Etapas de la introducción del erp en el hospital. Implementación del Sistema ERP en la empresa. Razones principales de los retrasos en los proyectos de ERP

El mercado de sistemas ERP en Rusia está creciendo rápidamente. Sin embargo, los proyectos para implementar sistemas ERP a menudo terminan en fracaso. Según los expertos, aproximadamente el 70% de los proyectos de implementación de sistemas ERP no logran los objetivos establecidos. Proponemos discutir las principales razones. Después de todo, advertido es preparado.

El mercado de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) sigue siendo uno de los mercados de software de más rápido crecimiento en el mundo. El volumen del mercado ruso del sistema ERP a fines de 2015 creció, según TAdviser, en un 9%, alcanzando los 108 mil millones (ver la imagen). Los ingresos de 8 de los 10 jugadores más importantes en el mercado nacional de ERP también mostraron una dinámica positiva durante el período del informe.

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En primer lugar, el interés mostrado por sistemas ERP asociado con las expectativas de beneficios significativos que las empresas pueden recibir como resultado del uso de tales sistemas. Pero estas expectativas se basan, en la mayoría de los casos, en las promesas de las empresas que implementan este software. Sin embargo, muy a menudo los proyectos para la implementación de sistemas ERP terminan en fracaso. Aproximadamente el 70% de los proyectos para la implementación de sistemas ERP no logran los objetivos establecidos debido a una falta de comprensión banal de lo que es un sistema ERP.

¿Cuál es la razón de tan tristes estadísticas y cómo, habiendo gastado importantes recursos financieros y de tiempo, no probarlo? Ofrecemos el TOP 10 de errores cometidos en la implementación de proyectos ERP. Esta lista no es exhaustiva y es una lista de errores encontrados por nuestros expertos y consultores en el curso de su trabajo con los clientes.

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Error #1. No describa los procesos comerciales antes del inicio de la implementación de ERP

Es imposible implementar cualitativamente el sistema ERP sin los procesos comerciales descritos del nivel "como debería ser", o al menos una comprensión clara y visualización "en papel" de la información y los flujos de material / documentación en su empresa. A menudo nos encontramos con una opción cuando los consultores están involucrados en el trabajo en ese momento crítico de la implementación, cuando el sistema falla y no da el efecto deseado, y los implementadores y el equipo de gestión no pueden dirigirlo en la dirección correcta. Llegando al fondo de las causas de tales fallas, revelamos serias inconsistencias en la comprensión de los procesos por parte de quienes implementan el sistema y por parte de la propia empresa -simplemente no hay una descripción de los mismos, o se hace de manera formal y no refleja el verdadero ciclo de producción.

La razón más común de este tipo de situaciones es el deseo del cliente de ahorrar en la descripción y desarrollo de este paso, lo que, de hecho, puede resultar bastante costoso. El cliente espera que los ajustes a los procesos se puedan realizar ya en la etapa de implementación. Por un lado, esto es lógico, ya que el proyecto, si está bien construido, se desarrollará progresivamente, incluyendo más y más zonas y sitios, modernizándose y mejorando algo a medida que se desarrolla el proyecto. Pero esto no significa que los procesos comerciales puedan cambiar constantemente durante el desarrollo: es como renovar un apartamento, cambiar constantemente el proyecto de diseño ... Algún día aún lo reparará. La única pregunta es cuándo y cuánto le costará al final.

Una de las opciones razonables, desde nuestro punto de vista, es una primera descripción de los procesos de negocio “tal cual”, imponerlos en una plataforma de software con la ayuda de un equipo de implementadores y transformarlos en “to be” es, de hecho, la base para la implementación. Paralelamente, junto con el equipo del proyecto, puede modificar los procesos a medida que avanza el desarrollo, encontrando mejores soluciones e ideas para optimizar procesos continuos y automatizados.

Error #2. Hacer cambios continuamente en el sistema futuro

Otro error común es hacer ajustes al sistema futuro y no realizar un seguimiento de ellos (¿quieres "sentarte en la aguja"?). La implementación de ERP siempre es larga y laboriosa. Pero este proceso puede complicarse aún más si confía plenamente en los implementadores y no les exige que Descripción detallada cambios realizados en la plataforma original. El resultado puede ser el más deplorable: en caso de rescisión del contrato, corre el riesgo de obtener mucho código incomprensible, trabajo en el que no podrá continuar por su cuenta, o se verá obligado a interactuar con un círculo limitado de especialistas, ya que solo ellos entienden la esencia del sistema que han creado. Los negocios no deben ni pueden depender de los socios y de su buena voluntad (o falta de ella; los tribunales, según nuestra práctica, pueden ayudar en este asunto, pero toman demasiado tiempo precioso). Solicite a sus implementadores que mantengan documentación del proyecto, para poder continuar el proyecto por su cuenta mediante la contratación de especialistas, o cambiar de contratista.

Error #3. Confíe completamente en la automatización

No vale la pena creer que los automatizadores harán todo por usted. No lo harán, punto. No podrán tener en cuenta todas las características de su empresa, los matices de las interacciones y las complejidades de hacer negocios. Cada empresa es diferente. ¿Quieres recibir buen resultado¡Únase al proyecto de implementación del sistema EPR desde el principio! El equipo del proyecto debe incluir necesariamente especialistas clave de la empresa, lo que reducirá significativamente el riesgo de fracaso del proyecto y le permitirá crear una herramienta de gestión útil para la empresa, y no un "sistema de entrada de datos para informes". Tenga en cuenta el propósito de la implementación: mejorar la eficiencia operativa de la empresa.

Error #4. Desarrollar TK para todas las ocasiones

Es imposible tener todo en cuenta, algunos momentos "nacerán" en el curso de la implementación, y debe haber un cierto grado de libertad, incluido el fijado en el contrato con los implementadores. Alternativamente, puede especificar en el contrato la cantidad de horas de consultoría para desarrollos adicionales; puede incluirse en el costo del proyecto si se implementa llave en mano, o puede calcularse adicionalmente a una tarifa de hora-hombre. Un intento de desarrollar una especificación técnica teniendo en cuenta todos los matices conducirá a la creación de un enorme Talmud, que es poco probable que el equipo del proyecto lea y estudie.

Error #5. Ignorar la resistencia del personal

Si los especialistas de la empresa no están involucrados en el proyecto ERP, entonces el riesgo resistencia al cambio , la introducción de un "sistema de liderazgo" puede destruir todas las buenas empresas. En nuestra práctica, hay casos en que, bajo la presión de la gerencia, la empresa perdió alrededor del 50% de su personal en el proceso de implementación del sistema.

Error #6. No prestar suficiente atención al proyecto de implementación del sistema ERP

La automatización es opcional en cualquier caso. En nuestra práctica, hubo un caso en el que el proyecto de implementación del sistema se transfirió a un alto gerente como opcion adicional. Como resultado, los plazos y el costo de implementación excedieron los previstos en 2 veces.

Un proyecto de implementación de ERP requiere una inmersión total e, idealmente, un gerente de proyecto separado de la empresa que integre toda la información sobre el proyecto y la comunicación en sus manos. Un gerente de proyecto solo por parte de los implementadores no será suficiente.

Es importante entender y aceptar que la implementación de un sistema ERP es ante todo necesaria para su empresa. Desafortunadamente, la empresa de implementación está menos interesada en esto: están satisfechos de que pague las facturas regularmente.

Error #7. Tratando de hacer todo a la vez

Basándonos en nuestra experiencia en el soporte de proyectos de implementación, estamos convencidos de que los conceptos de implementación de proyectos basados ​​en scrum (metodología ágil de desarrollo de software) realmente funcionan y dan resultados (lea también sobre Metodología ágil). Los principios fundamentales en los que nos enfocamos son el trabajo en pequeños módulos (ciclos de hasta 1 mes) para obtener una versión funcional del producto en cada etapa. Además, puede continuar el ajuste y la alineación de otros módulos con el desarrollado. El sistema se desarrolla de forma progresiva, adaptándose de forma flexible a las tareas de la empresa. Al intentar implementar el sistema completamente de una vez y luego probarlo, corre el riesgo de gastar todo su presupuesto y tiempo, y al final recibe una sorpresa desagradable en forma de un producto que no funciona.

Error #8. Elige la plataforma equivocada

Al elegir una plataforma, asegúrese de que realmente satisfaga las necesidades de su negocio y sea compatible no solo con las finanzas, la contabilidad, sino también con las operaciones básicas (producción, ventas, etc.). Asegúrese de que esté destinado específicamente (la universalidad aquí puede doler) para su tipo de empresa (fabricación, logística, etc.). Este requisito se aplica tanto a las plataformas funcionales como a las de hardware y software.

Cuanto mejor se adapte el sistema a sus operaciones, menos tiempo y dinero gastará en modificaciones, y más cómodo será utilizar el sistema.

Error No. 9. Equipo de automatizadores equivocado

Encuentre consultores que entiendan su negocio. Es importante entender que los procesos de negocio compania de produccion, no puede ser aproximado por los métodos de control comunes en venta minorista o en el sector de servicios, sin importar qué tan bien los esté apoyando el sistema y sin importar qué consultores lo estén implementando. Los conocimientos de programación, DBMS, contabilidad y comercio son importantes, pero no ayudarán mucho a implementar el sistema en una empresa cuyo negocio principal es la producción.

