíticas dominantes en una situación determinada, así como la actitud de varios segmentos de la población hacia los resultados emergentes de las políticas que se siguen y las decisiones que se toman (leales, neutrales, negativas);
- 5. comprobar el nivel de participación de los directivos en la ejecución de los programas planificados.
Otro tipo control - auditoría(del latín Revisio - revisión) se reduce a una verificación documental oficial de las actividades del aparato ejecutivo de un organismo estatal para verificar la legalidad del uso de los recursos materiales, así como el cumplimiento de las tecnologías utilizadas con las normas legales y de otro tipo. establecidos por organismos gubernamentales. Sanciones (del latín Sanctio - el decreto más estricto) - una forma importante control social. La aplicación de sanciones es una forma de control de las decisiones de los órganos gubernamentales por parte de instituciones superiores de poder y gestión. Hay sanciones negativas y positivas. Los primeros se utilizan para prohibir acciones de directivos y administrados que sean ilegales o incompatibles con las normas establecidas y los valores aceptados. Estos últimos, por el contrario, se utilizan como incentivos para intensificar tipos de acciones legítimas y apropiadas por parte de los participantes en el proceso de gestión. Por ejemplo, actividades de innovación.
El control lo lleva a cabo principalmente el propio sujeto que tomó tal o cual decisión, así como su ejecutor. Al mismo tiempo, dentro de la estructura del poder ejecutivo funcionan órganos independientes especializados de control estatal. Así, en Rusia existen tres tipos de órganos ejecutivos federales: ministerios, servicio federal y supervisión federal. Las instituciones de este último están ubicadas tanto dentro de la estructura de la Administración Presidencial como bajo el Gobierno de la Federación de Rusia. Según la Constitución de la Federación de Rusia, la Duma Estatal de la Asamblea Federal de Rusia creó un organismo financiero y de control independiente: la Cámara de Cuentas de la Federación de Rusia. Entre sus funciones se encuentra la comprobación actividades financieras instituciones y organizaciones atendidas por el presupuesto federal. Desafortunadamente, este cuerpo no tiene autoridad, es decir no tiene derecho a aplicar sanciones para prevenir violaciones a la ley en el uso de fondos públicos que identifique. Sólo puede enviar materiales de auditorías a las autoridades encargadas de hacer cumplir la ley.
Resumir los resultados de la implementación de decisiones y evaluar los resultados es la etapa final de la acción de gestión. Es una continuación lógica de la función de control. Los resultados de la implementación de las decisiones se juzgan mediante indicadores objetivos. actividades de gestión descrito arriba. El procedimiento para resumir los resultados de las decisiones de implementación se reduce principalmente a análisis comparativo Tareas planificadas (metas, objetivos) y resultados reales obtenidos. La conclusión final del análisis: si las metas y objetivos marcados han sido “implementados” o “no alcanzados” no agota el contenido de la etapa del proceso de gestión considerada. El sujeto gestor también está interesado en las siguientes cuestiones: 1. sobre la eficacia de la solución implementada; 2. sobre las consecuencias de la decisión; 3. sobre los problemas que surgen como resultado de la solución.
Cualquier decisión gubernamental puede tener consecuencias contradictorias, ya sean fijadas en escenarios previstos o imprevistas. De la teoría de la actividad sabemos que las metas nunca coinciden completamente con los resultados. Son más ricos que los resultados porque representan su imagen ideal. El ideal siempre es superior a la realidad. Por otro lado, los resultados contienen algo que va más allá del alcance del objetivo, estas son las consecuencias implementación de metas. En este sentido, los resultados como fragmento de la realidad tienen más significado que el objetivo sólo como una idea predicha de la misma.
Resumir los resultados de la implementación de decisiones y análisis. posibles consecuencias nos permite identificar nuevos problemas y nuevas oportunidades para la administración pública. La dialéctica de la vida es tal que la solución de algunos problemas conduce al surgimiento de otros. La implementación de las decisiones de los órganos superiores de dirección requiere un conjunto de correspondientes acciones de gestión de los órganos inferiores, etc. La cadena de decisiones y nuevos problemas que las siguen es un fenómeno natural en el funcionamiento del Estado y del sistema social. El resultado final general de los componentes de un proceso de gestión racional es la ampliación de los límites de posibilidades para controlar los procesos sociales en curso, predecir con mayor precisión las consecuencias de las decisiones tomadas y, en general, organizar y llevar a cabo de manera más adecuada las actividades de la organización. sistema de gestión. Esto se ve constantemente obstaculizado por la incertidumbre de la situación en la que opera el sistema. La incertidumbre significa que no se sabe lo suficiente. La incertidumbre, señala el profesor D. Sand (EE.UU.), influye en nuestro enfoque de la gestión en casi todos los niveles de análisis, desde la teoría del comportamiento hasta la teoría del desarrollo de estrategias y el diseño de estructuras organizativas. El factor de incertidumbre es una confirmación del principio de “racionalidad limitada”. Su influencia en el proceso de gestión disminuye en la medida en que la información sobre la situación se vuelve más completa. Pero que la situación es más complicada y las decisiones tomadas, más notoria es la influencia de este factor en las actividades del sistema de control y más importante adquiere el trabajo mental creativo del sujeto gestor.