Error #10. Metas incorrectas para implementar un sistema ERP

Los problemas de implementación generalmente aumentan a medida que el proyecto avanza a aquellas etapas del proyecto que automatizan los procesos comerciales más importantes de la empresa. Es decir, los procesos de negocio correspondientes al tipo de actividad que genera el principal beneficio. Para companías comerciales estas son compras / ventas, para empresas de transporte - transporte, para empresas industriales - producción, etc.

Desafortunadamente, muy a menudo el objetivo implementaciones ERP-sistemas no es tanto una mejora actividades de producción cuánto reducir el esfuerzo para mantener los flujos de información dentro de la empresa. Un ejemplo clásico es la implementación de un sistema para combinar información financiera y operativa en una sola base de datos.

La mayoría de los ERP que afirman ser sistemas empresariales integrados se crearon originalmente con el propósito de administrar las relaciones con los clientes, las finanzas y la contabilidad. En consecuencia, fueron desarrollados por profesionales de contabilidad y finanzas con la ayuda de profesionales de TI. Como resultado, los sistemas ERP proporcionaron la información que necesitaban los departamentos de contabilidad y finanzas, mientras que la fabricación y otras unidades operativas (ventas, compras, almacenes) proporcionaron esta información. La implementación de este tipo de sistemas, que no afectan el negocio principal de las empresas, por lo general no conduce a ningún resultado significativo.

Sistema ERP - metodo efectivo gestión comercial, que ayuda a administrar el flujo de trabajo en su conjunto, planificar las actividades de los elementos comerciales individuales de la empresa y mejorar el funcionamiento de todas las instalaciones de producción.

Aprenderás:

• ¿Qué es un sistema ERP y cuándo se necesita?
• Cuáles son las ventajas y desventajas de un sistema ERP.
• ¿Qué funciones realiza el sistema ERP en la empresa?
• Cómo elegir un sistema ERP.
• Cómo implementar correctamente un sistema ERP en una empresa.
• Qué tipo de capacitación se necesita para el personal que trabajará con el sistema ERP.
• ¿Qué determina el costo de un sistema ERP?

¿Qué es un sistema ERP y cuándo se necesita?

Para comprender mejor el significado de un sistema ERP, no basta con conocer la decodificación de estas letras (Enterprise Resources Planning) y la traducción esta definición al ruso (planificación de recursos empresariales), es mejor estudiar la historia de su ocurrencia.

A finales del siglo XX, la masa automatización de procesos de negocio: Las PC se estaban extendiendo rápidamente, los programas para el mantenimiento financiero y contabilidad, gestión de documentos electrónicos, comprobando el funcionamiento de las máquinas y equipos.

La diferencia en los principios comerciales no estuvo solo en la digitalización de la información, sino también en el surgimiento de nuevos métodos para analizar e intercambiar datos, combinando inicialmente diferentes tipos de información. El resultado de esto fue la oportunidad de ver todo el trabajo de la empresa como un todo y analizar el funcionamiento de sus áreas individuales (el trabajo de la producción principal, almacén, contabilidad). La información obtenida permitió distribuir de manera más competente el uso de las capacidades productivas y tomar las decisiones correctas.

Esta forma de hacer negocios se llama ERP. software utilizado para este propósito ha sido identificado como un sistema EPR.

Por lo tanto, todos los programas diseñados para contabilidad, gestión de personal, etc., son parte del sistema ERP, mientras que CRM (sistema de gestión de relaciones con los clientes) también se refiere a ERP y se traduce como "sistema de gestión de relaciones con los clientes".

Actualmente, todos los componentes anteriores de la configuración básica del sistema ERP a menudo se usan como programas separados. Por ejemplo, solo la contabilidad puede automatizarse en una empresa, mientras que toda la demás información se almacena en varios programas del paquete estándar de MS Office.

No tiene sentido discutir si CRM y la contabilidad electrónica son componentes de un sistema ERP, sin embargo, está claro que con el tiempo, el nivel de automatización de los flujos de trabajo comerciales solo crecerá junto con la cantidad de licencias de software vendidas, así como el volumen de los servicios de instalación y mantenimiento posterior.

En una situación en la que la empresa inició sus actividades recientemente, no hay necesidad de una automatización profunda de los procesos de trabajo. Los documentos se pueden preparar en aplicaciones informáticas estándar, y el director podrá aclarar la información necesaria de uno de los miembros del personal. Sin embargo, junto con la expansión de todo el negocio, aumenta el número de operaciones, documentación y empleados, lo que conlleva la necesidad de almacenar y analizar toda la información en formato electrónico.

Si la empresa en su conjunto no utiliza un sistema ERP, entonces, por regla general, toda la información se almacena aleatoriamente, lo que dificulta encontrarla. A veces, hay situaciones en las que el trabajo del sistema ERP se establece solo en alguna división separada.

¿Qué funciones realiza el sistema ERP en la empresa?

La funcionalidad dentro de la cual es posible utilizar un sistema ERP depende de la escala y la dirección de una empresa en particular, los detalles de su trabajo, pero en general debe estar dirigido a administración General negocio. La funcionalidad estándar es:

1. Producción

• elaborar especificaciones para productos manufacturados o servicios prestados para calcular el volumen de consumibles necesarios y las horas de trabajo de los empleados;
• planificar y gestionar el trabajo de la empresa a varias escalas: desde una Equipo de producción y terminando con divisiones enteras.

2. Finanzas

• elaboración de planes para el uso de los recursos financieros de la organización y seguimiento de los resultados;
• contabilidad corriente, contabilidad de impuestos y otros pagos al presupuesto y fondos extrapresupuestarios, informes financieros y control;
• trabajar con activos de la empresa, que incluyen efectivo en cuentas bancarias, valores, activos fijos (por ejemplo, bienes raíces).

3. Logística

• gestión del aprovisionamiento de materiales y envío de productos terminados: mantenimiento de una base de datos de contratos y contrapartes, elaboración de planos e informes sobre existencias, etc.;
• preparación de datos para todos los necesarios consumibles para cumplir con las normas de producción previamente calculadas.

4. Marcos

• registros de personal y mantenimiento de hojas de tiempo, dotación de personal, nómina;
• búsqueda y registro de empleados;
• preparación de planes de trabajo.

• elaboración de planes para la venta de productos;
• preparación e implementación de campañas publicitarias y comunicaciones de marketing;
• cálculo de precios de productos manufacturados, desarrollo de programas de descuento, rebajas, etc.

6. Proyectos. Informes

• disponibilidad en en numeros grandes formularios de informes estándar para todas las áreas de las actividades de la organización, así como la capacidad de crear informes adicionales;
• verificación y análisis de rendimiento empresas;
• desarrollo Política general el trabajo de la organización, incluido el establecimiento de plazos para cada una de las tareas, el cálculo de los recursos necesarios para estos fines ( Dinero materiales, trabajadores).

Sistema ERP en la empresa: 4 etapas de implementación.

Una implementación completa de un sistema ERP en una organización puede llevar desde un par de semanas hasta varios años (dependiendo del volumen y la escala de las actividades de la empresa). Al mismo tiempo, tanto los propios especialistas en TI de la empresa como los empleados de la empresa desarrolladora pueden instalar el sistema ERP.

La implementación de un sistema ERP se puede dividir en los siguientes pasos:

Etapa 1. Organización primaria

La etapa en la que se definen las tareas, se establecen los objetivos, después de lo cual se realiza un plan de proyecto.

Etapa 2. Desarrollo del proyecto

Además, se estudia el trabajo de la empresa: planes de desarrollo, procesos de producción. Esta información es la base para seleccionar la estructura del sistema ERP, así como para realizar ajustes al plan técnico (si es necesario).

Etapa 3. Ejecución del proyecto

El procedimiento para implementar procesos comerciales en la empresa se basará en el sistema ERP instalado, por lo que en esta etapa es necesario transferir datos de los sistemas contables que se utilizaron anteriormente al sistema ERP, unificarlos entre sí. En una situación en la que resulta que los módulos del sistema ERP no son suficientes para esta empresa, en esta etapa es posible refinarlo. Una vez completada la instalación, los principios básicos del sistema ERP se presentan a los empleados de la organización y se realizan pruebas de prueba.

Etapa 4. Puesta en marcha

En la etapa final, puede encontrar y solucionar problemas que surjan durante la operación del sistema ERP.

¿Qué métodos se utilizan para implementar un sistema ERP?

Los siguientes métodos se pueden utilizar para implementar un sistema ERP:

1. Implementación escalonada, cuando la implementación del sistema ERP se realiza por turnos en algunos procesos interconectados, lo que minimiza riesgos de problemas.
2. "Big bang": todo el sistema se instala a la vez. Este enfoque se puede utilizar en una organización pequeña con procesos de fabricación simples. Al mismo tiempo, se debe prestar especial atención a la etapa de prueba para identificar todos los posibles errores en la operación del sistema ERP.
3. La implementación es una instalación parcial de software con distribución posterior a otras estructuras empresariales. En un sitio separado, el método de implementación se puede aplicar tanto en etapas como simultáneamente, ya que, en general, los riesgos de una implementación fallida son pequeños.

La elección del método de implementación de un sistema ERP para cada empresa debe hacerse con mucho cuidado, analizando los posibles costos, así como teniendo en cuenta la experiencia de otras empresas.

Quién capacita al personal sobre qué es un sistema ERP

Explicar los conceptos básicos para trabajar con un sistema ERP es una de las etapas más difíciles de su implementación. Hacer negocios con un sistema ERP puede cambiar los procesos de negocios en una empresa, lo que implica la necesidad de llevar a cabo a la par con deberes oficiales así como la funcionalidad asociada al uso de este paquete de software. Así, el punto principal para la gestión de la empresa es preparar moralmente al personal para trabajar con el sistema ERP.

Al implementar un sistema ERP, puede haber un problema con la falta de deseo entre los empleados comunes de aprender a trabajar con él, porque dicha automatización facilita el trabajo de la administración. En esta situación, la salida es el traslado de dichos trabajadores a otros puestos. La mayoría del personal, por regla general, piensa en el futuro y comprende la necesidad de capacitación para utilizar los conocimientos adquiridos en el trabajo.

De la calidad de la aprendiendo dependerá de la eficiencia del uso del sistema ERP. Los empleados deben tener una buena comprensión de los conceptos básicos de su trabajo y tener la motivación adecuada, porque si el personal no comprende para qué se utilizan tales innovaciones, los resultados de la implementación del sistema ERP no se notarán. Por lo tanto, los empleados deben comprender que el uso de este paquete de software puede ser una palanca importante para mejorar la eficiencia de toda la empresa.

La capacitación de los empleados en los conceptos básicos para trabajar con un sistema ERP debe comenzar con anticipación. Es posible realizar una interna campaña de publicidad, prepare información accesible sobre los objetivos que se lograrán después de comenzar a usar este paquete de software. En un documento especialmente desarrollado, "Estrategias de capacitación del personal", esta tarea se designa primero. En este documento, todos los empleados de la empresa se dividen en grupos según la cantidad de actividades de capacitación necesarias, y se enumeran todos los demás pasos de capacitación.

Como regla general, se asignan varios grupos en los que se divide todo el personal. Por ejemplo, se puede distinguir un grupo separado administracion de COMPAÑIA y mandos intermedios que gestionarán directamente el funcionamiento de la empresa y tomarán las decisiones necesarias. Otro grupo es esa parte de los usuarios que realizan la funcionalidad principal al trabajar con el sistema ERP, sin profundizar en los detalles de los procesos comerciales, pero con un conocimiento profundo del paquete de software. Y el tercer grupo es la parte principal de los empleados que ingresarán los datos primarios en el programa.

Los primeros dos grupos deben ser capacitados por empleados de la organización que desarrolló el sistema ERP, mientras que la mayor parte del personal del tercer grupo puede aprender los conceptos básicos del programa de forma remota o a través de aquellos que ya han recibido conocimientos necesarios colegas.

La formación se puede realizar en centros de formación consultoras y directamente en la empresa. En algunos casos, los desarrolladores de sistemas ERP definen requisito previo obtener un certificado apropiado de los empleados del segundo grupo.

Las agencias de consultoría celebran acuerdos con los principales proveedores, como SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, lo que les otorga el derecho de capacitarse sobre cómo trabajar con el programa y emitir documentos de respaldo al finalizar la capacitación. Puede encontrar información sobre esto en los sitios web oficiales de dichas empresas. Los desarrolladores nacionales, "Sail" y "Galaktika", tienen sus propios centros de capacitación.

Sistema ERP: un ejemplo de implementación exitosa

Una de las empresas dedicadas a la producción y venta de equipos de refrigeración - corporación howe(EE. UU.) – con el fin de realizar negocios de manera más eficiente, decidió implementar un sistema ERP basado en una arquitectura orientada a servicios (SOA) de 2ª generación. Esto permitió obtener resultados de inmediato y ver los beneficios de utilizar este sistema ERP, ya que la calidad y la rentabilidad de todos los procesos comerciales aumentaron significativamente.

Esta organización tuvo la oportunidad de analizar más cualitativamente el volumen de reservas de material y la necesidad de su reposición. Después de la implementación del sistema ERP, Howe Corporation tiene todo herramientas necesarias para planificar actividades tanto a corto como a largo plazo, lo que elimina el uso de un método de planificación de calendario poco fiable.

Además, todas las posibilidades de uso del sistema ERP fueron evaluadas por una empresa internacional alfa laval, que se ha fijado el objetivo de lograr un mejor rendimiento mediante la mejora de la eficiencia de los procesos de negocio. En una de las oficinas de Alfa Laval en Bulgaria, se utilizó el sistema ERP Epicor iScala, que ayudó a realizar un análisis detallado del uso de materiales y materias primas, controlar el momento de su compra para cumplir con los pedidos pertinentes, que afectaron reducción de residuos industriales. Al mismo tiempo, dado que el sistema ERP automatizó por completo todos los procesos comerciales, esto permitió reducir el volumen de productos en exceso en los almacenes, así como minimizar el tiempo de inactividad en la producción.

otra empresa es Electrónica IO- también puede servir como ejemplo del uso exitoso de un sistema ERP. Su objetivo era alcanzar con éxito los objetivos fijados para los próximos 4 años.

Como dijo el director de IO Electronics, con el rápido desarrollo de las actividades y el desarrollo de otras áreas de producción, la rentabilidad de la empresa puede disminuir significativamente si hay fallas en el intercambio de información entre divisiones internas. Sin embargo, cuando se utiliza un sistema ERP, toda la información está disponible en línea. Una vez completada la tarea, el sistema ERP se actualiza, lo que le permite realizar un seguimiento de todo el proceso de manufactura y ver la disponibilidad real de un producto en particular, así como evitar la sobreabundancia de inventarios en los almacenes.

practicante dice

Cómo un sistema ERP redujo la necesidad de capital de trabajo en un 40%

Serguéi Sukhinin,

Dado que anteriormente nuestra empresa no contaba con un sistema ERP, era imposible notar rápidamente cambios en el proceso comercial, lo que implicaba falta de materiales para el ensamblaje de productos terminados, actividades descoordinadas de los talleres, deterioro en la calidad del producto final y Mayor consumo de materias primas. Todos estos costos innecesarios solo podrían reducirse implementando un sistema ERP.

La actividad principal de nuestra organización es la producción, por lo que las tareas de automatización de la planificación y la gestión de los procesos comerciales fueron las principales prioridades. Habiendo determinado que un sistema ERP nos ayudaría a resolver nuestras tareas, queríamos lograr objetivos tales como:

1. Aumentar la eficiencia del gasto de capital de trabajo.
2. Reducción de inventarios almacenados en almacenes.
3. Creación de un programa de producción teniendo en cuenta las capacidades disponibles.
4. Reducir el nivel de trabajo en curso.
5. Creación de una lista general de materiales utilizados en la producción.
6. Proceso de cálculo de tasa de material mejorado.
7. Aumentar la precisión de los planes de compras, lo que ayudará a reducir el volumen de existencias ilíquidas en los almacenes.

Recién tras la implantación del sistema ERP conseguimos planificar correctamente el volumen de materiales necesarios para la producción en base al análisis de stocks en almacenes, lo que supuso una reducción del coste de capital de trabajo en un 40%. Además, dicho análisis ayuda a comprar solo aquellos materiales que son necesarios para un proceso comercial en particular. También se ha optimizado estructura organizativa empresa, que contribuyó a la reducción de empleados del departamento de producción y despacho en un 50% sin reducir la calidad del trabajo.

Podemos resumir los siguientes resultados de la implantación del sistema ERP en nuestra empresa:

1. Los saldos de producción en los almacenes se redujeron en 60 millones de rublos.
2. En todas las áreas de actividad, el control se realiza en base a los resultados del análisis de los indicadores medidos. Los ingresos de los empleados dependen del trabajo que hayan realizado o dejado de realizar, y ellos son los únicos responsables de ello.
3. La compra de materias primas de producción y su posterior distribución a los talleres están totalmente controladas.
4. El saldo de materiales ilíquidos disminuyó en 20 millones de rublos.
5. El plan de adquisiciones se ha vuelto óptimo, se le realizan cambios de manera oportuna si surge tal necesidad.
6. Se hizo posible planificar la carga en capacidad de producción y, en consecuencia, el número de trabajadores necesarios para ello.

¿Qué sistema ERP tiene demanda entre las empresas rusas?

Los sistemas de software que existen actualmente en el mercado de tecnología de TI pueden ser desarrollados por empresas nacionales y extranjeras. Al mismo tiempo, difieren no solo en el país de desarrollo, sino también en la funcionalidad integrada.

Los sistemas ERP extranjeros, como los programas de SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, se pueden utilizar en empresas de cualquier categoría y son ejemplos a seguir. Sin embargo, al trabajar con dichos sistemas en Rusia, pueden surgir algunas dificultades:

• ausencia en cantidad requerida especialistas capacitados al nivel apropiado para la implementación y el mantenimiento posterior del sistema ERP;
• la falta de voluntad de las organizaciones nacionales para reconstruir los procesos comerciales establecidos, ya que los sistemas de gestión extranjeros tienen diferencias significativas con los que se utilizan en Rusia;
• alto costo de implementación.

Sin embargo, los desarrolladores rusos también están tratando de expandir las capacidades de sus propios sistemas de software de acuerdo con las necesidades de los clientes. Dichos sistemas ERP hacen frente con éxito a las tareas establecidas en el caso de que sea necesario automatizar ciertas áreas del trabajo de la organización y no es necesario introducir un paquete de software en el trabajo de toda la empresa en su conjunto. Un ejemplo es el software de las empresas 1C y Galaktika.

11 errores de implementación de ERP

Para mejorar la eficiencia de la empresa, instalar un sistema ERP es casi la tarea más costosa y difícil. El precio final de implementación, así como el tiempo requerido para ello, dependerá de la cantidad de errores que se produzcan en el proceso.

Error 1. Mala planificación.

Este hecho puede conducir a una mala comprensión del estado presente y futuro del sistema ERP, automatización incorrecta de los procesos comerciales.

Error 2. Análisis superficial de organizaciones-desarrolladores de sistemas ERP.

Como regla general, el criterio principal es el bajo costo, pero a veces los desarrolladores subestiman deliberadamente el costo de los servicios para probar el proceso de implementación en el primer cliente. Tras una instalación de este tipo, se pueden identificar fallas y fallas graves en el sistema.

Error 3. No entender las necesidades de la empresa.

Después de decidir que aún es necesario implementar un sistema ERP, la empresa cliente no comprende completamente qué módulos de software necesitan instalar. Esto puede ser utilizado por vendedores sin escrúpulos que incluirán muchos componentes innecesarios en el sistema ERP o, por el contrario, la funcionalidad instalada no será suficiente.

Error 4. Subestimación de los costos de tiempo y material.

La determinación incorrecta del tiempo de implementación y el costo de instalación de un sistema ERP puede generar expectativas poco razonables de un rápido aumento en la eficiencia de los procesos comerciales.

Error 5. Falta de empleados calificados en la empresa del cliente.

El equipo de la empresa debe incluir empleados con un nivel suficiente de conocimiento en cualquier campo, desde administración y contabilidad hasta contabilidad en el almacén, adquisición de materiales, etc.

Error 6. Falta de prioridades.

Si no establece las prioridades correctas inicialmente, durante la instalación de un sistema ERP, a menudo tendrá que cambiar entre diferentes tareas, y esto puede provocar un retraso en el proceso de instalación, problemas imprevistos, etc.

Error 7. Insuficiente formación del personal.

Si no muestra a los empleados toda la funcionalidad del sistema ERP y cómo usarlo, el personal de la organización puede negarse a trabajar en el sistema por completo o usar sus capacidades solo parcialmente.

Error 8. Subestimar la exactitud de la información primaria.

Porque punto clave Dado que el trabajo del sistema ERP es el análisis de la información, el resultado de su trabajo dependerá en gran medida de la exactitud de los datos iniciales. Evite errores de tipeo y verifique cuidadosamente la información proporcionada.

Error 9. Usar aplicaciones desactualizadas.

Muy a menudo, las empresas utilizan un sistema ERP y un software previamente instalado en paralelo: hay una entrada de datos duplicada. De esta manera, se incrementa el tiempo para la implementación final del sistema ERP.

Error 10. Falta de un período de prueba.

A veces, la prueba del paquete de software instalado se lleva a cabo solo en unos pocos usuarios, lo que no le permite ver todas las deficiencias y la carga actual en el sistema ERP de manera oportuna.

Error 11. Falta de un plan de mantenimiento e implementación de actualizaciones.

Sin esto, el paquete de software muy pronto se volverá irrelevante. Para el componente de hardware del sistema ERP, es necesario aumentar periódicamente la capacidad de producción, ya que también crecerá el volumen de información procesada. El componente del programa puede requerir ajustes en caso de, por ejemplo, cambios en la legislación.

Estos errores son los más comunes, pero cada empresa puede tener problemas individuales. Para minimizarlos, debe preparar cuidadosamente un plan para instalar un sistema ERP en cada etapa.

Qué determina el costo de un sistema ERP

El precio final del sistema ERP será una combinación de los siguientes componentes:

1. Los precios del propio complejo de software: el conjunto principal de módulos y componentes adicionales.
2. Costo del servicio de instalación.
3. Realización de mejoras y ajustes al programa en base a las necesidades de la empresa cliente.
4. Más servicio y soporte.

Para reducir el costo de implementar un sistema ERP, primero es necesario prestar atención a los proveedores rusos, ya que programas extranjeros tienen un precio de adquisición más alto y requieren cambios significativos para cumplir con la legislación nacional.

Opinión experta

La implementación del sistema ERP le costó a la empresa $ 2,5 millones

Serguéi Sukhinin,

Jefe del departamento de sistemas automatizados Dirección de JSC "Complejo científico y de producción "Elara", Chuvashia

La licencia para instalar el sistema ERP nos costó $470,000 y el costo total de implementación fue de $2,500,000. Sin embargo, ya en el proceso de uso del sistema ERP, se logró un efecto positivo, mientras que los costos se reembolsaron por completo 1,5 años después de la instalación de este paquete de software.

Información sobre expertos

sergey bratukin, director de la práctica "Distribución" Columbus IT&Russia, Moscú. Sergey Bratukin en 1997-2005 trabajó como consultor en la división rusa de Columbus IT. Participó en la implementación de proyectos a gran escala para la implementación de sistemas ERP en empresas como Torgovaya Ploshchad, Distrito Militar de Moscú, Starik Hottabych, Formula Kino, Avtomir, etc. Internacional consultoría Columbus IT brinda servicios de consultoría para la selección, implementación y mantenimiento de sistemas de información, así como también consultoría de gestión. Fundada en 1989 en Dinamarca, actualmente cuenta con oficinas en 28 países alrededor del mundo. Durante los ocho años de trabajo de Columbus IT en Rusia, más de 200 empresas se han convertido en clientes de la empresa, incluidas SSM-Tyazhmash, Trade House Perekrestok, Dixy, L'Etoile, Unimilk, Istok, Toyota y muchas otras.

Serguéi Sukhinin, Jefe del Departamento de Sistemas de Control Automatizado del Complejo Científico y de Producción OJSC Elara, Chuvashia. JSC "Complejo científico y de producción "Elara"" es un fabricante ruso líder de sistemas de vuelo y navegación, automáticos y control remoto, tecnología informática de a bordo y sistemas de visualización para aeronave militar y aviación Civil. Como parte del acuerdo de cooperación con OAO Russian vias ferreas» OJSC Elara se prepara para la producción de dispositivos y sistemas para transporte ferroviario Rusia.

Implementación de sistemas ERP

Planificación de recursos empresariales (ERP), que en traducción significa sistemas de información de planificación de recursos empresariales, se han convertido durante mucho tiempo en un área de actividad común para empresas medianas y grandes. La introducción de redes de información tiene como objetivo mejorar la eficiencia de los procesos comerciales, que son el suministro, la comercialización y la producción. La introducción de esta tecnología afecta significativamente el aumento de la productividad de la empresa en su conjunto. Pero ERP no es solo la automatización de procesos de negocio, también es la automatización de tales funciones de gestión como planificación, control y contabilidad.

El sistema ERP es radicalmente diferente del programa con el que todos estamos familiarizados. oficina de microsoft, que funciona igual en todos los equipos. Funcionalidad del sistema ERP depende directamente de una definición clara de la tarea de una empresa en particular y su ajuste a estas tareas. El beneficio total de usar este sistema se logra solo si está diseñado y configurado correctamente, lo que ayudará a que el negocio sea más manejable en el futuro.

Rasgo distintivo sistemas ERP de otros sistemas radica en el hecho de que ayuda a recopilar datos sobre las actividades de la empresa y solo sobre la base de la información recopilada, el sistema podrá analizar los datos. Una característica importante de este sistema es que las transacciones comerciales en el sistema se registran solo una vez y podemos analizar de inmediato su impacto en las actividades de la empresa de acuerdo con los informes recibidos.

El sistema de información de planificación de recursos empresariales es un sistema bastante desarrollado y sus funciones están en constante desarrollo y mejora, pero, sin embargo, sucede que después de que el sistema ERP se ha implementado en una empresa en particular y todos los métodos de implementación se han utilizado correctamente, el las empresas de gestión aún no logran obtener un control completo de la información sobre las actividades de la empresa. Y lo más interesante, no pasa nada significativo, sino todo lo contrario, todo sigue igual. ¿Cuál es el problema aquí? Puede haber muchos factores que inciden en el funcionamiento incorrecto de un sistema ERP. Esto puede ser, por ejemplo, ejecución incorrecta de documentos primarios, fallas y violaciones en la política de ventas, la presencia de exceso de existencias en la empresa. Incluso es posible que muchas empresas, después de la introducción de un sistema ERP, lo rechacen, debido al hecho de que supuestamente responde de manera inadecuada e inoportuna a las tareas que se le asignan. Pero este es el caso no solo en nuestras empresas, hay evidencia de que en Occidente, la proporción de implementaciones exitosas del sistema ERP en las empresas representa menos del 50% de los casos.

Pero, ¿por qué un porcentaje tan grande de implementaciones de sistemas ERP no tienen éxito? Si analizamos las implementaciones fallidas de un sistema ERP, queda claro que uno de los principales factores de las implementaciones fallidas es una violación del principio de diseño del sistema. Control automático (ACS). Existe la opinión entre los especialistas de que los proyectos de implementación de sistemas de control automatizado no dan resultados positivos debido a que al diseñar estos sistemas no se tiene en cuenta la estrategia de desarrollo del negocio, los procesos de negocio se reprograman con demasiada frecuencia.

Cabe destacar los siguientes errores:

1. Al diseñar un sistema ERP, no se tiene en cuenta la estrategia de desarrollo posterior de la empresa.

Como muestran los análisis, este es el principal error al implementar un sistema ERP. Veamos por qué sucede esto. Detrás últimos años la economía y los diversos sectores económicos en los que operan las empresas han cambiado significativamente y continúan cambiando constantemente, en este contexto es imposible configurar el sistema de información correctamente, ya que no podrá tener en cuenta posibles cambios en el negocio en el futuro. Un ejemplo de esto es el hecho de que las empresas que operan en la industria del petróleo y el gas retiraron todos los activos secundarios y, mientras tanto, la información sobre estos activos era una parte importante del sistema de control automatizado. Otro ejemplo: las empresas que operan en el campo de la metalurgia han reducido casi a la mitad el número de sus empleados, lo que afecta la cantidad de lugares automatizados, que tampoco se pueden tener en cuenta al implementar sistemas ERP. En base a todo esto, queda claro que es necesario mejorar y modernizar de alguna manera los sistemas de planificación de recursos empresariales para que en el futuro sea posible tener en cuenta todos los indicadores cambiantes. De lo contrario, la introducción de sistemas ERP se convertirá en una especie de carga para las actividades correctas y productivas de la empresa. Pero ahora es posible implementar un sistema ERP con todas las funciones en las empresas, pero este es un proceso largo y puede llevar de 3 a 5 años. Para no repetir errores en el futuro, es necesario diseñar y pensar la estructura y la escala de las actividades de la empresa con al menos tres años de anticipación. Pero aquí, nuevamente, con un pronóstico incorrecto de las perspectivas de las actividades de la empresa en el futuro, es posible que se produzcan grandes pérdidas y gastos, por ejemplo, para la compra de equipos adicionales para sistemas ERP, lo que genera gastos imprevistos para pagar el tráfico de Internet. A pocas personas les resultará agradable cuando, después de cierto tiempo, se plantee la cuestión de transferir un sistema ERP existente a otra plataforma.

También se deben tener en cuenta constantemente otras áreas de desarrollo comercial: esta es la expansión de la práctica de producción a pequeña escala y la organización de sucursales, y una reducción significativa de las existencias de reserva y un control más estricto de los tiempos de entrega. Al llevar a cabo todas estas medidas, aumenta la carga en el rendimiento del sistema ERP, del cual depende la puntualidad y la eficiencia del registro de las transacciones comerciales, de lo contrario, cualquier dato recopilado mediante este sistema será ineficaz.

2. Diseño de sistemas de información “de abajo hacia arriba”.

Es posible establecer correctamente los objetivos de la empresa y las perspectivas para su posterior desarrollo exitoso solo utilizando el método de diseño de arriba hacia abajo. La práctica demuestra que la creación de un sistema de gestión de la información eficaz es costosa, ya que es casi imposible tener en cuenta todo el flujo de información que aparece en la empresa. Por lo tanto, al diseñar un sistema ERP, cada desarrollador enfrenta el problema de pasar de obtener la cantidad total de información a un cierto límite. La tarea principal en el diseño de un sistema ERP es la elección de la dirección principal significativa para la adopción efectiva las decisiones de gestión. Dado que la empresa recibe diariamente grandes cantidades de información de diversos contenidos, el diseñador debe seleccionar solo la información más significativa e importante de todo este flujo de información. Naturalmente, cada empresa tiene sus propias necesidades de soporte de información. Por lo tanto, el diseño correcto de un sistema ERP significa, en primer lugar, la selección de información que es importante para las capas superiores de gestión, y solo luego el diseñador desciende. Este método está diseñado principalmente para obtener información crítica que necesita la alta dirección. Pero como muestra la práctica de diseñar sistemas ERP, los diseñadores, sin entrar en detalles sobre la importancia de la información entrante, ingresan mucha información innecesaria y redundante en el sistema, lo que aumenta el costo del sistema de control automatizado. Como resultado, debido a la insuficiencia e integridad de la información recibida, la gestión de la empresa se resiente. Y la dirección de la empresa recibe ingentes cantidades de información sin analizar, lo que ralentiza significativamente el proceso de toma de decisiones gerenciales, hay muchos ejemplos de esto. Para que una empresa no reciba información redundante e ineficiente al diseñar e implementar un sistema ERP, lo que requiere costos significativos, es necesario tener en cuenta los objetivos de la empresa al diseñar un sistema ERP y, con base en esto, determinar correctamente el tipo y naturaleza de la información recibida por la empresa.

3. Rediseño incorrecto de los procesos de negocio.

A menudo sucede que una empresa que decide implementar un sistema ERP decide dar un paso tan significativo como el rediseño o la reingeniería de todos los procesos comerciales existentes en la empresa y su posterior implementación, y subordinar los requisitos del sistema ERP. O es posible que la empresa insista en mantener todos los procesos comerciales existentes mientras reconstruye el sistema ERP seleccionado y, a veces, incluso lo reescribe por completo. Pero estas dos opciones para implementar un sistema ERP son simplemente incorrectas, lo que en el futuro afectará negativamente la eficiencia de la empresa.

Al realizar la reingeniería de todos los procesos comerciales, aumenta el riesgo de que el sistema ERP que se está implementando en la empresa no se utilice en absoluto. Dado que la práctica de la reingeniería de procesos de negocios muestra que cualquier cambios significativos Los procesos de negocios son muy difíciles de arraigar y, como resultado, se usan muy raramente.

Si nos fijamos en las empresas occidentales, veremos que los sistemas ERP occidentales se desarrollan teniendo en cuenta la experiencia mundial en la implementación de estos sistemas basados ​​en la experiencia de construir y optimizar procesos comerciales. En base a esto, se hace evidente que esta experiencia debe ser tenida en cuenta a la hora de mejorar el sistema de gestión en nuestro empresas rusas y empresas. Pero puede suceder que los diseñadores del sistema ERP no siempre utilicen correctamente las referencias a las prácticas occidentales, ya que las empresas nacionales operan en un entorno económico completamente diferente.

Guardar todos los procesos comerciales existentes también es un método ineficiente, porque el sistema resultante pierde su confiabilidad y eficiencia debido a múltiples modificaciones y revisiones. Esto incide en el riesgo de procesamiento erróneo de la información de entrada, y tampoco habrá ningún beneficio de automatizar el sistema seleccionado, ya que los procesos de negocio modificados y rediseñados serán ineficaces. La empresa en este caso dependerá del sistema de gestión elegido y automáticamente se verá privada de la oportunidad de mejorar sus actividades. Con base en estos métodos, es importante encontrar un punto medio "dorado" entre la reingeniería de procesos comerciales y el perfeccionamiento del sistema existente.

4. Juicio erróneo eficiencia económica implementación de un sistema ERP.

La implementación de un sistema ERP cuesta mucho dinero, esto incluye la compra equipo necesario, computadoras, pago de servicios de consultoría, etc. En este sentido, el jefe de la empresa deberá resolver el problema principal de la eficiencia económica del sistema ERP implementado. El gerente se enfrenta a la tarea de comparar los costos de la automatización de procesos comerciales con los resultados económicos finales del proyecto. La solución de este problema incluye respuestas a las siguientes preguntas: qué información recibirá finalmente el gerente, qué pérdidas ayudará a evitar, cómo maximizar la eficiencia de los recursos de la empresa utilizados. Si al menos uno de estos problemas no se resuelve, es muy posible que el costo de implementar un sistema ERP no se justifique o simplemente no se pague. Para evitar posibles fallas, es necesario determinar el precio de incluir cierta información en todas las etapas de diseño e implementación de un sistema ERP. Pero eso no es todo. Es necesario resolver el problema de la eficiencia económica incluso cuando se crea un prototipo del futuro sistema ERP. La mayor eficiencia de la implementación del sistema ERP solo es posible cuando la empresa tiene un sistema de gestión bien construido.

factor positivo Influir en el funcionamiento correcto y eficiente del sistema ERP implementado es la presencia de una rica funcionalidad. Pero la práctica muestra que no es raro que el sistema ERP implementado sirva en una empresa como una herramienta para ayudar a preparar declaración de impuestos o más que eso, una simple calculadora. Varias razones pueden contribuir a esto, desde la elección incorrecta de una empresa de consultoría que ayude a la empresa a implementar un sistema ERP, hasta la elección incorrecta de tareas y objetivos por parte del diseñador del sistema. Muchas empresas cometen un gran error, guiadas por el principio de "compre ahora y luego veremos". Por lo tanto, estas empresas también sufren pérdidas significativas de fondos.

La creación e implementación de un sistema ERP en una empresa o emprendimiento implica inicialmente cambios radicales en los procesos de negocio de una determinada empresa o empresa. Esto se ve facilitado por la metodología para implementar el sistema ERP, la funcionalidad de este sistema ERP. Hay sistemas de la clase SAP R/3, para los cuales la práctica de implementación generalmente aceptada es atraer los procesos comerciales de la empresa a la rica funcionalidad ya existente del sistema ERP. Como resultado de la introducción de este sistema, la empresa incurre en serios costos por la gestión del proyecto implementado, así como por cambios en sus propios procesos comerciales. También existen sistemas como MS Navision Attain y Axapta, que se consideran sistemas de clase media. Estos sistemas se encuentran entre los mejores sistemas de esta clase; al implementar estos sistemas, el diseñador inicialmente se enfoca en la adaptabilidad a los procesos requeridos de la empresa. Es decir, el objetivo principal de implementar estos sistemas se centra en los procesos del cliente, y solo entonces en la funcionalidad del sistema. Los sistemas ERP modernos tienen un entorno de desarrollo integrado y de alto nivel, en este caso es posible crear un sistema que satisfaga completamente todos los requisitos existentes de la empresa.

Para empezar, sobre el proyecto en sí: la implantación de 1C: ERP en empresa industrial. Cuando llegamos al cliente (en 2015), el número de la planta era de 5 mil personas. Durante el proyecto, la planta creció significativamente y aumentó los volúmenes de producción, ahora emplea cerca de 6,5 mil empleados. 1C está instalado en 1,2 mil puestos de trabajo. Los usuarios que trabajan activamente ahora (junio de 2017) son alrededor de 350, se planea aumentar a 450.

La empresa es parte del complejo militar-industrial de Rusia y, por lo tanto, tiene sus propios detalles.

Antes de este proyecto, inicié empresas medianas (1000-1500 empleados, 50-150 puestos de trabajo). Ya hemos aprendido a hacerlos, habiendo desarrollado una metodología clara (ahora mi equipo y yo tenemos un tiempo promedio para pasar un proyecto a operación comercial 7-10 meses, dependiendo de su complejidad).

Pero resultó que, con más de 2,5 mil empleados, hay un salto cualitativo en la complejidad del proyecto, que requiere una revisión de la tecnología.

Entonces, en orden. Llegamos a la planta a finales de 2015. Inicialmente, la tarea era lanzar la contabilidad regulada. En el curso del modelado funcional, la gerencia del Cliente (por sugerencia del contador jefe) decidió transferir la función de ingresar documentos primarios "en el acto". El alcance del proyecto ha sido revisado para incluir almacenes centrales, almacenes, contabilidad de planta, gestión de contratos y BDDS. Los plazos para la introducción de la contabilidad regulada se trasladaron a 2017, y durante 2016 se automatizó la “primaria”.

La decisión de que los bloques funcionales se lanzarán a la operación piloto (en adelante, la “OPE”) por etapas, aunque nos trajo muchos quebraderos de cabeza, globalmente resultó ser correcta: al lanzarlos todos a la vez, simplemente ahogarse en un pozo de problemas, oh, que luego contaré.

Para ser honesto, pensé que la principal dificultad sería el sabotaje por parte de los usuarios. Antes de la introducción de 1C, no ingresaban nada centralmente en ninguna parte: alguien trabajaba en Excel, alguien trabajaba en sistemas escritos por ellos mismos. La base del flujo de trabajo eran los "papeles", que luego se entregaban al sistema de control automatizado para que los operadores los ingresaran en programa de contabilidad. Aquí, el equipo del proyecto por parte del Cliente abordó el problema de manera competente: se emitieron una serie de órdenes, firmadas por el Director General, que cerraron el problema. Las órdenes no se redactaron en el estilo habitual "se está lanzando un sistema en nuestra empresa ...", sino que eran bastante específicas "a partir de tal fecha, el departamento de contabilidad solo acepta documentos emitidos por 1C de los almacenes". Para eliminar un posible malentendido, activamos de inmediato el código de barras de los documentos y distribuimos escáneres al departamento de contabilidad (de hecho, hubo intentos de entregar documentos "dibujados" por personas en Word).

La secuencia de lanzamiento se determinó de la siguiente manera: almacenes centrales, contratos, BDDS, almacenes de taller, contabilidad de taller y, en consecuencia, la contabilidad ya reglamentada, que también se dividió en secciones funcionales separadas.

El primer problema (aunque no el principal) era bastante predecible: se trata de volúmenes de datos. Sin embargo, inicialmente subestimé la escala de la misma. Por ejemplo, solo cargar (sin ningún procesamiento) los saldos para la "estimación baja" toma alrededor de 4 días. Y si se descubren repentinamente discrepancias como resultado, luego otros cuatro días y luego otro ... Es decir, esta etapa del trabajo debe elaborarse cuidadosamente junto con el cliente, literalmente por día, al planificar. Por ejemplo, aquí seguimos el camino habitual: descargamos solo directorios y pusimos a los usuarios en la "cuenta principal" para que después de que se completara la descarga de los saldos, todo se hiciera, verificara e ingresara en los registros operativos. Como resultado, físicamente no teníamos tiempo para reducir la contabilidad y acumular el reembolso del costo a fin de mes, y para presentar los informes de gestión, teníamos que transferir manualmente los montos de los costos del sistema anterior, y luego ajustarlos debido a diferentes métodos de contabilidad.

Además, el cliente no dispone de muchos de los datos necesarios en un formulario normal, por lo que es necesario pedir que se preparen con mucha antelación: por ejemplo, empezamos a recopilar una lista de pedidos abiertos para tres ( !!!) meses. Parecería, ¿qué es más fácil? La empresa debe tener información sobre qué a quién y cuándo debe producir y enviar. Pero resultó que, de forma formal, solo tenían números de orden (el requisito de organizar una contabilidad separada para la Orden de Defensa del Estado) y el nombre del producto, cantidad, tiempo, etc. se almacenaron en algún lugar de Excel o en contratos en papel.

En proyectos posteriores, comenzamos los preparativos para la migración de datos con los clientes inmediatamente después de la primera etapa del proyecto: el modelado funcional.

y escala hecho a mano siempre debemos tener en cuenta al diseñar: por ejemplo, inicialmente, al diseñar acuerdos mutuos, el cliente quería dividir la deuda en etapas de contratos, pero después de analizar los costos laborales del trabajo preparatorio junto con nosotros, esta idea fue abandonada .

Además, una gran cantidad de "primarios" aumenta el costo de los errores: si de repente se olvidó de completar algunos accesorios o le enseñaron a completarlos incorrectamente (lo que, desafortunadamente, sucede), entonces no podrá "ir rápidamente". por todo con tus manos”. En el mejor de los casos, recibirá los datos correctamente cumplimentados a partir del próximo mes. Es decir, en tales proyectos solo puede usar muy experimentado Grupo de proyecto- Las "jambas" de los principiantes simplemente no pueden corregirse.

Además, dicha escala impone requisitos específicos para la operación piloto: generalmente brindo un mes y medio a dos meses de soporte para áreas simples (por ejemplo, almacenes centrales), que es suficiente para trabajar en la unidad. Y aquí, algunos comerciantes comenzaron a analizar seriamente los datos del programa solo después de 3 meses. Es decir, antes de eso solo aprendieron a ingresar documentos al sistema. Resultó que en el curso del trabajo en el lanzamiento de otras secciones, fue necesario desviar recursos para apoyar bloques funcionales cerrados. Esto debe tenerse en cuenta al planificar las personas y el presupuesto.

Por separado, vale la pena mencionar la organización de informar a los usuarios del programa. Es necesario incorporar módulos en la configuración con anticipación para mostrar mensajes obligatorios: llamar a 350 personas y decir que la instrucción se ha actualizado o que el cálculo del costo se iniciará hoy no es realista. Aquí nos ayudó mucho un parche del BSP (biblioteca de subsistemas estándar).

Además del problema de escala descrito anteriormente, el segundo y principal problema del proyecto era que la empresa no contaba con personas que fueran dueñas en su totalidad del trabajo de algún área contable. Al principio pensé que estas eran las características de solo esta planta, pero ahora entiendo que para las grandes organizaciones esta situación es más bien la norma. Hay varios usuarios clave que lideran su propia "pieza" y hay un jefe de departamento que tiene su propia idea de cómo funcionan. Y entre ellos - el abismo.

Cómo trabajaba antes: para cada proceso, se determinaba su Propietario, quién formaba los requisitos para el mismo, desarrollamos un esquema de trabajo, lo revisamos con los usuarios clave y luego lo aprobamos con el propietario. Por lo general, esta técnica cierra bien el 80% de las operaciones, y el 20% restante se "aprieta" en la etapa de operación piloto. Hemos seguido este camino aquí también. La diferencia entre la realidad y las percepciones de los jefes de departamento surgió casi de inmediato. Pero los jefes dijeron “¡no puede ser!”, y los subalternos cultura corporativa no les importó. Como resultado, el esquema de trabajo aprobado contenía una parte de operaciones demasiado laboriosas, muchos controles redundantes y no contenía una cierta cantidad de “lo que definitivamente no tienen”. Todo esto tuvo que ser rehecho durante la operación piloto. Como resultado, las mejoras ya implementadas y presentadas se reescribieron radicalmente, y la propia OPE requirió la presencia constante de programadores.

Al problema de “difuminar” el conocimiento sobre cada proceso entre decenas de personas, se sumaron una gran cantidad de departamentos aparentemente similares (solo cuentan con unos 30 almacenes centrales), que, a pesar de la similitud de funciones, tenían sus propias especificidades y sus propias características contables, lo que significa que incluso las mismas operaciones se pueden realizar de varias maneras. El lema "unificación de procesos", declarado al inicio del proyecto, murió durante el primer lanzamiento de combate.

Analizando, al final del proyecto, todavía no veo una manera de reducir particularmente el riesgo de una discrepancia significativa entre los procesos descritos y la realidad: elaborar el esquema en detalle con cada unidad, y luego nuevamente con sus líderes, el presupuesto modelado funcional tendrá que aumentarse entre 5 y 7 veces y, por lo general, es difícil para los clientes comprender el valor este escenario y pague el 25% del costo del proyecto solo por una hoja de papel. Había una idea sobre una ejecución de prueba del sistema en varias divisiones, que probé en otro proyecto, pero no se justificó por completo.

Por el momento, he determinado por mí mismo que en proyectos de escala similar, tendré que soportar el refinamiento iterativo: solo organícelo correctamente e incluya inmediatamente en la evaluación el trabajo de los programadores para toda la operación piloto y aumente el términos de soporte al usuario al menos dos veces.

El tercer problema del proyecto se deriva de los dos primeros: una gran cantidad de usuarios (para lo cual se necesitan muchos consultores) y una gran cantidad de decisiones de diseño que se toman justo en la etapa de la OPE. Y como en ERP se puede resolver la misma tarea diferentes caminos, luego diferentes consultores usan diferentes métodos y, como resultado, el sistema comienza a "propagarse". Aquí no ayudan las “reuniones al final del día”, porque debido al volumen de los diferentes temas, los consultores simplemente se olvidan de muchas cosas por la noche.

En el futuro, introduciré un arquitecto independiente en dichos proyectos, que estará aislado de los usuarios durante la duración de la OPE y a través del cual se tomarán todas las decisiones de diseño. También actualizará las instrucciones para el usuario diariamente (realmente son necesarias para una gran cantidad de usuarios).

Cual es el resultado? A pesar de los golpes, lágrimas y canas, la unidad de gestión del cliente se puso en marcha. Ahora hemos pasado a la regulación. Espero que la experiencia adquirida en las primeras etapas ayude en su lanzamiento.

En el último artículo, hablé sobre qué es un sistema ERP, y también sobre los casos en los que la implementación de este sistema de software traerá beneficios reales y qué buscar al elegir un ERP. Y ahora quiero hablar sobre cómo obtener el beneficio práctico de un sistema ERP. Y para ello se debe implementar un producto de software.

Ya he escrito sobre la implementación de productos de software en la serie de artículos “Introducción de un producto de software. Características del trabajo de un consultor de empresas. Y muchas de las recomendaciones de esta serie de artículos también se pueden aplicar a las implementaciones de ERP. Pero aún así este sistema está diseñado para medianas y grandes negocios, por lo que su implementación tiene ciertas características de entre las que no desvelé en artículos anteriores dedicados principalmente a las pequeñas y medianas empresas. Otra característica importante de ERP es un sistema complejo y multifuncional con una funcionalidad muy amplia, y este hecho también debe tenerse en cuenta al implementarlo.

Más pregunta importante, que surge en vísperas de la introducción de cualquier sistema de software, es “¿por dónde empezar”? Si sabe cómo y dónde comenzar la implementación, y comienza el trabajo correctamente, lo más probable es que el proceso transcurra sin dificultades, reelaboraciones y conflictos innecesarios. Y el resultado justificará las expectativas del negocio.

También intentaré hablar sobre cómo liderar un proyecto de implementación de un sistema ERP de principio a fin en los siguientes artículos. Y ahora quiero hablar sobre lo más importante: el comienzo de la implementación.

Diferentes enfoques para la implementación

Hay varios enfoques para la implementación de sistemas ERP que he visto en el desempeño de otra persona y/o yo mismo los he aplicado en la práctica. Cada uno de ellos tiene sus pros y sus contras, algunos "trampas" y ventajas.

En principio, todos los enfoques para la implementación de ERP también son relevantes para cualquier sistema complejo, por ejemplo, 1C SCP, 1C ERP, SAP Bussines ONE, ODOO, etc. Hablemos de ellos en detalle.

Preparación de términos de referencia

Un sistema ERP es un producto muy tecnológico. Es por eso que tanto los desarrolladores como los empresarios a menudo se ven tentados a planificar la implementación al máximo incluso antes del inicio del trabajo. Parecería que todo es lógico. Este enfoque supone que la tecnología sistema de software debe ser lo más algorítmico posible. Y el proceso de implementación puede y debe abordarse desde el punto de vista de la algoritmización y un modelo matemático.

Cómo se implementa:

1. Se crea una tarea técnica voluminosa, en la que todos los procesos, incluidos los más pequeños, se piensan y describen al máximo.
2. Bajo los términos de referencia se crea plan de calendario obras.

Por compilar tal términos de referencia podría llevar meses. Personalmente, vi a un especialista redactar los términos de referencia para la implementación de ERP dentro de los seis meses. Durante este período, viajó regularmente al sitio, profundizó en todos los matices y los ingresó en el documento.

Los desarrolladores se benefician de este enfoque, en primer lugar:

• Los términos de referencia del documento serán costosos. Hay mucho trabajo que requiere mucho tiempo. Y los clientes suelen estar de acuerdo con precio alto especificaciones sin ninguna pregunta.
• Los desarrolladores reciben instrucciones detalladas sobre el cual se puede realizar el trabajo. Y en caso de soluciones fallidas disponibles en los TOR firmados, las modificaciones se pagarán por separado.

La desventaja del enfoque es su volumen y complejidad. Es imposible crear términos de referencia completos que proporcionen todos los módulos, documentos, todos los matices del trabajo futuro. El sistema es multifuncional y cualquier cambio en un módulo puede resultar en la necesidad de realizar cambios en otro.

Del mismo modo, con los errores en la elaboración de las especificaciones técnicas: cualquier decisión equivocada en un módulo puede dar lugar a muchos cambios en otros. Por ejemplo, algunos procesos comerciales podrían malinterpretarse y luego, durante la implementación, resulta que parte de la documentación y los libros de referencia no son necesarios, pero se requieren otros completamente diferentes. Demasiada información, demasiada complejidad del sistema: como resultado, resulta imposible establecer inicialmente todos los matices y prever todos los posibles errores.

Implementación "parcial"

En este caso, elaboran un listado de las áreas de negocio más significativas y módulos para trabajar con ellas. En base a ellos, se elabora un cierto plan de implementación, que es la base para comenzar a trabajar.

En este caso, la tarea técnica también está disponible. Así como el plan calendario para la variante de trabajo, donde se toman como base las especificaciones técnicas volumétricas. Pero aquí los términos de referencia no son tan completos, es posible elaborar sus propias especificaciones técnicas para las diferentes etapas del trabajo. Esos. el documento principal en este caso es el Plan de Ejecución de Obra.

Por ejemplo:

Como primera etapa de implementación, seleccionamos la sección Finanzas y Movimiento de mercancías. Esta área de trabajo es muy importante para cualquier empresa. Nos ocupamos de las peculiaridades de los movimientos financieros en la organización, estudiamos el almacenamiento y la venta de mercancías. En base a esto, elaboramos un TOR para la automatización en el ERP del área seleccionada. E implementamos la funcionalidad necesaria para este sitio.

En la siguiente etapa, elegimos otra dirección, por ejemplo, producción. Y también estamos trabajando con esta dirección, además tenemos en cuenta el trabajo realizado (y posibles mejoras) en módulos listos para usar relacionados con finanzas y productos.

La principal ventaja de este método es el realismo. Es extremadamente difícil cubrir todo a la vez. La implementación por etapas es mucho más fácil y, por lo general, se cometen menos errores. Y los resultados del trabajo ya son visibles en el proceso de implementación. Yo mismo elijo con mayor frecuencia este enfoque.

Contras: un aumento en los términos, que el cliente puede considerar como un retraso. En caso de ejecución parcial, los plazos de la obra pueden retrasarse tanto por causas objetivas como por diversas razones relacionadas con la financiación, el factor humano, etc. Además, si un líder empresarial quiere obtener todo a la vez, es posible que tampoco esté satisfecho con la falta de datos de implementación precisos (cuándo se completará, cuál será la cantidad exacta, etc.).

Este método de operación es muy cuidadoso y, a menudo, lleva más tiempo que otras implementaciones. Entonces, si en el primer enfoque (elaboración de los TOR) todos los términos y montos se calculan por adelantado, antes del inicio del trabajo, aquí todas las cifras preliminares son aproximadas. Y se elaboran especificaciones técnicas para las diferentes etapas en el proceso de implementación.

Además, con el primer método de trabajo en automatización, el trabajo de diferentes departamentos se puede realizar en paralelo. El cliente verá la automatización de la contabilidad, las ventas, el almacén y la producción. Aquí el trabajo se realiza etapa por etapa. Y las divisiones también están conectadas a ERP a su vez.

Enfoque ágil

En este caso, el trabajo de implementación comienza inmediatamente sin ninguna frase preparatoria. Parecería que esto es inaceptable, los sistemas ERP son demasiado complejos para ser implementados sin antes estudiar las características del negocio y compilar la documentación. Sin embargo, en la práctica yo trabajo similar vio.

Algunos desarrolladores, incluso en el caso de los sistemas ERP, actúan según el principio de "empezar y luego lo resolveremos". De acuerdo con este enfoque, se crea un plan de implementación general preliminar, que se divide en partes pequeñas según sea necesario.

Muy a menudo, este método de trabajo lo practican los vendedores de productos de software "en caja". La razón es que reciben una ganancia por la venta de la "caja" en cualquier caso, y la implementación para ellos es solo un servicio relacionado.

La principal ventaja de este método es que el trabajo de implementación comienza inmediatamente después de que se toma la decisión. Sin preparación larga. Esto es lo que atrae a los empresarios. Por ejemplo, se tomó la decisión de automatizar el departamento de ventas e inmediatamente nos pusimos manos a la obra. Decidido, es necesario transferir los restos, se transfieren de inmediato.

En principio, la implementación exitosa de acuerdo con este principio también es bastante posible. Pero es muy difícil y se necesitará mucho esfuerzo para tener éxito. nivel alto profesionalismo del jefe, así como una experiencia significativa en la implementación de proyectos similares. E incluso en este caso, los profesionales suelen elegir otros caminos. Simplemente porque reducen el número de errores y superposiciones, impactos Factor humano. Como resultado, las opciones para trabajar de acuerdo con los TOR o la implementación en partes le permiten obtener el resultado deseado con menos superposiciones y alteraciones.

Contras: falta de planificación implementación integrada. Aquí, los problemas surgen casi por las mismas razones que cuando se compila un TOR completo: ERP es un producto de software complejo y los errores en la implementación de un módulo pueden afectar el funcionamiento de otro módulo. Pero si en el primer caso tales problemas surgen por un intento de prever con demasiada antelación, aquí se debe a una falta de planificación. Esos. los especialistas en implementación resuelven tareas momentáneas, sin pensar que en la siguiente etapa necesitarán datos y documentos del módulo actual para organizar el trabajo de otro departamento.

Otra desventaja es que con este enfoque, la participación de los empleados de la empresa en el proceso de implementación es mucho menor que con cualquiera de los métodos descritos anteriormente. Esto tiene un impacto negativo en el compromiso de los empleados de participar en las pruebas y la transición a nuevo sistema, y también provoca sabotaje del uso de nuevas herramientas.

"Poco a poco, pero todo a la vez"

Otro enfoque para la implementación de ERP, personalmente lo llamo "Poco a poco, pero todo a la vez". Esta opción también puede ser una solución exitosa y conveniente. Personalmente lo he usado más de una vez. Y si, con la implementación parcial, uno o dos módulos se ponen en funcionamiento, están completamente configurados y solo entonces comienzan a trabajar en otros módulos, entonces, en este caso, el trabajo también se lleva a cabo gradualmente, entonces no existe una restricción tan clara. - solo este módulo y ningún otro.

Con este enfoque, el primer paso es también elaborar un plan de proyecto. En este sentido, las etapas principales no son módulos (uno, luego otro, etc.), sino unos tipos de trabajo que pueden afectar a todos los módulos a la vez o selectivamente a algunos de ellos. A su vez, se indica el tiempo aproximado y el costo de cada etapa.

En el caso más general, dicho plan se ve así:

1. Desarrollo de especificaciones técnicas.
2. Ejecución de los trabajos de acuerdo con los términos de referencia... Este ítem se puede detallar, luego se divide la ejecución de los trabajos en varias etapas.
3. Pruebas del sistema.
4. Puesta en marcha.
5. Capacitación.
6. Finalización (entrega) del proyecto.

Se elabora un plan similar por separado para cada módulo, lo que permite al cliente especificar el costo de cada etapa del trabajo tanto como sea posible, así como determinar los términos más precisos posibles. Al mismo tiempo, es necesario acordar con el cliente la posibilidad de cambiar algunos tipos de trabajos planificados por otros durante el proceso de ejecución, si es necesario.

Este método es más conveniente y realista que redactar una tarea técnica, ya que los TOR generales para todo el proyecto requerirán 2-3 meses de trabajo o incluso más, y será muy difícil para el cliente estudiar el voluminoso documento resultante con todos los detalles.

Aquí el cliente ve un plan con plazos y montos para cada etapa. Y los términos de referencia para cada etapa del trabajo se crean por separado, son pequeños y no requieren costos de tiempo significativos. También es conveniente nombrar cada uno de los documentos de forma comprensible. Por ejemplo, "Contabilidad y Finanzas" o "Departamento de Ventas".

Las ventajas de este enfoque:

• El cliente ve todo el proyecto a la vez. Con los plazos y costes más precisos, en la medida de lo posible antes del inicio de la ejecución.
• El contratista define claramente el presupuesto de cada etapa y emite una factura de pago. Al mismo tiempo, el monto de la factura no genera dudas, lo que le permite trabajar de manera productiva sin distraerse justificando la factura o contando la cantidad de horas realmente dedicadas.

Contras del enfoque:

• El cliente debe elegir al contratista con mucho cuidado para que el director del proyecto comprenda los detalles de la implementación de cada módulo al nivel adecuado. De lo contrario, los cálculos en el plan no serán lo suficientemente precisos. El presupuesto puede aumentar inesperadamente, los plazos pueden estirarse, es decir. se perderán las principales ventajas del enfoque.
• El contratista necesitará un número importante de personal altamente calificado para cumplir con los plazos y trabajar en paralelo módulos diferentes. Esos. un equipo pequeño no podrá implementar este enfoque.

Una característica importante de la planificación: Al calcular el presupuesto, independientemente de su experiencia y la precisión de la estimación, debe "asignar" una cantidad adicional en caso de situaciones imprevistas. La cantidad óptima de tal cantidad es el 30% del costo del trabajo planificado. Esto se puede llamar la variación del costo del proyecto acordado. Estas herramientas pueden ser necesarias si surgen algunas dificultades: organizar el intercambio de datos con un programa que no es compatible con la API existente, finalizar directorios básicos, dificultades en la transferencia de datos, implementar las funciones necesarias para el trabajo que por una razón u otra no se pudo prever en avance, etc. .d.

Este 30% está incluido en el presupuesto, pero se paga al contratista solo si es necesario. Si durante la implementación del proyecto logró cumplir con las cifras básicas del presupuesto sin una "reserva", ¡genial! El cliente estará agradecido, y un cliente satisfecho significa tanto nuevos pedidos como el mejor anuncio de boca en boca (recomendaciones a amigos y conocidos).

Si aún necesita usar la reserva, es muy importante justificar correcta y claramente para qué trabajo se requirió este dinero. Es necesario incluir esta cantidad en el presupuesto para que no haya situaciones desagradables cuando el presupuesto aumente y el cliente no proporcione dicho gasto.

¿Con qué módulos empezar?

La cantidad de módulos que puede ofrecer un sistema ERP a menudo genera dudas sobre por dónde empezar, porque hay muchas oportunidades, como dicen, "los ojos se abren como platos". Recomiendo comenzar con las áreas más críticas para el trabajo de la empresa y módulos relacionados:

1. Finanzas y acuerdos mutuos. (No lo confunda con el presupuesto: este módulo puede y debe implementarse más adelante, se relaciona con la planificación, no con el trabajo crítico en curso).
2. Movimiento de artículos de inventario (inventario): almacenamiento, venta, recepción. Es muy importante que los bienes y materiales se contabilicen correctamente, antes de la transferencia de saldos, generalmente se realiza un inventario, luego se transfieren los saldos, después de lo cual el trabajo se realiza solo en el nuevo sistema.
3. Contabilidad. Implementación de un módulo de contabilidad u organización del intercambio de datos con un sistema de contabilidad. El estado no perdona nada, y cualquier violación, independientemente de la presencia de intención, es castigada. Por lo tanto, la contabilidad y la contabilidad fiscal también es un sistema que resulta crítico para el funcionamiento de cualquier empresa.

A veces escucho objeciones de que una empresa puede tener sus propios matices, por ejemplo, debido a la alta rotación de personal, RR.HH. es el más crítico. De hecho, lo más probable es que exista algún tipo de automatización del trabajo de recursos humanos en la empresa en el momento del inicio de la implementación del ERP. Y por muy crítico que sea el trabajo de esta unidad para el negocio, desde hace un tiempo se puede realizar la gestión de personal en el sistema que existe. Y si se revelan ciertos errores en el proceso, esto será un inconveniente, pero no el más crítico para la existencia de la empresa.

también Departamento de Proyectos o marketing durante un tiempo podrán trabajar en el modo habitual y llevar registros de forma autónoma en el sistema que utilizaban antes.

Al mismo tiempo, la contabilidad estricta y el control del movimiento de los valores fundamentales (financieros y materiales), así como la ausencia de errores en la contabilidad y la contabilidad fiscal, son los “pilares” sin los cuales ninguna empresa puede existir.

Espero que el material sobre cómo comenzar a implementar ERP y qué métodos de trabajo con este sistema se practican le haya sido útil. En futuras publicaciones, hablaré sobre mi experiencia personal Compartiré información sobre los errores que es mejor evitar, así como a qué debe prestar atención durante el proceso de implementación y cuál es la mejor manera de desarrollar este trabajo para que la transición a ERP sea lo más efectiva posible.

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